Professionelle Samtaler
Anette Kjær Ramm, Charlotte Øland Madsen (red.), Henning Jørgensen, Lars Buur Nørlev, Lone Bundgaard Secher, Marlene Bisgaard Thomsen (red.), Ole Madsen & Susanne Hjelmberg Larsen
Professionelle samtaler
1. udgave, 1. oplag, 2025 © 2025 Dafolo A/S og forfatterne
Forlagsredaktion: Anne Marie Vinther Lemuchi
Omslagslayout og grafisk opsætning: Simon Zander
Forsideillustration: Lars Buur Nørlev
Grafisk produktion: JYPA, Aalborg
Kopiering fra denne bog kan kun finde sted på de institutioner, der har indgået aftale med COPY-DAN, og kun inden for de i aftalen nævnte rammer.
Forlagsekspedition:
Dafolo A/S
Suderbovej 22-24 9900 Frederikshavn Tlf. 9620 6666 E-mail: forlag@dafolo.dk www.dafoloforlag.dk
Varenr. 8231
ISBN 9788772343419
Indhold
Indledning
KAPITEL 1
Professionelle samtaler – at finde balancen mellem
og relation
af Marlene Bisgaard Thomsen & Charlotte Øland Madsen
KAPITEL 2
Dialogiske samtaler som vej til kollektiv læring – koblingskompetencer og udvekslingszoner
af Ole Madsen & Henning Jørgensen
KAPITEL 3
Til forsvar for eksistentielle nullermænd – professionelle samtaler om betydningsfulde begreber
af Lars Buur Nørlev
KAPITEL 4
Følelser og etik i den professionelle samtale
af Marlene Bisgaard Thomsen
KAPITEL 5
Professionelle samtaler, der styrker motivation og mening – mødeledelse, som forstærker medarbejderinddragelse
af Anette Kjær Ramm
KAPITEL 6
Kontaktlærersamtaler, læringssamtaler, spontane samtaler – kræver de noget særligt?
af Lone Bundgaard Secher & Susanne Hjelmberg Larsen
KAPITEL 7
Professionelle samtaler i strategiarbejde
af Marlene Bisgaard Thomsen & Charlotte Øland Madsen
Epilog
afLars Buur Nørlev & Charlotte Øland Madsen
Om forfatterne
Indledning
Professionelle samtaler er en bog, der sætter fokus på, hvordan organisationer består af myriader af samtaler, der snor sig ind og ud af den organisatoriske praksis. Samtaler skaber mening, bevægelse og hermed nye handlemuligheder. De nye handlemuligheder opstår i det dialogiske rum, hvor vi åbenhjertet og nysgerrigt bevæger os mod en fælles udforskning af de organisatoriske forandringer og problemstillinger, der løbende opstår. Men dette kræver øvelse, så samtalen ikke udelukkende består af spontane udvekslinger, men i stedet får retning og tyngde.
I denne bog fokuseres der på en model for samtalen, der sætter den professionelle samtale ind i en ramme for, hvordan du kan lykkes med både de svære, de udviklende og de meningsskabende samtaler. Vi kaster lys over relationen mellem leder og medarbejder, lærer og elev og mellem kollegaer i den fælles samtale. Gennem bogens kapitler vil du møde IPS-samtalemodellen, der er udarbejdet af undervisere på UCN act2learn Ledelse og Organisation gennem de sidste 10 år. Modellen er indenfor de seneste år blevet videreudviklet og afprøvet, hvilket kommer til udtryk i nogle af bogens kapitler. IPS-samtalemodellen tilbyder et stillads for dine samtaler, hvor Intentionsfasen er med til at sikre det rette fokus i samtalen, Potentialefasen skaber et fælles sprog for lærings- og udviklingsrum i samtalen, og Strategifasen sikrer, at vi i fællesskab bliver enige om, hvilke mål og handlinger der skal foretages på baggrund af samtalen.
