Hoe voorkom je dat wachttijd irritaties veroorzaakt?
STAP-BUDGET
Nieuwe subsidie voor scholing
NIEUW!
Praktijkmanager platform GRENS OVERSCHRIJDEND GEDRAG Eeuwenoud en actueel
10
gedrag s
re
Vakblad voor praktijkmanagers in de mondzorg
No04 maart 2022
in de pr gels aktijk
VAN DE EERSTE
ADEMHALING TOT DE LAATSTE
KIES
Miele Experience Center, Vianen
07/07/22 Nurcan Yilmaz • Kirsten Slagter • Steven Zwerink • Marte Bosman en tafelhost Harriët Schapers
www.dentalbestpractice.nl
Platform Met PM magazine voorzien we in een vraag naar gerichte informatie voor praktijkmanagers in de mondzorg. We merkten echter ook dat er behoefte bestond om met elkaar te sparren en kennis te delen. Waarom dan niet één landelijk platform ontwikkelen waar informatie en kennisuitwisseling samenkomt? Met dit idee zijn we verder gaan brainstormen, juist ook met verschillende praktijkmanagers om samen uit te zoeken wat er dan op zo’n platform moet komen. Dit hebben we allemaal in kaart gebracht en inmiddels zijn we het platform aan het vullen met allemaal leuke en interessante content. De komende twee maanden gaan we testen en de grote lancering zal tijdens hét Event voor de Praktijkmanager op 20 mei zijn. Even wachten dus, maar intussen kan je wel ons magazine
Waarom dan niet één landelijk platform ontwikkelen waar informatie en kennisuitwisseling samenkomt?
doorlezen. Ook daar gaat het over wachten trouwens… En hoe je voorkomt dat wachttijd irritatie veroorzaakt in de praktijk. Pauline Sterenborg geeft antwoord en tips. In deze uitgave vertellen we je uiteraard meer over het platform en leer je de betrokken mensen kennen. We gaan verder nog in op grensoverschrijdend gedrag, de praktijkcultuur en waarom je die op papier moet zetten, het gebruik van de term non-responder, STAP de nieuwe subsidieregeling voor scholing, de vakantieplanning, geur in de praktijk en worden er vier vragen over meerkamerplanning beantwoord door expert Verry van Rossum. Natuurlijk heeft Renate weer een nieuwe column voor je en vertelt Anne Valkeman waarom hij voor het vak heeft gekozen.
Veel leesplezier! Lies ligtvoet Ilko Alink
Ilko Alink en Lies Ligtvoet
Redactieadres Postbus 62, 7437 ZH Bathmen Contact: Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl
Aan dit nummer werkten mee Kirsten Heukels, Pauline Sterenborg, Nicolette Biesters, Verry van Rossum, Monique Heijtel, Mikki de Goede, Anne Valkeman, Caroline Cuppens, Bart Janssens, Renate Faulhaber, Kim van der Kuijl en Sjoerd Kuiken
Vormgeving Laura van Leijenhorst
Adreswijzigingen Per e-mail: pm@dentalbestpractice.nl Vermeld zowel je oude als nieuwe adres.
Adverteren en marketing
Inhoudsopgave
Redactie
Niek Nijhuis en Concetta Scibona, pm@dentalbestpractice.nl, Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl
Druk Print.com
Volg ons ook op Facebook en Instagram @Praktijkmanager_magazine
Copyright © 2022 Dental Best Practice. Niets in deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gereproduceerd zonder schriftelijke toestemming van Dental Best Practice of andere auteursrechthebbenden. Dental Best Practice kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de juistheid en volledigheid van alle in deze uitgave opgenomen teksten en beelden.
14 Verry van Rossum 4 vragen over de meerkamerplanning
34 Sjoerd Kuiken De vakantieplanning, wie lost het op?
36 Caroline Cuppens De praktijkcultuur; zet het op papier
04 Grensoverschrijdend gedrag 08 Het wachten verzachten 12 Non-responder geeft meestal wel respons Hepatitis B 14 4 vragen over meerkamerplanning 18 STAP-Budget Nieuwe subsidie voor scholing 21 T andenfee 23 De duurzame reis van TePe 24 G eur in de praktijk Vraag het een belevings-expert 27 Column Renate Faulhaber 28 P raktijkmanager platform Behind the scenes 33 M ag ik je wat vragen? Anne Valkeman 34 De vakantieplanning, wie lost het op? 36 De praktijkcultuur Zet het op papier
08 Pauline Sterenborg Het wachten verzachten
”Spelregels maken tijdens het spelen is erg ingewikkeld”
4
Grens overschrijdend gedrag Kirsten Heukels
Het lijkt een nieuw modewoord, nu de dagelijkse actualiteit
werken dat grensoverschrijdend gedrag kan ontstaan en
veel aandacht heeft voor het fenomeen ‘grensoverschrij-
blijft bestaan.
dend gedrag’. Het is alleen niet van gisteren, het was er namelijk altijd al. Dit heeft te maken met normen, waarden,
Gedrag
verwachtingen en de - over het algemeen - gebrekkige com-
Dit is een heel groot verzamelwoord van alles wat wij laten
municatie van al deze zaken. Laten we een paar componen-
zien of doen. We zijn alleen zoveel meer dan ons gedrag.
ten langslopen, om wat bewustwording te krijgen over hoe
Gedrag is een uitkomst van alles wat we denken, voelen,
ingewikkeld dit eigenlijk is.
onze overtuigingen, onze gehele perceptie van de wereld. Nog ingewikkelder: iedereen heeft een unieke perceptie,
Opvoeding
roze bril als het ware, die niet is afgestemd op die van ande-
De veelgehoorde zin: ”voed je zonen op”, leek nogal tekort
ren. Door cultuur en ook wetgeving, zijn er bepaalde ‘regels’
te komen, toen ik de reacties van de vrouwen in de uitzen-
waar we ons aan houden. Of hopen te houden. Bij grens-
ding van BOOS zag. Reacties die ik als extern vertrouwens-
overschrijdend gedrag (ook een groot gebied) past gedrag
persoon wekelijks zie: schaamte, angst, niet durven aange-
van de ander niet in jouw perceptie, niet in jouw waarden en
ven dat je je niet (meer) prettig voelt in de situatie. Dit heeft
normen palet. En dat mag áltijd gezegd worden.
niet alleen te maken met jongens, dit heeft te maken met ons allemaal. In onze opvoeding (geven en ontvangen) is
Hoe pak ik dat aan?
het essentieel dat je, ongeacht je sexe, leert wat persoon-
Grenzen zijn spelregels die de omgang met jezelf en ande-
lijke grenzen zijn, hoe je deze kenbaar kunt maken en wat te
ren makkelijker maken. Deze spreek je, waar je maar kunt,
doen wanneer iemand deze toch overschrijdt. Ook heeft het
aan de voorkant af. Spelregels maken tijdens het spelen is
te maken met een voorbeeld van gelijkwaardigheid. Kunnen
erg ingewikkeld en schept verwarring. Door grenzen stellen
de mensen die jou opvoeden allebei aangeven wat zij wil-
schep je voor anderen duidelijkheid én persoonlijke ruimte
len, hoe ze het willen en wat dit hen oplevert? Het antwoord
voor jezelf.
is: vaak niet… In de meeste gevallen dragen we deze zaken niet bewust over. Sterker nog, we dragen onbewust allerlei
Misschien ben je iemand die nu eenmaal graag anderen
patronen en overtuigingen over die helaas juist in de hand
helpt? Je voelt je er goed door, of je vindt het gewoon het
5
Tips! •
Zet op een rij wat voor jou echt grenzen zijn (ook een leuke oefening met kinderen)
• •
Schrijf mogelijkheden op om deze goed aan te
met ze simpelweg aangeven en de checkvraag stellen of
geven aan de benodigde mensen
men zich aan die grenzen kan houden.
Kies een persoon in jouw omgeving waar je naartoe gaat in grensoverschrijdende situaties
•
Bedenk wat je zou willen doen in de situatie dat iemand jouw grens overschrijdt en zet deze af tegen wat je in werkelijkheid tot nu toe deed
•
Oefen meerdere keren hardop wat je zou willen doen, zodat wanneer je in de situatie komt, je het al eens hebt gedaan en dus meer voorbereid bent (minder verrast of overrompeld)
De grens overschrijden Iedereen heeft - bewust of onbewust - een keer iemand anders’ grens overschreden. Ook daarin ervaren we verschil (vindt men het één erger dan het ander). In essentie is al het grensoverschrijdend gedrag ongewenst. Leed is niet vergelijkbaar en het zwaarst voor diegene die het draagt. Zorg dat je een persoon hebt waar je naartoe kunt wanneer iemand jouw grens overschrijdt. Benader diegene het liefst wanneer er niets aan de hand is, in alle rust. Bespreek wat je
In alle gevallen: blijf er niet alleen mee zitten.
voelt en denkt en kijk samen naar mogelijke handelingen die
Je hoeft het niet alleen te doen!
je kunt of wilt doen om de situatie voor jou beter te maken. Dit kan op je werk en in de thuissituatie.
Vertrouwenspersoon juiste om altijd ‘ ja’ te zeggen wanneer anderen je om hulp
In de werkomgeving is er wellicht ook een vertrouwensper-
vragen. Of ben jij iemand die zijn grenzen wel kent, maar ze
soon. Die is er speciaal voor jou en voor het (in vertrouwen)
niet durft aan te geven wanneer het erop aankomt? Wil jij
bespreken van dingen. Deze vertrouwenspersoon mag niets
conflicten liever uit de weg gaan en denk je daarom telkens
doen zonder toestemming van jou als melder en dus heb je
bij een grens-moment ‘ach, voor deze ene keer’?
zelf alle controle over wat wel en niet gebeurt met die informatie. De vertrouwenspersoon kan je helpen in het beden-
Nog een veelvoorkomende optie: je hebt moeite met ‘nee’
ken van wegen om het voor jou beter te maken. Er bestaan
zeggen. Deze optie komt vaak voor in combinatie met
intern- en extern vertrouwenspersonen. Intern vertrou-
bovenstaande opties, of is een probleem op zich. Hoe dan
wenspersonen werken bij het bedrijf zelf en zijn jouw col-
ook, ‘nee’ of ‘stop hier’ zeggen is cruciaal in het aangeven
lega. Extern vertrouwenspersonen zijn niet in de organisatie
en beschermen van je grenzen. Bespreek dit eens met colle-
werkzaam. Zij zijn onafhankelijk buitenstaander. In sommige
ga’s, vrienden, familie: waar liggen mijn grenzen eigenlijk en
gevallen wil de melder de zorg liever niet bespreken binnen
geef ik deze voldoende aan? Dit is overigens niet hetzelfde
het bedrijf, dan is een extern vertrouwenspersoon fijn. In
als uitleggen of je verdedigen voor een grens: totaal onnodig
andere gevallen is een interne vertrouwenspersoon juist fijn
namelijk. Grenzen zijn persoonlijk, reëel en niet ter discussie.
omdat deze dichtbij is en vanuit eigen ervaring in de organi-
Helpende vragen om jouw grenzen te bepalen zijn:
satie kan meedenken.
