1.3 Werken met een FMIS

Opdracht 8

Opdracht 9 Plattegrond van een magazijn

a. Teken een plattegrond van één van de magazijnen binnen jouw stageplek. b. Teken een plattegrond van één van de magazijnen binnen jouw school.

Regelgeving

Zoals je hebt gelezen, krijg je bij het opslaan van voedingsmiddelen te maken met de HACCP regelgeving en de Arbowet. Je kunt ook te maken krijgen met de wet opslag gevaarlijke stoffen.

a. Zoek uit wat gevaarlijke stoffen precies zijn.

b. Bedenk drie bedrijven waarmee je te maken kunt krijgen bij het opslaan van gevaarlijke stoffen.

c. Maak met de informatie een informatiefolder, met daarin de aandachtspunten die je gevonden hebt.

Om de dagelijkse facilitaire zaken zo goed mogelijk te kunnen beheren gebruiken bedrijven een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). Een FMIS ondersteunt de afdelingen of diensten in hun dagelijkse werkzaamheden. Bovendien zorgt dit systeem voor een goede communicatie tussen de verschillende afdelingen. Ook bij logistieke werkzaamheden is een FMIS heel belangrijk. Je kunt bijvoorbeeld precies zien wat er op voorraad is en wat besteld moet worden.

Het FMIS

Een FMIS is software waarmee je facilitaire informatie en facilitaire processen binnen een (facilitaire) organisatie kunt registreren en beheren. Denk aan het registreren en beheren van goederen in het magazijn, maar ook aan storingen die binnenkomen. Het inrichten en beheren van die facilitaire informatie en facilitaire processen verschilt per organisatie. Iedere organisatie heeft andere wensen, eisen en processen die in het FMIS staan. De grootte van een organisatie kan hierbij een belangrijke rol spelen. Voor een organisatie met één gebouw zijn de werkprocessen vaak eenvoudiger dan voor een organisatie met meerdere gebouwen. Bij meerdere locaties kan de aansturing van de werkzaamheden per gebouw verschillen. Meestal zijn er dan meerdere medewerkers bij de uitvoering betrokken.

Opbouw FMIS

Een FMIS is meestal flexibel opgebouwd. Zo kan een facilitaire organisatie meegroeien met de organisatie. Een organisatie staat nooit stil. Zowel interne als externe ontwikkelingen hebben invloed op de processen binnen een organisatie. Dit kan gevolgen hebben voor de inrichting en werkwijze binnen een FMIS.

Door het inzetten van een FMIS kunnen veranderingen binnen een organisatie, bijvoorbeeld verhuizingen en verbouwingen, zo optimaal mogelijk worden aangestuurd. Een ontwikkeling van de afgelopen jaren is dat een FMIS steeds meer webbased wordt aangeboden. Dit betekent dat het met een internetverbinding, waar ook ter wereld, 24 uur per dag bereikbaar is. Een voordeel hiervan is dat de uitvoerende medewerkers niet (meer) afhankelijk zijn van één werkplek, maar met internet overal kunnen inloggen en altijd actuele informatie voorhanden hebben. Daarnaast zijn er steeds meer toepassingen gekoppeld aan een FMIS. Denk aan een app op de smartphone of tablet, waarmee een medewerker eenvoudig zijn klussen in kan zien en direct af kan melden. Of een tablet met barcodescanner om inventarisaties van je voorraad of inventarisstukken eenvoudig en snel uit te kunnen voeren. Wanneer de inventarisaties zijn uitgevoerd, kunnen de resultaten direct worden verwerkt in het FMIS.

Modules in een FMIS

Een FMIS bestaat meestal uit meerdere modules. De afbeelding hierna geeft een voorbeeld weer van de opbouw van een FMIS. Binnen dit FMIS is onderscheid tussen de basismodules (oranje tandwiel) en de modules waaruit een organisatie kan kiezen (grijze tandwielen). De basismodules kun je zien als de ‘gereedschapskist’ van het FMIS en zijn standaard in het systeem aanwezig. De modules die de organisatie kiest zijn het gereedschap waarmee het bedrijf gaat werken.

Opbouw FMIS

Zorginstelling De Boomberg werkt met een Facilitair Management Informatie Systeem. Hiermee beheert de facilitaire afdeling de binnengekomen meldingen over storingen en de zaalreserveringen. Tot een maand geleden gebeurde dit nog per e-mail. Nu kunnen medewerkers zelf (geautomatiseerd) hun klachten en storingen melden en zaalreserveringen doen. Ook de voorraad van kantoorartikelen staat in het FMIS. Medewerkers kunnen in het systeem aangeven wat ze nodig hebben en wanneer ze het nodig hebben. Ligt dit in het magazijn, dan komt een facilitair medewerker de bestelde goederen zo snel mogelijk langsbrengen. Ligt het er niet, dan bestellen de medewerkers deze automatisch bij een van de leveranciers. In de toekomst zal ook het bedrijfsrestaurant met het FMIS gaan werken. Maar eerst gaat De Boomberg dit uitproberen.

Opdracht 10 Voorraadbeheer en FMIS

Zorginstelling De Boomberg gebruikt module Voorraadbeheer om de voorraad van hun artikelen te kunnen beheren.

a. Leg uit hoe een FMIS zorginstelling De Boomberg kan helpen met het voorraadbeheer.

b. Noem drie soorten artikelen waarvan De Boomberg met het FMIS de voorraad kan beheren.