Welkom bij EMI
1
Welkom bij EMI, versie februari 2022
2
Welkom Welkom bij EMI. Dit informatieboekje geeft een praktische introductie van de Hogeschool en EMI. Je vindt in dit boekje een uitleg over verschillende onderwerpen waarmee we je op weg willen helpen bij de start van je stageperiode binnen de Hogeschool. Voor alle vragen kan je uiteraard terecht bij de begeleider (hierna stagebegeleider) die vanuit het programma je (afstudeer)stage begeleidt. Voor praktische vragen kan je ook terecht bij Marjon Schrama en de collega’s van het communicatieteam. Zij kennen de weg binnen de Hogeschool en EMI. Voor kennismaking met medewerkers van EMI en andere stagiaires, vragen we je om bij de communicatie (emiopzuid@hr.nl) een korte beschrijving en een profielfoto van jezelf te geven. Meld je ook aan op de LinkedIn-pagina van EMIopZuid (Hogeschool Rotterdam). Deze informatie kan via de interne/externe nieuwsbrief gedeeld worden. Naast deze handleiding geven we je ook mee: • Huisstijlhandboek • Handleiding Social Media Alle informatie van EMI voor het maken van je verslag, vind je in het kanaal Stagiaires EMI in Microsoft Teams.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
3
Inhoud (ctrl + klik om naar betreffende hoofdstuk te gaan) Praktische informatie Inlogaccount, digipas en medewerkerspas
5 5
Werkplek
5
Printen en kopiëren
5
Parkeren
5
Lokalen De Hillevliet
5
Handige tips en alle overige vragen
6
Personeelszaken
7
Ziekmelden
7
Stage-uren en vakantie
7
Vergoedingsregeling
7
Jaaropgave
7
Vertrouwenspersoon
7
Overleggen stagiaires Wekelijks overleg stagebegeleider
8 8
Teamoverleg
8
Onderling consult
8
Outlook Invoeren Handtekening in Outlook
9 9
Agenda
10
Machtigen agenda derden
10
Out-of-office
10
Digitale informatiesystemen
11
Gebruik sjablonen
11
Youforce (zie ook personeelszaken)
11
Extra gemaakte kosten
11
Sneltoetsen Word Overzicht Instituten en opleidingen
Welkom bij EMI, versie februari 2022
12 13
4
Praktische informatie Inlogaccount, digipas en medewerkerspas Om in te loggen in de digitale systemen (intranetwerk, Outlook, MicrosoftTeams, YouForce e.d.) van de Hogeschool heb je inloggegevens nodig. Tijdens het inloggen wordt gevraagd om een toegangscode van de app Authenticator. De app wordt op je telefoon geplaatst. Dit kan online actief worden gemaakt, of je kunt deze laten installeren op het Museumpark (neem dan wel je brief mee). Nadat je bent ingelogd, kun je in Hint.hr.nl je eigen profiel aanpassen (zeker aan te raden). In het smoelenboek (een van de widgets op de startpagina) kun je je telefoonnummer opgeven, de ruimte waar je zit, je werktijden en zoektermen. Voeg ook een profielfoto toe. Meeloopstagiaires krijgen een medewerkerspas. Met de pas maak je gratis kopieën en leen je boeken uit de mediatheek. Verlies van de kaart dien je direct te melden bij het Servicepunt (op alle locaties bereikbaar op telefoonnummer 1111 of via service@ hr.nl). Zij blokkeren de kaart.
Werkplek
De bureaus zijn flexplekken die je na gebruik altijd leeg en schoon achter dient te laten. Aan het begin van de dag is het aan te raden om de werkplek te ontsmetten (dan weet je altijd zeker dat deze schoon is). Het is belangrijk dat je je werkplek op een goede manier instelt om lichamelijke klachten te voorkomen. De bureaus en stoelen bij EMI zijn elektrisch c.q. handmatig in hoogte verstelbaar. Hou bij het instellen rekening met de ARBO-regels, zie afbeelding.
