Praktijkmanager magazine #4

Hoe voorkom je dat wachttijd irritaties veroorzaakt?

STAP-BUDGET

Nieuwe subsidie voor scholing

NIEUW!

Praktijkmanager platform GRENS OVERSCHRIJDEND GEDRAG Eeuwenoud en actueel

10

gedrag s

re

Vakblad voor praktijkmanagers in de mondzorg

No04 maart 2022

in de pr gels aktijk

VAN DE EERSTE

ADEMHALING TOT DE LAATSTE

KIES

Miele Experience Center, Vianen

07/07/22 Nurcan Yilmaz • Kirsten Slagter • Steven Zwerink • Marte Bosman en tafelhost Harriët Schapers

www.dentalbestpractice.nl

Platform Met PM magazine voorzien we in een vraag naar gerichte informatie voor praktijkmanagers in de mondzorg. We merkten echter ook dat er behoefte bestond om met elkaar te sparren en kennis te delen. Waarom dan niet één landelijk platform ontwikkelen waar informatie en kennisuitwisseling samenkomt? Met dit idee zijn we verder gaan brainstormen, juist ook met verschillende praktijkmanagers om samen uit te zoeken wat er dan op zo’n platform moet komen. Dit hebben we allemaal in kaart gebracht en inmiddels zijn we het platform aan het vullen met allemaal leuke en interessante content. De komende twee maanden gaan we testen en de grote lancering zal tijdens hét Event voor de Praktijkmanager op 20 mei zijn.

Even wachten dus, maar intussen kan je wel ons magazine

Waarom dan niet één landelijk platform ontwikkelen waar informatie en kennisuitwisseling samenkomt?

doorlezen. Ook daar gaat het over wachten trouwens… En hoe je voorkomt dat wachttijd irritatie veroorzaakt in de praktijk. Pauline Sterenborg geeft antwoord en tips.

In deze uitgave vertellen we je uiteraard meer over het platform en leer je de betrokken mensen kennen. We gaan verder nog in op grensoverschrijdend gedrag, de praktijkcultuur en waarom je die op papier moet zetten, het gebruik van de term non-responder, STAP de nieuwe subsidieregeling voor scholing, de vakantieplanning, geur in de praktijk en worden er vier vragen over meerkamerplanning beantwoord door expert Verry van Rossum.

Natuurlijk heeft Renate weer een nieuwe column voor je en vertelt Anne Valkeman waarom hij voor het vak heeft gekozen.

Veel leesplezier!

Lies ligtvoet Ilko Alink

Ilko Alink en Lies Ligtvoet

Redactieadres Postbus 62, 7437 ZH Bathmen Contact: Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl

Aan dit nummer werkten mee Kirsten Heukels, Pauline Sterenborg, Nicolette Biesters, Verry van Rossum, Monique Heijtel, Mikki de Goede, Anne Valkeman, Caroline Cuppens, Bart Janssens, Renate Faulhaber, Kim van der Kuijl en Sjoerd Kuiken

Vormgeving Laura van Leijenhorst

Adreswijzigingen Per e-mail: pm@dentalbestpractice.nl Vermeld zowel je oude als nieuwe adres.

Adverteren en marketing

Inhoudsopgave

Redactie

Niek Nijhuis en Concetta Scibona, pm@dentalbestpractice.nl, Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl

Druk Print.com

Volg ons ook op Facebook en Instagram @Praktijkmanager_magazine

Copyright © 2022 Dental Best Practice. Niets in deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gereproduceerd zonder schriftelijke toestemming van Dental Best Practice of andere auteursrechthebbenden.

Dental Best Practice kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de juistheid en volledigheid van alle in deze uitgave opgenomen teksten en beelden.

14 Verry van Rossum 4 vragen over de meerkamerplanning

34 Sjoerd Kuiken De vakantieplanning, wie lost het op?

36 Caroline Cuppens De praktijkcultuur; zet het op papier

04 Grensoverschrijdend gedrag 08 Het wachten verzachten 12 Non-responder geeft meestal wel respons Hepatitis B 14 4 vragen over meerkamerplanning 18 STAP-Budget Nieuwe subsidie voor scholing 21 T andenfee 23 De duurzame reis van TePe 24 G eur in de praktijk Vraag het een belevings-expert 27 Column Renate Faulhaber 28 P raktijkmanager platform Behind the scenes 33 M ag ik je wat vragen?

Anne Valkeman 34 De vakantieplanning, wie lost het op?

36 De praktijkcultuur Zet het op papier

08 Pauline Sterenborg Het wachten verzachten

”Spelregels maken tijdens het spelen is erg ingewikkeld”

4

Grens overschrijdend gedrag Kirsten Heukels

Het lijkt een nieuw modewoord, nu de dagelijkse actualiteit

werken dat grensoverschrijdend gedrag kan ontstaan en

veel aandacht heeft voor het fenomeen ‘grensoverschrij-

blijft bestaan.

dend gedrag’. Het is alleen niet van gisteren, het was er namelijk altijd al. Dit heeft te maken met normen, waarden,

Gedrag

verwachtingen en de - over het algemeen - gebrekkige com-

Dit is een heel groot verzamelwoord van alles wat wij laten

municatie van al deze zaken. Laten we een paar componen-

zien of doen. We zijn alleen zoveel meer dan ons gedrag.

ten langslopen, om wat bewustwording te krijgen over hoe

Gedrag is een uitkomst van alles wat we denken, voelen,

ingewikkeld dit eigenlijk is.

onze overtuigingen, onze gehele perceptie van de wereld.

Nog ingewikkelder: iedereen heeft een unieke perceptie,

Opvoeding

roze bril als het ware, die niet is afgestemd op die van ande-

De veelgehoorde zin: ”voed je zonen op”, leek nogal tekort

ren. Door cultuur en ook wetgeving, zijn er bepaalde ‘regels’

te komen, toen ik de reacties van de vrouwen in de uitzen-

waar we ons aan houden. Of hopen te houden. Bij grens-

ding van BOOS zag. Reacties die ik als extern vertrouwens-

overschrijdend gedrag (ook een groot gebied) past gedrag

persoon wekelijks zie: schaamte, angst, niet durven aange-

van de ander niet in jouw perceptie, niet in jouw waarden en

ven dat je je niet (meer) prettig voelt in de situatie. Dit heeft

normen palet. En dat mag áltijd gezegd worden.

niet alleen te maken met jongens, dit heeft te maken met ons allemaal. In onze opvoeding (geven en ontvangen) is

Hoe pak ik dat aan?

het essentieel dat je, ongeacht je sexe, leert wat persoon-

Grenzen zijn spelregels die de omgang met jezelf en ande-

lijke grenzen zijn, hoe je deze kenbaar kunt maken en wat te

ren makkelijker maken. Deze spreek je, waar je maar kunt,

doen wanneer iemand deze toch overschrijdt. Ook heeft het

aan de voorkant af. Spelregels maken tijdens het spelen is

te maken met een voorbeeld van gelijkwaardigheid. Kunnen

erg ingewikkeld en schept verwarring. Door grenzen stellen

de mensen die jou opvoeden allebei aangeven wat zij wil-

schep je voor anderen duidelijkheid én persoonlijke ruimte

len, hoe ze het willen en wat dit hen oplevert? Het antwoord

voor jezelf.

is: vaak niet… In de meeste gevallen dragen we deze zaken niet bewust over. Sterker nog, we dragen onbewust allerlei

Misschien ben je iemand die nu eenmaal graag anderen

patronen en overtuigingen over die helaas juist in de hand

helpt? Je voelt je er goed door, of je vindt het gewoon het

5

Tips!

•

Zet op een rij wat voor jou echt grenzen zijn (ook een leuke oefening met kinderen)

• •

Schrijf mogelijkheden op om deze goed aan te

met ze simpelweg aangeven en de checkvraag stellen of

geven aan de benodigde mensen

men zich aan die grenzen kan houden.

Kies een persoon in jouw omgeving waar je naartoe gaat in grensoverschrijdende situaties

•

Bedenk wat je zou willen doen in de situatie dat iemand jouw grens overschrijdt en zet deze af tegen wat je in werkelijkheid tot nu toe deed

•

Oefen meerdere keren hardop wat je zou willen doen, zodat wanneer je in de situatie komt, je het al eens hebt gedaan en dus meer voorbereid bent (minder verrast of overrompeld)

De grens overschrijden Iedereen heeft - bewust of onbewust - een keer iemand anders’ grens overschreden. Ook daarin ervaren we verschil (vindt men het één erger dan het ander). In essentie is al het grensoverschrijdend gedrag ongewenst. Leed is niet vergelijkbaar en het zwaarst voor diegene die het draagt.

Zorg dat je een persoon hebt waar je naartoe kunt wanneer iemand jouw grens overschrijdt. Benader diegene het liefst wanneer er niets aan de hand is, in alle rust. Bespreek wat je

In alle gevallen: blijf er niet alleen mee zitten.

voelt en denkt en kijk samen naar mogelijke handelingen die

Je hoeft het niet alleen te doen!

je kunt of wilt doen om de situatie voor jou beter te maken.

Dit kan op je werk en in de thuissituatie.

Vertrouwenspersoon juiste om altijd ‘ ja’ te zeggen wanneer anderen je om hulp

In de werkomgeving is er wellicht ook een vertrouwensper-

vragen. Of ben jij iemand die zijn grenzen wel kent, maar ze

soon. Die is er speciaal voor jou en voor het (in vertrouwen)

niet durft aan te geven wanneer het erop aankomt? Wil jij

bespreken van dingen. Deze vertrouwenspersoon mag niets

conflicten liever uit de weg gaan en denk je daarom telkens

doen zonder toestemming van jou als melder en dus heb je

bij een grens-moment ‘ach, voor deze ene keer’?

zelf alle controle over wat wel en niet gebeurt met die informatie. De vertrouwenspersoon kan je helpen in het beden-

Nog een veelvoorkomende optie: je hebt moeite met ‘nee’

ken van wegen om het voor jou beter te maken. Er bestaan

zeggen. Deze optie komt vaak voor in combinatie met

intern- en extern vertrouwenspersonen. Intern vertrou-

bovenstaande opties, of is een probleem op zich. Hoe dan

wenspersonen werken bij het bedrijf zelf en zijn jouw col-

ook, ‘nee’ of ‘stop hier’ zeggen is cruciaal in het aangeven

lega. Extern vertrouwenspersonen zijn niet in de organisatie

en beschermen van je grenzen. Bespreek dit eens met colle-

werkzaam. Zij zijn onafhankelijk buitenstaander. In sommige

ga’s, vrienden, familie: waar liggen mijn grenzen eigenlijk en

gevallen wil de melder de zorg liever niet bespreken binnen

geef ik deze voldoende aan? Dit is overigens niet hetzelfde

het bedrijf, dan is een extern vertrouwenspersoon fijn. In

als uitleggen of je verdedigen voor een grens: totaal onnodig

andere gevallen is een interne vertrouwenspersoon juist fijn

namelijk. Grenzen zijn persoonlijk, reëel en niet ter discussie.

omdat deze dichtbij is en vanuit eigen ervaring in de organi-

Helpende vragen om jouw grenzen te bepalen zijn:

satie kan meedenken.

