smart-working

Paola Bardasi - Commissario Straordinario Azienda Osp.ro Univ. di Ferrara Alberto Fabbri - Dirigente M.O. Affari Istituzionali e di Segreteria Azienda Usl di Ferrara

Lo smart-working nel pubblico impiego: l’evoluzione dell’istituto da “sperimentazione” prevista dalla legge Madia a “modalità ordinaria” di lavoro nel periodo dell’emergenza sanitaria da Covid-19

L’immane flagello che negli ultimi mesi si è abbattuto sull’intera umanità seminando sgomento, ansia e paura è destinato a sconvolgere zioni al fine di “incrementare la competitività ed agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”. L’elemento che sta alla base di questo nuovo modello organizzativo profondamente le nostre vite, le nostre relazioni e le è l’utilizzo degli strumenti tecnologici che permettono nostre abitudini: l’emergenza sanitaria ha indotto di di connettere il lavoratore dove e quando vuole. conseguenza il legislatore a valutare ogni possibile per- La legislazione dell’emergenza in materia di smart worcorso che possa adeguatamente fronteggiarla anche al king fine di individuare opportune strategie di contenimento La nuova stagione della vita dell’istituto viene inaugudel virus. rata purtroppo con il clima di paura generalizzata a cui E’ il caso dell’istituto dello smart-working che nell’at- è immediatamente seguito un diradamento dei contatti tuale panorama ha assunto un lavorativi e sociali a cui si sono ruolo fondamentale e strategico sostituiti le nuove tecnologie per assicurare continuità ai servizi offerti dalla P.A..Nel nostro L’istituto dello informatiche. Tra le prime misure adottate viene in rilevo ordinamento l’introduzione smart-working ha assunto infatti la Direttiva n. 1 del 25 dell’istituto dello smart wor- febbraio 2020 della Presidenza king è avvenuto con notevole un ruolo fondamentae e del Consiglio dei Ministri ove ritardo rispetto ad altri Paesi e precisamente con la legge n. strategico per assicurare viene specificato che “al fine di contemperare l’interesse alla 124 del 7 agosto 20141 (c.d. continuità ai servizi salute pubblica con quello alla legge Madia) la quale all’art. 14 dispone che “le amministrazio- offerti dalla Pubblica continuità dell’azione ammi nistrativa, le pubbliche ammi ni pubbliche, nei limiti delle risorse di bilancio disponibili a Amministrazione in nistrazioni, nell’esercizio dei poteri datoriali, privilegiano legislazione vigente e senza nuovi questo drammatico modalità flessibili di svolgimeno maggiori oneri per la finanza pubblica, adottano misure orga- periodo della vita del Paese to della prestazione lavorativa, favorendo tra i destinatari delle nizzative volte a fissare obiettivi misure i lavoratori portatori di annuali per l’attuazione del tele- patologie che li rendono maglavoro e per la sperimentazione, giormente esposti al contagio, i anche al fine di tutelare le cure parentali, di nuove lavoratori che si avvalgono di servizi pubblici di trasporto modalità spazio-temporali di svolgimento della presta- per raggiungere la sede lavorativa, i lavoratori sui quali zione lavorativa”. Un ulteriore passo in avanti è ad opera grava la cura dei figli a seguito dell’eventuale contraziodella legge n. 81 del 22 maggio 20172 che detta disposi- ne dei servizi dell’asilo nido e della scuola dell’infanzia”.