Printen en kopiëren EMI/HR heeft een printer/kopieermachine: Follow-MEprinter. Op je eigen laptop of ander apparaat kun je de printer installeren. Hiermee zijn alle printers van de HR aan te sturen. Inloggen gaat met je medewerkerspas of je gebruikersnaam en wachtwoord. Als er problemen met kopieermachine zijn, meld dat altijd aan Marjon (of iemand van communicatie).
Parkeren Parkeren is op eigen kosten. EMI is het beste te bereiken per fiets en/of openbaar vervoer.
Lokalen De Hillevliet
De gehele ruimte van De Hillevliet is rookvrij, dus ook de binnenplaats en het portaal van de ingang. Onze ruimtes op De Hillevliet kunnen – indien beschikbaar – door studenten gebruikt worden: HV.0.25 (wijkstudio linkergang begane grond) HV.2.12 (ruimte voorzijde gebouw, tweede etage) HV.2.14 (ruimte in de hoek, tweede etage) HV.2.15 (ruimte met podium, tweede etage)
Welkom bij EMI, versie februari 2022
5
Handige tips en alle overige vragen Wil je handige tips in Word, Excel en een makkelijk knipprogramma, neem dan contact op met Marjon Schrama.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
6
Personeelszaken Zie algemeen op HINT: https://hint.hr.nl/nl/HR/Werken-bij/
Ziekmelden Meld je (indien van toepassing), bij voorkeur telefonisch, tussen 9.00 en 9.30 uur bij EMI 010 794 5946 ziek of anders via de mail naar emiopzuid@hr.nl Het is handig als je je ziek meldt bij je stagebegeleider.
Stage-uren en vakantie
Je stage omvat een aantal uren die zijn vastgelegd in de stageovereenkomst tussen EMI en je opleiding. Hoe je deze uren verdeelt (en wanneer je eventueel vakantie neemt, spreek je af met je stagebegeleider van EMI.
Vergoedingsregeling Stagiairs ontvangen onder bepaalde voorwaarden een vergoeding (rond de 25e van de maand). Mede op grond daarvan wordt de relatie met de stagiair zowel door de belastingdienst als de bedrijfsvereniging aangemerkt als een zogenaamde fictieve dienstbetrekking. Dit betekent dat voor loonbelasting en sociale verzekeringswetten, met uitzondering van de werkloosheidswet, de vergoeding als loon wordt gezien en vergoeding van kosten onder de fiscale regels vallen. Voor de vergoeding van stagiairs geldt het volgende bedrag (vanaf 1 september 2020 is de vergoeding voor uni/hbo/mbo gelijkgetrokken): • Stage: € 400,- bruto per maand bij 1 fte; Bij deeltijdstages gelden de bedragen naar rato. Er wordt geen vakantie-uitkering betaald.
Jaaropgave
In Youforce (inloggen met je HR-account) kan je een jaaropgave downloaden. Als je dan de tegel “Mijn Instellingen” aanklikt en dan “Emailservice Salarisspecificaties” kan je je privé-email aangeven. Wel zo handig, want dan ontvang je daar je jaaropgaaf. Mocht je het vergeten zijn en een jaaropgave nodig hebben, dan kan je een mail sturen naar HRM-teamB@hr.nl én dan niet vergeten een scan van je ID of paspoort mee te sturen met de mail. Let op: Youforce werkt alleen op Internet Explorer!
