33 minute read
Column: In de Praktijk
from TBM 06/2018
In de praktijk
Rex Vermeulen beantwoordt vanuit zijn Rotterdamse praktijk prangende vragen uit het resellerkanaal. In deze editie geeft ‘Dr. Rex’ tips hoe je als reseller een concept rond Smarter Working kunt neerzetten.
Advertisement
Na een lange hete zomer komt dan toch weer die onverbiddelijke ‘Ping’ van Sef. Hup die jas weer aan en dat ding om mijn nek hangen: ‘Hoi Rex, in deze editie brengen we een uitgebreide special over Smarter Working. Een mooie vraag voor jouw praktijk: hoe kun je als Telecom- en ICT-partner een succesvol concept rond Smarter Working bouwen? Groeten! Sef.’
Nou, komt-ie dan. En wees ‘als lezer’ er dus van bewust dat ik het vanuit de marketing/ verkooppraktijk aanvlieg en dan ook nog op zijn Rotterdams…niet altijd wetenschappelijk verantwoord, maar wel duidelijk.
Ga allereerst voorzichtig om met de term ‘Smarter Working’. Het is een redelijk pretentieus concept als u rücksichtslos ‘Smarter Working’ bij klanten gaat lopen aanbieden! Als u bij mij binnen zou stappen en zou beweren dat u mij/ons zou komen laten ‘smarter worken’….sta je toch redelijk snel buiten, zonder koffie gehad te hebben. ‘Oh ja, koekenbakker? En wie ben jij dan dat je denkt dat te kunnen gaan lopen leggen te doen en beweren?’ Als u mij echter de vraag zou stellen ‘Denkt u dat er ook in uw fantastische organisatie een mogelijkheid is voor smarter working? Met name als ik u informeer over de laatste technieken en innovaties die dat mogelijk maken?‘ Kijk! Dan krijgt u een zetel en een bak koffie! ‘Koekje erbij?’ En dan….vooral blijven vragen! Ga op mijn onvrijwillig toebedeelde doktersstoel zitten en stel diagnose! U heeft nogal de neiging om een stortvloed van alle nieuwe medicijnen en behandeltechnieken over uw gesprekspartner uit te storten. Stel je voor dat je zo bij de dokter komt…’zo, gaat u maar zitten’. Hij/ zij vraag vervolgens niet wat er aan mankeert maar begint allerlei behandelmethoden en medicijnen te presenteren voor diverse kwalen. Van enkel verzwikken tot hoofdpijn. En alles ertussenin. En vraagt u vervolgens aan het eind van zijn presentatie wat u ervan vindt en waar u interesse in heeft?
Nou zit je te overdrijven, Dokter Rex….Nou beste lezer, echt niet!
Dus: ga diagnose stellen! Het mooie is dat door het accepteren van het gesprek de klant al op ‘bezoekuur’ is gekomen. Dus ergens mankeert er toch iets aan, groot of klein. En daar gaan we achter komen. Hoe we dat doen? Laat de verkopers een ‘sellogram’ opstellen: welke technieken die we aanbieden, bieden welke oplossingen voor welke problemen of verbeteringen? En welke vragen ga ik dan stellen om erachter te komen of dat ook een issue is bij deze klant? Doe dat samen en binnen no-time staat er een prachtig diagnosegesprek klaar. Dus we hebben eerst de vraag gesteld of er een mogelijkheid is voor Smarter Working. Aan tafel gaan we dan het diagnosegesprek doen. En aan het einde kunnen we die diagnose dus stellen!
Aan u de keus om de diagnose direct met de klant te delen of een vervolgafspraak te plannen (bij voorkeur!) en aan te geven dat u het uit gaat werken in een onderbouwd rapport (super professioneel en ook echt alle tijd om het goed te doen en nog even ruggespraak met de techneuten te hebben). En dan een mooie en behapbare projectplanning inzetten... ‘We beginnen hier, als dat volledig draait stappen we over naar stap 2…’ et cetera.
En dan het concept. ‘Smarter Working’ is blijkbaar de terminologie die het fenomeen moet dekken. Wat ik daarvan vind, heb ik in het begin al duidelijk gemaakt. Maar om u nu een concept aan te bieden? Dan zou ik de fout maken die ik net uit de wereld heb proberen te helpen… daarvoor moet ik weten wie u bent en waar u ‘smarter kunt positioneren’. Een diagnose is dan nodig. Maar daar heeft u nu niets aan…dus met een grote slag om de arm en excuses voor mijn tegenstrijdigheid geef ik wel mee waar ik het bij u zou zoeken:
Ik zou het met name positioneren vanuit de techniekkant. En dan niet met de terminologie of bitjes en bytjes, maar met de aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid dat uw klant nooit zo op de hoogte kan zijn van de laatste (communicatie)techniek en innovaties. Dat
zou de verpakking van uw concept rondom Smarter Working kunnen zijn. Daar voelt een klant zich niet aangevallen maar aangevuld: ‘We zetten uw prachtige bedrijfsvoering centraal (uw expertise) en kijken samen naar de laatste techniek en innovaties (onze expertise) en samen komen we dan tot de meest prachtige oplossingen en verbeteringen.’
In ICT krachttermen:
‘Your technology partner for/in Smarter Working’ ‘Smarter Working? Let our technology help you’ ‘Uw wens om slimmer en efficiënter te werken, kunnen wij technisch mogelijk maken’ ‘Experts in de technologie achter Smarter Working’
Let wel: het zijn werktitels, als vertrekpunt naar betere. Er moet nog wel in gesneden worden en er moeten wat pilletjes in….maar dan weet u vanuit welke hoek ik de operatie in zou zetten….
Rex Vermeulen
Rex Vermeulen is directeur van Mantor Business Partners. Zijn bedrijf is al 15 jaar gespecialiseerd in begeleiding van telecom & ICT organisaties op het gebied van marketing, communicatie en (algemene) bedrijfsvoering. De opdrachtgevers komen uit alle niveaus van de bedrijfskolom. Mantor Business Partners stond tevens aan de basis van diverse netwerkplatforms zoals de Masters in Mobile, Corps Elite en de Ambassadors of Telecom (nu Expeditie ICT).
