Managementinformatie Interne bijeenkomsten

MANAGEMENTINFORMATIE|INTERNEBIJEENKOMSTEN

Inkijkexemplaar

COLOFON

Boomberoepsonderwijs

info@boomberoepsonderwijs.nl

www.boomberoepsonderwijs.nl

Auteurs:GeerteBinnema,MirjamvandenBosch,EvaBoswinkel,SvenJanssen,Corneliede Ruiter,VincentSmitenKirstenWittenberg

Inhoudelijkeredactie:IngridterHorst,VirginieKlunder,PriscillaPosthuma,WinnyVettorato enMarloesdeVries

Titel:Managementinformatie|Internebijeenkomsten

ISBN:9789037263695

Eerstedruk/eersteoplage

Bronvermelding:VerbaalVisueleCommunicatieBV,FortuneFactoryBV,StichtingSocialEnergy, ProSystems,www.lovelowbudget.nl,HERMA,Discountoffice.nl,Beeldbalie

©Boomberoepsonderwijs2022

BehoudensdeinofkrachtensdeAuteurswetgesteldeuitzonderingenmagnietsuitdezeuitgave wordenverveelvoudigd,opgeslagenineengeautomatiseerdgegevensbestand,ofopenbaar gemaakt,inenigevormofopenigewijze,hetzijelektronisch,mechanisch,doorfotokopieën, opnamenofenigeanderemanier,zondervoorafgaandeschriftelijketoestemmingvande uitgever.

Voorzoverhetmakenvanreprografischeverveelvoudigingenuitdezeuitgaveistoegestaan opgrondvanartikel16hAuteurswetdientmendedaarvoorwettelijkverschuldigde vergoedingentevoldoenaandeStichtingReprorecht(www.reprorecht.nl).Voorhetovernemen van(een)gedeelte(n)uitdezeuitgaveinbijvoorbeeldeen(digitale)leeromgevingofeenreader inhetonderwijs(opgrondvanartikel16,Auteurswet1912)kanmenzichwendentotStichting UitgeversorganisatievoorOnderwijslicenties(Postbus3060,2130KBHoofddorp, www.stichting-uvo.nl).

Deuitgeverheefternaargestreefddeauteursrechtenteregelenvolgensdewettelijke bepalingen.Degenendiedesondanksmenenzekererechtentekunnendoengelden,kunnen zichalsnogtotdeuitgeverwenden.

Doorhetgebruikvandezeuitgaveverklaartukennistehebbengenomenvanenakkoordte gaanmetdespecifiekeproductvoorwaardenenalgemenevoorwaardenvanBoom beroepsonderwijs,tevindenopwww.boomberoepsonderwijs.nl.

HOOFDSTUK1 POSTVERWERKEN

1.1Inleiding

Elkewerkdagkomterbijbedrijvenenorganisatiespostbinnen.Hetisjouwtaakomdezepost teregisteren.Daarbijmagjedepostopenenenlezen.Behalveregistrerenmoetjeookbepalen watermetdepostmoetgebeuren.Volstaatdoorsturennaareencollegaofisereenreactie nodig?Wiegaatdatdoen?Watkunjezelfdoen?Hoearchiveerjepost?Hoecontroleerjede voortgang?

Inkijkexemplaar

Leerdoelen

1.Jekentmanierenompostfysiekendigitaalteverzenden.

2.Jeweethoejepostverstuurtenwelkeinformatiejedaarbijnodighebt.

3.Jeverzendtcorrespondentieenhoudtjedaarbijaandewerkwijzenenproceduresvande organisatie.

4.Jebeantwoordtpostmetcomplexeverzoekenenvraagstellingen.

5.Jekentverschillendemanierenomposttedistribueren.

6.Jedistribueertpostnaarcollega’sofanderecontactpersonen.

7.Jeweethoejeprioriteitenkuntstellen.

8.Jekenthetonderscheidtussenvertrouwelijkeenniet-vertrouwelijkepostenweetwat discretieis.

9.Jegaatdiscreetommetvertrouwelijkepostenmetpostvangevoeligeaard.

10. Jekent(digitale)hulpmiddelenbijhetrubricerenvanpost.

11. Jeweethoejepostregistreert.

12. Jeregistreertpostenvoorzietdestukkenvaneenkenmerk/datum.

13. Jekentdeverschillendemanierenomposttesorteren.

14. Jesteltprioriteitenenplantjewerkzaamhedenin.

15. Jesignaleertverbeterpuntenindewerkwijzenenproceduresvoorhetverwerkenvanpost enpastdezeaan.

1.2Postontvangenenlezen

Bijelkbedrijfstaandeontvangenberichtencentraal,ofdezeinformatienugrootofkleinis. Ditbetekentdatjealsofficeassistantmoetkunnenomgaanmeteengrotestroomaanonder anderedocumenten,correspondentieenverslagen.Alleswat(dooreenbedrijf)wordtontvangen ofverzondenheetpost.Deverwerkingvanpostiseenvandebelangrijkstetakenvaneenoffice assistant.Eentaakdiedagelijksterugkomt.Belangrijkdaarbijisdatjeweethoejehiermeezo snelmogelijkénopeenvertrouwelijkemanieromgaat.Hetbehandelenvanpostisdussecuur werk.

Soortenpost

Bijhetwoord ‘post’ denkjemisschienaanbrievenenpakketjes.Maardatisnietdeenigevorm vanpost.Postisalleswatdooriemandwordtverstuurdenontvangen.Postiserdusinmeer vormendanbrievenenpakketjesalleen.Denkbijvoorbeeldaane-mail,faxberichtenen drukwerk.Enzelfsopgenomentelefoongesprekkenenvoicemailskunnenalspostworden beschouwd.

Brieven

Inkijkexemplaar

Eenbriefiseenoppapiergesteldberichtdatisgerichtaanéénofmeerpersonen.Eenbrief wordtvaakalspoststukineenenvelopverzondenendusvoorzienvaneenadres.

Drukwerk

Drukwerkisalleinformatiediegedruktwordtenalsnietpersoonlijkkanwordenbeschouwd. Denkbijvoorbeeldaanreclamefolders,directmailenenquêtes.

Pakketten

Pakkettenzijnpoststukkendietezwaaroftegrootzijnvoordestandaardbrievenbus.Iets wordtalseenpakketgehanteerdalshetzwaarderisdan3kiloenhetformaatgroterisdan38 ×26,5×3,2cm.Indatgevalbetaaljemeerenkoopjeeenspecialepakketzegelofverstuurje eenpakketperkoerier.

Inkijkexemplaar

Faxbericht

Eenfaxberichtiseenpapierendocumentdatviahetkopieerapparaatoffaxapparaatovereen telefoonlijnwordtverstuurdnaariemandandersmeteenzelfdesoortapparaat.Defaxwordt nogwelgebruikt,maarhetscannenvanbestandenendezevervolgensmailenkrijgtwelde overhand.

E-mail

E-mail(deafkortingvanElectronicMail(elektronischepost))ishetversturenvanberichtenvia eendevice.Eendeviceiseenapparaat,bijvoorbeeldeencomputer,laptop,smartphoneof tablet.E-maileniseensnelle,goedkopeengemakkelijkemaniervancommunicerenenkun jevergelijkenmethetschrijvenvaneenbrief.Alleenkomtergeenpapieraantepas,wantje schrijftenleeste-mailberichtenmetjecomputer.Hetversturengaatheelsnel.Deontvanger heefthetberichtinenkelesecondenbinnen,ofjenuinhetzelfdepandaanwezigbentofin Australiëwoont.Voorhetontvangenenversturenvanberichtenhebjeeene-mailadresnodig.

Inkijkexemplaar

E-mailadresinfo@[bedrijfsnaam]

Postkomtsteedsvakerbinnenpere-mail.Nietalleenopeenpersoonlijke-mailadres.Steeds vakerziejedatbedrijvenwerkenmeteeninfo@[bedrijfsnaam]-e-mailadres.Ditiseigenlijkde digitalebrievenbus.Ookdezebrievenbusmoet,netalsbijfysiekepost,geleegd,gelezen, gesorteerdengeregistreerdworden.

Opgenomentelefoongesprekken

Somswordentelefoongesprekkenopgenomenenalsinkomendepostaaneendossier toegevoegd.Ditnoemjeookweleen ‘voicelog’.Gesprekkenmogenwordenopgenomen,maar ergeldenwelspecialeregelsvoor.Dezeregelshebbentemakenmetprivacy.Ookeen voicemailberichtkunjealsinkomendepostbeschouwen.

Telefoonberichten

Telefoonberichtenkunnentekstberichtenzijn,bijvoorbeeldindevormvaneensms’je,een tweetofeenberichtviaWhatsApp.Jegebruiktdezeomkorteberichtjesteversturen.Zakelijk gezienwordthetversturenvanberichtenviadezekanalensteedsmakkelijkereninteressanter. Denkbijvoorbeeldaanhoejeeengroepklantengoedkoopensnelopdehoogtekuntbrengen vantipsofnieuweontwikkelingen.

Digitaleinformatiemiddelen

Naastgewonepostenfax-ene-mailberichtenzijnernoganderedigitaleinformatiemiddelen diegebruiktwordenbijpostverkeer.Ditzijnvaakhulpmiddelenwaaropdocumentenen informatiestaandiejekuntopenen.Hierondereenaantalvoorbeelden.

Scan

Scannenishetdigitaalomzettenvaneenpapierendocumentnaareendigitaaldocumentdat jealsbijlagebijeene-mailkuntversturen.

Usb-stick

Eenusb-stickiseenexternopslagmediumvoordecomputerdatviaeenusb-poortaangesloten kanworden.Jekunthieropbestandenopslaandietegrootzijnomtemailen,teversturenof teprintenendiejekuntaansluitenopeenlaptopofcomputer.

Inkijkexemplaar

Cd-rom

Eencd-romiseenschijfjewaaropjeinformatiekuntbrandenwanneerdezeinformatietegroot isomtemailenofteprinten.

WeTransfer-bestand

MeteenWeTransfer-bestandkunjegrotebestandentot2GB(gratis)versturennaareenander e-mailadres.

Socialmedia

ViabijvoorbeeldFacebook,Twitter,LinkedInenInstagramkunjevooralkorteboodschappen doorsturenvooreenbrederpubliek.Bijvoorbeeldvoorhetpromotenvaneenbijeenkomstof voorhetoverbrengenvaninformatieovernieuweontwikkelingen.

Inkijkexemplaar

Dropbox

MetDropboxkunjeinformatiemetelkaardelen.Alsgebruikerhebjeviaeenwachtwoord toegangtotbestanden.Dezebestandenzijnnietvooriedereenbereikbaar.

iCloud

iCloudisgeenprogramma,maareigenlijkeenvirtueleusb-stick.Alleswatjegebruiktaan bestanden,wordtonlineopgeslagen(indecloud)enisdaardooroveralenopelk (Apple-)apparaattegebruiken.EniCloudzorgtervoordatjouwbestanden,e-mail, contactgegevensenagenda’saltijdopaljeapparatenzijnbijgewerkt.Synchroniserenheet dat.

Externehardeschijf

Eenexternehardeschijfiseenhardeschijfdienietinjepcoflaptopzit,maardiedaarmeelos isverbonden,meestalviaeenusb-kabel.Meteenexternehardeschijfvoegjemeeropslagruimte aanjecomputertoe.Hetisideaalomgrotecollectiesfoto's,video'senmuziekenandere bestandentebewarenengemakkelijkmeetenemen.Externehardeschijvenzijnookgoede plekkenomjebestandenalsback-upopteslaan.

SharePoint®

SharePointiseenveiligelocatievoorhetopslaan,organiseren,delenengebruikenvan informatievanafvrijwelelkapparaat.Jehebthiervooralleeneenwebbrowsernodig,zoals InternetExplorer,ChromeofFirefox.HetdoelvanSharePointisomenlocatietemakenwaarop medewerkerscentraalkunnensamenwerken.Deobjectendieveelalgedeeldwordenop SharePoint,zijndocumenten,agenda’s,takenlijstenendiscussiegroepen.

Maniervanontvangst

Postkandusopverschillendemanierenmensenenbedrijvenbereiken.Demeestvoorkomende manierenompostteversturenentebezorgenzijnvia:

1.debrievenbus

2.depostbus

3.eenbezorgservice/koeriersdienst

4.persoonlijkebezorging

5.decomputeroffax

6.eentelefonischbericht.

Openen – Nietopenen

Nietallesoortenpostbehandeljeopdezelfdemanier.Hoejehiermeealsofficeassistantmoet omgaan,kanperbedrijfverschillen.Erzijnwelenkelerichtlijnen.Postdiejenietzomaaropent, ispersoonlijkeofvertrouwelijkepost.Vaakisdezepostaangeduidmeteensticker.Denk bijvoorbeeldaanaangetekendepost,salarisstrokenenbankafschriften.

Postdiejewelmagopenen,isvaakzakelijkepost.Bijdezepoststukkenmoetjedenkenaan brieven,facturen,opdrachtbevestigingen,rapporten,pakketjes,reclamefoldersentijdschriften.

Zakelijkepost

Zakelijkepostisallepostdieietstemakenheeftmetengerichtisaanhetbedrijfofeenvan demedewerkers.Denkbijvoorbeeldaanfacturen,rekeningen,offertes,opdracht-en afspraakbevestigingenenuitnodigingen.

Vertrouwelijkepost

Postwaarop ‘vertrouwelijk’, ‘persoonlijk’ of ‘privé’ staat,moetongeopendaandebetrokken persoonwordenoverhandigd.Vertrouwelijkepostispostdienietiedereenmaglezenofinzien. Eenvoorbeelddaarvaniseensollicitatiebrief.Dieisalleenbestemdvoordedirecteurofvoor deafdelingPersoneelszaken.Alsopeenbrief ‘vertrouwelijk’ staat,maakjedezenietopenen geefjediegeslotendoor,tenzijerandereafsprakenbinnenhetbedrijfgelden.

Persoonlijkepost

Netalsvertrouwelijkepostispersoonlijkepostnietvooriedereenbestemd,maarvooréén persoon.Alsopeenbrief ‘persoonlijk’ staat,maakjedezenietopenengeefjediegesloten door.

Naamgeadresseerde

Alsopeenbriefeerstdenaamvandegeadresseerdestaatendanpasdievanhetbedrijf,kun jedezebriefookalspersoonlijkepostbeschouwenenmaakjedienietopen.

Peradres

Eenbriefkan ‘peradres’ (p/a)verstuurdwordenalsiemandeenbriefverstuurtnaareenadres waardeontvangernormaalnietwoont.Ookdezepostkunjealspersoonlijkzien.Daarom openjeookdieniet.

1.3Postsorteren

Inkijkexemplaar

Documentenkomenopveelverschillendemaniereneenorganisatiebinnen.Allereerstvia postbezorgingindebrievenbusofpostbusofrechtstreeksafgegevenbijdereceptieofviaeen fax.Danhebjehetalleennogmaaroverpapierendocumenten.Alsjenaardigitalepostkijkt, zijndemogelijkhedenveeluitgebreider;e-mail,sms-berichtenenvoicemails,maarook formulierendieopdewebsitevaneenorganisatiekunnenwordeningevuld.Dagelijkskomen dusveledocumentenbinnen.Groteorganisatieshebbensomseencentralepostkamer.Maar bijdemeesteorganisatiesisheteentaakvandeofficeassistantomaldezepostopeenjuiste maniertesorteren,tedistribuerenenteverwerken.

Soortenpost

Postisalleswatdooreenorganisatiewordtontvangenenverzonden,ongeachtinwelkevorm ditgebeurt.Bijfysieke(papieren)postdenkjeaanbrieven,pakketjes,reclamefoldersen faxberichten.Bijdigitalepostdenkjeaane-mailberichten,berichtendiebinnenkomenviade telefoonenpostdiebinnenkomtviadewebsitevaneenorganisatie.Erzijnzelfsbedrijvendie telefoongesprekkendigitaalopslaan.

Controleren

Deeerstestapishetcontrolerenvanallepostdiejehebtontvangen.Controleeraltijdofalle bijlagendieindebriefofe-mailwordengenoemdaanwezigzijn.Ontbreekteriets,noteerdit dangelijk.Checkofdegegevensvandeafzenderzijnvermeld.Alsjedepostvoorzietvaneen stempel,doeditdanophetorigineleexemplaar.Zokunjealtijdhetorigineelvaneenkopie onderscheiden.Sorteerdepostopbasisvanbelangrijkheidenurgentievoordatjedezeaan jeleidinggevendevoorlegt.Isdepostnietvoorjeleidinggevendebestemd,stuurdezepost dandirectdoornaardeafdelingofpersoondievoordebehandelingdaarvanmoetzorgen.

Postsorteren

Jekuntpostoptweemanierensorteren:opprioriteitofophandeling.Welkemanierjekiest, isaanjouenwatjezelfmakkelijkenprettigvindtwerken.Ofmisschienhangthetafvanwat jeleidinggevendeeenprettigemaniervindt.

Kiesbijhetsorterenvanposteenmanierdievoorjou handigis.

Sorterenopprioriteit

Jekuntpoststukkensorterenopprioriteit,dus:watisurgent,watisminderurgentenwatis slechtsterinzage?Ditkunjedoenopbasisvanviercategorieën:

1.Stukkenmethogeprioriteit:stukkendiedezelfdedagnogmoetenwordenafgehandeld

2.Stukkenmethogeprioriteit,maardiebinnenongeveerdriedagenmoetenworden afgehandeld.Jeplantdeafhandelinghiervoorin,bijvoorbeeldineentakenlijst.

Inkijkexemplaar

3.Stukkenzondervoorrangdiemogelijkdooranderenindeorganisatiekunnenworden behandeld.Bespreekditmetjeleidinggevende.Stuurdedocumentendoorenvoorzie dezevaneenuiterstedatumwaarophetstukterugofbehandeldmoetzijn.

4.Stukkenterinformatiebehoevengeenverderebewerkingenkunnennalezingdoorje leidinggevendedirectwordengearchiveerd.

Sorterenophandeling

Bijsorterenophandelingverdeeljedepostalsvolgt:

1.Tetekenen:jemaakteenstapeltjemetdocumentenwaaropjeleidinggevendealleennog eenhandtekeninghoefttezetten.Denkaandefinitieveversiesvanbrieven,declaratiesen contracten.

2.Teschrijven:stukkenwaaropeenschriftelijkereactiemoetkomen.Somsmaakjeeerst eeneigenconcept.Ditconceptlegjevooraanjeleidinggevende.

3.Temailen:stukkenwaaropindevormvaneene-maileenreactiemoetwordengegeven. Ookhierbijkunjezelfeenconceptvaneene-mailopstellendatjeeerstvoorlegtaanje leidinggevende.Kaneene-mailberichtnietdirectwordenbeantwoord,dankunjedat markerendoorbijvoorbeeldeenopvolgingsvlaggetjeofcategorieaaneene-mailbericht tekoppelen.Ookkunjeeeneinddatumkoppelenaaneenbericht.Zohoudjejeplanning strakindegaten.

4.Onderzoek:ditzijnstukken,zoalsgroteprojectenofonderwerpen,diejeleidinggevende metanderenmoetbespreken.Voorziedezestukkenallemaalvaneenafhandelingsdatum enlegzevastineenactiepuntenlijst.Legookvastaanwiejedestukkennogmeer doorstuurt.

Voortgangsbewaking

Omdepoststukkengoedtekunnenbewaken,moetjewetenwaardestukkenovergaan.Goed lezenisdusbelangrijk!Jemoetinstaatzijndeessentievaneen(ontvangen)stukeruittehalen. Indestukkenzuljeafsprakenenactiepuntenaantreffen.Zetdezeopeenactiepunten-of takenlijstengeefperpuntaanwatdeafhandelingsdatumis.Zowetenjijenjeleidinggevende preciesopwelkedagietsmoetgebeurenofwanneerietsafmoetzijn.Jijbentookdegenedie jeleidinggevendeconfronteertmetdezeactiepuntenomzodevoortgangtebewaken.

Inkijkexemplaar

Voorbeeldvaneenactielijst.

1.4Postregistreren

Hetinschrijvenvandeingekomenposthoortbijjouwtakenpakket.Ditnoemenweregistreren. Elkewerkdagontvangjeeenstapelpostopjebureau.Dezepostbestaatveelaluitbrieven, pakjes,krantenenreclamefolders.Bijbinnenkomstvandepostzetjeopallepoststukkeneen stempelmetdaaropdedatumwaaropzezijnbinnengekomen.Postontvangjenietalleen fysiek,veelpostkomttegenwoordigookbinnenviae-mail,bijvoorbeeldviaeen info@[bedrijfsnaam]-emailadres.Debelangrijkepostmoetjevastleggenenregistreren.Vaak doejeditdigitaalensomsnogineenbrievenboek.Jeleertnaverloopvantijdzelftebeoordelen watbelangrijkepostis.Hetspreektvanzelfdatjegeenfoldertjes,krantenendergelijkeinschrijft, maaralleendeserieuze,zakelijkepost.

Registreren

Registrerenofpostinschrijvenishetopsystematischewijzevastleggenvanwelkedocumenten doordeorganisatieontvangenzijn.Daarbijgeefjeaanvoorwiededocumentenbestemdzijn enwanneerdezemoetenzijnafgehandeld.Eenorganisatiebepaaltzelfwelkepostwordt geregistreerd.Alsrichtlijnzoujekunnenhanterendatjeelkpoststukdatjewiltarchiverenook registreert.

Welofnietregistreren

Welregistreren

Poststukkendiejewiltregistreren,endaardoorookgaatarchiveren,zijnmeestalpoststukken meteenbepaaldewaarde.Denkhierbijaancontracten,orderbevestigingen,klachtenbrieven, sollicitatiebrievenofontslagbrieven.Ookfax-ene-mailberichtenmakendeeluitvande ingekomenpost.Alsdievanwaardezijn,moetjeookdezepoststukkenregistreren.

Nietregisteren

Inkijkexemplaar

Poststukkendiejeniethoeftteregistreren,zijnstukkendiegeenwaardehebbenvooreen bedrijf.Denkaanreclamefolders,krantenenanderdrukwerk.Ookadreswijzigingenen uitnodigingenhoefjenietteregistreren.Welmoetjeervoorzorgendatdezebijdejuisteafdeling ofmedewerkerterechtkomen.PostdieisbestemdvoordeFinanciëleadministratiehoefje ooknietteregistreren.Denkhierbijaanfacturenenbankafschriften.Dezepoststukkenverwerk jevaakineenadministratiefofboekhoudkundigprogrammaenkunjezotraceren.

Kenmerk

Zakelijkebrievenvermeldenmeestaleenkenmerk: ‘Uwkenmerk’ en ‘Onskenmerk’.Zo’n kenmerkgeeftaanwiedebriefheeftopgesteldofheeftuitgewerkt.Vaakishetkenmerkeen combinatievanlettersencijfers:deinitialenvandeopstellerofuitwerkervandebriefmeteen jaartal/klantnummer/ordernummer/archiefnummer.Ditcombinatiesysteemzorgtervoordat jeeenbriefmakkelijkerkuntarchiverenofterugvinden.

Hetkenmerkstaatmeestalbovenaandebrief.

Stempel

Meestaliseenstempelaanwezigwaaropjedevolgendezakenkuntinvullen:

• datumvanbinnenkomst

• onderwelkregistratienummerdebriefisingeschrevenineen(digitaal)brievenboek

• denaamvandegenediedebriefbehandelt

• dedatumwaaropdebriefuiterlijkbeantwoordmoetzijn.

Ditgebeurtalleenbijbelangrijkepoststukken.

Stempelvoorbelangrijkepoststukken.

Brievenboek

Nadatjedestempelopdebinnengekomenposthebtgezetenhebtingevuld,pakjehet brievenboekerbij.Hierinregistreerjedeafzonderlijkepoststukken.Ditdoejeomdatjedan altijdkuntcontrolerenofenwanneereenpoststukisbinnengekomenenbijwieditin

behandelingis.Somsgebeurtditnoghandmatigineenpostboekofbrievenboek,maarmeestal doejeditdigitaalinWordofExcel.Ookzijnerbedrijvendiegebruikmakenvaneenspeciaal programmaomdepostinteschrijven.

Voorbeeldvaneenpapierenbrievenboek.

Digitalepostregistratie

Wanneereenbedrijfveelpostontvangt,ishetefficiënteromdepostteregistrerenviaeen computerprogramma.Digitaleregistratieheeftalsgrootvoordeeldathetterugzoekenvan posteenvoudigeris,mitsdepostopdejuistemanierisgeregistreerd.Welkemethodejeook gebruikt,handmatigofdigitaal,deindelingvanhetbrievenboekzietervrijwelhetzelfdeuit.

Voorbeeldvaneendigitaalpostregistratiesysteem.

