Modulo 3 - ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA by División de Desarrollo de AGEXPORT

MÓDULO 3 Organización y Formalización de la EMpresa

Todos lo derechos reservados AGEXPORT 2011 Escuela de Comercio Exterior / AGEXPORT: Irma Calvillo Gerente de Desarrollo – AGEXPORT: Iván Buitrón Diseño y diagramación: laotramitá/ Ilustrador: Juan Andrés Cardona

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MÓDULO 3 ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

Santos

El Compadre

Rosa

Ingeniero García

Doctora Diana

Doña Lina

AGEXPORT: ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

MÓDULO 3 ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA Organización y formalización de la empresa (página 6) ¿Cómo comenzamos la formalización de la empresa? (página 7) Sociedades mercantiles (página 9) La asamblea general (página 10) La junta directiva (página 10) Las comisiones de trabajo (página 11) Cargos en juntas directivas o asambleas generales (página 13) Derechos y obligaciones en una MIPYME Rural (página 14) Los costos en una pequeña y mediana empresa (página 18) Punto de Equilibrio (página 20) El presupuesto (página 21) El financiamiento (página 22) La contabilidad básica (página 23) Los controles básicos en una MIPYME Rural (página 25) Algunos conceptos de contabilidad (página 26) Resgistros contables: Libros y facturas (página 27) Resumen (página 28) Glosario (página 29)

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ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA Una MIPYME Rural es el resultado de una buena organización con varios líderes activos y responsables, que saben dirigir al grupo para cumplir las metas y objetivos de una empresa. Una organización es un grupo de personas de mucha confianza que se reunen con el fin de alcanzar objetivos en común. Existen diferentes tipos de organizaciones. Por ejemplo: Empresas, asociaciones, comités, cooperativas, comunidades campesinas, etc. 6

Una organización se forma porque existen intereses y necesidades comunes. Por eso nunca deben faltar los líderes para motivar al grupo y llevarlos hacia el cumplimento de las metas. Tampoco pueden faltar las reglas para garantizar la convivencia del grupo en armonía y definir las responsabilidades y tareas de cada uno.

Una organización sobrevive gracias a que existen buenos y buenas líderes responsables y capaces de motivar a las personas para cumplir las metas.

En una organización deben existir oportunidades iguales para los hombres y las mujeres.

Una MIPYME Rural es una organización que tiene deseos de generar ganancias, y para eso, lo mejor es ser parte del sector formal de la economía del país. Tú, como empresario o empresaria, tienes que convertir tu MIPYME Rural en una empresa seria, responsable y que esté funcionando de acuerdo con las leyes. A eso se le llama formalización.

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¿Cómo comenzamos la formalización de nuestra empresa? Lo primero, es pensar que tenemos que ser parte del sector formal de la economía, porque nos trae más ventajas, que si nos quedamos como empresas informales. Para ser parte del sector formal de la economía, debes constituir tu MIPYME Rural de acuerdo con las leyes del país, como el Código de Comercio, el Código Tributario y el Código de Trabajo.

La ventaja principal de formar parte del sector formal de la economía es que se aporta al desarrollo del país, nos abren las puertas para poder vender nuestro producto en mercados locales, regionales e internacionales, así como tener acceso a créditos y donaciones. No es bueno trabajar afuera de lo legal, porque en el futuro te puede traer problemas. Puede que el negocio sea multado o que las autoridades

cierren tu negocio por un tiempo o para siempre. La formalización de tu empresa mejorará la comercialización y por lo tanto, las ventas. La formalización también trae otros beneficios como: Aprender a organizar tu empresa, crear cargos de trabajo y realizar un buen manejo financiero para que las cuentas te salgan bien.

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Ventajas de ser parte del sector formal de la economía: - Hay una esperanza de crecer en el largo plazo. - Facilidad para tener créditos en el mercado y en organismos internacionales.

¡Todos deberíamos formalizar nuestras empresas! A mí me va muy bien.

- Se pueden formar asociaciones o gremiales. - Los trabajadores pueden ser parte de programas de salud, seguridad social y capacitación. 8 Legalización de la empresa Si ya tienes una organización y deseos de armar tu empresa para que comience a funcionar y a generar ganancias, tienes que cumplir con algunos requisitos básicos que manda la ley. Para inscribir tu organización o empresa ante la Superintendencia de Administración Tributaria, SAT, debes seguir los siguientes pasos: 1. Saber bien qué clase de empresa quieres poner. Por ejemplo, si quieres dedicarte a la venta de tomates, producción de ejotes y arbeja china o, si quieres producir y comercializar tus artesanías. AGEXPORT: ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

2. Tramitar una constancia para reservar el nombre de la empresa en el Registro Mercantil. Por ejemplo, la Doctora Diana le puso a su empresa “Atoles Frutita” y lo patentó en esa entidad legal para que nadie más fuera a usar ese nombre. 3. Luego debes inscribirte en el Registro Tributario Unificado, RTU, para que te den un Número de Identificación Tributaria, NIT. 4. Cuando ya tengas el NIT, los propietarios o representantes legales de la MIPYME Rural deben inscribirse en los registros ante la SAT. 5. Por último, tienes que registrar los libros contables, que te servirán para llevar el control del dinero en la empresa, así como las facturas y otros documentos. Esos libros y papeles tienen que estar autorizados por la SAT.

Sociedades mercantiles Una MIPYME Rural es una empresa, y la mayoría de veces, las empresas se forman en sociedades mercantiles. Una sociedad mercantil, por lo general se compone de dos personas, quienes ponen una cantidad de dinero para hacer una inversión, que en el futuro traerá ganancias, las cuales se reparten entre los dos. Así funcionan las sociedades mercantiles. Si tú quieres formar una sociedad mercantil tienes que elegir a una persona de tu confianza para que sea tu socio. Existen diferentes tipos de sociedades mercantiles, seguramente habrás escuchado que la más común es la Sociedad Anónima o S.A.