•
“Anderen mogen niet…..”
•
“Ik heb het recht om te vragen om…….”
Kirsten Heukels is zelfstandig ondernemer en eigenaar van 1 for 2
“Om mijn tijd en energie te beschermen, is het geoor-
Social Innovation. Zij is internationaal actief als profiler, waar-
loofd om…..”
bij zij analyses maakt van de combinatie tussen micro expres-
•
sies in het gezicht, bodylanguage en stemgebruik. Deze zet zij in
6
Grenzen hebben vaak ook een achtergrond. Een ervaring,
bij haar werkzaamheden als crisis- en gijzelingsonderhandelaar.
zowel positief als negatief, kan hieraan hebben bijgedragen.
Daarnaast coacht zij individuen en teams om excellente commu-
Aan mensen die je vertrouwt, kan je de achtergronden van
nicatie en daardoor samenwerking te bereiken. Voor specifiek
jouw grenzen kenbaar maken. Bij anderen kan je volstaan
gekozen organisaties is zij actief als extern vertrouwenspersoon.
Werkt u al met AirSmile®? Dé aligner van Excent! Steeds meer tandartspraktijken krijgen ermee te maken; patiënten die niet helemaal tevreden zijn met de stand van hun tanden maar geen slotjesbeugel willen. Om aan de wens van de patiënten te kunnen voldoen is er AirSmile®. De beugel die uitneembaar en nagenoeg onzichtbaar is.
• • • • • • •
www.airsmile.eu
Laagdrempelig voor behandelaar Innovatie in de praktijk Uitneembaar & comfortabel Nagenoeg onzichtbaar Snel resultaat Scherpe prijsstelling Excent, 40 jaar advies in ortho!
Wilt u meer weten over AirSmile® en de mogelijkheden bij u in de praktijk? Neem dan contact op met Thijs van Groningen, Accountmanager AirSmile® via 06 4600 3540 of t.vangroningen@excent.eu
8
Het wachten... ...verzachten Wachten…, frustreert het ons niet allemaal? Aan de telefoon, met ‘nog zoveel wachtenden voor je’. Wachten in de rij om die nieuwe aankoop af te rekenen; hoe langer het duurt, hoe minder blij je ermee bent. Wachten is een ‘belevingskiller’. Onze waardering voor een bedrijf, product of service daalt in hetzelfde tempo als waarin de wachttijd stijgt. Pauline Sterenborg
Wachten in het ziekenhuis
het slecht georganiseerd. En waarde-
persoon van dat moment. Die kreeg
In de zorg lijkt wachten van een heel
loos gecommuniceerd. Je merkt het,
mijn volle aandacht. Wachtende, bel-
andere orde. Alsof het erbij hoort.
de frustraties komen weer naar boven
lende, vragende patiënten, medewer-
Misschien heb jij dat zelf ook wel eens
terwijl ik dit schrijf.
kers of collega’s moesten wachten
meegemaakt, bijvoorbeeld bij een spe-
tot die ene patiënt weg was. Als een
cialist in het ziekenhuis? Hoe ervaar je
Wachten in de mondzorgpraktijk
behandeling uitliep, dan moest een
dat wachten dan?
Nu denk je waarschijnlijk: zo erg is het
ander dus wachten.
bij ons niet! Wij lopen bijna nooit uit. Zelf word ik er niet vrolijk van. Zo zat
Meestal niet langer dan 10-30 minu-
ik eens als mantelzorger maar liefst
ten. En: we werken met mensen, we
anderhalf uur naast de patiënt. Die
zijn geen robots, uitloop komt voor en
overvolle wachtkamer staat op mijn
wachten hoort erbij.
“Hoe voorkom je dat wachttijd irritaties veroorzaakt?”
netvlies gebrand. Niemand had enig benul hoelang het nog zou duren.
Vanuit jouw perspectief als praktijk-
Gelukkig vinden de meeste mensen
Mensen
gin-
manager of mondzorgverlener is dat
‘even’ wachten niet erg. Vaak hebben
gen morren, werden boos… En eerlijk
een begrijpelijke reactie. Jij voert met
ze er wel begrip voor. Toch is het een
gezegd, ik ook!
zorg, tijd en aandacht de juiste behan-
speerpunt: hoe zorg je dat de persoon-
deling uit. Dat is ook wat de patiënt-op-
lijke aandacht voor de ene patiënt-op-
Veel negatieve emoties dus. En bij de
de-stoel verwacht. Die patiënt wil jouw
de-stoel de gastvrijheidsbeleving van
volgende bezoeken aan dat zieken-
volledige focus. En terecht! Zo deed ik
de ander-in-de-wachtkamer niet nega-
huis verliep het steeds weer zo! Wat
dat zelf ook. De patiënt-in-de-behan-
tief beïnvloedt? Hoe voorkom je dat
mij betreft is dat niet normaal. Ik vind
delkamer was altijd de belangrijkste
wachttijd irritaties veroorzaakt? >>>
werden
ongeduldig,
9
Wacht-‘verzachters’ • Proactief informeren. Laat weten dat
• Bijsturen. Als de behandelaar uit-
meegemaakt? Dat je denkt: ‘Ik plan
het ‘iets uitloopt’ vóórdat de patiënt
loopt, kijk dan of je de volgende pati-
mijn afspraak als eerste, dan weet ik
op zijn klok kijkt ‘hoelang het nog
ënt(en) vooraf kunt informeren. Bel
zeker dat ik op tijd geholpen word.’ En
duurt’. Als de wachtende patiënt zich
bijvoorbeeld dat ze iets later kunnen
dat je dan constateert dat jouw behan-
gezien voelt, dan accepteert hij dat
komen. Of zeg al bij binnenkomst dat
delaar, kapper, automonteur ‘gezellig
wachten meestal wel. Voorkom dat
het uitloopt; al dan niet gevolgd door
aan de koffie zit’, maar jij op hete kolen!
die patiënt zich zuchtend, boos of ge-
de vraag of die patiënt wil wachten.
Zo is dat ook voor jouw patiënt. Niet
ïrriteerd aan de balie meldt met de
• Op tijd beginnen. Het klinkt als een
voor niets kiest hij het eerste tijdslot
mededeling dat hij ‘al zolang wacht’.
open deur. Toch gebeurt dat ook in
van de dag. Tijd is voor hem net zo kost-
Dat scheelt frustratie bij zowel de pa-
jouw praktijk misschien niet elke
baar als voor jouw praktijk.
tiënt als de balieassistent.
dag. Omdat jullie aan het begin van
• Verontschuldigen. Bied je excuses
de dag nog samen dat kopje koffie
Het gaat om het managen van ver-
aan bij binnenkomst in de behandel-
drinken en de eerste patiënt te laat
wachtingen en het geven van persoon-
kamer. Wat mij betreft zowel door de
binnenhalen. Bedenk dat jouw pati-
lijke aandacht. Heb oog voor die wach-
assistent (al dan niet met uitleg) als
ënt ook een agenda heeft, werk, an-
tende patiënt en verzacht het wachten.
door de behandelaar. Dat stemt de
dere afspraken. Het is niet meer dan
Daarmee maak je duidelijk dat jij niet
meeste mensen mild. Zeker als je
beleefd, fatsoenlijk en heel normaal
alleen begrip verwacht voor het feit dat
vertelt dat al jullie zorg, tijd en aan-
dat je daar rekening mee houdt.
jullie uitlopen. Je geeft aan dat jij je realiseert dat ook zijn tijd kostbaar is
dacht nu voor hen is. ënt kan en wil wachten. Als de uit-
Aandacht voor de wachtende patiënt
Pauline Sterenborg was tandarts, is eige-
loop langer duurt dan bijvoorbeeld
Als je elke ochtend of middag later
naar van PBS Advies en docent bij Dental
15-20 minuten, dan maakt die patiënt
begint dan gepland, stel jezelf dan de
Best Practice. Zij adviseert en traint tand-
misschien liever een nieuwe af-
vraag hoe je die planning kunt aanpas-
artspraktijken bij het ontwikkelen van een
spraak. Bied die mogelijkheid aan.
sen. Of verkort de dagstart of lunch-
gastvrije(re) werkomgeving - www.pbs-ad-
Uiteraard met excuses. En niet met
pauze. Ik weet hoe belangrijk die infor-
vies.nl
een nota voor een niet-nageko-
mele momenten zijn. Maar ook hier
men-afspraak…
weer de vraag: heb je het zelf al eens
• Keuze aanbieden. Vraag of de pati-
Tips • Informeer proactief, voordat de patiënt vraagt of klaagt • Verontschuldig je voor de wachttijd • Geef de patiënt de keuze om een andere afspraak te maken • Bel eventueel de volgende patiënt dat hij later kan komen
10
.
• Begin op tijd met de eerste patiënt • Bedenk dat tijd ook kostbaar is voor jullie patiënten • Maak onderling afspraken wie de patiënt informeert over uitloop • Mindset: zie de wachtkamer als ontvangstruimte
Gun jezelf en je patiënten Anders Bij Anders Medical Factoring streven we ernaar om 100% digitaal te werken. Ons hele facturatieproces is ingericht op digitale factuurverwerking. Daarom is een factuur per e-mail bij ons gratis. Tel uit je winst!
Ruim 80% van de facturen van onze klanten wordt digitaal verstuurd, deze klanten profiteren daardoor van: > Snellere uitbetaling;
> Sneller inzicht in financiële status van de praktijk; > Handige digitale inlogomgeving voor de patiënt;
> Informatiebeveiliging van het hoogste niveau (volgens de NEN 7510 norm); > Gelbesparing: een digitale factuur is bij ons gratis; > Milieuvriendelijke manier van factureren.
Ook profiteren van volledig digitaal factureren? Maak dan een vrijblijvende afspraak met ons!