Det teoretiske tankegods bag denne bog om professionelle samtaler stammer blandt andet fra systemteorien og den newzealandske forsker og underviser Viviane Robinson. Omfattende forskning i skoleledelse har bragt Robinson tættere på at definere samtaler, der bringer kerneopgaven i centrum. Et særligt fokus hos hende er, at vi som samtaleholdere skal kunne have den rette balance mellem at fokusere på at skabe en mere effektiv, mulighedsskabende samtale om kerneopgaven, og samtidig opretholde den gode relation til dem, vi holder samtaler med. Samtalens formål bliver her at opbygge gensidig respekt, inddragelse og motivation (Robinson, 2016, 2023; Emstad & Birkeland, 2020).
Professionelle samtaler defineres i denne bog som de samtaler, der dagligt finder sted mellem ledere, medarbejdere og kollegaer på arbejdspladsen, samt de samtaler, fagprofessionelle har med borgere, kunder og andre relevante aktører. De professionelle samtaler er båret af en særlig kvalitet med fokus på opgaveløsningen og den professionelle relation, der kan skabe en forandring og bevægelse hen mod øget organisatorisk værdiskabelse.
Antologiens forfattere
Antologiens forfattere er undervisere ved Diplom i Ledelse og Diplom i erhvervspædagogik på UCN act2learn. De bruger aktivt den udviklede samtalemodel, IPSE, i undervisningen af ledere fra den private og offentlige sektor, samt undervisere i erhvervspædagogik. Bogen er inspireret af de erfaringer, forfatterne har gjort sig i forbindelse med deres undervisning, og de samtalegreb, som det er nødvendigt for ledere, erhvervsskolelærere samt andre fagprofessionelle at arbejde med for at lykkes i deres praksis. Bogens fokus er at præsentere ikke blot de nyeste teorier om professionelle samtaler, men også at vise hvordan samtaler kan berige det organisatoriske samspil og samarbejde. Bogens forfattere ønsker at formidle, hvordan en professionel tilgang til samtaler kan løfte dig og din organisation.
Bogen henvender sig til alle fagprofessionelle, ledere og konsulenter, der ønsker at udvikle deres dialogiske lederskab. Specifikt kan den anvendes af studerende og undervisere ved diplom- og masteruddannelserne indenfor ledelse, organisation og erhvervspædagogik. Gennem bogens kapitler opfordres læseren til aktivt at reflektere over sin egen samtalepraksis.
Læsevejledning
Den første del af antologien er bogens teoretiske fundament (kapitel 1-4). I denne del redegøres der for den udarbejdede samtalemodel IPS-modellen, hvor det teoretiske baggrundstæppe og inspiration for modellen introduceres. Der præsenteres løbende en udbygning af de forskellige dele af modellen, og hvordan disse kan anvendes i en organisatorisk sammenhæng. I
bogens anden del (kapitel 5-7) gives der eksempler på, hvordan samtalemodellen kan bruges i praksis gennem konkrete cases. Opdelingen af bogen har det formål, at læseren både kan introduceres til en teoretisk og nytænkende tilgang til samtaler i egen praksis, men også til en anvendelsesorienteret udfoldelse af samtalemodellen. Antologiens kapitler kan både læses enkeltstående og samlet, alt efter hvad formålet med anvendelsen af bogen er.
