POROZMAWIAJMY (NIE TYLKO) O BIZNESIE

AUTOR: MATEUSZ CIEŚLIŃSKI

NIE WIEM, CZY ROZMOWA JEST SZTUKĄ, ALE NA PEWNO JEST UMIEJĘTNOŚCIĄ. KAŻDY NIEZALEŻNIE OD PŁCI I PASJI, CZY TEŻ WYKONYWANEGO ZAWODU POWINIEN ROZWIJAĆ SIĘ W PROWADZENIU ROZMOWY. ZAINTERESOWANIE PARTNERA OFERTĄ Z JAKĄ PRZYSZLIŚMY LUB TEMATEM, W KTÓRYM CHCIELIBYŚMY POPROWADZIĆ ROZMOWĘ I WCIĄGNIĘCIE DRUGIEJ OSOBY DO DYSKUSJI, TO BARDZO CENNA ZDOLNOŚĆ. NIE BOJĘ SIĘ TEGO STWIERDZIĆ, ŻE RAZEM Z INNYMI CZYNNIKAMI, ZNACZĄCO WPŁYWAJĄCA POZYTYWNIE (ALBO NEGATYWNIE) NA JAKOŚĆ NASZEGO ŻYCIA.

Rozmowa w budowaniu relacji z naszymi klientami, dostawcami i współpracownikami odrywa kluczowe znaczenie. Dzięki umiejętności dobrego poprowadzenia rozmowy dajemy sobie szansę na wygranie kolejnych negocjacji, obniżenie kosztów lub przyspieszenie terminów dostawy, a nawet realizacji marzeń o awansie w strukturze organizacji, w której pracujemy. Pomaga nam to również nawiązywać dobre, wartościowe przyjaźnie, a nawet wykazywać się dobrym wyczuciem w sytuacjach, kiedy to niekoniecznie nasz rozmówca ma czyste intencje względem nas.

JAKIE SĄ WIĘC PODSTAWY UDANYCH KONWERSACJI? W pierwszej kolejności chciałbym, abyś zauważył, że mimo iż na pierwszy rzut oka rozmowa to umiejętność mówienia, jednakże jeszcze ważniejsza jest w tym umiejętność słuchania. Nikt nie chce przecież rozmawiać z drugą osobą w sytuacji, gdy czuje, że mówi do ściany, druga osoba nie wykazuje minimum empatii, a co gorsza ucieka wzrokiem na lewo i prawo, o zabawie komórką nie wspominając. Pomyśl, jak Ty czułeś się, gdy ostatnio komuś coś ważnego chciałeś przekazać, a tu...

To bardzo przyjemne uczucie, gdy czujemy się wysłuchani. Pozwala budować odpowiedni poziom konwersacji. Do takiego rozmówcy bardzo chętnie wracamy, nawet na najtrudniejsze negocjacje czy też z problematycznymi tematami. I właśnie o to chodzi w dobrym rozmawianiu. Słuchanie to nie tylko wyraz szacunku i zainteresowania, ale też konieczny warunek, by można było kontynuować rozmowę i wątki w niej poruszone. Nie ma nic gorszego w rozmowie jak moment, w którym jedna ze stron kończy wątek, a drugi rozmówca nie ma pojęcia co dalej powiedzieć. Nie wspominając o zmianie wątku na zupełnie oderwany od wcześniejszych.

SKUP SIĘ Podstawowym elementem każdej rozmowy jest skupienie na samej rozmowie. Jeżeli nasze myśli uciekają w bok lub też spieszymy się na wcześniej umówione spotkanie, nie bójcie się przerywać dyskusji i poprosić o kontynuację wątku w bardziej sprzyjających okolicznościach. Brak skupienia to niemalże gwarancja nieudanej rozmowy. Dlatego poświęć na takie spotkanie odpowiednią ilość czasu i zagwarantuj sobie i rozmówcy odpowiednie warunku w nierozpraszającym otoczeniu. Skupienie pozwala nam na bieżącą analizę omawianego tematu, a więc daje możliwość zadania pytań.

Pamiętaj, że zadając inteligentne pytania potwierdzasz z jednej strony rozmówcy, że go po prostu słuchałeś, a z drugiej strony, że jesteś odpowiednią osobą na odpowiednim miejscu.

Przypomnij sobie rozmowę rekrutacyjną, wykład na uczelni, czy też szkolenie, które kończyło się pytaniem „Czy ma ktoś jakieś pytania?”. Jeżeli wcześniejsza dyskusja albo wykład były niezrozumiałe, to po prostu pytań nie ma. Pomyśl, jak często udaje nam się przekazać wszystko co chcieliśmy powiedzieć i niemal zawsze czegoś nie dopowiemy. Lub też użyjemy słownictwa dla nas zrozumiałego, ale dla drugiej strony niekoniecznie.

Pytania to również bardzo skuteczne narzędzie nadania rozmowie kierunku, którego Ty oczekujesz, aby móc osiągnąć zakładany cel. Czy chodzi o pozyskanie niezbędnych informacji, czy też finalizację kontraktu. Gdy z tego nie korzystasz, sam sobie ograniczasz możliwości.

