Planejamento Estratégico - Espi 2016 by ESPI

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ESPI 2016

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

Arthur Virgílio Neto Prefeito Municipal de Manaus Luiz Alberto de Aguiar Albuquerque Secretário Municipal de Administração, Planejamento e Gestão Luíza Maria Bessa Rebelo Diretora Geral da Escola de Serviço Público Municipal Andreia Brasil Santos Diretora Executiva de Educação e Tecnologia da Informação Monik Maia Assessora de Planejamento e Administração Lueide Correa Diretora do Departamento de Ações Socioeducacionais Jeânia Bezerra Diretora do Departamento de Educação e Aperfeiçoamento

Colaboradores: Alaíde Ferreira, Alciane Rocha, Ana Suzete Costa, Andresa Cristina, Ana Rafaela

Souza, Antônio Maciel, Camila Barbosa, Camila Moriz, Carlos Adriano Monteiro, Caroline Rodrigues, Celene Gama, Christie Monteiro, Claudenora Maciel, Claudine de Castro, Conceição Pinheiro, Danielle Giffoni, Darcilene Rabelo, Dessana de Oliveira, Diego Michiles, Edson Dias, Edson Alves, Edy Maria Viegas, Elaina Thury, Elisabeth Flor, Elisângela Alves, Fabiana Pinto, Fabio Pereira de Melo, Fernando Melo Jr, Gabriela Moura, Geiza Castilho, Gilbey Barros, Glenda Moura, Gleyciane Barbosa, Igor Falcão, Isabel Olmos, Ivanei Oliveira, Jacqueline Mattos de Vasconcelos, Janaína Ribeiro, Jaqueline Aragão, Jeânia Cristina B. da Silva, Jessica Monteiro, John Wellington, José Augusto Omena, Julia Trindade, Juliana Mota, Juliano Azevedo, Kátia Maria Motta, Kerollayne Pereira, Liliane Bastos, Lísia Dias, Liza Maria Mello, Luciana de Almeida, Luciana Rocha, Lueide Ribeiro, Luzia de Fátima Oliveira, Luiz Paulo Branches, Maria das Neves Farias, Maria de Jesus Rodrigues, Marcos Antonio Nascimento, Maria Auxiliadora Mourão, Mário Bentes, Minervina Gomes, Mônica Galate, Monik Maia, Olavo Montenegro, Patrícia Rodrigues, Pedro Sena, Pio de Freitas, Rizoracio Tavares, Romualdo Gomes, Rubens Alberto Castro, Sammy Carvalho Jr, Sanderson Dolzane, Sebastiana Bastos, Sibelle Marreiro, Silene Cabral, Silvilene Gomes, Talita Regis, Thais Barroso, Terezinha Frota, Tharwellen Colares, Viviane Cristina, Waldeliz de Freitas, Walsimar Lopes, Wellen Katlen, Weydman Henriques, Wilson Miranda.

Con sol id a ção : An d re i a Br a si l Luíz a Be s sa R eb e lo

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SUMÁRIO

I – Apresentação …………………………………………………………………04 Missão……………………………………………………………………………...05 Visão………………………………………………………………………………..05 Princípios de Gestão …………………………………………………………….05 II – Diretrizes do Planejamento Estratégico 2016……………........…06 Organograma Oficial e Organograma Funcional …………………….…….07 III - Cenários em que atua e os stakeholders ESPI……………………09 IV - Objetivos Estratégicos ………………….……………………………….12 V - Plano de Ação 2016……………….........………………………………..15 VI - Acompanhamento e Controle ……………………………………........34

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I – APRESENTAÇÃO O planejamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planejamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planejamento não é a informação: é sempre o trabalho (Peter Drucker)