Business Tool voor de Business Partner
Thema: FL I P COVER FL I P COVER Smarter Working
Onderzoek: Lawaai op werkvloer neemt toe /// Het Modern Workplace-concept van Knoworries Samenwerken in het kantoor van de toekomst /// Digital workplace: meer dan alleen productiviteit
Smarter Working is van ons allemaal
Tien jaar geleden begonnen de mensen van Plantronics aan een spannende reis. De bestemming: slimmer werken. De reis is echter nog lang niet ten einde want ‘Smarter Working is een continu proces’ aldus Ole Hellfritzsch en Bjorn Spanjers.
Smarter Working, is dat net zoiets als Het Nieuwe Werken’? Ole: “Smarter working, slimmer werken, Het Nieuwe Werken. Eigenlijk is het allemaal hetzelfde. Het gaat er echter niet zozeer om hoe je het noemt. Waar het om draait is hoe je efficiënter, effectiever en comfortabeler kunt werken. En dat gaat verder dan technologie.” Bjorn: “Smarter Working is als een paraplu die boven de driehoek ‘people, places and technology’ hangt. Die mix van mensen, locaties en technologie heb je nodig om zo optimaal mogelijk te kunnen werken.”
Hebben jullie een voorbeeld? Bjorn: “Wij zoeken heel gericht naar de juiste balans tussen werk en privé, zodat iedereen tevreden is. Blije medewerkers leveren immers een hogere productiviteit en kwaliteit. Fijn voor het bedrijf, maar vooral voor de medewerker. Onze mensen krijgen alle ruimte om die balans te vinden en het kantoor is erop ingericht. Wil je na een meeting even een luchtje scheppen? Vooral doen. Wil je losgaan in de gym nadat je uren met spreadsheets in de weer bent geweest, ook daarvoor hebben we de faciliteiten.” Ole: “Wij geloven niet dat je uren achtereen gefocust kan werken, anderhalf uur is zo’n beetje de max. Dat heeft onderzoek overigens uitgewezen. Dan is het goed om regelmatig je werk te onderbreken, ook als je thuis werkt. Zet even een wasje aan, neem pauze of laat de hond uit. Maar zorg dat je je brein reset, daar gaat het om.”
Dat klinkt mooi, maar bestaat er geen kans op misbruik? Bjorn: “Vertrouwen is de basis van alles. En als je vertrouwen geeft, krijg je het ook terug.” Ole: “Het werkt twee kanten op. Je krijgt hier veel vertrouwen, anderzijds wordt er veel van je verwacht. Daar moet je mee om kunnen gaan. Maar je ziet hier heel veel blije werknemers hoor, ik ben er zelf een van. Doordat ik thuis werk, kan ik mijn kinderen naar school brengen. Daardoor hoef ik niet elke dag de file in en kan ik meteen aan de slag. Misschien maak ik stiekem wel meer uren maar ik schuif ook direct aan tafel als we gaan eten.” Bjorn: “Daarentegen vinden mensen het leuk om naar kantoor te komen. Zodat ze een kop koffie kunnen drinken met collega’s. Dat sociale aspect is heel belangrijk. Het is gewoon prettig dat je die keuze hebt. Onze ervaring is dat we mensen zelfs vaak moeten afremmen. Het is niet de bedoeling dat ze ’s avonds nog aan het werk zijn.”
Smarter Working . Smarter Working
Hoe gaan jullie daar mee om? Ole: “Onze afdeling HR heeft hier een belangrijke rol in. Wij sturen nadrukkelijk op die werkonderbreking na 90 minuten. Om mensen ervan bewust te maken dat ze daardoor meer plezier ervaren. Sommige dingen kunnen echt wel even wachten.” Bjorn: “Smarter Working is iets van ons allemaal. Medewerkers, management, HR. Het dringt door in alle lagen, anders werkt het niet.”
Waarin onderscheidt Smarter Working zich nog meer van thuiswerken’? Ole: “De centrale vraag is altijd: hoe ben je continu in staat om de klant te helpen? Dat verhaal willen wij graag vertellen en ja, misschien zijn onze producten een onderdeel van de oplossing. Maar het begint bij anders denken, kijken naar je klant. Wat verwacht die van je? Daarin willen wij een eerlijk verhaal vertellen, gebaseerd op onze ervaringen.” Bjorn: “Klanten zitten in eerste instantie niet te wachten op de technische specificaties van onze headsets. Liever zoeken wij naar oplossingen voor vragen als: hoe kijk je naar de markt? Hoe ga je om met weerstand bij veranderprocessen? De oplossing kan heel divers zijn, maar efficiënter werken is vaak de rode draad. Smarter Working dus.”
Voor wie is Smarter Working geschikt? Bjorn: “Hoewel wij vaak voor grote bedrijven werken, heeft elk bedrijf en nagenoeg elke afdeling of medewerker baat bij Smarter Working.” Ole: “Communiceren doe je overal. Met de klant of met je collega. Per telefoon, chat of WhatsApp. Zo zijn er tal van situaties denkbaar waarbij je door middel van slimme communicatiemiddelen efficiënter kunt werken. Denk aan interne teammeetings of all-employee meetings, dat kan allemaal virtueel.”
Onlangs werd Polycom door Plantronics overgenomen. In hoeverre draagt dat bij aan het concept van Smarter Working? Bjorn: “Die overname is van wezenlijk belang geweest. Dankzij de samenvoeging kunnen wij nu - voor het gehele ecosysteem - alles bieden wat de klant maar wenst. Werk je internationaal, of heb je meerdere vestigingen en wil je dat medewerkers elkaar echt zien, of op afstand aan dezelfde documenten werken? Dan moet je bij ons zijn.” Ole: “De producten van beide bedrijven zijn complementair aan elkaar. Hierdoor kunnen onze channel partners de eindklant een totaalpakket aanbieden.”