•

“Anderen mogen niet…..”

•

“Ik heb het recht om te vragen om…….”

Kirsten Heukels is zelfstandig ondernemer en eigenaar van 1 for 2

“Om mijn tijd en energie te beschermen, is het geoor-

Social Innovation. Zij is internationaal actief als profiler, waar-

loofd om…..”

bij zij analyses maakt van de combinatie tussen micro expres-

•

sies in het gezicht, bodylanguage en stemgebruik. Deze zet zij in

6

Grenzen hebben vaak ook een achtergrond. Een ervaring,

bij haar werkzaamheden als crisis- en gijzelingsonderhandelaar.

zowel positief als negatief, kan hieraan hebben bijgedragen.

Daarnaast coacht zij individuen en teams om excellente commu-

Aan mensen die je vertrouwt, kan je de achtergronden van

nicatie en daardoor samenwerking te bereiken. Voor specifiek

jouw grenzen kenbaar maken. Bij anderen kan je volstaan

gekozen organisaties is zij actief als extern vertrouwenspersoon.

Werkt u al met AirSmile®?

Dé aligner van Excent!

Steeds meer tandartspraktijken krijgen ermee te maken; patiënten die niet helemaal tevreden zijn met de stand van hun tanden maar geen slotjesbeugel willen. Om aan de wens van de patiënten te kunnen voldoen is er AirSmile®. De beugel die uitneembaar en nagenoeg onzichtbaar is.

• • • • • • •

www.airsmile.eu

Laagdrempelig voor behandelaar Innovatie in de praktijk Uitneembaar & comfortabel Nagenoeg onzichtbaar Snel resultaat Scherpe prijsstelling Excent, 40 jaar advies in ortho!

Wilt u meer weten over AirSmile® en de mogelijkheden bij u in de praktijk? Neem dan contact op met Thijs van Groningen, Accountmanager AirSmile® via 06 4600 3540 of t.vangroningen@excent.eu

8

Het wachten... ...verzachten Wachten…, frustreert het ons niet allemaal? Aan de telefoon, met ‘nog zoveel wachtenden voor je’. Wachten in de rij om die nieuwe aankoop af te rekenen; hoe langer het duurt, hoe minder blij je ermee bent. Wachten is een ‘belevingskiller’. Onze waardering voor een bedrijf, product of service daalt in hetzelfde tempo als waarin de wachttijd stijgt.

Pauline Sterenborg

Wachten in het ziekenhuis

het slecht georganiseerd. En waarde-

persoon van dat moment. Die kreeg

In de zorg lijkt wachten van een heel

loos gecommuniceerd. Je merkt het,

mijn volle aandacht. Wachtende, bel-

andere orde. Alsof het erbij hoort.

de frustraties komen weer naar boven

lende, vragende patiënten, medewer-

Misschien heb jij dat zelf ook wel eens

terwijl ik dit schrijf.

kers of collega’s moesten wachten

meegemaakt, bijvoorbeeld bij een spe-

tot die ene patiënt weg was. Als een

cialist in het ziekenhuis? Hoe ervaar je

Wachten in de mondzorgpraktijk

behandeling uitliep, dan moest een

dat wachten dan?

Nu denk je waarschijnlijk: zo erg is het

ander dus wachten.

bij ons niet! Wij lopen bijna nooit uit.

Zelf word ik er niet vrolijk van. Zo zat

Meestal niet langer dan 10-30 minu-

ik eens als mantelzorger maar liefst

ten. En: we werken met mensen, we

anderhalf uur naast de patiënt. Die

zijn geen robots, uitloop komt voor en

overvolle wachtkamer staat op mijn

wachten hoort erbij.

“Hoe voorkom je dat wachttijd irritaties veroorzaakt?”

netvlies gebrand. Niemand had enig benul hoelang het nog zou duren.

Vanuit jouw perspectief als praktijk-

Gelukkig vinden de meeste mensen

Mensen

gin-

manager of mondzorgverlener is dat

‘even’ wachten niet erg. Vaak hebben

gen morren, werden boos… En eerlijk

een begrijpelijke reactie. Jij voert met

ze er wel begrip voor. Toch is het een

gezegd, ik ook!

zorg, tijd en aandacht de juiste behan-

speerpunt: hoe zorg je dat de persoon-

deling uit. Dat is ook wat de patiënt-op-

lijke aandacht voor de ene patiënt-op-

Veel negatieve emoties dus. En bij de

de-stoel verwacht. Die patiënt wil jouw

de-stoel de gastvrijheidsbeleving van

volgende bezoeken aan dat zieken-

volledige focus. En terecht! Zo deed ik

de ander-in-de-wachtkamer niet nega-

huis verliep het steeds weer zo! Wat

dat zelf ook. De patiënt-in-de-behan-

tief beïnvloedt? Hoe voorkom je dat

mij betreft is dat niet normaal. Ik vind

delkamer was altijd de belangrijkste

wachttijd irritaties veroorzaakt? >>>

werden

ongeduldig,

9

Wacht-‘verzachters’ • Proactief informeren. Laat weten dat

• Bijsturen. Als de behandelaar uit-

meegemaakt? Dat je denkt: ‘Ik plan

het ‘iets uitloopt’ vóórdat de patiënt

loopt, kijk dan of je de volgende pati-

mijn afspraak als eerste, dan weet ik

op zijn klok kijkt ‘hoelang het nog

ënt(en) vooraf kunt informeren. Bel

zeker dat ik op tijd geholpen word.’ En

duurt’. Als de wachtende patiënt zich

bijvoorbeeld dat ze iets later kunnen

dat je dan constateert dat jouw behan-

gezien voelt, dan accepteert hij dat

komen. Of zeg al bij binnenkomst dat

delaar, kapper, automonteur ‘gezellig

wachten meestal wel. Voorkom dat

het uitloopt; al dan niet gevolgd door

aan de koffie zit’, maar jij op hete kolen!

die patiënt zich zuchtend, boos of ge-

de vraag of die patiënt wil wachten.

Zo is dat ook voor jouw patiënt. Niet

ïrriteerd aan de balie meldt met de

• Op tijd beginnen. Het klinkt als een

voor niets kiest hij het eerste tijdslot

mededeling dat hij ‘al zolang wacht’.

open deur. Toch gebeurt dat ook in

van de dag. Tijd is voor hem net zo kost-

Dat scheelt frustratie bij zowel de pa-

jouw praktijk misschien niet elke

baar als voor jouw praktijk.

tiënt als de balieassistent.

dag. Omdat jullie aan het begin van

• Verontschuldigen. Bied je excuses

de dag nog samen dat kopje koffie

Het gaat om het managen van ver-

aan bij binnenkomst in de behandel-

drinken en de eerste patiënt te laat

wachtingen en het geven van persoon-

kamer. Wat mij betreft zowel door de

binnenhalen. Bedenk dat jouw pati-

lijke aandacht. Heb oog voor die wach-

assistent (al dan niet met uitleg) als

ënt ook een agenda heeft, werk, an-

tende patiënt en verzacht het wachten.

door de behandelaar. Dat stemt de

dere afspraken. Het is niet meer dan

Daarmee maak je duidelijk dat jij niet

meeste mensen mild. Zeker als je

beleefd, fatsoenlijk en heel normaal

alleen begrip verwacht voor het feit dat

vertelt dat al jullie zorg, tijd en aan-

dat je daar rekening mee houdt.

jullie uitlopen. Je geeft aan dat jij je realiseert dat ook zijn tijd kostbaar is

dacht nu voor hen is. ënt kan en wil wachten. Als de uit-

Aandacht voor de wachtende patiënt

Pauline Sterenborg was tandarts, is eige-

loop langer duurt dan bijvoorbeeld

Als je elke ochtend of middag later

naar van PBS Advies en docent bij Dental

15-20 minuten, dan maakt die patiënt

begint dan gepland, stel jezelf dan de

Best Practice. Zij adviseert en traint tand-

misschien liever een nieuwe af-

vraag hoe je die planning kunt aanpas-

artspraktijken bij het ontwikkelen van een

spraak. Bied die mogelijkheid aan.

sen. Of verkort de dagstart of lunch-

gastvrije(re) werkomgeving - www.pbs-ad-

Uiteraard met excuses. En niet met

pauze. Ik weet hoe belangrijk die infor-

vies.nl

een nota voor een niet-nageko-

mele momenten zijn. Maar ook hier

men-afspraak…

weer de vraag: heb je het zelf al eens

• Keuze aanbieden. Vraag of de pati-

Tips • Informeer proactief, voordat de patiënt vraagt of klaagt • Verontschuldig je voor de wachttijd • Geef de patiënt de keuze om een andere afspraak te maken • Bel eventueel de volgende patiënt dat hij later kan komen

10

.

• Begin op tijd met de eerste patiënt • Bedenk dat tijd ook kostbaar is voor jullie patiënten • Maak onderling afspraken wie de patiënt informeert over uitloop • Mindset: zie de wachtkamer als ontvangstruimte

Gun jezelf en je patiënten Anders Bij Anders Medical Factoring streven we ernaar om 100% digitaal te werken.

Ons hele facturatieproces is ingericht op digitale factuurverwerking.

Daarom is een factuur per e-mail bij ons gratis. Tel uit je winst!

Ruim 80% van de facturen van onze klanten wordt digitaal verstuurd, deze klanten profiteren daardoor van: > Snellere uitbetaling;

> Sneller inzicht in financiële status van de praktijk; > Handige digitale inlogomgeving voor de patiënt;

> Informatiebeveiliging van het hoogste niveau (volgens de NEN 7510 norm); > Gelbesparing: een digitale factuur is bij ons gratis; > Milieuvriendelijke manier van factureren.

Ook profiteren van volledig digitaal factureren? Maak dan een vrijblijvende afspraak met ons!

