Sistemas de Control de presencia en Centros Educativos de la Junta de Andalucía

SISTEMAS DE CONTROL DE PRESENCIA EN CENTROS EDUCATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA. Aspectos técnicos y de Protección de Datos.

FRANCISCO SILVEIRA GARCÍA.

Francisco Silveira es Jefe de Sistemas de Información de la Consejería de Educación y Deporte.

UN POCO DE HISTORIA.

Puedo decir que conozco la historia de la implantación de sistemas de control de presencia en los centros educativos andaluces desde que accedí en 2008 al puesto de responsable de sistemas de información en la Consejería. Desde entonces y en aquellos tiempos que ejercía entre otras, la responsabilidad de velar por la protección de datos en los centros educativos, ya eran numerosos los centros que mostraban su necesidad y al mismo tiempo inquietud, por el soporte legal para implantar estas plataformas en los centros educativos. He de mencionar que ya por aquellas fechas estaba vigente la normativa de 2005 de la Dirección General de Recursos Humanos que daba soporte legal a la implantación de sistemas por parte de los equipos directivos para el control de accesos del personal docente, pero el verdadero problema residía en la necesidad por parte de estos equipos directivos, de conocer la información y cobertura legal con la normativa de protección de datos de aquel momento (Ley 15/1999) y el Reglamento que desarrollaba dicha ley (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal) que establecía las medidas que tenía que tomar la administración y en este caso los centros educativos para garantizar la seguridad, custodia y garantías de los datos personales del profesorado que se almacenaban en estos sistemas que adquirían y se implantaban de forma local en nuestros centros educativos. En esa época se empezaban a implantar sistemas de control de presencia basados en distintas tecnologías, desde sistemas basados en aparato que se tecleaba un PIN, otros basados en tarjetas de RFID y los más polémicos, sistemas basados en datos biométricos (la huella dactilar) que requería un tratamiento de datos de nivel alto debido a efectos del Reglamento. En este sentido, los centros tenían que tener un soporte jurídico en el marco del “tratamiento” y la responsabilidad del “tratamiento”, además de cumplir las medidas de seguridad que requería dicha normativa. A raíz de esta demanda, para garantizar el cumplimiento normativo de la época y tras sucesivas consultas de a la AEPD se implantó en Séneca en 2009 el “Registro de sistemas de Control de Presencia”. Posteriormente, y en el ámbito de la adecuación normativa, la Consejería publicó la actualización de declaración de ficheros automatizados en la Orden de 26 de noviembre de 2015, por la que se crean y suprimen los ficheros con datos de carácter personal gestionados por la Consejería de Educación donde se hacía ya una descripción detallada del tratamiento de estos datos. Ya en 2018 entra en vigor el nuevo RGPD y se cambian algunos conceptos y referentes normativos, pero sigue la esencia del tratamiento de datos, y las figuras de responsables del tratamiento y encargado del tratamiento y sobre todo aparece el registro de actividades de tratamiento.

LLEGÓ EL TDE, EL COVID , Y LA COLABORACIÓN...

En 2019 la Consejería lanza una nueva iniciativa, el programa TDE (Transformación Digital Educativa) en la que se propone a los centros embarcarse en un nuevo concepto de digitalización basado en tres pilares: los Procesos Enseñanza-Aprendizaje, la Organización y Gestión del Centro y los Procesos de Información y Comunicación. Bajo este nuevo escenario, se desarrollan multitud de iniciativas para mejorar la digitalización de los centros educativos y de la cual nacieron múltiples funcionalidades nuevas en Séneca adaptadas a las necesidades de los centros en el ámbito de su organización y gestión.

