Horecajournal n° 108 - juillet-août 2019
N° 108 - juillet-août 2019 10 numéros par an TIRAGE: 9.000 E.R. Thierry Neyens Horeca Marketing BLVD. Anspach 111, 1000 Bruxelles www.horecawallonie.be P902003
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Inspection sociale : comment s’y préparer au mieux ? Le 6 juillet dernier, des « contrôles sociaux éclairs » étaient annoncés, dans le secteur Horeca, par les services d’inspection du Service d’Information et de Recherche Sociale (SIRS). Dans une démarche proactive d’information et de prévention, la Fédération HoReCa Wallonie avait, dès lors, organisé deux séances d’information, les 13 mai et 24 juin 2019, dans les régions namuroise et carolorégienne. La première bénéficia de l’intervention efficace et pointilleuse de Lise-Ange Traufler, coordinatrice du SIRS, tandis que la seconde fut dirigée, de mains de maître, par Geneviève Bossu, Responsable juridique de la Fédération HoReCa Wallonie. Lors de leurs présentations, les orateurs du jour ont dévoilé, en toute transparence, les coulisses d’une inspection sociale en mettant en avant les éléments essentiels pour être en parfaite conformité avec la législation sociale.
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ôt ou tard, la plupart des entreprises sont confrontées à une visite de l’inspection sociale. S’y préparer ne peut donc pas faire de tort. Lors d’un contrôle, les services d'inspection sociale vérifient si les établissements appliquent la législation sociale à la lettre. Ils sont en charge de détecter des infractions éventuelles, sanctionnées administrativement et pénalement. En pratique, les entrepreneurs Horeca sont principalement confrontés aux services d’inspection suivants : le Contrôle des Lois sociales, l’Inspection sociale de l’Office National de Sécurité sociale et l’inspection de l’Office National de l’Emploi.
Se préparer à une inspection Lors d'une visite de l’inspection sociale, vous devez pouvoir présenter toute une série de documents à la fois corrects, à jour et conformes à la législation. Certains documents doivent toujours se situer dans un endroit accessible. Le contrôleur doit, en effet, pouvoir les consulter aisément à tout moment, même si vous êtes vous-même absent. En cas de visite planifiée, vous avez également reçu un courrier vous spécifiant tous les documents à tenir à disposition de l’inspecteur. Veillez donc à bien les préparer. Néanmoins, comme le mentionne
Lise-Ange Traufler, une des meilleures façons d’être prêt en cas d’inspection sociale est d’avoir parcouru, avec attention, la checklist de contrôle, disponible sur le site du SIRS : https://www.sirs. belgique.be/fr/check-lists-controle. Effectivement, certains documents sont repris, de manière standard, sur la liste de contrôle des inspecteurs. Vous y retrouverez, notamment, les points d’attention suivants : - Tous les travailleurs doivent être inscrits au niveau de la Dimona. Qu’il s’agisse d’apprenti, d’étudiant, de flexi-job, d’occasionnel, etc., toutes les personnes occupées au travail doivent y figurer ! Pour votre facilité, vous pouvez consulter toutes les Dimona effectuées sur le site www.socialsecurity.be. - Le règlement de travail doit être disponible ou en cours de validation (dans le cas où il n’est pas encore finalisé) dès l’entrée d’un travailleur. - Les contrats de vos collaborateurs constituent également un point d’attention. L’inspecteur vérifie les horaires et les conditions de travail à la loupe et examine ensuite si les documents correspondent bien à la réalité. Un contrat écrit est indispensable pour tout travailleur à Contrat à Durée Déterminée (CDD), temps partiel, étudiant, occasionnel,
flexi-job, intérim. Dans la réalité, surtout en ce qui concerne le secteur Horeca, les horaires et les conditions de travail différents sont fréquents pour les travailleurs à temps partiel. - Vous devez souscrire à une police d’assurance « accident du travail » afin de couvrir tous risques éventuels pouvant survenir à vos travailleurs. - Si un de vos travailleurs a droit à un complément de chômage, vous devez délivrer les documents de chômage opportuns. « Effectivement, si vous ne les donnez pas, votre travailleur ne peut être en ordre. Par contre, si celui-ci n’a pas fait le nécessaire mais qu’il a les documents en main, il s’agit de sa seule responsabilité », nous révèle Lise-Ange Traufler. Enfin, n’oubliez pas d’avertir vos collaborateurs sur ce qu’ils doivent faire en cas de contrôle. En effet, l'inspection sociale a le droit de poser, à vous et à vos employés, un certain nombre de questions.