Nummer één in

digitaal factureren

Anders Medical Factoring

085 273 49 79

Hagenweg 3c

info@andersmf.nl

4131 LX Vianen

www.andersmf.nl

De non-responder geeft soms wel respons

Hepatitis B vaccinatie

in de mondzorgpraktijk Nicolette Biesters

Bij het aannemen van een nieuwe medewerker kom je er niet onderuit; het vragen om de vaccinatiestatus Hepatitis B. Een werkgever in de zorg is namelijk wettelijk verplicht om een vaccinatie tegen Hepatitis B aan te bieden als blijkt dat de werknemer in contact kan komen met bloed. Het lijkt een eenvoudige vraag met een eenvoudig antwoord. Toch is dat het

mende handelingen zijn, waardoor er naast het eigen risico

niet altijd. Zo komt de term ‘non- responder’ regelmatig voorbij.

ook het risico is dat een patiënt door de betreffende behan-

Wat betekent dat precies en welke gevolgen heeft het voor je

delaar besmet raakt.

praktijk en voor de sollicitant?

De RIVM-richtlijn* geeft aanwijzingen om besmetting uit te sluiten en de gevolgen van besmetting te beperken. Zo

Non responder en veiligheidsrisico

moet ieder kwartaal een bloedonderzoek plaatsvinden. Als

Een non-responder is iemand die ondanks twee volledige

praktijkmanager betekent dit vaak dat je deze medewerker

vaccinatietrajecten (van ieder drie Hepatitis B vaccinaties in

moet helpen herinneren aan dit dragerschapsonderzoek en

maand 0, 1 en 6) toch geen of een lage antistoftiterwaarde

hem of haar eventueel moet vrij plannen om het onderzoek

heeft.

te laten verrichten. De bewijzen dat de medewerker niet

Een non-responder (voor een ongevaccineerde persoon

besmet is, moeten worden geregistreerd in de vaccinatie-

geldt hetzelfde) mag in je praktijk werken, maar er is wel

status van de medewerker. Als er een prikaccident plaats-

een veiligheidsrisico. Deze medewerker is immers niet

vindt met deze medewerker, kan toediening van immunog-

beschermd tegen besmetting met het Hepatitis B virus, ter-

lobuline mogelijk noodzakelijk zijn. Dit is afhankelijk van het

wijl er werkzaamheden in een tandartspraktijk zijn waarbij

besmettingsrisico. Al met al wat meer werk, maar natuurlijk

een reëel risico is op besmetting. Ook kunnen er risicovor-

heb je dat over voor je waardevolle medewerker!

12

“Hoe houd je de belangen van patiënt en praktijk in balans?”

Soms blijkt zelfs dat er in het verleden helemaal geen vaccinatie is geweest, maar alleen een meting. Dan is het logisch dat er geen respons op een vaccinatie te vinden was. De oorzaken liggen erg uiteen, maar het is de moeite waard om in jouw praktijk eens na te gaan of er ook sprake kan zijn van een vergissing.

Wat kun je doen?

Misschien herken je het dat een medewerker de term non-responder gebruikt, of misschien heb je zelf die conclusie eens getrokken. Ga dan nog eens na of er inderdaad twee volledig doorlopen vaccinatietrajecten zijn geweest. Zo ja, dan vraagt de richtlijn ieder kwartaal om dragerschapsuitsluiting en overige extra maatregelen. Heb je geen bewijs van twee volledig door-

Vaak onterechte conclusie

lopen vaccinatietrajecten, vraag dan eens om advies

Uit onderzoek is gebleken dat bovenstaande situatie slechts

bij een aanbieder van vaccinaties. Meestal wordt gead-

bij vijf procent van de gevaccineerden voorkomt! De kans

viseerd om alsnog een traject te doorlopen. En vaak is

dat jij in jouw praktijk te maken krijgt met een non-respon-

een booster, gevolgd door een meting, voldoende om de

der is dus aanwezig, maar wel vrij klein. Toch wordt de term

medewerker toch volledig én aantoonbaar beschermd

regelmatig - vaker dan de vijf procent - gebruikt. Vaak niet

te krijgen. Daarmee beperk je de veiligheidsrisico’s voor

terecht.

medewerker én patiënt. Het is de moeite waard!

Zoals hierboven omschreven, geldt de term non-responder pas als blijkt dat een persoon na een volledig traject niet res-

Bron: Hepatitisinfo.nl en *RIVM richtlijn preventie transmissie

pondeert en als na een hervaccinatietraject de antistoftiter

van hepatitis B van medisch personeel naar patiënten

nog steeds <10 is. Kan je sollicitant geen bewijs overleggen van twee volledig doorlopen vaccinatietrajecten, dan is er

Nicolette Biesters is werkzaam als coördinator veiligheid bij

een grote kans dat er helemaal geen sprake is van non-res-

TopMondzorg. Samen met haar team ondersteunt zij prak-

ponderschap. De oorzaak ligt dan vaak bij het feit dat de anti-

tijkmanagers van o.a. Dental Clinics, TopOrtho en Proclin om

stoftitermeting te laat heeft plaatsgevonden, dat er slechts

een veilige praktijk en werkcultuur te bieden aan patiënten en

één vaccinatie is geweest en de overige twee ‘vergeten’ zijn.

medewerkers.

13

14

4 vragen over

meerkamerplanning Verry van Rossum

In steeds meer praktijken wordt met een meerkamerplan-

patiënt hoeft niet van kamer te wisselen of terug te komen

ning gewerkt, ook wel het PDI Business Model genoemd.

voor deze controle.

De kern van dit concept is om met meer kamers op efficimet veel aandacht voor patiënten. Verry van Rossum houdt

2. Moet in de planning de ‘tandartstijd’ worden opgenomen?

zich al vanaf 2006 bezig met dit concept en heeft het PDI

Het antwoord daarop is kort en krachtig, nee! Eén van de

Business model in veel praktijken geïmplementeerd. Hij

belangrijkste principes van een meerkamerplanning is dat

bespreekt vier veel gestelde vragen uit de praktijk.

de behandelingen worden gepland, niet de tandarts. De

ënte wijze hoogwaardige tandheelkundige zorg te leveren

planning moet zodanig in elkaar gestoken worden dat er een

1. Wat te doen met de vele preventie afspraken?

goede behandelmix mogelijk is. De behandelblokken staan

Doordat preventie een steeds belangrijker onderdeel van

zo gepland dat wanneer de tandarts in de ene kamer klaar is

de tandheelkunde is geworden neemt het aantal preventie

met zijn deel van de behandeling, er in een andere kamer een

afspraken enorm toe. Dit kan resulteren in het vol lopen van

patiënt klaarligt voor zijn volgende behandeling. De behan-

de planning voor de tandarts. Hoe pas je dit in een meerka-

delblokken hebben altijd een overlapping van tien minuten

merplanning in? Omdat in de meeste praktijken de tandarts

zodat er een goede aansluiting is voor de behandeltijd van

op twee of drie kamers werkt, ga ik van deze situatie uit.

de tandarts. Er loopt als het ware een slang door het behandelschema die aangeeft hoe de route van de tandarts loopt.

Als er veel preventie afspraken in de planning van de tandarts staan, zal de tandarts regelmatig moeten wachten op

Een ander belangrijk principe is dat de planning zo simpel

de preventieassistent die met een langere behandeling

mogelijk moet zijn. Als de receptioniste een behandeling

bezig is. Dit is nu juist niet de bedoeling van het meerkamer-

moet inplannen, moet dit snel en eenvoudig kunnen. Als zij

concept dat is ontwikkeld om tijd van de tandarts zo effici-

dus met de tandartstijd erbij moet gaan plannen, betekent

ënt mogelijk te gebruiken.

dit dat zij in feite twee planningen moet volgen. Dit maakt

De oplossing is dan om een aparte preventiekamer in de

het ingewikkeld, tijdrovend en de kans op vergissingen erg

planning op te nemen waar de langere preventiebehande-

groot.

lingen worden uitgevoerd. Deze behandelingen kunnen ook worden gecombineerd met de halfjaarlijkse controle. Op het

3. Is de planning iedere dag hetzelfde?

moment dat de tandarts van kamer wisselt, of dat hij een

Ja, dat is inderdaad de bedoeling en daar zijn een aan-

taak heeft gedelegeerd aan de assistent, kan hij in de pre-

tal redenen voor. Eén van de doelen van het PDI Business

ventiekamer de controle doen. Dit kost de minste tijd en de

Model is een grote efficiëntie in de praktijk. Om dat te reali-

15

lijk uit te voeren. Voor de receptioniste betekent dit dat zij

4. Wie heeft de controle over de planning? Wie stuurt bij als dat nodig is?

veel minder tijd kwijt is aan het vinden van vrije plekken in

Veelal is de tandarts degene die de assistenten aanstuurt en

de planning. Zo heeft zij vaak de open plekken van grote

bepaalt of er afgeweken wordt van de planning. Dit vraagt

behandelingen in haar hoofd zitten en kan direct sturen op

veel energie van de tandarts, omdat naast het gewone tand-

het vullen van deze lege plekken. Een ander groot voordeel

heelkundige werk ook de organisatie in de praktijk veel aan-

voor de receptioniste is dat afspraken wat makkelijker te

dacht vraagt. Het resultaat is dat de tandarts na een dag

verschuiven zijn. Stel dat er door een annulering vandaag

intensief werken, vermoeid thuiskomt en nauwelijks energie

of morgen een behandelplek vrijkomt dan is het belangrijk

heeft voor een fijne avond met familie.

seren is het van groot belang om alle taken zo simpel moge-

“Afspraken zijn wat makkelijker te verschuiven” om deze plek weer snel op te vullen. Wanneer een patiënt

In het PDI Business Model gaat dit anders. De assistenten

gebeld wordt die een week later op hetzelfde tijdstip staat

krijgen deze verantwoordelijkheid en sturen de tandarts

ingepland om deze een week naar voren te halen, is de kans

aan. Een belangrijke taak van assistenten is zorgen dat de

redelijk groot dat daar ja op wordt gezegd. Dit komt omdat

ingeplande patiënten op tijd behandeld worden.

veel mensen een langer bezoek aan de tandarts vaak op hun

Constateert de tandarts bijvoorbeeld een caviteit tijdens

vrije- of bijvoorbeeld thuiswerkdag plannen. Op die manier is

een controle dan is vaak de neiging om deze direct even te

de opengevallen plaats snel opgevuld.

behandelen. Zeker als het een patiënt betreft die ver weg woont of een heel drukke baan heeft. Als dit gebeurt dan

Een andere noodzaak om elke dag dezelfde planning te han-

loopt de planning weer uit, wat zeker niet de bedoeling is. De

teren is de snelheid van voorbereiding. Doordat iedere dag

juiste gang van zaken is dat de tandarts vraagt aan de assis-

hetzelfde schema wordt gehanteerd zijn de behandelingen

tent of er ruimte in de planning is om deze caviteit te her-

die in de kamers worden verricht ook iedere dag hetzelfde.

stellen. Is die ruimte er, dan wordt dat gedaan. Is de ruimte er

Daardoor wordt het klaarzetten van de tray’s een snelle rou-

niet dan geeft de assistent dit aan en wordt er een vervolg-

tineklus die tijd bespaart en fouten voorkomt.

behandeling ingepland. Het lastige in deze situatie is dat er

.

nee gezegd moet worden tegen de patiënt. Het mooie van deze wijze van werken is dat de planning nee zegt. Tegen de patiënt kan worden gezegd: “We zouden het graag willen doen maar de planning laat het helaas niet toe”. De patiënt begrijpt dit en snapt dat er een vervolgafspraak moet worden gemaakt.

