De praktijkcultuur

Zet het op papier De praktijkcultuur

Iedere praktijk heeft haar eigen specifieke cultuur. Deze is gebaseerd op een systeem van waarden, normen, en houdingen die van invloed zijn op hoe deelnemers binnen een organisatie beslissingen nemen, hoe ze handelen en hoe ze zich voelen. De praktijkcultuur is de basis voor een goede werksfeer en wordt veelal gevat in huisregels.

Caroline Cuppens

Waarom de praktijkcultuur op papier zetten? In de eerste plaats omdat personeel onderhoud vraagt. Het is het grootste (duurste) apparaat in de tandartspraktijk. Hoe duidelijker de handleiding is geschreven, hoe makkelijker men het personeel kan (be)dienen. Daarnaast is het van belang om de regels vooraf op papier te zetten om zo de verwachtingen van de werkgever duidelijker aan de werknemer mee te delen. Als laatste, het werd al genoemd, omdat de praktijkcultuur de basis is voor een goede werksfeer.

Arbeidsovereenkomst Wat is het kader waarin het personeel zich kan bewegen? Wat zijn de gevolgen als de regels ‘overtreden’ worden? In de arbeidsovereenkomst met de nieuwe werknemer zouden deze praktijkregels als bijlage toegevoegd kunnen worden. Vooraf weten waar je instapt geeft minder teleurstellingen of frustraties achteraf. Natuurlijk kan je niet alles op papier zetten. Schrijf bijvoorbeeld je belangrijkste normen en waarden op, daaruit volgt vanzelfsprekend al veel praktijkcultuur. In de arbeidsovereenkomst staan basisafspraken zoals aantal werkuren per week, geheimhoudingsplicht, vakantie uren en contractduur. De overeenkomst zou al duidelijkheid kunnen geven hoe de praktijk omgaat met de onderstaande punten. Heeft het contract dat niet, dan is het inrichten van praktijkregels een aanrader! • Overwerk. Uitbetaald of compensatie uren? Per wanneer worden overuren geschreven (bijvoorbeeld vanaf 15 minuten na werktijd), per welke hoeveelheid (werk je bijvoorbeeld 25 minuten over, dan schrijf je per 15 minuten op of exacte tijd?) • Opnemen vakantie uren. Maximaal mee te nemen vakantie uren naar het volgend jaar? Tot wanneer zijn die vakantie uren geldig (bijvoorbeeld op te nemen voor 1 juli?) • En hoe moet de vakantie aanvraag worden ingediend?

Via de groepsapp, telefonisch, of persoonlijk bericht? • Heeft de praktijk collectieve vakanties met de gehele praktijk? Of met de vaste tandarts – tandartsassistent? Of wanneer de eigenaar de vakantie vastlegt (oplegt)? • Wachtdagen. Wat te doen met ziekte uren? Maakt de praktijk gebruik van de maximaal twee wachtdagen? Binnen de maand de ziektedag inhalen, of van het vakantie uren of salaris afhalen. Deze regel kan niet plots van start gaan, enkel bij nieuwe medewerkers in het contract opnemen. • Opleidingen. Is er een terugbetaalregeling vastgelegd in het contract? Bijvoorbeeld bij opleidingen hoger dan €800,- is er tot drie jaar na einddatum opleiding een verplichte terugbetaling als de werknemer ontslag neemt.

Staat er ook vermeld naar welk salarisschaal men stijgt en per wanneer?

De tien geboden

Onderlinge gedragsregels

Praat positief over jezelf en de ander Doe geen aannames Neem het niet persoonlijk op Praten mét elkaar, niet óver elkaar TEAM: De groep komt voor het individu Successen delen we Problemen lossen we op Een nieuwe collega werken we in We werken op tijd We luisteren naar elkaar

Houding werknemers De houding van werknemers is bepalend voor de cultuur en hoe deelnemers binnen een praktijk beslissingen nemen, hoe ze handelen en hoe ze zich voelen. Het bepaalt de sfeer binnen het team. Daarom is het goed om gedragsregels vast te leggen over hoe we binnen de praktijk met elkaar omgaan. Hoe meer deze regels op de vloer gedragen worden, hoe veiliger de medewerkers zich voelen. Sommige praktijken hebben dit verwoord in bijvoorbeeld de tien geboden.

Overige ‘spelregels’ De meeste praktijken hebben over onderstaande punten al wel nagedacht, maar het nog niet op papier gezet. Misschien kan je de ‘spelregels’ nog uitbreiden? >>>

Verjaardag Leg vast voor welk bedrag en in welke vorm, een bon of cadeau. Misschien is er de gewoonte dat de jarige een gezonde traktatie meeneemt? Jubileum Wederom voor welk bedrag, welk cadeau bij 5, 10, 12,5 of 15 jaar in dienst? Taart, een borrel met het team? Presentjes Worden de werknemers, naast Kerst, nog tijdens andere feestdagen in de watten gelegd? Bijvoorbeeld Valentijnsdag, dag van de secretaresse, Sinterklaas en Pasen.