Lo más importante de la Sociedad Anónima es que los socios deben dividirse las ganancias de forma equitativa. En las sociedades anónimas siempre hay que decidir quién va a ser el representante legal y quiénes estarán en los otros cargos en la MIPYME Rural, como por ejemplo: El gerente, el contador, etc. Para estos temas de formalización tu empresa, lo más conveniente resolver tus dudas con un experto Encadenamientos Empresariales Agexport.

de es de de

Estructura de la empresa Así como los ingenieros y los arquitectos hacen dibujos y planos para ver cómo va a quedar la construcción, tú como empresario o empresaria rural, debes planear la estructura de tu empresa.

Si necesitas más información para inscribir tu empresa, acude a la oficina de la SAT más cercana a tu comunidad.

Compadre, yo a vos te tengo confianza, ¿Querés ser mi socio para formar una sociedad mercantil y así poner nuestra MIPYME Rural?

¡Con mucho gusto, Santos! ¡Eso sería increíble, además somos amigos de confianza!

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La estructura de tu empresa consiste en definir los puestos, responsabilidades y tareas, para dividir el trabajo entre todos los miembros del equipo. Una MIPYME Rural sólo puede funcionar si todos los miembros del equipo conocen bien sus tareas y las cumplen. Además debe existir uno o varios líderes que sepan guiar y manejar la empresa.

¿Qué se hace en una Asamblea General? Se habla de la empresa para ver, cómo va y también se habla de asuntos que le interesan a los miembros de la organización.

Elementos de la estructura de una MIPYME Rural Dentro de una MIPYME Rural, como en cualquier otra empresa, existen varias partes o cargos en la organización, que deben ser ordenados y llevar un control. 10

Estas partes o cargos son: la asamblea general, la junta directiva y las comisiones de trabajo.

¿Quién va a hacer qué? Así se forma la estructura de una empresa.

La junta directiva La junta directiva es un grupo de personas que son electas por la organización, para que se encarguen de administrar bien el negocio. Si eres una o un buen líder, lo más seguro es que formes parte de una junta directiva de una MIPYME Rural, porque se necesita personas responsables y comprometidas.

La asamblea general La asamblea general es la autoridad más grande de una organización y funciona cuando se reunen todos o la mayoría de socios o miembros de la organización. Una asamblea general es una reunión seria. Si vas a realizar una asamblea, tienes que invitar a tu equipo y citarlos a todos en algún lugar, en una fecha y a una hora específica.

Una asamblea general en Sololá AGEXPORT: ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

La junta directiva es como un papá o una mamá en una familia, que siempre debe ver que todo marche bien en la casa. En las asambleas generales y en las juntas directivas se deben llevar algunos documentos para escribir y llevar el control de esas reuniones. Estos documentos son las actas y la agenda, o el orden del día. El libro de actas es donde escribes todos los acuerdos a los que se llegaron en una reunión de junta directiva o una asamblea general.

Las comisiones de trabajo Así como en un equipo de fútbol como la selección nacional hay técnicos, entrenadores físicos, directivos, médicos, etc. en una organización también hay diferentes tareas que cumplir y para ello, existen las comisiones de trabajo. Las comisiones de trabajo son grupos de personas electas por la organización para realizar diferentes tareas.

Por ejemplo, la comisión de ventas, la comisión de control de calidad de los productos, o la comisión de servicio al cliente, entre otros. Te puedes preguntar ¿Para qué sirven las reuniones de asamblea general o de junta directiva? Sirven para muchas cosas, como para hablar de la MIPYME Rural y de cómo le está yendo.

Una secretaria o un secretario son los encargados de escribir las actas y de anotar todo lo que sea importante. Si tienes ese puesto, tienes que estar muy atento a lo que se diga para anotarlo y ser responsable.

Estas actas quedan aprobadas y firmadas en el libro de actas oficial. Otro instrumento es la agenda es un listado de temas y actividades que se van a realizar en la asamblea general o en la junta directiva. Hacer una agenda es muy sencillo, sólo tienes que programar y anotar en un cuaderno o en una hoja las actividades de la reunión. Este es un ejemplo de cómo puedes escribir la agenda del día para una reunión de junta directiva o asamblea general, esta tomada de la empresa de Santos, llamada “Tomates de Guatemala”. AGEXPORT: ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

En esas reuniones la mayoría de veces se toman decisiones sobre algunas cosas que le interesan a todos los trabajadores de una MIPYME Rural. Tomar decisiones no es fácil, por eso, es necesario que en cada reunión siempre se llegue a un consenso entre todos, esto quiere decir, que la mayoría estén de acuerdo con lo que se está diciendo. A veces, para llegar al consenso hay que hacer una votación para que todo sea más justo y lleguemos más rápido a una solución. 12

Por ejemplo: La MIPYME Rural de Santos se llama “Tomates de Guatemala”, y tenía un gran problema. Los tomates se estaban soñando muy rápido y a la hora de venderlos en el mercado, casi todos salían malos. En la reunión de Junta Directiva, Santos dijo que ese problema era porque se estaba usando un fertilizante no apropiado para el tomate, así que se decidió cambiar de fertilizante.

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Algunos no estaban de acuerdo en cambiar el fertilizante, entonces Santos decidió hacer una votación para que fuera más justo y al final, la mayoría votó en favor de que sí se hiciera el cambio. Fue así como llegaron a un consenso. Y se cambió el fertilizante. Ahora, “Tomates de Guatemala” vende unos tomates rojos, grandes y muy sanos.

