459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
09:59
Pagina 1
handel en administratie bronnenboek, deel 1
basisberoepsgerichte leerweg kaderberoepsgerichte leerweg gemengde leerweg
Annie Bosma Paul F.C. Croese Maarten van Esch Hans Kamerbeek Arie Reijn Maarten van der Steeg
colofon Uitgeverij: Auteurs: Redactie: Inhoudelijke redactie: Vormgeving:
Edu’Actief b.v. Meppel A. Bosma, P.F.C. Croese, M. van Esch, H. Kamerbeek, A. Reijn, J.M. van der Steeg Edu’Actief b.v. Meppel J.M. van der Steeg Ontwerpbureau Voltage, Nijmegen
Bosma, A. Tendens Handel en administratie, bronnenboek deel 1
ISBN: 978 90 6053 459 5 NUR: 161 Trefwoord: Leermiddelen; vmbo
Copyright © 2005 Uitgeverij Edu’Actief b.v. Meppel Postbus 1056 7940 KB Meppel Tel.: 0522-235235 Fax: 0522-235222 E-mail: info@edu-actief.nl Internet: www.edu-actief.nl
Eerste druk/tweede oplage Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet 1912. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.
4595_HA_BB_orientatie.indd 2
23-07-2007 10:35:10
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
09:59
Pagina 3
inhoud Thema OriĂŤntatie op de Handel en administratie Taak 1 Kennismaken met Tendens Taak 2 Wat is handel? Taak 3 Kennismaken met administratie Taak 4 Werken in de handel Taak 5 Werken in de administratie Taak 6 Kennismaken met Top Center Taak 7 Indeling van bedrijven Taak 8 Distributievormen Taak 9 Samenwerkingsvormen Taak 10 Ondernemingsvormen Taak 11 Gezond en veilig werken Taak 12 HygiĂŤnisch werken Taak 13 Milieubewust handelen Taak 14 Technologische vernieuwingen Taak 15 Correct taalgebruik Begrippenlijst
Thema de afdeling Receptie Taak 1 Inleiding op de Receptie Taak 2 Telefoneren Taak 3 Het telefoonalfabet Taak 4 Telefoonnotitie, faxapparaat en antwoordapparaat Taak 5 Informatiebronnen Taak 6 Sorteren Taak 7 Postverwerking Begrippenlijst
Thema Uitgaande goederen Taak 1 De afdeling Verkoop Taak 2 De afdeling Verkoop aan het werk Taak 3 De afdeling Magazijn en expeditie aan het werk Taak 4 De afdeling Facturering Taak 5 Een factuur maken Taak 6 BTW Taak 7 De afdeling Debiteurenadministratie Taak 8 De afdeling Debiteurenadministratie aan het werk Taak 9 Indexcijfers Taak 10 Omzetsnelheid Taak 11 Kostprijs Taak 12 Interest berekenen Taak 13 Bedrijfsrekenen Taak 14 Afschrijving en boekwaarde Taak 15 Interest en afschrijvingen berekenen in Excel Taak 16 Vreemd geld Begrippenlijst
5 7 9 13 15 17 21 23 24 28 31 39 45 47 49 51 55
59 61 63 66 68 72 75 78 83
85 87 88 97 107 109 119 123 126 134 138 141 144 149 151 154 156 164
3
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
09:59
Pagina 4
Thema Inkomende goederen Taak 1 De afdeling Inkoop Taak 2 Inkopen, dat doe je zo Taak 3 Administratie en archiveren Taak 4 De afdeling Magazijn en expeditie Taak 5 Artikelen en voorraad Taak 6 De artikelen komen binnen Taak 7 De soorten magazijnen van Top Center Taak 8 Voorraadbeheer Taak 9 Kennismaken met de afdeling Crediteurenadministratie Taak 10 Wat doet de Crediteurenadministratie? Begrippenlijst
Thema de afdeling Boekhouding Taak 1 De balans Taak 2 Veranderingen op de balans van Top Center Taak 3 De grootboekrekening Taak 4 Veranderingen in het grootboek: inkopen Taak 5 Veranderingen in het grootboek: verkopen Taak 6 Nog meer veranderingen Taak 7 Alles door elkaar Taak 8 Afsluiten grootboek, maken eindbalans Begrippenlijst 4
Thema Verkopen Taak 1 De winkelformule Taak 2 Je klant leren kennen: je doelgroep Taak 3 De P van Plaats Taak 4 De P van Product Taak 5 De P van Presentatie Taak 6 Artikelpresentatie Taak 7 CommerciĂŤle artikelpresentaties maken Taak 8 De P van Prijs Taak 9 De P van Personeel Taak 10 Een verkoopgesprek voeren Taak 11 Afrekenen met de klant Taak 12 BTW-bon schrijven Taak 13 Service, garantie en klachtenafhandeling Taak 14 Derving en lekkage Begrippenlijst
Informatie Top Center Artikelbestand Top Center Prijslijst Igorel NV Prijslijst Kompas Prijslijst NicKant BV Prijslijst Tielhelden BV Prijslijst Smith Leveranciers/Crediteuren Klanten/Debiteuren
Index
169 171 173 183 186 188 193 196 198 200 222 210