Vertrouwenspersoon
Tijdens je stage kun je geconfronteerd worden met vormen van ongewenst gedrag. Denk aan pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie. Ervaar jij zo’n situatie? Dan kun je terecht bij een vertrouwenspersoon van de Hogeschool. Een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en gaat altijd vertrouwelijk om met jouw informatie. Voor medewerkers van de kenniscentra en CoE’s is dat Gertruud Bartels-van der Ham (g.m.e.bartels-van.der.ham@hr.nl, 010 - 794 4537). Specifiek te benaderen voor melding rond racisme/discriminatie: Selina Kofi en Dionne MarkeloWagiso.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
7
Overleggen stagiaires Wekelijks overleg stagebegeleider Naast een stagedocent, heb je bij EMI een stagebegeleider. Deze kan jou inhoudelijk e.e.a. bijbrengen op het gebied van je studieonderwerp. Deze persoon is je vraagbaak voor dagelijkse werkgerelateerde zaken. Je kunt bij je stagebegeleider terecht met alle vragen over je stage. Daarnaast is hij vaak ook je directe leidinggevende. Het doel van een stagebegeleider, is begeleiden bij het afronden van het project waarmee jij bezig bent. Van de stagebegeleider mogen de volgende activiteiten worden verwacht: • Het verzorgen van de introductie van de student (kennismaken met de werkorganisatie en zorgen • • • • • •
voor passende werkplek) Het inhoudelijk begeleiden van de student De voortgang van de opdracht bespreken en de planning bewaken Het beoordelen van het plan van aanpak Het controleren van het tussen-, concept- en eindverslag en dit voor gezien tekenen Overleg plegen met de stagedocent tijdens diens bezoek (of zo nodig op andere tijdstippen) over het verloop van de afstudeeropdracht Het bijwonen van de eindpresentatie en mede beoordelen van de door de student uitgevoerde afstudeeropdracht.
Teamoverleg
Inhoudelijke afstemming taken en voortgang programma waar de programmaleider met medewerkers en studenten aanwezig zijn. De frequentie van de teams is wisselend en in overleg te bespreken of deelname noodzakelijk is.
Onderling consult Het staat de stagiaires bij EMI vrij om met de (op dat moment) andere stagiaires/afstudeerders onderling (wekelijks) bij elkaar te komen om van elkaar te leren voor het opstellen van het verslag voor je opleiding. Op deze manier leer je van andere studenten ook iets over kennis en stage binnen hun programmateam van EMI. Zo krijg je ook meer (invalshoeken en) informatie uit de praktijk van een ander programma.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
8
Outlook Bij Hogeschool Rotterdam wordt gebruik gemaakt van Outlook voor e-mail en agendabeheer. Indien noodzakelijk, wordt voor een stagiair een hogeschool e-mailadres aangevraagd (voorletters.achternaam@hr.nl en inlogcode@hr.nl). Alle mails wordt naar dit e-mailadres gestuurd. Dit e-mailadres dien je te gebruiken voor de e-mail correspondentie vanuit je functie binnen de hogeschool. Zie ook HINT: https://hint.hro.nl/nl/HR/Voorzieningen--Services/AVICT/Handleidingen/#outlook, voor: • Instellen vakantieregel • Agenda delen met anderen • Machtigingen instellen • Synchronisatie van Android, iPhone, iPad e.d.
Invoeren Handtekening in Outlook
Tabblad Bestand > onderaan Opties > Email > tabblad Handtekening voor berichten maken of wijzigen. Knip plak de tekst (vraag iemand van je team zijn handtekening te mailen en pas deze aan). Invoeren logo: ga boven het handtekeningen vak en selecteer de button afbeelding (rechts) Opstellen automatische handtekening Met vriendelijke groet,
Aanwijzingen
[voor- en achternaam]
Lettertype Arial Grootte 10 Functie: 8 punts
Stagiair [programma]
[mailadres@hr.nl] [evt. mobiel telefoonnnummer] Aanwezig: ma-di-wo-do
1 wit regel Grootte 8, (max 4 cijfers bij elkaar) Aanwezig e.d. grootte 8 EMI | Expertisecentrum Maatschappelijke Innovatie Bezoekadres | Hillevliet 90, 3074 KD Rotterdam Postadres | Postbus 25035, 3001 HA Rotterdam 010 794 5946 | EMIopzuid@hr.nl | EMIopzuid.nl
LOGO EMI NAW Grootte 9
Op de hoogte blijven van EMI op Zuid nieuws? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
9
Agenda Zet je afspraken in de agenda van je HRmail (Outlook), dan kan Marjon (of iemand anders bij communicatie) zien wanneer er afspraken gepland kunnen worden waarbij je aanwezig moet zijn. Vul ook je vakanties in. Wil je afwezigheid voor langere periode aangeven (b.v. vakantie) > klik op Nieuwe gebeurtenis bij tabblad van Agenda. Begintijd (9.00 uur) is eerste dag en bij Eindtijd zet je laatste dag neer. Gebruik NOOIT het vinkje Duurt hele dag, want dan is je afwezigheid niet zichtbaar bij de planning assistent en in het overzicht.