Planejar é umas das funções da Administração que pode, a longo prazo, trazer mais benefícios para as gestões. Assim, visualizar uma situação futura e estabelecer ações para chegar a ela, é condição precípua para o desenvolvimento organizacional e, consequentemente, das pessoas que fazem parte de uma organização que se planeja. A ESPI pretende ser uma organização que se beneficia constantemente do ato de planejar e desta forma não se furta ao processo de prever ações que a soergam a um patamar que permita ser considerada referência na condução de suas funções. Com foco no desenvolvimento da Organização e de seus colaboradores optou-se, para o Planejamento 2016, pela participação direta de todos os seus servidores na elaboração de suas estratégias e ações operacionais. Consoantes a esta participação, utilizou-se como metodologia de elaboração do Planejamento a apresentação dos resultados do Planejamento de 2014, com vistas a dar conhecimento do que foi alcançado. Após esta etapa, foram apresentadas as linhas de ação do Planejamento 2016, os objetivos a serem atingidos e, por meio da discussão em grupos heteregêneos, as ações necessárias para o alcance destes objetivos.

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Da mesma forma as ações operacionais, que norteiam o cotidiano organizacional, mas que sustentam a efetividade no nível estrategico, foram discutidas em grupos setoriais que resultaram no planejamento voltado para o nível tático e operacional. Para a etapa de acompanhamento e controle estão previstas, para este período de dois anos, reuniões bimestrais com a participação de todos os servidores, que permitirão o acompanhamento das ações estratégicas, táticas e operacionais. Em suma, o próprio comprometimento apresentado neste processo inicial demonstra o interesse de todos no sucesso da ESPI. Implementar o planejado é agora o desafio a ser superado por todos que compõem esta casa.

MISSÃO Aperfeiçoar e capacitar os servidores públicos, agentes políticos e agentes públicos que integram a Prefeitura Municipal de Manaus, bem como fomentar, implantar e gerir Programas de Inclusão Socioeducacional no âmbito do Poder Executivo Municipal.

VISÃO Ser reconhecida como um órgão que sirva de referência tanto na condução dos programas de qualificação de recursos humanos em nível de administração pública municipal quanto na gestão de programas voltados para a inclusão socioeducacional da população de baixa renda, na cidade de Manaus.

PRINCÍPIOS DE GESTÃO  TRANSPARÊNCIA “Transparência na gestão pública vai além da simples divulgação ou publicação de informações elaboradas pelos seus gestores, devendo, pois, alcançar um nível de evidenciação tal que permita à sociedade acompanhar e julgar as ações dos seus gestores” (SACRAMENTO e PINHO, 2007). Assim, pode-se conceituá-la como sendo uma ação necessária à gestão pública em que os gestores disponibilizam informações amplas aos seus atos administrativos, de forma clara e objetiva, que torne compreensível à ampla maioria, de maneira que todos possam acompanhar, participar e controlar o bem público.

 QUALIDADE NA GESTÃO PÚBLICA “Qualidade na Gestão Pública que pressupõe a prestação de serviços ao cidadão, com maior eficácia e eficiência, visando à satisfação dos usuários das ações governamentais. Isto é, supõe que os serviços prestados ao público tenham um impacto real nas suas necessidades e expectativas, enquanto melhora a relação entre os recursos empregados e os resultados obtidos” (PLEGUEZUELOS, 2000 apud COUTINHO, 2000)

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 PROBIDADE A probidade administrativa consiste no dever de o funcionário servir a Administração com honestidade, procedendo corretamente no exercício das suas funções, sem se aproveitar de poderes ou facilidades delas decorrentes em proveito pessoal ou de outrem a quem queira favorecer. Assim, o princípio da Moralidade tem que estar intrinsecamente ligado à Probidade na Administração Pública, e todos os atos administrativos deverão ser pautados na moralidade administrativa. (SILVA, 2010)

II – Diretrizes do Planejamento Estratégico 2016

Missão, Visão e Princípios de Gestão

Bolsistas, Servidores e Sociedade

Macro Objetivos

Ações Operacionais

Figura 1 – Diretrizes do Planejamento Estratégico da ESPI

A construção do Planejamento Estratégico da ESPI teve como prioridade o estabelecimento de OBJETIVOS e de AÇÕES OPERACIONAIS que pudessem sustentar o cumprimento da MISSÃO e alcance da VISÃO, sob o direcionamento dos PRINCÍPIOS DE GESTÃO. Nesse processo consideraram-se ainda os múltiplos atores que compõem o seu público-alvo: Servidores, Bolsistas e Agentes Públicos e 6