213 215 224 227 230 242 257 274 275 286
289 291 293 298 300 302 308 314 318 321 323 326 334 336 340 343
349 350 355 358 360 362 364 365 365
367
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
09:59
Pagina 5
th e m a o r i ĂŤ ntat i e op de handel e n a dm i n is tr at i e
459x_HA_BB_1_orientatie
6
06-05-2005
09:59
Pagina 6
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
09:59
Pagina 7
kennismaken met tendens
ta a k 1
Instructie-/werkboek Instructies Opdrachten Verwijzingen naar teksten in het bronnenboek Verwijzingen naar internetopdrachten Verwijzingen naar cd-rom
Bronnenboek Teksten Plaatjes Schema’s Begrippenlijsten Begrippenindex Informatie Top Center
Portfoliomap Hier bewaar je uitgeprinte opdrachten en werkstukken in
Cd-rom Opdrachten Filmpjes Games
Internet www.tendenssite.nl Internetopdrachten
Werkpleksimulatie Kennismaking met de verschillende afdelingen en de werkzaamheden die er voorkomen Ook werken met simulatieprogramma SimSoft
Open Simulatie Open Simulatie: echt handelen met andere bedrijven
Automatisering Toetsenbordvaardigheid, Windows, Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook
De afdelingen Je begint met de OriĂŤntatie op de Handel en administratie. Daarna werk je steeds op afdelingen binnen het bedrijf Top Center. Die afdelingen komen in het instructie-/werkboek en in het bronnenboek terug. Je komt ze ook tegen bij de simulatie.
De receptioniste van Top Center.
7
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
10:00
Pagina 8
De afdelingen zien er dus steeds zo uit. Als voorbeeld de afdeling Receptie. Afdeling Receptie Werkpleksimulatie: kennismaking met de belangrijkste formulieren en werkzaamheden op de afdeling Receptie. Werken met het programma SimSoft op de afdeling Receptie. Je werkt hier als medewerker en voert alle werkzaamheden van een receptiemedewerker achter de computer uit. Open Simulatie: Ook hier werk je op de afdeling Receptie, nu samen met andere simulatiebedrijven in het land.
8
Instructie-/werkboek en bronnenboek: Hier krijg je nog meer opdrachten over de afdeling Receptie. Het kan gaan over de formulieren die ook in de simulatie voorkomen, maar ook andere onderwerpen kunnen aan bod komen. Cd-rom: Filmpjes, opdrachten en spelletjes. Internet: Ook hier opdrachten en informatie over de afdeling Receptie.
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
10:00
Pagina 9
wat is h a n d e l ? Inleiding Handel betekent geld verdienen aan het kopen en verkopen van producten en het verlenen van diensten. Als ergens een nieuw product gemaakt wordt, probeert de handel dat aan anderen te verkopen. De handel zorgt voor reclame voor het product. Ook het vervoer en de plaats van verkoop wordt door de handel geregeld. Zo kan het gebeuren dat je aardappels uit Groningen, vlees uit Duitsland en groenten uit NieuwZeeland eet. Na het eten drink je koffie uit Brazilië terwijl je kijkt naar de televisie die uit Japan komt. Allemaal dankzij de handel.
ta a k 2
Er zijn winkels die artikelen uit verschillende branches verkopen. Zo kan een kledingzaak (modebranche) ook schoenen verkopen (schoenenbranche). Het is een winkel met twee branches waarvan de artikelen naast elkaar verkocht worden. Je noemt dat parallellisatie.
9 Parallellisatie: in deze modezaak worden ook schoenen verkocht.
De handel regelt ook het vervoer van het product.
Het kan zijn dat een winkelier artikelen verkoopt uit meer dan twee branches. Als het meer branches zijn en de klant niet meer kan zien tot welke branche de winkel behoort, noem je dat branchevervaging.
Branches Er zijn allerlei soorten winkels. De ene winkel verkoopt kleding, de andere bijvoorbeeld levensmiddelen, fietsen of cd’s. Winkels die hetzelfde soort artikelen verkopen, vormen samen een branche. Zo kennen we tegenwoordig verschillende branches, zoals de schoenenbranche, de foodbranche en de modebranche. De verkopers die in een branche werken, weten alles van de producten af. Als een winkel artikelen uit één branche verkoopt, spreken we van specialisatie.
