Acceso público y profesional

Conservación de los archivos Acceso público y profesional

Una vez completados, los archivos del proyecto deben ponerse a disposición del público y de la comunidad científica, en la medida de lo posible. La difusión y publicación de los resultados es, de hecho, el objetivo fundamental de la investigación. Para facilitar el acceso a los archivos del proyecto, éstos deben almacenarse en repositorios que gocen de cierto reconocimiento. En este sentido es preferible que las autoridades competentes encargadas del patrimonio cultural subacuático reconozcan o autoricen previamente el uso de un repositorio en concreto. El reconocimiento o autorización de un repositorio que acepte archivos arqueológicos dependerá de su capacidad de conservarlos a largo plazo y ponerlos a disposición del público. Entre los repositorios más comunes están los museos, las oficinas de registros locales o los archivos de monumentos nacionales. Los centros o institutos especializados también pueden desempeñar esta función.

Reglamento de acceso

Una de las razones fundamentales para depositar los archivos en un lugar adecuado es ponerlos a disposición del público y de los profesionales. Corresponde, pues, al organismo de gestión o reglamentación encontrar el mejor modo de prestar este servicio. El acceso a las partes documentales debe cumplir los requisitos oficiales en materia de archivos públicos, al igual que los archivos de materiales. El acceso a algunas piezas puede resultar más incómodo, sobre todo si se almacenan lejos de la institución donde se encuentran los archivos o requieren la preparación y supervisión especial del personal. Aun así, es preciso organizar el acceso a todos los archivos y debe existir un reglamento que rija las decisiones relativas a los siguientes puntos:

• El reglamento de acceso a los archivos debe hacerse público. • Cualquier restricción de acceso pertinente debe justificarse. • Deben darse a conocer los horarios de apertura habituales. • Deben estipularse con claridad las condiciones de consulta del material.

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Es aconsejable que quien consulte el material acredite su identidad antes de tener acceso a piezas únicas. Los usuarios del archivo deben conocer las normas, reglamentos y cualquier otro código de conducta aplicable al servicio de los archivos. Las piezas de la colección deben protegerse contra el robo o cualquier daño que puedan sufrir durante su exposición, y debe impedirse el acceso no autorizado a los archivos. Lógicamente, deben tomarse también las medidas procedentes para garantizar la salud y la seguridad del público.

Para facilitar el acceso del público a los archivos se pueden tomar medidas concretas, como:

• Elaborar un catálogo con una breve descripción de todas las piezas disponibles para su consulta mediante herramientas a disposición del público, por ejemplo a través de Internet. • Proporcionar una zona para el estudio lo bastante amplia para satisfacer la demanda pública de acceso a los archivos, adecuada a la inspección y fácil de controlar. • Disponer de equipos técnicos para la consulta de documentos que se ajusten a la índole y cantidad de documentación archivada, y garantizar su mantenimiento adecuado. • Disponer de las instalaciones necesarias para hacer fotos o fotocopias de los documentos, con el debido respeto a las restricciones derivadas de los derechos de autor. • Tomar las medidas pertinentes para facilitar el acceso a usuarios discapacitados.

Normas internacionales

Hay muchas normas internacionales relacionadas con el mantenimiento profesional de archivos:

• La norma ISO 63936 para identificar y describir el idioma de los archivos documentales; esta norma también concierne a la transmisión internacional de datos por Internet. • La norma ISO 5963 para examinar documentos, determinar su material y seleccionar los términos de indexación. • La norma ISO 2788 para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües.

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• La norma ISO 999, que establece directrices para el contenido, la organización y presentación de índices. • ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística (2ª edición), adoptada por el Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 19-22 de septiembre de 1999.