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Políticos que se beneficiam de suas ações. A figura 01 representa as diretrizes norteadoras do Planejamento da ESPI e apresenta a dinâmica sob a qual se orientou a elaboração do processo, cujo ápice é a concretização da Missão e da Visão, sob o direcionamento dado pelos Princípios de Gestão. Esse conjunto de ações colabora para a concretização dos Macro Objetivos da PMM, por meio das Ações Operacionais.

ORGANOGRAMA OFICIAL (Leis Delegadas 01 e 11/2013, de 31.07.2013), ORGANOGRAMA FUNCIONAL E SIGLAS

a) Organograma Oficial (Lei Delegada nº. 11/2013, de 31.07.2013)

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b) Organograma Funcional

SIGLAS ORGANOGRAMA - ESPI

DG – DIRETORIA GERAL GADG – GABINETE DA DIRETORIA GERAL SC – SECRETARIA ASTE – ASSESSORIA TÉCNICA ASJUR – ASSESSORIA TÉCNICO-JURÍDICA ASPLAD – ASSESSORIA TÉCNICA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO ASCOM – ASSESSORIA TÉCNICA DE COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO ASCOF – ASSESSORIA TÉCNICA DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E CONTROLE INTERNO DETI – DIRETORIA EXECUTIVA DE EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NTI - NÚCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DEAP – DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO E APERFEIÇOAMENTO DIEN – DIVISÃO DE ENSINO GEPE – GERÊNCIA DE ENSINO E PESQUISA GRCF – GERÊNCIA DE REGISTRO E CONTROLE DE FORMAÇÃO DEAS – DEPARTAMENTO DE AÇÕES SOCIOEDUCACIONAIS DCBE – DIVISÃO DE CONTROLE DE BOLSAS DE ESTUDOS GCAD – GERÊNCIA DE CADASTRO 8

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GECF – GERÊNCIA DE CONTROLE E FISCALIZAÇÃO

III - Cenário em que atua e os stakeholders da ESPI A utilização de cenários na abrangência do Planejamento Estratégico diz respeito a identificar possíveis ambientes em que a ESPI está ou estará inserida. Neste sentido é mister destacar os players envolvidos, cujas funções influenciam as atividades da Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional. O cenário de atuação da ESPI inclui, atualmente e a curto e médio prazo, alguns parceiros representados na figura 2, a seguir.

IES

IE de Idiomas Aslan, Icbeu, Wizard, Ciesa, Academia Washington, Dom Bosco, Fucapi, Cemetro, My Way, Inglês e Companhia, Oasis

Fmf, Esbam, Ciesa, Nilton Lins, IAES, Uninorrte, Fametro, Materdei, FBN, FDB, Fucapi, CEL

Provedores de Informação (PRODAM, MEC, INEP, MT)

Secretarias e Unidades solicitantes de contrapartida

Candidatos e Bolsistas

ESPI

Professores e Instrutores

SEMEF

Servidores, Agentes Públicos e Agentes Políticos

SEMAD

Figura 2 – Stakeholders da ESPI

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CENÁRIOS ESTRATÉGICOS COM STAKEHOLDERS PRIORIDADE ESTRATÉGICA Servidores, Agentes Públicos e Agentes Políticos

SEMEF Aperfeiçoar os aspectos tributários e fiscais decorrentes do PBU e PBI

Candidatos e Bolsistas

Atender às demandas prioritárias para a qualificação e o aperfeiçoamento deste público, visando a melhoria dos serviços ao cidadão.

