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LA OFIMÁTICA
EN DATA
os espacios de oficina han evolucionado de forma simétrica al desarrollo de la tecnología, que ha sabido aprovechar las ventajas de esta última para promover un ambiente óptimo de trabajo. Se pasó del cuaderno de notas al software de procesamiento de palabras, de la máquina de escribir a la multifuncional, que poco le falta para hacer café; de esperar dos días para recibir un correo, a los dos segundos que toma en figurar en la bandeja de entrada.
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La tecnología ha transformado la forma en que las personas trabajan. Las tareas se simplifican gracias a las aplicaciones de software, y cada vez se suman nuevas herramientas orientadas a generar mayor productividad. Pero esto va mucho más allá, ya que hace posible optimizar recursos, tiempo y dinero, lo que tendrá un impacto positivo en la economía de la empresa. A esto se suma la gestión documental y el flujo de trabajo, como herramientas robustas que permiten estandarizar y automatizar procesos, generando eficacia y un mayor control. De esta forma las áreas críticas de trabajo pueden recibir un seguimiento constante, y la información será accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar. Actualmente la oficina está pasando por una importante transición; de un espacio físico de cuatro paredes, a dispositivos móviles que permiten trabajar desde cualquier lugar. Tendencias como bring your own device permiten a los colaboradores tener mayor control sobre los procesos de la organización, a la vez que los vuelve más productivos.
1984 Psion crea el primer personal digital assistant (PDA)
1959
1950
Xerox fabrica la primera fotocopiadora
Se inventa la primera impresora para computadoras
3%
Alrededor del de los ingresos de una organización se destinan a los gastos de impresión.
La implantación de una política de impresión supone un de ahorro de recursos desde el primer mes.
25%
66%
de los trabajadores esperan un acceso 24/7 a las redes corporativas e informáticas desde cualquier dispositivo.
Fuente: Gartner, Xerox, The Cisco Unified Workspace.
TENDENCIAS
DE IMPRESIÓN Y SOLUCIONES DE OFICINA l
a impresión ha pasado de ser un proceso puramente análogo, a tener una contraparte digital. Su incremento gradual se debe a la masificación y socialización de Internet y las TIC; además de la flexibilidad de su manejo, y la actual integración dentro de los sistemas de impresión. De acuerdo al reporte Global Trend de la Drupa, el 38% de los centros de impresión reportaron más del 25% de su facturación en impresión digital. Esta cifra refleja la forma en la que el mercado está experimentando un crecimiento hacia el manejo y la administración de documentos digitales. Por su parte, Daniel Hedelscoff, product manager system device Latin América para Epson menciona que los grandes fabricantes se han adaptado a las tendencias del mercado, con la finalidad de volverse más competitivos en sus ofertas. Es así como integran un mayor número de funciones dentro del mismo hardware. Entre ellas, la movilidad se ha convertido en una necesidad para las soluciones de oficina e impresión. Así como su integración con la Nube, orientada a interconectarse con servidores externos de almacenamiento de documentos. De esta forma las soluciones de impresión y oficina trazan su rumbo, apoyándose del ecosistema tecnológico.
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“La tendencia actual del mercado se direcciona a que la impresora multifuncional se convierta en un puesto más de trabajo, tal como lo es un ordenador o una tablet.” Paul Farret, gerente comercial de Ecuacopia
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APP’S Y BOTONES INTELIGENTES
Las impresoras multifuncionales actuales hacen más que imprimir. Han adquirido componentes que la asemejan cada vez más a computadores. Por esta razón es posible instalar aplicaciones propias o de terceros, con el fin de simplificar acciones: además de generar o custodiar botones para integrar flujos de trabajo, en dependencia de las necesidades de la empresa y sus usuarios.
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ASISTENCIA REMOTA
Actualmente ya no es necesario que el servicio técnico para impresoras sea totalmente presencial. Se puede generar un diagnóstico de forma remota, gracias a los sensores integrados. Esto implica un ahorro de tiempo y dinero para la empresa, ya que el experto en TI puede identificar un error en una de las impresoras de una sucursal, y brindarle una solución de forma inmediata. La gestión y administración de la impresora puede llevarse a cabo de forma remota, lo que implica un mayor control sobre el uso del dispositivo para el personal de TI.