Au cours de l’inspection Lise-Ange Traufler nous signale qu’il est préférable de coopérer autant que possible avec l’inspecteur. « En cas de contrôle, on a toujours une réaction de stress même si on est en ordre. Toutefois, le calme de l’un va implémenter le calme de l’autre », nous confie-t-elle.
Il faut répondre à chaque question de façon claire et concise, sans pour autant fournir des informations non demandées. Vous ne pouvez pas entraver une visite intentionnellement car cela peut être considéré comme une infraction et peut être sanctionné. De plus, lorsque des informations concrètes et précises vous sont demandées, vous pouvez solliciter un délai supplémentaire pour réunir ces renseignements ou les faire vérifier par votre secrétariat social.
Après l’inspection : quelles conséquences ? L’inspecteur possède une grande autonomie, nommée pouvoir d’appréciation, s’il constate des irrégularités lors de son passage. En fonction des infractions soulevées, celui-ci tiendra compte de la gravité de l’infraction, de l’intention frauduleuse ou non, d’un cas de récidive ou encore de votre bonne foi. Le contrôleur peut donc décider lui-même, tout en se conformant au cadre légal, soit de donner un avertissement et de fixer un délai pour régulariser l’infraction, soit de dresser un procès-verbal. Par exemple, l’impact de l’absence d’affichage ou d’affichage incomplet (publicité des horaires à temps partiel), dont le délai de prescription est de 3 ans, peut être porté à 7 ans s’il y a manœuvres frauduleuses ou déclarations fausses ou sciemment incomplètes. Une erreur peut, dès lors, vous coûter cher !
Le secteur Horeca, une cible ? A l’heure actuelle, les inspecteurs sociaux constatent encore beaucoup d’infractions dans l’Horeca. « Il s’agit d’un des secteurs où les statistiques indiquent un pourcentage élevé d’infractions commises, raison pour laquelle ce secteur mérite toute notre attention », nous confie Lise-Ange Traufler. « Différents problèmes surviennent, de manière récurrente, chez ces employeurs. Par exemple,
© Fédération HoReCa Wallonie
des irrégularités au niveau des temps partiels, des affichages absents ou placés au mauvais endroit, un registre de dérogations non effectué, etc. Il faut savoir que le fait de ne pas tenir à jour ce type de document (de dérogation) a les mêmes conséquences que de ne pas faire d’affichage du tout. Cela signifie donc que le travailleur sera considéré comme ayant été à temps plein durant sa période d’occupation ». A méditer donc…
Etes-vous prêts ? En résumé, voici quelques conseils à tenir à l’œil en cas de visite, planifiée ou non, des services d’inspection sociale : - Constituez un dossier reprenant les documents les plus importants pouvant être demandés. - Evoquez avec vos collaborateurs comment se déroule une inspection. - Au besoin, informez votre secrétariat social dès réception d’un courrier annonçant la visite de l’inspection. - Collaborez le plus possible, sans donner d’informations inutiles. - Demandez toujours une liste de points à améliorer après le contrôle. - Un problème a été constaté ? Trouvez une solution le plus rapidement possible. - Conservez les données de contact de l’inspecteur pour d’éventuelles futures questions. Vous l’aurez compris, les services d’Inspection des lois sociales ont pour mission de veiller au respect de la réglementation du travail au sein de toutes les entreprises. Ils se présenteront donc chez vous, tôt ou tard. Dans cette optique, la Fédération HoReCa Wallonie vous informe au mieux afin d’anticiper tout contrôle social. Plus d’informations : info@ horecawallonie.be. R.H.