Bogen anser den professionelle samtale som en kunstform, hvor det handler om at holde balancen, så samtalen bliver relevant, involverende, meningsskabende og handlingsrettet. Balancerne, du vil møde i bogens kapitler, er som følger:
Kapitlerne
Kapitel 1, Professionelle samtaler – at finde balancen mellem opgave og relation, er skrevet af Marlene Bisgaard Thomsen og Charlotte Øland Madsen. Forfatterne argumenterer for, at den professionelle samtale er en balancekunst mellem relation og opgave. Balancepunktet, for dig som samtaleholder, består i at kunne opbygge og vedligeholde relationer, samtidig med at der fokuseres på selve den organisatoriske opgaveløsning. Det er vigtigt at holde samtalen tilpas åben for nye indtryk og læringsmuligheder, samtidig med at målet med samtalen ikke forsvinder ud i tågen. Man kan spørge sig selv, om det er etisk muligt at opretholde fokus på begge disse elementer. Flere forfattere har netop sat spørgsmålstegn ved de magtmæssige ubalancer, der opstår, når intimteknologien gør sit indtog i organisationens sfære (Kirkeby, 2004, 2013). Er det overhovedet etisk i orden at øve sig i at skabe samtaler, der har til formål at få medarbejderne til at lykkes med at forbedre udøvelsen af organisationens kerneopgave, måske i en tid, hvor reformer, ressourcemangel og personalemangel påvirker medarbejderne til at løbe stærkere og performe endnu bedre end hidtil? Men hvad er alternativet? Er det ikke bedre at indgå i samtaler med en intention om samskabelse af nye potentialer og med en klar stillingtagen til, hvad der skal ske efter samtalen? Kan det ikke netop være det, der skaber ro på bagsmækken hos både ledere og medarbejdere? I etisk forstand kan netop dét – at øve sig og blive god til at få samtalerne i organisationerne til at handle om noget – give ny ilt til de
menneskelige relationer og dermed bidrage med forbedringer af organisationens væren i verden. Når vi lykkes med at professionalisere vores samtaler, skaber de bevægelse på både individ- og organisationsniveau. I kapitel 1 introduceres IPS-samtalemodellen, der understøtter balancen mellem opgave og relation. At finde den rette balance mellem opgave og relation i samtalen betyder, at der ikke udelukkende skal fokuseres på en monologisk overlevering af budskabet om nye opgaver, men at der samtidig heller ikke skal være så meget fokus på den personlige relation mellem leder-medarbejder, lærer-elev eller kollega-kollega, at vi helt taber den fælles løsning af kerneopgaven af syne. En sund balance mellem opgave og relation vil kunne skabe forbedringer i den fælles organisatoriske værdiskabelse.
Kapitel 2, Dialogiske samtaler som vej til kollektiv læring – koblingskompetencer og udvekslingszoner, er skrevet af Ole Madsen og Henning Jørgensen. I kapitlet undersøges det, hvordan den professionelle samtale kan anvendes til at gå på tværs af grænserne i vores organisationer. Anledningen er en ”overspecialisering”, både i form af fagligheder, der står skarpt adskilt grundet specialiserede faglige termer, og i form af strukturelle beslutninger om at skabe administrative søjler med afgrænset ansvar – og tilsvarende målbar bundlinje. Forfatterne argumenterer for ledernes særlige opgave, som bærere af den formelle magt, med at muliggøre det grænsekrydsende arbejde mellem deres revirer. Det er heri, et bevidstgørende arbejde gennem samtalen og dialogen skal sættes ind. I kapitlet udforskes den professionelle samtale gennem dialogiske udvekslingszoner, der kan facilitere den grænsekrydsende opgaveløsning. For forfatterne gælder det mindre om compliance og mere om fælles ansvarliggørelse gennem samtaler, hvor den fælles opgave vil kunne tage forrang frem for kortsigtede KPI’er.
I kapitel 2 udforskes samtalen og dialogen som udgangspunkt for at arbejde på tværs, på trods af silodannelser og forskellige fagligheder. Evnen til at gå på tværs, hen over de organisatoriske grænser, kræver evnen til at fralægge sig den monologiske argumentering, der opstår i monofaglige og fasttømrede organisatoriske arbejdsfællesskaber, og åbne op overfor andre måder at løse de fælles organisatoriske udfordringer. Dette sker gennem at træne medarbejderne i at holde dialogen åben og gennem at facilitere fælles udvekslingszoner. Dialogen fremmer på den måde de fælles koblingskompetencer hos
medarbejdere, kolleger og ledere. Balancepunktet er her at kunne balancere den højt kvalificerede og specialiserede opgaveløsning med det, der kan vindes ved at arbejde tværgående i udvekslingszonerne.