Nummer één in
digitaal factureren
Anders Medical Factoring
085 273 49 79
Hagenweg 3c
info@andersmf.nl
4131 LX Vianen
www.andersmf.nl
De non-responder geeft soms wel respons
Hepatitis B vaccinatie
in de mondzorgpraktijk Nicolette Biesters
Bij het aannemen van een nieuwe medewerker kom je er niet onderuit; het vragen om de vaccinatiestatus Hepatitis B. Een werkgever in de zorg is namelijk wettelijk verplicht om een vaccinatie tegen Hepatitis B aan te bieden als blijkt dat de werknemer in contact kan komen met bloed. Het lijkt een eenvoudige vraag met een eenvoudig antwoord. Toch is dat het
mende handelingen zijn, waardoor er naast het eigen risico
niet altijd. Zo komt de term ‘non- responder’ regelmatig voorbij.
ook het risico is dat een patiënt door de betreffende behan-
Wat betekent dat precies en welke gevolgen heeft het voor je
delaar besmet raakt.
praktijk en voor de sollicitant?
De RIVM-richtlijn* geeft aanwijzingen om besmetting uit te sluiten en de gevolgen van besmetting te beperken. Zo
Non responder en veiligheidsrisico
moet ieder kwartaal een bloedonderzoek plaatsvinden. Als
Een non-responder is iemand die ondanks twee volledige
praktijkmanager betekent dit vaak dat je deze medewerker
vaccinatietrajecten (van ieder drie Hepatitis B vaccinaties in
moet helpen herinneren aan dit dragerschapsonderzoek en
maand 0, 1 en 6) toch geen of een lage antistoftiterwaarde
hem of haar eventueel moet vrij plannen om het onderzoek
heeft.
te laten verrichten. De bewijzen dat de medewerker niet
Een non-responder (voor een ongevaccineerde persoon
besmet is, moeten worden geregistreerd in de vaccinatie-
geldt hetzelfde) mag in je praktijk werken, maar er is wel
status van de medewerker. Als er een prikaccident plaats-
een veiligheidsrisico. Deze medewerker is immers niet
vindt met deze medewerker, kan toediening van immunog-
beschermd tegen besmetting met het Hepatitis B virus, ter-
lobuline mogelijk noodzakelijk zijn. Dit is afhankelijk van het
wijl er werkzaamheden in een tandartspraktijk zijn waarbij
besmettingsrisico. Al met al wat meer werk, maar natuurlijk
een reëel risico is op besmetting. Ook kunnen er risicovor-
heb je dat over voor je waardevolle medewerker!
12
“Hoe houd je de belangen van patiënt en praktijk in balans?”
Soms blijkt zelfs dat er in het verleden helemaal geen vaccinatie is geweest, maar alleen een meting. Dan is het logisch dat er geen respons op een vaccinatie te vinden was. De oorzaken liggen erg uiteen, maar het is de moeite waard om in jouw praktijk eens na te gaan of er ook sprake kan zijn van een vergissing.
Wat kun je doen? Misschien herken je het dat een medewerker de term non-responder gebruikt, of misschien heb je zelf die conclusie eens getrokken. Ga dan nog eens na of er inderdaad twee volledig doorlopen vaccinatietrajecten zijn geweest. Zo ja, dan vraagt de richtlijn ieder kwartaal om dragerschapsuitsluiting en overige extra maatregelen. Heb je geen bewijs van twee volledig door-
Vaak onterechte conclusie
lopen vaccinatietrajecten, vraag dan eens om advies
Uit onderzoek is gebleken dat bovenstaande situatie slechts
bij een aanbieder van vaccinaties. Meestal wordt gead-
bij vijf procent van de gevaccineerden voorkomt! De kans
viseerd om alsnog een traject te doorlopen. En vaak is
dat jij in jouw praktijk te maken krijgt met een non-respon-
een booster, gevolgd door een meting, voldoende om de
der is dus aanwezig, maar wel vrij klein. Toch wordt de term
medewerker toch volledig én aantoonbaar beschermd
regelmatig - vaker dan de vijf procent - gebruikt. Vaak niet
te krijgen. Daarmee beperk je de veiligheidsrisico’s voor
terecht.
medewerker én patiënt. Het is de moeite waard!
Zoals hierboven omschreven, geldt de term non-responder pas als blijkt dat een persoon na een volledig traject niet res-
Bron: Hepatitisinfo.nl en *RIVM richtlijn preventie transmissie
pondeert en als na een hervaccinatietraject de antistoftiter
van hepatitis B van medisch personeel naar patiënten
nog steeds <10 is. Kan je sollicitant geen bewijs overleggen van twee volledig doorlopen vaccinatietrajecten, dan is er
Nicolette Biesters is werkzaam als coördinator veiligheid bij
een grote kans dat er helemaal geen sprake is van non-res-
TopMondzorg. Samen met haar team ondersteunt zij prak-
ponderschap. De oorzaak ligt dan vaak bij het feit dat de anti-
tijkmanagers van o.a. Dental Clinics, TopOrtho en Proclin om
stoftitermeting te laat heeft plaatsgevonden, dat er slechts
een veilige praktijk en werkcultuur te bieden aan patiënten en
één vaccinatie is geweest en de overige twee ‘vergeten’ zijn.
medewerkers.
13
14
4 vragen over
meerkamerplanning Verry van Rossum
In steeds meer praktijken wordt met een meerkamerplan-
patiënt hoeft niet van kamer te wisselen of terug te komen
ning gewerkt, ook wel het PDI Business Model genoemd.
voor deze controle.
De kern van dit concept is om met meer kamers op efficimet veel aandacht voor patiënten. Verry van Rossum houdt
2. Moet in de planning de ‘tandartstijd’ worden opgenomen?
zich al vanaf 2006 bezig met dit concept en heeft het PDI
Het antwoord daarop is kort en krachtig, nee! Eén van de
Business model in veel praktijken geïmplementeerd. Hij
belangrijkste principes van een meerkamerplanning is dat
bespreekt vier veel gestelde vragen uit de praktijk.
de behandelingen worden gepland, niet de tandarts. De
ënte wijze hoogwaardige tandheelkundige zorg te leveren
planning moet zodanig in elkaar gestoken worden dat er een
1. Wat te doen met de vele preventie afspraken?
goede behandelmix mogelijk is. De behandelblokken staan
Doordat preventie een steeds belangrijker onderdeel van
zo gepland dat wanneer de tandarts in de ene kamer klaar is
de tandheelkunde is geworden neemt het aantal preventie
met zijn deel van de behandeling, er in een andere kamer een
afspraken enorm toe. Dit kan resulteren in het vol lopen van
patiënt klaarligt voor zijn volgende behandeling. De behan-
de planning voor de tandarts. Hoe pas je dit in een meerka-
delblokken hebben altijd een overlapping van tien minuten
merplanning in? Omdat in de meeste praktijken de tandarts
zodat er een goede aansluiting is voor de behandeltijd van
op twee of drie kamers werkt, ga ik van deze situatie uit.
de tandarts. Er loopt als het ware een slang door het behandelschema die aangeeft hoe de route van de tandarts loopt.
Als er veel preventie afspraken in de planning van de tandarts staan, zal de tandarts regelmatig moeten wachten op
Een ander belangrijk principe is dat de planning zo simpel
de preventieassistent die met een langere behandeling
mogelijk moet zijn. Als de receptioniste een behandeling
bezig is. Dit is nu juist niet de bedoeling van het meerkamer-
moet inplannen, moet dit snel en eenvoudig kunnen. Als zij
concept dat is ontwikkeld om tijd van de tandarts zo effici-
dus met de tandartstijd erbij moet gaan plannen, betekent
ënt mogelijk te gebruiken.
dit dat zij in feite twee planningen moet volgen. Dit maakt
De oplossing is dan om een aparte preventiekamer in de
het ingewikkeld, tijdrovend en de kans op vergissingen erg
planning op te nemen waar de langere preventiebehande-
groot.
lingen worden uitgevoerd. Deze behandelingen kunnen ook worden gecombineerd met de halfjaarlijkse controle. Op het
3. Is de planning iedere dag hetzelfde?
moment dat de tandarts van kamer wisselt, of dat hij een
Ja, dat is inderdaad de bedoeling en daar zijn een aan-
taak heeft gedelegeerd aan de assistent, kan hij in de pre-
tal redenen voor. Eén van de doelen van het PDI Business
ventiekamer de controle doen. Dit kost de minste tijd en de
Model is een grote efficiëntie in de praktijk. Om dat te reali-
15
lijk uit te voeren. Voor de receptioniste betekent dit dat zij
4. Wie heeft de controle over de planning? Wie stuurt bij als dat nodig is?
veel minder tijd kwijt is aan het vinden van vrije plekken in
Veelal is de tandarts degene die de assistenten aanstuurt en
de planning. Zo heeft zij vaak de open plekken van grote
bepaalt of er afgeweken wordt van de planning. Dit vraagt
behandelingen in haar hoofd zitten en kan direct sturen op
veel energie van de tandarts, omdat naast het gewone tand-
het vullen van deze lege plekken. Een ander groot voordeel
heelkundige werk ook de organisatie in de praktijk veel aan-
voor de receptioniste is dat afspraken wat makkelijker te
dacht vraagt. Het resultaat is dat de tandarts na een dag
verschuiven zijn. Stel dat er door een annulering vandaag
intensief werken, vermoeid thuiskomt en nauwelijks energie
of morgen een behandelplek vrijkomt dan is het belangrijk
heeft voor een fijne avond met familie.
seren is het van groot belang om alle taken zo simpel moge-
“Afspraken zijn wat makkelijker te verschuiven” om deze plek weer snel op te vullen. Wanneer een patiënt
In het PDI Business Model gaat dit anders. De assistenten
gebeld wordt die een week later op hetzelfde tijdstip staat
krijgen deze verantwoordelijkheid en sturen de tandarts
ingepland om deze een week naar voren te halen, is de kans
aan. Een belangrijke taak van assistenten is zorgen dat de
redelijk groot dat daar ja op wordt gezegd. Dit komt omdat
ingeplande patiënten op tijd behandeld worden.
veel mensen een langer bezoek aan de tandarts vaak op hun
Constateert de tandarts bijvoorbeeld een caviteit tijdens
vrije- of bijvoorbeeld thuiswerkdag plannen. Op die manier is
een controle dan is vaak de neiging om deze direct even te
de opengevallen plaats snel opgevuld.
behandelen. Zeker als het een patiënt betreft die ver weg woont of een heel drukke baan heeft. Als dit gebeurt dan
Een andere noodzaak om elke dag dezelfde planning te han-
loopt de planning weer uit, wat zeker niet de bedoeling is. De
teren is de snelheid van voorbereiding. Doordat iedere dag
juiste gang van zaken is dat de tandarts vraagt aan de assis-
hetzelfde schema wordt gehanteerd zijn de behandelingen
tent of er ruimte in de planning is om deze caviteit te her-
die in de kamers worden verricht ook iedere dag hetzelfde.
stellen. Is die ruimte er, dan wordt dat gedaan. Is de ruimte er
Daardoor wordt het klaarzetten van de tray’s een snelle rou-
niet dan geeft de assistent dit aan en wordt er een vervolg-
tineklus die tijd bespaart en fouten voorkomt.
behandeling ingepland. Het lastige in deze situatie is dat er
.
nee gezegd moet worden tegen de patiënt. Het mooie van deze wijze van werken is dat de planning nee zegt. Tegen de patiënt kan worden gezegd: “We zouden het graag willen doen maar de planning laat het helaas niet toe”. De patiënt begrijpt dit en snapt dat er een vervolgafspraak moet worden gemaakt.