In de handel bestaan heel veel verschillende soorten branches. Hieronder zie je een paar voorbeelden van branches: – Algemene levensmiddelen – Baby- en kinderkleding – Brood en banket – Doe-het-zelfproducten – Drogisterij- en parfumerieartikelen – Fietsen – Kantoor- en schoolbenodigdheden – Speelgoed – Tabaksproducten – Wonen.
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
10:00
Pagina 10
De bedrijfskolom De meeste artikelen leggen een lange weg af voordat ze in de winkel liggen. Dat komt omdat er veel mee gebeurt. De weg die een artikel aflegt kun je zichtbaar maken in een bedrijfskolom. De bedrijfskolom van appels kan er als volgt uitzien:
Fruitteler (appels)
Veiling
Groenteboer
10
De groenteboer verkoopt tot slot de appels aan de consument (de klant). Het kan ook uitgebreider:
Elk stukje van de bedrijfskolom zorgt voor toegevoegde waarde. De bananenboer heeft ervoor gezorgd dat de bananen konden groeien en rijpen. De exporteur zorgde ervoor dat de bananen konden worden verscheept. De importeur zorgde ervoor dat de groothandelaren op tijd van rijpe bananen werden voorzien. De winkelier presenteert de bananen en maakt het mogelijk dat de bananen per stuk te koop zijn. Activiteiten binnen de bedrijfskolom Soms worden wel eens schakels uit de bedrijfskolom van een product gehaald. Bijvoorbeeld doordat de opkoper ook exporteur wordt of doordat de fabrikant direct aan de detailhandel gaat leveren. Het kleiner maken van de bedrijfskolom door schakels eruit te halen noem je integratie.
Fruitteler (bananen) Fruitteler (bananen) Opkoper Opkoper Exporteur Exporteur Importeur Importeur Groothandel Groothandel Groenteboer Groenteboer Integratie.
De groenteboer verkoopt tot slot de bananen aan de consument.
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
10:00
Pagina 11
h a n d e l e n a dm i n i s tr at i e
Andersom kan ook. Het kan zijn dat een fabrikant het kopen van grondstoffen alleen nog doet via de groothandel. Er is dan een schakel bij gekomen: de groothandel in glas, metaal of plastic. Het groter maken van de bedrijfskolom of het toevoegen van taken noem je differentiatie.
– – – – –
het verschil in hoeveelheid het verschil in plaats het verschil in tijd het verschil in kwaliteit het verschil in kennis.
Oerproducenten (glas, metaal, plastic)
Groothandels (in glas, metaal of plastic)
Fabrikant (van wasmachines)
11
Groothandel (in elektrotechnische apparaten)
Detailhandel (elektrozaak)
Differentiatie.
Vraag en aanbod De handel probeert zo veel mogelijk aan de vraag van de klant te voldoen. Zij doet dat door het aanbod van producten daarop af te stemmen. De handel doet dat door het overbruggen van verhoudingsverschillen. De handel zorgt ervoor dat de wensen van de klant en van de aanbieder van het product beter bij elkaar passen. We kennen de volgende verschillen:
1. het verschil in hoeveelheid Een autofabrikant maakt 100.000 precies dezelfde auto’s per jaar. De klant wil echter maar één auto. De handel zorgt ervoor dat de auto’s over de hele wereld worden verspreid en dat zo veel mogelijk klanten die auto kunnen kopen. 2. het verschil in plaats De fabrikant van de auto’s is gevestigd in Japan. De klant woont in Nederland. De handel zorgt ervoor dat de auto bij de klant in de buurt te koop is, zodat hij niet helemaal naar Japan hoeft om de auto te kopen.
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
10:00
Pagina 12
3. het verschil in tijd Aardappelen worden tussen mei en oktober geoogst. De klant wil eigenlijk wel het hele jaar door aardappelen eten. Een deel van de aardappeloogst moet dus worden opgeslagen. De aardappelen worden uit voorraad verkocht. 4. het verschil in kwaliteit Een groenteboer verkoopt wel tien soorten aardappelen. De klant heeft nu de mogelijkheid om de kwaliteit van de aardappelen te vergelijken en de soort te kopen die hij wil. De dingen waarop je kwaliteit kunt selecteren zijn bijvoorbeeld smaak, kooktijd of verwerkingsmogelijkheden (frites, salades).
12
5. het verschil in kennis Om de kwaliteit van het product te kunnen beoordelen heb je hulp nodig. Die mag je verwachten van de verkoper. Hij kan informatie geven over het product. Deze informatie heeft hij gekregen van de leverancier of fabrikant.