Cargos en Juntas Directivas o Asambleas Generales Los cargos son puestos con responsabilidades y tareas que te han asignado en la organización según tus capacidades y deseos de servir a la empresa y la comunidad. En una junta directiva tú puedes ser el presidente o vicepresidente; el secretario o la secretaria; el tesorero o la tesorera; o, alguno de los vocales. El presidente Si te escogen como presidente es porque eres un excelente líder y tienes mucha responsabilidad. Recuerda que el presidente puede ser mujer o puede ser hombre, eso no importa; lo que importa es que sean responsables, honorables y solventes y que se comprometan a cumplir sus funciones. La o el presidente es la persona que preside o manda en las reuniones y se encarga de llevar el control de todo, por eso, siempre debe ser cordial y tener buenas relaciones con los demás. Si eres el o la presidente, tu misión es representar a todos los miembros de la organización ante otros grupos, autoridades o clientes. Recuerda mantener siempre el control al dirigir las reuniones, para ello, tienes que preparar un buen plan y dar siempre la palabra a los demás.

Lo más importante de un o una presidenta es que te preocupes por que todos cumplan con sus tareas, porque si es así, la MIPYME Rural será un éxito. El vicepresidente El vicepresidente es la persona que siempre está apoyando al presidente y cuando el o la presidenta no está, el vicepresidente ocupa su lugar y toma el mando. Por ejemplo, si el presidente está de viaje o se fue para la capital, el

vicepresidente debe quedarse en su lugar y velar porque las cosas en la organización de la MIPYME Rural marchen bien. Secretario o secretaria El secretario o la secretaria es el encargado de los libros de actas y de la agenda de la asamblea general o la junta directiva. El secretario o secretaria anota todo lo importante que se habla en una reunión y por eso tiene que ser una persona muy responsable.

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Si te escogen como secretaria o secretario tienes que estar siempre atento para tomar la asistencia de los que llegan a las reuniones y nunca olvides tener un listado con nombres y números de teléfono de todos los miembros del grupo. Tesorero o tesorera El tesorero o tesorera es la persona que se encarga de cuidar el dinero de la organización para que sea bien administrado. Si eres tesorero o tesorera, debes ser una persona solvente, honorable, muy responsable y sobre todo, honrada, porque manejar el dinero es una tarea muy seria y comprometida. 14

El tesorero o tesorera también se encarga de hacer los cobros, depósitos en el banco y cuidar los bienes del grupo como los equipos, computadoras, libros, etc. Vocales Los vocales son muy importantes para el grupo porque son como los comodines y comunicadores. Eso quiere decir, que si el presidente, vicepresidente, secretario o tesorero están ausentes, los vocales pueden ocupar su lugar para no perder la estructura de la organización durante una reunión. Los vocales tienen que ser personas responsables y deben conocer muy bien en qué consiste cada cargo para AGEXPORT: ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

poder ocuparlo en caso de que alguien falte. Si estás entre los vocales electos, tienes que velar porque el presidente, vicepresidente, secretario y tesorero cumplan con sus funciones.

Reglamento Interno de la Mipyme Rural Si eres el dueño de una MIPYME Rural, debes saber que si existen más de 10 trabajadores en tu negocio, estás obligado a hacer un reglamento interno de trabajo, para explicar las normas que deben cumplir los trabajadores. Entre las normas que van en el reglamento interno de trabajo están: normas de higiene y seguridad; normas de disciplina; horario de entrada y salida; lugar y fecha para el pago de salarios, entre otras.

DERECHOS Y OBLIGACIONES EN UNA MIPYME RURAL En todas las empresas del mundo existen derechos y obligaciones que tenemos que cumplir. Los derechos son deberes que la MIPYME Rural tiene que cumplir con sus trabajadores. Por ejemplo, un empacador de tomate de la MIPYME Rural “Tomates de Guatemala”, tiene derecho a 15 días de vacaciones al año.

Las obligaciones son deberes y mandatos que los trabajadores tienen que cumplir con la empresa. Por su parte, la MIPYME tiene que cumplir con sus trabajadores según la ley. Por ejemplo, una MIPYME Rural tiene la obligación de pagar un salario mensual a sus trabajadores. Y los trabajadores tienen la obligación de llegar puntuales al trabajo y cumplir con las horas que se les pide. Obligaciones de una MIPYME Rural con sus trabajadores Si somos los dueños o patrones de la MIPYME Rural, siempre debemos tratar bien a los trabajadores para que se sientan contentos de trabajar en la empresa. Existen algunas obligaciones como empresa debes cumplir:

que

- Paga los salarios por tiempo trabajado o por trabajo realizado. - Paga de salario digno a los trabajadores, respetando el salario mínimo, con un sueldo acorde a sus responsabilidades. - Cumplir con las Leyes Laborales.

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Lo más importante es tratar bien a tus trabajadores y hacerlos sentir con dignidad.

Las mujeres embarazadas pueden faltar al trabajo 30 días antes del parto y 45 días después del parto. Además la empresa tiene que respetar la hora de la lactancia materna.

Existen otras obligaciones que la MIPYME Rural tiene con la ley, como por ejemplo, con el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS). El IGSS presta servicios médicos gratuitos a los trabajadores que están afiliados, pero para eso, la empresa tiene que hacer los trámites necesarios para que los trabajadores puedan usarlo. Otra obligación de la empresa es aplicar para el Instituto de Recreación de los Trabajadores (IRTRA) para que los empleados puedan gozar de la recreación y descanso, en parques divertidos como los del IRTRA.