MIĘDZY PYTANIAMI Udana konwersacja to nic innego, jak wymienianie się wzajemnie pytaniami, ale też i - co ważne – odpowie

dziami, które również muszą być wartościowe. Trudno się rozmawia z drugą osobą, gdy wszystkie informacje musisz z niej wyciągać.

Oczywiście dotykamy tu kwestii umiejętnego sformułowania pytań. Dlatego staraj się sam odpowiadać maksymalnie wyczerpująco, zgodnie z zadanymi pytaniami nie rozdrabniając się na kwestie całkowicie nieistotne. Pamiętajcie: krótkie odpowiedzi, niewyczerpujące pomimo wiedzy i znajomości tematu, bardzo źle mogą być odbierane przez odbiorcę. Wysyłasz w ten sposób jednoznaczne sygnały, że nie masz zaufania.

Wyżej wymieniona sytuacja nie jest wcale tak rzadką okolicznością. Dlatego Ty odpowiadaj wyczerpująco, a być może uda się z mętnej w początkowej fazie rozmowy doprowadzić do pozytywnego finiszu, a co za tym idzie - osiągnięcia założonego celu. Niestety tak jak z pustego i Salomon nie naleje, tak samo, jeżeli dwie osoby nie mają chęci prowadzenia rozmowy w pozytywnym duchu, dalsze przeciąganie spotkania po prostu nie ma sensu. Pamiętaj, aby być zawsze sobą, bo sztuczność widać bardziej, niż myślisz. Tak jak podkreśliłem: rozmowa to umiejętność, a więc coś, co każdy z nas może kształtować, szczególnie jeżeli ma to wpływ na naszą pracę.

BĄDŹ PRZYGOTOWANY, ALE… JAK? Kiedyś pewien młody handlowiec po wspólnym spotkaniu ze zdziwieniem zadał mi pytanie w bardzo ekspresyjnej formie: „Jak Ty to robisz, ile się szykowałeś do tej rozmowy?”. Każda konwersacja jest inna, o tym należy pamiętać i nie da się do niej w pełni przygotować. Bardzo cenne jest poznanie drugiej osoby - pytania i odpowiedzi są bardzo ważne, jednakże każdy z nas jest inny i nasilenie poszczególnych elementów będzie na różnym poziomie. Dlatego obserwuj swojego rozmówcę, jego mimikę, gesty, gdyż pochopnie możesz kogoś negatywnie ocenić i spalić całą rozmowę. Wyczuwanie nastrojów rozmówcy jest bardzo ważnym elementem i przychodzi z czasem. Bardzo często zmiana języka, tonu głosu lub poprowadzenie pobocznego wątku pozwoli prawidłowo ukierunkować rozmowę na pierwszy rzut oka spaloną na starcie. Brak łączących elementów rozmowy to prosta droga do porażki.

W każdej dyskusji są tematy tabu i nawet jak jesteś najbardziej otwartą osobą, nie patrz tylko na swoje oczekiwania. Bierz pod uwagę również oczekiwania drugiej osoby. Jednym z najgorszych zwyczajów jest negowanie rozmówcy, nie wspominając o wypowiadaniu się niepochlebnie o Twojej konkurencji. Oczywiście można delikatnie coś zasugerować, ale najważniejsze to skupić uwagę rozmówcy na naszej osobie, naszym produkcie i korzyściach jakie płyną dla niego właśnie z tej rozmowy z Tobą.

Pamiętaj, że nigdy nie masz pewności co do wartości i poglądów, jakimi kieruje się druga osoba. Budując negatywną atmosferę, czy tego chcesz czy nie, wywołasz niesmak i możesz być skojarzony z takimi emocjami. Jak często spotyka się handlowców, którzy regularnie wrzucają prawdziwe lub nieprawdziwe informacje, ale co najważniejsze – wyrażają negatywne emocje na temat jakiegoś konkurenta? Odruchowo każdy przyjazd takiej osoby kojarzony będzie z niusem i spodziewaną emocją, a to strzał we własne kolano. Nie ma również nic gorszego, jak wymądrzanie się w trakcie rozmowy. Każda rozmowa, nawet jeżeli będzie trudna, powinna być prowadzona w duchu równości. To świadczy o naszej klasie.

Umiejętność konwersacji nie jest prosta. Jedni być może mają lepsze predyspozycje do niej niż inni. Jednak pewne jest, że każdy z nas ma możliwość poprawienia swoich umiejętności w tym względzie. Wszystko leży w naszych rękach, bo niczego bez ciężkiej pracy nie można osiągnąć.

O AUTORZE

Mateusz Cieśliński

Od 2008 roku związany z branżą budowlaną i wnętrzarską. Pełnił funkcje m.in. dyrektora sprzedaży i marketingu. Z pasją tworzyszy realizacji nowoczesnych projektów inwestycyjnych. Miłośnik nowoczesnego designu i fotografii. Pasjonat wszelakiej aktywności fizycznej oraz rozwoju osobistego. Trener umiejętności biznesowych oraz mówca-praktyk z ponad 10-letnim doświadczeniem. Specjalista w dziedzinie wywierania wpływu, sprzedaży, negocjacji i wystąpień publicznych.