Provedores de Informação Dificuldades para fechamento de parcerias que permitam o cruzamento de dados econômicos

Professores e Instrutores IE de Idiomas Espera-se ampliar o número de Escolas participantes, bem como estreitamento da relação organizacional. Idioma espanhol com menor procura

Ampliar o banco de cadastros

SEMAD Seguir diretrizes institucionais

Aperfeiçoar processos seletivos, entender as demandas, estabelecer processos de qualificação e empregabilidade

IES

Secretarias e Unidades solicitantes de contrapartida Ampliar o número de bolsistas participantes e ampliar as secretarias que apresentam projetos, em um modelo mais adequado às necessidades de ambos.

Direcionar vagas às reais demandas e otimizar troca de informações. Realizar a transição do medelo de compensação para isenção

Esta figura aloca os parceiros da ESPI e os respectivos cenários de relacionamento. Em um dos eixos do gráfico temos o esforço organizacional necessário para o cumprimento das atividades requeridas, inseridas nos círculos. O esforço organizacional diz respeito ao uso de recursos humanos, estruturais e políticos para a realização das atividades. No outro eixo temos a prioridade estratégica do parceiro e sua relação com os objetivos estratégicos da ESPI. A prioridade diz respeito à urgência, relevância e necessidade de relacionamento com o respectivo parceiro organizacional com vistas ao desenvolvimento da Escola da Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional.

Figura 3 – Matriz de análise de parcerias e cenários estratégicos

ESFORÇO ORGANIZACIONAL

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IV - Objetivos Estratégicos No início da gestão 2013-2016 foram delineados cinco (05) Macro Objetivos para a PMM balizar suas ações neste período, quais sejam:     

Organizando a cidade; Qualificando os serviços; Garantindo proteção social; Criando novas oportunidades; Alcançando o equilíbrio fiscal, desenvolvimento de recursos humanos e gestão pública estratégica.

Para operacionalização desses Macro-objetivos da PMM, a ESPI considerou a sua Missão e a sua Visão, balizadas nos instrumentos legais da Prefeitura Municipal de Manaus. A partir do escopo de seu campo de ação, a ESPI delineou os seguintes Objetivos Estratégicos (OE) e Programas: OE 01 - Ampliar a oferta de vagas em cursos de capacitação para servidores e agentes.

Objetivos do Programa

Programa 1 – Cursos Presenciais

Estimular a oferta de cursos na modalidade presencial por meio dos cursos solicitados pelas unidades gestoras da PMM.

Programa 2 – Ensino a Distância

Estimular a oferta de cursos na modalidade a distância por meio dos cursos solicitados pelas unidades gestoras da PMM.

OE 02 - Disseminar a oferta de cursos de Pósgraduação Lato Sensu

Objetivos do Programa

Programa 1 – Servidores Públicos Especialistas

Qualificar o conjunto de servidores públicos selecionados para realizar os cursos de pósgraduação lato sensu,oferecidos pela ESPI.

Programa 2 – Programa Bolsa Pós-Graduação

Promover a inclusão socioeducacional da população de baixa renda por meio da oferta de bolsas de estudo em cursos de pósgraduação lato sensu.

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OE 03 - Criar espaço cultural para o Público nas dependências da ESPI

Programa 1 – Criação Administração Pública

Biblioteca

Programa 2 – Implantação de espaço cultural no Hall da ESPI

OE 04 - Apoiar a formação acadêmica e auxiliar na empregabilidade dos bolsistas

Programa 1 – Incentivo complementar dos bolsistas

Objetivos do Programa

Implantar a Biblioteca de Administração Pública promovendo o acesso ao conhecimento na área da gestão pública.

Oferecer espaço para discussão de aspectos culturais do munícipio, fomentando ações de bolsistas, servidores e parceiros.

Objetivos do Programa

formação

Fomentar a preparação dos bolsistas para o mercado de trabalho, complementando o processo de formação em nível de graduação, por meio de cursos e ações educativas.

Programa 2 – Apoio ao acesso ao mercado de trabalho

Compartilhar e divulgar de maneira sistemática oportunidades de acesso ao mercado de trabalho.