Digitaalbrievenboek

Inkijkexemplaar

Gespecialiseerdepostregistratieprogramma’s

Somsgebeurtnietalleenhetinschrijvendigitaal,maarwordendebelangrijkebrievenookmet behulpvandescanneromgezetnaareendigitaalbestand.Ditwordtdandirectdigitaal opgeslagen.Depostwordtvaneenuniekearchiefcodevoorzien,beveiligdopgeslagenenvia intranetbeschikbaargemaakt.Defysiekepostwordtvervolgensopgeslagen.Doordeunieke codeisnuelkpoststukterugtevinden,waarbijjekuntzoekenopbepaaldezoekcodes.Jekunt depostdanvanafdedigitalewerkpleklezeneneventueelprinten.Depostkanookopafstand

wordenbekeken,bijvoorbeeldviaeenlaptop,tabletofiPhone.Datlaatsteisbijzonder gemakkelijkvoorbuitendienstmedewerkersofwanneerjedepostvanafeenanderelocatie danjekantoorwiltinzien.

Registratiekenmerken

Wanneerjeinkomendepostregistreert,legjediversezakenvast.Deregistratiekenmerken kunnenverschillenperbedrijfofzelfsperafdeling.Hierovermaakjeafsprakenmetje leidinggevendeen/ofcollega’s.

Voorbeeldenvanregistratiekenmerken.

Datumontvangst

Afzender

Ontvanger

Onderwerp

Aardvandocument

Statusvandocument

Soortdocument

Bewaarplaats

Kenmerk

Categorieën

Dedatumvanbinnenkomstisnietaltijdgelijkaandedatumdie isvermeldinhetdocument

Naamvanhetbedrijfen/ofdepersoon

Naamvandeafdelingwaarvoorofdepersoonvoorwiehet documentbestemdis

Waargaathetdocumentover?

Vertrouwelijk,persoonlijkofgeheimontvangenofverstuurd?

Origineelofkopie?

Bijvoorbeeldeenbrief,contract,verslag,offerteoffactuur

Bijvoorbeeldeendossiernummerineen(digitaal)archief

Hetnummerdathetdocumentvandeafzenderheeftgekregen

Gebruikineenbrievenboekaltijdstandaardomschrijvingen,zoals ‘verslag’, ‘uitnodiging’, ‘offerte’ of ‘bestelling’,voorhetregistrerenvandepost.Zetdezecategorieënineenoverzicht enoverlegmetjeleidinggevendeofhijzichkanvindenindeopgenomencategorieën.Opdeze manierregistreerjedeposteenvoudigensystematisch.

Afspraken

Alsjeechtermetmeerderemedewerkersgebruikmaaktvaneendigitaalsysteem,zuljeheldere afsprakenmoetenmakenoverwieopwelkewijzeenwanneerdepostregistreert.Zokunje metjeleidinggevendeafsprekendatjijstandaardallepostregistreert.Alsjijereendagniet bent,kaneencollegavanbijvoorbeeldhetsecretariaatderegistratieovernemen,ofmisschien wiljouwbaaszelfweleenkeerregistreren.Belangrijkisdatjeduidelijkeafsprakenmaaktover demaniervanregistrerenéndievervolgensnakomt.

1.5Internepostdistribueren

Inkijkexemplaar

Internepost,hetwoordzegthetal,gaatnietnaarbuiten.Internepostblijftbinnenhetbedrijf. Nuzuljemisschiendenken:alsikietshebvoormijncollega's,gaikdatzelfwelevenbrengen. Maarsommigebedrijvenzijnzógrootdatzelfbrengenveelteveeltijdzoukosten.Daarnaast zijnerbedrijvendieuitverschillendegebouwenbestaan.Daaromkunnenweinternepost beteromschrijvenalspostdiejezondertussenkomstvanPostNLofeenanderpostbedrijf verzendt.Depostmoetdusalsnogbijdejuistepersoonenafdelingterechtkomenomverder behandeldteworden.Datmoetnatuurlijksnelenadequaatgebeuren.Erzijnverschillende manierenominterneposttedistribueren.

Wijzevanpostverspreiding

Hoepostverspreidwordtbinneneenorganisatie,hangtvaakafvandegroottevanhetbedrijf endeinterneorganisatie.Enkelemethodenompostteverspreidenzijn:

• Medewerkershalenzelfhunpostop.

• Deofficeassistantzorgtvoordepostverspreiding.

• Depostverspreidinggebeurtdooreenpostkamer.

• Depostwordtrondgebrachtmeteenbusjenaarverschillendelocaties.

Postkamer

Indepostkamerwordenalledenkbarewerkzaamhedenvoorhetverspreidenenversturenvan postuitgevoerd:

• hetophalenenwegbrengenvandepost

• hetsorterenvandepost

• deverdelingtussenmedewerkersenlocaties

• hetprintenvanpoststukken

• hetfrankerenenverzendenvandepost.

Doelvaneenpostkamerisomdepoststromenteoptimaliserenenteprofessionaliseren, waardoorefficiënterenvoordeligergewerktkanworden.

Sorteerkast

Eensorteerkastwordtvaakgebruiktwanneereenorganisatieervoorkiestdatdemedewerker zelfdepostophaalt.Eensorteerkastkanopnaamstaanvaneenafdelingofopnaamvaneen persoonenheeftvaakeencentraleplekindeorganisatie,bijvoorbeeldbijeenpostkamerof receptie.Inelkgevaleenplekwaariedereendagelijksregelmatiglangsloopt.

Internepostenvelop

Postdievooreencollegaisbestemdofperongelukopjouwbureauisbeland,stopjeineen internepostenvelop,ookwelhokjesenvelopgenoemd.Wanneerjeinternepostdoorstuurt, hebjedezeenveloppenvaakwelinjebezit.Inhetlaatstehokjestaatdanjouweigennaam. Dezestreepjedooreninhetvolgendehokjevuljedenaaminvanjecollega.Daarnalegjede envelopbijdepost.Demedewerkervandepostkamerzalerdanvoorzorgendatdiewordt bezorgd.Denkookaanbijvoorbeeldbouwtekeningen,foto's,tijdschriftenenbrochures.

Inkijkexemplaar

Meteeninternepostenvelopverstuurjeinternepost.

Postbakjes

Postbakjeswordengebruiktwanneerdepostvan demedewerkerwordtgehaaldengebracht.Vaak hebjetweebakjes:éénvoordeinkomendepost enéénvoordeuitgaandepost.Hetbakje ‘Uitgaandepost’ wordtdanookweeropgehaald doorbijvoorbeeldeenpostkamermedewerker.De postbakjesstaanvaakophetbureauvande medewerker.

Circulatielijst

Deofficeassistanthaaltaanheteindevan dedagdeuitgaandepostbijiedereenop.

Eencirculatielijstgebruikjewanneereenbinnenkomenddocumentvoormeerderepersonen bestemdis.Denkbijvoorbeeldaanvakliteratuur.Ditzijnmeestaltijdschriftenenbrochures. HetvaktijdschriftvoorofficeassistantsbijvoorbeeldisManagementSupport.Dezevakliteratuur moetdoorverschillendeofficeassistantsgelezenworden.Hoeregeljedat?Debesteoplossing isomeencirculatiebriefjeaanhettijdschrifttehechtenendatrondtelatengaan.Jekunter eenvoudigéénmakeninWordofExcel.

Zo'ncirculatiebriefjekaneralsvolgtuitzien:

Bestecollega,

HierbijontvangjeManagementSupportvandemaandapril.Gelievedeleesvolgordeaante houdenenhettijdschriftnietlangerdandriedageninhetbezittehouden.Daarnaalsjeblieft doorsturennaardevolgendelezeropdelijst.Opaanvraagwordendeartikelendiejeinteressant vindtvoorjegekopieerd.Vuldanindelaatstekolomduidelijkinomwelkartikelhetgaaten vermeldhierbijdebladzijdenummers.

Vriendelijkbedanktvoorjemedewerking.

IlsePals

Secretariaat

Paraaf Naam

InekePeeters

MarianPulles

WendyvanRiel

JasmineFarhouni

NadiaMohabat

CindyVerschuren

Anne-MarieGillissen

Datum

Graagkopievan artikel:

Inkijkexemplaar

Digitaaldistribueren

Insommigeorganisatieswordtdepostdirectgescand.Opdiemanierkandepostrondgestuurd wordenpere-mailenwordendefysiekedocumentendirectgearchiveerd.

Rappellijst

Eenrappellijstmaakjeomindegatentehoudenofpostwelopdeafgesprokentermijnwordt beantwoord.Opzo’nrappellijststaanallepoststukkendienietbinnendegesteldetermijnzijn beantwoord.WanneerdanbijvoorbeeldJasminebeltomtevragenwaarhettijdschriftblijft, kunjeophetlijstjeziendathetwaarschijnlijkbijWendyisblijvensteken.Jeneemtcontactop metWendyomhaareraanteherinnerendatzehetmoetdoorsturen.Datnoemenweookwel rappelleren.Rappellereniseigenlijkeenmooiwoordvooranderen ‘achterdevoddenzitten’. Ookeenvandetakenvaneenofficeassistant.

Buispost

Bijbanken,maarookbijsommigewarenhuizen,gebruikenzesomsnogbuispost.Buispostis eentransportsysteemwaarbijpost(engoederen)doorbuizengetransporteerdwordt.Depost wordtmeestalineencapsuleverpaktvoordatdiewordtgetransporteerdvandeenenaarde andereafdeling.

Buispost

1.6Postverzendklaarmaken

Opelkewerkdagwordterpostvanuithetbedrijfverzonden.Eenbedrijfverstuurtnietalleen brievenenpakketjesnaarhetbinnen-enbuitenland,maarookdigitaleberichten.Veelmensen ontvangenenverzendenhunberichtenviae-maileninternet.Tochblijftdepostbodeeen belangrijkerolspelen.Postverzendenisnietgratis:jebetaaltdaarvoorverzendkosten,ook welportogenoemd.Hetisvanbelangdatdeposttijdig,aandejuistepersoonennaarhet juiste(e-mail)adreswordtverzonden.Bovendienmoetdepostvoldoendegefrankeerdzijn, anderslooptdepostvertragingop,moetdeontvangerstrafportbetalenofkrijgjedepost retourgezonden.Voordatdepostdedeuruitkan,moetjedusdenodigehandelingenverrichten: adresseren,registreren,controleren,deenvelopvullenensluitenenfrankeren.

Uitgaandepostregistreren

Netalsbijhetregistrerenvaninkomendepostkiezendemeestebedrijvenervooromookde uitgaandepostteregistreren.Hetdoelhiervanisdatjeweetwelkedocumentenopwelke datumzijnverzondenenwieerverantwoordelijkvooris.Jekuntervoorkiezenomderegistratie vandeuitgaandepostvastteleggenineenbrievenboekofomeengeautomatiseerdpostboek tegebruiken.BijvoorbeeldinWordofExcel.

Sjabloonpostregistratie

Brievenboek

Inkijkexemplaar

Netalsbijdeinkomendepostgebruikjevoorderegistratievandeuitgaandeposthet brievenboek.Delinkerpaginawordtdanbijvoorbeeldgereserveerdvoordeinkomendepost enderechterpaginavoordeuitgaandepost.Ditishandigwanneeropjeuitgaandeposteen reactiekomtviainkomendepost.Zokunjeallesmakkelijkterugzoeken.Indemeestegevallen zuljeeengeautomatiseerdbrievenboekgebruiken.

E-mailregistreren

Uitgaandepostbestaatnatuurlijknietalleenuitfysiekebrieven.Ooke-mail-enfaxberichten behorentotdeuitgaandepost.E-mailalsuitgaandepostregistrerenblijfttochvaaklastig. Mensenversturenimmerstallozemailtjesvanafhuneigencomputer,tabletofsmartphone. Jekuntinoverlegmetjeleidinggevendewelduidelijkerichtlijnenopstellenvoorwelke documentenwelofnietpere-mailmogenwordenverstuurd.Denkbijvoorbeeldaancontracten. Dezedocumentenzullendanwelgeregistreerdmoetenwordenwanneerzewordenverzonden.

Adressering

Adresserenisophetpoststukvermeldennaarwiehetverstuurdmoetworden.Alsoffice assistantbenjeverantwoordelijkvoordejuisteenvolledigeadressering.Controleerdaarom altijdallegegevensopjuistheidenvolledigheid.Checkofjedemeestactuelegegevenshebt enverifieerdeadresgegevensennamen.Hetisdusvanbelangdatjejeadressenbestand up-to-datehoudt.Stuurzakelijkepostwaarmogelijknaareenpostbusnummer.Depostvoor eenpostbuswordtalheelvroeggesorteerdenisdaardooreerderbijbedrijvenbeschikbaar.

Deofficeassistantisverantwoordelijkvoorde juistheidvanhetadres.

Postcode

Deadresseringvaneenenvelopgaatvolgenseenaantalvastgestelderegels.Dieregelszijn opgestelddoorPostNL,zodatdegeautomatiseerdesorteerapparatendeadressenop poststukkenherkennen.Eenpostcodeisdanookeenbelangrijkitembijdeadressering.De postcodeverdeeltNederlandinkleinepostbezorgingsgebiedenomzodepostsnelenefficiënt tebezorgen.DepostcodeinNederlandbestaataltijduitviercijfersentweehoofdletters.Na depostcodevolgenaltijdtweespatiesendandewoonplaatsinhoofdletters.Bijvoorbeeld: 1020ABAMSTERDAM.

Mochtjeeenpostcodenietweten,dankunjedezeopzoekenop www.postnl.nl/postcode-zoeken.

Inkijkexemplaar

Controleren

Controleeraltijdhetvolgendevoordatjepostdedeuruitdoet:

• Zijndegegevensvandeafzendervermeld?

• Kloptdeadressering?

• Zijnallebijlagentoegevoegd?

• Hebjehetdocumentgeregistreerd?

• Ishetdocumentopgemaaktvolgensdehuisstijl?

• Iseen(digitale)kopiegemaaktvoorhetarchief?

• Isdebriefondertekend?

Enveloppen

Ompostteverzendengebruikenbedrijvenvaakstandaardenveloppendiezijnvoorzienvan eeneigenbedrijfslogoennaam.Enveloppenbestaaninverschillendeafmetingenenzijnmet enzondervensterbeschikbaar.Eenenvelopmetvenstergebruikjewanneerhetadresal verwerktisindebriefzelf.Bestaateenbriefuitmaximaaldrievelletjes,danpastdezegoedin eenenveloptergroottevaneenderdevaneenA4’tje.Zijnermeervelletjes,dankunjeervoor kiezenomminimaaleenA5-enveloptegebruiken.

Erzijnveelverschillendesoortenenveloppen.

Portbetaald-enveloppen

Eenbedrijfdatdagelijksheelveelpostverstuurt,werktvaakmetportbetaald-enveloppen. Hieropstaandeportokostenstandaardalvermeld.Maandelijksontvangthetbedrijfdaarvoor eenrekeningvanhetpostbedrijfmetdaaropdetotaleportokosten.

Inkijkexemplaar

Metportbetaaldbetaalthetbedrijfdeportokostenaan heteindevandemaand.

Soortenpostzendingen

Erwordtonderscheidgemaakttussenpostzendingenin:

• brieven

– binnenland:maximumafmeting38×26,5×3,2cm,nietzwaarderdan3kilo

– buitenland:maximumafmeting38×26,5×3,2cm,nietzwaarderdan2kilo

• buspakketjes:afmetingnietgroterdan38×26,5×3,2cmennietzwaarderdan2kilo

• directmail:bijvoorbeeldreclame-uitingendiedezelfdeboodschapbevatten,met uitzonderingvandegegevensvandegeadresseerde

Inkijkexemplaar

• monsters:exemplarendieterbeoordelinggratisaaneenmogelijkekoperwordenverstrekt (geeninformatiedragers)

• periodieken:krantenentijdschriften,minimaleoplage250exemplaren

• pakketten:postdienietdooreenstandaardbrievenbuspast(38×26,5×3,2cm)

Inkijkexemplaar

binnenland:postzwaarderdan3kilo(maarmaximaal30kilo)ennietgroterdan140× 78×58cm

– buitenland:postzwaarderdan2kilo,maximaalformaat:langstezijdemaximaal60cm, desomvandelengte,breedteenhoogteismaximaal90cm.

Frankeermachine

Bedrijvendieveelpostversturen,bezittenvaakeenfrankeermachine.Hetbedrijfrekentde metdefrankeermachinegemaaktekostenmaandelijksafmetdepostaanbieder(bijvoorbeeld PostNL).Defrankeermachineheefteenweegschaal,zodatjedeprijsperbriefofpakketkunt bepalen.Wanneerjeweetwatgefrankeerdmoetworden,haaljedebriefdoorde frankeermachineenwordendeportokostenrechtsbovenopdebriefgedrukt.Inhetgevalvan eenpakketjedrukjedeportokostenopeensticker.

Porto

Omposttekunnenverzendenmoetportobetaaldworden.Portoiseenanderwoordvoor verzendkosten.Sommigebedrijvengebruikenhiervooreenfrankeermachine,maarhetkomt ookvoordatpostzegelsgeplaktworden.Hoeveelportojeopeenenvelopofpakketmoet plakken,hangtafvaneenaantalfactoren:

• debestemming(binnenland,Europa,buitenEuropa)

• hetgewicht

• hetformaatvandeenvelop.

Erzijnverschillendepostzegelsvoorverschillende bestemmingen,gewichtenenformaten.

Tariefzones

PostNLonderscheidtnaastdetariefzonesvoorpostzendingeninhetbinnenlandnogtwee tariefzonesvoorpostzendingennaarhetbuitenland:EuropaenbuitenEuropa.Europabestaat uitlandendiezijnaangeslotenbijdeEuropeseUnieplusenkelelandendiebuitendeEuropese Unievallen:Albanië,Andorra,Bosnië-Herzegovina,CanarischeEilanden,FaeröerEilanden, Gibraltar,Groenland,IJsland,Kanaaleilanden,Kroatië,Liechtenstein,Macedonië,Moldavië, Noorwegen,Oekraïne,Rusland(inclusiefhetAziatischedeel),SanMarino,Servië,Turkije (inclusiefhetAziatischedeel),Vaticaanstad,Wit-Rusland,Zwitserland.BuitenEuropabestaat uitalleoverigelandenterwereld.

Partijenpost

Inkijkexemplaar

Omkostentebesparenkunje,wanneerjeveelpostmoetversturen,gebruikmakenvan partijenpost.Partijenpostbetekentnietsmeerdanhoemeerpoststukkenjeverzendt,hoe lagerdeportokostenzijn.Hetgaathierbijbijvoorbeeldomgrotehoeveelhedendrukwerk, brievenofmailings.Hetzijndanwelaltijdpoststukkenvaneenzelfdeformaatengewicht.

Antwoordnummer

Veelbedrijvenhebbeneenantwoordnummeralsextradienstverleningvoorhunklanten. Wanneerjepoststuurtnaareenantwoordnummer,hoefjedepostniettefrankeren.Dekosten komenvoorrekeningvandegeadresseerde.

Opeenbriefnaareenantwoordnummerhoeftgeen postzegel.

Drukwerk

Drukwerkbetreftvaakreclamefolders,krantenentijdschriften.Wanneerjedezewiltversturen, kunjeditookdoentegeneengereduceerdtarief.Ookinditgevalalleenbijpostvanhetzelfde formaatengewicht.

Postbedrijven

PostNLheeftinNederlandinmiddelsnietlangerhetalleenrechtompostteverspreiden.Dit betekentdatmeerderepostbedrijvennupostmogenbezorgen.OndernemingenalsCycloon PostenFietskoeriers,UPSenDHLhebbenzichtoegelegdophetverspreidenvanpost.Het voordeelisdateenbedrijfnuzelfkankiezendoorwelkpostbedrijfhetdepostwillaten bezorgen.

1.7Specialepostversturen

Postverstuurjenietalleenviadegebruikelijkebrievenbus.Insommigesituatiesmaakje gebruikvaneenandermiddelomdepostteversturen.Denkbijvoorbeeldaanpoststukken diedezelfdedagnogbijeenklantbezorgdmoetenwordenofaanpoststukkenmetdaarin geheimeofvertrouwelijkeinformatie.Jewiltdatdezepoststukkenoptijdenopeendiscrete manierbijdeontvangerterechtkomen.Alsdatnietgebeurt,zouditserieuzegevolgenkunnen hebbenvoorjebedrijf.Hetisdaaromvanbelangdatjebekendbentmetalleanderevormen vanverzendingvanpostenweetwanneerwelkevormistegebruiken.

Inkijkexemplaar

Pakketpost

Postzendingendienietdoordebrievenbuspassenofdiemeerwegendan3kilo,noemje pakketten.Dezepostpakkettenvoorziejevaneenpakketzegel.Depakketjeswordenvervolgens opgehaalddoordepakketdienstvanPostNL.Daarnaastkunjepostpakkettenonderspeciale voorwaardenverzenden.

Pakkettenverstuurjebijvoorbeeldmeteenpakketzegel.

Onderremboursversturen

Pakkettenkunnenookonderrembourswordenverstuurd.Ditbetekentdatdeontvangermoet betalenvoorhetpakket.Deontvangerbetaaltdekostenvanhetpakket,eventueelmet portokosten,aandepostbode.Alsjeeenpakketonderrembourswiltversturen,vuljeeen verzenddocumentinenontvangjeeenverzendbewijsvanbijvoorbeeldPostNL.Deverzending wordtalleenaandegeadresseerdeafgeleverdalsdezebetaaltenzijnhandtekeningzet.De kostenzijnafhankelijkvanhetpostbedrijfwaarvanjegebruikmaakt.

Aangetekendversturen

Inkijkexemplaar

Hetkanookvoorkomendatdepostaangetekendofmeteenhandtekeningretourverstuurd moetworden.Postaangetekendversturendoejealsjebelangrijkepost,zoalscontractenof opzeggingen,persoonlijkdoordepostbodewiltlatenoverhandigenaandeontvanger.

Bovendiengeeftaangetekendversturenjuridischezekerheid.Postmeteenhandtekening retourversturenbetekentdatdeontvangervandepostbijontvangstzijnhandtekeningmoet zettenopeenspeciaalformulierofdigitaalkastje.Zoweetjezekerdatdeontvangerdepost ontvangenheeft.Ditgeeftextrajuridischezekerheidenwordtondermeergebruiktbijhet verzendenvanbijvoorbeeldeenontslagbriefofviainternetbesteldeproducten.

Aangetekendversturengeeftextrazekerheid.

Aangetekendmetwaardeaangifte

Somsmoetjespullenversturendiekostbaarzijn.Denkbijvoorbeeldaandureproductenof concerttickets.Jewiltnietdatzulkepoststukkenkwijtrakenofopeenverkeerdadres terechtkomen.Ditkunjeoplossendoordiespullen ‘aangetekendmetwaardeaangifte’ te versturen.Dezevormvanverzendinggarandeertdathettransportisverzekerdtegende afgegevenwaardeendatalshetpoststuknietbijderechtmatigeontvangerwordtafgeleverd deverzendereenvergoedingontvangt.Bedrijvendieheelvaakwaardevollezakenmoeten versturen,doenditmeestalmeteengespecialiseerdbedrijf.

Koerier

Belangrijkedocumentenofpostpakketjeskunjeookverzendenviaeenkoeriersbedrijf.Je krijgtdanalsbedrijfeencliëntnummerwaaronderallebedrijfsgegevensopgenomenzijn.Met ééntelefoontjekunjedekoerier ‘bestellen’ eneenprijsopvragen.Uiteraardkostpostper koerierversturenmeerdaneenstandaardzending.

Vrachtbrief

Wanneerjeietsperkoerierverzendt,maakjegebruikvaneenvrachtbrief.Perzendingvulje eenvrachtbriefindiejesamenmetdezendingmoetmeegevenaandekoerier.Dekoerierkomt vervolgensdezendingophalenmetdedoorjouingevuldevrachtbrief.Hetorigineelvande vrachtbriefkrijgjeterug.Dekoeriertekentvoorontvangstengeeftaanhoelaathijdezending meeneemt.Deoriginelevrachtbriefwordtmeestalaandeafzenderteruggegeven,inditgeval jebaas,zodathijzekerweetdatdezendingismeegenomen.Naastdatjehandmatigeen vrachtbriefkuntinvullen,kanditookonlineviadewebsitevandekoeriersdienst.Ditscheelt papierenhandelingen.

Devrachtbriefgeeftinformatieoverdeverzending.

Track&Trace

Track&Traceiseenhandigemanieromdeverzending,maarookhetontvangenvan poststukkenmeteenbarcode,onlinetevolgen.Opdiemanierweetjeprecieswaarhetpoststuk zichbevindtenafgeleverdofontvangenwordt.Jevolgtditprocesviaeenbarcodenummer enjepostcode.Deverzenderendeontvangerkunnendezendingzoeenvoudigvolgenviade postaanbieder.

Inkijkexemplaar

MetTrack&Tracekunjepoststukkenonlinevolgen.

