Directrices de gestión de los archivos (Norma 34

Un proyecto no finaliza hasta que los archivos han sido trasladados con éxito en su totalidad y están disponibles para su consulta. Facilitar el traslado más rápido posible de los archivos completos a depósitos conocidos redunda en beneficio de todas las partes interesadas. Por eso puede ser conveniente depositar los archivos antes de la publicación total del proyecto. En tal caso, las copias de las publicaciones tendrán que agregarse a los archivos con posterioridad.

Directrices de gestión de los archivos

Los archivos forman parte de cualquier administración. La tradición archivística tiene una larga historia y los archiveros trabajan conforme a normas aceptadas internacionalmente. El caso de los archivos arqueológicos es especial, no obstante, pues los hallazgos, muestras y objetos se consideran “portadores de información”, como lo son los documentos impresos o digitales.

Norma 34. La gestión de los archivos del proyecto se hará conforme a las normas profesionales internacionales, y estará sujeta a la autorización de las autoridades competentes.

Todos los proyectos arqueológicos deben resultar en archivos estables, ordenados y accesibles. Los profesionales de la arqueología deben asumir su responsabilidad en este sentido, y las autoridades competentes deben velar porque así lo hagan. Los documentos que establecen los requisitos y las normas del trabajo arqueológico o que subyacen a la concesión de permisos arqueológicos deberían, pues, reflejar este principio.

Las normas de preparación, creación y gestión de los archivos deben entenderse y suscribirse al principio del proyecto. La comunicación es vital en cualquier proyecto y lo es especialmente para la gestión de los archivos. Las normas establecidas deben entenderse desde el principio, y durante el proceso los participantes deben mantener una comunicación constante, tanto entre ellos como con el depósito de los archivos previsto, a fin de garantizar que los archivos cumplen con todos los requisitos. Hay que tener en cuenta que los depósitos de archivos pueden devolver el archivo de un proyecto si no se ajusta a las normas establecidas.

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Relación entre la documentación y la conservación de los archivos

Todos los aspectos del proceso arqueológico influyen en la calidad de los archivos resultantes. El proceso de creación de los archivos comienza con el plan de elaboración del primer documento. Si no se emplean sistemas de documentación apropiados de forma consistente, los archivos no estarán ordenados ni resultarán accesibles. Si la terminología empleada para las características o los depósitos no es coherente, por ejemplo, más tarde será prácticamente imposible distinguir entre una fosa excavada y una fosa natural o, por poner un ejemplo marítimo, saber a qué cubierta de un barco se debe asociar un hallazgo. Es aconsejable emplear un glosario de términos estandarizado durante todo el proyecto Las fotografías de rasgos del patrimonio que no están etiquetadas servirán de muy poco, a menos que se compense con una descripción pormenorizada de la fotografía. Las descripciones pormenorizadas deben ser la norma para las fotografías subacuáticas tomadas en circunstancias variables.

 © Parks Canada. Página del registro de elementos estructurales depositados en los archivos del proyecto de Red Bay, Red Bay, Canadá.

Unidad de los archivos

Los archivos deben conservarse juntos e intactos en su conjunto, lo que implica adoptar requisitos muy específicos. Este es un punto fundamental, tanto en la Convención de 2001 como en las Normas del Anexo.

La arqueología y la comprensión de un yacimiento se basan en los datos recopilados y su interpretación. Es

por tanto un proceso acumulativo. A medida que se dispone de nueva información, las interpretaciones deben revisarse. Esto puede ocurrir al cabo de muchos años, pero aunque así sea será importante saber cuáles fueron las consideraciones que dieron pie a la actividad y cuáles fueron las consideraciones e informaciones en las que se basaba la interpretación anterior.

Mantener los archivos juntos facilita su conservación y el acceso del público y otros profesionales a la información que van acumulando. Es importante que cada nuevo elemento de información sobre un yacimiento en particular se conserve junto al resto. Por eso la Norma 34 dice explícitamente que la gestión de los archivos estará sujeta a la autorización de las “autoridades competentes” definidas en el Artículo 22 de la Convención.

Seguridad de los archivos

Garantizar la seguridad y estabilidad de los archivos es una labor continuada de la que todo el equipo es responsable. Los arqueólogos deben ser conscientes de hay que gestionar el material de los archivos. Las fichas, dibujos y documentos digitales se crearán para conservar su contenido y evitar que se pierda o se dañe. Los documentos se tratarán según estos principios, que deben aplicarse tanto en el lugar de la investigación como en el laboratorio o el museo.