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OE 05 - Articular parcerias com órgãos públicos e privados

Objetivos do Programa

Programa 1 – Consolidação dos programas de inclusão socioeducacionais

Estabelecer ações de parcerias técnicas e/ou financeiras para consolidar os Programas de Inclusão Socioeducacional da ESPI, focando em atividades complementares à graduação.

Programa 2 – Ampliação das oportunidades de qualificação de servidores e agentes públicos.

Estabelecer ações de parcerias técnicas voltadas à qualificação dos servidores e agentes públicos e políticos.

OE 06 - Aperfeiçoar os Programas de Inclusão Socioeducacional

Objetivos do Programa

Programa 1 – Verificação das informações prestadas por bolsistas e candidatos

Estabelecer novos processos, parcerias e procedimentos de verificação das informações prestadas pelos bolsistas

Programa 2 – Aperfeiçoamento das ações de Contrapartida

Estabelecer ações que aperfeiçoem as atividades dos bolsistas no processo de Contrapartida, visando o estabelecimento de projetos de maior amplitude técnicocientífica.

Programa 3 – Aperfeiçoamento da Gestão Operacional dos Programas

Tornar mais eficientes os procedimentos internos de gestão relativos às atividades fins da ESPI

OE O7 – Governança corporativa

Programa 1 – Aperfeiçoamento da Gestão Operacional da ESPI

Objetivos do Programa

Tornar mais eficientes os procedimentos internos de gestão relativos às atividades de apoio da ESPI.

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V - PLANOS DE AÇÃO 2016

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Objetivo/Programa

O quê

OE 01 – P1

Intensificar divulgação do Banco de Instrutores nas redes sociais e na imprensa

Como vai ser feito

Averiguar possibilidades de pautas para releases e divulgação para a imprensa

Responsável

Meta

Mário

Prazo de acompanhamento Mensal

Mário

Mensal

2 ações/mês

Indicador

Obs:

Quantidade de ações realizadas/ Quantidade de ações previstas

Criar peças de divulgação para redes sociais e site institucional Promover ações factuais via sites institucionais e redes sociais OE 01 – P2

Intensificar divulgação da Modalidade EaD nas redes sociais e na imprensa

Averiguar possibilidades de pautas para releases e divulgação para a imprensa

Quantidade de ações realizadas/ Quantidade de ações previstas

Criar peças de divulgação para redes sociais e site institucional Ampliar a frequência de chamadas para inscrições abertas Promover ações factuais via sites institucionais e redes sociais

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Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

OE 01 – P1/P2

Ampliar divulgação da programação mensal de cursos

Ampliar a distribuição de releases sobre cursos com inscrições abertas

Responsável

Prazo de acompanhamento

Mário

Mensal

Jeania Bezerra Janaina França

Dezembro de 2015 a abril de 2016

Meta

Indicador

3 ações integradas por mês

Quantidade de ações realizadas/ Quantidade de ações previstas

Abril

Ação realizada/Ação prevista

Obs:

Distribuir releases exclusivos sobre palestras Ampliar frequência de envio de e-mails informativos disparados Realizar divulgação de cada curso via Whatsapp (grupo de agentes da ESPI) Ampliar frequência de divulgação de cada curso via redes sociais OE 01 – P1/P2

Elaborar o Catálogo de cursos 2016.

Através da demanda de capacitação enviada pelas secretarias LNC.

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Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

OE 01 – P1/P2

Lançar o Catálogo de Cursos de 2016

Realização do evento com participação dos servidores municipais, parcerias estaduais, federais e outros.

Anna Rafaela

OE 01 – P1

Capacitar na Modalidade Presencial os servidores e agentes públicos e políticos do município.

Contratação de instrutores; Elaboração dos projetos; Divulgação através dos agentes ESPI; E-mail informativo; Acompanhamento das inscrições; Realização do Curso; Feedback para as secretarias.