Kapitel 3, Til forsvar for eksistentielle nullermænd – professionelle samtaler om betydningsfulde begreber, er skrevet af Lars Buur Nørlev og handler om dydighed og dygtighed. Med samtalen om de organisatoriske og personlige værdier skabes der et nyt grundlag for praksis. Når vi er dydige i den sammenhæng, bliver vi samtidig dygtige til at praktisere de værdier, vi genkender som vigtige og væsentlige. I kapitlet argumenteres der for, at samtaler om værdierne kan virke som en alternativ vinkel på den professionelle dialog og blive en anledning til at blive konfronteret med ens værdier i arbejdslivet. Dygtigheden består i kapitlet dels af, at samtalen i mindre grad skal handle om den enkeltes individuelle udvikling ud fra en forståelse af en kompetence eller en kerne, men i stedet bør flytte fokus hen på de personlige og organisatoriske værdier som et fælles anliggende, vi arbejder i retning af eller i lyset af, og hvordan dette former vores handlinger. Derudover består dygtighed også i, at både samtaleholder og samtalepartner formår at holde let om egne definitioner på værdier ved at praktisere ydmyghed og undren og dermed undgå, at deltagerne i samtalen får lejlighed til at cementere en særlig forståelse af værdiernes udtryk i den enkeltes handlinger. Kapitel 3 belyser den værdibaserede samtale. Samtaler om værdier er vigtige i organisationer for at give en dybere forståelse mellem samtalepartnerne af det vigtige grundlag for at udøve kerneopgaven. Her ligger balancepunktet hos samtaleholder i at fortsætte med at være ægte nysgerrig, når værdier, der er fremmede, sættes i spil. Vi har alle et sæt af værdier med os – som medarbejdere, kolleger og ledere – der guider de beslutninger og handlinger, som foretages. Et fokus på værdier i samtalen kan lige netop danne baggrund for, at vi bedre forstår den anden. En værdibaseret samtale er åben og har i sig selv ikke et bestemt formål – det er en dybere, mere eksistentiel udforskning af, hvad det vil sige at være menneske i en organisatorisk kontekst.
Kapitel 4, Følelser og etik i den professionelle samtale, er skrevet af Marlene Bisgaard Thomsen, som er optaget af, hvordan den professionelle samtale skal tage højde for følelsernes tilstedeværelse og deres betydning for samtalen.
Følelserne er samtalens krydderi; nødvendige og medskabende til samtalens kvalitet. Følelser kan være vigtige informationskilder – en respons på noget, der måske ikke er verbaliseret eller bevidst endnu. Men allegorien går endnu længere, idet en ukritisk dyrkelse af stærke følelser risikerer at overdøve samtalens egentlige formål. I kapitlet argumenteres det derfor, at den enkelte samtaleholder træner sin evne til at have en todelt opmærksomhed på både magtforholdet mellem samtalepartnerne, og følelsernes tilstedeværelse samt deres indvirkning på samtalen.
I kapitel 4 bygges der videre på IPS-modellen, idet der her tilføjes en fjerde fase med et E for Epilog. Som samtaleholder handler det ikke kun om at nå frem til et resultat i form af konkrete handlinger, men lige så meget om, hvordan samtalen er forløbet, og hvilke følelser, der er opstået undervejs. Epilogen betoner derfor vigtigheden af, at samtalen afsluttes med tid til eftertanke, hvor der er mulighed for refleksion over samtalen og evt. de erkendelser, der er opstået. Epilogen har til opgave at sikre, at samtalerummet lukkes ordentligt ned, og samtalepartneren ”landes”. Balancerne er mange. Det gælder om at holde fokus på både det faglige indhold og det følelsesmæssige indhold – at gå tæt på, men ikke for tæt på. Desuden ligger der en etisk fordring i, at samtaleholderen kontinuerligt har et dobbeltblik – et blik på samtalepartneren og et blik på sig selv.
