Programma’s-en-systemen .................................................................................................... 21 Programma’s-en-systemen

PROGRAMMA’S EN SYSTEMEN

Programma’s en systemen

Het administratief verwerken van gegevens gebeurt met programma’s en systemen op een computer. Veel gegevens worden geregistreerd in een database. Een database is een softwarepakket waar je heel veel gegevens (= data) in kunt opslaan. Je kunt deze gegevens ook weer snel en gemakkelijk terugvinden. Naast het gebruikmaken van een database, maak je ook gebruik van een aantal andere programma’s. Hierna volgt een overzicht van enkele programma’s en systemen waarmee je als medewerker sport en recreatie veel in aanraking komt: • e-mail • Word • Excel • PowerPoint en Prezi • reserveringssystemen • ledenadministratiesystemen.

E-mail

Als je werkt in een organisatie, krijg je meestal een mailadres van je werkgever. Het e-mailadres heeft jouw naam, maar is eigendom van de organisatie. Dit betekent niet dat jouw mailbox en de berichten daarin zomaar door de werkgever gelezen mogen worden. Als werknemer mag je dit mailadres alleen maar gebruiken voor doeleinden die met het werk te maken hebben. Privémail versturen mag niet. Als je uit dienst gaat, wordt het mailadres opgeheven. Meestal zorgt de organisatie er dan voor dat verzenders een bericht ontvangen met daarin de naam iemand die jouw taken overneemt.

Structuur van een e-mailbericht

Of je nu bij een sportschool of een vakantiepark aan het werk bent, overal komt e-mail binnen. Als medewerker sport en recreatie stuur of beantwoord jij ook e-mail. Belangrijk bij het sturen van nieuwe e-mail en het beantwoorden ervan is dat je dit in correct Nederlands doet. Laat daarom altijd je getypte berichten controleren, voordat je deze verstuurt. Het is namelijk niet professioneel als de ontvanger een e-mail krijgt die vol staat met spelfouten.

Voor het opstellen en het schrijven van een mailbericht gelden dezelfde regels als bij het opstellen van een brief. De structuur van een mailbericht ziet er zo uit: 1. inleiding

Geef in dit deel aan waar de mail over gaat. 2. middenstuk 3. slot 4. ondertekening

De meeste organisaties hebben regels voor de ondertekening van mailberichten. Soms is de ondertekening (of e-mailhandtekening) standaard in het mailprogramma opgenomen en hoef je niet zelf te ondertekenen. De handtekening wordt dan automatisch aan je e-mail toegevoegd. Naast afsluiting en naam van de afzender, staan in de handtekening vaak de functie van de afzender en de adresgegevens van de organisatie.

Een e-mailhandtekening.

Opdracht 1 Werk en privé

Werk voor deze opdracht samen met twee klasgenoten.

Website E-mail op werk

Bekijk de website. Lees het artikel en ga er met elkaar over in gesprek. Wat is jullie mening over dit onderwerp? Schrijf de uitkomsten van jullie gesprek op een A4’tje. Bespreek de uitkomsten van de discussies klassikaal.

Opdracht 2 Opstellen van een mailbericht

Bij de bestelling van de wekelijkse boodschappen voor de sportkantine is iets fout gegaan. In plaats van een pak koffiemelk heb je een doos met koffiemelk ontvangen. Bij controle van de bestelling heb je ontdekt dat je per ongeluk zelf een fout hebt gemaakt in de bestellijst. Je overlegt met je leidinggevende. Hij stelt voor dat je een mailbericht stuurt aan de leverancier. Hierin leg je je fout uit en vraag je of het mogelijk is om de doos om te ruilen voor een pak. Je leidinggevende zegt dat hij graag op de hoogte wil blijven van de mailwisseling. Het mailadres van je leidinggevende is s.vandijk@centrumbosweg.nl. Je hebt van het bedrijf alleen het algemene mailadres: klantenservice@supermarkt.nl.