Contenido de los archivos del proyecto (Norma 33

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dejarse completamente en manos de personas que no hayan participado en la investigación. Por competentes que sean, es posible que cometan errores al sistematizar la documentación y pasen por alto algunos de sus elementos o características fundamentales.

Todas estas consideraciones se resumen en la Norma 32:

• las disposiciones sobre la conservación de los archivos se tomarán de antemano; • la preparación de los archivos formará parte de la organización del proyecto; en suma: • las disposiciones relativas a los archivos deben constar en el plan del proyecto.

Contenido de los archivos del proyecto

Norma 33. Los archivos del proyecto, incluido cualquier patrimonio cultural subacuático que se haya extraído y una copia de toda la documentación de apoyo, se conservarán, en la medida de lo posible, juntos e intactos en forma de colección, de tal manera que los especialistas y el público en general puedan tener acceso a ellos y que pueda procederse a la preservación de los archivos. Ello debería hacerse lo más rápidamente posible y, en cualquier caso, no después de transcurridos diez años desde la conclusión del proyecto, siempre que ello sea compatible con la conservación del patrimonio cultural subacuático.

La Norma 33 profundiza en ciertos requisitos del depósito de archivos arqueológicos. Los objetos y la documentación se conservarán juntos. Los archivos deben ser accesibles y depositarse sin demora.

La composición de un archivo de proyecto derivado de actividades dirigidas al patrimonio cultural subacuático suele ser muy diversa y puede requerir condiciones de almacenamiento igualmente diversas. Para ello se pueden adoptar soluciones prácticas como la de asignar un depósito distinto para cada categoría de archivo, lo que no debe modificar los principios generales de conservación ni impedir que la gestión de la colección recaiga sobre las mismas personas u organizaciones.

Los archivos del proyecto se componen de las 3 categorías siguientes:

Los archivos de documentación (impresa / digital), que contendrán: − información de contexto y un mapa del emplazamiento, − planos del yacimiento donde se muestren las características, secciones y contornos arqueológicos, topográficos y ambientales, − el plan del proyecto, − detalles sobre los métodos y estrategias de selección, − el registro de las actividades y los informes sobre los progresos y la gestión, − la documentación del yacimiento y sus características, − apuntes de campo, esbozos, planos y secciones, dibujos estratigráficos, dibujos, fotografías y planos estructurales, − dibujos y fotografías de los objetos, − las listas de hallazgos, de muestras y de dibujos y el catálogo fotográfico, − registros e informes ambientales, − registros de los resultados y evaluaciones preliminares, − informes preliminares, informes especializados e informes finales, − publicaciones, catálogos y otros documentos. Los archivos materiales, que se compondrán de: − objetos, hallazgos y muestras, − informes de conservación, − dibujos de los objetos, fotografías, radiografías, etc. Inventarios y listas de correspondencias, que incluyen: − un inventario maestro de los archivos, donde figuren todos los documentos e informes elaborados durante y tras la investigación, − una descripción del método de inventariado y archivo, − un índice que remita al lugar donde están almacenados los elementos y las copias de los archivos.

Al igual que los objetos recuperados, todos los documentos creados durante un proyecto arqueológico son irremplazables. También lo son los documentos relativos a su preparación, como el plan del proyecto y la investigación previa. Los documentos relativos al análisis y a la interpretación son igualmente indispensables. En su conjunto, estos objetos y documentos constituyen los archivos del proyecto relacionados con el yacimiento arqueológico en cuestión.

Los archivos derivarán de las actividades realizadas en varias fases: estudios preliminares, plan del proyecto,

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investigación, análisis, interpretación, conservación y administración. Los archivos constan de dos categorías principales, los archivos documentales y los archivos materiales, además de una tercera categoría, que comprende los inventarios y las listas de correspondencias.

Esta tercera categoría es sumamente importante para la comprensión futura de los archivos. Los inventarios y las listas de correspondencias sólo podrán elaborarse una vez que se hayan completado los archivos, pero las correspondencias y concordancias son temas que están en juego desde que se comienza a reunir información y documentar la actividad. Asignar números exclusivos a los hallazgos, características y documentos facilitará el proceso. Cada grupo de datos independiente debe remitir a otros grupos de datos relacionados, al informe final y, si es preciso, a una lista general de concordancia contextual. Estos números deben complementarse con un índice general de máxima accesibilidad. Para ello son muy prácticas las bases de datos relacionales, que además permiten realizar copias de seguridad diarias. Como en cualquier proceso administrativo, la precisión y la meticulosidad son esenciales.

Demoras en el depósito de los archivos

Los archivos deben completarse con la menor demora posible. Es aconsejable que la preparación de esta labor se incluya en toda la documentación y la gestión de los documentos y hallazgos. La reunión y el depósito definitivo de los archivos deben realizarse en el menor plazo posible, una vez concluidas las labores de investigación y conservación. En ningún caso deben transcurrir más de diez años desde la conclusión del proyecto. De ser posible, se realizará mucho antes.

 © Parks Canada. Plano estructural final del yacimiento 24M, Red Bay, Canadá