Verry van Rossum is al ruim 25 jaar actief in de tandheelkunde in Nederland en inmiddels ook in België. Vanuit het bedrijfsleven is hij als zelfstandige gaan werken als trainer/coach en heeft in veel bedrijven veranderingstrajecten uitgevoerd. In die functie is hij gestart met het geven van cursussen aan tandartsen op het gebied van meerkamerplanning en praktijkorganisatie. In 2006 is hij medeoprichter van Practice Development Institute, een opleidingsbedrijf gespecialiseerd in het meerkamerconcept.

16

E C T N X B V X N E T

R U I D E E E I A C O

G B J W E D I N V O U

O E D I N I L T I N C

N X B F V E I U G O H

O E E I O N G Ï A M S

M C S N U I X T T I C

I O P I D N C I I S R

S D A E I G U E E C E

C R R U G X B V X H E

H Y E W E X E E X X N

TIJDELIJK T O T €1.000,VOORDEEL*

Hét Event Event voor de praktijkmanager VRIJDAG 20 MEI 2022 MIELE EXPERIENCE CENTER VIANEN

*afhankelijk van model

SPREKERS: Marjo Riebergen Jolanda van Boven Marlies van der Vooren Kirsten Heukels Verry van Rossum Sjoerd Kuiken

CUBE EN CUBE X A U T O C L AV E N

Sc

lden

er informati e

en

me

QR-code vo de or an je aan t m e o

me

De korte cyclustijden, de intuitieve bediening en het innovatieve droogconcept EcoDRY-technologie zorgen voor de dagelijkse reiniging en desinfectie van praktijkinstrumenten. Nu tijdelijk in prijs verlaagd!

Meer informatie: 0347- 378 884 of www.miele.nl/pro/cube

Miele Professional. Immer Besser.

STAP-Budget Nieuwe subsidie voor scholing Monique Heijtel

18

Er is een nieuwe subsidie voor scholing. Vanaf 1 maart kun-

gen niet in het register dan kan je als werkgever toch over-

nen jouw medewerkers via de Subsidieregeling STimulering

wegen om deze beschikbaar te stellen voor jouw mede-

ArbeidsmarktPositie (STAP) subsidie aanvragen voor scho-

werker. Jouw medewerker krijgt dan wel geen STAP sub-

ling en ontwikkeling. Het STAP-budget vervangt hiermee

sidie maar jij kan de studiekosten onbelast vergoeden via

de voormalige privé-aftrekpost voor studiekosten in de

de werkkostenregeling.3 Uiteraard doe je dit niet zomaar.

aangifte inkomstenbelasting. Hoe werkt STAP? Wat zijn de

Echter een opleiding kan jou als werkgever goed uitkomen,

voordelen voor jou als werkgever?

omdat de medewerker zo beter inzetbaar is en je vergroot de kans om de medewerker aan jou te binden, omdat deze

Jouw werknemers of werkzoekenden kunnen de STAP-

wordt uitgedaagd op zijn huidige werkplek. Ook de combi-

subsidie gebruiken voor het volgen van een training, cursus

natie tussen STAP en de werkkostenregeling is mogelijk.

of opleiding om zo goed inzetbaar te blijven op de arbeids-

Als jouw medewerker een opleiding vindt via het scholings-

markt. Met het STAP-budget wil de overheid mensen de

register, maar deze is duurder dan €1.000,-, dan zal jouw

mogelijkheid bieden om meer eigen regie te nemen bij het

medewerker voor de eerste €1.000,- STAP subsidie krijgen

ontwikkelen tijdens hun loopbaan. Werkenden en werkzoe-

en kan jij het overige bedrag bijleggen en onbelast vergoe-

kenden hebben zo meer kansen om hun baan te houden,

den via de werkkostenregeling. Bespreek dit ook tijdens de

of om een nieuwe baan te vinden.1 In plaats van geld ach-

functionerings- of ontwikkelgesprekken. Zo kan jij als werk-

teraf besparen via de belastingaangifte (zoals dat voor 2022

gever jouw medewerkers stimuleren om scholing te volgen.

het geval was), zal het UWV de scholing direct bekostigen.

Als goed werkgever heb jij namelijk een scholingsplicht.

Een werknemer of een werkzoekende hoeft het dus niet

Lees daarover meer in het artikel dat wij van MO-HR hier

eerst zelf voor te schieten. Dat moet volgens de overheid

eerder over hebben geschreven.4

meer mensen over de streep helpen een opleiding te volgen. Daarnaast zijn steeds meer werkzaamheden digitaal.

Scholing voor jou als ondernemer?

Daardoor ontstaan er nieuwe banen, maar tegelijkertijd

Voor jou verandert er niets. Als deze studiekosten zakelijke

verdwijnen er ook een boel banen. De coronacrisis heeft de

kosten zijn, kan je deze nog steeds aftrekken van de omzet

arbeidsmarkt ook veranderd, waardoor bepaalde beroeps-

van de praktijk.

groepen hun baan kwijtraakten terwijl sectoren zoals de

.

zorg en techniek zaten te springen om personeel. Voor men-

Kortom

sen in de bouw of met andere zware beroepen kan omscho-

Scholing is een belangrijk onderdeel voor het HR-beleid van

ling juist helpen om van baan te wisselen, zodat zij op een

jouw organisatie. Bied dit niet alleen voldoende aan, maar

gezonde wijze de AOW-leeftijd kunnen bereiken.

leg jouw scholingsbeleid ook goed vast in jouw arbeidsvoorwaardenregeling of arbeidsovereenkomst.

STAP aanvragen Vanaf 1 maart 2022 kunnen werkenden of werkzoekenden

Monique Heijtel is docent bij de opleiding Praktijkmanager

één keer per jaar een STAP Budget aanvragen via het UWV.

van Dental Best Practice en HR adviseur bij MO-HR

2

Dit doen zij voordat ze starten met een opleiding, want als

de aanvraag is goedgekeurd, wordt het budget betaald aan de opleider. Zo wordt het geld gebruikt waarvoor het

Bronnen

bedoeld is. Jouw medewerker mag wel alleen kiezen uit

1.https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/leven-lang-

opleidingen die geregistreerd staan in het scholingsregis-

ontwikkelen/documenten/publicaties/2021/12/20/vac-stap-budget

ter om in aanmerking te komen voor de subsidie.

2. https://www.uwv.nl/particulieren/stap-budget/ 3https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/belastingen-voor-

Rol van de werkgever

ondernemers/vraag-en-antwoord/werkkostenregeling-wkr

Staat de opleiding die jouw werknemer graag zou willen vol-

4 https://www.mo-hr.nl/de-lusten-en-lasten-van-scholing/

19

Word Tootsee partner

TOOTSEE CLEAR ALIGNERS

Veilig en snel naar een rechte ‘sexy six’ Tootsee biedt de beproefde clear aligner-methodiek in frontodontics in een nieuw teledentistry concept: Individuele diagnose en plan voor cosmetische standsverandering van het front 100% online monitoring door gekwalificeerde, ervaren tandartsen en orthodontisten Laaggeprijsde, hoge kwaliteit producten die aan alle richtlijnen voldoen Klanten besparen tijd en geld, profiteren van flexibele zorg én zien in korte tijd al resultaat.

Word Tootsee partner Geef uw klanten meer keus in behandelingen: Tootsee ontzorgt terwijl u van aantrekkelijke partnervoordelen profiteert.

Meer weten? Mail naar partner@tootsee.co of kijk op tootsee.co.

20

Tandenfee leerzaam en leuk Nadat haar zoontje met een ongelukje vroegtijdig zijn tand

Tinus samen met zijn vriendin prinses Chloë spannende

verloor verzon Mikki de Goede uit Den Haag samen met

avonturen mee.

haar zoontje verhaaltjes over de tandenfee en schetste

In het boek worden op een leuke manier weetjes over tan-

er samen beelden bij. Deze opzet belande in een lade

den verteld, bijvoorbeeld hoeveel tanden een kind heeft,

tot haar zoon een echte wiebeltand kreeg. Mikki besloot

maar ook tanden wisselen en poetsen komen aan bod.

het verhaal uit te werken en in eigen beheer uit te geven.

Extra’s achter in het boek met items voor onder het kus-

Nadat juffen en meesters de kladversie hadden gele-

sen zoals een minibriefje en een poetsdiploma of de gratis

zen werkte Mikki de tekst uit in samenwerking met een

audio download en de interactieve zoekpagina geven dit

illustratrice uit Litouwen. Zo kreeg haar droom vorm en

boek een extra touch.

schreef ze haar kinderboek debuut; ‘De geheime wereld

Alle kinderen wisselen hun tanden en waar de ene trots

van de tandenfee’.

zijn wiebeltand aan iedereen wil laten zien, gaat de ander al huilen bij het zien van een tandenborstel uit angst voor

“Er lag geen boek in de boekhandel die het magische

pijn. Dit magische sprookje kan voor beide een handige

gevoel dat ik zelf als kind ervaarde bij het idee van de tan-

aanvulling zijn om het wisselen leuk te laten verlopen.

denfee omschreef. Alle boeken waren vooral informatief,

Tandenpoetsen en lezen zijn belangrijk in de opvoeding

ik wilde een magisch sprookje neerzetten.” En dat werd

en met dit boek stimuleer je beide.

het, een magisch boek van maar liefst 112 pagina’s. Het sprookje geeft een kijkje in de geheime wereld van de tan-

‘De geheime wereld van de tandenfee’ (ISBN

denfee, waar de feeën naar school gaan om te leren hoe

9789462554276) is voor €18,95 verkrijgbaar in de boek-

je een echte tandenfee wordt. In de mensenwereld maakt

handel of via mdg-kinderboeken.nl.