Kapitel 5, Professionelle samtaler, der styrker motivation og mening – mødeledelse, som forstærker medarbejderinddragelse, er skrevet af Anette Kjær Ramm. Hun beskriver, hvordan interessen i meningsskabelse og motivation i mange år har præget organisationslitteraturen (Weick, 1995). Men hvad er det, der driver disse to eftersøgte og eftertragtede processer i organisationen? Som organisationspsykologen Karl Weick gør det klart, er det evnen til at gøre de sociale samskabelsesprocesser til omdrejningspunktet for meningsskabelse og identitetsformationen hos de enkelte organisationsmedlemmer. Professionelle samtaler, som de undersøges i kapitel 5, foregår også som en del af den fælles mødeaktivitet. Som kapitlet understreger, er medarbejderinddragelse i forandringsprocesser alfa og omega for netop meningsskabelse og den indre drivkraft og motivation hos medarbejderne. Den følelse af vi-hed kan netop skabes gennem mødeaktiviteter; følelsen af, at vi står sammen om at løse disse udfordringer og fylde rammen ud for, hvordan vi kan udmønte og implementere forandringer i vores egen praksis, når der er brug for det.
Vi-hed bliver et udtryk for, at vi er i samme båd, og at det er vigtigt, at vi alle ror i den samme retning. Hos Weick (1995) er identitetsbegrebet ikke stationært eller indbygget som et personligt jeg, men i stedet flydende og afængigt af den kontekst, vi befinder os i. Den kontekstafængige identitet kan netop styrkes gennem møder, hvor inddragelse og fælles udforskning af potentialer bydes velkommen. Kapitlet understreger, at dette kan opnås gennem potentialiseret ledelse.
I kapitel 5 er der fokus på IPS-samtalemodellens anvendelsesmuligheder ved møder. Mødeaktiviteten er ofte høj i vores organisationer, men hvordan sikrer vi, at møderne ikke blot bliver anledninger til at videregive informationer, eller at de bliver til snakkeklubber, hvor nogle medarbejdere høres mere end andre. Samtalemodellen kan netop være med til at bevare balancen mellem opgavefokus og involvering. Når potentialefasen i IPS-modellen aktiveres, sættes der gang i de fælles meningsskabelsesprocesser blandt medarbejderne. I potentialefasen er der fokus på, hvordan de organisatoriske forandringer bedst og mest kreativt kan udmøntes i praksis. I strategifasen er det vigtigt, at der summeres op på de fælles skabte ideer og muligheder for at skabe den højeste grad af indre motivation for de nye løsninger og handlinger.
Kapitel 6, Kontaktlærersamtaler, læringssamtaler, spontane samtaler – kræver de noget særligt?, er skrevet af Lone Bundgaard Secher og Susanne Hjelmberg Larsen. Forfatterne bruger elevsamtalen som udgangspunkt for udfoldelse af lærer-elev-samtaler. I dette kapitel sættes der netop fokus på, hvordan samtalemodellen kan anvendes som tilgang til den vanskelige samtale om fx sygefravær uden at sætte den gode relation til eleven over styr. Det bliver her vigtigt at øve samtalens værktøjer, men samtidig også at kunne improvisere og sætte sig i den andens sted. Samtaler, der følger en særlig struktur, kan føles mekaniske og som noget, der blot skal overstås, men her er det vigtigt at inddrage den sidste del af IPSE-modellen, hvor E for epilog og samtalens efterspil kommer i fokus. Dette indebærer ikke blot en fælles afstemning om, hvordan samtalen har været for eleven, men fordrer også en metakompetence fra samtaleholderen i forhold til at reflektere over samtalen – det, der også kaldes refleksion i handling (Schön, 2018). Opmærksomheden på at være nysgerrig, refleksiv og engageret i samtalen med den enkelte elev samt på, hvordan han/hun oplever samtalen, giver mulighed for at arbejde på relationen sammen med eleven, både under samtalen og i samtalens efterliv.
Kapitel 6 fortsætter med at arbejde med IPSE-modellen. I en kontekst af samtaler, der finder sted mellem lærere og elever på en erhvervsskole, undersøges det, hvordan IPSE kan anvendes til netop de svære samtaler om sygefravær og trivsel. Når eleverne indkaldes til samtalen, er det her vigtigt at redegøre grundigt for intentionen med samtalen, således at der ikke skabes unødig frygt og skam før samtalen. Det er derfor vigtigt, at samtaleholderen arbejder med balancen mellem det, der følelsesmæssigt og personligt er på spil for eleven, samtidig med at der tales om de svære emner. Her er en konstant tilbagevenden til epilogen vigtig; at være opmærksom på, hvordan samtaledeltageren har det under samtalen, for at samtalen afoldes med høj etik, men også for at den ikke skader den nære relation mellem lærer og elev.