1.8Postbeantwoorden

Postkomtbinnenenpostwordtverstuurd.Ditbetekentdatjemoetcorresponderen. Correspondentieheeftvoor-ennadelen.Daaromishetnuttigteoverwegenwelkmiddelje gebruiktomdeboodschapovertebrengen.Ishetnoodzakelijkomeenbriefteschrijven?Of ishetbeteromevenlangseencollegategaanoftebellen?Somsishetsturenvaneen e-mailberichtvoldoende.Hetkomtgeregeldvoordatcollega’selkaareen'mailtje'sturen terwijlzetegenoverelkaarzitten.Vaakisdecombinatievanschrijvenenbellendebeste.De ontvangerheeftdandeinhoudvanhettelefoongesprekookoppapieralsgeheugensteun. Wanneergebruikjewelkcommunicatiemiddel?

E-mail

E-mailissnelenlaagdrempelig.Hetisideaalomeendocumentnaareencollegatesturenof bijvoorbeeldomeenafspraaktebevestigen.Inzekereziniseene-mailberichtnietveelmeer daneendigitaalverzondenbrief.Tochbeschouwenveelmensene-mailnogsteedsalseen minderofficiëlemaniervancommuniceren.Daardoorwordtvaakminderaandachtentijd besteedaanhetschrijvenvaneene-maildanaanhetschrijvenvaneenzakelijkebrief.

Zakelijkebrief

Dezakelijkebriefisnogsteedshetzakelijkecommunicatiemiddelbijuitstek,ondanksde toenamevanhetgebruikvane-mail,telefoon,internetenanderecommunicatiemiddelen.De zakelijkebriefheeftnogsteedseenbelangrijkerol.Hetiseenofficieelcommunicatiemiddel, metmeerstatusdane-mail.Belangrijkeafsprakenwordendanooknogvaakperbriefbevestigd. Sommigeonderwerpenkunjezelfsalleen(nog)perbriefcommuniceren.Denkbijvoorbeeld aanbezwaarschriftenofsommigeklachtenprocedures.Daarbijiseenbriefvertrouwelijkerdan eene-mail.Omeenklachtintedienenofeenontslagaantevrageniseenbriefnogaltijdde bestemanier.Maarookomiemanduittenodigenvooreenfeestelijkegebeurteniskunjehet besteenbriefschrijven.

Telefoongesprek

Eentelefoongesprekisgeschiktvoorhetsnelinwinnenvaninformatieofomeenafspraakte makenmeteenzakenrelatie.Jekuntdangelijkspijkersmetkoppenslaanwatbetreftwatje wiltwetenofeengoedtijdstip.Bijhetmakenvaneenafspraakishetverstandigomdeze vervolgensnogtebevestigenviae-mail,zodatjedieafspraaklaterterugkuntvinden. Telefonerenisalietspersoonlijkerdane-mailen,maarerbestaatnogsteedseenrisicodatde boodschapniethelemaalgoedoverkomt,omdatjeelkaarnietkuntzien.

Mondelinggesprek

Eenmondelinggesprekisvooralgeschiktals

jeveelmoetoverleggen.Jekuntdanbeterbij elkaargaanzitten,zodatjevragenen opmerkingendirectkunttoelichten.Ookbeter dane-mailenmeteencollegaisevenbijhem langsgaan;jekuntdangelijkeenafspraak maken.Daarnaastishetgoedalscollega's zichtbaarvoorelkaarblijven.Datgeldtvaak ookvoorexternezakenrelaties.Doormetelkaar aftesprekenneemjemeertijdvoorelkaaren kunjeeenboodschapbeteroverbrengen.Een persoonlijkeafspraakisookhetbestin vertrouwelijkesituaties,bijvoorbeeldalsjeje problemenbespreekbaarwiltmaken.

Inkijkexemplaar

Eenmondelinggesprekissomshandigerdan eene-mailversturen.

SmsenWhatsApp

Communicatieviatelefoonverkeerwordtsteedspopulairder.Ditkanindevormvaneensms’je ofWhatsApp-bericht.Eensms’jeheeftechterbeperkteruimteenhetisnietaltijdduidelijk wanneerhetsms’jeisontvangen.Jekunterdaaromnietopvertrouwendatdeanderde boodschapoptijdleestengoedbegrijpt.

Wanneerwelkcommunicatiemiddel?

Zoalsjezietzijnerverschillendemanierenomeenboodschapovertebrengen.E-mailisniet meerwegtedenkenuitonzesamenleving.Tochzijnersituatieswaarindetelefoon,chatfunctie ofdetraditionelebriefdevoorkeurhebben.

Bevestigingafspraak

E-mailleentzichuitstekendvoorhetbevestigenvaneenafspraak.Maaralsjejeophet allerlaatstemomentmoetafmelden,kunjedatbetertelefonischdoen.Zoweetjetenminste zekerdatdeanderjeberichttijdigontvangt.Hetiswelzonetjesomiemandtochtijdigtelaten wetendatjejemoetafmelden.Vaakwordteenafspraakookbevestigddooreenuitnodiging viadeagendainOutlooktesturen,waarbijdegenodigdedeuitnodigingkanweigerenof accepteren.

Eenafspraakbevestigingverstuurjevaakpere-mail.

Inkijkexemplaar

Informatieinwinnen

Informatieinwinnenkunjegemakkelijkviadedigitalewegdoen.Hetmoetdanwelomconcrete, duidelijkgeformuleerdeverzoekenofvragengaan.Eenspecifiekrapportopvragenpere-mail zalnietsnelproblemenopleveren.Maarwanneerjeeenscalaaanvragenhebt,ishetbeter omeenpersoonlijkeafspraaktemakenomallestebespreken.Mailjealjevragenwel,danis dekansgrootdatjeeene-mailretourontvangtmetdaarinantwoordendieweeranderevragen oproepen.Denormalitersnelwerkendee-mailwordtdanergtijdrovend.

Gevoeligeonderwerpen

Gevoeligekwestieskunjebeternietviae-mailaankaarten.Legingewikkeldeofvervelende kwestiesvastineenbrief,dankandeontvangerhetrustiglezenenopzichlateninwerken.Je kunterookvoorkiezenhettelefonischtedoen.Leterdanwelopdatdepersoonaandeandere kantvandelijnjoukanonderbrekentijdenszo’ngesprek.Ookishetsomslastigomemoties inbedwangtehoudeneneengesprekindatgevalzakelijktehouden.Houddaarrekening mee.

Persoonlijkeonderwerpen

Bespreekpersoonlijkeonderwerpendiegevoeligliggenzoveelmogelijkineenpersoonlijk gesprek.Moetjehettochperbriefofe-mailafdoen,wachtdanmethetsturenvanhetbericht totdevolgendedagenlaatdesnoodsjee-maildooreenandervooraflezen.

Geheugensteuntje

E-mailsfungerenvaakalsgeheugensteuntjes:wathebjeookalweerafgesprokenofbesproken metiemand?Jekijkteveninjeinbox,zoekthetberichterbijenweetmeteendestandvan zaken.

Aangetekendepost

Somsishetnodigdatjekuntaantonendatdegeadresseerdeeenbepaalddocumentheeft ontvangen.Datdoejemeteenaangetekendebrief.Denkbijvoorbeeldaanaanmaningen, contractbeëindigingenenanderebelangrijkepostwaarvanjewiltdatdiepersoonlijkbijde ontvangerterechtkomen.Inditsoortgevallenpasteene-mailberichtniet.Jehebtdannietde garantiedatdeinformatiedaadwerkelijkbijdeontvangerisaangekomen.

Bijaangetekendversturengaathetdanookaltijdombelangrijkezakelijkebrieven.Vaakscan jeeenbriefdiejeaangetekendverstuurtookenstuurjediedanalvastpere-mail.Jegeeft daarbijaandathetberichtookperaangetekendepostverzondenwordt.

Officiëlehandtekening

Wanneerjeeendocumentverstuurtwaaropeenofficiëlehandtekeningmoetstaan,gebruik danaltijddezakelijkebrief.Denkbijvoorbeeldaan(arbeids)contracten,overeenkomstenen ontslagbevestigingen.

Inkijkexemplaar

Eenhandtekeningondereenzakelijkebrief.

Eenaangetekendpakketje.

Verschillentussendezakelijkebriefendezakelijkee-mail

Zakelijkebrief

Zeerformeel

Heefteenofficiële,juridischestatus

Maardoordatdebeveiligingbije-mailniet waterdichtis,wordenstukkenmeteen officieelkarakternogvaakperpostverstuurd.

Zakelijkee-mail

Minderformeel

Heeftookeenofficiële,juridischestatus

Advies:maximaalongeveer25regels Geeneisenaandemaximalelengte

Bevateenhandtekening

Eenofficiëleontvangstbevestigingismogelijk (aangetekendversturen)

Langeretijdtussenverzendenenontvangen

Kaneendigitalehandtekeningbevatten

Eenleesbevestigingisoptioneel

Ditisechternietwaterdicht;jekuntvergeten zijnomdezefunctieteactiveren.

Is(vrijwel)directnadeverzendingbijde ontvanger

1.9Voor-ennadelenelektronischepost

Elektronischepost,waarbijhetvooralgaatomhetontvangenenversturenvane-mailberichten, wordtsteedsmeergebruikt.Steedsmeercommunicatiegaatvanpapiernaare-mail.Maar eene-mailberichtkannognietinallegevallendezakelijkebriefvervangen.Dezebronbeschrijft devoor-ennadelenvanhetgebruikvane-mailberichtentenopzichtevanfysieke ‘papieren’ berichten.

Voordelenvane-mailberichten

Inkijkexemplaar

Snelverzenden

E-mailonderscheidtzichindeeersteplaatsvandebriefdoordesnelheidenhet gebruikersgemak.Ineenmumvantijdiseene-mailberichtopdeplekvanbestemmingen bijlagenvoegjezondermoeitetoe.

Directeaandacht

Eene-mailberichtkomtvaakdirectonderdeaandachtvandeontvanger.Menigeenontvangt tegenwoordigooke-mailopzijnmobieletelefoonoftablet.

Reactiesnelheid

Juistomdateene-mailvaaksnelleraandachtkrijgt,wordtervaakooksnelleropgereageerd.

Replyfunctie

Directreagerengaatgemakkelijkdoordereplyfunctieenvanwegehetfeitdatdee-mailadressen vanalleontvangersdirectbekendzijn.

Meerderebelanghebbenden

Eene-mailberichtishandigwanneerhetzelfdeberichtnaarmeermensenmoetworden verstuurd.

Kostenbesparing

Eene-mailberichtversturenisgoedkoperdanpapierenpostversturen,waarvoorportobetaald moetworden.

Overzicht

Jekuntdirecteenarchiefaanmakenofeenapartmapjeinjeinboxmakenomhetoverzicht endestructuurtebehouden,zodatjeverstuurdeenontvangene-mailberichtensnelterug kuntvinden.

Nadelenvane-mailberichten

Juridischestatus

Dejuridischestatusvaneene-mailberichtlijktdezelfdealsdievaneenbrief.Tochheefthet nogvaakdevoorkeurompoststukkenmeteenjuridischestatusteversturenperpost.Vooral omdatdebeveiligingvane-mailberichtennognietvolledigkanwordengewaarborgd.Een briefmeteenstempelenhandtekeningistotnutoebetrouwbaarder,alverandertdit langzamerhand.Omdevoordelenvane-mailenbrieftecombineren,wordttegenwoordig gebruikgemaaktvandecombinatie:debriefwordtpere-mailénperfysiekepostverzonden. Zoissnelheidenjuridischestatusgewaarborgd.

Spam

Ongevraagdeennietrelevantee-mailberichten,ookwelspamgenoemd,irriterendeontvanger vaak.Hetkosthemnamelijkextratijdomdezeberichtentescreenenenwegtegooien.Ook hetrisicoopeenvirusspeelthierbijmee.Eengoedespamfilterisnoodzakelijk(ditwordtvaak geregelddooreeninterneofexternesysteembeheerder).

Privacy

E-mailberichtenkunnennognietvolledigwordenbeveiligd.Hetisdaarombeterom vertrouwelijke,persoonlijkeofgevoeligeinformatieperbriefteversturen.

Taalgebruik

Inkijkexemplaar

E-mailwordtgezienalseensnelmiddelendaardoorwordttaalineene-mailberichtalsminder belangrijkbeschouwd.Tochzoudene-mailberichtenwatbetrefttaaldezelfdeaandachtmoeten krijgenalsbrieven.Erwordtineene-mailberichtnogweleensopeenkorteenjovialemanier geschreven.Ditterwijlookineene-mailzinnenzorgvuldigencorrectmoetenworden geformuleerdendeindeling,netalsbijeenbrief,voorzienmoetzijnvaneenstructuurmet eenaanhef,kernenafsluiting.Tenslottezijnooke-mailberichteneenvisitekaartjevande organisatie.

1.10Omgaanmetvertrouwelijkeinformatie

Inhetbedrijfslevenkrijgjeinformatie,mondelingofschriftelijk,dievertrouwelijkvanaardis. Vanjouwordtverwachtdatjeditvoorjezelfhoudt.Hetisnietaltijddirectduidelijkofinformatie vertrouwelijkisofniet.Belangrijkisdatjeweetdatjemetinformatiediscreetmoetomgaan. Bedenkdatnietopelkebriefdiejeopenmaakt ‘vertrouwelijk’ staat.Hetvraagtvanjouals medewerkerinzichtenveelervaringomtekunnenbepalenofjeietsvertrouwelijkmoet behandelen.Nietalleswatjehoortenziet,magalgemeenbekendwordengemaakt.

Vertrouwelijk

Vertrouwelijkheidiseenkwaliteitskenmerkvangegevens.Metvertrouwelijkheidbedoelenwe datietsalleenbehandeldmagwordendooriemanddiedaartoegemachtigdis.Wiegemachtigd is,wordtvastgestelddoordeeigenaarvandegegevens.Vertrouwelijkisietswatnietopenbaar gemaaktofverderverteldmagworden.Eenanderwoordvoorvertrouwelijkis ‘confidential’. Ditwoordziejenogweleensstaanopvoorgedrukteenveloppenofinbuitenlandse correspondentie.

Vertrouwelijkegegevens

Vertrouwelijkegegevenszijnbijvoorbeeld:

• persoonsgegevens

• concurrentiegevoeligegegevens(informatiewaarmeedeconcurrentzijnvoorsprongkan vergroten)

• patiënt-encliëntgegevens(informatietussenpatiëntenartsoftussenadvocaatencliënt)

• staats-enbedrijfsgeheimen(informatiewaardoorhetlandingevaardreigttekomenen waaraanbedrijventenonderkunnengaanalsdezebekendwordt).

Persoonsgegevens

Hetbeherenvanpersoonsgegevensiseenzeervertrouwelijkezaak.Nietiedereenineen organisatiemagdanookdepersoneelsdossiersinkijken.Slechtsenkelemensenzijngerechtigd omdezedossiersintezien,namelijkdepersoneelsfunctionaris,dedirectleidinggevendeén debetreffendemedewerkerzelf.Anderen,onderwiejijdus,mogennietzomaarhet (privé)telefoonnummeren/ofadresvaneencollegaaaneenderdegeven.Behorenook P&O-gerelateerdetakentotjouwwerkzaamheden,danhebjewelinzichtinpersoneelsdossiers endienjehiermeevertrouwelijkomtegaan.

Opjeidentiteitskaartstaanvertrouwelijke persoonsgegevens.

Algemeneverordeninggegevensbescherming

DeAlgemeneverordeninggegevensbescherming(AVG)geeftaanopwelkewijze persoonsgegevensgebruikt,verzameldenvernietigdmoetenworden.Eenorganisatie:

• magpersoonsgegevensalleenverzamelenenverwerkenalsdaarvooreengoederedenis ofalsdebetrokkenburgertoestemmingheeftgegevenvoorhetgebruikvanzijngegevens

• magnietmeergegevensverwerkendanstriktnoodzakelijkisvoorhetdoelwaarvoordeze zijnverzameld

• maggegevensnietlangerdannoodzakelijkisbewaren

• moetpassendetechnischeenorganisatorischemaatregelentreffenomgegevenste beschermen

• moetdeverwerkingvangegevensinveelgevallenmelden

• moetdebetrokkenburgerinprincipealtijdinformerenoverdegegevensverwerking.

Bron:www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Vertrouwelijkeinformatie

Zakenalsgebruikersnamenenwachtwoordenvoordecomputerzijnuiteraardook vertrouwelijkeinformatie.Evenalsbankafschriften,contractenenaangetekendebrieven.Zorg datjeopdehoogtebentvandewerkwijzenenprocessenmetbetrekkingtothetbehandelen vanvertrouwelijkeinformatie.

Omgaanmetvertrouwelijkeinformatie

Hetbeschermenvanvertrouwelijkeinformatieisvaaknodigomtevoorkomendatdeze informatiewordtgelezendoormensendieonbevoegdzijn.Hiervoorkunjezelfeenaantal dingendoen:

• Verzegelvertrouwelijkeinformatiemetspecialetapediegaatscheurenzodrajedebrief opent.Zokandeontvangergelijkzienofhetdocumentaleerderisgeopend.

• Vernietigvertrouwelijkeinformatie.Ditkanmeteenpapierversnipperaar.Erzijnookspeciale papierbakkenmeteenslotbeschikbaar.

• Beveilighetarchief.Informatiedievertrouwelijkismaardiejenietindebuurtvanjewerkplek wiltbewaren,kanwordengearchiveerd.

• Maakvertrouwelijkeinformatieherkenbaar. Vertrouwelijkeinformatiekanherkenbaar gemaaktwordenmeteenstempelmetde tekst'Vertrouwelijk'.Zowetenjecollega's datzijvoorzichtigmetdezeinformatie moetenomgaan.Stuurjevertrouwelijke informatienaareenanderbedrijf?Danzal hetbedrijfhetvertrouwelijkepakketofde vertrouwelijkeenvelopzorgvuldig afhandelenalshetopdevertrouwelijke informatiewordtgeattendeerd.

Inkijkexemplaar

Vertrouwelijkeinformatiekunjevernietigen meteenpapierversnipperaar.

Collega’senvertrouwen

Erzullenlatercollega’sbijjelangskomenomhunverhaalbijjetedoen.Somszoekenzeeen luisterendoor,somswillenzedatjeietsmethun(vertrouwelijke)informatiedoet.Weetjeniet zekerwatzewillen,vraagdangewoonnaarhunverwachtingen.Eenvraagals ‘Wiljedatikiets metjouwinformatiedoe?’ scheptduidelijkheid.Jeweetdanofjeietsmoetdoenmetdit vertrouwelijke ‘nieuws’ ofdatjehetkuntaanhorenennaastjeneerkuntleggen.

1.11Prioriteitenstellen

Eenbaanalsofficeassistantisvaakdruk:telefoongesprekkenvoeren,e-mailbeantwoorden, vergaderingenenafsprakenplannenennoemmaarop.Doorjedaggoedintedelenkunje efficiënterwerkenenmeerbereiken.Ditheettimemanagement.Wanneerjeaan timemanagementdenkt,denkjevaakaanprioriteitenstellen,jeagendaeffectiefindelenen zorgendatdeadlineswordenopgevolgdengehaald.Maarhoebrengjedatindepraktijk?

Timemanagementiseencombinatievanvaardighedenentechniekenwaarmeejehethalen vanjedoelenondercontrolekunthouden.Jekunthierbijdenkenaanhelderedoelenstellen, delegeren,prioriteitenaanbrengenenbekijkenhoeveeltijdjeaaneentaakspendeert.Door voorjezelfheldertekrijgenwatjewiltbereiken,kunjedoelbewustendoelgerichtgaanwerken, waardoorjetakenbeterkuntplannen.

Prioriteitenstellen

Timemanagement

Timemanagementiseencombinatievanenkelevaardigheden,instrumentenentechnieken diejekuntinzettenomdetijddienodigisomtaken,projectenendoelentebereikenonder controletehouden.Hierbijmoetjedenkenaanplannen,helderedoelenstellen,delegeren, hetanalyserenvanhoeveeltijdjeaaneenspecifieketaakbesteedt,prioriteitenaanbrengen enjewerkzaamhedenorganiseren.Doorvoorjezelfheldertekrijgenwatjewiltbereiken,kun jedoelbewustendoelgerichtgaanwerken,waardoorjetijdoverhoudt.

Prioriteitenstellen

Prioriteitenstelleniskortgezegdjetakenrangschikkennaarhoebelangrijkdezezijnenwanneer zeafmoetenzijn.Welkeklusprioriteitheeft,isnietaltijdmakkelijktebepalen.Alleslijkthaast tehebbenenveeldingenmoetenliefstgisterennogaf.Prioriteitenstelleniseenbelangrijke timemanagementvaardigheid.Andersbenjedeheledagbezigmetdingendienietofminder belangrijkzijnenbesteedjemindertijdaandedingendieerechttoedoen!Prioriteitenstellen maaktjeplanningoverzichtelijkenzorgtervoordatjeefficiëntmetjetijdomgaatenkunt afrondenwatgedaanmoetworden.Steldusprioriteiten:geefaanwelkedingenbelangrijkzijn enwelkeminderbelangrijk.

Prioriteitenmatrix

‘Urgentezakenzijnzeldenbelangrijkenbelangrijkezakenzeldenurgent’,zeiDwightD. Eisenhower,voormaliggeneraalenpresidentvandeVerenigdeStaten.Omzijnwoordenkracht bijtezettenontwikkeldehijdeprioriteitenmatrix.Dezematrixisgebaseerdoptweecriteria: belangrijkenurgent.Omprioriteitenmakkelijktekunnenindelen,ishetgoedomtekijken naaraljeactiviteiten.EenhandigmiddelhierbijisdematrixvanEisenhower.Dezematrix verdeeltaljetakenenactiviteiteninvierkwadranten(vakken),ingedeeldnaarhoedringend dezegedaanmoetenwordenenhoebelangrijkzezijn.Ditzieteralsvolgtuit.

PrioriteitenmatrixvanEisenhower.

Uitlegoverdeprioriteitenmatrix.

Urgent – Nieturgent

Urgentiseenanderwoordvoordringend.Urgentzijnzakendievooreenbepaaldetijdklaar moetenzijnofonmiddellijkaandachtvereisen.Bijvoorbeeld:wanneerjeeenvergaderinghebt, ishetvóórdietijdklaarleggenvandevergaderstukkenurgent.Anderevoorbeeldenvanurgente zakenzijneentelefoondieovergaat,eenacuutprobleembijeenklanteneenbijeenkomstdie nogaanpassingenvergt.

Belangrijk – Nietbelangrijk

Belangrijkzijnzakendieinhetooglopenen/ofveelmensentreffen.Isbijvoorbeeldeenbeurs geplandopeenbepaaldedag,danisdeorganisatiedaarvanopdatmomentbelangrijkerdan hetopschonenvanjearchief.Ookeenklusinopdrachtvandedirecteurisvaakbelangrijker dandeafhandelingvaneenkleinevraagvaneencollega.Eenactiviteitisookbelangrijkwanneer jepersoonlijkvindtdatdiewaardeheeftenbijdraagtaanjouwpersoonlijkedoelen.Bijvoorbeeld hetvolgenvaneencursusdiejouwkennisvergrootenvanwaardeisvoorhetuitvoerenvan jewerkzaamheden.

Kwadranten

Inkijkexemplaar

Omprioriteitenmakkelijktekunnenindelen,ishetgoedomtekijkennaaraljeactiviteiten. DitkunjedoenmetdematrixvanEisenhower.Dezematrixverdeeltaljetakenenactiviteiten invierkwadranten(vakken),ingedeeldnaarhoedringenddezegedaanmoetenwordenen hoebelangrijkzezijn.

KwadrantI:Belangrijk,Urgent

Inheteerstekwadrantvindjedetakenenwerkzaamhedendieonmiddellijkaandachtvragen. Denkbijvoorbeeldaanincidenten,deadlines,noodgevallen,ongelukken,apparatuuren installatiesdiehetbegevenofacutevragenvanbelangrijkeinterneofexterneklanten.

Alsjejetijdnietgoedbeheert,blijfjestekeninheteerstekwadrant.Jehebthetdanaltijdmaar drukmetdingendiehierennuaandachtvragenenkomtnietmeertoeaanhetwerkdater echttoedoet.Takendiewelbelangrijkzijn,maarminderurgent,dreigendanonderte sneeuwen;hetechtewerkblijftliggen.Daarnaastkomtde(hoge)tijdsdrukdekwaliteitvan hetwerkvaakniettengoede.

KwadrantII:Belangrijk,Nieturgent

Inhettweedekwadrantgaathetomactiviteitendiebelangrijkzijn,maarnieturgent.Hetzijn deactiviteitendiemethetbereikenvanjeeigendoelentemakenhebben.Voorbeeldenhiervan zijngeplandewerkzaamhedenuitvoeren,netwerken,deadministratiedoen,zelfontwikkeling enjebureauofarchiefopruimen.

Inheteerstekwadrantbenjevooralreactiefbezig(jereageertopzakendievooralprioriteit hebbenvooreenander),inhettweedekwadrantgaathetvooralomproactiefhandelen.Hoe meerjegerichtbentopditkwadrant,hoeminderactiviteitenterechtkomeninheteerste kwadrantenhoeminderstressjehebt.Vergelijkhetmethetschilderenvaneenhuis:opde kortetermijnvergtditwattijd,maaropdelangetermijnhebjedaarprofijtvan.

