Do’s-and-don’ts-bij-het-gebruik-van-e-mail

Schrijf de e-mail.

Omdat e-mail een snel medium is, brengt dit ook een aantal gevaren met zich mee. De belangrijkste aandachtspunten zijn: 1. persoonlijk contact gaat voor e-mail 2. het onderwerp van de e-mail aangeven 3. gebruik Aan-, CC- en BCC-regel 4. gebruik bijlagen 5. doorsturen.

1. Persoonlijk contact gaat voor e-mail

Een gevaar van e-mail is dat het gebruikt wordt voor alle communicatie en dat persoonlijk contact minder wordt. Realiseer je dat persoonlijk contact erg belangrijk is. Stuur een collega die naast je zit geen e-mail, maar stel de vraag (zo mogelijk) persoonlijk.

2. Geef duidelijk het onderwerp van de e-mail aan

In ieder mailprogramma kun je aangeven wat het onderwerp van je e-mail is. Gebruik deze regel goed en geef het onderwerp duidelijk en kort aan.

3. Het gebruik van Aan-, CC- en BCC-regel

Bij het opstellen van je e-mail zet je in het veld Aan het e-mailadres van de geadresseerde(n). Je gebruikt dit veld als de e-mail voor één persoon is, maar ook als het bericht voor meerdere personen is. De geadresseerden kunnen de namen en de e-mailadressen van elkaar zien en lezen.

Het veld voor CC gebruik je wanneer je het mailbericht ter informatie ook aan anderen stuurt. De geadresseerden die in de CC-lijst staan hoeven niets met het bericht te doen. Vraag je steeds af of het noodzakelijk is dat mensen op de hoogte zijn van de mail. Zo niet, gebruik dan geen CC.

Als laatste is er het BCC-veld. Net als CC, kun je BCC gebruiken om meerdere mensen een kopie van het mailbericht te sturen. Bij gebruik van BCC kunnen de geadresseerden elkaars naam en mailadres niet zien. Door gebruik van BCC blijft de privacy van de ontvangers gewaarborgd.

4. Gebruik van bijlagen

Met een mailbericht heb je de mogelijkheid om een bijlage te versturen. Het kan gaan om een tekstbestand, een afbeelding of een filmpje. Dit bestand voeg je toe aan je e-mail. In veel gevallen is het pictogram voor het verzenden van een bijlage een paperclip. Let er bij het verzenden op dat de bijlagen niet te groot zijn. Grote bestanden vragen veel van het netwerk en kunnen het systeem vertragen. Wil je grote bestanden delen, dan kun je dit doen via een service als OneDrive of WeTransfer.

5. Doorsturen

Heb je een mailbericht ontvangen en wil je dit doorsturen naar iemand anders, let dan goed op de inhoud van het bericht. Het kan namelijk zijn dat het bericht al tussen meerdere personen heen-en-weer is gegaan. Stuur jij het naar iemand anders, weet dan zeker dat er in voorgaande reacties geen zaken staan die de nieuwe ontvanger beter niet kan lezen.

Opdracht 3 Spelletjesochtend

Het recreatieteam ‘Actief!’ wil laten weten dat er op woensdagmiddag 12 september een speciale activiteit is. Die dag, van 9.15 uur tot 11.45 uur, zullen er allerlei spelletjes gedaan worden op het plein voor de receptie. Het is een feestelijke middag met leuke activiteiten. Het team zoekt ook nog ouders die willen komen helpen bij de spelletjes. Mochten er nog vragen zijn, of willen ouders zich aanmelden om te helpen, dan kunnen de ouders contact opnemen met jou. Schrijf de e-mail aan de ouders over de spelletjesochtend.