Verry van Rossum is al ruim 25 jaar actief in de tandheelkunde in Nederland en inmiddels ook in België. Vanuit het bedrijfsleven is hij als zelfstandige gaan werken als trainer/coach en heeft in veel bedrijven veranderingstrajecten uitgevoerd. In die functie is hij gestart met het geven van cursussen aan tandartsen op het gebied van meerkamerplanning en praktijkorganisatie. In 2006 is hij medeoprichter van Practice Development Institute, een opleidingsbedrijf gespecialiseerd in het meerkamerconcept.
16
E C T N X B V X N E T
R U I D E E E I A C O
G B J W E D I N V O U
O E D I N I L T I N C
N X B F V E I U G O H
O E E I O N G Ï A M S
M C S N U I X T T I C
I O P I D N C I I S R
S D A E I G U E E C E
C R R U G X B V X H E
H Y E W E X E E X X N
TIJDELIJK T O T €1.000,VOORDEEL*
Hét Event Event voor de praktijkmanager VRIJDAG 20 MEI 2022 MIELE EXPERIENCE CENTER VIANEN
*afhankelijk van model
SPREKERS: Marjo Riebergen Jolanda van Boven Marlies van der Vooren Kirsten Heukels Verry van Rossum Sjoerd Kuiken
CUBE EN CUBE X A U T O C L AV E N
Sc
lden
er informati e
en
me
QR-code vo de or an je aan t m e o
me
De korte cyclustijden, de intuitieve bediening en het innovatieve droogconcept EcoDRY-technologie zorgen voor de dagelijkse reiniging en desinfectie van praktijkinstrumenten. Nu tijdelijk in prijs verlaagd!
Meer informatie: 0347- 378 884 of www.miele.nl/pro/cube
Miele Professional. Immer Besser.
STAP-Budget Nieuwe subsidie voor scholing Monique Heijtel
18
Er is een nieuwe subsidie voor scholing. Vanaf 1 maart kun-
gen niet in het register dan kan je als werkgever toch over-
nen jouw medewerkers via de Subsidieregeling STimulering
wegen om deze beschikbaar te stellen voor jouw mede-
ArbeidsmarktPositie (STAP) subsidie aanvragen voor scho-
werker. Jouw medewerker krijgt dan wel geen STAP sub-
ling en ontwikkeling. Het STAP-budget vervangt hiermee
sidie maar jij kan de studiekosten onbelast vergoeden via
de voormalige privé-aftrekpost voor studiekosten in de
de werkkostenregeling.3 Uiteraard doe je dit niet zomaar.
aangifte inkomstenbelasting. Hoe werkt STAP? Wat zijn de
Echter een opleiding kan jou als werkgever goed uitkomen,
voordelen voor jou als werkgever?
omdat de medewerker zo beter inzetbaar is en je vergroot de kans om de medewerker aan jou te binden, omdat deze
Jouw werknemers of werkzoekenden kunnen de STAP-
wordt uitgedaagd op zijn huidige werkplek. Ook de combi-
subsidie gebruiken voor het volgen van een training, cursus
natie tussen STAP en de werkkostenregeling is mogelijk.
of opleiding om zo goed inzetbaar te blijven op de arbeids-
Als jouw medewerker een opleiding vindt via het scholings-
markt. Met het STAP-budget wil de overheid mensen de
register, maar deze is duurder dan €1.000,-, dan zal jouw
mogelijkheid bieden om meer eigen regie te nemen bij het
medewerker voor de eerste €1.000,- STAP subsidie krijgen
ontwikkelen tijdens hun loopbaan. Werkenden en werkzoe-
en kan jij het overige bedrag bijleggen en onbelast vergoe-
kenden hebben zo meer kansen om hun baan te houden,
den via de werkkostenregeling. Bespreek dit ook tijdens de
of om een nieuwe baan te vinden.1 In plaats van geld ach-
functionerings- of ontwikkelgesprekken. Zo kan jij als werk-
teraf besparen via de belastingaangifte (zoals dat voor 2022
gever jouw medewerkers stimuleren om scholing te volgen.
het geval was), zal het UWV de scholing direct bekostigen.
Als goed werkgever heb jij namelijk een scholingsplicht.
Een werknemer of een werkzoekende hoeft het dus niet
Lees daarover meer in het artikel dat wij van MO-HR hier
eerst zelf voor te schieten. Dat moet volgens de overheid
eerder over hebben geschreven.4
meer mensen over de streep helpen een opleiding te volgen. Daarnaast zijn steeds meer werkzaamheden digitaal.
Scholing voor jou als ondernemer?
Daardoor ontstaan er nieuwe banen, maar tegelijkertijd
Voor jou verandert er niets. Als deze studiekosten zakelijke
verdwijnen er ook een boel banen. De coronacrisis heeft de
kosten zijn, kan je deze nog steeds aftrekken van de omzet
arbeidsmarkt ook veranderd, waardoor bepaalde beroeps-
van de praktijk.
groepen hun baan kwijtraakten terwijl sectoren zoals de
.
zorg en techniek zaten te springen om personeel. Voor men-
Kortom
sen in de bouw of met andere zware beroepen kan omscho-
Scholing is een belangrijk onderdeel voor het HR-beleid van
ling juist helpen om van baan te wisselen, zodat zij op een
jouw organisatie. Bied dit niet alleen voldoende aan, maar
gezonde wijze de AOW-leeftijd kunnen bereiken.
leg jouw scholingsbeleid ook goed vast in jouw arbeidsvoorwaardenregeling of arbeidsovereenkomst.
STAP aanvragen Vanaf 1 maart 2022 kunnen werkenden of werkzoekenden
Monique Heijtel is docent bij de opleiding Praktijkmanager
één keer per jaar een STAP Budget aanvragen via het UWV.
van Dental Best Practice en HR adviseur bij MO-HR
2
Dit doen zij voordat ze starten met een opleiding, want als
de aanvraag is goedgekeurd, wordt het budget betaald aan de opleider. Zo wordt het geld gebruikt waarvoor het
Bronnen
bedoeld is. Jouw medewerker mag wel alleen kiezen uit
1.https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/leven-lang-
opleidingen die geregistreerd staan in het scholingsregis-
ontwikkelen/documenten/publicaties/2021/12/20/vac-stap-budget
ter om in aanmerking te komen voor de subsidie.
2. https://www.uwv.nl/particulieren/stap-budget/ 3https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belastingen-voor-
Rol van de werkgever
ondernemers/vraag-en-antwoord/werkkostenregeling-wkr
Staat de opleiding die jouw werknemer graag zou willen vol-
4 https://www.mo-hr.nl/de-lusten-en-lasten-van-scholing/
19
Word Tootsee partner
TOOTSEE CLEAR ALIGNERS
Veilig en snel naar een rechte ‘sexy six’ Tootsee biedt de beproefde clear aligner-methodiek in frontodontics in een nieuw teledentistry concept: Individuele diagnose en plan voor cosmetische standsverandering van het front 100% online monitoring door gekwalificeerde, ervaren tandartsen en orthodontisten Laaggeprijsde, hoge kwaliteit producten die aan alle richtlijnen voldoen Klanten besparen tijd en geld, profiteren van flexibele zorg én zien in korte tijd al resultaat.
Word Tootsee partner Geef uw klanten meer keus in behandelingen: Tootsee ontzorgt terwijl u van aantrekkelijke partnervoordelen profiteert. Meer weten? Mail naar partner@tootsee.co of kijk op tootsee.co.
20
Tandenfee leerzaam en leuk Nadat haar zoontje met een ongelukje vroegtijdig zijn tand
Tinus samen met zijn vriendin prinses Chloë spannende
verloor verzon Mikki de Goede uit Den Haag samen met
avonturen mee.
haar zoontje verhaaltjes over de tandenfee en schetste
In het boek worden op een leuke manier weetjes over tan-
er samen beelden bij. Deze opzet belande in een lade
den verteld, bijvoorbeeld hoeveel tanden een kind heeft,
tot haar zoon een echte wiebeltand kreeg. Mikki besloot
maar ook tanden wisselen en poetsen komen aan bod.
het verhaal uit te werken en in eigen beheer uit te geven.
Extra’s achter in het boek met items voor onder het kus-
Nadat juffen en meesters de kladversie hadden gele-
sen zoals een minibriefje en een poetsdiploma of de gratis
zen werkte Mikki de tekst uit in samenwerking met een
audio download en de interactieve zoekpagina geven dit
illustratrice uit Litouwen. Zo kreeg haar droom vorm en
boek een extra touch.
schreef ze haar kinderboek debuut; ‘De geheime wereld
Alle kinderen wisselen hun tanden en waar de ene trots
van de tandenfee’.
zijn wiebeltand aan iedereen wil laten zien, gaat de ander al huilen bij het zien van een tandenborstel uit angst voor
“Er lag geen boek in de boekhandel die het magische
pijn. Dit magische sprookje kan voor beide een handige
gevoel dat ik zelf als kind ervaarde bij het idee van de tan-
aanvulling zijn om het wisselen leuk te laten verlopen.
denfee omschreef. Alle boeken waren vooral informatief,
Tandenpoetsen en lezen zijn belangrijk in de opvoeding
ik wilde een magisch sprookje neerzetten.” En dat werd
en met dit boek stimuleer je beide.
het, een magisch boek van maar liefst 112 pagina’s. Het sprookje geeft een kijkje in de geheime wereld van de tan-
‘De geheime wereld van de tandenfee’ (ISBN
denfee, waar de feeën naar school gaan om te leren hoe
9789462554276) is voor €18,95 verkrijgbaar in de boek-
je een echte tandenfee wordt. In de mensenwereld maakt
handel of via mdg-kinderboeken.nl.