Machtigen agenda derden
Andere stagiaires en je stagebeleider kan je machtigen voor je agenda door bij het tabblad van agenda in het lint Agenda delen. Klik daarop en vul de namen in die je wilt machtigen.
Out-of-office Als je (een langere periode) niet aanwezig bent, kan je je afwezigheid instellen. Ga naar bestand > Klik op de button Automatische antwoorden. Geef de periode aan waarop je niet aanwezig bent bij Automatische antwoorden verzenden > periode aangeven. Dit kan van tevoren worden geregeld. LET OP: bericht ook plaatsen bij Buiten van organisatie (apart tabblad). Voorbeeld:
Welkom bij EMI, versie februari 2022
10
Digitale informatiesystemen Gebruik sjablonen Voor EMI is een aantal sjablonen gemaakt, zie afbeelding. Maak daar vooral gebruik van, want dan gebruik je de juiste lettertypes, EMIlogo e.d. Een snelkoppeling staat bij Microsoftteam bestanden van EMI Algemeen - _EMI Sjablonen Zie ook handleiding Huisstijl EMI.
Ook zijn diverse sjablonen per programma beschikbaar. Deze zijn ook te vinden in het kanaal Stagiaires EMI in Microsoft Teams.
Youforce (zie ook personeelszaken) Binnen Hogeschool Rotterdam werken we met het personeelssysteem Youforce. Stagiaires (met account) kunnen hun jaaropgaven en salarisstroken via hun personeelsnummer opvragen (dus zelf inloggen op Youforce) en HR-stagiaires zonder account kan inloggen met hun studentnummer.
Extra gemaakte kosten
Door de stagiair in het kader van zijn stage gemaakte kosten, kunnen worden vergoed overeenkomstig de regels geldend voor personeelsleden van de Hogeschool. Met uitzondering van tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer, omdat stagiairs met een stagevergoeding van de Hogeschool hun recht op studiefinanciering en op hun ov-jaarkaart behouden. Alle kosten gemaakt door vrijwilligers, studenten met een HR-account kunnen de kosten declareren. Klik hier voor de link van een declaratieformulier. Een student mag nooit financiële afspraken met derden maken. Offertes moeten altijd door een medewerker van EMI worden ingevoerd in het administratiesysteem van Hogeschool Rotterdam (Proquro) en door een leidinggevende worden goedgekeurd! Alleen dan kunnen betalingen in behandeling worden genomen.
Welkom bij EMI, versie februari 2022
11
Sneltoetsen Word Overzicht van sneltoetsen om zo min mogelijk gebruik te maken van je muis. Snel naar je desktop (bureaublad)? Klik dan op toets met logo Windows + D. Algemeen Nieuw bestand Openen Opslaan (Save) Opslaan als Printen Spellingscontrole Bewerken Kopiëren (Copy) Knippen Plakken Opmaak kopiëren kwastje bij Start Opmaak plakken Zoek/Vervangen Ongedaan maken Woorden tellen
CTRL + N CTRL + O CTRL + S F12 CTRL + P F7
CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + SHIFT + C of CTRL + SHIFT + V CTRL + H CTRL + Z CTRL + SHIFT + G
Opmaak - tekst Vet (Bold) CTRL + B Cursief (Italic) CTRL + I Onderstreept (Underline) CTRL + U Dubbel onderstreept CTRL + SHIFT + D Onderstrepen excl. spaties CTRL + SHIFT + W Hoofdletters CTRL + Shift + A
Speciale tekens é (á, ó, etc.) è (à, ò, etc.) ë (ï, ö, etc.) ê (î, ô, etc.) ñ (õ, ã, etc.)