KwadrantIII:Nietbelangrijk,Urgent

Inditkwadrantbevindenzichdedingendienietbelangrijkzijn,maarwelurgent.Hierbijgaat hetvooralomonnodige ‘verstoringen’,bijvoorbeelddoortelefoontjes,mailtjes,onverwacht bezoeken(onbelangrijke)vergaderingen.Hetzijnzakendiejouwprobleemnietzijn(zezijn nietvoornietsonbelangrijk),maardieweldirectopjougerichtzijn.

Alsjedrukbentmetactiviteiteninhetderdekwadrant,benjevooralbezigmetdringende zakenvooranderen.Jelooptdanhetrisicodatjejeeigenprioriteitenuithetoogverliest.Je kunttakenuitditkwadrantverminderendoorvakerneetezeggenentakentedelegeren.En doorpraktischeoplossingen,zoalshetdoorschakelenvanjetelefoonnaareencollega,maximaal eenpaarkeerperdagjee-mailtecheckenofdedeurvanjekamersluiten.

KwadrantIV:Nietbelangrijk,Nieturgent

Inhetvierdekwadrantbevindenzichdetakenenwerkzaamhedendienietbelangrijkzijnen ooknieturgent.Hetwordtookwel ‘hetkwadrantvandeverspilling’ genoemd.Hetgaatom zakendiejouvolopkunnenbezighouden,maardienietbijdragenaanderealisatievanjeeigen doelstelling(en).Voorbeeldenvanzulke ‘tijdvreters’ zijnsurfenopinternet,dagdromenen overmatigjee-mailchecken.

Inkijkexemplaar

Takeninhetvierdekwadrantzijnvaakleuk.Maaralsjeerdeheledagmeebezigbent,komt ernietveeluitjehanden.Takeninditkwadrantwordenvaak ‘misbruikt’ ombelangrijkere zakenuittestellenofomevenopademtekomen.Adempauzeszijnnoodzakelijk,maarjekunt danbeterkiezenvooractiviteiteninhettweedekwadrant.

Prioriteitenmatrixinkwadranten

Eeningevuldeprioriteitenmatrixzieterbijvoorbeeldalsvolgtuit:

Ingevuldeprioriteitenmatrix.

Plannen

Prioriteitenstelleniséénding,hetplannenvandewerkzaamhedeneentweede.Stelvoorelke activiteitvasthoeveeltijdjeerwerkelijkaankwijtdenkttezijn.Pasopmethetwoord'even'. Dingendurennamelijkmeestallangerdanjedenkt.Maakvooreenhelegroepgelijksoortige, kleineactiviteiteneenbloktijdvrij,bijvoorbeeldvoorhetbeantwoordenvane-mail.Plan moeilijkeklussenophettijdstipwaaropjedemeesteenergiehebt.Voorochtendmensenzal datmeestal'sochtendszijn,vooranderenlateropdedag.Ruimtijdinvoorzakenalsopruimen, archiveren,ordenenenplanningenmaken.Datzorgtervoordathetgeenchaoswordtendat jeefficiënterkuntwerken.Natuurlijkhoefjehieraannietdagelijksurentebesteden.Maardoe jehetniet,danverzandthetinchaos,zoekpartijenenchronischachterdefeitenaanhollen.

Inkijkexemplaar

Jekuntjeplanningbijhoudeninjeagenda.

Plannenindepraktijk(aandachtspunten)

Hoewerkthetplannenvanprioriteitenindepraktijk?Deprioriteitenmatrixiseenhandig hulpmiddel,maarwatkunjenogmeerdoen?

• Maakelkedagofelkeweekeenoverzichtvanallewerkzaamhedendiejemoetdoen.

• Steljezelfbijelketaaktweevragen:ishetbelangrijkenisheturgent?Plaatselketaakdan inhetbijbehorendekwadrant.

• Maakeenplanningvoorjewerkzaamheden.Hierbijgeldt:takenmetdehoogsteprioriteit (belangrijkénurgent)gaanvooranderetaken.Daarnakomendetakendiebelangrijkzijn, maarnieturgent.Probeertakendieurgentmaarnietbelangrijkzijnovertedragenaan anderen.

• Doetzicheenurgentprobleemvoor,danmoetjedeplanningvoordiedagherzien.Denk welgoednavoordatjeinactiekomt.Vraagjezelfafhoebelangrijkenurgentdetaakécht is.Wiljeerweltijdaanbesteden?Zoja,welkewerkzaamhedenblijvendanliggen?Kunje detaakdelegeren?Ofiseenandereoplossingdenkbaar?Wordjeinjewerkveel geconfronteerdmetad-hocvragen,houddaardanrekeningmeeinjeplanning.

• Werkdeklussenéénvooréénafenprobeernietvierdingentegelijktedoen,vooralalsje hetdrukhebt.Ditvergrootdestressendechaosalleenmaar.

Uitstelgedrag

Uitstelgedragkomtvaaknaarbovenalsjeopziettegeneenklus.Jegaateersttienandere klusjesdoendieminderlastigofsnellerklaarzijn.Zokomtdegroteoflastigeklusquatijdin hetgedrang.Weesdaaromstrengenbeginjuisteerstaandemoeilijke,groteklus.

Afleidingen

Afleidingenzijneenvandegrootsteboosdoenerswatbetrefthetniethalenvandeplanning. Degrootsteafleiderszijnbijvoorbeelde-mail,socialmedia,internetten,collega’sdievragen hebbenenkletsenbijdekoffieautomaat.Dezedingendoejegauwtussendoorennemeneen nietingeplandehoeveelheidtijdinbeslag.Plandaaromtijdinvoorhetbeantwoordenvan e-mailendoedatinbepaaldetijdsblokken.Kletsendoejealleenindepauze.Enjesurfgedrag beperkjetotdewebpagina'sdiejeechtnodighebt.

Inkijkexemplaar

1.12Opdrachten

Opdracht1 Eigenervaring

Post,dagelijkskrijgjeermeetemaken.Postvanjeschool,berichtenvanjesportvereniging, informatievanjetelefoonprovider,rekeningenvanietswatjeonlinehebtbesteld,noemmaar op.Somsmoetjeerwatmeeensomsishetslechtsterinformatie,maarhetiswelbelangrijk omhettotjetenemen.Somskanhetmeteendeprullenbakin.Postisnietalleeneenbriefdie depostbodeinjebrievenbusdoet,maarpostisookeene-mailberichtofeenberichtdatopje telefoonbinnenkomt.Kortom,postisoveral.

a. Noemdriesituatiesvanuitjeeigenomgevingwaarbijjepostontvangt.

b. Noemdriesoortenpostdiejeontvangt.

c. Watdoejemetdezepost?Hoepakjehetaan?

Opdracht2 Woordwolk

Inkijkexemplaar

Watweetjeeigenlijkvanhetbehandelenenverwerkenvanpost?Welkewoordenschietenje tebinnenalsjeaanpostverwerkendenkt?

Maakmetbehulpvanwww.woordwolk.nleenwoordwolkmetallebegrippendiepassenbij hetverwerkenvanpost.Woordwolkenzijncombinatiesvanwoordenineenwolkdiepassen bijeencentraalonderwerp.Hetisdebedoelingdatjeeenwoordwolkuitjehoofdmaaktzonder hetraadplegenvananderebronnenzoalsboekenofhetinternet.Leverdewoordwolkals bijlageinbijjedocent.

Opdracht3 Uitdepraktijk

Vaardighedenpostverwerking

Welkevaardighedeninhetkadervanpostverwerkingziejebijdeofficeassistantinhetfilmpje? Overwelkevaardighedenbeschikjijal?Vuldetabelin.Zetkruisjesopdejuisteplaats.

Vaardigheden

Soortenpost kennen

Postsorteren

Postregistreren

Postdistribueren

Postfrankeren

Postverzenden

Officeassistantinhet filmpje

Inwelkematebeschikjezelfoverde benoemdevaardigheden?

Onvoldoende / Matig / Voldoende / Ruimschoots

Onvoldoende / Matig / Voldoende / Ruimschoots

Onvoldoende / Matig / Voldoende / Ruimschoots

Onvoldoende / Matig / Voldoende / Ruimschoots

Onvoldoende / Matig / Voldoende / Ruimschoots

Onvoldoende / Matig / Voldoende / Ruimschoots

Opdracht4 Postontvangenenlezen

a. Watverstajeonderpost?

b. Noteerzessoortenpost.

c. Noteerzesmanierenwaaropeenbedrijfpostkanontvangen.

d. Noteerzessoortendigitaleinformatiemiddelen.

e. Geeftweevoorbeeldenvanpostdiejenietzomaarmagopenen.

Opdracht5 Postverdelenincategorieën

Hiernaeenaantalvoorbeeldenvanbinnengekomenpost.Inwelkecategorievallende poststukken?

a. Eenoffertevoornieuwkantoormeubilair.

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen

tijdschriften / Pakketpost

b. Eenreclamefoldervoorautomatiseringsartikelen.

Inkijkexemplaar

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen

tijdschriften / Pakketpost

c. Eenbriefmeteenopensollicitatie.

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen

tijdschriften / Pakketpost

d. Eenpakketjevanbol.com.

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen

tijdschriften / Pakketpost

e. Eenorderbevestiging.

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen

tijdschriften / Pakketpost

f. EenbriefgerichtaanSjoerddeBoer,peradresEdu’SportiefBV,Enschede.

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen tijdschriften / Pakketpost

g. EenbriefgerichtaanEdu’SportiefBV,Enschede,t.a.v.mevrouwC.Bakker.

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen tijdschriften / Pakketpost

h. Eenvakbladvoorsportadvies.

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen tijdschriften / Pakketpost

i. Eenfactuurvaneencomputerreparatiebedrijf.

Persoonlijkepost / Vertrouwelijkepost / Zakelijkepost / Drukwerk / Krantenen

tijdschriften / Pakketpost

Opdracht6 Omgaanmetvertrouwelijkepost

Elkedagontvangjepostenberichten.Jesorteertenopentdepostene-mailsengaatermee aandeslag.Geregeldziejeookpostwaarop ‘vertrouwelijk’ staat.Bijjouwbedrijfiseen bedrijfsnotitieopgenomenwaarinstaatdatvertrouwelijkepostmagwordengeopend,maar alleendoordegenediedepostbehandelt.Eninditgevalbenjijdat.Natuurlijkwordtvanjou verwachtdatjehiermeezorgvuldigendiscreetomgaat.

a. Watzijndedriebelangrijksteaandachtspuntenbijhetvertrouwelijkomgaanmet poststukken?

b. Watdoejealsjeeenvertrouwelijkberichtzietliggenbijdecentraleprinter?

Opdracht7 Postsorteren

a. Welkewerkzaamhedenmoetenplaatsvindenomdeingekomenpostteverwerken?Zetde werkzaamhedenindejuistevolgorde.

postverdelenin ‘vertrouwelijk’ en ‘nietvertrouwelijk’ enweggooien

postinontvangstnemen

poststukkenstempelen

postregistreren

brievenenpakkettenopenmaken

postsorteren(zoalsop ‘terattentievan’ ofopafdeling)

postcontroleren

b. Eenofficeassistantdiealleendepostontvangtdiebestemdisvoorhaarleidinggevende, kandezepostoptweemanierenverdersorteren.Noteerdezetweemanieren.

c. Waaropmoetjelettenalsjedeingekomenpostcontroleert?

Opdracht8 Prioriteitenmatrix

Jewerktbijeenhorecagroothandelenhebtvandaagdepoststukkenontvangen.Inwelke kwadrantvandeprioriteitenmatrixplaatsjedepoststukken?

a. Eenfactuurvandebloemist.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

b. Eencontractdatgetekendmoetwordenbinnendriedagen.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

c. Eene-mailmeteenbijlagevaneenarbeidscontractvooreennieuwemedewerker.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

d. Eenhorecatijdschrift.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

e. Eenuitnodigingvooreenopeningvaneennieuwrestaurant.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

f. Eenuitnodigingvaneenklanttererevaneenjubileum.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

g. Eene-mailvaneenklantdieeenbelangrijkartikelvanzijnbestellingnietheeftontvangen enditvoormorgennodigheeft.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

h. EenoffertevoorZuid-Afrikaansewijnen.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

i. Foldermateriaalvoordekerst.

Inkijkexemplaar

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

j. Eenklachtenbriefvaneenrelatieovereentelaatgeleverdebestelling.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

k. Eene-mailmeteenverzoekvooreenafspraakmetdedirectievandeRAI.

Directdoen / Laterdoen / Anderenlatendoen / Niemandlatendoen

l. Leguitwaaromjepoststukkeninheteerstekwadranthebtgeplaatstenwaarommisschien ookinhetvierdekwadrant.

Opdracht9 Postregistreren

a. Watishetdoelvanpostregistratie?

b. Opbasiswaarvanbepaaljeofjepostregistreertofniet?

c. Noemvijfvoorbeeldenvanregistratiekenmerken.

Opdracht10 Postregistratiesysteem

Jewerktbijeendrukkerij.Injulliebedrijfwordtdepostnietgeregistreerd.Somslevertdat problemenop,wantrelatiesenleverancierswachtendaardooronnodiglangopeenreactie opeendoorhenverstuurdebriefofe-mail.Ditlevertweleensklachtenop.Jebesluitdaarom eenpostregistratiesysteemintevoeren.

Welkevandevolgendestukkenzoujijopnemenineenpostregistratiesysteem?

klachtoverlevering

brochureoverdrukwerk

uitnodigingvooreenbeursovergraphicdesign

e-mailmetopdracht

briefmetvraag

factuur

verzoekominformatieoverdrukwerk

Opdracht11 Internepostdistribueren

a. Noemdriemanierenvoorhetdistribuerenvanfysiekepostbinnendeorganisatie.

b. Noemdriehulpmiddelendiejekuntgebruikenbijhetdistribuerenvaninternepost.

c. Watisdefunctievaneenrappellijst?

d. Watisbuispost?

Opdracht12 Postverzendklaarmaken

a. Waaromgebruikjevoorzoweldeinkomendealsdeuitgaandeposteen registratiehulpmiddel?

b. Noemdriesoortenpostzendingen.

c. Waaropmoetjelettenbijhetadresserenvandeuitgaandepost?

d. WelkeregelssteltPostNLaanhetinvullenvaneenpostcodebinnenNederland?

e. Voorverzendingishetverstandigomdeuitgaandeposttecontroleren.Noemvijfpunten waaropjedepostcontroleert.

f. Watzijnportokostenenwaaropmoetjeletten?

g. Inwelkegevallenkunjedeportokostenverlagen?

Inkijkexemplaar

Opdracht13 Werkenmettariefzones

Bepaalvoordevolgendeadressenonderwelkevandedrietariefzoneszevallen.

a. AAPoint Dijkstraat2a

1083JPAMSTERDAM

2kilo,98×11×5cm

Binnenland / Europa / BuitenEuropa

b. Mrs.G.Demeo

982SouthOliveStreet

LOSANGELESCA90012

VERENIGDESTATEN

300gram,23×11×0,2cm Binnenland / Europa / BuitenEuropa

c. DönerKebab

IzmirIntern.Fair196Street23

ALANCAKIZMIR TURKIJE

29gram,39×34×0,2cm Binnenland / Europa / BuitenEuropa

d. HydromaticoS.A. Av.LaCastellana39-36

GUATEMALA

300gram,120×18×5cm Binnenland / Europa / BuitenEuropa

e. Medicom DePoel28

B9000GENT BELGIË

1520gram,49×35×0,3cm Binnenland / Europa / BuitenEuropa

f. SystematiquePractique

Mr.M.Despardieux

YaroslavivValstr.22

KIEV01034

OEKRAÏNE

Inkijkexemplaar

91gram,34×24×0,2cm Binnenland / Europa / BuitenEuropa

g. DuPont Bd.MohamedBenAbdel20

TANGER MAROKKO

52gram,34×24×0,2cm

Binnenland / Europa / BuitenEuropa

Opdracht14 Specialepostversturen

a. Geefdrievoorbeeldenvaneenpoststukdateenspecialevormvanverzendingnodigheeft.

b. NoemvierspecialemanierenwaaropjepoststukkenkuntverzendenbinnenNederland.

c. Wanneermaakjegebruikvaneenkoeriersdienst?

d. Watkomterbijkijkenwanneerjeeenpoststukperkoerierwiltverzenden?

e. Noemeenvoordeeleneennadeelvanpostverzendenmeteenkoeriersdienst.

Opdracht15 Extragefrankeerdepost

Extragefrankeerdepost

Bekijkhetfilmpje.Demedewerkstergeeftdriemogelijkhedenvanpostverzendenwaarbijpost extragefrankeerdwordt.

a. Welkedriemanierenvanpostverzendengeeftdemedewerksteruithetfilmpje?

b. Beschrijfwatdezedriemanierenvanpostverzendeninhouden.

Opdracht16 Postbeantwoorden

a. Noemviercommunicatiemiddelenwaarmeejeeenboodschapkuntoverbrengen.

b. Welkmiddelkunjegebruikenomiemandeenremindertesturen?

c. Noemviervoordelenvanelektronischepost.

d. Noemviernadelenvanelektronischepost.

e. Jewiltdatjecollegaophetkantooreenpaardeurenverderopietsvoorjeopzoekt.Welk middelgebruikjeomdittevragen?

f. Welkmiddelzoujegebruikenalsjeiemandovereengevoeligonderwerpmoetberichten?

g. Wanneerzoujeeenaangetekendebriefversturen?

h. Watzijndebelangrijksteverschillentusseneenzakelijkebriefeneenzakelijkee-mail?

Inkijkexemplaar

HOOFDSTUK2 OPSTELLENVANRAPPORTAGES

2.1Inleiding

Eenvanjouwadministratievetakenishetaanleverenvaninformatievoorjeleidinggevende ofcollega’s.Erzaljouregelmatigwordengevraagdofjeeenoverzichtvanverschillendesoorten gegevenskuntprinten.Bijvoorbeeldinformatieovermedewerkers,rapportagesvoorhet managementenverkoopcijfers.Dezegegevenshaaljeuitarchieven, personeelsinformatiesystemenenadministratievesystemenofgenereerjemeteigentools.

Inkijkexemplaar

Denkbijvoorbeeldaaneigenspreadsheets.Dezestukkenkunnengebruiktwordenals managementinformatie,maarkunnenookvanbelangzijnvoorhetopstellenvanhetjaarplan enhet(sociaal)jaarverslag.Vanjouwordtverwachtdatjijdeinformatietijdigencorrect aanlevertenookanderendaartoeaanzet.

Leerdoelen

• Jekentdefunctie,nutendoelgroepvaneenjaarplanensociaaljaarverslag.

• Jecontroleertgegevenskritischopvolledigheid,actualiteitenrelevantie.

• Jesteltgrafiekenentabellenopenvoegtdezeopjuistewijzeinbestand/documentin.

2.2Jaarplanen(sociaal)jaarverslag

Ominzichtelijktekrijgenwatjealsbedrijfindetoekomstwiltbereiken,makenbedrijven jaarplannenen(sociale)jaarverslagen.Datdoenzeookomtelatenzienwaterineenjaarmet hetbedrijfisgebeurd.Jaarplannenzijngerichtopdetoekomst,hetbepalenvandoelstellingen enhetbeschrijvenvanhoedezegerealiseerdkunnenworden.Jaarverslagenkijkenterugop hetafgelopenjaar.Zijndedoelstellingenbehaald,welkesuccessenzijngerealiseerdenhoe zietdejaarrekeningeruit?Hetsociaaljaarverslagrichtzichmeerophetpersoneelsbeleid.Bij hetsociaaljaarverslagdraaithetombelangrijkegebeurtenissenvanhetafgelopenjaar (terugblik),bijvoorbeeldhoogte-endieptepunten.

Visieenmissie

Injaarplannenen(sociale)jaarverslagenkomenbijnaaltijddewoorden ‘visie’ en ‘missie’ terug. Tweebegrippendieweleensdoorelkaarwordengebruikt.

Visie

Eenvisieisgerichtopdetoekomst.Dezegeeftaanwaardemedewerkersvoorgaanenwat hetbedrijfwilbereikenindetoekomst.Omdathetallemaalgerichtisopdelangetermijn,kan eenbedrijfeenvisiesomsbijstellen.

Missie

Eenmissiegaatoverdatgenewatdeorganisatienaarbuitentoewiluitdragen.Dezegeeftaan waarhetbedrijfendemedewerkersvoorstaan,welkimagozijwillenhebbenenwathun waardenzijn.Eenmissiewordtgeleidelijkaangeformuleerdenwordtnietsnelaangepast.

Verschilvisieenmissie

Missie Visie

Waardeorganisatievoorgaat

Gerichtopdeomgeving

Gerichtopdetoekomst(droom)

Vanuitdetoekomstgeformuleerd

Kanwordenbijgesteld

Jaarplan

Waardeorganisatievoorstaat

Gerichtopdeorganisatie

Wiewezijn,identiteit,imago,waarden

Vanuithetverledengeformuleerd

Inprincipetijdloos

Inkijkexemplaar

Eenjaarplaniseenverslagwaarindedoelenvaneenbedrijfofafdelingvoorhetkomendejaar staan.Bijvoorbeeldeenoverzichtvangeplandeprojectenenactiviteitenmetdaarbijvermeld debeoogdedoelenenwelkemensenenmiddeleningezetmoetenwordenomdezedoelente realiseren.Veelalstaannietalleendedoelenbeschreven,maarookdeactiepunteneneen planning.Lezersvanhetjaarverslagwillengraagwetenwaareenbedrijfzichindetoekomst meebeziggaathouden.Welzaleraltijdeenduidelijkverbandmoetenzijntussenzakenuit hetverledenenplannenvoordetoekomst(onderbouwdezealtijdgoed).Goedopgestelde jaarplannenvanbedrijvenkunjenaastelkaarleggenengeveneendoorlopendverhaalweer.

Voorbeeldvaneenjaarplan

Onderwerpeninhetjaarplan

Bijvoorbeeld:

• klanten

Wiezijndeklanten(internen/ofextern)?Watkanhetbedrijfhetkomendejaarvoorhen betekenen?Watisdedoelstellingnuenvoordetoekomst?

• management

Hoegaathetmanagementzijnvisieendoelstellingenrealiseren?Watbetekentdatvoorde maniervanleidinggeven?

• medewerkers

Watwordthetkomendejaarvandemedewerkersverwacht?Welkecompetentieszijndaarbij belangrijkenhoestaathetdaarnumee?Watwordtondernomenomdiecompetentieste ontwikkelen?

• producten/diensten

Watbetekentdevisievoordeproductenofdienstenvandeorganisatie?Watzijnde doelstellingendaarbij?

• processen

Welkeprocessenwordengehanteerdbijhettotstandbrengenvaneenproductofdienst? Hoeverandertdathetkomendejaaralsgevolgvandevisie?

• informatie

Welkeinformatieisnodigomdevisievanhetbedrijfterealiseren?

Doelgroepjaarplan

Jaarplannenzijnbedoeldvoordedirectie,hetmanagement,deafdelingenenhetpersoneel. Iederkanvanuithetjaarplanweereigendoelstellingenformuleren.

A3-methodiek

Eenjaarplanschrijvenkostvaakveeltijd.Erwordtveeltijdgestokeningrotedocumentendie mensenmisschienuiteindelijknieteenslezen.Jekuntookgebruikmakenvanbijvoorbeeld deA3-methodiek.Hierbijwordteenjaarplanweergegevenopéénvelpapier.Ditgebeurtaan dehandvaneenaantalaandachtsgebieden.HetbasisideevaneenA3-jaarplanisdatjeinéén oogopslagdesamenhangziettussendedoelen,activiteiten,organisatie,middelenenresultaten.

A3-methodiekvoorhetopstellenvaneenjaarplan.

VoorbeeldvaneenuitgewerktjaarplanvolgensdeA3-methodiek

Videojaarplan

Hoeveelmensenlezeneenjaarplanofjaarverslagvanbegintoteind?Hetkannatuurlijkveel aantrekkelijkerdooreenjaarplantepresenterenindevormvaneenvideoofanimatie.Als organisatiekunjedehighlightsineenpaarminutentonenenkunjemensenopeen laagdrempeligemanierlatenzienwatjewiltvertellen.

Voorbeeldvaneenvideojaarplan

Jaarverslag

Eenjaarverslagiseenverslagoverwatineenjaarineenbedrijfgebeurdisenwelkeresultaten daarinbereiktzijn.Hetiseenweergavevandegangvanzakenineenbedrijf.HetisinNederland verplichtdatbedrijvenjaarlijkseenjaarverslaguitbrengen.Eenjaarverslaggeefteenbeeld vanwatdeorganisatieallemaaldoetenhoeheterfinancieelvoorstaat.Daaromzienmensen hetookwelalseensoortvisitekaartjevandeorganisatie.