Kapitel 7, Professionelle samtaler i strategiarbejde, er skrevet af Marlene Bisgaard Thomsen og Charlotte Øland Madsen. Strategi og strategiimplementering ved hjælp af IPS-modellen er temaet for kapitel 7. I kapitlet undersøges det, hvordan den professionelle samtale skaber et nyt fokus på de medarbejdere, der skal implementere den nye strategi. Medarbejderne betragtes ud fra et strategi-som-praksis-perspektiv som vitale for realiseringen af strategien. Strategiimplementering handler ikke blot om, at topledelsen udarbejder nye strategier; det handler om at få forbindelse mellem de organisatoriske lag, og dette gøres gennem sprog, narrativer og samtaler. Når organisationer oplever en strategisk dekobling mellem den organisatoriske makrostrategi og det, der sker – eller i værste fald ikke sker – i interaktionen med organisationens omgivelser, kunder, borgere og andre organisationer, så er det på tide at spørge sig selv, hvorfor strategien ikke kan realiseres, i stedet for blot at kalde det modstand mod forandring. Når samtalen om strategien baseres på nysgerrighed og åbenhed overfor den medarbejder, der skal udføre den nye strategi i praksis, så giver det nye muligheder for fælles læringssamtaler om begrænsninger og muligheder. Dette giver en feedbackproces, hvor fælles læring og individuelle hensyn kan sættes i højsædet. Det at gå fra monologiske enesamtaler til dialogiske samskabelsesprocesser giver mulighed for at udøve strategien i praksis.
I kapitel 7 beskrives en case, hvor IPS-modellen bruges som stillads for strategiimplementering. Dette for at give mulighed for, at en endnu ikke realiseret strategi udmøntes i praksis. Gennem samtaletræningsforløb undersøges det, hvordan bevidst brug af intentionsfasen til at lyse på den nye
strategi, brug af potentialefasen til at tale om barrierer og muligheder for den praktiske anvendelse af de nye strategiske værktøjer og brug af strategifasen til at sætte mål og aftale nye handlinger kan resultere i et nyt fokus på at udleve strategien hos medarbejderne. Balancen, der sættes fokus på i dette kapitel, er mellem intentionen med strategiopgaven og den individuelle tilpasning til de mennesker, der skal ændre deres opgaveudførelse.
Epilogen er skrevet af Lars Buur Nørlev og Charlotte Øland Madsen. Den samler op på de temaer, der har været bragt op i bogens kapitler, gennem at lyse på muligheder og begrænsninger ved IPSE-samtalemodellen. Det er epilogens vigtigste budskab, at evnen til at afolde professionelle samtaler ikke kommer af sig selv, men at man må øve og øve igen, hvis man vil blive en god samtaleholder. Med øvelse kommer også evnen til at løsrive sig fra IPSE-stilladset og virtuost improvisere den gode samtale.
Litteratur
Emstad, A. B. & Birkeland, I. K. (2020). Lærende ledelse: Skolelederens rolle i å utvikle en profesjonell læringskultur. Universitetsforlaget.
Kirkeby, O. F. (2004). Det nye lederskab. Børsens Forlag.
Kirkeby, O. F. (2013). Protreptik: Selvindsigt og samtalepraksis. Samfundslitteratur.
Robinson, V. M. J. (2016). The theory and practice of Open-to-Learning™ leadership I V. M. J. Robinson, D. Le Fevre, & C. E. L. Sinnema (red.), Open-to-Learning™ leadership: How to build trust while tackling tough issues (s. 3-21). Hawker Brownlow Education.
Robinson, V. (2023). Virtuous educational leadership: Doing the right work the right way. Sage Publications.
Schön, D. A. (2018). Refleksion i praksis. I V. Aarkrog (red.), Teorier om læring anvendt i erhvervsuddannelsernes didaktik. Munksgaard.
Weick, K. E. (1995). Sensemaking in Organizations. Sage Publications.