21
Een duurzame keuze
Nieuw! Webshop voor dentale professionals
Duurzame interdentale ragers
De duurzame interdentale ragers van TePe zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met tandheelkundige experts om de hoogste prestaties en kwaliteit tot in het kleinste detail te garanderen. Met deze lijn zetten we een verdere stap naar CO2-neutrale productie van al onze producten en verpakkingen. Door het gebruiken en adviseren van onze duurzame producten draagt u samen met ons bij aan een schonere planeet. Samen maken we het verschil.
80%
minder CO2
•
5% introductiekorting bij bestellingen geplaatst via onze vernieuwde webshop
•
24/7 bestellen
•
Gemakkelijk en snel
•
Voor 12 uur besteld, de volgende werkdag geleverd
1) Scan de QR-code 2) Registreer 3) Bestel!
AD5399NL
Dezelfde hoogstaande kwaliteit voor gezonde tanden en een gezondere planeet.
De duurzame reis van TePe Voor TePe is plastic voor dentale toepassingen vanuit hygiënisch oogpunt nog altijd de beste keuze, maar wij kiezen dan wel voor zoveel mogelijk hernieuwbare grondstoffen, wat fors bijdraagt aan een CO2-reductie van maar liefst 80%. Wij gebruiken voor de productie van onze nieuwe duurzame interdentale ragers door middel van mass balance ingrediënten van 100% duurzame bronnen, zoals Europese pijnboomolie. Met onze hoogwaardige duurzame interdentale ragers wordt het voor u makkelijker om een hoge kwaliteit rager te gebruiken en te adviseren aan uw patiënten. En dat met minder belasting voor het milieu en zonder in te leveren op kwaliteit. In 2022 willen wij al onze producten en verpakkingen CO₂-neutraal hebben. Met elkaar gaan we voor een duurzamere wereld: vandaag, morgen en in de toekomst. We maken niet alleen plannen voor de lange termijn, maar verbeteren vandaag wat beter kan.
www.tepe.com
Mectron Combi Touch Ultrasoon en Air-Polishing in één unit • Zeer krachtige scaler en airpolishing • Gemakkelijk te wisselen tussen supra- en subgingivaal • Voor scaling, perio, restauratie & endo • 2 poederkamers (prophy & perio) • Nozzles van 90º en 120º voor supra- en subgingivaal • 30 soorten tips • Fijne Aftersales service; o.a. gratis bruikleenservice • Prijsgunstig en geen verplicht onderhoudscontract • Verkrijgbaar met hygiënisch glazen touchpanel
Scan hier voor meer info en plan uw vrijblijvende demo in.
‘
”Maak van je wachtruimte een belevingsruimte”
24
Vraag het een belevings-expert
Geur in de praktijk Belevings-expert Bart Janssens is sinds
Wat doet een geur met je?
Welke geur kies je dan?
2009 actief in de professionele geurwe-
“Uit onderzoek blijkt dat de hersengol-
“Wat wil je uitstralen, hoe wil je overko-
reld en heeft een eigen geurbelevingsbe-
ven in het brein veranderen zodra onze
men als praktijk? Klinisch, of juist warm
drijf. We vroegen hem wat geur precies
zintuigen een geur waarnemen. De
en gezellig. Het kan ook zijn dat de prak-
doet en waarom het een belangrijke rol
geuren die we ruiken, hebben hierdoor
tijk een thema heeft, dan kan geur daar-
kan spelen in de praktijk.
een grote invloed op ons brein. Zonder
bij aansluiten. Geur is heel persoonlijk
dat je het beseft ruiken we de hele dag
en daarom is het belangrijk dit goed
Hoe belangrijk is geur?
door. Geuren zijn overal om ons heen.
door te spreken met het team. Met een
“Geur is veel belangrijker dan we vaak
We zijn alleen ontwend om te vertrou-
geuradviseur stem je een geur af op de
denken. Ons reukorgaan helpt ons aan
wen op onze neus en zijn ons niet altijd
merkidentiteit van de praktijk. Zo zorg
allerlei belangrijke informatie. Als eten
bewust van geuren. Maar we reage-
je ervoor dat de stijl en sfeer elementen
bedorven is of er iets in brand staat
ren wel op geur, zelfs als we geur niet
met elkaar worden verbonden.”
kunnen we ruiken dat er iets niet in de
bewust opmerken. Geur speelt dus
haak is. Zo waarschuwt onze neus ons
een ongemerkte, maar zeer belangrijke
Neemt het niet veel ruimte in?
onder andere voor gevaar.”
rol in ons leven. Als je een nieuw ver-
“Zeker niet! Sterker nog, een geurma-
zorgingsproduct uitprobeert, wat doe
chine van ons heeft een schitterende
Hoe werkt geur?
je dan als eerste? Juist, je ruikt eraan.
design uitstraling. Voor grote of kleine
“In de hersenen verwerken we geur
Is de geur niet aangenaam, dan zul je
ruimtes zijn verschillende modellen
in
het product waarschijnlijk niet kopen.
verkrijgbaar, je kunt ze plaatsen op de
hetzelfde
gebied
als
emoties.
Daardoor is onze reukzin nog meer dan
vloer of op een vensterbank en zelfs
Welke toegevoegde waarde heeft geur voor de praktijk?
een systeem aan de wand behoort tot
den. Iedereen zal weleens ervaren hebben dat geuren sterke gevoelens kun-
“Praktijken kijken bij een verbou-
tijk
nen oproepen. De één wordt blij van de
wing naar kleuren, meubilair, rou-
naal dan kunnen we de geurmachine’s
geur van vers gemaaid gras, de ander
ting en muziek, maar geur wordt
hierop veilig aansluiten. De investering
raakt gestrest als hij chloor ruikt. Vaak
vaak
geur
is te vergelijken met de aanschaf van
heeft dat te maken met herinneringen:
zorgt voor meer beleving en een nog
een standaard televisie. Maar dan heb
een geur kan sterke associaties oproe-
betere perceptie van de praktijk. Geur
je ook een systeem dat op subtiele wijze
pen met iets wat je ooit hebt meege-
neemt bijvoorbeeld angst bij pati-
geur verspreid in de praktijk, waardoor
maakt. Al een klein beetje geur is vol-
ënten weg wat wachttijden redu-
er een ontspannen en aangename sfeer
doende voor een onbewuste prikkel
ceert en het maakt het wachten aan-
ontstaat die de behandeling ten goede
die invloed heeft op hoe wij ons voelen
genamer. Ook helpt het penetrante
komt.”
zonder dat we dat merken. Geen won-
behandelgeuren eenvoudig en snel
Bart Janssens is belevings-expert en heeft
der dat geuren invloed hebben op onze
te neutraliseren. Prettig voor zowel
een eigen geurbelevingsbedrijf, Odorme.
emoties.
de patiënten als de medewerkers!”
www.Odorme.com, 085 – 060 87 87
andere zintuigen met emotie verbon-
overgeslagen.
Terwijl
de mogelijkheden. Beschikt de prakover
een
luchtbehandelingska-
25
COLUMN
Als je iets perfect wilt doen, heb je je eerste fout al gemaakt!
de grootste vijand. Door hun grote verantwoordelijkheidsgevoel leggen ze de lat ontzettend hoog. Het naleven van alle protocollen en het er niet van ‘kunnen’ afwijken, maakt het nog een stuk lastiger. Het continue nadenken over bepaalde verwachtingen en op zoek zijn naar bevestigingen, slaat opeens over in werkdruk. Als je dit als praktijkmanager lang laat sudderen en kiest voor de struisvogeltactiek (je kop in ’t zand steken), zal dit op lange termijn over kunnen gaan in een langdurige ziektemelding die kan leiden tot een burn-out. Soms wordt er weleens tegen mij gezegd dat ik een sixth sense heb wat betreft het aanvoelen van mensen. Een superhandige tool in onze functie, maar vraagt soms ook om een booster van energie! Ik denk dat jullie allemaal weleens
Het is vrijdagavond 21.00 uur.
periodes hebben gehad dat het
Buiten raast Eunice door de stra-
team even niet lekker in balans
ten heen met een windkracht van
was. Tijdens deze windkracht 12
130 kilometer per uur. De kids heb-
dagen op de praktijk is het goed
ben de grootste lol, die spelen 30
bege‘leiden’ van een team priori-
seconds met hun vader. Ik trek
teit nummer 1. Niet om als dirigent
mijzelf even terug en zit verstopt
met een stokje te gaan zwaaien,
onder een lekker warm deken-
maar om te laten zien dat jij er
tje op de bank met de laptop op
voor ze bent! De blik in iemands
mijn schoot. Voor de tweede keer
ogen zegt vaak al genoeg wan-
schrijf ik deze column, ik was zo
neer je vraagt hoe het met ze
handig geweest om hem ver-
gaat. Vertrouw je onderbuikge-
keerd op te slaan. Wervelstormen
voel! Soms is een klein beetje
en zware regenbuien raasden er
doorvragen al voldoende. Ik geef
de afgelopen weken ook even
iedereen altijd de ruimte om wat
door mijn leven. Ik heb helaas
te kunnen vertellen, of om even
afscheid moeten nemen van twee
hun hart te luchten. Stiekem laat
lieve mensen in mijn leven en als
ik als het nodig is een kleine tip
klap op de vuurpijl kregen wij thuis allemaal ook nog eens
vallen. Ik merk dat deze 5 minutes moments, het gevoel van
corona. Mijn energie was even ver te zoeken, maar een dagje
Gezien en Gehoord worden, een FIJNE werksfeer creëert.
Amsterdam met manlief en een avond met mijn lieve vrien-
Tijdens dit soort dagen ben ik blij met Peter & Daan (eigena-
din oude koeien uit de sloot halen en heel hard meezingen op
ren van De Fijne Tandartsen). Soms is het best eens lekker
Shallow, doet zeker wonderen. Herkennen jullie ook dit soort
om achter gesloten deuren ook even mijn hart te luchten
windkracht 12 dagen? Vast wel. Ik werk samen in een team
En….na regen is er altijd weer zonneschijn!
met fantastische collega’s! Ze hebben allemaal een groot
Renate Faulhaber is praktijkmanager bij De Fijne Tandartsen in
hart voor de praktijk, maar dit is in veel gevallen ook vaak
Barneveld & mama van drie tienerdochters en een dochtertje van 8.