Onderwerpeninhetjaarverslag

Inhetjaarverslagwordendewerkzaamhedenengebeurtenissenvanhetbetreffendejaar gepresenteerd.Denkaandewerkmethoden,marketingcampagnes,successenendoelenvan hetbedrijf.Hetiseensoortrapportageoverallewerkzaamhedenengebeurtenissenwaarmee jeverantwoordingaflegtaanklantenenanderegeïnteresseerden.Dejaarrekeningishet financiëlegedeeltevanhetjaarverslagmetdebalans,dewinst-en-verliesrekeningeneen toelichtingdaarop.Verderbestaatdejaarrekeninguithetverslagvandedirectieeneen accountantsverklaring.Maareenjaarverslagbevatookgegevensoverniet-financiëlezaken, bijvoorbeeldinhetsociaaljaarverslagofhetmilieujaarverslag.

Doelgroepjaarverslag

Dedoelgroepvaneenjaarverslagisdivers.Hetkanbestemdzijnvoorklanten,aandeelhouders, banken,gemeenten,subsidiegevers,sponsoren,deondernemingsraad,hetpersoneel, vakbonden,collega-organisaties,concurrenten,overheden,actiegroepen,deKamervan Koophandelenhetgrotepubliek.

Sociaaljaarverslag

Eensociaaljaarverslagiseenverslagwaarinvooralaandachtwordtbesteedaandesociale factorenvanhetondernemingsbeleid.Hetgaatdaarbijvooraloveronderwerpenalshet personeelsbeleid,hetwerkgelegenheidsbeleidenhetziekteverzuimpercentage.

Onderwerpeninhetsociaaljaarverslag

Waterineensociaaljaarverslagkomttestaanmageenorganisatiegrotendeelszelfbepalen. Inprincipewordendaarinonderwerpenaangekaartwaaroverdeondernemingsraadook instemmingsrechtheeft.Bijvoorbeeld:

• personeelsaantallen(perafdeling)

• personeelsbeleidendoelen

Inkijkexemplaar

• arbeidsomstandigheden

• ziekteverzuim

• beloningenwaardering

• opleidingsbeleid

• loopbaanontwikkeling

• lopendeenafgeslotenprojecten

• aanname-enontslagbeleid(werving)

• personelevoorzieningen(zoalswerktijdenenvakanties)

• interviewsmetsleutelfigurenenmensenopdewerkvloer.

Doelgroepsociaaljaarverslag

Hetsociaaljaarverslagisbestemdvoorheteigenpersoneel,belanghebbendenen belangstellenden.

Vormenvaneen(sociaal)jaarverlag

Een(sociaal)jaarverslagisnaasteenoverzichtvanhetafgelopenjaareengeweldig promotiemiddel.Meteenbijzonderjaarverslagkunjeervoorzorgendatjeorganisatiezichkan profileren.Hoeaparterdevorm,hoegroterdekansdatjouworganisatieenhaaractiviteiten opvallen.

Een(sociaal)jaarverslagkunjeopverschillendemanierenmaken.Bijvoorbeeld:

Document

EenWord-ofpdf-documentzonderbijzondereopmaak.Risicohiervanisdatdikkejaarplannen wordengeschrevendiedoorniemandwordengelezen.

Gedruktdocument

Eenjaarverslagwordtvaaknoggemaaktindevormvaneengedruktdocument.Meestaleen A4-brochureinstaandformaat.Wiljemeeropvallen,kiesdanbijvoorbeeldeensvooreen liggendformaat,eenopvallendkaftenopvallendkleurgebruik.Voordeelvaneengedrukt verslagisdatjedaarinvanvoornaarachterkuntbladerenenhetersnelbijkuntpakken. Nadelenzijndehogekostenenhetfeitdateengedruktverslaghetmilieumeerbelast.

Onlinedocument

Gedruktejaarverslagenzijnprijzigenmindermilieuvriendelijk.Hetdigitalejaarplanenhet digitalejaarverslagzijndaarominopkomst.Vaakziejeeenjaarverslagindevormvaneenpdf opdewebsitevaneenbedrijfstaan,maarerzijnmeeroptiesomeenjaarverslagonlinete publiceren.Viadevolgendelinksvindjehiervanenkelegoedevoorbeelden:

2.3Ondersteunenbijhetmakenvanhetsociaaljaarverslag

Bijhetmakenvaneensociaaljaarverslagwordtmeestalinputgevraagdvanmeerderemensen enafdelingen.Ditomdateenjaarverslaginformatiegeeftovermeerdereonderwerpen.Denk bijvoorbeeldaanfinanciëlegegevens,marktgegevens,personelegegevens,HR-gegevens, gegevensmetnieuwswaarde,eenverslagvandedirectieengegevensvandeaccountant.En danmoetenaldezegegevensnogsamengevoegdwordentoteenpakkenddocumentmeteen juisteuitstraling.Eenfraaisociaaljaarverslagmaken,vergtduseenstrakkeplanning.Alsoffice assistanthebjijdaarinookeenaandeel.Bijvoorbeeldwatbetrefthetvergarenvangegevens, hetbewakenvandeplanningenhetaanleverenvandestukken.Jekuntnietvroeggenoeg beginnenmetdevoorbereidingenvoorhetmakenvaneen(sociaal)jaarverslag.Grotebedrijven nemensomswelachtmaandendetijdtussenplanningenpresentatie.Maarookvoorkleine bedrijvengeldt:beginoptijdenzorgvooreenstrakkeplanning.

Iseensociaaljaarverslagverplicht?

Bedrijvenzijnnietverplichtomeensociaaljaarverslagoptestellen.Welzijnbedrijvenvolgens artikel31bvandeWetopdeondernemingsradenwettelijkverplichtomschriftelijksociale informatieteverschaffenaandeondernemingsraad.Inditartikelstaatechternietdatdatin devormvaneensociaaljaarverslagmoetgebeuren.Hetmaaktdusnietuithoedegegevens aangeleverdworden;hetkunnenookverschillendedocumentenzijnoftabelletjes.Alsde informatiemaarbeschikbaaris.

Wiedragenbijaanhetsociaaljaarverslag?

Hetmakenvaneensociaaljaarverslagwordtnietgedaandooréénpersoon.Daarbijzijnnaast demensendiedeinputaanleverenvaaknogexternepartijenbetrokken.Denkaan:

• tekstschrijvers

• vormgevers

• eendrukker

• eenfotograaf.

Werkjebijeenkleinbedrijf,dankanhetzijndatdeaansturinghiervanvolledigbijjouligt.Werk jebijeengroterbedrijf,danishetbelangrijktewetenwieverantwoordelijkisvoorwelketaak enwatopgeleverdmoetworden.Jehebtdaneenondersteunenderolindecoördinatiehiervan.

Welkeinformatiemoetwordenverzameld?

Eensociaaljaarverslagbestaatnietalleenuiteenpresentatievandejaarcijfers,maarookuit eenprofielvandeorganisatieendebeleidsvisie.Voorveelorganisatieswordthetgezienals eenvisitekaartje.Belangrijkisdusdathetgoedoogtenprofessioneeloverkomt.

Devolgendeelementendragenhieraanbijenmogennietvergetenworden(afhankelijkvan devormvanhetsociaaljaarverslag):

• omslagmetdaaropdenaamvandeorganisatieenhetbetreffendejaar

• titel,bijvoorbeeldeentrefwoordofthemadatcentraalstonddatjaarVoorbeeldenvan thema’szijn ‘innovatie’, ‘overdegrens’, ‘waterrijk’ en ‘despelendemens’.

• inhoudsopgave

• voorwoord,geschrevendoordedirectieofhetbestuur

• afbeeldingendiepassenbijhetthemaofbijdeorganisatie

• eventueelschema’softabellenterverduidelijking

• opsommingenvanbijvoorbeelddeledenvanderaadvanbestuur,deondernemingsraad, dedirectie,deafdelingenen/ofdelocaties

• denamenvandesamenstellersinhetcolofon.

Inkijkexemplaar

Stappenplanvoorhetmakenvaneensociaaljaarverslag.

Vooralbijpunt9totenmet11zijntakenweggelegdvoordeofficeassistant.Jelevertopverzoek relevantestukkenenrapportagesaanenbewaaktdevoortgangmetbetrekkingtothet opleverenvanallegegevens.

Do’sendon’ts

Draagjebijaanhetmakenvaneensociaaljaarverslag?Doedansommigedingenvooralwel enanderedingenvooralniet.Eenaantaldo’sendon’ts:

Do’s:

• Rapporteeralleenoverzakendiebelangrijkzijnvoorhetbedrijf.

• Zorgvooreenlogischeopbouw.

• Zorgdatinbegrijpelijketaalgeschrevenwordt.

• Zorgdatinformatietijdigbeschikbaaris.

• Vermeldgeentegenstrijdigheden.

Inkijkexemplaar

• Houdinterviewsmetwerknemers.

• Interviewklantenoverwatzijvanwerknemersverwachten.

• Gebruikbeeldmateriaal.

• Maakeensamenvattingvandehighlights.

Don’ts:

• Vermijdenormelappentekst.

• Plaatsgeenpagina’svoltabellen.

• Kiesjeschrijfstijlzorgvuldig:nietteformeelenooknietteinformeel.

• Kieseenpassendelay-outdiepastbijwathetbedrijfwiluitstralen.

Informatiegenereren

Bijhetondersteunenvanhetopstellenvanhetsociaaljaarverslagkanjougevraagdworden ofjeinformatiewiltgenererenuitverschillendesystemen.Denkbijvoorbeeldaangegevens uiteenpersoneelsinformatiesysteem.Hierbijgaathetvaakomgegevensoverbijvoorbeeldde personeelsbezetting,hetziekteverzuim,hetverloop,deleeftijdsopbouwvanhetpersoneelen deopleidings-enontwikkelkosten.Jezorgtervoordatjedezegegevenssnelkuntaanleveren endatjezecontroleertopjuistheidenvolledigheid.Wantnatuurlijkwiljedatdeinformatie ineensociaaljaarverslagcorrectis.

Planning

Bijhetondersteunenvanhetopstellenvanhetsociaaljaarverslagishetookjouwtaakomde planninggoedindegatentehouden.Jeinformeerthiertijdignaarenweetwanneerdedatum vanopleveringis.Levertiedereenzijnstukkenengegevensoptijdaan?Hebjeditvoldoende metdebetrokkenenafgestemd?Enhoudjeookjeeigenwerkzaamhedenindegatenmet betrekkingtotdeinformatiediejezelfmoetgenereren?Ditisbelangrijk!Wordengegevens nietoptijdgeleverd,danlooptdevoortgangvandeproductievanhetjaarverslagspaak.Dat wiljealtijdbeslistvoorkomen.

Doelgroep

Hetsociaaljaarverslagwordtgeschrevenvoorbepaaldedoelgroepen.Dezekunnenheeldivers zijn.Hetisbelangrijkomvasttestellenwiededoelgroepenzijnenomdaarvooreenchecklist optestellen.Dezecheckliststeljesamenmetjeleidinggevendeop.Zoweetjenaarwelkeinenexternedoelgroepenhetsociaaljaarverslagverstuurdmoetworden.

Adressenbestand

Jestemttijdigmetjeleidinggevendeafnaarwiehetsociaaljaarverslagverstuurdmoetworden. Gaathetomeenfysiekebrochure,danzorgjevooreenup-to-dateadressenbestand.Gaathet omeendigitaleversievanhetjaarverslag,bijvoorbeeldeenonlinepdf,eenvideo,eenwebsite ofeenapp?Danzorgjevooreenup-to-datemailbestand.

Verzending

Inhetgevalvanfysiekeverzendingvanhetsociaaljaarverslaghebjenauwcontactmetde postkamerofrepro.Jemaaktdaarmeeafsprakenoverdeverzendingenzorgtdatzijbeschikken overeenactueeladressenbestand.Wordthetsociaaljaarverslagdigitaalverzonden?Dan bespreekjemetdemarketing-encommunicatieafdeling,ofmetiemanddieverantwoordelijk isvoordepr,hoededoelgroepopdehoogtewordtgebrachtvanhetverschijnenvanhet jaarverslag.Denkbijvoorbeeldaaneenpublicatie-uitingopdewebsite,eentweetopTwitter, eenberichtopLinkedInofeenaankondigingopYouTube.Jewilterinelkgevalmetzijnallen voorzorgendathetjaarverslaggezienengelezenwordt.

2.4Rapportagesenoverzichtenmaken

Inkijkexemplaar

Tijdensjouwwerkzaamhedenalsofficeassistantzaljeleidinggevendejouregelmatigvragen eenoverzichtofrapportagetemaken.Denkbijvoorbeeldaaninformatiedienuttigkanzijnbij eenMT-overleg,financieeloverlegofsalesoverleg.Dezeinformatiehaaljeuitsystemenof archieven,ofjemaaktzelfoverzichteninbijvoorbeeldExcel.Waarjedeinformatievandaan haalt,isafhankelijkvanwaardezetevindenis.Somsmoetjecollega’sraadplegenvoor aanvullendeinformatieomjeoverzichtcompleettekunnenmaken.Vanbelangisdatjealtijd kritischbentopwatjeaanlevert.Kloptdeinformatiedieerinstaat?Ishetoverzichtelijk gepresenteerd?Ishetactueelenrelevant?Rapportagesenoverzichtenzijnerinallerlei verschijningsvormen.

Rapportagesenoverzichtenmaken

Rapportage

Eenrapportageiseenverslagofweergavevaneenbepaaldonderwerp.Meestalwordteen rapportagegemaaktomdaterbehoefteisaaninformatie.Bijvoorbeeldeenfinanciëlerapportage ofeenomzetrapportage.Erzijnookrapportagesdieelkeperiodeopdezelfdemaniergemaakt moetenworden.Denkbijvoorbeeldaanmanagementrapportages.Daarvoormaakjemeestal eenstandaardrapportage.Moetjeantwoordgevenopeenspecifiekevraag,danzuljesoms eerstmeerderegegevensbijelkaarmoetenplaatsenomeengoedoverzichttecreëren.

Soortenoverzichten

Erzijntallozevormenvanrapportagesenoverzichten.Aanwelkesoortenoverzichtenmoet jedenkenalsjouwleidinggevendejevraagtinformatieaantedragen?Denkindeeersteplaats aaninformatiedietevindenisineenpersoneelsinformatiesysteemofineenander administratiefsysteem.Bijvoorbeeldinformatieoverhetpersoneel,vakantieoverzichten,de bezetting,hetziekteverzuim,hetpersoneelsverloop,deverhoudingman-vrouw,de leeftijdsopbouwendeopleidingskosten.Desoortinformatiewaarjeleidinggevendejouom vraagt,isafhankelijkvanwaarindeorganisatiejijwerkt.Werkjealsmanagementassistant, danzaljeleidinggevendeandereinformatievanjouverwachtendanwanneerjealsoffice assistantopeenverkoopafdelingwerkt.

Systemen

Erisnietéénmanierofsysteem(eenMSOffice-applicatieofeenanderprogramma)waarmee jeeenrapportageofoverzichtkuntgenereren.Ditisergafhankelijkvanwaardeinformatiete vindenis.Wanneerjehethebtoverpersoneelsgegevens,isereenredelijkekansdataldeze gegevenszijnopgeslagenineenpersoneelsinformatiesysteem.Financiëlegegevenszullenin eenboekhoudkundigpakketstaanenverkoopcijferszijnmisschienweerergensanderste vinden.EndanzuljegeregeldooknogzelfaandeslagmoetenommetbehulpvanExceleen overzichtelijkoverzichttemakenvaneenaantalbenodigdegegevens.Gelukkigwordenveel systemensteedsvakermetelkaargeïntegreerdenisinformatiedaardoormakkelijkeropte vragen.

Grafiekenentabellen

Grafiekenentabellenvergrotenhetinformatiegehaltevaneenrapportage.Daarnaastzorgen dezeervoordatdetekstleesbaarderwordt.Debelangrijksteredenenomgebruiktemaken vantabellenofgrafiekenzijn:

• verkorteweergave

Eengrafiekoftabelmaaktvaakinéénoogopslagduidelijkwaaroverhetgaat.

• verduidelijking

Tabellenengrafiekenmakenderelatiestussengegevensmakkelijkerzichtbaarvoorde lezer.

• nadruk

Inkijkexemplaar

Meteengrafiekoftabelkunjebelangrijkeelementenextrabenadrukken.

• afwisseling

Grafiekenoftabellenzorgenvoormeerafwisselingvoordelezer.

Inkijkexemplaar

Eenlijndiagram.

Eenstaafdiagram.

Eencirkeldiagram.

Vraagjewelaltijdafwateentabelofgrafiektoevoegtenwatjeermeewiltbereiken.Alshet nietmeerisdaneenleukplaatje,kunjeditbeterachterwegelaten,wantdandoeteentabel ofgrafiekafbreukaandegeloofwaardigheidenuitstralingvaneenrapportage.

Excel

MetExcelkunjeallerleigegevensineenspreadsheetzetten.Maarsomsishetaantrekkelijker omdeinformatietepresenterenineengrafiek.Grafiekenendiagrammenzijnenormhandige tools.MetExcelmaakjedezeheeleenvoudig.

Weeskritisch!

Alsjeleidinggevendejouvraagtgegevensaantedragen,wilhijdiehetliefstzosnelmogelijk hebben.Maarblijfaltijdkritisch.Vraagjeleidinggevendeduidelijkwanneerhijhetoverzicht wilhebben,welkegegevenshijwilhebbeneninwelkevormdezemoetenwordenaangeleverd. Betreftheteenalgemeenoverzichtofmoetendegegevensineengrafiekoftabelkomente staan?Moetenhetuitgebreidegegevenszijnofmoetendezejuistwordensamengevat? Daarnaastishetdusheelbelangrijkdatjijdegegevensdiejeaanlevertkritischbekijkt.Zijnze volledig?Zijnzerelevant?Nietsiszovervelendalsonderdelenmissen.Irrelevantezakendragen ooknietbijaaneenduidelijkoverzicht.Blijfaltijdscherpopwatjeaanlevert.

2.5Opdrachten

Opdracht1 Uitdepraktijk

Gajestraksaandeslagalsofficeassistant?Danzaljougevraagdwordenomoverzichtenover verschillendeonderwerpentemakenofomdezetegenererenuitsystemen.

Jegaatnusamenmeteenmedestudenteenkleinonderzoekhoudenindeklasenvervolgens eenoverzichtmakenvandeverkregengegevens.DatdoejeaandehandvanhetExcelbestand ‘Onderzoekinjeklas’

Onderzoekinjeklas

a. OpenhetExcelbestandenzorgdatjeantwoordenkrijgtopdevragen.Ditzoujeookklassikaal kunnendoen.

b. Vuldegegevensinophetwerkbladenpaszonodigdecriteriaaan.

c. Maaknueengrafiekvandegegevens.

d. Maakeenkleinrapportvanjeonderzoeksgegevens.Leverhetrapportalsbijlageinbijje docent.

Opdracht2 Eigenervaring

a. Hebjijweleenseen(sociaal)jaarverslaggelezen?Bijvoorbeeldtijdensjestage?Zoja,wat vondjeerleukofnietleukaan?

b. Zoekopinterneteen(sociaal)jaarverslagvaneenbedrijfdatjouaanspreekt.Welke onderdelenvindjeinteressantomtelezen?

c. Lijkthetjouleukomeenbijdrageteleverenaanhetmakenvaneen(sociaal)jaarverslag? Legjeantwoorduit.

d. Maakjeweleenseenoverzichtvangegevensineenspreadsheet?Zoja,geefeenaantal voorbeelden.Zonee,waardenkjedatjeeenspreadsheetgoedvoorkuntgebruiken?

Opdracht3 Jaarplanen(sociaal)jaarverslag

a. Waaromstelteenbedrijfeenjaarplanop?

b. Noemvijfonderwerpendieineenjaarplanaandeordekunnenkomen.

c. Voorwiewordteenjaarplangemaakt?

d. WelkevoordelenheeftdeA3-methodiek?

e. Iselkbedrijfverplichtomelkjaareenjaarverslagtemaken?

f. Watwordtweergegevenineenjaarverslag?

g. Watishetverschiltussenhetjaarverslagenhetsociaaljaarverslag?

h. Voorwiewordthetsociaaljaarverslaggemaakt?

i. Noemvijfonderwerpendieineensociaaljaarverslagaandeordekunnenkomen.

Inkijkexemplaar

j. Eenjaarverslagkanopverschillendemanierenwordengepubliceerd.Noemviermanieren.

k. Welkevierexternepartijenkunnenbetrokkenwordenbijhetmakenvaneen(sociaal) jaarverslag?

Opdracht4 Rapportagesenoverzichtenmaken

a. Eenkolom-ofstaafdiagramismeestalgeschiktvoorhetvergelijkenvangegevens. Waar / Nietwaar

b. Inhetbedrijfwaarjewerktis30%vandemedewerkersbovende40jaar.40%vande medewerkersistussende30en40jaarenderestisjongerdan30jaar.Metwelkegrafieksoort kunjedithetbestweergeven?

cirkeldiagram

kolom-ofstaafdiagram

lijngrafiek

gestapeldekolom-ofstaafdiagram

c. Jehebteenbijbaantjeindehorecaenkrijgtelkeweekuitbetaald.Deeneweekwerkjemeer dandeandereweek,dusjeontvangtelkeweekeenanderbedrag.Jewiltditweergevenin eengrafiek.Welkesoortgrafiekgebruikje?

cirkeldiagram

kolom-ofstaafdiagram

lijngrafiek

d. Jeloopttweekeerindeweekvijfkilometerhard.Jelooptdeeersteweek30minutenen deweekerna29minuten.Deweekdaarnaloopjeweerendoejeer28minutenover.Deze gegevenshoudjeinExcelbijineenlijngrafiek.Isdateengoedekeuze?

e. Hetbedrijfwaarjewerktheefttweenieuweproductengelanceerd.Jeleidinggevendevraagt jouofjedeomzetpermaandvandetweeproductenmetelkaarwiltvergelijkenineen grafiek.Welkegrafieksoortgebruikje?

cirkeldiagram

lijngrafiek

kolom-ofstaafgrafiek

samengesteldekolom-ofstaafgrafiek

Inkijkexemplaar

Inkijkexemplaar

HOOFDSTUK3

VERWERKENENVOORBEREIDENVANPERSONEELSZAKEN

3.1Inleiding

Elkbedrijfdatwerknemersindienstheeft,moeteenpersoneelsadministratiebijhouden.In dezeadministratieslaatdewerkgeverallerleigegevensoverzijnpersoneelop.Alsoffice assistantleverjehiervaakookeenbijdrageaan.Jeverwerktbijvoorbeeldverschillendesoorten persoonlijkeenniet-persoonlijkegegevensvanenoverpersoneelsleden(aan-en afwezigheidsregistratie,verlofdagen,ziek-enhersteldmeldingen,functionerings-en beoordelingsgesprekken,mutatiespersoneelsleden)ineensysteemvoorgegevensbeheer.

Demeesteorganisatiesverwerkentegenwoordigdepersoneelsadministratieineendigitaal personeelsinformatiesysteem.Metzo’nsysteemslaateenorganisatiemakkelijkergegevens op,haaltzijgegevensterugenbespaartzijeenhooppapierwerk.Bovendienkaneenorganisatie meteenpersoneelsinformatiesysteemmakkelijkervoortgangsrapportagesen-analysesmaken. Zokaneenwerkgeverbijvoorbeeldmetéénklikzienhoeveeldagenzijnwerknemersziekzijn ineenbepaaldjaar.Alsdewerkgevereenpersoneelsinformatiesysteemopdejuistewijze implementeert,bespaarthijveeltijd,geldenmoeite.

Leerdoelen

• Jekentdebasisprincipesvanderechtenenplichtenvandemedewerkerbij verlof/verzuimenarbeidstijdvolgensdewetendecao.

• Jekentdeproceduresrondziek-enhersteldmeldingen.

• Jekentdemeestgangbareverlof-/verzuimsoortenendetoepassingenhiervan.

• Jeberekentdeverloftegoedenopdejuistewijzemetdejuisteformules,rekeninghoudend metparttime/fulltimeenverwerktdezeinhet(digitale)systeem.

• Jepastdeprocedure/afsprakentoevoorhetziekenhersteldmeldenvanmedewerker(s).

• Jegenereertoverzichten(vanéénofmeermedewerkers)metverlofsaldi,vakantiedagen ofziekteverzuim.

• Jekentdeprocedurerondaan-enafwezigheidsadministratie.

• Jeplantdebeoordelings-enfunctioneringsgesprekkentijdigin.

3.2Cao's

Caostaatvoorcollectievearbeidsovereenkomst.Collectiefishettegenovergesteldevan individueel.Eencaoisduseenarbeidsovereenkomstdiegeldtvooreenhelegroepmensen, bijvoorbeeldvoorallemensendiewerkenindezorgofindehoreca.Erzijnheelveel verschillendecao’sperbranche.Decaowordtafgeslotentussenéénofmeerwerkgeversen dewerknemersuiteenbranche.

Watiseencao?

Eencaoiseenschriftelijkeovereenkomstwaarinafsprakenoverarbeidsvoorwaardenzijn vastgelegd.Bijvoorbeeldoverhetloon,toeslagen,betalingvanoverwerk,werktijden,een proeftijd,eenopzegtermijnofhetpensioen.Eencaoismeestalbranchegerelateerd.