21

Een duurzame keuze

Nieuw!

Webshop voor dentale professionals

Duurzame interdentale ragers

De duurzame interdentale ragers van TePe zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met tandheelkundige experts om de hoogste prestaties en kwaliteit tot in het kleinste detail te garanderen. Met deze lijn zetten we een verdere stap naar CO2-neutrale productie van al onze producten en verpakkingen. Door het gebruiken en adviseren van onze duurzame producten draagt u samen met ons bij aan een schonere planeet.

Samen maken we het verschil.

80%

minder CO2

•

5% introductiekorting bij bestellingen geplaatst via onze vernieuwde webshop

•

24/7 bestellen

•

Gemakkelijk en snel

•

Voor 12 uur besteld, de volgende werkdag geleverd

1) Scan de QR-code 2) Registreer 3) Bestel!

AD5399NL

Dezelfde hoogstaande kwaliteit voor gezonde tanden en een gezondere planeet.

De duurzame reis van TePe Voor TePe is plastic voor dentale toepassingen vanuit hygiënisch oogpunt nog altijd de beste keuze, maar wij kiezen dan wel voor zoveel mogelijk hernieuwbare grondstoffen, wat fors bijdraagt aan een CO2-reductie van maar liefst 80%. Wij gebruiken voor de productie van onze nieuwe duurzame interdentale ragers door middel van mass balance ingrediënten van 100% duurzame bronnen, zoals Europese pijnboomolie. Met onze hoogwaardige duurzame interdentale ragers wordt het voor u makkelijker om een hoge kwaliteit rager te gebruiken en te adviseren aan uw patiënten. En dat met minder belasting voor het milieu en zonder in te leveren op kwaliteit. In 2022 willen wij al onze producten en verpakkingen CO₂-neutraal hebben.

Met elkaar gaan we voor een duurzamere wereld: vandaag, morgen en in de toekomst. We maken niet alleen plannen voor de lange termijn, maar verbeteren vandaag wat beter kan.

www.tepe.com

Mectron Combi Touch Ultrasoon en Air-Polishing in één unit • Zeer krachtige scaler en airpolishing • Gemakkelijk te wisselen tussen supra- en subgingivaal • Voor scaling, perio, restauratie & endo • 2 poederkamers (prophy & perio) • Nozzles van 90º en 120º voor supra- en subgingivaal • 30 soorten tips • Fijne Aftersales service; o.a. gratis bruikleenservice • Prijsgunstig en geen verplicht onderhoudscontract • Verkrijgbaar met hygiënisch glazen touchpanel

Scan hier voor meer info en plan uw vrijblijvende demo in.

‘

”Maak van je wachtruimte een belevingsruimte”

24

Vraag het een belevings-expert

Geur in de praktijk Belevings-expert Bart Janssens is sinds

Wat doet een geur met je?

Welke geur kies je dan?

2009 actief in de professionele geurwe-

“Uit onderzoek blijkt dat de hersengol-

“Wat wil je uitstralen, hoe wil je overko-

reld en heeft een eigen geurbelevingsbe-

ven in het brein veranderen zodra onze

men als praktijk? Klinisch, of juist warm

drijf. We vroegen hem wat geur precies

zintuigen een geur waarnemen. De

en gezellig. Het kan ook zijn dat de prak-

doet en waarom het een belangrijke rol

geuren die we ruiken, hebben hierdoor

tijk een thema heeft, dan kan geur daar-

kan spelen in de praktijk.

een grote invloed op ons brein. Zonder

bij aansluiten. Geur is heel persoonlijk

dat je het beseft ruiken we de hele dag

en daarom is het belangrijk dit goed

Hoe belangrijk is geur?

door. Geuren zijn overal om ons heen.

door te spreken met het team. Met een

“Geur is veel belangrijker dan we vaak

We zijn alleen ontwend om te vertrou-

geuradviseur stem je een geur af op de

denken. Ons reukorgaan helpt ons aan

wen op onze neus en zijn ons niet altijd

merkidentiteit van de praktijk. Zo zorg

allerlei belangrijke informatie. Als eten

bewust van geuren. Maar we reage-

je ervoor dat de stijl en sfeer elementen

bedorven is of er iets in brand staat

ren wel op geur, zelfs als we geur niet

met elkaar worden verbonden.”

kunnen we ruiken dat er iets niet in de

bewust opmerken. Geur speelt dus

haak is. Zo waarschuwt onze neus ons

een ongemerkte, maar zeer belangrijke

Neemt het niet veel ruimte in?

onder andere voor gevaar.”

rol in ons leven. Als je een nieuw ver-

“Zeker niet! Sterker nog, een geurma-

zorgingsproduct uitprobeert, wat doe

chine van ons heeft een schitterende

Hoe werkt geur?

je dan als eerste? Juist, je ruikt eraan.

design uitstraling. Voor grote of kleine

“In de hersenen verwerken we geur

Is de geur niet aangenaam, dan zul je

ruimtes zijn verschillende modellen

in

het product waarschijnlijk niet kopen.

verkrijgbaar, je kunt ze plaatsen op de

hetzelfde

gebied

als

emoties.

Daardoor is onze reukzin nog meer dan

vloer of op een vensterbank en zelfs

Welke toegevoegde waarde heeft geur voor de praktijk?

een systeem aan de wand behoort tot

den. Iedereen zal weleens ervaren hebben dat geuren sterke gevoelens kun-

“Praktijken kijken bij een verbou-

tijk

nen oproepen. De één wordt blij van de

wing naar kleuren, meubilair, rou-

naal dan kunnen we de geurmachine’s

geur van vers gemaaid gras, de ander

ting en muziek, maar geur wordt

hierop veilig aansluiten. De investering

raakt gestrest als hij chloor ruikt. Vaak

vaak

geur

is te vergelijken met de aanschaf van

heeft dat te maken met herinneringen:

zorgt voor meer beleving en een nog

een standaard televisie. Maar dan heb

een geur kan sterke associaties oproe-

betere perceptie van de praktijk. Geur

je ook een systeem dat op subtiele wijze

pen met iets wat je ooit hebt meege-

neemt bijvoorbeeld angst bij pati-

geur verspreid in de praktijk, waardoor

maakt. Al een klein beetje geur is vol-

ënten weg wat wachttijden redu-

er een ontspannen en aangename sfeer

doende voor een onbewuste prikkel

ceert en het maakt het wachten aan-

ontstaat die de behandeling ten goede

die invloed heeft op hoe wij ons voelen

genamer. Ook helpt het penetrante

komt.”

zonder dat we dat merken. Geen won-

behandelgeuren eenvoudig en snel

Bart Janssens is belevings-expert en heeft

der dat geuren invloed hebben op onze

te neutraliseren. Prettig voor zowel

een eigen geurbelevingsbedrijf, Odorme.

emoties.

de patiënten als de medewerkers!”

www.Odorme.com, 085 – 060 87 87

andere zintuigen met emotie verbon-

overgeslagen.

Terwijl

de mogelijkheden. Beschikt de prakover

een

luchtbehandelingska-

25

COLUMN

Als je iets perfect wilt doen, heb je je eerste fout al gemaakt!

de grootste vijand. Door hun grote verantwoordelijkheidsgevoel leggen ze de lat ontzettend hoog. Het naleven van alle protocollen en het er niet van ‘kunnen’ afwijken, maakt het nog een stuk lastiger. Het continue nadenken over bepaalde verwachtingen en op zoek zijn naar bevestigingen, slaat opeens over in werkdruk. Als je dit als praktijkmanager lang laat sudderen en kiest voor de struisvogeltactiek (je kop in ’t zand steken), zal dit op lange termijn over kunnen gaan in een langdurige ziektemelding die kan leiden tot een burn-out. Soms wordt er weleens tegen mij gezegd dat ik een sixth sense heb wat betreft het aanvoelen van mensen.

Een superhandige tool in onze functie, maar vraagt soms ook om een booster van energie!

Ik denk dat jullie allemaal weleens

Het is vrijdagavond 21.00 uur.

periodes hebben gehad dat het

Buiten raast Eunice door de stra-

team even niet lekker in balans

ten heen met een windkracht van

was. Tijdens deze windkracht 12

130 kilometer per uur. De kids heb-

dagen op de praktijk is het goed

ben de grootste lol, die spelen 30

bege‘leiden’ van een team priori-

seconds met hun vader. Ik trek

teit nummer 1. Niet om als dirigent

mijzelf even terug en zit verstopt

met een stokje te gaan zwaaien,

onder een lekker warm deken-

maar om te laten zien dat jij er

tje op de bank met de laptop op

voor ze bent! De blik in iemands

mijn schoot. Voor de tweede keer

ogen zegt vaak al genoeg wan-

schrijf ik deze column, ik was zo

neer je vraagt hoe het met ze

handig geweest om hem ver-

gaat. Vertrouw je onderbuikge-

keerd op te slaan. Wervelstormen

voel! Soms is een klein beetje

en zware regenbuien raasden er

doorvragen al voldoende. Ik geef

de afgelopen weken ook even

iedereen altijd de ruimte om wat

door mijn leven. Ik heb helaas

te kunnen vertellen, of om even

afscheid moeten nemen van twee

hun hart te luchten. Stiekem laat

lieve mensen in mijn leven en als

ik als het nodig is een kleine tip

klap op de vuurpijl kregen wij thuis allemaal ook nog eens

vallen. Ik merk dat deze 5 minutes moments, het gevoel van

corona. Mijn energie was even ver te zoeken, maar een dagje

Gezien en Gehoord worden, een FIJNE werksfeer creëert.

Amsterdam met manlief en een avond met mijn lieve vrien-

Tijdens dit soort dagen ben ik blij met Peter & Daan (eigena-

din oude koeien uit de sloot halen en heel hard meezingen op

ren van De Fijne Tandartsen). Soms is het best eens lekker

Shallow, doet zeker wonderen. Herkennen jullie ook dit soort

om achter gesloten deuren ook even mijn hart te luchten

windkracht 12 dagen? Vast wel. Ik werk samen in een team

En….na regen is er altijd weer zonneschijn!

met fantastische collega’s! Ze hebben allemaal een groot

Renate Faulhaber is praktijkmanager bij De Fijne Tandartsen in

hart voor de praktijk, maar dit is in veel gevallen ook vaak

Barneveld & mama van drie tienerdochters en een dochtertje van 8.

