De vakantieplanning, wie lost het op?

Sjoerd Kuiken

De vakantieplanning is een terugkerende puzzel die veel praktijkmanagers elke keer opnieuw moeten zien op te lossen. Een hele klus, waarbij je het bijna nooit voor iedereen goed kunt doen. Kan dit ook anders? Dit artikel beschrijft hoe je als praktijkmanager dit proces zou kunnen ‘kaderen’, waarbij je het team deze puzzel vooral zelf laat oplossen.

De praktijkmanager stelt het kader, het team lost het op.

Het probleem

Veelal worden de vakantie aanvragen ingediend bij de praktijkmanager, waarna het aan hem of haar is om de aanvragen wel of niet goed te keuren. De medewerker dient de aanvraag in en de praktijkmanager geeft antwoord. In dat geval ligt het probleem van ‘de puzzel’ dus volledig bij de praktijkmanager. En met alle verschillende wensen vanuit het team sta je soms voor het voldongen feit, dat de puzzel niet eens opgelost kàn worden. Rest de praktijkmanager de vuile taak om medewerkers de teleurstellende mededeling te doen, dat hun aanvraag niet kan worden goedgekeurd.

Betrek het team

In werkelijkheid is de vakantieplanning natuurlijk niet het ‘probleem’ van de praktijkmanager, maar een probleem van het hele team. Want iedereen wil graag op vakantie. Met als toevoeging de voorwaarde, dat de praktijk enigszins gewoon kan doordraaien. Belangrijkste advies is dan ook de vakantieplanning niet meer te zien als een probleem van de praktijkmanager, maar als gezamenlijk probleem te benaderen.

Aanpak

In het verlengde van bovenstaande is het advies van de vakantieplanning als volgt aan te pakken: 1. Stel het kader Hiermee bedoel ik dat het team duidelijk moet worden gemaakt wat de minimale praktijkbezetting mag zijn gedurende de vakantieperiode. Denk aan het verschaffen van duidelijkheid over: • Welke periode wordt gezien als ‘vakantieperiode’ (Bijvoorbeeld de schoolvakantie weken met één week ervoor en één week erna) • Hoeveel kamers moeten er minimaal bezet zijn in de vakantieperiode • Hoeveel tandartsen/ mondhygiënisten/ preventieassistenten moeten er minimaal aanwezig zijn in de vakantieperiode • Hoeveel balie/ omloop moet er minimaal aanwezig zijn in de vakantieperiode 2. Stel een deadline voor de aanvragen Het principe van ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ gaat uiteraard niet op. Dus stel een deadline voor het hele team voor het indienen van de vakantie aanvragen. De patiënten agenda wordt veelal ook zes maanden vooruit gepland, dus de personele bezetting plan je het liefst meer dan zes maanden vooruit. Naast de deadline is uiteraard ook het kader kenbaar gemaakt aan het team, zodat hier binnen het team al rekening mee kan worden gehouden bij het indienen van de aanvragen.

3. Laat het team de ‘knelpunten’ onderling oplossen Alle vakantie aanvragen worden geïnventariseerd door de praktijkmanager en in een vakantierooster gezet. Dit kan uiteraard nog ‘knelpunten’ opleveren in het rooster. In dat geval worden deze knelpunten teruggelegd bij het team om onderling op te lossen. Zolang niet alle knelpunten zijn opgelost, wordt geen van de vakantie aanvragen goedgekeurd. 4. Leg de vakantieplanning vast Pas als alle knelpunten zijn opgelost en daarmee de ‘puzzel’ is opgelost, worden alle aanvragen goedgekeurd. En daarmee wordt de vakantieplanning door de praktijkmanager definitief vastgelegd.

En de rest van het jaar?

Buiten de vakanties in de zomerperiode en tijdens de kerstperiode is het advies globaal de volgende stappen te volgen: Leg de vrije dagen vast Communiceer aan het begin van het kalenderjaar direct alle verplichte vrije dagen aan het team, zodat zij weten hoeveel vakantiedagen zij hieraan kwijt zijn. De KNMT Arbeidsvoorwaardenregeling 2022 stelt, dat de werkgever ten hoogste twee dagen als verplichte snipperdagen kan aanwijzen (zie artikel 32.2.3). Stel de regels Een duidelijke basisregel zou kunnen zijn, dat medewerkers buiten de vakantieperioden altijd vrij mogen nemen zolang dit niet ten koste gaat van de standaard kamer- en teambezetting. Oftewel, regel zelf vervanging, zodat de praktijk normaal kan doordraaien. Laat het team de planning zelf regelen Vervanging tijdens een vrije dag dient – indien nodig – zelf door de medewerker te worden geregeld. De KNMT Arbeidsvoorwaardenregeling onderschrijft dit in artikel 32.3.2: ‘De werknemer draagt in dat geval - indien nodig - zoveel mogelijk zelf zorg voor zijn vervanging.’

Conclusie

Praktijkmanagers zijn van nature gericht op het oplossen van problemen. Bovenstaande aanpak zou dan ook tegen je eigen natuur in kunnen gaan. Echter, deze aanpak kan wel zorgdragen voor meer begrip binnen het team. En kan voorkomen dat je als praktijkmanager een niet te leggen ‘puzzel’ moet oplossen, waarbij je vooraf al weet dat je het wellicht nooit iedereen naar de zin kunt maken. .

Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement (www. kuikenpraktijkmanagement.nl). Voor objectieve praktijkanalyses, intensieve begeleidingstrajecten en online cursussen voor praktijkhouders en -managers.