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
10:00
Pagina 13
kennismaken met a dmi n istr ati e Wat is administratie? Wat bedoelen we eigenlijk met ‘administratie’? Je hoort het woord heel vaak. Heel veel mensen in Nederland werken op de administratie. Elk bedrijf heeft namelijk wel een administratie. Bij sommige bedrijven is dat een kleine afdeling, bij andere bedrijven werken heel veel mensen op de afdeling Administratie. Wat er precies op de afdeling Administratie gebeurt, is bij elk bedrijf verschillend. Daarom beschrijven we van een paar bedrijven wat de afdeling Administratie daar doet.
ta a k 3
Een bouwbedrijf Een bouwbedrijf bouwt allerlei gebouwen, bijvoorbeeld huizen. De afdeling Administratie houdt bij hoeveel huizen er gebouwd worden, wat de kosten daarvan zijn, hoeveel mensen eraan werken, of de huizen al betaald zijn en of de materialen al betaald zijn. Daarvoor krijgt de afdeling Administratie allerlei gegevens van de bouwvakkers, van de inkoper (die materialen inkoopt) en van de verkopers (die opdrachten krijgen van klanten om een huis te laten bouwen).
13
De taxichauffeur houdt in een eigen administratie precies bij hoeveel mensen hij vervoert, waar naartoe en hoeveel geld hij ervoor krijgt.
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
10:00
Pagina 14
Al die gegevens worden verwerkt door de afdeling Administratie. Die zorgt ervoor dat alles duidelijk op een rij komt te staan.
14
Een taxibedrijf Een taxibedrijf vervoert personen. Daar krijgt het bedrijf geld voor. De afdeling Administratie houdt bij hoeveel mensen er vervoerd zijn. Dit krijgt de afdeling te horen van de chauffeurs. De administratie kan dan uitrekenen hoeveel geld er is binnengekomen. Dat geld krijgen ze ook van de chauffeurs. Dat gaat naar de bankrekening van het bedrijf. De afdeling Administratie houdt bij hoeveel geld er op de bankrekening staat. De afdeling Administratie houdt bij hoelang de taxi’s al meegaan. En wat ze gekost hebben. De administratie houdt ook bij hoeveel benzine (of diesel) er gekocht is. En wat de reparaties gekost hebben. Als alles netjes op een rij wordt gezet, kan de afdeling Administratie zien hoeveel geld er overblijft. Dit is de winst.
Een bank Het geld van je zaterdagbaantje komt binnen op je bankrekening. Jij haalt het er weer af als je ergens geld voor nodig hebt. Wie houdt bij hoeveel geld er nog op je bankrekening staat? Of hoeveel je rood staat? Dat doet de administratie van de bank. En niet alleen voor jou, bijna elk gezin in Nederland heeft wel een bankrekening. Er zijn dus veel mensen nodig op de administratie. Ze krijgen alle gegevens over het geld van de mensen die een rekening bij de bank hebben. Hiervan worden overzichten gemaakt. Dit zijn de bankafschriften die je altijd krijgt. Een uitzendbureau Als je vakantiewerk zoekt, kun je je inschrijven bij een uitzendbureau. Je schrijft je naam, het adres en andere gegevens op. Het uitzendbureau houdt die gegevens bij in de administratie. Het uitzendbureau houdt ook gegevens van bedrijven bij die mensen zoeken. Als de administratie goed voor elkaar is, kan het uitzendbureau snel zien wie er het beste bij welk bedrijf kan werken.
Bij een uitzendbureau houden de intercedenten in de administratie de gegevens van de uitzendkrachten bij.
459x_HA_BB_1_orientatie
06-05-2005
10:00
Pagina 15
werken in de handel
ta a k 4
Werken in de handel In de handel bestaan heel veel verschillende banen. Voorbeelden zijn: filiaalleider, afdelingschef en verkoper. De werkzaamheden van de verkopers zijn samengevoegd tot een taak. Zo spreken we van de voorraadtaak, de winkelverzorgingstaak, de verkooptaak, de afrekentaak. Werkzaamheden die horen bij de voorraadtaak zijn: – controleren van binnengekomen goederen – het opslaan van de goederen in het magazijn – voorraadadministratie bijhouden – het bestellen van nieuwe voorraden. Werkzaamheden die horen bij de winkelverzorgingstaak zijn: – opruimen en schoonmaken – displays bouwen – schappen aanvullen – spiegelen – inventariseren – controleren op hygiëne en kwaliteit.
15
Werkzaamheden die horen bij de verkooptaak zijn: – klanten adviseren – service verlenen – klachten behandelen – voorkomen van diefstal. Werkzaamheden die horen bij de afrekentaak zijn: – kassa bedrijfsklaar maken – afrekenen – kassa opmaken – afromen – inpakken van de artikelen.
Verschillende taken in de handel. Herken
Als je verder wilt en kunt dan zijn er voor jou nog andere taken die je zou kunnen
je ze allemaal?