De la misma forma cabe destacar el desarrollo de nuevos canales informales de comunicación entre los centros y técnicos en el ámbito TDE

de la Consejería en la plataforma Télegram donde se fomenta la compartición de recursos, de iniciativas y de propuestas de mejora de los recursos y plataformas TIC de la Consejería entre ellas y sobre todo Séneca. Bajo este contexto cabe destacar la experiencia muy positiva acumulada con multitud de propuestas que han nacido en estos canales y se han visto plasmada en un corto o medio plazo en la plataforma Séneca. Marzo de 2020, con la llegada de la pandemia, supuso un nuevo salto y una verdadera transformación digital de los centros provocando un nuevo modelo de gestión del aprendizaje, con nuevos escenarios telemáticos y sobre todo un nuevo modelo de gestión multidisciplinar de los centros educativos donde la “supresión del papel” se convirtió en un verdadero paradigma. Esta transformación vino plasmada de novedades como fueron el “punto de recogida”, la implantación de la firma masiva electrónica de todos los documentos en Séneca o una explosión de las comunicaciones electrónicas entre los centros y el alumnado y las familias a través de iPASEN. En septiembre de 2020, los centros abordaban un nuevo curso escolar, con multitud de retos y novedades y con un nuevo horizonte de gestión centrada en mantener las medidas de seguridad e higiene para todos los empleados y empleadas, así como para todo el alumnado. Entre los muchos factores de cambio y medidas de seguridad, muchos centros empiezan a plantearse transformar la histórica gestión del control de presencia basados en hojas de firmas, en la implantación de un sistema electrónico que eviten los contactos y las acumulaciones de personas en las horas de entrada y salida. Es en ese momento, otra vez en el contexto del TDE, cuando distintos miembros de la comunidad docente plantean la posibilidad de que la Consejería proporcione un sistema unificado de control de presencia, que por supuesto debería estar integrado en Séneca. A raíz de esas propuestas y bajo la escucha activa de la comunidad educativa, se empieza en septiembre a diseñar y conceptualizar el nuevo sistema de control de presencia integrado en Séneca. En enero de 2021, se implanta por primera vez este sistema en una primera fase de pilotaje con 10 centros educativos. Esta fase fue extremadamente productiva ya que gracias a la participación de los centros y a las propuestas de mejoras se pulieron multitud de detalles que hicieron que en pocos meses el sistema cubriera todas las necesidades.

A finales de febrero de 2021, se amplió la fase de pilotaje a más de 200 centros y en esta fase nos fuimos centrando ya no solo en mejorar el sistema sino en facilitar la tarea de los equipos directivos y del personal docente que realiza guardias de forma que el sistema ya facilita en tiempo real, la necesidad de cobertura de los cursos/grupos que no tienen en cada tramo horario el docente que ha faltado.

Por último, a mediados de abril, se ha abierto el sistema a cualquier centro que lo quiera implantar, siguiendo además en el desarrollo de mejoras como el soporte y gestión de las incidencias de picaje para los equipos directivos y el profesorado.

EL NUEVO SISTEMA DE CONTROL DE PRESENCIA DESARROLLADO EN SÉNECA.

Vamos a hacer un repaso minucioso y una descripción técnica detallada del nuevo sistema de control de presencia, los procesos de registro, los flujos de datos, así como un análisis de riesgos en base al RGPD. También se hará finalmente un encuadre normativo que legitima el uso de este. El sistema de control de presencia es un módulo dentro del sistema de información Séneca, destinado a realizar el registro de accesos y salidas de los empleados y empleadas del centro basado en una infraestructura hardware y software. Dicho sistema se compone esencialmente de dos elementos: el punto de control (un ordenador personal o tableta IOS/Android) que ejecuta el software de registro (página web) y el dispositivo que realiza el registro en sí, que puede ser un teclado anexo al punto de control o la propia pantalla táctil del dicho equipo, un dispositivo RFID o un Smartphone ejecutando la app (iSéneca) que se comunica a través de la red, con este módulo de control de presencia. Dicho esto, el sistema se basa en el registro de acceso y salida del centro a través de 4 métodos: 1.- (PIN) Tecleado de un PIN sobre el punto de control, 2.- (RFID)Acceso de proximidad de una tarjeta RFID sobre el punto de control. 3.- (QR) Acceso de proximidad con la app iSéneca escaneando un código QR sobre el punto de control 4.-(GEO) Acceso de proximidad a la ubicación del punto de control virtual con la app iSéneca. A continuación, se detalla el proceso de registro, así como la descripción y tratamiento de datos que se realizan para todos estos mecanismos: 1.- PIN. Este método se basa en la introducción de un PIN personal (número de 5 o 6 dígitos) en el ordenador que desempeña el punto de control. El número PIN es un número único asociado en Séneca a cada persona de forma que una vez introducido dicho pin en el punto de control y pulsado la tecla “Enviar,” se transmite por la RED hasta los servidores de Séneca (por protocolo