1 “Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche” 2 “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”

Con la stessa Direttiva “le amministrazioni sono invitate, altresì, a potenziare il ricorso al lavoro agile, individuando modalità semplificate e temporanee di accesso alla misura con riferimento al personale complessivamente inteso, senza distinzione di categoria di inquadramento e di tipologia di rapporto di lavoro”. Le negative conseguenze del Covid19 danno pertanto la stura alla rimodulazione del lavoro in un’ottica emergenziale dove la modalità dello smart working viene immediatamente utilizzata e concepita come unica via per conciliare forme di distanziamento e garanzia di continuità di prestazioni e servizi. Con DPCM 1° marzo 20203, si dispone che per la durata dello stato di emergenza, i datori di lavoro possono applicare il modello di lavoro agile disciplinato dagli art. 18 e ss. della Legge n. 81/2017 a tutti i rapporti di lavoro subordinato: la medesima previsione è stata, poi, ripresa dal DPCM del 4 marzo 20204 . Da segnalare altresì che con il Decreto Legge 2/3/2020, n. 95, allo scopo di incentivare lo smart-working nella P.A., da intendere come un’ulteriore misura per il contenimento della diffusione del virus, è stata prevista la possibilità per le stesse PP.AA. di incrementare la fornitura di personal computer e tablet del cinquanta per cento per la dotazione al personale dipendente tramite la Consip S.p.A. (art. 18, comma 1): un segnale importantissimo sia per la modernizzazione della P.A. che per la valorizzazione del lavoro smart. Nell’incessante produzione normativa dei primi mesi del 2020, la circolare n. 1 del 4/03/2020 emanata dalla Presidenza dei Consiglio dei Ministri, pone l’attenzione sulla necessità di ricorrere “in via prioritaria, al lavoro agile come forma più evoluta anche di flessibilità di svolgimento della prestazione lavorativa, in un’ottica di progressivo superamento del telelavoro”. Allo strumento di lavoro flessibile si accede mediante apposita domanda, che il lavoratore presenta al proprio datore, la cui accettazione è subordinata a dei criteri di priorità. La seconda Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri – Ministro per la Pubblica Amministrazione sull’argomento n. 2 del 12/03/2020 riconosce all’art. 3 il lavoro agile “come modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa’’ e prende atto che la grave situazione emergenziale che attraversa il Paese è tale da giustificare il ricorso all’istituto come strumento ordinario per le amministrazioni statali, non ravvisandosi eventuali limiti quantitativi previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 124/2015. Un passaggio fondamentale della Circolare prevede che “sulla base di quanto evidenziato, a fronte della situazione emergenziale, è necessario un ripensamento da parte delle PP.AA. in merito alle attività che possono essere oggetto di lavoro agile, con l’obiettivo prioritario di includere anche attività originariamente escluse”. Nel percorso fin qui delineato si pone il Protocollo condiviso tra le parti sociali “di regolazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus negli ambienti di lavoro” del 14/03/2020 che in relazione alle attività professionali e alle attività produttive, raccomanda intese tra organizzazioni datoriali e sindacali. Il Decreto legge n. 18/2020 (cd. “Cura Italia”), convertito con modificazioni dalla legge 24/04/2020, n. 27 sistematizza una pluralità di norme riguardanti diversi aspetti del lavoro agile. L’art. 39, innanzitutto, stabilisce che, fino alla data del 30 aprile 2020, i lavoratori dipendenti disabili o che abbiano nel proprio nucleo familiare una persona affetta da disabilità, hanno diritto a svolgere, se compatibile, la prestazione di lavoro in modalità agile. Ai lavoratori del settore privato affetti da gravi e comprovate patologie e con ridotta capacità lavorativa è riconosciuta la priorità nel l’accoglimento delle domande di svolgimento delle prestazioni lavorative in smart-working (art. 39, comma 2). A distanza di pochi giorni, poi, nelle more della conversione in legge del d.l. “Cura Italia”, è intervenuta un’integrazione normativa ad opera del DPCM del 26 aprile 2020, che dà l’avvio alla cd. “Fase-2” dell’emergenza sanitaria: il provvedimento si sofferma, tra l’altro, sullo smart-working nell’ambito privatistico precisando, all’art. 1, lett. gg), che, fermo restando quanto previsto dall’art. 87 del d.l. n. 18/2020 per il lavoro pubblico, la modalità di lavoro agile può essere applicata dai datori privati a ogni rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza di accordi individuali. Il quadro normativo che ha caratterizzato in generale la legislazione emergenziale legata al Covid-19 si è arricchito, infine, di un nuovo tassello, a seguito della conversione nella legge n. 27/2020 del Decreto “Cura Italia”: all’esito dei lavori parlamentari, sono state sostanzialmente confermate, seppur con alcune modifiche di rilievo le disposizioni emanate dal precedente decreto in materia di lavoro agile. Successivamente il DPCM d’urgenza del 18/10/2020, oltre ad introdurre nuove restrizioni, come quelle che interessano da vicino i luoghi più a rischio caratterizzati dal verificarsi di assembramenti di giovani (che spesso non indossano neppure la mascherina) presenta novità sia per il lavoro privato che per il pubblico. Nel