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Derechos de los trabajadores Todos los seres humanos tenemos derecho a trabajar y todos lo podemos hacer bien.

¡Tener trabajo es una bendición! Salarios y prestaciones laborales Así como tenemos derecho al trabajo, también tenemos derecho de ganar un salario que vaya de acuerdo a la actividad que hacemos; pero un salario que nos sirva para ayudar económicamente a la familia. Es importante que sepas que un salario nunca puede ser menor al salario mínimo que manda la ley.

Las prestaciones laborales son salarios adicionales a los otros normales y todos los trabajadores permanentes tienen derecho a esos pagos.

Las vacaciones son buenas porque ayudan a que los trabajadores descansen y despejen su mente para regresar con más ganas de trabajar.

Las prestaciones laborales son: el aguinaldo, el bono 14, la indemnización y las vacaciones.

Administración financiera y controles

Aguinaldo Es un salario adicional que la MIPYME Rural debe pagar a los trabajadores permanentes al final de cada año, en el mes de diciembre y enero. Bono 14 Es otro sueldo que la MIPYME Rural debe pagar a sus trabajadores permanentes a mediados de año. Indemnización La indemnización es la remuneración que se le da a un trabajador permanente cuando se le despide. La indemnización es equivalente a un mes de salario por cada año de servicios prestados a la empresa. Vacaciones Todos necesitamos descansar una vez al año y por eso, los trabajadores permanentes tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones al año. Recuerda que las vacaciones son pagadas.

Ahora ya sabes cómo crear una MIPYME Rural, has aprendido bastante. Pero hace falta un tema muy importante, que es la administración financiera y la contabilidad. Los números son las entradas y salidas de dinero, los costos y gastos, el pago de impuestos. Todo esto es muy importante para que la empresa pueda funcionar bien y genere ganancias.

Pedrito gana Q1,500 al mes pero lo tengo que despedir. El cumplió cinco años de trabajar en “Tomates de Guatemala”, así que su indemnización es de un sueldo por año. Eso suma Q7,500.

Las empresas siempre tienen que ser rentables.

Para que tu negocio funcione, debes hacer un plan financiero. Es decir, un sistema para ver si tu empresa es rentable, para ver cuánto y qué debes producir y a qué precio tienes que vender el producto para cubrir todos tus costos. ¿Cuándo es una empresa rentable? ¡Muy fácil! Cuando sus ingresos son mayores que sus costos y cuando el dinero regresa con ganancias a sus dueños.

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LOS COSTOS EN UNA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA Una buena líder o un buen líder saben que todo negocio siempre lleva costos o gastos de inversión que se deben hacer para poner en marcha la empresa. Cuando usas cualquier recurso que sea para tu empresa, como por ejemplo, el material para el proceso productivo, la contratación de personal para empacar o cultivar, etc. Todo eso lleva un costo. Los costos pueden ser de producción o fabricación, de administración y comercialización o financiamiento.

No olvides que los costos nunca deben ser más grandes que las ventas, porque si no, estarías perdiendo dinero. 1. Costos de producción o fabricación Son los costos para la elaboración de tu producto, como por ejemplo, la materia prima, insumos y mano de obra. Si Doña Lina exprime naranjas para su negocio de jugos, tiene que invertir en la compra de exprimidores, botellas plásticas para empacar el jugo y en mano de obra para hacer todo el proceso. Esos son los costos de producción.

2. Costos de administración y comercialización Son los costos que no tienen nada que ver con el proceso de producción. Los costos de administración y comercialización se refieren al salario del administrador o administradora, a la papelería, gastos de teléfono, transporte, imagen de la empresa, etc. 3. Costos financieros Los costos financieros sirven para calcular el financiamiento de la empresa como por ejemplo, intereses que se pagan sobre préstamos. Los costos pueden ser fijos o variables. Los costos fijos significa que no cambian. Y los costos variables significa que sí varían o cambian.

Maquinaria Administración

Materia prima

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Mano de obra

4. Costos Fijos

5. Costos variables

Los Costos Fijos son gastos que no varían pero que debes realizar para mantener a tu MIPYME Rural. Mientras más costos fijos tengas, debes esforzarte más con las ventas para que puedas obtener ganancias.

Los costos variables son los que cambian dependiendo del volumen de la producción en una MIPYME Rural.

Los costos fijos incluyen cosas como:

- Las materias primas, ya que no siempre están al mismo precio.

- El alquiler de las instalaciones para trabajar. Puede ser una bodega o una pequeña casa. - Pagos mensuales de la luz, teléfono, agua, viajes a los mercados, internet, etc.

Los costos variables incluyen:

- La mano de obra usada en la producción. - Los costos del empaque, transporte de tu producto. - El impuesto sobre la venta.

- Los salarios de tus trabajadores. Recuerda que si algún día tu empresa atraviesa por alguna crisis, no puedes rebajar el salario de tus trabajadores.

Haz una lista de los costos fijos y variables que podrían haber en tu MIPYME Rural. 19

Costos fijos:

Cantidad (Q.)

Total (Q.)

Costos variables:

Cantidad (Q.)

Total (Q.) AGEXPORT: ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

Punto de equilibrio Recuerda que la meta de tu MIPYME Rural es generar ganancias para ayudar a tu familia y al desarrollo de la comunidad.

Si los costos variables (como los servicios, los envases para el jugo, los impuestos, etc.) suma Q.3,450 y eso nos permite fabricar mil botellas de jugo: Costo variable unitario = 1000 / 3,450 = Q.3.45 por botella. Luego aplicamos la fórmula de punto de equilibrio; para ello debemos conocer los costos fijos y tener un estimado del valor de venta de cada botella.