27

www.platformpraktijkmanager.nl

Behind the scenes

Praktijkmanager platform Achter de schermen zijn we al even bezig met een digitaal plat-

Kim, om bij jou te beginnen als marketingmanager; ‘Hoe

form waar je als praktijkmanager veel informatie kunt vinden en

zijn jullie ertoe gekomen om een Praktijkmanager plat-

in contact kan komen met collega praktijkmanagers om kennis

form in de markt te zetten en welke rol heb jij hierin?’ “We

uit te wisselen. Hoe staat het er op dit moment voor? We spre-

merkten steeds meer dat er, na bijvoorbeeld onze oplei-

ken Laura van Leijenhorst en Kim van der Kuijl van Dental Best

ding Praktijkmanager, behoefte bleef bestaan tussen prak-

Practice, Sjoerd Kuiken en redacteur Ilko Alink.

tijkmanagers om met elkaar te sparren en kennis te delen.

28

We lanceren het platform op 20/5 tijdens Het Event voor de praktijkmanager

Inmiddels zijn er al veel leuke initiatie-

matie zal ik ook online cursussen gaan

ven tot stand gekomen (bijvoorbeeld

aanbieden op het platform. In lijn met

app groepjes) om contact te houden,

het digitale karakter van het platform

maar waarom niet één landelijk plat-

kun je als praktijkmanager volledig

form? Met dit idee zijn we verder gaan

digitaal nieuwe kennis tot je nemen.

brainstormen, juist ook met verschil-

Deze cursussen bestaan uit to-the-

lende praktijkmanagers om samen uit

point video’s plus een werkboek met

professionele uitstraling. Daarnaast

te zoeken wat er dan op zo’n platform

opdrachten, zodat je hier direct en in

zal het ook heel gebruiksvriende-

moest komen. Dit hebben we allemaal

eigen tijd mee aan de slag kunt gaan.”

lijk zijn. Het heeft veel weg van social media - dus heel herkenbaar voor velen

in kaart gebracht en inmiddels zijn we al op het punt dat we het platform aan

Ilko, jij bent hoofdredacteur van

- waardoor je snel je weg vindt op het

het vullen zijn met allemaal leuke en

Dentista en voor het redactionele

platform.”

interessante content. Mijn rol hierin is

gedeelte ook betrokken bij het PM

voornamelijk om de plannen concreet

magazine en platform. Wat houdt

Mooi team staat hier! Hoe gaan jullie

te maken tot een uiteindelijk mooi

jouw rol precies in bij het platform?

te werk? Waar halen jullie alle input

resultaat, de planning in de gaten hou-

“Tandartsen,

en

vandaan? Kim: “We hebben eerder dit

den én natuurlijk samen met het team

assistenten hadden al langer keuze

jaar een aantal praktijkmanagers uit-

zorgen dat het goed in elkaar zit én er

uit een ruime hoeveelheid vakinforma-

genodigd om met ons mee te denken.

aantrekkelijk uitziet zodat iedere prak-

tie. Dentista is daar een voorbeeld van.

Dit hebben we gedaan middels een

tijkmanager van Nederland het plat-

Praktijkmanagers – een relatief nieuwe

‘ambassadeurs’ sessie. Tijdens deze

form weet te vinden!”

functie – hadden dat niet. Daarom heb-

sessie hebben we gezamenlijk bepaald

mondhygiënisten

ben we afgelopen jaar Praktijkmanager

welke onderdelen er op het platform

Sjoerd, jij bent een samenwerking

magazine (PM magazine) gemaakt.

moeten komen. Dit was zo leuk om met

aangegaan met DBP. Kun je vertel-

Veel praktijkmanagers waren bereid

elkaar te doen! Onze ambassadeurs

len wat die samenwerking inhoudt

hun kennis te delen voor het maga-

zullen ons ook voeden met informatie.

en welke rol jij gaat vervullen op het

zine en bij het noemen van de ideeën

Daarnaast hebben we een heel groot

platform? “Het bij elkaar brengen van

voor een platform werden ze helemaal

netwerk aan docenten en andere con-

praktijkmanagers is waarin we elkaar

enthousiast. In mijn rol als redacteur

tacten binnen de tandheelkunde. Input

gevonden hebben. Dan doel ik vooral

zoek ik naar interessante vakinforma-

komt dus wel goed!”

op het delen van kennis binnen de

tie voor op het platform. Die laten we

Sjoerd: “De input komt vooral uit de

markt, omdat er zo veel te leren valt

schrijven door specialisten met kennis

markt: Voor en door praktijkmanagers.

van elkaar in plaats van altijd maar zelf

op een bepaald gebied, maar halen we

En dan niet per se vanuit alleen de

het wiel uitvinden. Zelf vind ik het heel

ook uit de praktijk. Heb je zelf dan ook

tandheelkundige markt, maar ook van-

leuk om mijn kennis en ervaringen te

praktische kennis die je wilt delen met

uit management gebieden uit andere

delen via blogs, artikelen en podcasts,

je collega praktijkmanagers, laat het

branches.”

wat voortkomt uit mijn advies opdrach-

mij weten!”

Waarom ‘moet’ de praktijkmanager

ten voor praktijken. Mijn rol binnen het platform is dan ook om regelmatig

Laura, jij bent de vormgeefster en

een kijkje gaan nemen op het plat-

nieuwe informatie te posten. Enerzijds

fotograaf van het magazine en het

form? Kim: “Om de laatste ontwikke-

om praktijkmanagers te informeren

platform. Kun je een tipje van de sluier

lingen te volgen, kennis te delen, vra-

of te triggeren, maar ook om het plat-

oplichten wat betreft de look and feel

gen te stellen waar je niet uitkomt,

form te laten groeien tot een kennis-

van het platform? “Het platform wordt

nieuwe mensen te leren kennen én

bank voor praktijkmanagers. Naast het

in dezelfde lijn als het magazine vorm-

vooral ook om te sparren met collega’s

regelmatig posten van nieuwe infor-

gegeven. Een frisse, aantrekkelijke en

die in hetzelfde schuitje zitten.”

29

BIJZONDER GESCHIKT VOOR PRE- EN POST-MOND CHIRURGISCHE INGREPEN, TANDEXTRACTIE EN IMPLANTATIE

Antiplaque-systeem met tweevoudige werking: CHX (Chloorhexidine Digluconaat) en CPC (Cetylpyridinium Chloride)

GUM.nl GUM.nl GUM.nl

Helpt tandplakopbouw te reduceren

Voorkomt de groei van bacteriën en toxines

Formulering zonder irriterende alcohol en SLS

Helpt gevoelig tandvlees verzachten

TROTS OM TE ZORGEN

V.l.n.r. Laura van Leijenhorst, Kim van der Kuijl, Sjoerd Kuiken en Ilko Alink

Sjoerd: “Een reden om vooral een kijkje

lega’s zijn met wie je kunt sparren over

platform. Gaan jullie ook nog andere

te nemen op het platform is, omdat

het praktijkmanagement. Vaak omdat

kanalen gebruiken, bijvoorbeeld pod-

je nooit alles weet of nooit uitgeleerd

hier nauwelijks tijd voor wordt gemaakt,

cast en E-Learning? Kim: “Jazeker!

bent. Nieuwe ideeën en inzichten of

maar ook omdat veel medewerkers bin-

Naast artikelen zullen we jullie ook

andermans ervaringen kunnen altijd tot

nen de praktijk hier geen affiniteit mee

gaan verrassen met leuke podcasts en

verbeteringen aanzetten. Dat kunnen

hebben. De kennisbank op het platform

e-learning. Zo kun je zelf kiezen wat bij

verbeteringen voor de praktijk betref-

gaat die behoefte invullen.”

je past.”

fen, maar ook een verdere ontwikkeling

Sjoerd: “Het leuke aan een digitaal platStel ik ben praktijkmanager en wil een

form is - naast de interactie - om infor-

handige tip of artikel delen op het plat-

matie ook op verschillende manieren

Een bundeling van informatie, een

form? Ilko: “Als redacteur ben ik ver-

te delen. Zo zullen er naast blog artike-

soort kennisbank. Is daar zoveel

antwoordelijk voor alle artikelen die

len ook podcasts en e-learning video’s

behoefte aan? Kim: “Ja! Je merkt dat

geplaatst worden op het platform. Als

gedeeld gaan worden. De e-learning

er heel veel verschillende informatie

je zelf leuke input hebt voor een artikel

betreft online cursussen die een speci-

beschikbaar is, maar allemaal op een

schroom dan niet om mij te benaderen.

fiek onderwerp uitdiepen, waarin je met

andere plek of via een ander kanaal.

Leuke tips kun je inderdaad altijd delen.

inhoudelijke video’s plus een werkboek

Vaak zie je nu door de bomen het bos

Ook zijn er speciale groepen waar je lid

met opdrachten jezelf als praktijkmana-

niet meer en kost het veel tijd om de

van kunt worden. Binnen zo’n groep kun

ger kunt ontwikkelen.”

informatie de je zoekt te vinden. Wij ver-

je wel alles met elkaar delen (dit is dan

zamelen dit allemaal op één centrale

ook niet voor iedereen zichtbaar).”

op persoonlijk vlak.”

plek, het platform!

Wanneer gaat het platform online?

Kim: “We zijn achter de schermen al een

Sjoerd: “Mijn ervaring is dat veel prak-

Je kunt gesloten en open communities

heel eind! Deze maand gaan we testen

tijkmanagers vooral werkzaam zijn bin-

vormen op het platform. Hoe werkt

samen met onze ambassadeurs, gaan

nen de muren van de eigen praktijk.

dat? Kim: “Klopt, zo’n groep waar we het

we nog meer podcasts opnemen en

Waarbinnen er niet tot nauwelijks col-

hierboven over hebben kan gesloten

duiken we de studio in voor het opne-

zijn en dus alleen zichtbaar

men van e-learnings. De grote lan-

voor degene die zich hiervoor

cering zal tijdens Hét Event voor de

hebben aangemeld. Dit kan

Praktijkmanager op 20 mei zijn!”

een regio groep zijn of bijvoorbeeld een groep over een spe-

Is het platform vrij toegankelijk, of

cifiek onderwerp.”

betaal je ervoor? Kim: “Voor een kleine bijdrage kun je abonnee worden van het

Naast statische artikelen en

platform. Met dit lidmaatschap profi-

columns dus ook interactief

teer je ook nog eens van korting op ons

met elkaar bezig zijn op het

Event!

31

Digital in Dental Symposium The dificulty of changing to the digital workflow is not accepting it, its about to get loose of the analog!