Teamuitjes Hoe vaak per jaar? Activiteiten? Is er een activiteitencommissie of een Fun-team? Wat is het budget hiervoor? (De) briefen Het team neemt ’s morgens (of de dag ervoor) de agenda door en bespreekt knelpunten of het doel zoals inwerken van een teamlid. Op het einde van de dag neemt het team in vijf minuten door of het doel is behaald of waar nog aandacht naartoe mag gaan. Uitloop Zet de praktijknorm op papier; bijvoorbeeld een behandeluitloop van 15 minuten is maximaal. Na vijf minuten uitloop wordt de receptioniste geïnformeerd die de wachtende patiënt kan informeren over de duur van de uitloop. Ook kan de cultuur zijn dat bij 15 minuten uitloop een collega tandarts wordt gevraagd om de volgende patiënt (en), indien mogelijk, over te nemen. Pauzes Wat als de behandelaar steeds doorwerkt in de pauze (uitloopt); gaat de assistent wel met pauze? Behandelt de tandarts dan bijvoorbeeld alleen verder? Patiënten Blijft de patiënt bijvoorbeeld gekoppeld aan de tandarts? Koffie- en theepauzes Per twee uur is er minimaal vijf minuten pauze voor toilet, koffie en thee. Blok dit niet in de agenda, maar neem die vijf minuten als je op tijd klaar bent, of als de patiënt te laat is. Zorg voor een cultuur waar pauze geoorloofd is, maar niet wordt geëist. Telefoon Mag de mobiel in de behandelkamer? Of blijft de mobiel in de werknemer zijn kluisje? Heb je een vaste plek waar alle mobieltjes liggen? Inwerken van personeel Indien nieuw behandelend personeel, of een nieuwe functie zoals paro-preventieassistent start, plan dan de eerste 10 werkdagen om de +/- 2 uur, 10 minuten pauze in. Dit is voor uitloop op te vangen en het geeft tijd om meer te leren over de praktijkcultuur. Invoeren Het invoeren van declaraties gebeurt voordat de volgende patiënt wordt gehaald. De informatieve behandeltekst, zoals ‘diepe vulling, kans op endo’, kan later worden ingevoerd.

Vakanties Bij wie aanvragen en hoe lang van tevoren? Hoe is de beslisboom als alle assistenten vrij vragen voor Kerst en twee tandartsen willen werken? Gaat de praktijk dan lootjes trekken? Of gaat het op basis van anciënniteit? Gaan de assistenten rouleren? Wat als men ‘te laat’ de vakantie aanvraagt? Wie beslist er?

”De houding van werknemers is bepalend voor de cultuur en hoe deelnemers binnen een praktijk beslissingen nemen”

Ouderschaps-, onbetaald-, of zorgverlof Hoe gaat

de praktijk hiermee om? Werktijden Hoe lang op voorhand wil de praktijk dat de werknemer vraagt om meer of minder werkuren per week, andere werktijden of dagen? Kleding Wit en gestreken, verzorgt uiterlijk, witte sokken, wit ondergoed. Roken en alcohol Niet tijdens werkuren Schoon Achter jezelf opruimen, werkplek aanvullen voordat de werknemer naar huis gaat. Cleandesk-policy! Afscheid van een collega Een bloemetje? Een foto-

boekje? Wie doet het woord? Een borrel? Lief en leed Voor welk bedrag legt het team in? Waarvoor wordt de pot gebruikt? Wie beheert deze pot?

Succes met het opstellen of uitbreiden van je praktijkregels. Zeker de 10 geboden doornemen als je nieuw personeel inwerkt, zal zorgen dat het een leuke, fijne en veilige werkplek is. Hang de praktijkregels op een centrale plek zodat collega’s eraan herinnert worden. . Caroline Cuppens, bedrijfskundige, praktijkmanager, docent bij DBP en al 20 jaar mede eigenaar van T.X. de Jong Tandzorg in Amersfoort.

START APRIL EN OKTOBER 2022

Opleiding Management & leidinggeven

8-daagse opleiding voor de ervaren praktijkmanager

Tijdens deze opleiding - gegeven door Liesbeth den Hollander - leer je onder andere hoe je meer invloed uit kunt oefenen tijdens een gesprek en welke handvatten je kunt gebruiken om op een succesvolle manier leiding te geven aan je team. Hoe stuur je veranderingen op een effectieve manier aan? En hoe zorg je ervoor dat de medewerkers gemotiveerd en tevreden zijn? Deze opleiding is een perfect vervolg op onze opleiding Praktijkmanager - de verdieping. Meld je vandaag nog aan!

praktijkmanager_magazine