HTTPS). El Sistema Séneca en base al PIN recibido registra la siguiente información:

ID_EMPLEADO Identificación del empleado (en base al PIN recibido). FEC_ACCESO Fecha y hora del acceso. ID_PUNTO_CONTROL Identificación del punto de control donde ha marcado el PIN TIPO_ACCESO Tipo de acceso Entrada/Salida. Esta información es deducida por el sistema, de forma que el primer picajees entrada y, el siguiente, salida y así sucesivamente. MODO_ACCESO Modalidad en la que se ha realizado el registro (PIN/RFID/QR/GEO). En este caso “PIN”

ID_EMPLEADO Identificación del empleado (en base al cód.RFID recibido). FEC_ACCESO Fecha y hora del acceso. ID_PUNTO_CONTROL Identificación del punto de control donde ha pasado el RFID TIPO_ACCESO Tipo de acceso Entrada/Salida. Esta información es deducida por el sistema, de forma que el primer picaje es entrada y el siguiente saliday así sucesivamente. Modo de acceso Modalidad en la que se ha realizado el registro (PIN/RFID/QR/GEO). En este caso “RFID”

Diagrama del flujo de los datos en el método PIN

2.-RFID. El sistema de RFID es similar en tanto que cada persona tiene asociado un número IDENTIFICADOR de RFID (que reside en el chip de la tarjeta) que es único. Por lo tanto, el sistema se basa en pasar la tarjeta o llavero RFID sobre el lector conectado al ordenador del Punto de Control y en este momento se propaga por la RED el identificador único de la persona hasta los servidores de Séneca (por protocolo HTTPS). El Sistema Séneca en base al IDENTIFICADOR RFID recibido, registra la siguiente información:

3.-QR. El sistema QR se basa en dos dispositivos. Por un lado, el punto de control que muestra un código QR que implícitamente lleva un “identificador” (TOKEN) que identifica de forma unívoca el punto de control. Este QR se actualiza cada 30 segundos. Y, por otro lado, un Smartphone con la app iSéneca instalada. Dicha app que se usa por toda la comunidad docente y ahora también por el personal de administración y servicios, se conecta al sistema informático de Diagrama del flujo de los datos en el método RFID Séneca usando la autenticación de los empleados con el usuario/contraseña única de cada empleado. El proceso de picaje se basa en el Smartphone, con la app iSéneca, que captura con la cámara,

la información del código QR y transmite a través de las redes la identificación de la persona y el token (por protocolo HTTPS). El Sistema Séneca en base al TOKEN recibido, registra la siguiente información.

3.- Geolocalización. El sistema se basa, por un lado, en la existencia de un Punto de Control Virtual, que se configura desde el sistema de información Séneca. Lo importante de este punto de control son: las coordenadas de posicionamiento y el radio de acción, donde el marcaje del empleado dará por realizado el acceso. Y, por otro lado, un Smartphone con la app iSéneca instalada. Dicha app se conecta al sistema informático de Séneca usando la autenticación de los empleados con el usuario/contraseña única de cada empleado.

El proceso de picaje se basa en comparar las coordenadas del punto de control que ya dispone la app, con las coordenadas del GPS del Smartphone, y si dichas coordenadas están dentro del radio de acción, se transmite por las redes la identificación del usuario y la identificación del punto de control donde se realizado el acceso (por protocolo HTTPS). El Sistema Séneca en base a la información recibida, registra la siguiente información.