3 “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19”. 4 “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, applicabili sull’intero territorio nazionale” 5 “Misure urgenti di sostegno per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19”

comparto pubblico, infatti, il 75% di personale dovrà essere in smart working e tutte le riunioni dovranno tenersi in videoconferenza (eccetto che in casi straordinari). Nel settore privato, invece il datore di lavoro dovrà incentivare lo smart working qualora le mansioni lo consentano. L’istituto dello smart working si conferma pertanto con un ruolo fondamentale nella gestione dell’emergenza, ma indicazioni ancora più specifiche arriveranno con regole ad hoc che saranno emanate con un successivo provvedimento della ministra Dadone. Il DPCM del 18 ottobre 2020 prevede inoltre che “nell’ambito delle pubbliche amministrazioni le riunioni si svolgono in modalità a distanza, salvo la sussistenza di motivate ragioni; è fortemente raccomandato svolgere anche le riunioni private in modalità a distanza”. Per i dipendenti privati e i professionisti, il governo ha inoltre annunciato delle “raccomandazioni” a limitare gli spostamenti per finalità lavorative e incrementare la quota di smart working. Da tenere presente, però, che la proroga dello stato di emergenza fino al 31 gennaio 2021 ha comunque esteso anche la possibilità del cosiddetto smart working “semplificato” introdotto in fase di emergenza. Tale prolungamento dello stato di emergenza permette quindi alle aziende di collocare i lavoratori in smart working in modo unilaterale e senza stipulare gli accordi individuali previsti dalla legge 81/2017. Per i lavoratori disabili, i datori di lavoro, da dopo il 15 ottobre, possono stipulare degli accordi aziendali con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA/RSU) o territoriali che regolamentino il ricorso allo smart working, prevedendo ad esempio priorità di accesso ai lavoratori con handicap o che assistano familiari in tali condizioni. Inoltre, possono ricorrere allo smart working o a un congedo indennizzato (al 50% delle retribuzione) solo i genitori (lavoratori dipendenti) di figli sotto i 14 anni messi in quarantena dall’Asl dopo un contagio, avvenuto a scuola, con una persona positiva al Covid, come ha disposto il decreto legge 111/2020 entrato in vigore il 9 settembre. A usufruire del congedo, può essere uno solo dei genitori conviventi con il figlio, oppure entrambi, ma alternativamente, come precisato anche dall’Inps. Il decreto firmato dal Ministro per la Pubblica Amministrazione Fabiana Dadone sullo smart working che attua le norme del decreto Rilancio, alla luce dei Dpcm del 13 e 18 ottobre si pone il fine di adeguare l’esigenza di contrasto alla pandemia con la necessità di continuità nell’erogazione dei servizi, prevedendo che: ciascuna pubblica amministrazione con immediatezza assicura su base giornaliera, settimanale o plurisettimanale lo svolgimento del lavoro agile almeno al 50% del personale impegnato in attività che possono essere svolte secondo questa modalità. Può farlo in modalità semplificata ancora fino al 31 dicembre 2020; gli enti, tenendo anche conto dell’evolversi della situazione epidemiologica, assicurano in ogni caso le percentuali più elevate possibili di lavoro agile, compatibili con le loro potenzialità organizzative e con la qualità e l’effettività del servizio erogato; il lavoratore agile alterna giornate lavorate in presenza e giornate lavorate da remoto, con una equilibrata flessibilità e comunque alla luce delle prescrizioni sanitarie vigenti e di quanto stabilito dai protocolli di sicurezza; le amministrazioni adeguano i sistemi di misurazione e valutazione della performance alle specificità del lavoro agile. Il dirigente, verificando anche i feedback che arrivano dall’utenza e dal mondo produttivo, monitora le prestazioni rese in smart working da un punto di vista sia quantitativo sia qualitativo; lo smart working si svolge di norma senza vincoli di orario e luogo di lavoro, ma può essere organizzato per specifiche fasce di contattabilità, senza maggiori carichi di lavoro. In ogni caso, al lavoratore sono garantiti i tempi di riposo e la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro. Inoltre, i dipendenti in modalità agile non devono subire penalizzazioni professionali e di carriera; le amministrazioni si adoperano per mettere a disposizione i dispositivi informatici e digitali ritenuti necessari, ma comunque rimane consentito l’utilizzo di strumentazione di proprietà del dipendente; l’amministrazione favorisce il lavoro agile per i lavoratori disabili o fragili anche attraverso l’assegnazione di mansioni diverse e di uguale inquadramento. In ogni caso, promuove il loro impegno in attività di formazione; nella rotazione del personale, l’ente fa riferimento a criteri di priorità che considerino anche le condizioni di salute dei componenti del nucleo familiare del dipendente, della presenza di figli minori di quattordici anni, della distanza tra la zona di residenza o di domicilio e la sede di lavoro, ma anche del numero e della tipologia dei mezzi di trasporto utilizzati e dei relativi tempi di percorrenza; data l’importanza della continuità dell’azione amministrativa e della rapida conclusione dei procedimenti, l’ente individua comunque ulteriori fasce temporali di flessibilità oraria in entrata e in uscita rispetto a quelle adottate.