',E `,E SHIFT + " , E SHIFT + ^ , E SHIFT + ~ , N
Dialoogvensters OK Annuleren
ENTER ESC
Venster Openen, Opslaan, Invoegen Nieuwe map (7) CTRL + SHIFT + N Naam wijzigen F2 Eigenschappen ALT + ENTER Bestand verwijderen DELETE Definitief verwijderen SHIFT + DELETE Openen, Opslaan of Invoegen ENTER Annuleren ESC
Venster Bestand sluiten CTRL + W (Close Window) Programma sluiten CTRL + Q Word sluiten ALT + F4 PrtScn alleen werkgedeelte SHIFT + Ctrl + Alt +PrtScn
Welkom bij EMI, versie februari 2022
12
Overzicht Instituten en opleidingen Instituut voor Communicatie, Media en Informatietechnologie (CMI) Locatie: Wijnhaven 99, 103 en 107 • Applied Data Science & Artificial Intelligence • Communicatie • Communication and Multimedia Design • Creative Media and Game Technologies • Informatica • Technische Informatica
Instituut voor Engineering en Applied Science (EAS) Locatie: Academieplein • Biologie en Medisch Laboratoriumonderzoek • Chemie • Elektrotechniek • Mens en Techniek • Technische Bedrijfskunde • Werktuigbouwkunde Locatie: Pieter de Hooghweg • Industrieel Product Ontwerpen Locatie: RDM-kade 59 • Automotive
Hogeschool Rotterdam Business School
(HRBS)
Locatie: Kralingse Zoom • Accountancy • Bedrijfskunde • Business IT & Management • Commerciele economie: o Creatieve marketing & sales o Global Marketing & Sales o Marketing of social business • Finance & Control • Finance, Tax en Advice • Human Resource Management
Welkom bij EMI, versie februari 2022
• Ondernemerschap & Retailmanagement: o Entrepreneurship o Managing New Retail
Master in Consultancy and Entrepreneurship • Master in Finance and Accounting • Master in International Supply Chain Management Locatie: Max Eeuwelaan 71-81 •
• Commerciële Economie | SportMarketing & Management Locatie: Posthumalaan • International Business
Instituut voor de Gebouwde Omgeving
(IGO)
Locatie: Academieplein • Bouwkunde • Civiele Techniek • Facility Management • Ruimtelijke Ontwikkeling • Vastgoed en Makelaardij • Watermanagement Locatie: Loydstraat 24 • Logistics Management Instituut voor Sociale Opleidingen (ISO) Locatie: Museumpark • Social Work
Instituut voor Gezondheidszorg (IvG) Locatie: Rochussenstraat • Ergotherapie • Fysiotherapie • Logopedie • Medische Hulpverlening • Verloskunde • Verpleegkunde
13
Instituut voor Lerarenopleidingen (IvL) Locatie: Museumpark • Academische pabo • leraar voortgezet onderwijs van de tweede graad in… Rotterdam Academy (RAC) Locatie: Museumpark • Accountancy • Crossmediale Communicatie • Data Analytics • ICT Internet of Things • ICT Service Management • Logistiek Management • • • • • • •
Maintenance & Mechanics Management Ondernemen Pedagogisch Educatief Professional Sales en Accountmanagement Smart Technology Software Development
Rotterdam Mainport Institute (RMI) Locatie: Lloydstraat 300 • Chemische Technologie • Maritiem Officier • Maritieme Techniek • Master Shipping and Transport Locatie Lloydstraat 35 • Logistics Engineering
Willem de Kooning Academie (WdKA) Locatie: Blaak 10 • Arts & Crafts • Autonome Beeldende Kunst • Docent Beeldende Kunst en Vormgeving • Master Interior Architecture • Master of Arts in Fine Art and Design • Vormgeving Locatie: Wijnhaven 61 • Leisure & Events management
Rotterdamse Academie van Bouwkunst
(RAvB)
Locatie: RDK-kade 59 • River Delta Development
Welkom bij EMI, versie februari 2022
14
Welkom bij EMI
15
