1.4 Waar moet je op letten bij de ontvangst en het opslaan van goederen?

Opdracht 11 Balansen

Eens in de zoveel tijd moet een organisatie haar voorraad balansen.

a. Zoek uit wat balansen betekent.

b. Wat heeft het FMIS voor rol bij het balansen volgens jou? Leg je antwoord uit.

Het lijkt eenvoudig. Er komt een leverancier met een vrachtauto vol goederen aan bij het bedrijf en die goederen moeten in het magazijn komen te staan. Toch komt er veel meer bij kijken dan je denkt. De eerste dingen waar je op moet letten bij de goederen die geleverd worden is: • Zijn de goederen in orde (zijn ze bijvoorbeeld niet beschadigd)? • Klopt de hoeveelheid goederen die wordt geleverd? • Worden de juiste goederen geleverd?

Een bedrijf dat dagelijks met opslaan te maken heeft is warenhuis IKEA. Een medewerker van IKEA kan bijvoorbeeld aan de hand van de volgende punten het signaal krijgen goederen niet in orde zijn: • Er zit een deuk of een gat in een doos. • Er ligt vocht of glas in de vrachtwagen die de goederen levert. • Goederen staan niet netjes opgestapeld.

Signalen

Waarom kunnen de volgende punten een signaal zijn dat goederen niet in orde zijn:

Opdracht 12

a. deuk of een gat in een doos

b. vocht of glas in de vrachtwagen

c. niet netjes opgestapelde goederen

Opdracht 13 In het magazijn van IKEA

IKEA heeft een magazijn waar klanten zelf producten kunnen pakken. Maar er is ook een magazijn waar alleen medewerkers komen. Een deel van dat magazijn vind je bij de winkel. Een ander deel vind je op een externe locatie, die wel in de buurt is van de winkel.

a. Waarom denk je dat IKEA verschillende soorten magazijnen heeft?

Ga naar de website van IKEA. Gebruik de zoekfunctie om een bureaustoel op te zoeken die je zelf zou willen gebruiken. Zoek uit of de bureaustoel op voorraad is in de IKEA-vestiging die dichtbij jouw woonplaats is.

b. Welke informatie kun je online vinden?

c. Is er informatie over de voorraad die je niet online kunt vinden?

Hoeveelheid goederen controleren

Als de goederen in goede staat geleverd zijn, controleer je of de hoeveelheid wel klopt. Bij te veel geleverde goederen kan er te weinig ruimte zijn om de goederen op te slaan. Is er te weinig geleverd, dan kan het bedrijf te weinig voorraad hebben. Bovendien moet je wel betalen voor wat er geleverd wordt. Als er te veel geleverd wordt moet je te veel betalen.

Vrachtbrief.

Of de juiste hoeveelheid goederen geleverd is, kun je controleren met de vrachtbrief die een chauffeur bij zich heeft. Op de vrachtbrief staat bijvoorbeeld hoeveel verpakkingen geleverd worden en hoe ze geleverd worden. Een ander woord voor verpakkingen is colli. Bij een supermarkt als Jumbo zijn dit bijvoorbeeld pallets of rolcontainers. Het aantal pallets of containers is eenvoudig te tellen. Het aantal verpakkingen is vaak wat moeilijker, omdat niet alle verpakkingen zichtbaar zijn. Bijvoorbeeld omdat verpakkingen midden op een pallet staan met andere verpakkingen eromheen, dan moet je eerst de buitenste verpakking verwijderen. Daarna tel je alsnog de aantallen. Dit vergelijk je met het aantal dat op de vrachtbrief staat.

Als het aantal geleverde producten klopt met het aantal dat op de vrachtbrief staat, tekent iemand de vrachtbrief af. Meestal is dit een teamleider of een ervaren medewerker. Je vergelijkt de informatie van de vrachtbrief ook met de pakbon. De pakbon zit meestal in de verpakking. Soms zal je deze ook van de leverancier krijgen. Op de pakbon staat precies welke goederen er volgens de leverancier geleverd zijn.

Opdracht 14

Pakbon.

Ontvangst controleren

a. Wat kan de oorzaak zijn van het geleverd krijgen van te veel goederen?

b. Waarom is het aantal pallets of containers van een levering gemakkelijker te tellen dan het aantal verpakkingen?

Opdracht 15 Documenten

Je hebt vast zelf weleens een pakketje besteld. Bijvoorbeeld bij Bol.com of Coolblue. Neem alle documenten mee die je hebt gekregen bij deze bestelling. Denk aan de e-mail die je hebt gekregen als bevestiging. Maar ook aan de factuur en de pakbon.

Bekijk samen met een paar leerlingen de verschillende documenten die jullie hebben gekregen.

a. Welke informatie staat op alle documenten?

b. Is er informatie die soms wel en soms niet op de documenten staat?

c. Ken je alle begrippen op de documenten? Zo niet, zoek de begrippen op die jullie niet kennen.

Opdracht 16 <

Controleren van de binnengekomen voorraad

Gebruik voor deze opdracht de Bestellijst en Pakbon van de bronnenbak op http://dienstverlening.factor-e.nl.

Jasper werkt als facilitair medewerker bij een groot kantoorgebouw. Veel medewerkers dragen bedrijfskleding. Vandaag levert Workman Store een bestelling nieuwe bedrijfskleding. Jasper neemt de bestelling in ontvangst. Hij gebruikt voor de controle de bestellijst en de pakbon.

a. Leg in je eigen woorden uit wat het verschil is tussen de bestellijst en de pakbon.

b. Bekijk de bestellijst en de pakbon. Is alles geleverd wat er besteld is? Of is er misschien te veel geleverd? Schrijf op wat er niet klopt.

c. Waarom moet je meteen melden dat de bestelling niet klopt?

Zijn de juiste goederen geleverd?

Als de goederen in orde zijn en de hoeveelheid is juist, kunnen nog steeds verkeerde goederen worden geleverd. Om er zeker van te zijn dat de goederen geleverd zijn die het bedrijf besteld heeft, moet de pakbon die bij de geleverde goederen zit worden gecontroleerd met de goederen. Staan de geleverde goederen op de pakbon?Wanneer de verkeerde goederen geleverd worden, dan kan dat problemen voor de klanten opleveren en daardoor voor een bedrijf. Stel je de volgende situaties eens voor: • Een IKEA-filiaal heeft een bankje besteld omdat er veel vraag naar is bij studenten, er wordt een duurder type geleverd. • Een Jumbo-filiaal heeft 2.000 pakken volle melk besteld, maar krijgt 2.000 pakken karnemelk geleverd. • Een apotheek in een ziekenhuis krijgt een zwaardere dosis van een medicijn geleverd dan dat de apotheek besteld heeft.