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SOLID INK
A pesar de ser desarrollada en 1986, la tinta sólida no empezó a utilizarse de forma masiva hasta inicios del 2000, cuando Xerox adquirió Tektronix, la empresa que desarrolló la tecnología.
Sus ventajas en comparación a la tinta líquida y al tóner están en el bajo nivel de desperdicio, el ahorro energético, y la alta calidad de impresión. Por lo que se orienta hacia entornos de oficina en los que la relación calidad – precio es equilibrada.
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INTEGRACIÓN CON LA NUBE
Dentro del manejo y la gestión de documentos, la Nube se ha convertido en un aliado para el almacenamiento de información. Plataformas como Drive de Google, One Drive de Microsoft, Dropbox, entre muchas más, permiten guardar de forma gratuita todo tipo de archivos, hasta llegar a un límite, en el que es necesario comprar mayor espacio. Los precios son asequibles, y son una alternativa viable a adquirir discos duros físicos. Además pueden integrarse dentro una impresora multifuncional para digitalizar documentos físicos, y enviarlos de forma directa a un servidor de almacenamiento.
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CONECTIVIDAD MÓVIL
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SEGURIDAD
El uso de dispositivos móviles dentro de los espacios de oficina son un medio para potenciar la productividad, siempre que puedan comunicarse con otros dispositivos. Por esta razón, los fabricantes han visto el potencial de vincular sus impresoras a smartphones y tablets, a través de aplicaciones que sirven de medio para acceder a trabajos de impresión, verificar su estado, e incluso imprimir de forma remota
Las impresoras pueden infectarse por dos medios: El primero es a través de dispositivos externos de almacenamiento; y el segundo es por medio de la red LAN que comparte con toda la oficina. De forma preventiva, las impresoras multifunción de alta gama poseen de fábrica antivirus que al momento de detectar un malware, bloquean su acceso. Pero para aquellas empresas que manejan contenido altamente sensible, pueden optar por instalar discos duros que cifran la información a medida que se transfiere, y que incluso se borran por completo al detectar su extracción.
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POLÍTICA DE IMPRESIÓN, LO ÓPTIMO EN LA EMPRESA COMPUTERWORLD ESPAÑA
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n estos tiempos de crisis, ahorrar costos es un imperativo para todo tipo de empresas, más aún si al hacerlo se gana eficiencia, y se colabora al medio ambiente. Por ello una correcta política de impresión es necesaria, y más aún si se socializan de forma interna sus beneficios.
Es posible gestionar de manera eficiente y económica las tareas de impresión de documentos; la reducción en el gasto de papel y tinta será notoria. La forma de lograrlo es a través de una serie de pautas o criterios que al cumplirse, permitirían a las organizaciones ahorrar hasta un 25% en costos relacionados a la impresión y gestión documental.
Así lo afirman algunos estudios que aluden a las políticas de impresión como el mecanismo más eficaz para luchar contra los abusos que se cometen a la hora de imprimir. De hecho, en el mercado se maneja como cifra aceptada que sólo 1 de cada 9 empresas conoce sus gastos de impresión, lo cual demuestra que el margen de mejora es amplio en este campo. La política de impresión es un término acuñado originariamente por el fabricante Kyocera para referirse a las buenas prácticas en el terreno de la gestión documental para obtener ahorros y favorecer el desarrollo sostenible sin perjuicio del rendimiento de la corporación.
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¿CUÁLES SON LAS REGLAS BÁSICAS QUE TODA EMPRESA DEBERÍA SEGUIR?
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Concientizar a los colaboradores sobre el gasto que genera la impresión injustificada en la organización.
en la empresa el correcto uso y funcionamiento 2 Socializar de las impresoras y multifunciones.