De este método cabe destacar: 1.- Todo el proceso de uso de geolocalización ocurre en el terminal y solo en el terminal. 2.- En ningún caso se almacenan en el terminal, ni se transmite por la red, las coordenadas del posicionamiento del/la empleado/a. 3.Lo único que navega por la red en este método es la identificación del/la empleado/a y la identificación del punto de control.

4.En ningún otro momento, la app tiene

ID_EMPLEADO Identificación del empleado (en base al id_usuario recibido). FEC_ACCESO Fecha y hora del acceso. ID_PUNTO_CONTROL Identificación del punto de control donde ha marcado el QR (en base al token recibido) TIPO_ACCESO Tipo de acceso Entrada/Salida MODO_ACCESO Modalidad en la que se ha realizado el registro (PIN/RFID/QR/GEO). En este caso “QR” Diagrama del flujo de los datos en el método QR

activo el GPS para otras finalidades. 5.- Los servidores de Séneca nunca tendrán acceso, en ningún caso, a los datos de posicionamiento del/la empleado/a.

ID_EMPLEADO Identificación del empleado (en base al id_usuario recibido). FEC_ACCESO Fecha y hora del acceso. ID_PUNTO_CONTROL Identificación del punto de control donde se ha marcado (en base al idenficador recibido) TIPO_ACCESO Tipo de acceso Entrada/Salida MODO_ACCESO Modalidad en la que se ha realizado el registro (PIN/RFID/QR/GEO). En este caso “GEO”

Diagrama del flujo de los datos en el método GEO

MARCO NORMATIVO Y OTRAS CONSIDERACIONES SOBRE EL SISTEMA

BOJA 204, de 6 de octubre, http://juntadeandalucia.es/boja/2005/204/2) En el marco del RGPD, el tratamiento de datos de este sistema está declarados en el Registro de Tratamientos de la Junta de Andalucía, en concreto en el siguiente enlace: https://juntadeandalucia.es/protecciondedatos/detalle/166748.html

CONCLUSIONES, DATOS Y

OTRAS CURIOSIDADES.

Haciendo un repaso de los primeros 4 meses de experiencia con este nuevo subsistema de Séneca, he de decir que este ha sido uno de los proyectos en los que la colaboración de la comunidad, la imaginación de muchos miembros de la comunidad docente y sobre todo la alta implicación de todos los que han participado en la fases de pilotaje, han hecho que se haya construido una plataforma en la que hay un altísimo grado de satisfacción en los centros que la están usando. Esta herramienta está facilitado muchísimo la gestión a los equipos directivos y profesorado.

En este momento, son 573 centros que están ya usando este sistema y más de 30.000 docentes y personal de administración y servicios los que lo usan a través de los cuatro métodos de acceso. Estos son los métodos de acceso que más se usan: Podemos ver el artículo completo en este enlace, con fotos de algunos dispositivos instalados en diferentes centros de Andalucía. https://drive.google.com/file/d/1d_R580cyXCH6Oft2BbwuGReWB7Ytc1H-/view?usp=sharing

BALANCE DE UN CURSO ESCOLAR DIFERENTE

Isabel Bernal Gotor

Directora del centro, de difícil desempeño, CEIP Antonio Gala de Córdoba, durante los últimos 14 años. Presidenta de Asadipre Córdoba los últimos 5 años

