Veje til psykologisk tryghed by Dafolo

Veje til psykologisk tryghed

24 samtaleformer til stærkere teams

Mette Ploug Meineche

Veje til psykologisk tryghed 24 samtaleformer til stærkere teams

Forlagsredaktion: Maria Appel Bangshøj & Chenette Back Hangaard Omslagsdesign og grafisk layout: Simon Zander

Grafisk produktion: JYPA, Aalborg

ÆRKET

Kopiering fra denne bog kan kun finde sted på de institutioner, der har indgået aftale med COPY-DAN, og kun inden for de i aftalen nævnte rammer.

Forlagsekspedition:

Dafolo A/S

Suderbovej 22-24

9900 Frederikshavn Tlf. 9620 6666

E-mail: forlag@dafolo.dk www.dafoloforlag.dk

Varenr. 8241

ISBN: 9788772343563

FORORD

af Christian Ørsted

Når ledere siger: ”Min dør er altid åben,” risikerer de at overse, hvor meget det kræver at gå ind ad den. Selv hvis lederen oplever, at mange benytter sig af muligheden, er der en risiko for, at det primært er de medarbejdere, der allerede føler sig trygge og velkomne, mens dem, der faktisk har behov, måske ikke tør benytte sig af tilbuddet. Det gælder især, når tingene er vanskelige og samarbejdskrævende, men også, når der er brug for udvikling, problemløsning og/eller håndtering af risici og problemer. Spørgsmålet er, om man får dialog med dem, man har mest brug for at tale med, om de ting, der er mest brug for at få talt om.

En stor del af de vigtige samtaler på arbejdspladsen opstår kun, hvis man aktivt opsøger dem med nysgerrighed og sammen skaber et trygt rum til at tale om det, der er væsentligt.

Det kræver psykologisk tryghed – et ledelsesbegreb, som professor Amy Edmondson fra Harvard Business School har gjort centralt i moderne ledelse. Hun definerer det som troen på, at man kan tale åbent om fejl, tvivl, spørgsmål, uenighed og idéer uden risiko for at blive ydmyget eller straffet. Denne tryghed er afgørende, fordi den påvirker, hvor stor adgang vi har til hinandens perspektiver, viden og intelligens.

“Hvordan styrker vi psykologisk tryghed?”

Dette spørgsmål er det, jeg oftest bliver stillet, og det har været et gennemgående tema i mine bøger, foredrag og mit arbejde med organisationer og deres ledere. I over 10 år har jeg haft fokus på at forstå og styrke psykologisk tryghed og har arbejdet med det i mere end 200 organisationer.

Spørgsmålet er ikke kun vigtigt; det er også udfordrende i det daglige arbejde. Psykologisk tryghed kræver, at vi tager udgangspunkt i den opgave, vi skal løse, de mennesker, vi løser den med, og den situation, vi befinder os i. Det handler om at skabe klare rammer, invitere til deltagelse og reagere konstruktivt på hinandens bidrag. Når det lykkes, styrker det både resultater, læring og samarbejde.

De 24 samtaleformer i bogen forbinder teori og praksis. Bogen er en guide til at styrke psykologisk tryghed gennem strukturerede samtaler. De 24 samtaleformer giver en praktisk og overskuelig tilgang til at fremme samarbejdet i teams og skabe mere trygge og effektive arbejdsfællesskaber.

Bogen bygger på en solid forståelse af psykologisk tryghed som et både relationelt og organisatorisk fænomen. Dens kerneelementer – Ramme, Invitation og Reaktion – udgør en klar forståelsesramme for, hvordan man kan skabe en kultur, hvor interesse og åbenhed trives og udvikler sig.

Bogens forfatter, Mette Ploug Meineche, beskriver, hvordan vi med strukturerede samtaler kan opnå det, som ofte er udfordrende i spontane samtaler:

• At alle får en stemme

• At de stille stemmer også bliver hørt

• At vi kan dele fejl og udfordringer med mindre frygt.

Og vigtigst af alt, at vi sammen kan opbygge en kultur, hvor vi lærer og udvikler os – både individuelt og som teams.

Denne bog kan derfor inspirere og støtte dem, der ønsker at blive bedre til at styrke psykologisk tryghed gennem gode samtaler. Samtaler er ikke bare kommunikation; de er en nøgle til bedre samarbejde, dybere gensidig forståelse og et mere meningsfuldt arbejdsliv.

Vi skal blive bedre til at tale om det, vi ikke taler om – og det kan lykkes, hvis vi styrker vores samtaleformer.