Wat levert Smarter Working uiteindelijk op? Ole: “Tevreden klanten. Daarnaast: blije mensen, een lager ziekteverzuim, een hogere kwaliteit en productiviteit. Mooie woorden natuurlijk, eigenlijk moet je het zelf zien. Wij nodigen iedereen dan ook graag uit om hier met eigen ogen te komen kijken hoe wij dat doen. Afgelopen jaar ontvingen wij zo’n 5.000 bezoekers, voornamelijk partners met hun klanten. En vaak was dan de reactie na afloop: ‘Zo’n verhaal had ik eerlijk gezegd niet verwacht. Ik dacht dat het over headsets zou gaan’.” Bjorn: “Wij kunnen een interessant verhaal vertellen over Smarter Working, maar we hebben natuurlijk niet alle wijsheid in pacht. Wel hebben we inmiddels veel kennis en ervaring op dat gebied opgedaan. Klanten waarderen het daarom bijzonder als wij onze ervaringen met hen delen. Dat we niet direct inzetten op verkoop, maar informatie uitwisselen. Dat zet mensen altijd aan het denken over Smarter Working.”
Bjorn Spanjers is bij Plantronics verantwoordelijk voor alle channel-activiteiten in de Benelux en expert bij TBM voor het onderwerp smarter working. De geboren Nijmegenaar is fervent voorstander van efficiënter en slimmer werken en een echte digital nomad. Zijn carrière begon grotendeels in de fiscale sector bij de Rabobank. Daarna ging hij bij headset-reseller Lumidee aan de slag als accountmanager. Voor zijn overstap in 2017 naar Plantronics, waar hij zijn passie en kennis van het kanaal verder heeft kunnen ontwikkelen, was Bjorn werkzaam bij Polycom. Heb je vragen aan Bjorn neem dan contact met hem op via: bjorn.spanjers@plantronics.com of Linkedin.com/in/bjorn-spanjers-9146b424/
Ole Hellfritzsch startte in 2014 bij Plantronics waar hij marketingverantwoordelijk is voor de Benelux en de Nordics. De geboren Deen is een allround marketeer en excelleert dankzij zijn brede kennis, jarenlange ervaring en duidelijke visie hoe een merk het best gepositioneerd moet worden. Onderscheidend, en met een eigen identiteit. Zijn marketingcarrière begon bij Telia Danmark. Daarna werd hij in Nederland bij T-Mobile sales campaigns manager en trade marketeer. Voor zijn komst naar Plantronics was Ole werkzaam bij BlackBerry. De carrière van Ole loopt samen met de ontwikkeling in de telecommarkt en die van audiocommunicatie, en hij is een gepassioneerde spreker over zowel deze onderwerpen als slimmer werken. ole.hellfritzsch@plantronics.com Linkedin.com/in/hellfritzsch/
Wat is nieuw in Microsoft Teams?
Sinds het de overstap van Skype for Business naar Teams heeft aangekondigd, heeft Microsoft al zijn tijd, energie en creativiteit gestopt in het uitbouwen van Teams tot een uitzonderlijke oplossing voor communicatie en samenwerking. Wat zijn de nieuwe features en updates van dit platform?
Smarter Working . Smarter Working
Nieuwe communicatie- en collaboration-features Misschien is de grootste update voor Teams de toegang tot Direct Routing. In de winter van 2017 begon Microsoft de Microsoft Callingplans aan te bieden waarmee een enorme groep klanten uit negen landen kon aanhaken op de Teams-ervaring. Met de Directe Routing-mogelijkheid kunnen klanten op een geheel nieuwe manier verbinding maken met Microsoft Teams. Naast Direct Routing heeft Microsoft nu gezorgd voor een betere toegang tot SharePoint documenten, previews, metadata, pinned items, en flows binnen de Teams-applicatie; de Delegate Setup-mogelijkheid om telefoongesprekken namens een teamleider te kunnen ontvangen en opzetten; Remote Assist met Mixed Reality, zodat je iemand op Hololens kunt bellen om problemen op te lossen met behulp van unieke shared perspective annotations´; de mogelijkheid om teams te creëren waarbij eerder gebruikte setups als template worden gebruikt. Andere nieuwe communicatiefuncties zijn wachtrijen, auto-attendant, chef-secretaresse schakelingen, ‘do-not-disturb breaktrough’ en out-of-office support. Cloud video-interop-services die Teams-vergaderingen ondersteunen met bestaande videoconferencingsystemen zijn onderweg en zouden later dit kalenderjaar verkrijgbaar zijn.
Third Party Apps en Processen Microsoft stelt Teams-gebruikers nu in staat hun eigen op maat gemaakte teams te creëren via API’s in Microsoft Graph. Met behulp van een reeks API’s kunt u Teams-inhoud beheren op een manier die bij u past. Bovendien kunt u de toegang tot aangepaste apps beheren en apps aan gebruikers in heel uw organisatie verspreiden door systemen te publiceren in de Teams-appcatalogus van uw bedrijf. Andere samenwerkingsupdates omvatten: uitbreidingen en aanpassingen met processen en apps van derden; apps in chat: in de Developer Preview kan de app bijgewerkt worden om deze te gebruiken in groepschats en privé een-op-eengesprekken. Er kan ook een chat toegevoegd worden en met een bot om toegang te krijgen tot diepere samenwerkingsscenario’s; de mogelijkheid om te zoeken in lijsten met apps die beschikbaar zijn voor Microsoft Teams in AppSource. Features in Teams voor iOS en Android Voor de Android- en iOS-apps die speciaal voor Microsoft Teams ontwikkeld zijn, komen er meerdere updates waar mobiele werkers plezier van gaan hebben. Bijvoorbeeld gemakkelijker aan een gesprek of vergadering deelnemen dankzij de nieuwe mobiele vergaderfunctie waarmee een meeting aangevraagd kan worden met het verzoek om automatisch teruggebeld te worden op de smartphone.