MegaGen Benelux is proud to announce that the Digital in Dental Symposium will be held in Tilburg, on March 26th, 2022. A great scientific event on digital dentistry will feature leading clinical experts and researchers who will discuss the most innovative digital technologies and established clinical procedures.

Get an inspiration boost and valuable tips & tricks for a Mega'Digital practice.

For full details, see: www.megagen.nl/educatie

THE FUTURE IS NOW V E T H E DA TE

SA

26 Mar ch 2022 TI

SPEAKERS

Dr. Marcus Engelschalk Moderator - Germany MINEC

Dr. Jeroen Liebregts Netherlands Radboud UMC

Dr. Tong Xi Netherlands Radboud UMC

Prof. Dr. Thomas Maal Netherlands Radboud UMC

Dr. Wouter Reybrouck Belgium

Dr. Sam Omar Egypt

Dr. Rokas Kuprys Lithuania

Dr. Gertruda Sudžiute Lithuania

32

Drs. Irfan Abas Netherlands

LBURG

Mag ik je wat vragen?

Waarom de keuze voor dit vak?

Ik ben toevalligerwijs in deze functie gerold. De toenmalige praktijk in Zuidhorn, de TANDERIJ, was van mijn vader. In december 2012 ben ik daar begonnen, omdat ik hem zou helpen met het opstellen van een Risico Inventarisatie- en Evaluatie (RI&E) en een bedrijfsnoodplan. Hier heb ik mij tijdens mijn studie Facility Management ook mee beziggehouden. Ik heb toen ook enkele baliewerkzaamheden verricht, zoals het beantwoorden van de telefoon en het inplannen van afspraken wat al vrij snel uitmondde in het inrichten van een front- en backoffice. Mijn takenpakket breidde zich snel uit met meer ondersteunende taken in de praktijk. Na de aansluiting bij Dental Clinics in oktober 2015 werd ik officieel praktijkmanager.

Naam:

Waardoor raak je geïnspireerd?

Slimme, ondernemende en hardwerkende mensen! De werkhouding, instelling en gedrevenheid zorgen bij mij voor extra motivatie.

Anne Valkeman

Geboortejaar: 1987

Hoe ziet je perfecte werkdag eruit?

Volle agenda’s én blije patiënten en collega’s! En geen storingen, geen ziekmeldingen en weinig mails of telefoontjes, zodat ik de tijd heb om mijn eigen lijstjes van de dag weg te werken.

Studie: Facility Management

Werkervaring:

Waar ben je trots op?

een meer soepele aansluiting bij Dental Clinics.

TANDERIJ (nu Dental Clinics Zuidhorn) en Dental Clinics Groningen, Dental Clinics Nunspeet, Dental Clinics Leek en Dental Clinics Rolde

Wat zou je nog willen leren?

Werkt bij:

Ik zou wel meer willen leren op het gebied van financieel beheer en personeelszaken. Er

Dental Clinics Zuidhorn en Dental Clinics Rolde

Allereerst op het team. We hebben in de loop der jaren echt een hecht, maar bovenal leuk team opgebouwd. Daar ben ik heel trots op én blij mee. Daarnaast hebben we in 2014 de ISO-certificering behaald met – toen nog – het team van de TANDERIJ. Dit zorgde voor

is toch wel vaak specifieke kennis nodig op deze vakgebieden. Gelukkig hebben we een Shared Service Center in Hilversum met collega’s die deze kennis hebben, maar soms zou

Sinds:

het fijn zijn zelf hierin wat te kunnen betekenen.

December 2012

Welk advies wil je je collega’s meegeven?

.

Als je begint in de functie van praktijkmanager, is het creëren van overzicht, het aanbrengen van structuur en regelmaat belangrijk. Dit zorgt voor duidelijkheid en rust op ‘de

Functie:

Praktijkmanager

werkvloer’. Verder wordt er vaak naar de praktijkmanager gekeken voor een oplossing. De beste oplossingen komen echter vaak vanuit de medewerker zelf! Zij hebben vaak beter zicht op wat werkbaar is en wat niet. Daarnaast hoeft niet alles direct opgelost te worden.

Gehoord worden is vaak belangrijker voor de collega dan de eventuele oplossing.

33

De vakantieplanning, wie lost het op?

De praktijkmanager stelt het kader, het team lost het op.

Sjoerd Kuiken

De vakantieplanning is een terugkerende puzzel die veel praktijkmanagers elke keer opnieuw moeten zien op te lossen. Een hele klus, waarbij je het bijna nooit voor iedereen goed kunt doen. Kan dit ook anders? Dit artikel beschrijft hoe je als praktijkmanager dit proces zou kunnen ‘kaderen’, waarbij je het team deze puzzel vooral zelf laat oplossen.

1. Stel het kader

Het probleem

Hiermee bedoel ik dat het team duidelijk moet worden

Veelal worden de vakantie aanvragen ingediend bij de prak-

gemaakt wat de minimale praktijkbezetting mag zijn gedu-

tijkmanager, waarna het aan hem of haar is om de aanvra-

rende de vakantieperiode. Denk aan het verschaffen van

gen wel of niet goed te keuren. De medewerker dient de aan-

duidelijkheid over:

vraag in en de praktijkmanager geeft antwoord. In dat geval

•

Welke periode wordt gezien als ‘vakantieperiode’

ligt het probleem van ‘de puzzel’ dus volledig bij de praktijk-

(Bijvoorbeeld de schoolvakantie weken met één week

manager. En met alle verschillende wensen vanuit het team

ervoor en één week erna)

sta je soms voor het voldongen feit, dat de puzzel niet eens

•

opgelost kàn worden. Rest de praktijkmanager de vuile taak om medewerkers de teleurstellende mededeling te doen,

Hoeveel kamers moeten er minimaal bezet zijn in de vakantieperiode

•

dat hun aanvraag niet kan worden goedgekeurd.

Hoeveel tandartsen/ mondhygiënisten/ preventieassistenten moeten er minimaal aanwezig zijn in de vakantieperiode

Betrek het team In werkelijkheid is de vakantieplanning natuurlijk niet het

•

Hoeveel balie/ omloop moet er minimaal aanwezig zijn in de vakantieperiode

‘probleem’ van de praktijkmanager, maar een probleem van

2. Stel een deadline voor de aanvragen

het hele team. Want iedereen wil graag op vakantie. Met als

Het principe van ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ gaat

toevoeging de voorwaarde, dat de praktijk enigszins gewoon

uiteraard niet op. Dus stel een deadline voor het hele team

kan doordraaien. Belangrijkste advies is dan ook de vakan-

voor het indienen van de vakantie aanvragen. De patiënten

tieplanning niet meer te zien als een probleem van de prak-

agenda wordt veelal ook zes maanden vooruit gepland, dus

tijkmanager, maar als gezamenlijk probleem te benaderen.

de personele bezetting plan je het liefst meer dan zes maanden vooruit. Naast de deadline is uiteraard ook het kader

Aanpak

kenbaar gemaakt aan het team, zodat hier binnen het team

In het verlengde van bovenstaande is het advies van de

al rekening mee kan worden gehouden bij het indienen van

vakantieplanning als volgt aan te pakken:

de aanvragen.

34

3. Laat het team de ‘knelpunten’ onderling oplossen

buiten de vakantieperioden altijd vrij mogen nemen zolang

Alle vakantie aanvragen worden geïnventariseerd door de

dit niet ten koste gaat van de standaard kamer- en teambe-

praktijkmanager en in een vakantierooster gezet. Dit kan

zetting. Oftewel, regel zelf vervanging, zodat de praktijk nor-

uiteraard nog ‘knelpunten’ opleveren in het rooster. In dat

maal kan doordraaien.

geval worden deze knelpunten teruggelegd bij het team om

Laat het team de planning zelf regelen

onderling op te lossen. Zolang niet alle knelpunten zijn opge-

Vervanging tijdens een vrije dag dient – indien nodig –

lost, wordt geen van de vakantie aanvragen goedgekeurd.

zelf door de medewerker te worden geregeld. De KNMT

4. Leg de vakantieplanning vast

Arbeidsvoorwaardenregeling onderschrijft dit in artikel

Pas als alle knelpunten zijn opgelost en daarmee de ‘puzzel’

32.3.2: ‘De werknemer draagt in dat geval - indien nodig -

is opgelost, worden alle aanvragen goedgekeurd. En daar-

zoveel mogelijk zelf zorg voor zijn vervanging.’

mee wordt de vakantieplanning door de praktijkmanager definitief vastgelegd.

Conclusie Praktijkmanagers zijn van nature gericht op het oplossen

En de rest van het jaar?

van problemen. Bovenstaande aanpak zou dan ook tegen je

Buiten de vakanties in de zomerperiode en tijdens de kerst-

eigen natuur in kunnen gaan. Echter, deze aanpak kan wel

periode is het advies globaal de volgende stappen te volgen:

zorgdragen voor meer begrip binnen het team. En kan voor-

Leg de vrije dagen vast

komen dat je als praktijkmanager een niet te leggen ‘puzzel’

Communiceer aan het begin van het kalenderjaar direct

moet oplossen, waarbij je vooraf al weet dat je het wellicht

alle verplichte vrije dagen aan het team, zodat zij weten

nooit iedereen naar de zin kunt maken.

hoeveel vakantiedagen zij hieraan kwijt zijn. De KNMT

.

Arbeidsvoorwaardenregeling 2022 stelt, dat de werkgever

Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement (www.

ten hoogste twee dagen als verplichte snipperdagen kan

kuikenpraktijkmanagement.nl). Voor objectieve praktijkanalyses,

aanwijzen (zie artikel 32.2.3).

intensieve begeleidingstrajecten en online cursussen voor prak-

Stel de regels

tijkhouders en -managers.

Een duidelijke basisregel zou kunnen zijn, dat medewerkers

35

Zet het op papier

De praktijkcultuur Iedere praktijk heeft haar eigen specifieke cultuur. Deze is gebaseerd op een systeem van waarden, normen, en houdingen die van invloed zijn op hoe deelnemers binnen een organisatie beslissingen nemen, hoe ze handelen en hoe ze zich voelen. De praktijkcultuur is de basis voor een goede werksfeer en wordt veelal gevat in huisregels.

Caroline Cuppens

Waarom de praktijkcultuur op papier zetten?