Nadie puede negar que este curso escolar, ha sido muy diferente a todos los conocidos. Los que trabajamos en la enseñanza no hemos vivido nunca una situación similary los que dirigimos un centro educativo, hemos visto multiplicados los obstáculos para poner en marcha y desarrollar el curso 2020-2021 Fue EXTRAÑO volver a abrir los centros después de pasar tanto tiempo cerrados, habiendo suspendido las clases sin acabar el curso, sin recoger las aulas y sin acabar el proceso educativo de nuestro alumnado. Fue AGOTADOR añadir horasde trabajo extraordinario desde marzo y durante todo el verano, para crear un sistema de enseñanza digital, planificar el nuevo curso y elaborar el protocolo Covid. Fue DIFICIL organizar a personas acostumbradas a una cierta rutina y que ahora tenían quehacer diariariamente numerosas medidas de precaución y seguridad. Ha sido COMPLICADO gestionar el miedo y la angustia de la Comunidad Educativa, temiendo como iba a evolucionar el virus en una dinámica escolar. Han sido AMBIGUAS algunas instrucciones sobre cómo reflejar los casos de absentismo por miedo al covid, las ausencias del profesorado en una situación de teletrabajo y algunas cuestiones más, no recogidas adecuadamente en la legislación. Ha sido COSTOSO la compra de numerosos materiales para adecuar y mantener el Centro al protocolo Covid. Ha sido LABORIOSO planificar y seguir horarios con desdobles de unidades, falta de profesorado para sustituciones y varios profesores confinados simultáneamentea la vez. Han sido EXTRESANTES los confinamientos de aulas y profesorado, en cualquier momento y a cualquier hora de la semana. Ha sido muy PREOCUPANTE cuando ha habido cualquier miembro de la Comunidad Educativa afectado por el covid, siempre con temor a nuevos contagios Ha sido DESCONCERTANTE que las Administraciones con las que trabajamos, estuvieran inaccesibles para muchas de las gestiones escolares y que todos los trámites seralentizaran.

Han sido ESCASOS el incremento de los recursos personales, ya que muchos centros no recibieron aumento de profesorado por la pandemia e incluso, servicios, como el de comedor, no tuvieron incremento de personal. Ha sido SORPRENDENTE como la AdministraciónEducativa no ha sido capaz de disminuir la burocracia,sino que ha aumentado este aspecto en diferentes ámbitos, llegando incluso a exigir dos tipos de programación anuales diferentes y una memoria de evaluación final. Ha sido INCONGRUENTE intentar convencer a los miembros de la Comunidad Educativa de la ausencia total de riesgo y de que no iba a pasarnada, mientrasescuchábamosa diario medidas sanitarias que exigían no estar en lugares cerrados más de 6 o 10 personas, estando en las clases 25 y 30 personas y en los comedores un número mucho mayor sin mascarilla.

Ha sido INCOMODO mantener puertas y ventanas abiertas soportando bastante frio en las aulas Ha sido DOLOROSO romper con la dinámica de encuentros, besosy abrazos entre compañeros y personal del centro, y especialmente con nuestro alumnado y familias a las que en ocasiones conocemos desde hace muchos años y mantenemos unarelación afectiva con ellas A pesar de todo esto, en la escuela hemos obradoel MILAGRO.

Por muy agotador, complicado y estresante que haya resultado este curso, todos los centros escolares han funcionado y han organizado su rutina escolar enfrentandose a una situación extraordinaria con recursos practicamente ordinarios. Por muy escasa, incongruente y desconcertante que nos haya parecido en ocasiones la actuación de nuestros responsables públicos, hemos conseguido cumplirtodos los requisitos y solventar las dificultades, recibiendo de la Administración algunas aportaciones útiles para afrontar la pandemia, pero sobretodo encontrando especial apoyo en muchas personas que han colaborado con los centros desde la administración educativa y sanitaria. Por mucho miedo, preocupación y dolor que nos haya producido está pandemia, las familias han confiado en los centros educativos y en su inmensa mayoría, han llevado todos los días a sus hijos a la escuela, logrando que el virus se propague mucho menos de lo que se esperaba.

Por muy dificil que nos pareciera, hemos conseguido el reto de mejorar las competencias digitales de toda la comunidad educativa, sin apenas dotación económica y pocos recursos nuevos.

Los niños y las niñas han logrado adaptarse sorprendentemente a esta situación, siguiendo una nueva rutina escolar en la que han logrado conseguir aprender de la mejor forma posible con alegría y entusiasmo.

1Junta Directiva Córdoba Alumnado, docentes, familias y comunidad educativa han demostrado una gran responsabilidad y compromiso con este nuevo reto que la pandemia nos ha presentado y a pesar deeste tiempo de ESPECIAL DIFICULTAD en todos los centros educativos estamos terminando este curso .