Microsoft Teams-gebruikers op iOS en Android kunnen ook 1-op-1-oproepen ontvangen, initiëren of deelnemen aan vergaderingen en vergaderingen plannen via telefoniesystemen met teamleden binnen en buiten de organisatie. Bovendien kan het iPad- en iPhonescherm, livevideo’s en afbeeldingen met andere deelnemers aan de vergadering gedeeld worden voor een betere samenwerking op een mobiel apparaat.
Microsoft Teams for Education Hoewel Microsoft wil dat zijn collaboration vlaggenschip-app aantrekkelijk is voor een breed scala aan verticals, krijgt één specifieke sector een interessante update: onderwijs. Microsoft Teams for Education bestaat nu een jaar, wat door Microsoft gevierd wordt met enkele nieuwe features waaronder ‘rubric grading’ waarmee docenten rubrieken aan opdrachten kunnen toevoegen en opslaan, zodat studenten gemakkelijker feedback krijgen. Met rubric grading kunnen studenten zien
hoe ze er voor staan en kunnen docenten een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen bij het beoordelen.
Er zijn ook tal van nieuwe taak- of opdracht-features die zijn geïmplementeerd om de beoordelingservaring te verbeteren. Leraren kunnen bijvoorbeeld persoonlijke en consistente feedback bieden terwijl studenten aan hun projecten werken, en ze kunnen opdrachten delen met individuele studenten, kleine groepen of hele klassen, afhankelijk van hun behoeften. Er is tevens ‘rich text editing’ zodat opdrachtinstructies duidelijker gemaakt kunnen worden.
Microsoft Teams als gratis versie Tot slot is tijdens Microsoft Inspire 2018 deze zomer de gratis versie van Microsoft Teams wereldwijd gelanceerd in 40 talen. De dienst bevat chat- en zoekfuncties, audio- en videogesprekfuncties en mogelijkheden tot real-time content creatie via Office Online met Word, Excel, Power Point en OneNote.
Smarter Working. Smarter Working
De menselijke kant van de digital workplace: Meer dan alleen productiviteit
Werknemers in digitale werkomgevingen zijn niet alleen productiever, maar ook gemotiveerder. Bovendien zijn zij meer tevreden over hun werk en voelen ze zich beter. Dit blijkt uit een internationale studie van Aruba.
Het onderzoek, The Right Technologies Unlock the Potential of the Digital Workplace, laat zowel de zakelijke als de persoonlijke voordelen van digitale werkplekken zien. Ook beschrijft het hoe bedrijven die op technologiegebied minder vooroplopen, het risico lopen achter te raken op de concurrentie en minder goed in staat zijn om toptalent aan te trekken. Het onderzoek stelt bovendien dat bedrijven alert moeten zijn nu digitaal onderlegde werknemers grotere risico’s nemen als het gaat om data- en informatiebeveiliging. Het onderzoek toont een duidelijke kloof tussen werknemerprestaties en -sentiment bij digitale bedrijven en organisaties die minder gebruikmaken van technologie. Een aantal hoofdthema’s: 1. Digitale tools hebben naast productiviteit ook persoonlijke voordelen Digital Revolutionaries – werknemers op een volledig digitale werkplek, die werken met de nieuwste technologieën – zijn 51 procent meer geneigd om tevreden te zijn op hun werk. Ook staat 43 procent positiever tegenover zijn ’worklife balance’ dan Digital Laggards: werknemers die minder toegang hebben tot technologie. Van de Digital Revolutionaries meent daarnaast zestig procent gemotiveerd te zijn op zijn of haar
DE JUISTE TECHNOLOGIE BEPAALT HET POTENTIEEL VAN DE DIGITALE WERKPLEK
Een nieuwe groep werknemers, de ‘Digital Revolutionaries’, profiteert zowel op persoonlijk als professioneel gebied van het gebruik van meer technologie op het werk. Zo wordt de basis gelegd voor de werkplek van de toekomst. Maar wat betekent dit voor uw business?
Wie zijn de Digital Revolutionaries?
Een groep werknemers die ervan uitgaat dat hun werkplek volledig digitaal is, waarbij technologie op grote schaal wordt ingezet Deze groep medewerkers maakt bovengemiddeld gebruik van cloudapplicaties (43%), digitale vergaderoplossingen (40%) en smart building-services (24%)
Welke voordelen biedt digitale technologie hen?
74% NOEMT EEN STERKER GEVOEL VAN WERKTEVREDENHEID 70% NOEMT EEN GEZONDE PRIVÉ/WERKBALANS
65% NOEMT EEN STERK GEVOEL VAN PROFESSIONELE ONTWIKKELING 73% NOEMT HOGE PRODUCTIVITEIT
74% 30% VAN DE DIGITAL HEEFT VERBINDING GEMAAKT REVOLUTIONARIES HEEFT DE MET EEN ONVEILIG WIFINETWERK BEVEILIGING VAN ZIJN OF HAAR EN DAARMEE EEN DEUR BEDRIJF DE AFGELOPEN TWAALF OPENGEZET VOOR MAANDEN ONBEDOELD IN MOGELIJKE HACKERS GEVAAR GEBRACHT 25% 18% LAAT ANDEREN WERKEN BEWAARDE WACHTWOORDEN OP ZIJN OF HAAR ZAKELIJKE OP GEDEELDE ZAKELIJKE DEVICE EN CREËERT DAARMEE DEVICES EN OMZEILDE ZO EEN MOGELIJKHEID VOOR BEVEILIGINGSPROTOCOLLEN DATADIEFSTAL VAN HET BEDRIJF
Hoe spelen IT-afdelingen in op Digital Revolutionaries?
43% 69% BIEDT CLOUDAPPLICATIES HEEFT HET AFGELOPEN EN -OPSLAG JAAR IN DIGITALE TECHNOLOGIE 23% GEÏNVESTEERD BIEDT OP MAAT GEMAAKTE MOBIELE ZAKELIJKE APPLICATIES
Wat brengt de toekomst?