Wiesluiteencaoaf?

Eencaowordtafgeslotendooréénofmeerwerkgevers.Maareencaokanookafgesloten wordendooréénofmeerwerkgeversorganisaties,bijvoorbeeldMKB-NederlandofLTO Nederland.Ofdooréénofmeermedewerkersorganisaties.Ditzijnmeestalvakbonden.Denk bijvoorbeeldaandevakbondenFNVenCNV.

Afsprakenindecaoenwettelijkeafsprakenoverarbeidsvoorwaarden

Deafsprakenineencaozijnvaakgunstigerdandeafsprakenoverarbeidsvoorwaardeninde wet.Loonafsprakenbijvoorbeeldkunnenhogerzijnvastgesteldindecao.Ofmedewerkers hebbenvolgensdecaorechtopmeervakantiedagendanhetwettelijkeminimumaantal vakantiedagen.Deafsprakenineencaomogennooitinstrijdzijnmetdewet.Indecaomag dusgeenlagerloonstaandanhetminimumloonofmindervakantiedagendanvolgensdewet isvastgesteld.

Inkijkexemplaar

Tweesoortencao’s

Erbestaantweesoortencao’s:

Bedrijfstak-cao

Eenbedrijfstak-caoiseencaodiegeldtbinneneenbepaaldebrancheofsector,bijvoorbeeld voordebouw-endemetaalsector.Zo’ncaowordtafgeslotentussenéénofmeerwerkgevers ofwerkgeversorganisatiesenéénofmeermedewerkersorganisaties.Nederlandkentongeveer 250bedrijfstak-cao's.Deonderhandelingenoverdezecao'swordenpersectorgevoerddoor branche-envakorganisaties.

Eenoverzichtvancao’spersectorvindjehier.

Ondernemings-cao

Deondernemings-caoisvooralbedoeldvoormiddelgroteengrotebedrijven.InNederland zijnerintotaalongeveer850ondernemings-cao's.Eenondernemings-caowordtafgesloten tusseneenwerkgeverenéénofmeermedewerkersorganisaties.

AlgemeenVerbindendVerklaring(AVV)

Wanneereencaoalgemeenverbindendwordtverklaard,betekentditdatdebetreffende cao-afsprakennietmeeralleengeldenvoordebedrijvenenmedewerkersdiezijnaangesloten bijdewerkgevers-enmedewerkerspartijendiedecaohebbenafgesloten,maarookvan toepassingwordenverklaardopalleoverigebedrijvenindebetreffendesector.DeAVVwordt aangevraagdbijhetministerievanSocialeZakenenWerkgelegenheid.Datgebeurtdoorde cao-partijendiedecaohebbenafgesloten.

Geencao

Alsergeencao'sofeigenregelingenzijn,maakteenmedewerkersamenmetdewerkgever afsprakenoverdearbeidsvoorwaarden.Hierbijgeldendealgemeneregelsvande arbeidswetgeving.DezestaanonderandereindeWetminimumloonen minimumvakantiebijslag,deArbeidstijdenwet,deArbeidsomstandighedenwet,deWetarbeid enzorgenhetBurgerlijkWetboek.Hetisverstandig(maarnietverplicht)omdezeafspraken schriftelijkvastteleggenineenindividuelearbeidsovereenkomst.

3.3SoortenverlofCAO

MedewerkersinNederlandhebbenrechtopeengrootaantalsoortenverlof.Erstaan bijvoorbeeldzorgverlofregelingenindeWetarbeidenzorg(Wazo).Medewerkersmogenook vrijvragenvoorgebeurtenissendienietzijnopgenomenindeWazo,bijvoorbeeldwanneer eenfamilielidtrouwtofoverlijdt.Ditheetbijzonderofbuitengewoonverlof.

Cao

Hetbijzonderofbuitengewoonverlofisgeregeldindecao.Dezeverlofregelingverschiltper arbeidsovereenkomst,bedrijfencao.Indienmedewerkersverlofwillenvanwegeeengebeurtenis dienietindeWazoofcaoisgeregeld,isdewerkgevernietverplichtdaarvoorvrijtegeven.Zo ishetbijvoorbeeldnietverplichtomiemandeenvrijedagtegevenoftelatenopnemenbijhet overlijdenvaneengoedevriendofvriendin,omdathethierbijnietgaatomeenbloedverwant. Tochkunjejewelvoorstellendateenmedewerkergraagafscheidwilnemenvandiepersoon enhetverliesmoetverwerken.

Bijzonderverlof

Alseenmedewerkeronderwerktijdandereverplichtingenheeft,kandieonderbepaalde omstandighedenmetbetaaldverlof.Denkaaneendoorbetaaldevrijedag,zoalsbijbruiloften enbegrafenissenofalsjeonverwachtonderwerktijdnaardedokteroftandartsmoet.Dat noemjebijzonderverlof.Hiernahebbenwedeverschillendesoortenbijzonderverlofopeen rijtjegezet.Checkvoordepreciezeregelingaltijdeerstdecaovanhetbedrijfwaarjewerkt.

Ondertrouw

Wanneereenmedewerkerinondertrouwgaat,heeftdezenormaalgesprokenrechtopéén vrijedag.

Huwelijk

Alseenmedewerkerzelfgaattrouwen,heeftdezerechtoptweetotviervrijedagen.

Huwelijkfamilielid(eerstegraadsoftweedegraads)

Wanneereenkind,broer,zus,ouder,schoonouder,zwagerofschoonzusgaattrouwen,heeft eenmedewerkerrechtopéénvrijedag.Voorwaardeisdatdehuwelijksplechtigheidwordt bijgewoond.

Jubilea

Bijeenjubileumkaneenmedewerkerverlofkrijgen.Erzijnverschillendesoortenjubilea.

Dienstjubileum

Demedewerkeriseenbepaaldaantaljarenindienstbijzijnwerkgever.Afhankelijkvande lengtevandedienstbetrekkingkrijgthijééntotdriewerkdagenvrij.

Huwelijksjubileum

Bijheteigenhuwelijksjubileum(bijvoorbeeldeen25-of40-jarigjubileum)ofbijhet huwelijksjubileumvanouders,schoonoudersofpleegouders(zoalseen25-,40-,50-of60-jarig jubileum).

Verhuizing

Gemiddeldkaneenmedewerkertweewerkdagenperjaaropnemenvoorzijnverhuizing.

Overlijden

• Echtgenoot/partner,bloed-ofaanverwantenindeeerstegraad:vierdagenvanafdedag vanoverlijdentotenmetdedagvandebegrafenisofcrematie.Ondereerstegraadsfamilie wordtverstaan:departner,deoudersendeeigenkinderen(ofadoptiekinderen).

• Bloed-ofaanverwantenindetweedegraad:tweedagen,namelijkdedagvanoverlijden endedagvandebegrafenisofcrematie.Ondertweedegraadsfamiliewordtverstaan:broers, zussenengrootouders.

• Bloed-ofaanverwantenindederdeenvierdegraad->ééndagvoorhetbijwonenvande begrafenisofcrematie.Onderderdegraadsfamiliewordtverstaan:overgrootouders,ooms, tantes,nevenennichten.Ondervierdegraadsfamiliewordtverstaan:betovergrootouders, achternevenenachternichten.

Onbetaaldverlof

Erbestaatgeenwettelijkrechtophetopnemenvanonbetaaldverlof.Medewerkerskunnen nietzomaaronbetaaldverlofnemen.Ditmoetgoedgekeurdwordendoordewerkgever.Wordt ditverzoekgoedgekeurd,danzalvoordieverlofdaghetsalarisnietwordendoorbetaald.Het isgebruikelijkdatdemedewerkertijdensonbetaaldverlofgeenvakantiedagenofbijvoorbeeld pensioenopbouwt.

Feestdagen

Totdedoorbetaaldevrijedagenhorendeerkendefeestdagen:Koningsdag,TweedePaasdag, Hemelvaartsdag,TweedePinksterdag,EersteenTweedeKerstdagennieuwjaarsdag.Daarnaast isBevrijdingsdageensindevijfjaareenerkendefeestdag.Deverplichtedoorbetalingopdeze dagenisnietwettelijkgeregeld,maarismeestalopgenomenindecao.Sommigecao’snemen ookGoedeVrijdagofhetSuikerfeestopals(doorbetaalde)vrijedag.Deverplichtedoorbetaling geldtalleenwanneereenfeestdagopeenwerkdagvandewerknemervalt.

Studieverlof

Werkgeversgevenéénofmeerbetaaldeverlofdagenalsdemedewerkereencursus,training ofopleidingvolgtdieinhetbelangvanhetbedrijfis.Alsdewerkgeverditnietdoet,zalde medewerkerhiervoorvakantiedagenmoetenopnemen.

Verlofendoktersbezoek

Wettelijkisnietsgeregeldoververlofvoordoktersbezoek.Ineencao,arbeidsovereenkomst ofbedrijfsreglementkunnenhieroverafsprakenstaan.Meestalisdeafspraakdatmedewerkers zoveelmogelijkinhunvrijetijddeartsoftandartsbezoeken.Alshetnietanderskanende afspraakisonderwerktijd,hoevenmedewerkershiervoorvaakgeenverlofureninteleveren.

3.4SoortenverlofWetarbeidenzorg

InNederlandkennenweverschillendesoortenverlof.Demeestvoordehandliggendeverloven zijndevakantiedagenwaaropiedereendieinloondienstisrechtheeft.Ditisvastgelegdinhet BurgerlijkWetboek.Maarmedewerkershebbenrechtopnogveelmeersoortenverlof.Daarbij benjealswerkgeverinsommigegevallenverplichthetsalarisvanjemedewerkersdoorte betalen.Alswerkgeverbenjeverplichtmedewerkersvrijtegevenbijbijvoorbeeldzwangerschap ofvoorhetverzorgenvaneenouder.DezezorgverlovenzijngeregeldindeWetarbeidenzorg (Wazo).Medewerkersmogenookvrijvragenvoorgebeurtenissendienietzijnopgenomenin deWazo,bijvoorbeeldwanneereenfamilielidtrouwtofoverlijdt.Ditheetbijzonderof buitengewoonverlof.

Wazo

DeWazoiseenNederlandsewetwaarinhetrechtopverschillendeverlofsoortengeregeldis, zoalsouderschapsverlofenzorgverlof.Dezewetmaakthetvoormedewerkersmakkelijkerom werkenprivémetelkaartecombineren,bijvoorbeeldinhetgevalvanzwangerschap. Werkgeverszijnverplichtomhieraanmeetewerken.Afhankelijkvanhetsoortverlofwordt hetsalarisdoorbetaald.

Calamiteitenverlof

Duurvanhetverlof?

Zoveeltijdalsnodigisvoorhetoplossenvandeeerste problemen.

Ja. Salarisdoorbetalen?

Calamiteitenverlofisbedoeldomdirectvrijtekunnennemenvanwegeonvoorzienepersoonlijke omstandigheden.Denkbijvoorbeeldaaneenleidingdieinhuisspringt.Ookkanhetgaanom zeerbijzonderepersoonlijkeomstandigheden.Calamiteitenverlofkaneenpaarurentoteen paardagenduren,afhankelijkvandesituatie.Dewerkgeverbetaalthetsalarisdoortijdens hetverlof.

Kortdurendzorgverlof

Duurvanhetverlof?

Salarisdoorbetalen?

Perjaarmaximaaltweekeerdewekelijksearbeidsduur.

Ja(minstens70%procentvanhetsalaris).

Kortdurendzorgverlofisbedoeldvoorwanneereenpaardagennoodzakelijkezorggeboden moetwordenaan(pleeg)kinderen,departnerofouders.Tijdenshetkortdurendzorgverlof krijgtdemedewerkerminstenszeventigprocentvanhetsalaris.Alsdatminderisdanhet minimumloon,isdewerkgeververplichthetminimumloondoortebetalen.Eenmedewerker magpertwaalfmaandenmaximaaltweekeerhetaantalurendathijperweekwerktopnemen voorkortdurendzorgverlof.Zorgverlofisookmogelijkvoorbroers,zussen,grootouders, kleinkinderen,huisgenotenenbekenden.

Langdurendzorgverlof

Duurvanhetverlof?

Nee. Salarisdoorbetalen?

Perjaarmaximaalzeskeerdewekelijksearbeidsduur.

Moetiemandlangeretijdvooreengezinslidzorgen,danwordtlangdurendzorgverlof opgenomen.Daarbijmoethetwelgaanomeenernstigeoflevensbedreigendeziekte.De werkgevermagditnietweigeren,maarhoeftditverlofnietdoortebetalen.

Zwangerschaps-enbevallingsverlof

Duurvanhetverlof?

Salarisdoorbetalen?

Maximaalzestienweken(oflangerbijcouveuseverlof).

Ja,100%.Uitkeringdieviawerkgeverofrechtstreeksdoorhet UWVwordtbetaald.

Iemanddieinloondienstenzwangeris,heeftrechtopmaximaalzestienwekenzwangerschapsenbevallingsverlof.Hetzwangerschapsverlofbegintzestotvierwekenvoordeuitgerekende bevallingsdatumenduurttotenmetdedagvandebevalling.Daarnaheeftdemoederrecht opeenbevallingsverlofvantenminstetienweken.Wordthetkinddirectopgenomeninhet ziekenhuis,danheeftdemoedervanhetkindrechtopextracouveuseverlof.Bijvoorbeeldals hetkindtevroeggeborenwordt.Hetbevallingsverlofkandanmaximaaltienwekenlanger duren.Indieperiodewordtdemoederinstaatgesteldomhetkindthuisteverzorgennadat hetuithetziekenhuisisgekomen.Tegenwoordigishetookmogelijkombevallingsverlofflexibel optenemen.

Inkijkexemplaar

(Aanvullend)geboorteverlofofpartnerverlof

Duurvanhetverlof?

Salarisdoorbetalen?

Eénkeerdewekelijksearbeidsduur.Aanvullendgeboorteverlof duurtvijfkeerhetaantalwerkurenperweek.

Ja,maaralleenbijgeboorteverlofofpartneverlof.Bijaanvullend geboorteverlofuitkeringUWVvan70%salaris,mogelijk aangevulddoorwerkgevertot100%.

Alsdepartnernetisbevallen,heeftdemedewerkerrechtopgeboorteverlof.Hetverlofishet aantalwerkurenperweek.Sinds1juli2020heeftdemedewerkerookrechtopvijfweken aanvullendgeboorteverlof.Ditverlofkanwordenopgenomennaheteerstegeboorteverlof. HetaanvullendgeboorteverlofgaatviahetUWVenwordtdoordewerkgeveraangevraagd. Demedewerkerkrijgteenuitkeringvan70%vanhetsalariseninsommigecao'sisopgenomen datdewerkgeverhetaanvulttot100%.

Adoptieverlofofpleegzorgverlof

Duurvanhetverlof?

Salarisdoorbetalen?

Maximaalzesweken.

Ja,100%.Uitkeringdieviawerkgeverofrechtstreeksdoorhet UWVwordtbetaald.

Wanneerouderseenkindadopteren,istijdnodigomaandezenieuwesituatietewennen. Daarvoorishetadoptieverlofgeregeld.Pleegzorgverlofwordtgebruiktwanneereenpleegkind ineengezinwordtopgenomen.Dezesoortenverlofgeldenvoorbeideouders.

Bijadoptieverlofofpleegzorgverlofhoeftdewerkgeverhetsalarisnietdoortebetalen.De adoptie-ofpleegouderskrijgenweleenadoptie-uitkeringofpleegzorguitkeringvanUWV.Deze uitkeringisongeveerhonderdprocentvanhetsalarisvandemedewerker.

Ouderschapsverlof

Duurvanhetverlof?

Inkijkexemplaar

Salarisdoorbetalen?

26keerdewekelijksearbeidsduur.

Ja,gedurende9weken70%vanhetsalaris.

Ouderschapsverlofisverlofdatdemedewerkerkanopnemenvoordezorgvooreenkindjonger dan8jaar.Opdezemanierkandeoudertijdelijkmeertijdbestedenaanditkindendeeventuele anderekinderenbinnenhetgezin.Beideouderskunnenvooriederkindeenmaal ouderschapsverlofopnemen.Eenmedewerkerheeftrechtopouderschapsverlofvoor26keer hetaantalurendatdezeperweekwerkt.

Alseenmedewerkerindiensttreedt,kanhijverzoekenom(hetresterendedeelvan)het ouderschapsverlofoptenemen.Devorigewerkgevermoetdanaandemedewerker,alsdie daaromvraagt,eenverklaringvanderesterendeaanspraakopouderschapsverlofafgeven.

3.5Procedureverlofaanvraag

Veelmedewerkersnemenhunvrijedagenopindezomerenaanheteindevanhetjaar.De werkgevermoetjouelkjaardegelegenheidgevenomjewettelijkevakantiedagenoptenemen. Hiervoordienjeeenschriftelijkofdigitaalverzoekinbijjewerkgever.Inprincipemoetje werkgeverzoveelmogelijktegemoetkomenaanjouwaanvraag.Injearbeidsovereenkomst ofcaokanditechterandersgeregeldzijn.Hoemoetjejevakantieaanvragen?

Digitaleverlofkaart

Dezebrongaatervanuitdatopdeafdelingpersoneelszakenvaniederemedewerkereen ‘afwezigheidsoverzicht’ digitaalwordtbijgehouden.Inzo’nsysteem,eenverlof-en verzuimregistratiesysteem,staandoorgaansdegeboortedatum,dedatumvanindiensttreding, defunctie,deafdelingendevakantierechtenvoorhetlopendekalenderjaarpluseventuele overgeblevenvakantiedagenvanvorigjaarenverzuimurendoorziekteofbijzonderverlof.De verlofkaartismeestaleenspreadsheetdieeruitzietalseenjaarkalender.

Inkijkexemplaar

Digitaalverlofoverzicht.

Verlofbriefjes

Eenanderemethodeomdevakantiebijtehoudenisdoorgebruiktemakenvanverlofbriefjes. Dezewordendoordemedewerkeringevuld.Hijvermeldtdaaropdedatumofdatawaarophij vrijwilhebbenenderedendaarvoor(eventueelwordtditooktoegepastvoorbuitengewoon verlof).Hetbriefjegaatvervolgensnaardeleidinggevende.Alsdezeakkoordgaat,tekenthij hetbriefje,stuurthijhetorigineelterugnaardemedewerkerenstuurthijeenkopienaarde afdelingpersoneelszaken.Daarwordtdeverlofaanvraagverwerktindeadministratie. Medewerkerenleidinggevendezijninditsysteemvoordestandvanderesterendevrijedagen afhankelijkvandeafdelingpersoneelszakenofvaneeneigenextraadministratie.

Verlof-enverzuimregistratiesysteem

Meteenverlof-enverzuimregistratiesysteemzijnhetvakantiesaldoendebijbehorende opnamenvanvakantiedagenvanmedewerkerssnelinzichtelijk.Jekunteenverlofaanvraag directdigitaalindienen.Deleidinggevendeontvangtautomatischeenverzoekvoorautorisatie pere-mailendeaanvraagverschijntvervolgensinhetsysteem.Naautorisatievanhetverlof wordthetvakantiesaldoautomatischbijgewerkt.Indezetekstbronwordenvoorbeelden gebruiktuitAFASInSite.NatuurlijkzijnerhonderdenHR-systemendieopeenzelfdemanier werken.DenkbijvoorbeeldaanUnit4,Exact,ADPofRAET.

VoorbeeldHR-applicatieAFASInSite.

Verlofaanvragen

Bijhetgebruikvaneenverlof-enverzuimregistratiesysteemzaldeverlofaanvraagervaakals volgtuitzien:

WorkflowverlofaanvraagAFASInSite.

Stap1Aanvraagverlof

Demedewerkerlogtinhetsysteeminenkrijgteenoverzichttezienvandetotdanopgenomen enresterendeverlofurenperperiode.Demedewerkermaaktvervolgenseen ‘verzoek’ aan.Dit komtterechtindee-mailboxvandedirectleidinggevende.

Stap2Ontvangstverlofaanvraag

Deleidinggevendeontvangtdigitaaldeverlofaanvraag.

Stap3Afhandelingverlofaanvraag

Deleidinggevendekandeingediendeverlofaanvraaggoedkeuren,wijzigenofafkeurenenkan (afhankelijkvanhetsysteem)dezekeuzeonderbouwen.Hetantwoordwordtverstuurdnaar demedewerkerenhetgeautomatiseerdeverlofsaldowordtdirectaangepast.

Stap4Retourverlofaanvraag

Demedewerkerontvangtookdigitaaldegoedkeuringofafwijzingvandeverlofaanvraagen zietmeteenwatzijnresterendeverlofurensaldois.

Inkijkexemplaar

VerlofsaldiAFASInSite.

Verlofoverzicht

Hetvoordeelvaneenverlof-enverzuimregistratiesysteemisdatjedaarinookkuntzienwie wegisdekomendemaandofzomerperiode.Viahandigeschema’sisditpermedewerker,per afdelingofvoordeheleorganisatieinzichtelijk.Zovoorkomjehetontstaanvaneenongunstige overlapdievooronderbezettingkanzorgen.

VerlofkaartvanéénmedewerkerinAFASInSite.

Inkijkexemplaar

Verlofsaldovanmeerderemedewerkers.

Hoemaakikeenvakantieplanning?

Zorgdatdemedewerkerstijdigaangevenwanneerenhoelangzeindevakantieperiode (bijvoorbeeldzomerofkerst)vrijwillenhebben.Inventariseervervolgenswatde ‘workload’ indevakantiezalzijn:ligterveelwerkofishettedoenmetmindermensen?Ishetdrukkerof juistminderdruk?Merkjedateronderbezettingisineenvakantieperiode?Zorgdatjedan bekijktofdeeventueleonderbezettingopgevangenkanwordenmetvakantiehulpen,stagiaires enuitzendkrachten.Ofdooreenbeterespreiding.

Inkijkexemplaar

Voorbeeldvakantieplanning.

3.6Vakantiedagen

Werknemerswordenbetaaldomhunwerktedoen.Elkedagenelkuurdatzijafwezigzijn,kost geld.Eendeelvandatgeldwordtindeloopvandegewerktedagendoorhemzelfbijelkaar ‘gespaard’ engereserveerdvoordevakantiewaarophijrechtheeftvolgenszijn arbeidsovereenkomst.Veelwerknemersnemenhunvrijedagenopindezomerenaanhet eindevanhetjaar.Hoeveelvakantiedagenheefteenwerknemereigenlijkenhoemoethij vakantiedagenaanvragen?

Hoevraagjevakantiedagenaan?

Vakantiedagenvraagjeschriftelijkofdigitaalaanviaeenpersoneelsinformatiesysteem.De leidinggevendemoetaltijdgoedkeuringgeven.Hetisdeintentiedatdewerkgeverakkoord gaatmetdezeaanvraag.Maarsteldatdeaanvraagproblemenoplevertomdatmeerdere collega’sdanvrijwillenhebben,dankanhetzijndateenwerkgeverhetverlofmoetafwijzen. Daaromishetwenselijkdatwerknemershunvakantiedagenoptijddoorgeven.Hetbedrijf moetdewerknemerelkjaardegelegenheidgevenomdewettelijkevakantiedagenopte nemen.Inprincipemoetdewerkgeverdevakantievaststellenopbasisvandewensenvande werknemer.Indearbeidsovereenkomstofcaokanditechterandersgeregeldzijn.

Ophoeveelvakantiedagenhebjerecht?

Iederewerknemerbouwtvakantiedagenop.Erzijntweesoortenvakantiedagen:wettelijke vakantiedagenenbovenwettelijkevakantiedagen.

Wettelijkevakantiedagen

Dewettelijkevakantiedagenzijnvooriederewerknemergelijk.DitisgeregeldinhetBurgerlijk Wetboek.Iederbouwtjaarlijksvierkeerhetaantalvakantiedagenopdatwekelijkswordt gewerkt.Hetaantalvakantiedagenisdusafhankelijkvanhetaantalurendatjegemiddeldper weekwerkt.

Wanneerjeeencontracthebtvanveertigurenperweek(dusvijfdagenperweek),hebjedus rechtopviermaalveertiguren(160uurperjaar)ofviermaalvijfdagen(twintigdagenperjaar) vakantie.

Bovenwettelijkevakantiedagen

Debovenwettelijkevakantiedagenzijnextravakantiedagendieeenwerknemeropbouwt. Bovenwettelijkevakantiedagenzijndeextravakantiedagenwaaropeenwerknemeropbasis vanzijnindividuelearbeidsovereenkomstofcaorechtheeft.

Kunjevakantiedagenlatenuitbetalen?

Alleendebovenwettelijkevakantiedagenmogenwordenuitbetaald.Dussteldatjetwintig wettelijkevakantiedagenenvijfbovenwettelijkevakantiedagenhebt,danwordenalleende vijfbovenwettelijkevakantiedagenuitbetaaldalsjedaarvoorkiest.Letop:ditisaltijdafhankelijk vandeafsprakendiegemaaktzijnindecaoofdeindividuelearbeidsovereenkomst.