27
www.platformpraktijkmanager.nl
Behind the scenes
Praktijkmanager platform Achter de schermen zijn we al even bezig met een digitaal plat-
Kim, om bij jou te beginnen als marketingmanager; ‘Hoe
form waar je als praktijkmanager veel informatie kunt vinden en
zijn jullie ertoe gekomen om een Praktijkmanager plat-
in contact kan komen met collega praktijkmanagers om kennis
form in de markt te zetten en welke rol heb jij hierin?’ “We
uit te wisselen. Hoe staat het er op dit moment voor? We spre-
merkten steeds meer dat er, na bijvoorbeeld onze oplei-
ken Laura van Leijenhorst en Kim van der Kuijl van Dental Best
ding Praktijkmanager, behoefte bleef bestaan tussen prak-
Practice, Sjoerd Kuiken en redacteur Ilko Alink.
tijkmanagers om met elkaar te sparren en kennis te delen.
28
We lanceren het platform op 20/5 tijdens Het Event voor de praktijkmanager
Inmiddels zijn er al veel leuke initiatie-
matie zal ik ook online cursussen gaan
ven tot stand gekomen (bijvoorbeeld
aanbieden op het platform. In lijn met
app groepjes) om contact te houden,
het digitale karakter van het platform
maar waarom niet één landelijk plat-
kun je als praktijkmanager volledig
form? Met dit idee zijn we verder gaan
digitaal nieuwe kennis tot je nemen.
brainstormen, juist ook met verschil-
Deze cursussen bestaan uit to-the-
lende praktijkmanagers om samen uit
point video’s plus een werkboek met
professionele uitstraling. Daarnaast
te zoeken wat er dan op zo’n platform
opdrachten, zodat je hier direct en in
zal het ook heel gebruiksvriende-
moest komen. Dit hebben we allemaal
eigen tijd mee aan de slag kunt gaan.”
lijk zijn. Het heeft veel weg van social media - dus heel herkenbaar voor velen
in kaart gebracht en inmiddels zijn we al op het punt dat we het platform aan
Ilko, jij bent hoofdredacteur van
- waardoor je snel je weg vindt op het
het vullen zijn met allemaal leuke en
Dentista en voor het redactionele
platform.”
interessante content. Mijn rol hierin is
gedeelte ook betrokken bij het PM
voornamelijk om de plannen concreet
magazine en platform. Wat houdt
Mooi team staat hier! Hoe gaan jullie
te maken tot een uiteindelijk mooi
jouw rol precies in bij het platform?
te werk? Waar halen jullie alle input
resultaat, de planning in de gaten hou-
“Tandartsen,
en
vandaan? Kim: “We hebben eerder dit
den én natuurlijk samen met het team
assistenten hadden al langer keuze
jaar een aantal praktijkmanagers uit-
zorgen dat het goed in elkaar zit én er
uit een ruime hoeveelheid vakinforma-
genodigd om met ons mee te denken.
aantrekkelijk uitziet zodat iedere prak-
tie. Dentista is daar een voorbeeld van.
Dit hebben we gedaan middels een
tijkmanager van Nederland het plat-
Praktijkmanagers – een relatief nieuwe
‘ambassadeurs’ sessie. Tijdens deze
form weet te vinden!”
functie – hadden dat niet. Daarom heb-
sessie hebben we gezamenlijk bepaald
mondhygiënisten
ben we afgelopen jaar Praktijkmanager
welke onderdelen er op het platform
Sjoerd, jij bent een samenwerking
magazine (PM magazine) gemaakt.
moeten komen. Dit was zo leuk om met
aangegaan met DBP. Kun je vertel-
Veel praktijkmanagers waren bereid
elkaar te doen! Onze ambassadeurs
len wat die samenwerking inhoudt
hun kennis te delen voor het maga-
zullen ons ook voeden met informatie.
en welke rol jij gaat vervullen op het
zine en bij het noemen van de ideeën
Daarnaast hebben we een heel groot
platform? “Het bij elkaar brengen van
voor een platform werden ze helemaal
netwerk aan docenten en andere con-
praktijkmanagers is waarin we elkaar
enthousiast. In mijn rol als redacteur
tacten binnen de tandheelkunde. Input
gevonden hebben. Dan doel ik vooral
zoek ik naar interessante vakinforma-
komt dus wel goed!”
op het delen van kennis binnen de
tie voor op het platform. Die laten we
Sjoerd: “De input komt vooral uit de
markt, omdat er zo veel te leren valt
schrijven door specialisten met kennis
markt: Voor en door praktijkmanagers.
van elkaar in plaats van altijd maar zelf
op een bepaald gebied, maar halen we
En dan niet per se vanuit alleen de
het wiel uitvinden. Zelf vind ik het heel
ook uit de praktijk. Heb je zelf dan ook
tandheelkundige markt, maar ook van-
leuk om mijn kennis en ervaringen te
praktische kennis die je wilt delen met
uit management gebieden uit andere
delen via blogs, artikelen en podcasts,
je collega praktijkmanagers, laat het
branches.”
wat voortkomt uit mijn advies opdrach-
mij weten!” Waarom ‘moet’ de praktijkmanager
ten voor praktijken. Mijn rol binnen het platform is dan ook om regelmatig
Laura, jij bent de vormgeefster en
een kijkje gaan nemen op het plat-
nieuwe informatie te posten. Enerzijds
fotograaf van het magazine en het
form? Kim: “Om de laatste ontwikke-
om praktijkmanagers te informeren
platform. Kun je een tipje van de sluier
lingen te volgen, kennis te delen, vra-
of te triggeren, maar ook om het plat-
oplichten wat betreft de look and feel
gen te stellen waar je niet uitkomt,
form te laten groeien tot een kennis-
van het platform? “Het platform wordt
nieuwe mensen te leren kennen én
bank voor praktijkmanagers. Naast het
in dezelfde lijn als het magazine vorm-
vooral ook om te sparren met collega’s
regelmatig posten van nieuwe infor-
gegeven. Een frisse, aantrekkelijke en
die in hetzelfde schuitje zitten.”
29
BIJZONDER GESCHIKT VOOR PRE- EN POST-MOND CHIRURGISCHE INGREPEN, TANDEXTRACTIE EN IMPLANTATIE
Antiplaque-systeem met tweevoudige werking: CHX (Chloorhexidine Digluconaat) en CPC (Cetylpyridinium Chloride)
GUM.nl GUM.nl GUM.nl
Helpt tandplakopbouw te reduceren
Voorkomt de groei van bacteriën en toxines
Formulering zonder irriterende alcohol en SLS
Helpt gevoelig tandvlees verzachten
TROTS OM TE ZORGEN
V.l.n.r. Laura van Leijenhorst, Kim van der Kuijl, Sjoerd Kuiken en Ilko Alink
Sjoerd: “Een reden om vooral een kijkje
lega’s zijn met wie je kunt sparren over
platform. Gaan jullie ook nog andere
te nemen op het platform is, omdat
het praktijkmanagement. Vaak omdat
kanalen gebruiken, bijvoorbeeld pod-
je nooit alles weet of nooit uitgeleerd
hier nauwelijks tijd voor wordt gemaakt,
cast en E-Learning? Kim: “Jazeker!
bent. Nieuwe ideeën en inzichten of
maar ook omdat veel medewerkers bin-
Naast artikelen zullen we jullie ook
andermans ervaringen kunnen altijd tot
nen de praktijk hier geen affiniteit mee
gaan verrassen met leuke podcasts en
verbeteringen aanzetten. Dat kunnen
hebben. De kennisbank op het platform
e-learning. Zo kun je zelf kiezen wat bij
verbeteringen voor de praktijk betref-
gaat die behoefte invullen.”
je past.”
fen, maar ook een verdere ontwikkeling
Sjoerd: “Het leuke aan een digitaal platStel ik ben praktijkmanager en wil een
form is - naast de interactie - om infor-
handige tip of artikel delen op het plat-
matie ook op verschillende manieren
Een bundeling van informatie, een
form? Ilko: “Als redacteur ben ik ver-
te delen. Zo zullen er naast blog artike-
soort kennisbank. Is daar zoveel
antwoordelijk voor alle artikelen die
len ook podcasts en e-learning video’s
behoefte aan? Kim: “Ja! Je merkt dat
geplaatst worden op het platform. Als
gedeeld gaan worden. De e-learning
er heel veel verschillende informatie
je zelf leuke input hebt voor een artikel
betreft online cursussen die een speci-
beschikbaar is, maar allemaal op een
schroom dan niet om mij te benaderen.
fiek onderwerp uitdiepen, waarin je met
andere plek of via een ander kanaal.
Leuke tips kun je inderdaad altijd delen.
inhoudelijke video’s plus een werkboek
Vaak zie je nu door de bomen het bos
Ook zijn er speciale groepen waar je lid
met opdrachten jezelf als praktijkmana-
niet meer en kost het veel tijd om de
van kunt worden. Binnen zo’n groep kun
ger kunt ontwikkelen.”
informatie de je zoekt te vinden. Wij ver-
je wel alles met elkaar delen (dit is dan
zamelen dit allemaal op één centrale
ook niet voor iedereen zichtbaar).”
op persoonlijk vlak.”
plek, het platform!
Wanneer gaat het platform online? Kim: “We zijn achter de schermen al een
Sjoerd: “Mijn ervaring is dat veel prak-
Je kunt gesloten en open communities
heel eind! Deze maand gaan we testen
tijkmanagers vooral werkzaam zijn bin-
vormen op het platform. Hoe werkt
samen met onze ambassadeurs, gaan
nen de muren van de eigen praktijk.
dat? Kim: “Klopt, zo’n groep waar we het
we nog meer podcasts opnemen en
Waarbinnen er niet tot nauwelijks col-
hierboven over hebben kan gesloten
duiken we de studio in voor het opne-
zijn en dus alleen zichtbaar
men van e-learnings. De grote lan-
voor degene die zich hiervoor
cering zal tijdens Hét Event voor de
hebben aangemeld. Dit kan
Praktijkmanager op 20 mei zijn!”
een regio groep zijn of bijvoorbeeld een groep over een spe-
Is het platform vrij toegankelijk, of
cifiek onderwerp.”
betaal je ervoor? Kim: “Voor een kleine bijdrage kun je abonnee worden van het
Naast statische artikelen en
platform. Met dit lidmaatschap profi-
columns dus ook interactief
teer je ook nog eens van korting op ons
met elkaar bezig zijn op het
Event!