71% 71% GELOOFT DAT GELOOFT DAT DE BIOMETRISCHE WERKPLEK VAN DE DATA TRADITIONELE TOEKOMST VOLLEDIG WACHTWOORDEN GEAUTOMATISEERD MOET MOETEN VERVANGEN WORDEN 64% GELOOFT DAT ZIJN OF HAAR BEDRIJF ACHTER ZAL RAKEN OP DE CONCURRENTIE ALS DE BENODIGDE TECHNOLOGIE NIET WORDT GEÏMPLEMENTEERD
Aanbevelingen voor IT
Geef prioriteit aan een strategie en roadmap voor technologie om de digitale strategie van het bedrijf aan te vullen Creëer gezamenlijke en flexibele werkplekken
Automatiseer en verbeter beveiligingsprotocollen en -systemen, en vergroot securitytraining en -bewustzijn Stel doelen op om continue transformatie van de werkplek en onderliggende technologieën te garanderen
http://www.arubanetworks.com/TheWorkplaceoftheFuture
werk, en is 91 procent meer geneigd om de visie van het bedrijf te prijzen.
2. Digitaal werken ondersteunt professionele groei 65 procent van de Digital Revolutionaries meldt dat hij of zij door technologiegebruik professionele ontwikkeling en groei heeft ervaren, vergeleken met 31 procent van de Digital Laggards. 72 procent van de Digital Revolutionaries ziet meer mogelijkheden tot het aanleren van nieuwe vaardigheden dankzij de digitale werkplek, tegenover 58 procent van de Digital Laggards.
3. Productiviteitswinst door technologie 73 procent van de Digital Revolutionaries geeft aan dat zijn of haar productiviteit toeneemt, en zeventig procent ervaart verbeterde samenwerking dankzij technologie, vergeleken met 55 procent van de Digital Laggards.
4. Vooruitgang in technologie en automatisering verbetert de werkervaring Terwijl automatisering soms wordt gezien als bedreiging voor de werkgelegenheid, blijkt uit het onderzoek dat er juist veel enthousiasme voor bestaat. 71 procent van de respondenten geeft aan dat hij of zij in de toekomst een volledig geautomatiseerde werkplek zou omarmen. Zo kunnen organisaties slimmere, effectievere werkomgevingen creëren.
“De essentie van het begrip werkplek verandert nu bedrijven zich realiseren dat een effectieve ruimte gericht is op de werkstijlen van verschillende generaties en persoonlijkheden”, zegt Francisco Acoba, Managing Director van Deloitte Strategy & Operations. “Dit leidt tot nieuwe processen waarbij dit soort ruimtes tot stand komen dankzij IT-oplossingen, systemen en het interieur, en in samenwerking met werknemers.”
Nieuwe risico’s Uit het onderzoek blijkt ook dat werknemers enthousiast zijn over nieuwe technologieën en hopen dat hun werkgevers die blijven stimuleren. Bijna alle respondenten (93%) denken dat hun werkplek zou verbeteren door intensiever gebruik van technologie, terwijl 64 procent denkt dat zijn of haar bedrijf achteropraakt op de concurrentie als nieuwe technologieën niet worden toegepast. Hetzelfde percentage (64%) gelooft dat traditionele kantoren in de toekomst achterhaald zullen zijn vanwege de voordelen van technologie.
Wereldwijd geeft 69 procent aan dat zijn of haar bedrijf het afgelopen jaar investeerde in tools voor digitale werkplekken en dat de interesse in een nieuwe generatie technologieën groeit. Denk aan smart building-technologieën die temperatuur en verlichting automatiseren (24%), spraakgestuurde en draadloze AV-technologie (23%) en op maat gemaakte zakelijke mobiele apps (23%). De meeste respondenten denken dat technologie zal resulteren in een efficiënter (56%), saamhoriger (52 procent) en aantrekkelijker (47%) werkomgeving. Terwijl de voordelen van digitale werkplekken duidelijk zijn, blijkt uit de studie ook dat cybersecurity en databeveiliging een uitdaging zijn voor werkgevers.
Hoewel werknemers meer cybersecurity-awareness benoemen (52 procent denkt vaak of dagelijks na over beveiliging), geven ze ook toe dat ze meer risico’s nemen met bedrijfsdata en -devices. Zeventig procent geeft toe zich weleens schuldig te hebben gemaakt aan risicovol gedrag, zoals het delen van wachtwoorden en devices. Een kwart van de werknemers heeft in de afgelopen twaalf maanden weleens verbinding gemaakt met een onveilig open-wifinetwerk. Twintig procent gebruikt hetzelfde wachtwoord voor meerdere applicaties en accounts, en zeventien procent schrijft wachtwoorden op om ze te kunnen onthouden.
De toekomst Bovenstaande resultaten tonen aan dat bedrijven zich moeten aanpassen om te profiteren van nieuwe, digitale-werkplektechnologie, terwijl ze tegelijkertijd de securityrisico’s moeten minimaliseren. Er is een nieuw paradigma ontstaan, waarin smart building-technologieën kruisen met de digitale werkplek om zo de Smart Digital Workplace te creëren. Dit is waar mensgericht ontwerp, het Internet of Things en gebouwautomatisering samenkomen. De Smart Digital Workplace past zich aan de gebruiker aan, bijvoorbeeld met slimme verlichting. Gebouwen worden groener door het energieverbruik te verlagen op basis van werknemerspatronen. Dit alles bevordert niet alleen de werknemersproductiviteit, maar verhoogt ook de efficiëntie terwijl mensen centraal worden
gesteld.
Smarter Working . Smarter Working
Knoworries vertaalt Modern Workplace naar MKB
ICT-dienstverlener Knoworries is met een historie van 23 jaar niet echt ‘Born in the Cloud’. Wel maakt de Cloud met het Modern Workplace-aanbod een belangrijk deel uit van het portfolio. Deze werkomgeving van Microsoft is door Knoworries doorvertaald naar het MKB. Doel is dat klanten op dezelfde eenvoudige wijze op elk device toegang krijgen tot informatie en systemen.