Kunjevakantiedagenbewaren?

Ja,hetismogelijkjevakantiedagenmeetenemennaareenvolgendkalenderjaar.Voorde wettelijkevakantiedagengeldtdateenwerknemerdezebinnenzesmaandennahetopbouwjaar kanopnemen.Daarnavervallendezedagen.Ongebruiktevakantiedagenuit2022vervallen dusper1juli2023.Integenstellingtotwettelijkevakantiedagenkaneenwerknemerzijn werkgeververzoekenombovenwettelijkevakantiedagentelatenuitbetalen.Ditmagbinnen vijfjaar.Erzijnweluitzonderingen.Bijvoorbeeldwanneereenwerknemerdoordruktegeen vakantiedagenkanopnemen.

Ziekwordentijdensdevakantie

Alsjetijdensjevakantieziekwordt,wordendezevakantiedagenomgezetinziektedagen.Over dezedagenhoudtdewerkgevergeenvakantiedagenin.Welmoetjejedirectofficieelziek meldenbijjewerkgever.Insommigegevallendientbijvoorbeeldeendoktersverklaring afgegeventeworden.

Magjealsjeziekbentopvakantiegaan?

Ookalsjeziekbent,magjeopvakantiegaan.Ditmoetjevoorafweloverleggenmetje leidinggevendeeneventueelmetdebedrijfsartsofarboarts.Dezeartsbekijktofermedische bezwarenzijntegenjevakantieplannen.Devakantiemagechterjeherstelen/ofre-integratie nietindewegstaan.Wanneerjeziekbentenopvakantiegaattijdensjeherstelperiode,mogen dezedagenophetvakantiedagentegoedinminderingwordengebracht.Hierovermoetjewel geïnformeerdwordenofhetmoetzijnopgenomenindecaoofdeindividuele arbeidsovereenkomst.

Watzijnverplichtevakantiedagen?

Ineencaokanzijnopgenomendatallewerknemersdieonderdiecaovallenopbepaalde (feest)dagenofineenbepaaldeperiodeverplichtvrijmoetennemen.Debouwvakishiervan hetbekendstevoorbeeld.Dezeverplichtingkanookineenindividuelearbeidsovereenkomst zijnopgenomen.

Mageenwerkgeververplichtevrijedagenaanwijzen?

Ja,eenwerkgeverkanverplichtevrijedagenvaststellenvolgensderichtlijnenvandebetreffende caoennagoedkeuringvandeondernemingsraad.Dezevakantiedagengaanafvanhet vakantiedagentegoedvandewerknemer.Welmoetindecaoofdeindividuele arbeidsovereenkomstzijnopgenomendateenwerkgeververplichtevrijedagenkanaanwijzen enhoeveel.Eenvoorbeeldvaneenveelvoorkomendeverplichtevrijedagisdevrijdagna Hemelvaartsdag.Erzijnooksectorendiecollectievevakantieperiodenaanwijzen,denkaan debouwsector.Daarzijndeverplichtebouwvakenkerstvakantienogheelgebruikelijk.

3.7Verloftegoedenberekenen

Verlofurenberekenenzorgtnogweleensvoorhoofdpijn.Wanthoeeenvoudighetooklijkt, hetkaninsommigegevallennogalcomplexzijn.Wettelijkeenbovenwettelijkeuren, parttimepercentages,atv-uren,feestdagen,seniorendagenennoemmaarop.Gelukkigzijner tegenwoordiggenoeghandigetoolsbeschikbaarwaarmeejeeenvoudigensnelverlofuren kuntberekenen.Tochishetwelhandigomookzondertoolsverlofurentekunnenbereken. Zoleerjeinelkgevaldebasis.

Verloftegoedenberekenen

Ophoeveelvakantiedagenhebikrechtperjaar?

Hetiswettelijkgeregelddatjeperjaarminimaalrechthebtopviermaalhetaantalurendat jeperweekwerkt.Vooreenfulltimer(40uurperweek)komtditneeropminimaal4×40=160 uren,watneerkomtoptwintigdagenvanachturen.Daarnaastzijnernogdebovenwettelijke vakantiedagen.

Bekijkjecaoofarbeidsovereenkomst

Indecaoofdearbeidsovereenkomstkanstaandatjerechthebtopmeervakantiedagendan hetwettelijkeminimumaantalvakantiedagen.Ditzijndandebovenwettelijkevakantiedagen. Alsjeeenparttimedienstverbandhebt,wordthetaantalvakantiedagenberekendevenredig aanhetaantalurendatjewerkt.Werkjeniethethelejaarbijdezelfdewerkgever,danmoeten devakantiedagenevenredigaanhetaantalwekendatjeerwerktberekendworden.

Aantalvakantiedagen

Fulltimemedewerkershebbenvolgensdemeestecao’srechtop25vakantiedagenperjaar. Hiervanzijntwintigdagenwettelijkenvijfdagenbovenwettelijk.Alseenmedewerkerziekis, bouwthijalleenwettelijkevakantiedagenop.Voorparttimemedewerkersgeldtdat vakantiedagennaarratowordenomgerekend.

Extravakantiedagen

Somshebbenmedewerkersvanuitdecaorechtopextravakantiedageninverbandmethun leeftijdofdeduurvanhundienstverband.Datkanerbijvoorbeeldalsvolgtuitzien:

Aantaljarendienstverbandbij dezelfdemedewerker

Nietziekdagen

Insommigecao’sofarbeidsovereenkomstenisopgenomendateenmedewerkereenextra vakantiedagkrijgtalshijineenbepaaldeperiodenietziekisgeweest.Bijvoorbeeldeensinhet halfjaar.Demedewerkerdieindeperiodevan1januaritot1julinietziekisgeweest,heeftdan bijvoorbeeldrechtopéénextravakantiedag.Hetzelfdegeldtvoordeperiodevan1julitot1 januari.

Ziekdagen

Insommigecao’sofarbeidsovereenkomstenisopgenomendatdemedewerkerdiezichineen kalenderjaareenmaalziekmeldtéénvakantiedagminderkrijgtdannormaal.Bijelkevolgende ziekmeldingindatjaarvervallensteedstweevakantiedagen.Hetaantalvakantiedagendat vervalt,isnooitgroterdanhetaantalziekdagenenbedraagtmaximaalvierperjaar.Deze regelingwordtnaarratotoegepastbijeenparttimemedewerker.

Verlofurenof-dagen

Verlofdagenwordenweergegevenindagenofinuren.25vakantiedagenperjaarstaatdus gelijkaan200uren(25dagen×8uren=200uren).

Opbouwvakantiedagenberekenen

Jeberekentdeopbouwvanvakantiedagentweemaalperjaar.Eenmaalaanhetbeginen eenmaalaanheteindevanhetjaar.

Hoekanikuitrekenenhoeveelvakantiedageniemandkrijgt?

Jewiltgraaguitrekenenhoeveelvakantiedageniemandkrijgtbij32uur,36uur,38uuren40 uurperweekwerken.

40uuris100%.Dusiemanddie40uurwerktkrijgthetvolledigeaantalvrijedagendatvolgens deweten/ofcaogegevenwordt.

38uuris95%,36uuris90%en32uuris80%.

Dusstel:20wettelijkevakantiedagen+5bovenwettelijkevakantiedagenbijeen40-urige werkweekis80%=0,8×25=20dagenbijeen32-urigewerkweek.

Watookkanis:(25/40)×32=20dagen.

Hoekanikuitrekenenhoeveelvakantie-ureniemandkrijgt?

Hoeberekenjevakantiedagenopuurbasisvooreenparttimebaan?

Inkijkexemplaar

• Wettelijkevakantie-uren:(32uur/40uur)×160uur=128uur.

• Bovenwettelijkevakantie-uren:(32uur/40uur)×40uur=32uur.

Dezemedewerkerheeftdusrechtop128+32=160vakantie-urenperjaar.

Hoekanikuitrekenenhoeveelvrijedageniemanddiebegintop1maartkrijgt?

Indagen:25dagen/12maanden=2,0832,083×10maanden=20,83

Bijindiensttredingwordthetaantaldagennaarbovenafgerond.

Inuren:Perdagwerkje8uur.Eenvakantiedagisdus8uurvakantie.Jehebt25vakantiedagen ×8uur=200vakantie-uren.Iemanddiefulltimewerktenhethelejaarindienstis,heeftdus 200vakantie-uren.Permaandhebje200vakantie-uren/12maanden=16,67vakantie-uren. Degenedieinmaartisbegonnen,werktditjaarmaar10maanden.Hijkrijgtdus16,67 vakantie-uren×10maanden=166,67vakantie-uren.

Hoekanikuitrekenenhoeveelvrijedageniemandmeteenhalfjaarcontractkrijgt?

Stel:

• Eenmedewerkerwerktparttime24uurperweek.

• Inhetbedrijfkrijgtmenbijeenwerkweekvan40uur25dagen,waarvan20wettelijkeen5 bovenwettelijke.

• Eenmedewerkerkomtop03-02-2016indienst.

• Hijheefteenhalfjaarcontractdateindigtop03-08-2016.

• Hoeveelvakantie-urenbouwtdezemedewerkeroptijdenszijncontract?

• Hoeveelvandieurenvallenonderhetwettelijkeminimumenhoeveelzijnbovenwettelijke verlofuren?

Allemaalzakenwaarmeejerekeningmoethoudenbijdeberekeningvanverlofdagen/-uren opdeverlofkaartvandemedewerker.

Inkijkexemplaar

3.8Soortenarbeidsverzuim

Elkbedrijfheefttemakenmetverzuim,datisonvermijdelijk.Ziekteverzuimbeleidiseenbreed begripdatelkeorganisatieophaareigenmanierkaninterpreterenenvormgeven.Vaakwordt determ ‘ziekteverzuim’ gebruikt.Maaromdatbijverzuimlangnietaltijdsprakeisvanziekte ofeenanderemedischeoorzaak,ishetbeteromvanarbeidsverzuimtespreken.Erbestaan viersoortenarbeidsverzuim.

Witverzuim

Erwordtgesprokenvanwitverzuimwanneereenmedewerkerdaadwerkelijkziekof arbeidsongeschiktisendaardoorzijnwerkzaamhedennietkanuitvoeren.Ditmoetookaan tetonenzijn.Datkanbijvoorbeeldviaeenbedrijfsarts,psycholoogofziekenhuis.Ditisverzuim waarbijiemandnietkanwerkendoorduidelijkaanwijsbaremedischeredenen,bijvoorbeeld eengebrokenbeen,eenzwareinfectieofeenziekenhuisopname.

Grijsverzuim

Ditiseengebiedtussenwitverzuimenzwartverzuim.Eenmedewerkermeldtzichziekmet daadwerkelijkeklachten,maarofhijtotwerkeninstaatisvaltnietgoedteachterhalen.Zou demedewerkerwelophetwerkverschijnenmetdezeklachtenmaarvervolgensweinig werkzaamhedenverrichtenenimproductiefzijn,dannoemjeditookgrijsverzuim.Grijsverzuim betekentdusdatereenreëleklachtis;hetisnogwelmogelijkomtewerken,maarde medewerkermeldtzichtochziek.Dematevanziekmeldenverschiltvaakpermedewerker. Deeenwerktdoormet39gradenkoorts,deanderblijftthuismeteenlichteverkoudheid.

Zwartverzuim

Inkijkexemplaar

Bijzwartverzuimmeldteenmedewerkerzichziekdienietdaadwerkelijkziekis,maarinde praktijkaanhetwerkzoukunnen.Hierbijzijnergeenmedischeredenenvooreenziekmelding. Demedewerkermeldtzichbijvoorbeeldziekomvoorzijnziekekinderentekunnenzorgen. Maarhetkanookhetgevolgzijnvaneenarbeidsconflict.Ofvanpsychosomatischeklachten. Ditzijnfysiekeklachten,bijvoorbeeldrugpijnofbuikpijn,waarvoorgeenlichamelijkeoorzaak tevindenis.

Soortenarbeidsverzuim.

Wit,grijsofzwartverzuim:blijfhoedanookaltijdingesprek.Eenbetrokkenenbelangstellende houdingisprettigvoorbeidepartijen.Heeftjebedrijftemakenmetgrijsofzwartverzuim?

Maakderedendaarvooropeenopenentoegankelijkemanierbespreekbaar.Zokomjevaak toteengoedeoplossing,waardoordemedewerkertochkanblijvenwerken.

Zwartverzuim Grijsverzuim Witverzuim

Ja Ja Ja Afwezig

Nee Ja Ja Voeltzichziek

Nee ? Ja Werkonbekwaam

Dezetabellaatzienhoedeverschillendesoortenverzuimzichverhoudentotdematevan afwezigheid,hetdaadwerkelijkziekzijnenofiemandzijnwerkwelofnietkanuitoefenen.

Rozeverzuim

Rozeverzuimiseenrelatiefnieuweterm.Hierbijiseenmedewerkerechtziekmaarkomthij tochwerken.Ditheeftvaakmeernegatievedanpositieveeffecten.Hijisbijvoorbeeldminder productiefensteektanderenaan.

Oorzakenvanarbeidsverzuim

Erzijndrieoorzakenvanarbeidsverzuim:

1.depersoonzelfBijvoorbeeldiemandskarakteroflichamelijkesituatie.

2.deprivésituatievandemedewerkerBijvoorbeeldeenziekepartnerofkinderenofeen echtscheiding.

3. dewerksituatieIemanddiegoedgemotiveerdisenplezierheeftinzijnwerk,zalzichminder snelziekmelden,ondanksproblemenindeprivésituatie.

Hoeiemandzijnwerkbeleeft – plezierigofonplezierig – wordtbeïnvloeddoorverschillende factoren:

Werkinhoud

Deaardenhetniveauvanhetwerk,dematevanzelfstandigheidendematevanafwisseling inhetwerk.

Werkomstandigheden

Bijvoorbeeldhetwerkeninploegendienst,onregelmatigewerktijden,reorganisatiesen veiligheidophetwerk.

Werksfeer

Bijvoorbeeldderelatiemetcollega’s,hetsaamhorigheidsgevoelendemanierwaaropophet werkgecommuniceerdwordt.

Management

Bijvoorbeelddebetrokkenheidvandeleidinggevende(n),dematevansturingendevisievan hetmanagement.

Personeelsbeleid

Bijvoorbeeldhetsociaalbeleidvandeorganisatie,maarookdemogelijkheidtotthuiswerken offlexwerken.

Arbeidsvoorwaarden

Bijvoorbeelddefinanciëlebeloning,vakantieregelingenenopleidingsmogelijkheden.

Wanneererineenorganisatiestructureelvoldoendeaandachtvoordezefactorenis,kanhet arbeidsverzuimteruggedrongenwordenenontstaatereengezondewerksfeer.Hieraanwordt inhetbedrijfslevensteedsmeeraandachtgeschonken.Denkbijvoorbeeldaanpestenopde werkvloer.

3.9Verzuimprotocol

Dewerkgevermoetzelf(eengrootdeelvan)hetsalarisdoorbetalentijdensziektevande medewerker,ookalstaatdaargeenarbeidtegenover.Bovendienmoethijdeeventuele vervangingvandiemedewerkerbetalen.Hetisdusgeenwonderdatwerkgeversstrevennaar zominmogelijkziekteverzuimendatdecontroledaaropstrengis.Eenvandemanierenwaarop jehieropbeterkuntsturen,isdoorhetopstellenvaneenverzuimprotocol.

Watiseenverzuimprotocol?

Ineenverzuimprotocollegjevastwatdeverantwoordelijkhedenvanjouenjemedewerkers zijnbijziekteofarbeidsongeschiktheid.Daarinstaanookdegedragsregelsdieeenmedewerker inachtmoetnementijdensziekte.Veelregelsdiejeineenverzuimprotocolvastlegt,baseer jeopdeWetverbeteringpoortwachter.Dezewetverplichtdewerkgeveromzich – samenmet demedewerkerendearbodienst – intespannenomdemedewerkerzosnelmogelijkweer aanhetwerktekrijgen.

Waaromeenverzuimprotocol?

Eenwerkgeverwildatdeziekemedewerkerzosnelmogelijkweeraandeslaggaat.Alseen medewerkermoetre-integreren,ishetbelangrijkdatiederebetrokkeneweetwathijmoet doen.Deafsprakendaaroverlegjevastineenverzuimprotocol.Hetverzuimprotocolisdus eenonderdeelvanhetverzuimbeleid.

Onderdelenvaneenverzuimprotocol

Wiljewetenwelkeonderdelenallemaalterugkunnenofmoetenkomenineenverzuimprotocol, kijkdanopwebsiteMkbservice.

WebsiteMkbservice

Voorbeeldverzuimprotocol

3.10Ziekteverzuimregistreren

Ziekteverzuimhoudtindateenmedewerkernietophetwerkisomdathijziekis.Eenbedrijf moeteenziekemedewerkertweejaarlangminimaal70%vanhetsalarisbetalen.Ziekteverzuim kostdewerkgeverdaardoorveelgeld.Hetisessentieeldateenbedrijfhetziekteverzuimgoed registreert.Ermoetprecieswordenbijgehoudenwieziekisenhoelang(verzuimpercentage). Daardoorkrijgjeeengoedinzichtinhetziekteverzuim.Vanbelangisdatjejebijziektehoudt aandevoorschriftenvanhetbedrijfwaarjewerkt.Elkbedrijfheeftzijneigenprocedurebij ziekmelding,meestalgaathetdanomeenverzuimreglement.Ookkunnenerregelsindecao staan.Inelkgevalmoetjejealtijdzosnelmogelijkziekmeldenbijdejuistepersoonendaarna zorgendatjebereikbaarbent.

Ziekmelden

Ziekmelding

Bijziektemoetdeziekedateerstmeldenbijdejuistepersoon.Indemeestegevallenisdatde directleidinggevendeof,alsdieernietis,eenvervanger.Meestalmoetdeziekemedewerker zich(telefonisch)ziekmeldenbijzijnleidinggevende.Dezegeeftdeziekmeldingdaarnadoor aandeafdelingPersoneelszaken.Vanbelangisdatdemedewerkerzichbijziektehoudtaan devoorschriftenvanhetbedrijfwaarhijwerkt.

Telefoongesprek

Eenmedewerkerbeltopenzegt: ‘Ikvoelmenietlekker,dusikblijfthuisvandaag.’ Jewenst hembeterschap,onderneemtdenodigeactieswatbetreftdeziekmeldingengaatverdermet jeeigenwerkzaamheden.Tochishettelefonischegesprekdatjevoertbijdeziekmelding belangrijkerdanjedenkt.Dooropdejuistemanierinteressetetonenvoorkomjedateen medewerkerlangerthuisblijftdannodigisofdathijzichvakerensnellerziekmeldt.Wanneer demedewerkerzichziekmeldt,wiljevooralhorendathijzosnelmogelijkweerbeteris.Veel werkgeversvergetendathunaandeelinhetziekteverloopgrootis.Pakhetdaaromgoedaan dooroprechtinteressetetonenendejuistevragentestellen.

Rechtenenplichten

Behalvedatdemedewerkerzichaltijdzosnelmogelijkziekmoetmeldenbijdejuistepersoon, moethijervoorzorgendathijbereikbaaris.Daarnaastmoethijgehoorgevenaaneeneventuele oproepvaneenarbo-ofbedrijfsarts.Demedewerkerisnietverplichtomdewerkgeverte informerenoverdeaardvanzijnziekte.Welkandewerkgevervragenhoelangdemedewerker denktziektezijn.

Arbowet

Deziekmeldingmoetookdoorgestuurdwordennaarinstanties,zoalsdearbodienst.DeArbowet verplichtbedrijvennamelijkomdeskundigehulp(eenarbodienstofbedrijfsarts)inteschakelen bijziekte.Datiseenonderdeelvanhetziekteverzuimbeleid.

Ziekteverzuimverzekering

Eenwerkgeveriswettelijkverplichteenziekemedewerkergedurendetweejaar70%vanzijn salarisdoortebetalen.Gedurendeheteersteziektejaargeldtdatinelkgevalhetminimumloon moetwordendoorbetaald.Vanuitdecaokaneenhogereloondoorbetalingsplichtbijziekte vankrachtzijn.Ditkostdewerkgevernatuurlijkveelgeld.Datfinanciëlerisicokanworden verzekerdviaeenziekteverzuimverzekering.

Ziekmeldingverwerken

Deziekmeldingwordtmeteenverwerktindeafwezigheidsregistratieenwordteventueel doorgegevenaandeverzuimcontroleuren(enigetijdlater)aandeuitvoeringsinstelling.

ZiekmeldingviaAFASInSite

Controletaak

Inkijkexemplaar

DeafdelingPersoneelszakenhoudtookeenlijstbijvanallemedewerkersdieals ‘ziek’ teboek staan,opvolgordevandeeersteziektedag.Ditinverbandmetdenoodzakelijkemeldingaan UWVnaeenbepaalde(afgesproken)periode.Overigenskaneengeautomatiseerdsysteem ookeenwaarschuwinggevenalseenaangegevenperiodeisverstrekennadeeersteziekmelding. Hetkanzijndatdeafdelingpersoneelszakeneenextrataakheeftgekregeninhetsignaleren vanbepaaldegevallen,zoalsmedewerkersdiezichvoordederdeofvierdekeerbinneneen bepaaldeperiodeziekmelden.Meestalwordtdandebedrijfsartsingeschakeldinverbandmet hetmakenvancontroleafspraken.

Hersteldmelding

Hersteldmeldingengaanviadezelfdewegalsziekmeldingen.Hetkomtechterweleensvoor dateenmedewerkervergeetdoortegevendathijweeraandeslagisgegaan.Datkanleiden totonnodigecontrolesofacties.Somsmoetdewerkgeverdaarvoortochbetalen.Hetkandus goedzijnomafentoebijdedesbetreffendeleidinggevendentecontrolerenofiedereendie opde ‘ziektelijst’ staatechtnogsteedsziekis.

Wetverbeteringpoortwachter

SindsdeinvoeringvandeWetverbeteringpoortwachterin2002hebbenmedewerkersen werkgeversbehoorlijkstrakkerechtenenplichtenalshetgaatomziekteverzuim.Dezewet bepaaltdatzijersámenverantwoordelijkvoorzijndatdemedewerkerzosnelmogelijkweer aanhetwerkgaat.Datnoemjere-integratie.Ditdoejeomtevoorkomendateenmedewerker indeWIA(Wetwerkeninkomennaararbeidsvermogen)terechtkomt.Diewetbevatveelregels diemedewerkerenwerkgeververplichtenomzichhiervoorintezetten.Datkanzijninhet eigenwerkofinaangepastwerk.Ookdearbodienstwordterbijbetrokken,ofeenin-ofexterne verzuimmanageren/ofcasemanager.Ditleidttoteenstrakschema.

Wetverbeteringpoortwachter

Re-integratiedossier

IneenHR-systeemkanhethelere-integratiedossiervaneenmedewerkerwordenbeheerd. Allesbetreffendedere-integratiewordtdaarinduidelijkenoverzichtelijkweergegeven.Inhet notificatieschermwordenallebelangrijkeactiesweergegeveninrelatietotdeWetverbetering poortwachter.MetrapportageskunnenalledocumentennaarUWVgestuurdworden.

Stappenplanziekteverzuim

Stap1Registreerziekmeldingen

Verwerkelkeziekmeldingindeadministratie.Denkhierbijaan:

• depersoonsgegevensvandezieke

• dedatumvandeziekmelding

• hetverzuimpercentage(hetkanbijvoorbeeldzijndateenmedewerkervoorlopighalve dagenwerkt,dus50%verzuim)

• deredenvoorhetverzuim(voorzoverjediekent,wantjemaghetdeziekemedewerker nietvragen)

• ofhetaldannietgaatomzwangerschapsverlofoflangdurigverzuim.

Ziekteverzuimkunjeookopdeaanwezigheidslijstregistreren.Zoziejegelijkwelkemedewerker ziekis.

Stap2Geefdeziekmeldingdooraaninstanties

Vaakheefteenbedrijfeenarbodienstovereenkomst.Danmoetjehetaandearbodienst doorgevenalseenmedewerkerziekis.Eenbedrijfkanerookvoorkiezenomeen ziekteverzuimverzekeringaftesluiten.Danbetaaltdeverzekeringinhetgevalvanziektehet loonvandemedewerker.Jemoeteenziekmeldingmeteendoorgevenaande ziekteverzuimverzekeraar.

Stap3Registreerzwangerschaps-enbevallingsverlofapart

Zwangerschaps-enbevallingsverlofmoetjealtijdapartregistreren.Ditverlofvaltnamelijk nietonderhetziekteverzuim.Hetzwangerschaps-enbevallingsverlofvanzestienwekenwordt vergoeddoordeWetarbeidenzorgenwordtbetaalddoorUWV.Jehoefthiervoordusgeen arbodienstofziekteverzuimverzekeraarintelichten.

Stap4Registreerhersteldmeldingen

Verwerkelkehersteldmeldingindeadministratie.Schrijfdaarbijdehersteldatumop.Ditisde datumwaaropdemedewerkermeldtdathijweerbeteris.Datisdusnietdeeerstedagdathij weeraanhetwerkgaat!