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El acceso por medio de usuario y contraseña permitirá identificar y contabilizar las impresiones de cada colaborador.
cuotas de impresión por usuario, y generar un con4 Asignar teo en tiempo real, para que tomen en cuenta la responsabilidad de su uso.
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Asignar una bandeja de papel reciclado para la impresión de correos electrónicos.
6 Permitir la impresión a color solo en áreas que lo necesiten. los horarios de impresión, basado en el horario 7 Restringir de oficina. 8
Utilizar soluciones de gestión documental, que permitan administrar de forma eficiente el volumen de datos e información en formato digital.
WORKFLOW: AUTOMATIZANDO TAREAS El flujo de trabajo permite automatizar secuencias de acciones, a través de una lógica operacional, la cual responde a variables internas y externas de la compañía. Su aplicación generará un ahorro de personal, tiempo, y por ende, recursos económicos. El uso de un workflow en una empresa permitiría que los empleados por si solos puedan gestionar una solicitud de vacaciones, a través de un determinado software. El programa se encargaría de verificar diferentes variables, como el tiempo del colaborador en la empresa, los días de vacación que le restan, la aprobación del jefe inmediato, entre otras; y al final generaría una respuesta positiva o negativa. Según comenta Juan Manuel Barrera, gerente de producto office marketing de Xerox, existen cuatro elementos que son parte de un correcto flujo de trabajo:
PRODUCTIVIDAD
Los procesos repetitivos y administrativos ya no necesitan de una cadena de personas para su verificación y aprobación, por lo que se disminuyen los tiempos de respuesta, y se agilizan las tareas.
COMODIDAD
Los usuarios están a un click de distancia de iniciar un flujo de trabajo, sin que tengan que esperar días en tramitar cada tarea. La automatización aliviana estas tediosas cargas, lo que permite a los trabajadores enfocarse en sus áreas puntuales.
CONTROL DE COSTOS
La automatización supone un ahorro de personal, tiempo, y recursos; los cuales pueden ser invertidos en otras áreas. Además permite llevar a cabo una planificación de gastos a largo plazo, lo que plantea un mayor control.
SEGURIDAD
El flujo de trabajo no puede ser vulnerado, actúa en base a parámetros preestablecidos. Esto brinda un sentido de transparencia, lo que se refleja en confianza para los usuarios.
TOP MANAGE PRINT AND CONTENT SERVICE e acuerdo a Leonidas Montalvo, PSG Product Manager de Xerox, el MPS y MCS permite a las empresas enfocarse en su core business, mientra un proveedor externo toma a su cargo todo lo relacionado al manejo de impresión y contenido. La organización ya no tendrá que preocuparse del servicio técnico, la compra de suministros, su seguridad, e incluso de adquirir el hardware; todo es parte de una solución integral.
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Managed Print Services (MPS):
Managed Content Services (MCS):
Conocidos también como Servicios de Impresión Gestionada, tienen la finalidad de administrar y optimizar el manejo de documentos físicos que ingresan a la empresa. De esta forma se busca un mayor control sobre todos los documentos, además de una eficiencia de recursos.
Traducido al español como Servicios de Contenido Gestionado, buscan analizar las áreas críticas de los procesos empresariales, como son los flujos de trabajo, gobierno de la información, la gestión de contenido y digitalización; con la finalidad de estandarizar el manejo de contenidos corporativos, y proporcionar su acceso de manera fácil y segura.
Según Gartner, empresa consultora de las tecnologías de la información y comunicación, existen seis compañías que lograron destacarse en el 2014 como líderes proveedores de MPS y MCS. Aquí se encuentran aquellas empresas que han logrado captar la esencia del mercado, así como sus necesidades, y las han sabido plasmar dentro de sus soluciones. Los servicios que prestan aportan un amplio rango de valor agregado, además que disponen sus soluciones de forma global. Estas seis empresas han demostrado un acierto en su integridad de visión, la cual se respalda en su habilidad de ejecución:
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1 XEROX 2 HP
3LEXMARK
4 RICOH 5CANON 6 KONICA MINOLTA