De toenemende digitalisering van werkprocessen en werkomgevingen maakt altijd en overal toegang tot informatie, toepassingen en systemen nodig. Knoworries levert hiervoor als Gold partner van Microsoft diens twee jaar geleden van de grond af heropgebouwde Modern Workplace, voor een volledig beheerde werkplekomgeving. Waar de Modern Workplace merendeels gericht is op middelgrote en grote organisaties, heeft Knoworries de werkomgeving vertaald naar het MKB. “Of het nou een onderneming is met een eigen IT-afdeling die alleen wat expertise nodig heeft, of een advocatenkantoor waarvan de medewerkers gewoon zonder IT-kennis via laptop of tablet willen werken: in de basis gaat het om hetzelfde. Ongeacht het device kunnen werken op elke plek, goed beveiligd en zonder te hoeven vrezen dat je met je device ook je gegevens verliest.”
Combinatie beheer device, data Aan het woord is Arjen van Ruiten, een van de drie eigenaren van Knoworries en managing partner. Als grote voordeel van Modern Workplace ziet hij vooral dat het verder gaat dan beheer van devices of beheer van informatie. “Meestal vindt dat nog apart plaats. Data wordt beveiligd in de Cloud en een device wordt beheerd. Via onze werkomgeving wordt dat gecombineerd.” Het voordeel is dat het niet meer uitmaakt via welk device iemand werkt in een werkomgeving. Hoewel Knoworries gericht is op Microsoft-omgevingen, wordt een steeds groter deel van werk-devices gevormd door Android- en iOS-devices (smartphones, tablets). Door zowel de informatie als de werkplek centraal in de Cloud te beheren, worden devices inwisselbaar, stelt partner en senior consultant Marco Lutters. “Data is waar het om draait, dat en de systemen waarin het opgeslagen of bewerkt wordt. Zeker met de komst van de AVG is het nog belangrijker dat gegevens goed beschermd worden. Maar door de groei in gebruik van het aantal niet door de werkgever beheerde devices, is vaak niet meer duidelijk waar informatie staat. Via Modern Workplace vindt beheer en authenticatie centraal plaats. Werk je op een device dat door ons beheerd wordt, dan kun je direct aan de slag. Dat kan ook op de laptop van je schoonmoeder, maar dan vindt er automatisch tweestaps authenticatie plaats. Het kan dus nog altijd, gebruik van een niet zakelijk device om je mail bijvoorbeeld te lezen. Maar de drempel wordt wel hoger. Het platform zelf is altijd intrinsiek veilig”, benadrukt Van Ruiten.
Overgang van capex naar opex Knoworries heeft de Modern Workplace al bij een aantal klanten uitgerold, maar voor het MKB is de combinatie van device- en informatiebeheer in de Cloud vaak nog nieuw. Lutters: “Zeker voor organisaties die nog voor een flink deel met on premise software werken, is een overstap van capex naar opex vaak een flinke stap. Hen begeleiden we door ze de flexibiliteit van Cloud gebaseerd beheer te geven voor zowel Cloud- als on premise-toepassingen en data.”
Modern Workplace Microsoft brengt regelmatigs nieuwe functionaliteiten uit voor zijn Modern Workplace-omgeving. Verder is er integratie mogelijk van de beheerde werkplekomgeving met zo’n 2.500 toepassingen, waaronder CRM-, ERP- en andere backoffice-systemen. Knoworries werkt daarnaast met eigen technische partners om integratie met toepassingen zoals backup en disaster recovery mogelijk te maken. Marco Lutters: “Zelfs in de Cloud kun je iets kwijt raken, al is het veiliger dan on premise. Dus is het logisch om dit soort integratie mogelijk te maken.”
3CX: een slimmere manier van werken, voor jou en je klanten
Bedrijven zijn op zoek naar manieren om ‘smarter’ te werken in de interconnected zakenwereld. Unified Communications-providers als 3CX stimuleren innovatie om eenvoudig te verkopen oplossingen te produceren die teams bij elkaar brengen.
UC-resellers nemen de uitdaging aan om een oplossing voor smarter working te vinden voor hun klanten door innovatieve en all inclusive UC-producten te bieden, die voor unieke productiviteitsverhogingen zorgen en de vervelende beheertaken wegnemen die je bij oudere PBX-systemen hebt. Vendoren als 3CX zijn in staat een complete suite van features te leveren die de productiviteit van hele teams een boost geven. Denk aan tools als videoconferencing, instant messaging en presence. Verder kan het systeem on-premise – op Windows of Linux – of in de Cloud geconfigureerd worden met je eigen Cloud-account. Combineer dit met de flexibiliteit en betaalbaarheid van de oplossing en het is geen verrassing dat steeds meer resellers 3CX leveren bij hun klanten.
Remote werken was nog nooit zo aantrekkelijk Nu bedrijven steeds meer naar mondiale markten kijken, is de behoefte aan mobiliteit groter dan ooit. Het gebruik van het vaste telefoonnummer onderweg, is mogelijk met de softphone-clients van 3CX, waardoor het niet nodig is om persoonlijke mobiele nummers te delen of claims voor bedrijfsoproepen te doen. Met de 3CX-app voor Android, iOS, Windows, Mac en het web hebben gebruikers toegang tot dezelfde geweldige UC- en samenwerkingsfuncties, waar ze zich ook bevinden. Door de mobiliteit en dus de productiviteit te vergroten, kunnen de werknemers van uw klanten op de hoogte blijven van belangrijke projecten en accounts terwijl ze in staat zijn om de basis te leggen die nodig is om omzetgroei te realiseren.
Verhoog de samenwerkingsmogelijkheden voor klanten
Samenwerking tussen teams is essentieel op de moderne werkplek en het bieden van UC-oplossingen van topkwaliteit aan je klanten stelt hen in staat om slimmer te werken. Met een op WebRTC gebaseerde webclient en geïntegreerde videoconferenties zijn tal van samenwerkingshulpmiddelen beschikbaar. Deze ondersteunen niet alleen standaard communicatiemogelijkheden, maar stellen eindgebruikers ook in staat vergaderingen te houden met video- en audio-conferencing, powerpoints te uploaden en te presenteren en interactie aan te moedigen met klassikale functies zoals desktop sharing, interactive whiteboard en polling.