Stap5Geefdehersteldmeldingdooraaninstanties

Geefdehersteldmeldingoptijddooraaninstanties.Hetisbelangrijkdatjedatnietvergeet!

Stap6Controleren

Controleerregelmatigdeziekteverzuimregistratie.Misschienontdekdatjeeenhersteldmelding bentvergetenteregistreren.

3.11Functionerings-enbeoordelingsgesprekken

Functionerings-ofbeoordelingsgesprekkenwordengehoudenomdeontwikkelingvande medewerkertebespreken.Hetdoelisdemedewerkertestimulerenzichverderteontwikkelen. Metdeleidinggevendebespreektdemedewerkeralleswatinhetlichtstaatvanzijnwerk,zoals kennis,vaardigheden,desamenwerkingmetcollega’senverbeterpunten.Dezeafspraken wordenvastgelegd.Bijhetbeoordelendraaithetomdeprestatiesvandemedewerker.

Functioneringsgesprek

Eenfunctioneringsgesprekiseenregelmatigterugkerendgesprek(minimaaléénkeerperjaar) tussenleidinggevendeenmedewerker.Ditgesprekgaatoverdevoortgangvanhetwerken overdetoekomstigeontwikkelingen.Erwordtbesprokenhoedemedewerkerhetwerkende werkomgevingervaart.Problemen,toekomstplannenenopleidingsmogelijkhedenworden ookbesproken.Hieroverwordeninhetgesprekconcreteafsprakengemaakt.Ookkande medewerkerfeedbackgevenophetfunctionerenvandeleidinggevendeomdesamenwerking teoptimaliseren.Eenfunctioneringsgesprekiseengelijkwaardiggesprek,datwilzeggendat demeningensuggestiesvandemedewerkerevenbelangrijkzijnalsdievandeleidinggevende. Hoegroterdebetrokkenheid,hoebeterhetresultaat.

Kenmerkenvaneenfunctioneringsgesprek

• Hetgesprekistweezijdig.Ineenfunctioneringsgespreksteltdeleidinggevendeveelvragen. Maarookdemedewerkerkanonderwerpenaankaarten.Demedewerkermagookopkomen voorzijnmening.

• Hetgesprekisgerichtopdetoekomst:verbeterpuntenenverwachtingen.

Inkijkexemplaar

• Inhetgesprekzijnleidinggevendeenmedewerkerzogelijkwaardigmogelijk.Voerhet gesprekhetliefstaaneentafelennietvanachterhetbureauvandeleidinggevende.Dit creëertgelijkwaardigheid.

• Hetgesprekisgerichtopresultaten.Deleidinggevendemaaktmetdemedewerkerconcrete afsprakenovertebereikenverbeterpuntenenoverwensen.

Onderwerpenineenfunctioneringsgesprek

Onderwerpendieaandeordekunnenkomenineenfunctioneringsgesprek,zijn:

• oordeeloverhetwerk,bijvoorbeelddedrukteenzwaartevanhetwerk

• werkhouding,zoalsinzet,betrokkenheid,samenwerkingenverantwoordelijkheidsgevoel

• persoonlijkontwikkelplan(POP):watzijnjeambitiesenwatwiljeontwikkelen?

• opleidingenentrainingen

• organisatorischeaspecten,bijvoorbeeld:watzouanderskunnenindeorganisatieenwaar hebjelastvan?

Beoordelingsgesprek

Ineenbeoordelingsgesprekverteltdeleidinggevendewathijvindtvandeprestatiesvande medewerkerindeafgelopenperiode(bijvoorbeeldzijninzet,zijnresultatenendeinvulling vandefunctie).Deleidinggevendegeeftdaarbijeenalgemenebeoordelingofeenbeoordeling pertaak,vaakaandehandvancriteriadievoordeorganisatieendefunctiezijnvastgesteld.

Bijeenbeoordelingsgesprekgaathetomeenrichtingsverkeer:deleidinggevendeisindit gesprekleidendendemedewerkerneemtslechtskennisvanhetoordeelvandeleidinggevende. Tijdensditgesprekkanookwordenbekekenofdeinhetfunctioneringsgesprekgemaakte afsprakenzijngehaald.Enwelke(financiële)consequentiesdatheeft.Eenvasteaanstelling bijvoorbeeldofeensalarisverhoging.

Doelvaneenbeoordelingsgesprek

• hetverbeterenvanjouwfunctionerenenmotivatie

• hetoptimaalbenuttenvanjouwcapaciteiten

• het(her)formulerenvanarbeidsvoorwaarden(salaris,promotie).

Verschillentussenhetfunctionerings-enbeoordelingsgesprek

Functioneringsgesprek

Beoordelingsgesprek

Communicatie

Medewerker

Leidinggevende

Vorm

Verhouding

Tijd

Doel

Karakter

Resultaat

Salarisenpromotie

Vastleggenvan afspraken

Tweezijdig

Zeeractief

Coach(geeftbegeleiding)

Gesprekgericht

Zogelijkwaardigmogelijk

Hedenentoekomst

Gerichtophetverbeterenen

ontwikkelenvandemedewerker

Probleemoplossendkarakter

Doelenenafspraken

Promotieensalarisverhogingzijn nietaandeorde

Ja,overontwikkeling

Eenzijdig

Passief

Beslisser(spreekteenoordeeluit)

Formuliergericht

Hiërarchisch

Vooralterugkijken

Gerichtopdeprestatiesenhet sturenvandemedewerker

Beoordelendkarakter

Oordelenenmaatregelen

Doorgaansgekoppeldaan promotieen/ofsalarisverhoging

Ja,oversalarisoffunctie

Frequentie

Erzijngeenwettelijkeregelsvoordefrequentievanhetvoerenvaneenfunctioneringsgesprek, maarhetisaanteradenomdittweekeerperjaartehouden.Hetaantalgesprekkenperjaar noemjeeengesprekscyclus.Eenbeoordelingsgesprekwordtéénkeerperjaargehoudenof bijvoorbeeldaanheteindevaneenproeftijdoftijdelijkcontract.Beoordelingsgesprekken wordenvaakaanheteindevanhetjaargehouden.Hetisgebruikelijkom functioneringsgesprekkenvoordezomervakantieteplannen.Opdezemanierwordteensper halfjaareenpersoonlijkgesprekgehoudenmetdemedewerker.Daarnaastheeftdemedewerker zonogruimschootsdetijdomeventueleverbeteringendieinhetfunctioneringsgespreknaar vorenkwamendoortevoerenvoordathetbeoordelingsgesprekplaatsvindt.

Voorbereiding

Demedewerkerkrijgtminstenseenweekvantevoreneenuitnodigingvoorhetfunctioneringsofbeoordelingsgesprek,metdaarbijvermelddegereserveerdetijdendeprocedurevoor verslaglegging.Debenodigdeformulierenwordenmeegestuurdofdemedewerkerweetwaar hijdezekanvinden.Demedewerkerisdanalopdehoogtevanhetdoelendeopzetvanhet functionerings-ofbeoordelingsgesprek.Wanneerdezevoorheteerstwordengehouden,ishet ergbelangrijkditruimvantevorenbekendtemakenenzoveelmogelijkbetrokkenheidte creërenindeorganisatie.

Formulieren

Deleidinggevende(ofHR-medewerker)maaktvoorzijnteamdegespreksformulierenaan.Dit gebeurtophetmomentdathetgesprekwordtgepland.Dezewordendoorhetsecretariaat rondgestuurdnaardebetreffendemedewerkers.Alsofficeassistantstemjeopvoorhandmet jeleidinggevendeafwelkeformulierennaarwelkemedewerkergestuurdmoetenworden.Dit kanbijvoorbeeldverschillenperfunctieenperniveau.

Digitaleformulieren

WordtgebruikgemaaktvaneenHR-systeem,danzalopbasisvandefunctieenhettypegesprek automatischhetjuisteformuliersamengesteldenklaargezetworden.Hetdistribuerenvande juistegespreksformulierenaandejuistemedewerkerisdaneenvoudigengeautomatiseerd intezetten.Demedewerkerwordtopdehoogtegesteldviaeene-mailenkandevragenin hetformulierbeantwoorden.Ookdeleidinggevendekanvoorhetgesprekzijncommentaar invullen.Zozullenmedewerkerenleidinggevendegoedvoorbereideengesprekingaan.

Voorbeeldformulierfunctioneringsgesprek

Gesprekkeninplannen

Alsofficeassistantverzorgjijnamensjeleidinggevendehetuitnodigingstrajectvoorde functionerings-enbeoordelingsgesprekken.IndienditnietviaeenHR-systeemgaat,zoujedit pere-mailkunnendoen.

Voorbeelduitnodigingfunctioneringsgesprek1

Betreft:Uitnodigingfunctioneringsgesprek

Beste[naammedewerker],

Elkjaarwordenbij[naambedrijf]functioneringsgesprekkengehouden.Debedoelingvandeze gesprekkenisdatinalleopenheidkanwordengesproken.Daarbijkanhetbijvoorbeeldgaan overdewerksfeer,dearbeidsomstandigheden,hetsalarisofanderevergoedingen.Bovendien wordtervanuitgegaandatjejetegenoverjeleidinggevendenietterughoudendopsteltinhet uitsprekenvanopmerkingen.

Wijnodigenjegraaguitop[datum]a.s.van[tijdtottijd]uur.Mochtjeopdiedagofdattijdstip verhinderdzijn,wiljemijditdanzospoedigmogelijklatenwetenzodatwijeennieuweafspraak kunnenmaken?

Bijgaandvindjedebenodigdeformulierenvoorhetgesprek.Weverzoekenjedezekritisch doortenemenenintevullenenvervolgensteretourneren.

Metvriendelijkegroet,

[naamleidinggevende]

Voorbeelduitnodigingfunctioneringsgesprek2

Betreft:Uitnodigingfunctioneringsgesprek

Beste<naammedewerker>,

Hierbijnodigenwijjeuitvooreenfunctioneringsgesprekop<datum>om<tijd>uur.Ditgesprek metjeleidinggevende<naam>vindtplaatsophetkantoorin<plaats>.Hetgesprekneemt ongeveereen<tijd>inbeslag.

Tijdenshetfunctioneringsgesprekmakenjullieafsprakenoverdedoorjoutebehalendoelen enresultaten.Hetiseentweezijdiggesprektussenjouenjeleidinggevende.Jijmagdusook aangevenwatjegoedvindtgaanenwatjemindergoedvindtgaan.

Wijvragenjetervoorbereidingophetgesprekhetfunctioneringsformulieralvastdoorte nemen.Ditkunjevindenindebijlage.

Alsjevoorafnogvragenhebt,horenwijdatgraag.

Metvriendelijkegroet,

<naam>

Bijlage:Functioneringsformulier

Dossiervorming

Alleswatineenfunctionerings-ofbeoordelingsgesprektersprakekomt,hoortvertrouwelijk teblijven.Jegaatdusdiscreetenvertrouwelijkommetdeinformatiediejeterugkrijgtvande medewerkerenleidinggevende.Zozorgjeervoordatvaniederpersoneelsliddegegevensover functionerenenbeoordelenineen(digitaal)dossierkomen,waarmeedeleidinggevendezicht houdtopdegemaakteafsprakenengesteldedoelen.

Waaromvastleggen?

Hetisbelangrijkdatdefunctionerings-enbeoordelingsgesprekkeninde personeelsadministratiezorgvuldigwordenbijgehouden,ookvoordejuridischezekerheid. Alseenwerkgeverhetfunctionerenvaneenmedewerkernietdocumenteertenopeenlater momentdiemedewerkerwilontslaanvanwegedisfunctioneren,kanhijhetdisfunctioneren moeilijkbewijzen.Letop:dezeformulierenmoetenondertekendwordendoorzowelde medewerkeralsdeleidinggevende.Eenmedewerkerhoefthetnieteenstezijnmetdeinhoud vaneenbeoordelingsformulier.Demedewerkerkandantekenen'voorgezien'.

Voorbereidingvanhetgesprek

Eenpaarpraktischeaandachtspunten:

• Spreekruimvantevoreneendatumentijdstipvoorhetfunctioneringsgesprekaf.

• Vraagdemedewerkerminimaaleenweekvantevorenzijnbespreekpunteninteleveren.

• Steleenagendaopenstuurdezenaardemedewerker.

• Zorgvoorvoldoendetijdvoorhetgesprek.Planbijvoorbeeldanderhalfuurvooreen functioneringsgesprekvaneenuur.Alsaanheteindevanhetuurblijktdatmeertijdnodig is,isergelegenheidomhetgespreklangertelatenvoortduren.

• Plannietteveelfunctioneringsgesprekkenopééndag.Zezijnnamelijkvrijarbeidsintensief vooreenleidinggevende.Drievandiegesprekkenperdagvoerenismeerdangenoeg.

• Zorgvooreenongedwongensfeer.Dekeuzevandegespreksruimtekandaarbijhelpen. Zorgdatdeleidinggevendehetgespreknietvoertvanachterzijnbureau.

• Zorgervoordatleidinggevendeenmedewerkertijdenshetgespreknietgestoordworden.

3.12Aan-enafwezigheidsregistratie

Aan-enafwezigheidsregistratiespeeltinveelorganisatieseenbelangrijkerol.Jewiltimmers wetenwieaanwezigzijninhetpand,wiejekuntbereikeninverbandmetbezoekenwienog verwachtworden.Veelalisdeaanwezigheids-enbezoekersregistratieeentaakvandereceptie. Tochkunookjijerindepraktijkmeetemakenkrijgen.Denkbijvoorbeeldaanhetontvangen vanbezoekersofaancalamiteiten.Daaromishetbelangrijkdatjeweetwelkemanierenvan registrerenerzijnenhoeditgebeurt.

Waaromaanwezigheidsregistratie?

Inkijkexemplaar

Meteenaanwezigheidsregistratielegjevastwelkemedewerker ‘inhuis’ isenopwelkelocatie. Eengoedeaanwezigheidsregistratieheeftdiversevoordelen.Zowordtbijvoorbeelddeveiligheid vaniedereengewaarborgddoordatbijcalamiteitensnelkanwordenbekekenwiedaadwerkelijk aanwezigzijn.Naastveiligheidiserookhetgemak.Hoevaakgebeurthetnietdatjenaareen bedrijfbelt,vraagtnaareenbepaaldepersoonennalangwachtenen/ofveeldoorverbindingen ontdektdatdiegenenietaanwezigis?Meteenaanwezigheidsregistratiekande receptionist/telefonistdirectzienofdegenediegezochtwordtdaadwerkelijkinhetgebouw is.

Aanwezigheidsregistratie

Hetvastleggenvandeaanwezigheidsregistratiegebeurtinelkbedrijfopeenanderemanier. Werkjeopeenkleinkantoor,dankunjenatuurlijkmakkelijkoverzienwelkecollega’serwel ofnietzijn.Werkjebijeengrootbedrijf,danishetprettigalserzichtisopwelkecollega’szich welofnietinhetpandbevinden.Hiernaenkelevoorbeeldenvanhetregistrerenvande aanwezigheid.

Presentiebord

Eenpresentiebordkunjegebruikenineenkleintotmiddelgrootbedrijf.Eenpresentiebord geeftinéénoogopslagweerofiemandaanwezigofafwezigis.Dekunststofnaamplaatjeskun jeeenvoudigvanaanwezignaarafwezigschuiven.Moeteennieuwecollegaaanhetbord toegevoegdworden,dankandatvrijeenvoudigdoorhetframelostehaleneneennaamplaatje toetevoegen.Hetbordkrijgteencentraleplek.Bijbinnenkomstenbijhetverlatenvanhet pandkandemedewerkerzelfhetbordjeopaanwezigofafwezigschuiven.

Bhv-presentiebord

Elkewerkgeverisverplichtbhv(bedrijfshulpverlening)tebieden.DehoeveelheidBHV’ersis gerelateerdaandegroottevanhetbedrijf.Tijdenscalamiteitenofeenontruimingmoetdaarom snelzichtbaarzijnwelkebhv'ersaanwezigzijn.Eenbhv-presentiebordzorgtervoordatinéén oogopslagkanwordengezienwelkebhv'erszichinhetpandbevinden.Jekuntookophet algemenepresentiebordaangevenwelkemedewerkersdefunctievanbhv’erhebben.Meteen presentiebordkunnensneldejuistepersonenopdejuisteplekwordeningezet.Daarbijkan inéénoogopslagwordenvastgesteldwiehetpandnogmoetenverlaten.Datiswelzo overzichtelijk.

Bhv’ersaangegevenophetpresentiebord.

Digitaleaanwezigheidsregistratie

Inmiddelszijnalheelwat(grotere)bedrijvenovergestaptopdigitaleaanwezigheidsregistratie. Hetinloggenophetcomputernetwerkofhetdigitaletelefoonnetwerkisdaarvaneenmooi voorbeeld.Jelogtthuisofkantoorinophetnetwerkvanhetbedrijf.Inhetsysteemwordt vervolgensgelijkgeregistreerddatjeaanwezigbent.Dereceptie,maarookallecollega’s, kunnenzodeaan-ofafwezigheidvananderecollega’schecken.

Hiernaeenvoorbeeldvandigitaleaanwezigheidsregistratiedoorhetinloggenopeen telefoonnetwerk.Degroenetelefoontjesgevenaanwieaanwezig(enbeschikbaar)is.

Toegangspassen

Hetgebruikvaneenpersoonlijketoegangspaskanorganisatiesveelnarigheidbesparen. Daardoorkunnenongewenstebezoekerszichnamelijkmoeilijkertoegangverschaffentoteen (kantoor)pand.Dergelijkesystemenwordenveelgebruikt,bijvoorbeeldbijgemeentenengrote bedrijven.

Verstrekkenvanbadges

Eentoegangspaswordtnietzomaaruitgegeven.Meestalwordtdaarvooreen gebruikersovereenkomstopgesteldwaarvoormedewerkerstekenen.

Voorbeeldgebruikersovereenkomsttoegangspas

Afwezigheidswizard

Wanneerjeeentijdjeafwezigbent,bijvoorbeeldomdatjeopvakantiebent,ishetnetjes degenendiejoueene-mailsturentelatenwetendatjetijdelijkafwezigbent.Ditdoejemet een ‘outofoffice’-melding.Bijafwezigheidishethandigdatjecollega’sencontactpersonen wetendatjijgedurendeeenbepaaldetijdjouwe-mailnietkuntbeantwoorden.Maarmaak vanje ‘outofoffice’-meldinggeenstandaardberichtjeoverdatjeevennietbereikbaarbent. Demeeste ‘outofoffice’-meldingenbeginnenbijvoorbeeldmet ‘Ikbenopvakantievan4tot enmet22juni’.Deontvangerleestechter: ‘Erisniemanddiemijkanhelpen.’ Een ‘outof office’-meldingschrijfjenietomiemandwegtesturen,maaromhemvandejuisteinformatie tevoorzienalsjeafwezigbent.Weesdaarompersoonlijk,biedserviceenalternatievenen schrijfzopositiefmogelijk.

Inkijkexemplaar

Voorbeeldvaneeningesteldeafwezigheidswizard.

AfwezigheidswizardinMicrosoftOutlook

3.13Opdrachten

Opdracht1 Eigenervaring

a. Kenjijiemanddieopeenafdelingpersoneelszakenwerkt?Zoja,watdoetdiepersoon allemaalinhetdagelijkswerk?

b. Zoekopinternetnaartweevacaturesvooreenmedewerkerpersoneelsadministratieofeen P&O-/HR-assistentbijbedrijveninjouwomgeving.

c. Welkewerkzaamhedenwordenindezevacaturesallemaalgevraagd?

d. Lijkendezewerkzaamhedenjouleukomtedoen?Legjeantwoorduit.

Opdracht2 Soortenverlofcao

a. Stel,jeouderszijndertigjaargetrouwd.Krijgjehiervooreenverlofdag?

b. Stel,eentantevanjouoverlijdt.Krijgjehiervooreenverlofdag?Zoja,hoeveel?

c. Stel,jebestevriendingaattrouwenenheeftjougevraagdgetuigetezijnbijhaarhuwelijk. Krijgjehiervooreenverlofdag?

d. Eenvandemedewerkersisvadergeworden.Opwelksoortverlofheefthijrecht?Omhoeveel dagengaatditenwaarinisdatvastgelegd?

e. Stel,jewerktbijeenbankenwilteenopleidingtotyogadocentvolgen.Dezeopleidingwordt deelsgegevenonderwerktijd.Krijgjehiervoorverlof?

Opdracht3 SoortenverlofWetarbeidenzorg

a. Waarinzijndeverschillendezorgverlovenvastgelegd?

b. Waarinisbijzonderofbuitengewoonverlofvastgelegd?

c. NoemvijfsoortenverlofdiegeregeldzijnindeWetarbeidenzorg.

d. Watiskortdurendzorgverlof?

e. Wordtbijdezevormvanverlofhetloondoorbetaald?

f. Ophoeveelwekenzwangerschapsverlofheefteenzwangeremedewerkerrecht?

g. Noemvijfvormenvanbijzonderverlof.

Opdracht4 Vakantiedagen

a. Eenmedewerkerbouwttweesoortenvakantiedagenop.Welkezijndit?

b. Hoeveelvakantiedagenvallenonderdewettelijkevakantiedagen?

c. Totwanneermogenwettelijkevakantiedagenopgenomenworden?

d. Watwordtbedoeldmetbovenwettelijkevakantiedagen?

e. Kunjealjevakantiedagenlatenuitbetalen?

f. Watwordtverstaanonderverplichtevakantiedagen?

g. Kenjehiereenvoorbeeldvan?

h. Stel,jehebtvakantieenwordtziek.Watgebeurterdanmetjevakantiedagen?

i. Magjeopvakantiegaanalsjeziekbent?

Inkijkexemplaar

Opdracht5 Soortenarbeidsverzuim

Medewerkersmeldenzichophetwerkziekmetverschillenderedenenendoorverschillende oorzaken.

Noemdrieoorzakenvanarbeidsverzuimengeefbijelkeoorzaakeenvoorbeeld.

Opdracht6 Wit,grijsenzwartverzuim

Alsgesprokenwordtoverarbeidsverzuim,wordtditvaakuitgedruktindekleurenwit,grijsen zwart.

a. Waaromwordendezekleurenvolgensjougebruiktomhetsoortarbeidsverzuimtetyperen?

b. Watwordtverstaanonderwitarbeidsverzuim?Geefeenvoorbeeld.

c. Watwordtverstaanondergrijsarbeidsverzuim?Geefeenvoorbeeld.

d. Watwordtverstaanonderzwartarbeidsverzuim?Geeneenvoorbeeld.

e. Welkekleurarbeidsverzuimkomthetmeestvoor?Waaromdenkjedat?

Opdracht7 Verzuimprotocol

a. Watisdefunctievaneenverzuimprotocol?

b. Noemtienonderdelendieineenverzuimprotocolmoetenterugkomen.

c. Geefmeteenaantalsteekwoordenaanwatdetienonderdelendiejijbijbhebtgenoemd inhouden.

d. Ishetopstellenvaneenverzuimprotocolverplichtvooreenwerkgever?

Opdracht8 Ziekteverzuimregistreren

a. Waarommoeteenbedrijfhetziekteverzuimregistreren?Noemtweeredenen.

b. Noemvijfdingendiejeregistreertbijeenziekmelding.

c. Eenmedewerkerwerktvierdagenperweek.Voorlopiggaathijvanwegerugklachtentwee halvedagenindeweekwerken.Watishetverzuimpercentage? 25% 50% 75% 100%

d. Watdoeteenziekteverzuimverzekeraarvooreenbedrijf?

e. Wiebetaaltdeuitkeringvoorzwangerschaps-enbevallingsverlof?

Inkijkexemplaar

f. Bijziektevaneenkindmageenmedewerkermaximaaltweekeerhetaantalurenperweek opnemendathijwerkt.Waarvanishiersprake? ouderschapsverlof langdurigzorgverlof kortdurendzorgverlof calamiteitenverlof

Opdracht9 Wetverbeteringpoortwachter

a. WathoudtdeWetverbeteringpoortwachterin?

b. Eenmedewerkerisinmiddels42wekenziek.Watmoetvolgensdezewetdaninganggezet worden?

c. Watgebeurteralseenmedewerkerlangerdantweejaarziekis?

d. MetwelkeinstantieswerkjesameninhetkadervandeWetverbeteringpoortwachter?

e. Ishetopvolgenvandezewetverplicht?Legjeantwoorduit.

Opdracht10 Aan-enafwezigheidsregistratie

a. Waaromishetbelangrijkdeaanwezigheidvanwerknemersteregistreren?

b. Waaromishetbelangrijkdeaanwezigheidvanbezoekersteregistreren?

c. Noemtweemanierenominzichtelijktekrijgenwiewelofnietopkantooris.

d. Noemtweemanierenvoorhetregistrerenvanbezoekers.

e. Waaromvermeldjeapartwieinhetpandbhv’erszijn?

f. Watzijndevoordelenvanbezoekersregistratie?