Conclusioni L’emergenza Coronavirus ha innalzato lo smart-working a strumento emergenziale per eccellenza, oggetto di forte incentivazione da parte del nostro legislatore (sino a tradursi in certi casi in un vero e proprio obbligo) al fine di limitare le possibilità di contagio da Covid-19 e, allo

stesso tempo, evitare il completo blocco delle attività produttive in un momento già di per sé delicato per l’economia nazionale. Alcuni modelli organizzativi a seguito di tale modalità lavorativa ne escono migliorati: dopo l’emergenza le aziende che si sono avvicinate a nuove modulazioni degli orari e degli spazi di lavoro procederanno probabilmente verso una ottimizzazione delle risorse al fine di armonizzare i tempi professionali e personali dei lavoratori. Il testo del Recovery Plan (nella bozza a disposizione del 12/01/2021) dispone al punto 1) che “la nuova visione digitale della PA utilizza anche lo smart-working, in coerenza con la recente Road Map tracciata dalla Commissione Europea “New start to address the challenges of work-life balance faced by working families”, come uno degli strumenti che consentono di aumentare la flessibilità sul lavoro. Agisce, in particolare, sul doppio fronte dell’orario e della sede. Può essere utilizzato da solo o insieme a Telelavoro e Co-working. L’obiettivo di tutti questi strumenti è costruire modelli di organizzazione del lavoro innovativi che consentano a donne e uomini di conciliare la propria vita professionale con quella familiare, tema che rientra tra le priorità strategiche della programmazione del Recovery. Il miglioramento del benessere di lavoratrici e lavoratori, oltre a incidere direttamente sui singoli, ha anche un effetto indotto sulla collettività, perché è provato che negli ambienti in cui si lavora bene aumenta l’efficienza interna. Principi che se, applicati alla Pubblica amministrazione, consentono di dare vita a una burocrazia sempre più amica dei cittadini”. Un ulteriore passaggio verso la P.A. moderna, competitiva ma soprattutto orientata alle politiche del benessere dei lavoratori: le sfide future sono già attuali.