CRM-integratie zonder dure upgrades
Het vermogen om te integreren met software van derden is de sleutel tot de waardepropositie van 3CX. Een verscheidenheid aan integraties met de meeste toonaangevende CRM-systemen, waaronder Salesforce, Microsoft Exchange en Zendesk, zorgen voor eenvoudige synchronisatie tussen apps. Gebruik deze functie voor je klanten met vooraf geconfigureerde sjablonen van 3CX of maak je eigen integraties met behulp van de 3CX API. Dit alles kan met slechts een paar klikken in de beheerconsole worden gedaan, waardoor de configuratie van het systeem eenvoudiger wordt en de implementatietijd voor jou en je klanten wordt verkort.
Callcenterfuncties om klantenrelaties te verbeteren
De 3CX-oplossing omvat ingebouwde callcenterfuncties voor verbeterd oproepbeheer en rapportage. De 3CX-callcentermodule is beschikbaar in de Pro- en Enterprise-edities en helpt klanten bij het verbeteren van de snelheden van eerste contactresoluties met functies zoals wachtrijen en opnemen van gesprekken, Call Flow Designer, wallboard, schakelbord en meer. Deze krachtige module voor callcentermanagement stelt klanten in staat mankracht en resources in te zetten waar ze het hardst nodig zijn, zodat oproepen snel worden beantwoord door de juiste agent.
Met 3CX ben je niet alleen in staat om klanten een unieke en innovatieve oplossing aan te bieden waarmee zij hun productiviteit kunnen verhogen en slimmer kunnen werken, maar je hebt ook toegang tot een bekroond partnerprogramma, concurrerende marges en top-rated support. Bovendien resulteert de flexibiliteit en eenvoud van 3CX in aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen - tevreden beheerders, tevreden bankrekeningen, tevreden klanten.
Wordt vandaag nog 3CX Partner www.3CX.nl/partners partners@3cx.com
Samenwerken in het kantoor van de toekomst
Ondanks de snelle ontwikkelingen op de werkvloer, blijft samenwerken belangrijk. Konica Minolta Business Solutions geeft drie belangrijke factoren voor een toekomstbestendig kantoor.
Werk en de werkplek veranderen continu. Door nieuwe technologieën kunnen werkzaamheden efficiënter en makkelijker worden uitgevoerd, anywhere. Eenvoudige taken worden overgenomen door slimme computers, maar medewerkers blijven de taken uitvoeren waar specifieke kennis of creativiteit voor nodig is. Ondanks de snelle ontwikkelingen op de werkvloer, blijft samenwerken dus belangrijk. Hoe ziet samenwerken er in de toekomst uit en hoe kan het kantoor blijven bijdragen aan betere resultaten? Konica Minolta Business Solutions zet drie belangrijke factoren voor een toekomstbestendig kantoor op een rij.
Smarter Working . Smarter Working
Het open kantoor is ontworpen om de samenwerking tussen collega’s te vergroten. Maar uit nieuw onderzoek van Oxford Economics, in opdracht van Plantronics , blijkt dat geluidsoverlast in het open kantoor epidemische niveaus bereikt. In vergelijking met het onderzoek uit 2015 blijkt bovendien dat de omstandigheden sindsdien flink verslechterd zijn. Oxford Economics interviewde in 2018 zo’n 500 senior executives en medewerkers die geen managersfunctie hebben uit verschillende sectoren en beroepsgroepen. Deelnemers komen uit het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Denemarken, Zweden, Finland, Noorwegen, de Verenigde Staten India, China en Australië. Het onderzoek omvat ook gedetailleerde interviews met leidinggevenden die stappen ondernemen om de uitdagingen qua samenwerken en productiviteit aan te pakken.
Omstandigheden open kantoor verslechteren De meerderheid van de leidinggevenden en medewerkers geeft aan dat er bijna constant geluid op de werkvloer is, en dat een stilteruimte ontbreekt voor vergaderingen en het uitvoeren van geconcentreerd werk. In vergelijking met drie jaar geleden zijn de omstandigheden sterk verslechterd, en de managers ervaren de problemen anders.
Slechts 1 procent van de werknemers (tegen 20 procent in 2015) zegt dat ze zich kunnen afschermen van afleidingen op kantoor en zich kunnen concentreren zonder extra maatregelen te nemen. 54 procent van de managers denkt dat hun medewerkers over de middelen beschikken die ze nodig hebben om lawaai en afleiding op kantoor te verminderen, maar slechts 29 procent van de werknemers is het daarmee eens (tegen 41 procent in 2015). Werknemers nemen zodoende het heft in eigen handen door hun omgeving te verlaten of door omgevingsgeluid uit de schakelen om te kunnen werken: 75 procent van de medewerkers zegt dat ze naar buiten moeten lopen om zich te kunnen concentreren en 32 procent gebruikt een headset om afleiding tegen te gaan. Diegenen die in de meeste luidruchtige kantooromgevingen werken, zullen naar alle waarschijnlijkheid hun baan in de komende zes maanden opzeggen.
Welzijn, productiviteit en financiële prestaties De resultaten suggereren dat lawaai en afleiding van invloed zijn op het welzijn, de productiviteit en zelfs de financiële prestatie van werknemers. Verder zijn de inspanningen van managers niet voldoende om het probleem aan te pakken: • 63 procent van de werknemers zegt dat er geen stilteruimten zijn om geconcentreerd werk te verrichten en dat heeft een negatief effect op de productiviteit, tevredenheid en gezondheid. • 96 procent van de leidinggevenden vindt dat productiviteit van werknemers een cruciaal onderdeel is van de financiële prestaties, alhoewel maar slechts 40 procent het verband tussen lawaai, afleiding en productiviteit begrijpt. • Slechts 6 procent van de leidinggevenden geeft aan dat ze hun kantoor hebben uitgerust met zaken die het geluid verminderen.