Christian Ørsted, København, 2024

Christian Ørsted (f. 1973) er cand.merc., ledelsesrådgiver, foredragsholder og forfatter til flere bøger om ledelse og psykologisk tryghed, herunder Fatale forandringer og Livsfarlig ledelse. Han er ekstern lektor ved Reykjavik University og fast klummeskribent for Berlingske Business.

INDLEDNING

Gennem mine mange år på arbejdsmarkedet har jeg haft stort fokus på at udvikle mig gennem samtaler med mine kollegaer. Disse samtaler har ofte været både givende og konstruktive og har givet mig nye indsigter samt en dybere forståelse af mine kolleger og vores fælles arbejdsopgaver.

Jeg er glad for, at jeg har været opmærksom på disse samtaler, for det er ofte lettere at huske de mindre gode samtaler, man har haft med kollegaer. De fleste kan sikkert huske en samtale med en kollega, der ikke gik, som vi kunne ønske os eller forventede.

Der er tidspunkter, hvor samtaler med kollegaer kan være mindre gode, endda trælse og ubehagelige. Hvor vi er uenige, går fejl af hinanden, og hvor det er svært at skabe fælles forståelse for og accept af hinandens forskelligheder.

Disse samtaler kan skabe usikkerhed og utryghed blandt kollegaer, hvilket kan påvirke den psykologiske tryghed på arbejdspladsen negativt.

Hver gang jeg har haft mindre vellykkede samtaler med kollegaer, har jeg kunnet mærke det fysisk i min krop: Mit hjerte begyndte at banke hurtigere, mine hænder blev klamme, og mine øjne flakkede. Efter samtalen har jeg ofte tænkt meget over dens forløb og udfald. Nogle gange har det været

svært for mig at slippe tankerne om samtalen, fordi jeg har været ærgerlig over den og ønsket at lære af den.

Jeg husker særligt en samtale, hvor en kollega blev frustreret og presset over en beslutning, som han helt tydeligt var uenig i. Beslutningen var truffet af andre kollegaer, og vores team skulle nu være med til at implementere den. Jeg forsøgte at præsentere forskellige perspektiver på beslutningen, men der var ikke meget lydhørhed, og jeg trak mig tilbage. Selvom jeg forblev tavs, kunne jeg mærke, hvordan hans manglende vilje til at modtage input påvirkede mig.

En anden samtale med en kollega, som jeg gennem flere år arbejdede sammen med, og hvor samtalerne ellers ofte var gode, husker jeg også tydeligt. Jeg havde deltaget i en diskussion, som min kollega havde med en anden, og hvor min kollega oplevede, at jeg havde været for toneangivende og overtaget samtalen. Det fungerede selvfølgelig ikke for ham. Ligesom at han ville have løst konflikten i diskussionen på en anden måde end mig. Heldigvis tog han efterfølgende fat i mig, og selvom det var en svær samtale, så var det en god og ærlig samtale. Jeg husker, at da jeg takkede ham for at være ærlig over for mig og tage den svære snak med mig, responderede han: ”Jamen Mette, det var fordi, jeg vidste, at vi kunne have en god snak om det svære.”

Jeg var enig med ham, for vores kollegiale samtaler var ofte positive og energifyldte, også selvom vi ikke altid var enige. I disse umiddelbare konfliktfyldte samtaler formåede vi at være konstruktive, og samtalerne var dermed med til at kvalificere vores samarbejde. I vores uenighed lykkedes det os at lytte, stille nysgerrige spørgsmål om hinandens forståelser, anerkende hinandens perspektiver og lade samtalen falde til ro. Vi havde hver især brug for tid til at kunne tænke over indholdet og derefter vende tilbage for at opleve, at vi begge var rykket tættere på hinandens synspunkter. Det var en slags pingpong-proces, der udviklede os begge. Trods vores uenigheder oplevede vi ofte en følelse af fornyet energi, fordi vi formåede at føre konstruktive samtaler om indholdet. På den måde nåede vi frem til beslutninger, som vi begge kunne støtte og stå bag.

De mange samtaler med kollegaer på arbejdet har givet mig en betydelig erfaring. Min store interesse for, hvordan samtaler kan støttes, struktureres og

formgives, har ført til, at jeg gennem årene har undersøgt og udviklet forskellige samtaleformer. Disse samtaleformer hjælper med at styrke og afstemme det kollegiale samarbejde gennem en klar struktur og et meningsfuldt indhold.

