Y para qué quiero un ERP (Software de Planificación de Recursos Empresariales)?

Recientemente platicando con algunos de mis clientes comentábamos, por qué no tener más vidas, esta no alcanza, es complicado atender el negocio, la vida personal y además querer seguir crecien‐do en todos los sentidos, qué complicado to‐mar decisiones cuando todo se lleva en el despacho del contador y no siempre tenemos la información adecuada, qué desesperación cuando para tener un reporte pasamos horas tratando de encontrar los documentos o su‐mando datos.

Ya entrando en razón, más vidas no vamos a tener, por qué no aprovecharla al máximo y buscar poder hacer todo lo que nos place y además que el negocio siga funcionando.

Un sistema no ayudará a quitarnos la adicción al trabajo, pero ayudará a despejar los tiempos que la mayor parte de las veces pasamos tratando de sacar información. Por sí solos los sistemas no harán nada, estos nos dan la información que nosotros o nuestro personal ingrese, de aquí, algo muy interesante es armar nuestros sistemas acorde a nuestras necesidades de información.

1La base más importante es un catálogo de artículos bien estructurado, tener cla‐ra una nomenclatura con la que voy a llevar el orden de mis productos, un ejemplo sería: pri‐mero qué es el producto, después la marca y al final si tiene gramos o medida. Dejar muy claro a todos los involucrados el cómo mane‐jaremos esa descripción, sobre todo al perso‐nal de compras para que siempre lo siga haciendo igual, además de identificarlo con una clave o conocido como SKU que será un registro único para el artículo , si lleva código de barras, integrarlo, para facilitar la mayor parte de las operaciones. Aquí debemos con‐siderar que también catalogar nuestros clien‐tes y proveedores debe ser algo ordenado, y clasificarlo también, como nos gustaría sa‐ber la información.

2Al comprar, verificar que los artículos se ingresen de forma correcta teniendo un área para revisión de proveedor donde al reci‐bir se pueda validar con una orden de compra que efectivamente el proveedor cumpla con la mercancía solicitada, imagina poder saber a tiempo si el proveedor tarda en surtir o si no cumple con lo requerido, mejor aún, saber si está respetando los precios pactados desde el momento de validar y alguien que verifique que la factura llega correcta y pueda en ese momento validar los precios de venta, no volverás a vender a bajo de tu costo.

3Como todo estará debidamente orde‐nado, las personas al vender los artículos podrán dar de baja los productos con lectores de códigos de barras o si no están etiquetados, al tener un orden desde el principio, todos sa‐brán a qué producto se refiere, el margen de error al vender será mínimo porque además pudieras validar que no saquen producto sin tener existencia y así se darían cuenta en el momento que tratan de vender una pieza por error, sé que la mayoría de las veces aún no se termina de descargar la mercancía cuando el cliente ya quiere que le vendamos, pero recordemos lo que tanto dicen por ahí, «no gana el más rápido si no el más disciplinado».

4Como toque final, si todo lo llevo de forma ordenada, la información de qué clientes me deben y a qué proveedores les tengo que pagar, saldrá rápidamente, esto sin contar que poder ver un estado de resultados muy cercano a la realidad en la contabilidad y el tiempo que mi contador pasa averiguando si esa compra está correcta o no, si es un gasto o es un costo, será mucho menos complejo.

Es importante mencionar que los contadores no dejan de tener una carga importante, aun tenien‐do sistemas integrados, porque sigue estando de su lado la parte fiscal y además el auditar que durante el proceso no nos haga falta algo que pueda ser de suma importancia para nues‐tros pagos de impuestos, entre otras activi‐dades que a la mayoría no nos gusta saber.