31
Digital in Dental Symposium The dificulty of changing to the digital workflow is not accepting it, its about to get loose of the analog! MegaGen Benelux is proud to announce that the Digital in Dental Symposium will be held in Tilburg, on March 26th, 2022. A great scientific event on digital dentistry will feature leading clinical experts and researchers who will discuss the most innovative digital technologies and established clinical procedures. Get an inspiration boost and valuable tips & tricks for a Mega'Digital practice. For full details, see: www.megagen.nl/educatie
THE FUTURE IS NOW V E T H E DA TE
SA
26 Mar ch 2022 TI
SPEAKERS
Dr. Marcus Engelschalk Moderator - Germany MINEC
Dr. Jeroen Liebregts Netherlands Radboud UMC
Dr. Tong Xi Netherlands Radboud UMC
Prof. Dr. Thomas Maal Netherlands Radboud UMC
Dr. Wouter Reybrouck Belgium
Dr. Sam Omar Egypt
Dr. Rokas Kuprys Lithuania
Dr. Gertruda Sudžiute Lithuania
32
Drs. Irfan Abas Netherlands
LBURG
Mag ik je wat vragen? Waarom de keuze voor dit vak? Ik ben toevalligerwijs in deze functie gerold. De toenmalige praktijk in Zuidhorn, de TANDERIJ, was van mijn vader. In december 2012 ben ik daar begonnen, omdat ik hem zou helpen met het opstellen van een Risico Inventarisatie- en Evaluatie (RI&E) en een bedrijfsnoodplan. Hier heb ik mij tijdens mijn studie Facility Management ook mee beziggehouden. Ik heb toen ook enkele baliewerkzaamheden verricht, zoals het beantwoorden van de telefoon en het inplannen van afspraken wat al vrij snel uitmondde in het inrichten van een front- en backoffice. Mijn takenpakket breidde zich snel uit met meer ondersteunende taken in de praktijk. Na de aansluiting bij Dental Clinics in oktober 2015 werd ik officieel praktijkmanager.
Naam:
Waardoor raak je geïnspireerd? Slimme, ondernemende en hardwerkende mensen! De werkhouding, instelling en gedrevenheid zorgen bij mij voor extra motivatie.
Anne Valkeman
Geboortejaar: 1987
Hoe ziet je perfecte werkdag eruit? Volle agenda’s én blije patiënten en collega’s! En geen storingen, geen ziekmeldingen en weinig mails of telefoontjes, zodat ik de tijd heb om mijn eigen lijstjes van de dag weg te werken.
Studie: Facility Management
Werkervaring:
Waar ben je trots op?
een meer soepele aansluiting bij Dental Clinics.
TANDERIJ (nu Dental Clinics Zuidhorn) en Dental Clinics Groningen, Dental Clinics Nunspeet, Dental Clinics Leek en Dental Clinics Rolde
Wat zou je nog willen leren?
Werkt bij:
Ik zou wel meer willen leren op het gebied van financieel beheer en personeelszaken. Er
Dental Clinics Zuidhorn en Dental Clinics Rolde
Allereerst op het team. We hebben in de loop der jaren echt een hecht, maar bovenal leuk team opgebouwd. Daar ben ik heel trots op én blij mee. Daarnaast hebben we in 2014 de ISO-certificering behaald met – toen nog – het team van de TANDERIJ. Dit zorgde voor
is toch wel vaak specifieke kennis nodig op deze vakgebieden. Gelukkig hebben we een Shared Service Center in Hilversum met collega’s die deze kennis hebben, maar soms zou
Sinds:
het fijn zijn zelf hierin wat te kunnen betekenen.
December 2012
Welk advies wil je je collega’s meegeven?
.
Als je begint in de functie van praktijkmanager, is het creëren van overzicht, het aanbrengen van structuur en regelmaat belangrijk. Dit zorgt voor duidelijkheid en rust op ‘de
Functie:
Praktijkmanager
werkvloer’. Verder wordt er vaak naar de praktijkmanager gekeken voor een oplossing. De beste oplossingen komen echter vaak vanuit de medewerker zelf! Zij hebben vaak beter zicht op wat werkbaar is en wat niet. Daarnaast hoeft niet alles direct opgelost te worden. Gehoord worden is vaak belangrijker voor de collega dan de eventuele oplossing.
33
De vakantieplanning, wie lost het op?
De praktijkmanager stelt het kader, het team lost het op.
Sjoerd Kuiken
De vakantieplanning is een terugkerende puzzel die veel praktijkmanagers elke keer opnieuw moeten zien op te lossen. Een hele klus, waarbij je het bijna nooit voor iedereen goed kunt doen. Kan dit ook anders? Dit artikel beschrijft hoe je als praktijkmanager dit proces zou kunnen ‘kaderen’, waarbij je het team deze puzzel vooral zelf laat oplossen. 1. Stel het kader
Het probleem
Hiermee bedoel ik dat het team duidelijk moet worden
Veelal worden de vakantie aanvragen ingediend bij de prak-
gemaakt wat de minimale praktijkbezetting mag zijn gedu-
tijkmanager, waarna het aan hem of haar is om de aanvra-
rende de vakantieperiode. Denk aan het verschaffen van
gen wel of niet goed te keuren. De medewerker dient de aan-
duidelijkheid over:
vraag in en de praktijkmanager geeft antwoord. In dat geval
•
Welke periode wordt gezien als ‘vakantieperiode’
ligt het probleem van ‘de puzzel’ dus volledig bij de praktijk-
(Bijvoorbeeld de schoolvakantie weken met één week
manager. En met alle verschillende wensen vanuit het team
ervoor en één week erna)
sta je soms voor het voldongen feit, dat de puzzel niet eens
•
opgelost kàn worden. Rest de praktijkmanager de vuile taak om medewerkers de teleurstellende mededeling te doen,
Hoeveel kamers moeten er minimaal bezet zijn in de vakantieperiode
•
dat hun aanvraag niet kan worden goedgekeurd.
Hoeveel tandartsen/ mondhygiënisten/ preventieassistenten moeten er minimaal aanwezig zijn in de vakantieperiode
Betrek het team In werkelijkheid is de vakantieplanning natuurlijk niet het
•
Hoeveel balie/ omloop moet er minimaal aanwezig zijn in de vakantieperiode
‘probleem’ van de praktijkmanager, maar een probleem van
2. Stel een deadline voor de aanvragen
het hele team. Want iedereen wil graag op vakantie. Met als
Het principe van ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ gaat
toevoeging de voorwaarde, dat de praktijk enigszins gewoon
uiteraard niet op. Dus stel een deadline voor het hele team
kan doordraaien. Belangrijkste advies is dan ook de vakan-
voor het indienen van de vakantie aanvragen. De patiënten
tieplanning niet meer te zien als een probleem van de prak-
agenda wordt veelal ook zes maanden vooruit gepland, dus
tijkmanager, maar als gezamenlijk probleem te benaderen.
de personele bezetting plan je het liefst meer dan zes maanden vooruit. Naast de deadline is uiteraard ook het kader
Aanpak
kenbaar gemaakt aan het team, zodat hier binnen het team
In het verlengde van bovenstaande is het advies van de
al rekening mee kan worden gehouden bij het indienen van
vakantieplanning als volgt aan te pakken:
de aanvragen.
34
3. Laat het team de ‘knelpunten’ onderling oplossen
buiten de vakantieperioden altijd vrij mogen nemen zolang
Alle vakantie aanvragen worden geïnventariseerd door de
dit niet ten koste gaat van de standaard kamer- en teambe-
praktijkmanager en in een vakantierooster gezet. Dit kan
zetting. Oftewel, regel zelf vervanging, zodat de praktijk nor-
uiteraard nog ‘knelpunten’ opleveren in het rooster. In dat
maal kan doordraaien.
geval worden deze knelpunten teruggelegd bij het team om
Laat het team de planning zelf regelen
onderling op te lossen. Zolang niet alle knelpunten zijn opge-
Vervanging tijdens een vrije dag dient – indien nodig –
lost, wordt geen van de vakantie aanvragen goedgekeurd.
zelf door de medewerker te worden geregeld. De KNMT
4. Leg de vakantieplanning vast
Arbeidsvoorwaardenregeling onderschrijft dit in artikel
Pas als alle knelpunten zijn opgelost en daarmee de ‘puzzel’
32.3.2: ‘De werknemer draagt in dat geval - indien nodig -
is opgelost, worden alle aanvragen goedgekeurd. En daar-
zoveel mogelijk zelf zorg voor zijn vervanging.’
mee wordt de vakantieplanning door de praktijkmanager definitief vastgelegd.
Conclusie Praktijkmanagers zijn van nature gericht op het oplossen
En de rest van het jaar?
van problemen. Bovenstaande aanpak zou dan ook tegen je
Buiten de vakanties in de zomerperiode en tijdens de kerst-
eigen natuur in kunnen gaan. Echter, deze aanpak kan wel
periode is het advies globaal de volgende stappen te volgen:
zorgdragen voor meer begrip binnen het team. En kan voor-
Leg de vrije dagen vast
komen dat je als praktijkmanager een niet te leggen ‘puzzel’
Communiceer aan het begin van het kalenderjaar direct
moet oplossen, waarbij je vooraf al weet dat je het wellicht
alle verplichte vrije dagen aan het team, zodat zij weten
nooit iedereen naar de zin kunt maken.
hoeveel vakantiedagen zij hieraan kwijt zijn. De KNMT
.
Arbeidsvoorwaardenregeling 2022 stelt, dat de werkgever
Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement (www.
ten hoogste twee dagen als verplichte snipperdagen kan
kuikenpraktijkmanagement.nl). Voor objectieve praktijkanalyses,
aanwijzen (zie artikel 32.2.3).
intensieve begeleidingstrajecten en online cursussen voor prak-
Stel de regels
tijkhouders en -managers.
Een duidelijke basisregel zou kunnen zijn, dat medewerkers
35
Zet het op papier
De praktijkcultuur Iedere praktijk heeft haar eigen specifieke cultuur. Deze is gebaseerd op een systeem van waarden, normen, en houdingen die van invloed zijn op hoe deelnemers binnen een organisatie beslissingen nemen, hoe ze handelen en hoe ze zich voelen. De praktijkcultuur is de basis voor een goede werksfeer en wordt veelal gevat in huisregels.
Caroline Cuppens
Waarom de praktijkcultuur op papier zetten?