Normas de conservación de los archivos

Puesto que los archivos documentales y materiales de una investigación arqueológica son tan irremplazables como el objeto de su estudio, hay que garantizar que no se pierden. Para ello se han desarrollado diversas normas de conservación internacionales.

Condiciones de almacenamiento

Puesto que los repositorios arqueológicos contienen archivos documentales y archivos materiales, las normas de conservación profesionales tienen que ocuparse de aspectos muy diversos. Los distintos materiales deben almacenarse conforme a estas normas. Este principio se aplica a los documentos impresos y a los digitales, pero sobre todo a las piezas de patrimonio que se hayan extraído de su lugar de procedencia, a las muestras y a los hallazgos. Estos componentes materiales solo pue-

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den archivarse después de limpiarse, documentarse, analizarse y someterse al debido tratamiento de estabilización.

Como establecen las normas de conservación profesionales, para la conservación de hallazgos arqueológicos deben respetarse dos principios básicos muy sencillos:

• Los hallazgos que no forman parte de exposiciones deben almacenarse a oscuras. • Los hallazgos no deben exponerse a grandes fluctuaciones de temperatura o humedad relativa.

Así pues, los archivos del proyecto deben almacenarse de tal modo que no estén expuestos a la luz ni a grandes fluctuaciones de temperatura o humedad relativa.

Muchos materiales toleran puntualmente las temperaturas altas o bajas y las humedades relativas mayores o menores, pero no pueden someterse a variaciones constantes de temperatura o humedad. La mayoría de objetos se almacenarán preferiblemente a baja temperatura (en torno a los 15º C) y con una humedad relativa (HR) de entre el 35% y el 70%. Los metales se almacenarán a una temperatura de entre 15º y 24º C y una HR inferior al 35 %. Los hallazgos de material orgánico (como los de cuero, tejido, madera o hueso) deben secarse antes de depositarse en el archivo, donde se almacenarán a una temperatura de entre 18º y 22º C y una HR de entre el 45% y el 55%.

 © T. Maarleveld. El arqueólogo Chris Dobbs muestra un cajón que contiene empuñaduras de daga en una sala climatizada de los archivos del Mary Rose, Portsmouth, Reino Unido. Los archivos del proyecto deben incluir todos los hallazgos y muestras y depositarse en un almacén adecuado y sostenible. En la foto, una de las salas climatizadas del archivo donde se depositaron los objetos procedentes de la excavación del Mary Rose que no se exhiben en el Museo Mary Rose.

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La parte más delicada es el proceso de secado. Los materiales procedentes de un medio salino deben desalinizarse a fondo para evitar que sigan absorbiendo humedad. Algunos materiales de embalaje y almacenamiento son mejores que otros. Las normas internacionales recomiendan el uso de materiales de embalaje sin componentes ácidos.

Una solución alternativa es la de almacenar los objetos sumergidos. Este método, que es el habitual para los objetos voluminosos de madera, consiste en conservar el objeto en un medio acuático similar al medio del que procede, o en tanques de agua dulce. También en este caso los depósitos deben controlarse para evitar la exposición a la luz, los cambios de temperatura y la aparición en el agua de organismos xilófagos. En algunos depósitos se controla el estado del tanque con ayuda de peces seleccionados con este fin. La normativa de otros depósitos contempla la posibilidad de volver a enterrar los objetos por debajo de la capa freática.

Ubicación

Documentar, archivar y almacenarlo todo adecuadamente es de suma importancia. Los archivos del proyecto deben almacenarse en un lugar que ofrezca las mejores condiciones, para evitar la degradación de los materiales de que se componen. Debe cumplir asimismo las normas de seguridad y permitir que los archivos estén en todo momento al alcance del público interesado. Por último, la ubicación debe satisfacer otros requisitos concernientes a la temperatura, la humedad, la luz y la previsión de otros peligros como las catástrofes naturales. Las exigencias ambientales específicas pueden variar dependiendo de los materiales que contengan los archivos, pero la estabilidad será siempre un desiderátum. Aunque a veces serán precisas distintas salas con distintas condiciones ambientales para almacenar los archivos, es siempre preferible que las salas estén próximas.