Para generar ganancias, tienes que saber algunas operaciones básicas de matemáticas para ver si realmente tu negocio está dando ganancias. Este cálculo se llama punto de equilibrio.

Ejemplo:

Calcular el punto de equilibrio te ayuda a saber cuánto tienes que vender de un producto para poder cubrir los costos fijos y variables.

¿Cuál sería el Punto de equilibrio?

Para calcular el punto de equilibrio tienes que saber el precio de venta de tu producto, los costos fijos y los costos variables. ¿Cómo calcular equilibrio?

punto

Existe una fórmula muy fácil: Primero debes conocer tus costos variables, asi puedes saber cuanto cuesta hacer cada uno de los productos, dividiendo la cantidad de dinero total de los costos variables entre las unidades que puedes fabricar con ellas. Por ejemplo:

Costos fijos (el alquiler, los salarios, etc.) = Q.12,000.00 Precio de cada botella de jugo (precio unitario) = Q.8.00

Apliquemos la siguiente formula: Punto de equilibrio =

Costos fijos (Precio unitario - costo variable unitario)

Apliquemos el ejemplo: Punto de equilibrio =

Punto de equilibrio =

Q12,000.00 (Q.8.00 - Q.3.45) Q12,000.00 Q.4.55 2,637 unidades

En este caso, el punto de equilibrio se alcanza con la venta de 2,637 botellas de jugo.

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Esto quiere decir que tendrías que vender más de 2,637 unidades de producto para cubrir los costos de tu MIPYME Rural. Cuando comiences a vender desde 2,638 unidades en adelante, la empresa comenzará a tener ganancias.

Todas estas preguntas servirán para hacer una buena planificación del negocio y así, salir ganando siempre.

Otro ejemplo:

EL PRESUPUESTO

Precio de venta unitario: Q10.00

No existe ninguna empresa sin un presupuesto. Todas las empresas, por muy grandes o muy pequeñas que sean, deben llevar un presupuesto ordenado.

Costo fijo: Costo variable:

Q100.00 Q7.00

Punto de equilibrio = 100 Q10.00 - Q7.00 = 33.3 En este caso, el punto de equilibrio se alcanza con la venta de 33.3 unidades de tu producto, podría ser tomate, manzanas, etc. Esto quiere decir que tendrías que vender 34 unidades de tu producto para cubrir los costos de tu MIPYME Rural. Cuando comiences a vender 35 en adelante, tu empresa comenzaría a tener ganancias. Cuando realices tu cálculo del punto de equilibrio, siempre debes analizar con tus socios si ¿Podrán lograr esa cantidad de ventas? Si no se puede, ¿Habrá posibilidad de bajar los costos? ¿O de conseguir mejores precios de venta?

Prueba y haz tu fórmula del punto de equilibrio con los datos de tu empresa. Usa una calculadora si la tienes.

El presupuesto sirve para ver en qué tienes que gastar y cuánto dinero entra de las ventas que haces. Es una forma de organizar ingresos y egresos. Los ingresos es el dinero que entra y los egresos, el dinero que gastas.

El presupuesto es importante en la planificación y el control de la MIPYME Rural. Pero solo sirve si lo que contiene refleja lo que realmente está planeando hacer la empresa. ¿Qué contiene un presupuesto? - Las ventas de la empresa - Los costos de producción - La necesidad de tener efectivo - Las necesidades de materia prima - La mano de obra y otros gastos.

Un presupuesto debe manejarse mes a mes para que el negocio sea más ordenado y exista más control. Y para que al final del año, puedas hacer comparaciones de los ingresos y egresos de cada mes y tomar decisiones con tus socios para mejorar las ventas. En un presupuesto calculas los gastos de la luz, salarios de tus trabajadores, el pago del transporte, etc. Y también anotas cuánto dinero está entrando por las ventas.

El presupuesto te indica si tu MIPYME Rural está marchando bien. Nunca debes tener más gastos que ingresos, ya que eso significaría que estás perdiendo dinero e inversión.

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Este ejemplo es el presupuesto mensual de una MIPYME Rural que produce muñecas y otras artesanías. Ejemplo:

eneral 2011 Presupuesto g de trapo ías y muñecas n sa e rt a e d Empresa Ingresos s de muñecas

Venta

s ntas de tejido

Otras ventas s Total ingreso Gastos

Q. 5,220 Q. 4,400 Q. 775 Q. 10,395 Q. 5,772

ateriales Compra de m Q. 400 ducidos Materiales pro internamente Q. 1,200 s o ri la sa Pago de Q. 962 e rt o sp n a tr e Pago d Q. 524 s o st e u p im e d Pago Q. 200 dora ta n co e d o g Pa Q. 1,200 ria a in u q a m e d Abonos comprada Q.10,258 s o st a G l ta To .137 s gastos Q o n e m s so re Ing

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El presupuesto indica que sí se podrá cubrir los costos con los ingresos. Sin embargo, también muestra que habrá que controlar muy bien los gastos para no sobrepasarse y entrar en pérdidas.

EL FINANCIAMIENTO Muchas veces para que tu MIPYME Rural comience a funcionar, necesitas hacer inversiones, es decir, poner de tu dinero para comprar maquinaria, alquilar un centro de acopio, comprar fertilizantes, etc. Si tú y tus socios no tienen suficiente dinero pueden recurrir al financiamiento, es decir, hacer algún préstamo de dinero, el cual te comprometes a pagar después, con algunos recargos o intereses. Para hacer un préstamo o pedir financiamiento puedes acudir a tus vecinos o miembros de la familia de confianza; a algunos proveedores de insumos; a intermediarios o prestamistas; a cooperativas de ahorro o crédito; a bancos comunales; a instituciones financieras formales como bancos del sistema, etc. A la hora de hacer un préstamo, tienes que ser responsable y comprometerte a pagar tus cuotas a tiempo para que no te cobren mora. Busca siempre el lugar donde la tasa de interés sea más baja.