•
Overwerk. Uitbetaald of compensatie uren? Per wanneer
In de eerste plaats omdat personeel onderhoud vraagt. Het
worden overuren geschreven (bijvoorbeeld vanaf 15 minu-
is het grootste (duurste) apparaat in de tandartspraktijk.
ten na werktijd), per welke hoeveelheid (werk je bijvoor-
Hoe duidelijker de handleiding is geschreven, hoe makkelij-
beeld 25 minuten over, dan schrijf je per 15 minuten op of
ker men het personeel kan (be)dienen. Daarnaast is het van
exacte tijd?)
belang om de regels vooraf op papier te zetten om zo de ver-
•
Opnemen vakantie uren. Maximaal mee te nemen vakan-
wachtingen van de werkgever duidelijker aan de werknemer
tie uren naar het volgend jaar? Tot wanneer zijn die vakan-
mee te delen. Als laatste, het werd al genoemd, omdat de
tie uren geldig (bijvoorbeeld op te nemen voor 1 juli?)
praktijkcultuur de basis is voor een goede werksfeer.
•
En hoe moet de vakantie aanvraag worden ingediend? Via de groepsapp, telefonisch, of persoonlijk bericht?
Arbeidsovereenkomst
•
Heeft de praktijk collectieve vakanties met de gehele
Wat is het kader waarin het personeel zich kan bewegen?
praktijk? Of met de vaste tandarts – tandartsassistent? Of
Wat zijn de gevolgen als de regels ‘overtreden’ worden? In
wanneer de eigenaar de vakantie vastlegt (oplegt)?
de arbeidsovereenkomst met de nieuwe werknemer zouden
•
Wachtdagen. Wat te doen met ziekte uren? Maakt de
deze praktijkregels als bijlage toegevoegd kunnen worden.
praktijk gebruik van de maximaal twee wachtdagen? Bin-
Vooraf weten waar je instapt geeft minder teleurstellingen
nen de maand de ziektedag inhalen, of van het vakantie
of frustraties achteraf. Natuurlijk kan je niet alles op papier
uren of salaris afhalen. Deze regel kan niet plots van start
zetten. Schrijf bijvoorbeeld je belangrijkste normen en waar-
gaan, enkel bij nieuwe medewerkers in het contract opne-
den op, daaruit volgt vanzelfsprekend al veel praktijkcultuur. In de arbeidsovereenkomst staan basisafspraken zoals aan-
men. •
Opleidingen. Is er een terugbetaalregeling vastgelegd in
tal werkuren per week, geheimhoudingsplicht, vakantie
het contract? Bijvoorbeeld bij opleidingen hoger dan
uren en contractduur. De overeenkomst zou al duidelijkheid
€800,- is er tot drie jaar na einddatum opleiding een ver-
kunnen geven hoe de praktijk omgaat met de onderstaande
plichte terugbetaling als de werknemer ontslag neemt.
punten. Heeft het contract dat niet, dan is het inrichten van
Staat er ook vermeld naar welk salarisschaal men stijgt en
praktijkregels een aanrader!
per wanneer?
36
De tien geboden Onderlinge gedragsregels Praat positief over jezelf en de ander Doe geen aannames Neem het niet persoonlijk op Praten mét elkaar, niet óver elkaar TEAM: De groep komt voor het individu Successen delen we Problemen lossen we op Een nieuwe collega werken we in We werken op tijd
Houding werknemers De houding van werknemers is bepalend voor de cultuur en hoe deelnemers binnen een praktijk beslissingen nemen, hoe ze handelen en hoe ze zich voelen. Het bepaalt de sfeer binnen het team. Daarom is het goed om gedragsregels vast te leggen over hoe we binnen de praktijk met elkaar omgaan. Hoe meer deze regels op de vloer gedragen worden, hoe veiliger de medewerkers zich voelen. Sommige praktijken hebben dit verwoord in bijvoorbeeld de tien geboden. Overige ‘spelregels’ De meeste praktijken hebben over onderstaande punten al wel nagedacht, maar het nog niet op papier gezet. Misschien kan je de ‘spelregels’ nog uitbreiden? >>>
We luisteren naar elkaar 37
Verjaardag Leg vast voor welk bedrag en in welke vorm,
soneel, of een nieuwe functie zoals paro-preventieassistent
een bon of cadeau. Misschien is er de gewoonte dat de jarige
start, plan dan de eerste 10 werkdagen om de +/- 2 uur, 10
een gezonde traktatie meeneemt?
minuten pauze in. Dit is voor uitloop op te vangen en het
Jubileum Wederom voor welk bedrag, welk cadeau bij 5, 10,
geeft tijd om meer te leren over de praktijkcultuur.
12,5 of 15 jaar in dienst? Taart, een borrel met het team?
Invoeren Het invoeren van declaraties gebeurt voordat de
Presentjes Worden de werknemers, naast Kerst, nog tij-
volgende patiënt wordt gehaald. De informatieve behandel-
dens andere feestdagen in de watten gelegd? Bijvoorbeeld
tekst, zoals ‘diepe vulling, kans op endo’, kan later worden in-
Valentijnsdag, dag van de secretaresse, Sinterklaas en Pasen.
gevoerd.
”De houding van werknemers is bepalend voor de cultuur en hoe deelnemers binnen een praktijk beslissingen nemen” Teamuitjes Hoe vaak per jaar? Activiteiten? Is er een acti-
Vakanties Bij wie aanvragen en hoe lang van tevoren? Hoe
viteitencommissie of een Fun-team? Wat is het budget hier-
is de beslisboom als alle assistenten vrij vragen voor Kerst en
voor?
twee tandartsen willen werken? Gaat de praktijk dan lootjes
(De) briefen Het team neemt ’s morgens (of de dag ervoor)
trekken? Of gaat het op basis van anciënniteit? Gaan de as-
de agenda door en bespreekt knelpunten of het doel zoals
sistenten rouleren? Wat als men ‘te laat’ de vakantie aan-
inwerken van een teamlid. Op het einde van de dag neemt het
vraagt? Wie beslist er?
team in vijf minuten door of het doel is behaald of waar nog
Ouderschaps-, onbetaald-, of zorgverlof Hoe gaat
aandacht naartoe mag gaan.
de praktijk hiermee om?
Uitloop Zet de praktijknorm op papier; bijvoorbeeld een
Werktijden Hoe lang op voorhand wil de praktijk dat de
behandeluitloop van 15 minuten is maximaal. Na vijf minu-
werknemer vraagt om meer of minder werkuren per week, an-
ten uitloop wordt de receptioniste geïnformeerd die de
dere werktijden of dagen?
wachtende patiënt kan informeren over de duur van de uit-
Kleding Wit en gestreken, verzorgt uiterlijk, witte sokken,
loop. Ook kan de cultuur zijn dat bij 15 minuten uitloop een
wit ondergoed.
collega tandarts wordt gevraagd om de volgende patiënt
Roken en alcohol Niet tijdens werkuren Schoon Achter jezelf opruimen, werkplek aanvullen voor-
(en), indien mogelijk, over te nemen.
Pauzes Wat als de behandelaar steeds doorwerkt in de pau-
dat de werknemer naar huis gaat. Cleandesk-policy!
ze (uitloopt); gaat de assistent wel met pauze? Behandelt de
Afscheid van een collega Een bloemetje? Een foto-
tandarts dan bijvoorbeeld alleen verder?
boekje? Wie doet het woord? Een borrel?
Patiënten Blijft de patiënt bijvoorbeeld gekoppeld aan de
Lief en leed Voor welk bedrag legt het team in? Waarvoor
tandarts?
wordt de pot gebruikt? Wie beheert deze pot?
Koffie- en theepauzes Per twee uur is er minimaal vijf
.
minuten pauze voor toilet, koffie en thee. Blok dit niet in de
Succes met het opstellen of uitbreiden van je praktijkregels.
agenda, maar neem die vijf minuten als je op tijd klaar bent,
Zeker de 10 geboden doornemen als je nieuw personeel
of als de patiënt te laat is. Zorg voor een cultuur waar pauze
inwerkt, zal zorgen dat het een leuke, fijne en veilige werk-
geoorloofd is, maar niet wordt geëist.
plek is. Hang de praktijkregels op een centrale plek zodat
Telefoon Mag de mobiel in de behandelkamer? Of blijft de
collega’s eraan herinnert worden.
mobiel in de werknemer zijn kluisje? Heb je een vaste plek
Caroline Cuppens, bedrijfskundige, praktijkmanager, docent bij
waar alle mobieltjes liggen?
DBP en al 20 jaar mede eigenaar van T.X. de Jong Tandzorg in
Inwerken van personeel Indien nieuw behandelend per-
Amersfoort.
38
S TA RT N APRIL E R E O K TO B 2022
Opleiding Management & leidinggeven 8-daagse opleiding voor de ervaren praktijkmanager Tijdens deze opleiding - gegeven door Liesbeth den Hollander - leer je onder andere hoe je meer invloed uit kunt oefenen tijdens een gesprek en welke handvatten je kunt gebruiken om op een succesvolle manier leiding te geven aan je team. Hoe stuur je veranderingen op een effectieve manier aan? En hoe zorg je ervoor dat de medewerkers gemotiveerd en tevreden zijn? Deze opleiding is een perfect vervolg op onze opleiding Praktijkmanager - de verdieping.
Meld je vandaag nog aan!
www.dentalbestpractice.nl
39
VAN DER MEULEN EDELMETAAL
AL MEER DAN 200 JAAR UW PARTNER OP HET GEBIED VAN EDELMETAALRECYCLING ✔ altijd alles verwerkt in eigen smelterij ✔ altijd de hoogste prijs voor uw edelmetaalafval ✔ altijd een onafhankelijke analyse, verzorgd door het laboratorium van Edelmetaal Waarborg Nederland B.V. ✔ altijd een verwerkingsduur van slechts 1 werkdag ✔ altijd uw goederen verzekerd (tot €500.000) en beveiligd afgehaald door eigen buitendienstmedewerkers De betaling geschiedt contant, per bank, in halffabrikaat en/of in fijnmetaal.
BEL OF E-MAIL VOOR DE BESTE DEAL.
Tel.: +31(0)513 468 110 • e-mail: info@meulen.nl • www.meulen.nl Polderboskdyk 13a • 8501 ZJ Joure
STEL UW SET VAN STERIELE MEDICAL DISPOSABLES SAMEN VOOR EENVOUDIGE HERHAALBESTELLINGEN
eigen gepersonaliseerde set samenstellen.
U kr�gt begeleidend advies van een dentale professional op basis van ervaringen van andere prakt�ken. Bek�k in deze catalogus de mogel�kheden of doorloop het stappenplan op de website. Uw set wordt bewaard, zodat u gemakkel�k met 1 druk op de knop herhaalbestellingen kunt doen.
Meer weten? Kijk op www.
com
praktijkmanager_magazine
