Informatie-archiveren

Opdracht 3 Inschrijflijst maken

Voor sommige activiteiten is het handig om te weten hoeveel gasten er meedoen. Als je dit wilt weten, dan is het slim om gebruik te maken van inschrijflijsten. a. Noem drie activiteiten waarbij het handig is om te weten hoeveel gasten er meedoen.

1.

2.

3.

b. Kies een activiteit en geef aan welke gegevens je van de gasten nodig hebt.

c. Welke gegevens wil jij er zelf op de inschrijflijst nog bijzetten?

Opdracht 4 Verslag of actie- en besluitenlijst?

Zoek op je stage, werk of op internet naar een verslag van een vergadering. Zoek ook naar een actie- of besluitenlijst. Wat zijn voordelen of nadelen van het maken van een verslag?

Informatie archiveren

Soms bewaar je informatie omdat je die later weer nodig hebt. Het verzamelen en vastleggen van gegevens noemen we documenteren. Archiveren is het steeds op dezelfde manier bewaren van informatie. Informatie die je bewaart moet namelijk ook voor anderen terug te vinden zijn.

Denk bijvoorbeeld aan de supermarkt. De indeling van de schappen is logisch en geordend. Als je op zoek gaat naar cakemix, zul je die vinden in het schap met de bakartikelen. Hier vind je ook de mix voor appeltaart, het glazuur en de taartgarnering. Het is duidelijk voor de klanten waar welke artikelen te vinden zijn. De artikelen worden telkens op dezelfde manier in de schappen bewaard.

Bij het beheren van een archief is het dus belangrijk dat je de informatie telkens op dezelfde manier bewaart. Daarbij denk je vooraf na over het volgende: • selecteren

Niet alle informatie heeft waarde en moet bewaard blijven. Je maakt een selectie van wat wel en niet bewaard moet worden. Vaak zijn hier binnen de organisatie richtlijnen voor. • opbergen

Op welke manier berg je de stukken op? Doe je dit in ordners, archiefdozen of is het archief digitaal? • coderen en sorteren

Als je iets in het archief bewaart, moet je het coderen. Door codering kun je logisch ordenen en sneller zoeken en vinden in het archief. Welke volgorde gebruik je bij het archiveren?

Gebruiken je klantnaam, klantnummer, datum of onderwerp? Een veelgebruikte codering is klantnummer of, voor de financiële administratie, een factuurnummer. • opschonen

Wanneer mogen documenten of bestanden verwijderd worden? Hoelang moeten bepaalde stukken bewaard worden?

Selecteren en opbergen

In elke organisatie gaat veel papierwerk om. Denk maar eens aan alle inschrijfformulieren voor een sportvereniging of de deelnamelijsten van animatieactiviteiten. Al deze gegevens worden bij elkaar bewaard. Het bewaren van deze gegevens heet archiveren. Archiveren kan zowel het bewaren van papieren als digitale bestanden zijn. Tegenwoordig wordt er steeds minder op papier bewaard en heb je bijna alleen nog maar te maken met digitale bestanden.

Coderen en sorteren

Het bijhouden van een archief is niet zo moeilijk. De uitdaging is het overzichtelijk houden van je archief en al je documenten. Alleen dan kun je de gegevens snel en gemakkelijk terugvinden. Voor het bewaren van geprinte papieren en digitale bestanden is het belangrijk dat je deze netjes sorteert en bijhoudt. Alle informatie die bij elkaar hoort verzamel je in een dossier.

Een goed archief is geordend en overzichtelijk. Het is ingedeeld op bijvoorbeeld alfabet, thema of jaartal. Dat noem je ook wel een opberg- of coderingssysteem. Sommige van die systemen zijn ingewikkeld, omdat het om duizenden archiefstukken gaat. Op een school worden bijvoorbeeld van alle leerlingengegevens (zoals presentie, begeleidingsgesprekken en toetsresultaten) in een systeem bewaard. Archiveren in een dossier.