LA CONTABILIDAD BÁSICA

Es importante conocer los resultados y hacer números, para saber si estamos ganando dinero o lo estamos perdiendo.

Es muy importante que en una MIPYME Rural haya una persona o varias personas encargados de la contabilidad. La contabilidad te permite llevar las cuentas y resumir los gastos e ingresos de la empresa. Ayuda a que el negocio controle los movimientos de dinero y que sus dueños puedan entender los resultados que se obtuvieron durante algún tiempo determinado. Por ejemplo en un mes o en un año. La contabilidad es importante porque los socios y socias de la MIPYME Rural tienen que saber cuánto dinero hay disponible y cómo se está gastando. Además de eso, la contabilidad te permite cumplir con lo que manda la ley para las empresas privadas como la MIPYME Rural. Con la información que haya sobre los gastos e ingresos, los dueños o socios pueden tomar decisiones para mejorar las ventas. La contabilidad ayuda a administrar tu negocio y permite que las autoridades tributarias, como la SAT, evalúen tus operaciones. Si llevas tu dinero en orden, nunca tendrás problemas con la ley, como grandes multas o el cierre de tu negocio. Existen algunos registros que todas las empresas están obligados a llevar, como por ejemplo: Ingresos y gastos; gastos de caja, registros de inventario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

a. Ingresos y gastos

b. Gastos de caja chica

Si ya tienes un negocio o una MIPYME Rural, no olvides tener un libro que se llame “Libro de ingresos y gastos”. La mayoría de pequeñas o medianas empresas escriben todos los días en su libro de ingresos y gastos donde dejan registrado lo que ingresó y lo que se gastó ese día.

La caja chica sirve para tener dinero en efectivo para cualquier eventualidad o algunos gastos extras que se tengan que hacer. Como por ejemplo: Si te visita un cliente y no tienes café o galletas para atenderlo, puedes usar el dinero de caja chica para ir a comprar el café y las galletas, siempre y cuando anotes el gasto.

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La caja chica es necesaria porque siempre ocurren gastos extras.

¿Qué debes colocar en un libro de inventario?

Sólo alguien de tu confianza puede encargarse de la caja chica ya que el dinero que pones allí, tiene que ser controlado y contado cada día o cada semana.

La fecha de compra de tu producto, el número de inventario del artículo o materia prima que compraste, el precio de compra y la fecha de venta y el precio de venta. d. Cuentas por cobrar Si ya eres todo un empresario o empresaria y prestas servicios o vendes productos a tus clientes, pero ellos siempre te pagan después, es necesario que lleves un libro de cuentas por cobrar, ya que allí anotas el dinero que te deben. Para supervisar las cuentas por cobrar, tienes que mantener una copia de todas las facturas enviadas y anotar los detalles en el libro.

24 c. Libro de inventario El inventario es un listado que se debe llevar en tu negocio para controlar todos los bienes propios, los que están a la venta y los que no. Si manejas ordenadamente un libro de inventario, podrás evitar robos o desapariciones de tu producto. Si tienes una tienda de artesanías, todos los productos tienen que ponerse en un libro de inventario. Si tienes una MIPYME Rural agrícola debes colocar en el inventario la materia prima, materiales de envasado, piezas de cambio para mantenimiento de máquinas, etc. AGEXPORT: ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

La información que debe ir en el libro de cuentas por cobrar es: La fecha de la factura, número de la factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, monto pagado y nombre de la entidad a la que se le dio la factura. No olvides que dar factura es obligatorio y al hacerlo, actúas de acuerdo con la ley. Si no das factura no estás contribuyendo al pago de impuestos que sirven para las mejoras a tu comunidad y al país. e. Cuentas por pagar Otro libro importante que debes llevar es el de cuentas por pagar. Las cuentas

por pagar son deudas que tiene tu empresa por concepto de bienes y servicios. Lleva siempre un registro y control de lo que debes y no olvides las fechas de vencimiento de los pagos. Si pagas a tiempo, gozarás de una buena situación crediticia y de tranquilidad.

a. La cuenta de caja o efectivo

d. Cuenta de compras

Éste es un control que te sirve para conocer las entradas y salidas de dinero en efectivo en tu negocio.

La cuenta de compras te sirve para ver cuánto compras al mes y a quiénes le compras más. La cuenta de compras es importantísima porque con ella, puedes ver si estás comprando más de lo que vendes.

En una MIPYME Rural siempre debes contar con una caja de dinero en efectivo.

Los Controles Básicos en una Mipyme Rural

b. Cuenta de gastos

Una de las cosas más importantes de una MIPYME Rural es el orden y el control.

c. Cuenta de ingresos

Si eres un pequeño o mediano empresario o empresaria y estás comenzando a formar tu empresa, debes ser muy cuidadoso con el orden y control de los gastos e ingresos de dinero.

e. Cuenta de ventas al crédito

La cuenta de gastos sirve para tener en orden y contar cuánto has gastado durante el día y durante el mes.

Esta cuenta es muy importante porque te sirve para llevar el control del dinero que entra a la empresa, ya sea por las ventas o por donaciones y créditos.

Los controles te permiten conocer si tu negocio está bien o mal y te ayudan a tomar decisiones para mejorar las ventas y el trabajo en equipo.