Envío y traslado

La documentación y los informes se remiten a los archivos según un protocolo establecido. Los documentos enviados en formato electrónico deben ir siempre acompañados de copias impresas. Remitir correctamente la documentación a los archivos es responsabilidad del miembro del equipo de investigación al que se le haya asignado dicha tarea. La información enviada al archi-

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vo debe estar organizada de forma que pueda integrarse al inventario de la institución correspondiente y a su sistema informático, si lo tiene.

Los archivos especializados en el almacenamiento de información digital tendrán normas a tal efecto y pueden preferir ciertos formatos. El software de dibujo, procesamiento de imagen y elaboración de mapas permite a menudo guardar los documentos en distintos formatos, incluidos los más básicos. Es posible que estos formatos no contengan toda la información de procesamiento, pero constituyen buenas copias de seguridad. La información digital que no se conserva en un sistema activo corre el riesgo de perderse. Por un lado, el soporte magnético u óptico en el que se guarda puede perder calidad. Por otro lado, es posible que el software de descodificación necesario se vuelva obsoleto. Los formatos legibles pueden cambiar.

En cualquier caso, el material de investigación remitido a los archivos puede irse corrigiendo y editando de acuerdo con una metodología preestablecida y aceptada, tanto en formato digital como en formato impreso.

Propiedad

El patrimonio cultural subacuático es un asunto de interés público, aunque en ciertos casos puede ser propiedad privada. En consecuencia, el depósito de los archivos también debe tener una responsabilidad y función de carácter público, que requiere alguna forma de control. Hay distintos modos de organizarse en este sentido, y cada país tiene su modelo de preferencia. A veces el depósito conserva las colecciones en nombre del gobierno nacional o regional; en otros casos el propietario de los archivos es el Estado o la municipalidad. Es preferible que el depósito sea el titular de todos los archivos que contiene. El depósito también debe poseer los derechos o los derechos compartidos de propiedad intelectual de los archivos documentales. Todo ello debe ser acorde a la legislación vigente. Debido a la complejidad jurídica de estos temas, resulta imposible establecer una norma universal. Sin embargo, cabe hacer recomendaciones generales. En lo que respecta a la propiedad y a los derechos sobre la propiedad intelectual, los acuerdos pro forma y los protocolos específicos deben adoptarse con el asesoramiento jurídico pertinente y, por encima de todo, deben tener en cuenta la función pública de las colecciones.

Identificación

Se debe aplicar un sistema de identificación uniforme a todos los elementos de los archivos, que remita al número del yacimiento y a la numeración de cada objeto o documento. En este sentido conviene adaptar el plan del proyecto a la organización del depósito elegido. Se debe evitar por todos los medios la modificación de los números exclusivos asignados a cada pieza, especialmente si es pequeña. La renumeración siempre inducirá a errores cuya causa será imposible de determinar. Dado que un proyecto arqueológico produce grandes cantidades de información de índole muy diversa y compleja estructuración, es esencial prestar atención al inventario maestro de los archivos del proyecto, donde figuran todos los elementos de la documentación y todos los informes elaborados a lo largo de la investigación. Igualmente importante es poner en práctica un sistema de referencia al número de identificación exclusivo de cada elemento.

Copias y sistemas de seguridad

Hoy en día los archivos de cualquier proyecto contienen documentos digitales y en papel. Los negativos de celuloide y las diapositivas en color, que siguen planteando problemas de cuidado y conservación, han sido sustituidos por fotografías digitales, accesibles en todo momento, lo que se ha traducido en enormes archivos digitales. Las bases de datos relacionales, los planos digitales y las medidas en bruto son otras clases de “archivos” de los que un proyecto difícilmente puede prescindir. Al crear los archivos, estos datos electrónicos requieren muchísima atención. El depósito debe tener sus normas de mantenimiento de la información digital y realizar copias de seguridad regularmente. Como medida de seguridad, la información en bruto y la documentación digital puede conservarse al mismo tiempo como un conjunto de listados en materiales resistentes a la degradación. Y de modo inverso, se recomienda también escanear toda la documentación para almacenarla también en formato digital. Estas disposiciones evitarán la pérdida irreparable de los archivos de papel o digitales cuando unos u otros se dañan o resultan inaccesibles. A pesar de la amplia gama de posibilidades que ofrece la tecnología actual para almacenar fiablemente la información digital y realizar copias de seguridad, se recomienda hacer copias digitales e impresas de toda la documentación y almacenarlas en lugares distintos.