Psykologisk tryghed og strukturerede samtaler

For nogle år siden begyndte jeg at fokusere på, hvordan strukturerede samtaler kan integreres med teoretiske rammer, især med henblik på at styrke den psykologiske tryghed. Et arbejdsmiljø med en høj grad af psykologisk tryghed er et arbejdsmiljø, hvor kollegaer føler, at de kan udtrykke sig åbent og ærligt uden frygt for negative konsekvenser. Det er i det kollegiale rum, hvor kollegaer føler sig respekteret, hørt og værdsat, at åbenhed, samarbejde og udvikling fremmes. I et psykologisk trygt miljø er der plads til at stille spørgsmål, dele ideer, fejle og lære af fejl uden at frygte ydmygelse eller straf.

Med den store erfaring, jeg nu har opbygget, er tiden kommet til at dele min viden gennem denne bog. Målet er at inspirere andre til at anvende strukturerede samtaler og derved hjælpe flere arbejdspladser og teams med at finde værktøjer og støtte i processen med at styrke den psykologiske tryghed.

Samtalerne mellem kollegaer er vigtige for teamet. De er vigtige for at styrke det sociale sammenhold, trivslen, samarbejdet, relationen og for effektiviteten og kvaliteten af de arbejdsopgaver, der løses. Derudover bidrager de til den enkeltes subjektive fornemmelse og oplevelse af tid samt mening med og relevans af arbejdsopgaver (Renninger & Hidi, 2017).

Jeg tror, at mange oplever, at der er stor variation i kvaliteten af de forskellige samtaler, de har med deres kollegaer. Denne forskel kan skyldes relationen mellem kollegaer, og den kan skyldes, at nogle kollegaer er bedre til at samtale end andre, fx fordi de har viden om, hvad god kommunikation er, og om de sociale mekanismer, der ligger bag. Måske har de øvet sig mere eller har en stærkere intuition og fornemmelse for samtalen og for deres kollegaer.

Derfor kan kvaliteten af samtaler mellem kollegaer variere. Netop kvaliteten af disse samtaler har min særlige interesse og opmærksomhed, fordi vi som kollegaer har mulighed for at påvirke, ændre og udvikle vores dialoger sammen.

På en almindelig arbejdsdag oplever vi en række forskellige samtaler – nogle gode, andre mindre gode, sjove, interessante, effektive, ligegyldige, irriterende eller kedelige samtaler. Nogle samtaler har en positiv effekt på det kollegiale samarbejde og arbejdstrivslen, mens andre kan få kollegaer til at tie stille, trække sig tilbage eller endda resignere, før samtalen overhovedet er begyndt.

Ved at anvende strukturerede samtaler og fokusere på psykologisk tryghed kan vi fremme et arbejdsmiljø, hvor åbenhed og samarbejde trives. Det er mit håb, at denne bog kan tilbyde praktiske værktøjer og inspiration til at forbedre samtalekvaliteten og styrke den kollegiale tryghed.

Bogens målgruppe

Denne bog præsenterer forskellige samtaleformer, der gennem struktur og indhold støtter og udvikler samarbejdskulturen i teamet. Alle samtaleformer kan faciliteres og drives af både ledere og medarbejdere. Bogen henvender sig således til alle typer af ledere og mødeledere, men også til selvledende teams uden mødeleder. Alle kollegaer kan anvende disse samtaleformer i dagsordenen på møder og dermed bidrage til at skabe rum for kollegiale samtaler, der understøtter den psykologiske tryghed i teamet.

Denne bog taler således både til den ambitiøse og modige leder, afdelingsleder og mellemleder, der vil tage den psykologiske tryghed alvorligt på arbejdspladsen. Og den er også relevant for møder mellem kollegaer på samme ansættelsesniveau. I disse møder kan et teammedlem, der er udpeget som mødeleder, stå for at lede samtalerne.

Bogens opbygning

Bogen bygges op omkring de professionelle samtaler på arbejdspladsen og behovet for de strukturerede samtaleformer i styrkelsen af den psykologiske tryghed på arbejdspladsen. Bogen er opdelt i tre dele.

Bogens første del: Baggrunden for samtaleformerne

Her præsenteres den strukturerede samtale som kollegial samtale i varierende kvaliteter. Der lægges vægt på de forskellige typer af samtaler, kollegaer har, kvaliteten af disse samtaler, og hvordan et fælles kollegialt sprog kan understøtte samarbejdet i et psykologisk trygt team.