Si una MIPYME Rural no lleva orden con el dinero y los productos, puede parar perdiendo mucho dinero y hasta quebrando su negocio. Ese orden que se lleva con los ingresos y gastos de dinero se le llama controles. Los controles sirven para ver cuánto vendes, cuánto gastas, cuáles son las ganancias de cada mes, cuáles son las pérdidas.

No todas las MIPYMES rurales tienen un control de la cuenta de ventas al crédito, pero es bueno tenerla porque te sirve para ver con qué clientes se puede trabajar con crédito y así, puedes incrementar tus ventas y ampliar tu negocio.

caja

gastos

ingresos compras

créditos

Los controles en una MIPYME Rural son: La cuenta de caja o efectivo, la cuenta de gastos, la cuenta de ingresos y la cuenta de ventas al crédito. AGEXPORT: ORGANIZACIÓN Y FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

Algunos conceptos de contabilidad Siempre que escuches sobre contabilidad básica, verás algunos conceptos importantes como los activos y pasivos. Para poder realizar buenos controles del dinero en tu MIPYME Rural, debes manejar los conceptos que te vamos a presentar: a. Los activos Los activos representan todos los bienes que la MIPYME Rural posee.

Compadre, Ya tenemos bastantes ganancias, pero este dinero no nos lo vamos a repartir, sino que vamos a invertirlo y comprar un camión para transportar nuestras verduras y frutas.

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b. Los pasivos Los pasivos son todas las obligaciones que tiene que pagar la MIPYME Rural con dinero o de proporcionar un servicio o un producto. c. El capital social El capital social se refiere a los recursos que los socios y las socias aportaron para formar la MIPYME Rural. d. Las reservas Son las ganancias que va teniendo la empresa y que los socios y socias deciden reinvertir en la misma empresa, en vez de repartirlas entre ellos.

Registros contables: Libros y facturas Un buen empresario o una buena empresaria reconocen la importancia de pagar impuestos y de trabajar de acuerdo con la ley. Si pagamos impuestos estamos contribuyendo con el país y con la comunidad, porque ese dinero sirve para que el gobierno construya centros de salud, carreteras, que instale energía eléctrica, agua entubada, etc. ¿Cómo se hace para pagar impuestos y recaudarlos? Es muy fácil. Cuando ya tengas todo listo para abrir tu negocio o tu MIPYME Rural, debes acudir al centro de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), más cercano y preguntar ¿Cómo legalizo mi empresa? Lo primero es acudir al Registro Tributario Unificado (RTU), de la SAT para que te autoricen los libros contables y tus facturas. Algunos libros como el inventario, el de estados financieros y el de compras, ventas, libro de caja y actas, son obligatorios para una pequeña y mediana empresa rural. a. Libro de caja Este libro sirve para llevar el control de las entradas y salidas de dinero. El libro de caja se divide en dos columnas: El DEBE y el HABER.

En la columna donde dice DEBE, anotas todo el dinero que se gasta. En la columna donde dice HABER, se anota todo el dinero que entra. b. El Libro de inventario Este libro sirve para llevar un control detallado de todas las cosas que hay en la empresa. El libro de inventario sirve para evitar que te roben producto o materia prima.

factura

Este libro se divide en tres partes: El activo, el pasivo y el capital, que son los conceptos que aprendiste en el capítulo anterior. En la columna donde dice ACTIVO anotas todo lo que tiene la empresa: Dinero, equipo, materia prima, etc. En la columna donde dice PASIVO, anotas todas las deudas y cuándo deben pagarse. El CAPITAL es un espacio donde haces una resta matemática de ACTIVOPASIVO. La respuesta es tu CAPITAL. c. La factura Es un documento que el vendedor le manda al comprador por la compra de algún bien o servicio. Todas las facturas deben tener un diseño especial y cumplir con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

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RESUMEN Ahora ya tienes los conocimientos básicos para organizar y formalizar una MIPYME Rural. Aunque pongas una pequeña o mediana empresa, siempre debes pensar en formalizarla y legalizarla para que tengas más prestigio a nivel nacional e internacional. En una MIPYME Rural es muy importante el manejo del dinero que entra y que sale. Para evitar desorden, robos y problemas legales, debes llevar buenos controles de tu dinero y poner tu negocio con alguien de tu máxima confianza. Recuerda que nunca debes tener más costos que ingresos, porque tu empresa estaría perdiendo dinero y el objetivo es ganar. Haz que tu empresa sea rentable, sé estricto, ordenado y responsable. 28

Las MIPYMES Rurales funcionan si hay buenos líderes que trabajen y luchen por salir adelante. El trabajo en equipo y la repartición de cargos y funciones es importante en una pequeña y mediana empresa.

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GLOSARIO Activos: representan todos los bienes que la MIPYME Rural posee, como por ejemplo: Maquinaria, producto, materia prima, entre otros.

Mientras más costos fijos tengas, debes esforazarte más con las ventas para que puedas obtener ganancias.

Aguinaldo: es un salario extra que la MIPYME Rural debe pagar a los trabajadores al final del año.

Costos financieros: sirven para calcular el financiamiento de la empresa, por ejemplo, los intereses que se pagan sobre préstamos.

Asamblea general: es la autoridad más grande de una organización y funciona cuando se reúnen todos o la mayoría de socios o miembros de la organización o empresa.

Costos de producción o fabricación: se refiere a los costos para la elaboración de tu producto, como por ejemplo, la materia prima, insumos y mano de obra.

Bono 14: es otro salario que la MIPYME Rural paga a sus trabajadores a mediados de año.

