Cómo lograr un diagnóstico integral digital del NCF

Cómo lograr un diagnóstico integral digital del NCF

RICHARD TERUEL | TGC GLOBAL CONSULTING CEO & FOUNDER | facturasteruel@hotmail.com

Validar hoy día todos los controles que deben regir las normas tributarias es un proceso que para muchos empresarios resulta complejo. Las inspecciones deben hacerse mediante un proceso continuo de calidad que garantice el 100 % de confiabilidad y exactitud de las facturas que la empresa reporta ante la Administración Tributaria.

Esto se debe al volumen operacional, la falta de capacidades técnicas en el manejo de los comprobantes fiscales, así como a la continua actualización de las normas y los reglamentos que con frecuencia emite la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

Revisar sus gastos, ventas, pagos a proveedores, TSS, nómina, Infotep, pago al exterior y todos los registros que intervienen en la liquidación del IT-1, IR-1, IR-2, IR-3, R-17, junto a todas las normas aplicables del Código Tributario de República Dominicana es estar en orden con el regulador. El cumplimiento de los deberes y derechos del contribuyente es cada vez más riguroso por parte del órgano rector. Eso es consecuencia de la cantidad de normas y procedimientos tributarios que regulan los NCF.

Los contribuyentes responsables y terceros estamos obligados a facilitar las tareas de fiscalización y las investigaciones, entre otras acciones. Algunas de las tareas que debemos cumplir son llevar los registros y los libros obligatorios de contabilidad; ajustar los sistemas de contabilidad y de confección y evaluación de inventarios a prácticas contables establecidas en leyes, normas generales y reglamentos dictados al efecto; comunicar los cambios de domicilio, así como cualquier cambio de situación que pueda dar lugar a la alteración de la responsabilidad tributaria; y presentar las declaraciones que correspondan para la determinación de los tributos, conjuntamente con los documentos e informes que exijan las normas respectivas.

La importancia de estar actualizados

Es por esta y otras razones que se hace necesario que los departamentos de Contabilidad, Finanzas, Impuestos y Administración de las organizaciones estén siempre actualizados con las normas y los procedimientos tributarios. Una de las razones que fundamentan los deberes es mantener actualizados los sistemas de contabilidad para procurar el fiel cumplimiento de las reglas. Sin embargo, los sistemas de contabilidad no desarrollan lógicas de inteligencia que les permitan a las empresas conocer su postura frente al regulador.

Partiendo de lo antes indicado, las organizaciones carecen de un software de automatización que les permita revelar el universo de las posibles contingencias fiscales y detectar a tiempo cualquier desviación según las reglas del Código Tributario. Estos sistemas de inteligencia fiscal les permitirían a los contribuyentes estar alertados antes que el regulador lo notifique por algún tipo de desviación. Tales diagnósticos facilitan las correcciones y validaciones frente a los registros y las facturas enviadas a la DGII.

Caso de análisis

¿Cómo se garantiza que los siguientes controles están siendo monitoreados efi cazmente por su departamento de Auditoría interna o externa?:

1) ¿Cómo garantiza que los proveedores no le están entregando NCF duplicados?

2) ¿Que la compañía no esté generando gastos menores con ITBIS?

3) ¿Que no se les esté reteniendo el ITBIS a los proveedores informales?

4) ¿Que la compañía no esté duplicando los NCF entregados por ventas y gastos?

5) ¿Que no estén entregando NCF de proveedores informales a compañías?

6) ¿Que la compañía no se esté entregando NCF como proveedor informal?

7) ¿Que la fecha de pago de una factura no sea menor a la fecha del comprobante?

8) ¿Que existan facturas con ITBIS retenido y sin fecha de pago?

9) ¿Cómo validar un RNC con la DGII para conocer si es el proveedor correcto o está dado de baja?

10) ¿Cómo saber si el uso secuencial de los NCF está correctamente sincronizado?

11) ¿Cómo saber si el total de gasto del Mayor General de su contabilidad, menos las partidas contables que no generan comprobantes fi scales, es igual al monto reportado y transferido a la DGII en el formulario 606?

12) ¿Cómo detectar que los gastos reportados a la DGII en el 606, están asentados correctamente en la contabilidad del cliente, según el tipo de código?

13) ¿Cómo validar que lo reportado en la TSS, Infotep, pago al exterior, retenciones del Estado, fueron las reportadas en su cierre fi scal anual (IR-2 / IR-1)?

Ventajas de un software de automatización

Con un software de automatización es posible generar reportes que puedan determinar de forma inmediata las siguientes informaciones:

a) Saber cuáles son los montos exentos en los gastos presentados.

b) Determinar si existen proveedores informales con ITBIS facturados y que no fueron retenidos.

c) Resumir por código y tipo NCF sin tener que transferir los archivos a la DGII.

d) Generar certifi cación por retención de todas las operaciones de un proveedor.

e) Agrupar las facturas de ventas o gastos según la actividad económica del proveedor.

f) Generar estado de cuenta de cualquier proveedor o cliente de forma inmediata.

g) Comparar los gastos y las ventas de los últimos cinco (5) años.

h) Conocer si lo reportado en el IT-1 coincide con los valores contables y los formularios 606 y 607 de la DGII.

i) Identificar si existen retenciones diferentes a los porcientos declarados en la ley.

j) Detectar con facilidad las notas de crédito y rastrear la búsqueda de un NCF.

k) Consultar las facturas de gastos o ventas que se encuentren entre montos determinados.

l) Clasificar las ventas por división de negocios según el tipo de NCF.

PREGUNTAS QUE DEBEN HACERSE LOS DUEÑOS DE EMPRESAS

Cada uno de estos controles sería difícil de administrar sin una gestión efi ciente y automatizada del proceso:

• ¿Está su compañía libre de estas contingencias?

• ¿Conoce Contabilidad sobre el manejo de todos los NCF emitidos y nulos?

• Si su auditor no detectara el universo de las posibles irregularidades en el manejo de los NCF, ¿a quien notificará la DGII? ¿Al auditor o a la compañía?

• ¿Está su información compartida y organizada correctamente para que cualquier ente fi scalizador la pueda analizar de inmediato?

• ¿Cómo puede asegurar que los datos transferidos a la DGII son los mismos que reposan en sus archivos?

• ¿Se siente usted seguro de que desde la entrada en vigencia de los NCF (año 2007) a la fecha, sus informaciones están posteadas correctamente?

• ¿Puede el departamento de Contabilidad monitorear en la actualidad y tener visibilidad de todo lo que está ocurriendo con el uso de los NCF?

• ¿Está usted seguro de que las auditorías que ha contratado a la fecha han descubierto todos los errores en el manejo de sus NCF?

• ¿Desearía que su compañía aplique las mejores prácticas en el uso y manejo de los NCF?