Bogen giver en kort introduktion til begrebet psykologisk tryghed med særligt fokus på den danske kontekst, herunder teamkultur og selvledende teams. I det teoretiske grundlag præsenteres rammerne for gode samtaler, der understøtter og beskytter psykologisk tryghed og inviterer til refleksion over, hvordan disse samtaler kan håndteres og reageres på.

Derfor er samtaleformerne i bogen koblet sammen med teorien om psykologisk tryghed og den konkrete praksis på arbejdspladsen, med fokus på det hele menneske i arbejdet. Når mennesker går på arbejde, bringer de hele sig selv med – i varierende grad og form.

Det er væsentligt i arbejdet med psykologisk tryghed, at kollegaer kender til og forstår hinandens tænkning, kerneværdier samt fysiske oplevelser og præferencer. Dette omfatter kognition (senere repræsenteret ved Hoved), kerneværdier (senere repræsenteret ved Hjerte) og kropslige oplevelser (senere repræsenteret ved Krop).

Bogens anden del: Samtaleformerne i praksis

Her får læseren en indføring i væsentlige og vigtige dele af samtaleformernes anvendelse i en læsevejledning. Det anbefales at læse hele læsevejledningen igennem, inden brugen af samtaleformerne begyndes, for at få indsigt i, forståelse for og overblik over disse dele. Delene i læsevejledningen kan senere genbesøges efter behov for repetition og forståelse. Dette behov kan opstå, når samtaleformerne anvendes.

Som en del af læsevejledningen introduceres en samtalematrix, hvori bogens 24 samtaleformer placerer sig. Samtalematrixen giver læseren et visuelt overblik over samtalerne og deres placering i strukturen: Ramme, Invitation, Reaktion samt Hoved, Hjerte og Krop. Dette hjælper med at identificere, hvilke samtaleformer der styrker forskellige aspekter af psykologisk tryghed. Det giver både læseren og teamet mulighed for at vælge de samtaleformer, der er mest relevante for den konkrete kontekst.

Som afslutning på del 2 præsenteres flere vigtige elementer, der kan komme i spil efter anvendelsen af de 24 samtaleformer. Dette omfatter både perioden umiddelbart efter de kollegiale samtaler, de adfærdsændringer, som samtalerne kan medføre, samt hvordan der følges op og evalueres. Det understreges, hvorfor opfølgning og evaluering er afgørende for at forankre og

styrke den psykologiske tryghed i teamet. Bogen inviterer ligeledes læseren til at bidrage med erfaringer fra samtaleformerne.

I afsnittet Udvikling af samtaleformerne præsenteres retningslinjer for håndtering og innovation af samtaleformerne. Bogen opfordrer læseren til at udnytte de variationer, justeringer og udviklingsmuligheder, der kan opstå ved brugen af samtaleformerne. Det er naturligt, at nogle af samtaleformerne kan ændre sig, efterhånden som teamet får erfaring med dem. Alle samtaleformer er designet til at være dynamiske og justerbare med det formål at styrke og bevare den psykologiske tryghed på arbejdspladsen. Dette er også gavnligt for læserens egen kontekst og det videre arbejde med samtaleformerne.

Bogens tredje del: Samtaleformerne

Her præsenteres alle 24 samtaleformer i en ensartet og overskuelig opsætning. Hver samtaleform beskrives trin for trin på en praktisk måde, så læseren nemt kan følge med og blive guidet gennem processen. Dette sikrer, at læseren føler sig støttet og vejledt, mens samtaleformerne anvendes.

Efter de 24 samtaleformer afrundes bogen med inspiration til yderligere viden og fokus på styrkelse af teamkulturen og samarbejdet. Her præsenteres anbefalinger til relevant litteratur.

Bagerst i bogen findes også en oversigt over alle samtaleformer organiseret i kategorierne: Placering i matrix, Tidsforbrug, Sværhedsgrad, Genbesøgsbehov, Tid mellem repetitioner, Procesilag, Formål, Sidetal og Anvendelsesnotering.

Bogens 24 samtaleformer har en række bilag, der bruges i anvendelsen af samtaleformerne. Disse findes online på bogens landingsside på Dafolo.dk.

Bogen kan med fordel anvendes som opslagsværk og fungerer godt sammen med de mange eksisterende titler om psykologisk tryghed. Den fokuserer detaljeret på, hvordan der kan skabes en høj grad af psykologisk tryghed gennem samtaleformerne, både på ledelsesniveau og i kollegiale teams på arbejdspladsen.