Comisiones de trabajo: son grupos de personas electas por la organización para realizar diferentes tareas. Por ejemplo, la comisión de ventas o la comisión de control de calidad de los productos, o la comisión de servicio al cliente, etc.

Capital social: el capital social se refiere a los recursos que los socios y las socias aportaron para formar la MIPYME Rural. Contabilidad: permite registrar y resumir los gastos e ingresos de la empresa. Costos de administración y comercialización: son los costos que no tienen que ver con el proceso de producción. Se refieren al salario del administrador o administradora, a la papelería, gastos de teléfono, transporte, imagen de la empresa, etc. Costos fijos: son gastos que no varían pero que debes realizar para mantener a tu MIPYME Rural.

Costos variables: son los que cambian dependiendo del volumen de la producción en una MIPYME Rural. Consenso: hay que hacer una votación para que todo sea más justo y lleguemos más rápido a una solución. Derechos: son deberes que la MIPYME Rural tiene que cumplir con sus trabajadores. Por ejemplo, los empleados tienen varios derechos, entre ellos, el derecho a descansar un día a la semana, a ganar un sueldo o a tener vacaciones.

Estructura de tu empresa: consiste en definir los puestos, responsabilidades y tareas para dividir el trabajo entre todos los miembros del equipo. Por ejemplo: Una junta directiva está compuesta por el presidente, vicepresidente, secretario/a, tesorero/a y vocales. Factura: es un documento que el vendedor le manda al comprador por la compra de algún bien o servicio. Financiamiento: consiste en hacer algún préstamo de dinero, el cual te comprometes a pagar después, con algunos recargos o intereses. Formalización: convertir tu MIPYME Rural en una empresa seria, responsable y que esté funcionando de acuerdo a la ley. Indemnización: es la remuneración que se le da a un trabajador cuando se le despide. Inventario: es un listado que se debe llevar en tu negocio para controlar todos los bienes propios, los que están a la venta y los que no. Junta directiva: es un grupo de personas que son electas por la organización para que se encarguen de administrar bien el negocio. Libro de actas: es donde escribes todos los acuerdos a los que se llegaron en una reunión de junta directiva o una asamblea general.

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Obligaciones: son los deberes y mandatos que los trabajadores tienen que cumplir con la empresa, y también que la empresa, tiene que cumplir con sus trabajadores o con la ley. Por ejemplo, los trabajadores están obligados a cumplir con el horario de trabajo. Organización: es un grupo de personas de mucha confianza que se asocian con el fin de alcanzar objetivos en común. Pasivos: son todas las obligaciones que tiene que pagar la MIPYME Rural con dinero o de proporcionar un servicio o un producto.

Presidente: es la persona que preside o dirige en las reuniones de junta directiva y se encarga de llevar el control de todo, por eso, siempre debe ser cordial y tener buenas relaciones con los demás. Prestaciones laborales: son salarios adicionales a los otros salarios mensuales y todos los trabajadores tienen derecho a ese dinero porque lo manda la ley. Presupuesto: te sirve para ver en qué tienes que gastar y cuánto dinero entra a tu negocio de las ventas que haces. Es una forma de organizar ingresos, o sea el dinero que entra a la empresa y los egresos, es decir el dinero que se gasta.

Punto de equilibrio: para generar ganancias tienes que saber algunas operaciones básicas de matemáticas para ver si realmente tu negocio está dando ganancias. A este cálculo se le llama punto de equilibrio. Reservas: son las ganancias que va teniendo la empresa y que los socios y socias deciden reinvertir en la misma empresa en vez de repartirlas entre ellos. Secretario o secretaria: es el encargado de llevar los libros de actas y de la agenda de la asamblea general o la junta directiva. Sector formal: es cuando organizas tu MIPYME rural de acuerdo con las leyes del país, como el Código de Comercio, el Código Tributario y el Código de Trabajo. Sociedad anónima S.A.: lo más importante de la sociedad anónima es que los dos socios deben dividirse las ganancias de forma equitativa. En las sociedades anónimas siempre hay que decidir quién va a ser el representante legal y los otros cargos en la MIPYME Rural, como por ejemplo: El gerente, el contador, etc. Sociedad mercantil: la sociedad mercantil se da cuando dos o más socios y socias se unen para combinar esfuerzos y recursos para la realización de una empresa que genere dinero y que vaya de acuerdo con las normas establecidas por la ley.

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Sostenibilidad: Desarrollo Sostenible es satisfacer nuestras necesidades responsablemente sin poner en riesgo la satisfacción de las necesidades de las próximas generaciones. Estas responsabilidades se refieren al cuidado del medio ambiente, la comunidad y el bienestar económico. Esto significa cuidar lo que tenemos para que nuestros hijos y nietos disfruten los mismos recursos que nosotros. Tesorero o tesorera: es la persona que se encarga de cuidar el dinero de la organización para que sea bien administrado. Vicepresidente: es la persona que siempre está apoyando al presidente en la junta directiva y cuando el o la presidente no están, el vicepresidente ocupa su lugar y toma el mando. Vocales: son cargos muy importantes dentro de la junta directiva porque son como los comodines y comunicadores y deben velar porque el presidente, vicepresidente y demás personas cumplan con sus funciones.

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Con la colaboración de:

“La elaboración del diseño e impresión de este DOCUMENTO es posible gracias al apoyo de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) en Guatemala. Oficina de América Latina y El Caribe, RFA 520-A-08-018 a través del Acuerdo Cooperativo 520-A-00-05-00009-00, operado por la Asociación Guatemalteca de Exportadores (AGEXPORT). Las opiniones expresadas en este documento, no necesariamente reflejan los puntos de vista de USAID”