4 vragen over meerkamerplanning

Verry van Rossum

In steeds meer praktijken wordt met een meerkamerplanning gewerkt, ook wel het PDI Business Model genoemd. De kern van dit concept is om met meer kamers op efficiente wijze hoogwaardige tandheelkundige zorg te leveren met veel aandacht voor patiënten. Verry van Rossum houdt zich al vanaf 2006 bezig met dit concept en heeft het PDI Business model in veel praktijken geïmplementeerd. Hij bespreekt vier veel gestelde vragen uit de praktijk.

1. Wat te doen met de vele preventie afspraken?

Doordat preventie een steeds belangrijker onderdeel van de tandheelkunde is geworden neemt het aantal preventie afspraken enorm toe. Dit kan resulteren in het vol lopen van de planning voor de tandarts. Hoe pas je dit in een meerkamerplanning in? Omdat in de meeste praktijken de tandarts op twee of drie kamers werkt, ga ik van deze situatie uit.

Als er veel preventie afspraken in de planning van de tandarts staan, zal de tandarts regelmatig moeten wachten op de preventieassistent die met een langere behandeling bezig is. Dit is nu juist niet de bedoeling van het meerkamerconcept dat is ontwikkeld om tijd van de tandarts zo efficient mogelijk te gebruiken. De oplossing is dan om een aparte preventiekamer in de planning op te nemen waar de langere preventiebehandelingen worden uitgevoerd. Deze behandelingen kunnen ook worden gecombineerd met de halfjaarlijkse controle. Op het moment dat de tandarts van kamer wisselt, of dat hij een taak heeft gedelegeerd aan de assistent, kan hij in de preventiekamer de controle doen. Dit kost de minste tijd en de patiënt hoeft niet van kamer te wisselen of terug te komen voor deze controle.

2. Moet in de planning de ‘tandartstijd’ worden opgenomen?

Het antwoord daarop is kort en krachtig, nee! Eén van de belangrijkste principes van een meerkamerplanning is dat de behandelingen worden gepland, niet de tandarts. De planning moet zodanig in elkaar gestoken worden dat er een goede behandelmix mogelijk is. De behandelblokken staan zo gepland dat wanneer de tandarts in de ene kamer klaar is met zijn deel van de behandeling, er in een andere kamer een patiënt klaarligt voor zijn volgende behandeling. De behandelblokken hebben altijd een overlapping van tien minuten zodat er een goede aansluiting is voor de behandeltijd van de tandarts. Er loopt als het ware een slang door het behandelschema die aangeeft hoe de route van de tandarts loopt.

Een ander belangrijk principe is dat de planning zo simpel mogelijk moet zijn. Als de receptioniste een behandeling moet inplannen, moet dit snel en eenvoudig kunnen. Als zij dus met de tandartstijd erbij moet gaan plannen, betekent dit dat zij in feite twee planningen moet volgen. Dit maakt het ingewikkeld, tijdrovend en de kans op vergissingen erg groot.

3. Is de planning iedere dag hetzelfde?

Ja, dat is inderdaad de bedoeling en daar zijn een aantal redenen voor. Eén van de doelen van het PDI Business Model is een grote efficiëntie in de praktijk. Om dat te reali-

seren is het van groot belang om alle taken zo simpel mogelijk uit te voeren. Voor de receptioniste betekent dit dat zij veel minder tijd kwijt is aan het vinden van vrije plekken in de planning. Zo heeft zij vaak de open plekken van grote behandelingen in haar hoofd zitten en kan direct sturen op het vullen van deze lege plekken. Een ander groot voordeel voor de receptioniste is dat afspraken wat makkelijker te verschuiven zijn. Stel dat er door een annulering vandaag of morgen een behandelplek vrijkomt dan is het belangrijk

om deze plek weer snel op te vullen. Wanneer een patiënt gebeld wordt die een week later op hetzelfde tijdstip staat ingepland om deze een week naar voren te halen, is de kans redelijk groot dat daar ja op wordt gezegd. Dit komt omdat veel mensen een langer bezoek aan de tandarts vaak op hun vrije- of bijvoorbeeld thuiswerkdag plannen. Op die manier is de opengevallen plaats snel opgevuld.

Een andere noodzaak om elke dag dezelfde planning te hanteren is de snelheid van voorbereiding. Doordat iedere dag hetzelfde schema wordt gehanteerd zijn de behandelingen die in de kamers worden verricht ook iedere dag hetzelfde. Daardoor wordt het klaarzetten van de tray’s een snelle routineklus die tijd bespaart en fouten voorkomt.

4. Wie heeft de controle over de planning? Wie stuurt bij als dat nodig is?

Veelal is de tandarts degene die de assistenten aanstuurt en bepaalt of er afgeweken wordt van de planning. Dit vraagt veel energie van de tandarts, omdat naast het gewone tandheelkundige werk ook de organisatie in de praktijk veel aandacht vraagt. Het resultaat is dat de tandarts na een dag intensief werken, vermoeid thuiskomt en nauwelijks energie heeft voor een fijne avond met familie.

In het PDI Business Model gaat dit anders. De assistenten krijgen deze verantwoordelijkheid en sturen de tandarts aan. Een belangrijke taak van assistenten is zorgen dat de ingeplande patiënten op tijd behandeld worden. Constateert de tandarts bijvoorbeeld een caviteit tijdens een controle dan is vaak de neiging om deze direct even te behandelen. Zeker als het een patiënt betreft die ver weg woont of een heel drukke baan heeft. Als dit gebeurt dan loopt de planning weer uit, wat zeker niet de bedoeling is. De juiste gang van zaken is dat de tandarts vraagt aan de assistent of er ruimte in de planning is om deze caviteit te herstellen. Is die ruimte er, dan wordt dat gedaan. Is de ruimte er niet dan geeft de assistent dit aan en wordt er een vervolgbehandeling ingepland. Het lastige in deze situatie is dat er nee gezegd moet worden tegen de patiënt. Het mooie van deze wijze van werken is dat de planning nee zegt. Tegen de patiënt kan worden gezegd: “We zouden het graag willen doen maar de planning laat het helaas niet toe”. De patiënt begrijpt dit en snapt dat er een vervolgafspraak moet worden gemaakt. .

“Afspraken zijn wat makkelijker te verschuiven”

Verry van Rossum is al ruim 25 jaar actief in de tandheelkunde in Nederland en inmiddels ook in België. Vanuit het bedrijfsleven is hij als zelfstandige gaan werken als trainer/coach en heeft in veel bedrijven veranderingstrajecten uitgevoerd. In die functie is hij gestart met het geven van cursussen aan tandartsen op het gebied van meerkamerplanning en praktijkorganisatie. In 2006 is hij medeoprichter van Practice Development Institute, een opleidingsbedrijf gespecialiseerd in het meerkamerconcept.