Le cahier des charges

Mettez vous à la place de vos usagers. Les données des SIGB (systèmes intégrés de gestion de bibliothèque) aident à connaître le contexte (les tendances, la démographie, les usages) mais aussi les résultats de tous les groupes de discussion et des sondages relatifs à l’utilisation des lieux, aux comportements et aux attentes des usagers de votre bibliothèque Les associations locales, les communes à proximité, et les mairies de quartier voudront avoir leur mot à dire. Il peut être intéressant de prendre en compte ces points de vue lors de la préparation du cahier des charges car cela peut porter ses fruits plus tard.

L’aménagement proposé met vraiment bien en valeur le produit, et WF Education a été très attentif aux détails. Au Kent History and Library Centre, nous avons un bâtiment dont nous pouvons tous être fiers » de projet Bibliothèques & Archives au Centre Communautaire de Kent.

“ Notre bureau d’études a réalisé plus de 2 000 aménagements de bibliothèques dans le monde.

Nous vous épaulerons tout au long du projet de sa conception à sa réalisation. Nous serons à l’écoute et trouverons une solution à chaque problématique abordée.”

Michaela

Responsable

du bureau d’etudes Groupe WF Education

Principes clés du cahier des charges :

• Documentation dûment accréditée (préciser qui l’a écrit et quand).

• Décrit les objectifs du projet et confirme les résultats attendus.

• Représente la référence pour les intervenants tiers.

• Est un point de repère pour toutes les intervenants du projet.

• Documente toutes les décisions stratégiques.

• Doit être validé par toute l’équipe du projet et la direction.

Contenu du cahier des charges

Prenez ces quelques points importants en compte pour la créationde votre dossier :

• Données de base : évaluation du fonds documentaire, taux d’occupation.

• Eléments clés du projet: dates, responsibilités de chacun, coordonnées des différents intervenants.

• Style, ambiance et ressenti souhaité pour la nouvelle bibliothèque.

• Politique de stockage et accès au site pendant les travaux.

• Création d’espaces (expliquer leur but et leur fonction).

• Assises (types, styles, fonctions).

• Accessibilité.

• Gestion des prêts, dont les boîtes de retour de documents en libre-service.

• Offre de services : qui implique votre personnel et un coût d’investissement (instrumenthèque...).

• Compétences externalisées:de quelle aide extérieure avez-vous besoin et quel est son coût ? Quelles sont les compétences qui n’existent pas au sein de votre équipe (création de simulations 3D, dessins à l’échelle, etc.).

• Informations générales et croquis.

• Budget : examiner si l’investissement disponible est déclaré dans un document d’appel d’offres ou dans des documents d’information destinés aux fournisseurs potentiels.

Les équipes

Equipe inte r ne

Prenez en compte ce que le projet demande et assurez-vous que l’équipe ait les capacités d’y répondre.

Prenez des notes et/ou enregistrez toutes les réunions et diffusez-les à toute l’équipe en clarifiant les actions à mener et les responsabilités de chacun.

Equipe externe

Maît re d’ouvrage

Comprenez comment travaille votre maître d’ouvrage. Si la commande d’ameublement intérieur émane de celui-ci, il doit être tenu au courant au fur et à mesure. Etre conscient de cela et travailler avec lui main dans la main est fondamental pour obtenir le résultat espéré.

Architectes

Travaillez avec votre architecte et développez cette relation : plus il comprendra votre vision, plus les dessins colleront à votre idée du projet Combinez vos propres compétences professionnelles, l’expérience de vos usagers, et leur expertise. Tirez parti du travail de consultation que vous avez préparé et partagez les résultats.

Le bureau d’études

C’est votre traducteur ! Grace à son expérience, votre bureau d’études / fournisseur de mobilier saura vous aiguiller tout au long de votre projet Il saura faire passer votre message auprès des divers intervenants mais aussi auprès des décisionnaires.

Les fournisseurs de mobilier ont également une riche expérience en aménagement de bibliothèques et pourront donc vous conseiller Ils pourront vous expliquer les plans d’architectes, les croquis initiaux, et les aménagements.

Demandez-leur s’ils seraient d’accord pour animer un atelier à votre équipe autour des points suivants :

• comprendre les plans

• l’échelle

• l’ harmonie des couleurs

• les détails tels que les plans en élévations, la perspective isométrique, les protocoles de dessin, etc...

Renseignez-vous sur des salons, participez à des ateliers, et visitez d’autres bibliothèques.

Comprendre, vérifier et évaluer les devis

Une fois que les devis d’aménagement et de mobilier vous parviennent, vous devrez les évaluer selon les critères suivants :

• Le devis correspond-il au plan d’aménagement ?

• le devis et le plan correspondent-ils au cahier des charges ?

• vérifiez les caractéristiques (documentation, visuels, etc)

• vérifiez les quantités et les calculs

• lisez attentivement les conditions de vente

• comparez plusieurs devis pour vous assurer du meilleur rapport qualité/prix.