•

Overwerk. Uitbetaald of compensatie uren? Per wanneer

In de eerste plaats omdat personeel onderhoud vraagt. Het

worden overuren geschreven (bijvoorbeeld vanaf 15 minu-

is het grootste (duurste) apparaat in de tandartspraktijk.

ten na werktijd), per welke hoeveelheid (werk je bijvoor-

Hoe duidelijker de handleiding is geschreven, hoe makkelij-

beeld 25 minuten over, dan schrijf je per 15 minuten op of

ker men het personeel kan (be)dienen. Daarnaast is het van

exacte tijd?)

belang om de regels vooraf op papier te zetten om zo de ver-

•

Opnemen vakantie uren. Maximaal mee te nemen vakan-

wachtingen van de werkgever duidelijker aan de werknemer

tie uren naar het volgend jaar? Tot wanneer zijn die vakan-

mee te delen. Als laatste, het werd al genoemd, omdat de

tie uren geldig (bijvoorbeeld op te nemen voor 1 juli?)

praktijkcultuur de basis is voor een goede werksfeer.

•

En hoe moet de vakantie aanvraag worden ingediend?

Via de groepsapp, telefonisch, of persoonlijk bericht?

Arbeidsovereenkomst

•

Heeft de praktijk collectieve vakanties met de gehele

Wat is het kader waarin het personeel zich kan bewegen?

praktijk? Of met de vaste tandarts – tandartsassistent? Of

Wat zijn de gevolgen als de regels ‘overtreden’ worden? In

wanneer de eigenaar de vakantie vastlegt (oplegt)?

de arbeidsovereenkomst met de nieuwe werknemer zouden

•

Wachtdagen. Wat te doen met ziekte uren? Maakt de

deze praktijkregels als bijlage toegevoegd kunnen worden.

praktijk gebruik van de maximaal twee wachtdagen? Bin-

Vooraf weten waar je instapt geeft minder teleurstellingen

nen de maand de ziektedag inhalen, of van het vakantie

of frustraties achteraf. Natuurlijk kan je niet alles op papier

uren of salaris afhalen. Deze regel kan niet plots van start

zetten. Schrijf bijvoorbeeld je belangrijkste normen en waar-

gaan, enkel bij nieuwe medewerkers in het contract opne-

den op, daaruit volgt vanzelfsprekend al veel praktijkcultuur.

In de arbeidsovereenkomst staan basisafspraken zoals aan-

men.

•

Opleidingen. Is er een terugbetaalregeling vastgelegd in

tal werkuren per week, geheimhoudingsplicht, vakantie

het contract? Bijvoorbeeld bij opleidingen hoger dan

uren en contractduur. De overeenkomst zou al duidelijkheid

€800,- is er tot drie jaar na einddatum opleiding een ver-

kunnen geven hoe de praktijk omgaat met de onderstaande

plichte terugbetaling als de werknemer ontslag neemt.

punten. Heeft het contract dat niet, dan is het inrichten van

Staat er ook vermeld naar welk salarisschaal men stijgt en

praktijkregels een aanrader!

per wanneer?

36

De tien geboden Onderlinge gedragsregels Praat positief over jezelf en de ander Doe geen aannames Neem het niet persoonlijk op Praten mét elkaar, niet óver elkaar TEAM: De groep komt voor het individu Successen delen we Problemen lossen we op Een nieuwe collega werken we in We werken op tijd

Houding werknemers De houding van werknemers is bepalend voor de cultuur en hoe deelnemers binnen een praktijk beslissingen nemen, hoe ze handelen en hoe ze zich voelen. Het bepaalt de sfeer binnen het team. Daarom is het goed om gedragsregels vast te leggen over hoe we binnen de praktijk met elkaar omgaan.

Hoe meer deze regels op de vloer gedragen worden, hoe veiliger de medewerkers zich voelen. Sommige praktijken hebben dit verwoord in bijvoorbeeld de tien geboden.

Overige ‘spelregels’ De meeste praktijken hebben over onderstaande punten al wel nagedacht, maar het nog niet op papier gezet. Misschien kan je de ‘spelregels’ nog uitbreiden? >>>

We luisteren naar elkaar 37

Verjaardag Leg vast voor welk bedrag en in welke vorm,

soneel, of een nieuwe functie zoals paro-preventieassistent

een bon of cadeau. Misschien is er de gewoonte dat de jarige

start, plan dan de eerste 10 werkdagen om de +/- 2 uur, 10

een gezonde traktatie meeneemt?

minuten pauze in. Dit is voor uitloop op te vangen en het

Jubileum Wederom voor welk bedrag, welk cadeau bij 5, 10,

geeft tijd om meer te leren over de praktijkcultuur.

12,5 of 15 jaar in dienst? Taart, een borrel met het team?

Invoeren Het invoeren van declaraties gebeurt voordat de

Presentjes Worden de werknemers, naast Kerst, nog tij-

volgende patiënt wordt gehaald. De informatieve behandel-

dens andere feestdagen in de watten gelegd? Bijvoorbeeld

tekst, zoals ‘diepe vulling, kans op endo’, kan later worden in-

Valentijnsdag, dag van de secretaresse, Sinterklaas en Pasen.

gevoerd.

”De houding van werknemers is bepalend voor de cultuur en hoe deelnemers binnen een praktijk beslissingen nemen” Teamuitjes Hoe vaak per jaar? Activiteiten? Is er een acti-

Vakanties Bij wie aanvragen en hoe lang van tevoren? Hoe

viteitencommissie of een Fun-team? Wat is het budget hier-

is de beslisboom als alle assistenten vrij vragen voor Kerst en

voor?

twee tandartsen willen werken? Gaat de praktijk dan lootjes

(De) briefen Het team neemt ’s morgens (of de dag ervoor)

trekken? Of gaat het op basis van anciënniteit? Gaan de as-

de agenda door en bespreekt knelpunten of het doel zoals

sistenten rouleren? Wat als men ‘te laat’ de vakantie aan-

inwerken van een teamlid. Op het einde van de dag neemt het

vraagt? Wie beslist er?

team in vijf minuten door of het doel is behaald of waar nog

Ouderschaps-, onbetaald-, of zorgverlof Hoe gaat

aandacht naartoe mag gaan.

de praktijk hiermee om?

Uitloop Zet de praktijknorm op papier; bijvoorbeeld een

Werktijden Hoe lang op voorhand wil de praktijk dat de

behandeluitloop van 15 minuten is maximaal. Na vijf minu-

werknemer vraagt om meer of minder werkuren per week, an-

ten uitloop wordt de receptioniste geïnformeerd die de

dere werktijden of dagen?

wachtende patiënt kan informeren over de duur van de uit-

Kleding Wit en gestreken, verzorgt uiterlijk, witte sokken,

loop. Ook kan de cultuur zijn dat bij 15 minuten uitloop een

wit ondergoed.

collega tandarts wordt gevraagd om de volgende patiënt

Roken en alcohol Niet tijdens werkuren Schoon Achter jezelf opruimen, werkplek aanvullen voor-

(en), indien mogelijk, over te nemen.

Pauzes Wat als de behandelaar steeds doorwerkt in de pau-

dat de werknemer naar huis gaat. Cleandesk-policy!

ze (uitloopt); gaat de assistent wel met pauze? Behandelt de

Afscheid van een collega Een bloemetje? Een foto-

tandarts dan bijvoorbeeld alleen verder?

boekje? Wie doet het woord? Een borrel?

Patiënten Blijft de patiënt bijvoorbeeld gekoppeld aan de

Lief en leed Voor welk bedrag legt het team in? Waarvoor

tandarts?

wordt de pot gebruikt? Wie beheert deze pot?

Koffie- en theepauzes Per twee uur is er minimaal vijf

.

minuten pauze voor toilet, koffie en thee. Blok dit niet in de

Succes met het opstellen of uitbreiden van je praktijkregels.

agenda, maar neem die vijf minuten als je op tijd klaar bent,

Zeker de 10 geboden doornemen als je nieuw personeel

of als de patiënt te laat is. Zorg voor een cultuur waar pauze

inwerkt, zal zorgen dat het een leuke, fijne en veilige werk-

geoorloofd is, maar niet wordt geëist.

plek is. Hang de praktijkregels op een centrale plek zodat

Telefoon Mag de mobiel in de behandelkamer? Of blijft de

collega’s eraan herinnert worden.

mobiel in de werknemer zijn kluisje? Heb je een vaste plek

Caroline Cuppens, bedrijfskundige, praktijkmanager, docent bij

waar alle mobieltjes liggen?

DBP en al 20 jaar mede eigenaar van T.X. de Jong Tandzorg in

Inwerken van personeel Indien nieuw behandelend per-

Amersfoort.

38

S TA RT N APRIL E R E O K TO B 2022

Opleiding Management & leidinggeven 8-daagse opleiding voor de ervaren praktijkmanager Tijdens deze opleiding - gegeven door Liesbeth den Hollander - leer je onder andere hoe je meer invloed uit kunt oefenen tijdens een gesprek en welke handvatten je kunt gebruiken om op een succesvolle manier leiding te geven aan je team. Hoe stuur je veranderingen op een effectieve manier aan? En hoe zorg je ervoor dat de medewerkers gemotiveerd en tevreden zijn? Deze opleiding is een perfect vervolg op onze opleiding Praktijkmanager - de verdieping.

Meld je vandaag nog aan!

www.dentalbestpractice.nl

39

VAN DER MEULEN EDELMETAAL

AL MEER DAN 200 JAAR UW PARTNER OP HET GEBIED VAN EDELMETAALRECYCLING ✔ altijd alles verwerkt in eigen smelterij ✔ altijd de hoogste prijs voor uw edelmetaalafval ✔ altijd een onafhankelijke analyse, verzorgd door het laboratorium van Edelmetaal Waarborg Nederland B.V. ✔ altijd een verwerkingsduur van slechts 1 werkdag ✔ altijd uw goederen verzekerd (tot €500.000) en beveiligd afgehaald door eigen buitendienstmedewerkers De betaling geschiedt contant, per bank, in halffabrikaat en/of in fijnmetaal.

BEL OF E-MAIL VOOR DE BESTE DEAL.

Tel.: +31(0)513 468 110 • e-mail: info@meulen.nl • www.meulen.nl Polderboskdyk 13a • 8501 ZJ Joure

STEL UW SET VAN STERIELE MEDICAL DISPOSABLES SAMEN VOOR EENVOUDIGE HERHAALBESTELLINGEN

eigen gepersonaliseerde set samenstellen.

U kr�gt begeleidend advies van een dentale professional op basis van ervaringen van andere prakt�ken.

Bek�k in deze catalogus de mogel�kheden of doorloop het stappenplan op de website.

Uw set wordt bewaard, zodat u gemakkel�k met 1 druk op de knop herhaalbestellingen kunt doen.

Meer weten? Kijk op www.

com

praktijkmanager_magazine