Millennials De onderzoekers denken dat millennials, mensen van 22 tot 36 jaar, meer gewend zijn aan werken in een open kantoor dan oudere collega’s omdat ze hun carrière in zo’n omgeving zijn gestart. Desondanks zijn zij de eersten die de problemen erkennen die samengaan met deze omgevingen en hebben de neiging anders om te gaan met deze uitdagingen dan hun oudere collega’s. Millennials zullen minder snel zeggen dat ze een werkomgeving met veel lawaai energiek vinden (9 procent tegen 30 procent van de oudere collega’s). Millennials zijn minder tevreden met de kantoorinrichting dan oudere werknemers (38 procent tegen 48 procent). Het is waarschijnlijker dat millennials zeggen dat hun organisatie lawaai, afleiding en een overload aan informatie moet oplossen (89 procent tegen 75 procent). Millennials geven aan dat ze eerder naar buiten gaan om zich te concentreren (84 procent tegen 63 procent van de oudere werknemers) en zullen minder snel een pauze- of stilteruimte gebruiken.
Goed presterende bedrijven hebben juiste formule Het onderzoek toont tevens een correlatie aan tussen de omzetgroei van bedrijven en hoe zij hun werkomgeving benaderen. Meer dan driekwart van de goed presterende bedrijven (omzetgroei van meer dan 10 procent en minder verloop) meldt dat kantoorontwerp en het verminderen van geluidsoverlast belangrijk zijn voor hun financiële prestaties. Diezelfde bedrijven reageren proactief op de geluids-epidemie op kantoor, en verder zeggen zij werknemers eerder te voorzien van hulpmiddelen om geluid te elimineren en van stilteruimten voor concentratiewerk.
Plantronics heeft het onderzoek laten uitvoeren om beter te begrijpen hoe een betere omgeving gecreëerd kan worden waar werknemers goed kunnen presteren en zich goed voelen. “De resultaten van dit jaar zijn veelzeggend – open kantoren bieden mogelijk algehele kostenbesparingen, maar ze eisen wel degelijk een negatieve invloed op onze productiviteit en welzijn,” zegt Jennifer Adams, director, Enterprise Solutions Marketing. “We hebben bijna 60 jaar expertise in akoestiek en daarmee een reeks oplossingen bedacht voor deze uitdagingen, van noise-cancelling headsets tot onze Habitat Soundscaping-oplossing. Onze visie: een open kantoor waar medewerkers enthousiast over zijn, omdat het hun welzijn verbetert en inspireert om hun werk op de best mogelijke manier uit te voeren.”
’Lawaai op werkvloer neemt toe‘
Slechts 1 procent van de medewerkers kan zich afsluiten van afleiding op kantoor, een dramatische daling sinds 2015. Millennial is minder tevreden over kantoorinrichting dan oudere collega.
1Maak eens ruimte Smarter Working . Smarter Working
Mensen willen tegenwoordig overal kunnen werken. Er zijn natuurlijk goede online tools beschikbaar om met elkaar aan documenten te werken en contact te onderhouden. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich minder vaak in kantoorpanden begeven. Dit is een prettige ontwikkeling voor veel werkgevers, aangezien kantoorruimte duur is – vooral in grote steden. Als medewerkers meer flexwerken, zijn er minder grote kantoorpanden nodig en worden hiermee kosten bespaard.
Onderzoeksbureau Gartner stelt dat de gemiddelde werknemer actief is in vijf informele teams met daarnaast losse individuele interacties. Samenwerken is dus nog steeds belangrijk en face-to-face contact helpt om een zo optimaal mogelijk eindresultaat te behalen. Hiervoor zijn grote open ruimten waar ze samen aan projecten kunnen werken belangrijk; het liefste met een flexibele inrichting. Bureaus staan nu vaak op een vaste plek, maar door hier flexibel mee om te gaan kan de werkplek worden aangepast aan de samenstelling van de teams. Ook afgesloten vergaderruimten zijn belangrijk voor brainstormsessies en afspraken met klanten.
2Samenwerken met apparaten
3Netwerk slimmer
Medewerkers werken niet meer alleen samen met andere medewerkers, maar ook met apparaten door middel van Artificial Intelligence. De meeste AI-systemen die momenteel beschikbaar zijn, kunnen in twee categorieën worden onderverdeeld: ‘one-on-one’ en ‘platforms’. One-on-one richt zich op individuen, dit zijn AI-systemen zoals chatbots en persoonlijke assistenten. Deze one-on-one systemen lossen kleine dagelijkse problemen op of helpen met eenvoudige taken om tijd te besparen. Dit doen ze door bijvoorbeeld je agenda te beheren of te zoeken naar gunstige reistijden en prijzen wanneer je op reis moet voor werk. Daarnaast zijn er op maat gemaakte, hoogwaardige AI-platforms ontwikkeld voor complete bedrijven. Deze zijn ontworpen om met grote datasets te werken en informatie inzichtelijk te maken. Deze grotere platforms kunnen complexere taken uitvoeren zoals het automatiseren van de klantenservice.
Niet alleen samenwerken met eigen collega’s en systemen binnen de organisatie is belangrijk, maar ook samenwerken met andere bedrijven. We leven in een geglobaliseerde wereld. Als bedrijven, vooral startups, niet goed samenwerken met anderen, is het erg moeilijk om succes te boeken. Bovendien moeten partnerships wederzijds zijn en niet eenzijdig. Beide partijen moeten inbreng bieden en elkaars cultuur respecteren. De mogelijkheden om relaties op te bouwen en te netwerken zijn nog nooit zo spannend geweest. De nieuwste business apps gaan veel verder dan het online opbouwen en onderhouden van zakelijke netwerken, zoals LinkedIn al jaren doet. Er zijn nu apps die kunnen helpen met meer fundamentele zaken. Zo vertellen apps wat de meest efficiënte plek is om elkaar te ontmoeten, wat de belangrijkste evenementen zijn om te netwerken en apps onthouden zelfs de namen van de mensen die men heeft ontmoet op een netwerkevent. Smartphones worden op deze manier een nog betere zakenpartner.
