De vakantieplanning, wie lost het op?
De praktijkmanager stelt het kader, het team lost het op.
Sjoerd Kuiken
De vakantieplanning is een terugkerende puzzel die veel praktijkmanagers elke keer opnieuw moeten zien op te lossen. Een hele klus, waarbij je het bijna nooit voor iedereen goed kunt doen. Kan dit ook anders? Dit artikel beschrijft hoe je als praktijkmanager dit proces zou kunnen ‘kaderen’, waarbij je het team deze puzzel vooral zelf laat oplossen. 1. Stel het kader
Het probleem
Hiermee bedoel ik dat het team duidelijk moet worden
Veelal worden de vakantie aanvragen ingediend bij de prak-
gemaakt wat de minimale praktijkbezetting mag zijn gedu-
tijkmanager, waarna het aan hem of haar is om de aanvra-
rende de vakantieperiode. Denk aan het verschaffen van
gen wel of niet goed te keuren. De medewerker dient de aan-
duidelijkheid over:
vraag in en de praktijkmanager geeft antwoord. In dat geval
•
Welke periode wordt gezien als ‘vakantieperiode’
ligt het probleem van ‘de puzzel’ dus volledig bij de praktijk-
(Bijvoorbeeld de schoolvakantie weken met één week
manager. En met alle verschillende wensen vanuit het team
ervoor en één week erna)
sta je soms voor het voldongen feit, dat de puzzel niet eens
•
opgelost kàn worden. Rest de praktijkmanager de vuile taak om medewerkers de teleurstellende mededeling te doen,
Hoeveel kamers moeten er minimaal bezet zijn in de vakantieperiode
•
dat hun aanvraag niet kan worden goedgekeurd.
Hoeveel tandartsen/ mondhygiënisten/ preventieassistenten moeten er minimaal aanwezig zijn in de vakantieperiode
Betrek het team In werkelijkheid is de vakantieplanning natuurlijk niet het
•
Hoeveel balie/ omloop moet er minimaal aanwezig zijn in de vakantieperiode
‘probleem’ van de praktijkmanager, maar een probleem van
2. Stel een deadline voor de aanvragen
het hele team. Want iedereen wil graag op vakantie. Met als
Het principe van ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ gaat
toevoeging de voorwaarde, dat de praktijk enigszins gewoon
uiteraard niet op. Dus stel een deadline voor het hele team
kan doordraaien. Belangrijkste advies is dan ook de vakan-
voor het indienen van de vakantie aanvragen. De patiënten
tieplanning niet meer te zien als een probleem van de prak-
agenda wordt veelal ook zes maanden vooruit gepland, dus
tijkmanager, maar als gezamenlijk probleem te benaderen.
de personele bezetting plan je het liefst meer dan zes maanden vooruit. Naast de deadline is uiteraard ook het kader
Aanpak
kenbaar gemaakt aan het team, zodat hier binnen het team
In het verlengde van bovenstaande is het advies van de
al rekening mee kan worden gehouden bij het indienen van
vakantieplanning als volgt aan te pakken:
de aanvragen.
34