Juliana Mota

Capacitar na Modalidade à Distância (EAD) os servidores e beneficiários dos Programas de Inclusão Socioeducacional

Contratação de instrutores/tutores; Elaboração dos projetos; Divulgação por diversos meios; Acompanhamento das inscrições; Acompanhamento dos acessos; Contato com participantes por e-mail e telefone para sanar dificuldades referente à plataforma; Realização do curso através da plataforma de EAD; Feedback para as secretarias.

Janaina França

OE 01 – P2 OE 04 – P1

Prazo de acompanhamento Mensal

Meta

Indicador

Abril

Ação realizada/Ação prevista

Bimestral (Março a Novembro)

Atender 6.500 Servidores

(Quantitativo de qualificados no ano corrente / 6.500) *100

Atender 1.000 Agentes Bimestral (Abril a Novembro)

Atender 2.470 Servidores/ Bolsistas

Obs:

(Quantitativo de qualificados no ano corrente/1.000) *100 (Quantitativo de qualificados no ano corrente / 2.470) *100

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Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

Prazo de acompanhamento Mensal (Abril a Outubro)

Meta

Indicador

OE 01 – P1-P2

Divulgar a Programação de Cursos pela ESPI Itinerante

Agendar e realizar visitas às secretarias do município e parceiras de outras esferas para divulgar as ações da ESPI

Janaina França Anna Rafaela

20 órgãos

Quantidade de secretarias e unidades visitadas/Total de secretarias e unidades

OE 01 – P1/P2

Implantar o Sistema Gerenciador de Cursos da ESPI

Contratar empresa especializada.

Janaina França Diego Michiles

Bimestral

1 Sistema implantado

Ação realizada/Ação prevista

OE 02 – P1

Coordenar o processo de seleção da Especialização em Gestão de Cidades a ser realizado em parceria com a UFAM

Parceria com a UFAM, por dispensa de licitação. Definir os critérios Elaborar o Edital Realizar o processo de seleção. Divulgar pelos meios de comunicação internos à Prefeitura

Dessana Jeânia Fábio de Melo

Mensal

100%

1 turma (Seleção 45 vagas)

OE 02 – P2

Realizar processos internos para consolidação do PBPG

Acompanhar o desenvolvimento do sistema junto à Grysoft

Andreia e Diego

Mensal

1 Sistema Implantado

Definir os procedimentos para tramitação de processos e solicitações oriundos de bolsistas e das IES

Andreia e Lueide

100%

Nº de procedimentos elaborados / Nº total de procedimentos necessários

Realizar treinamento para servidores e parceiros

Andreia e Diego

90%

Coordenar o processo seletivo

Andreia e Lueide

Obs:

Nº de pessoas capacitadas / Nº total de pessoas que precisam da capacitação 1 proc seletivo realizado

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Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

OE 03 – P1

Iniciar a implantação do Sistema de Gerenciamento de Empréstimo de livros

Contratar empresa especializada

Jeânia Bezerra

OE 03 – P1 OE 07 – P1

Implantação do PROTUS na Biblioteca

Descrição dos procedimentos da Biblioteca

Luzia de Fátima Jeânia Bezerra Antônio Maciel Diego Juliano

Organização Física do arquivo, inserção das informações no PROTUS conforme a organização física

Prazo de acompanhamento Bimestral

Meta

Indicador

Obs:

100%

Ação realizada/Ação prevista

Dependência de disponibilidade orçamentária e tramitação de processos administrativos

Bimestral

100%

Ação realizada/Ação prevista

Toda movimentação dos documentos pelo PROTUS Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

Meta

Indicador

Lísia Patrícia

Prazo de acompanhamento Mensal

OE 04 – P1

Elaborar programação de qualificação dos bolsistas

OE 04 – P1

Divulgar a programação de eventos de qualificação dos bolsistas

Verificar cursos e palestras da ESPI para divulgação e verificar em quais os bolsistas podem ser incluídos. Identificar bolsistas que estão dentro do perfil do curso Enviar e-mail e SMS informando sobre o evento Publicar post nas redes sociais e portal do Bolsista

Participação de 10% dos bolsistas

Bolsistas participantes/Total de bolsistas que estão no perfil do evento

Lísia Patrícia

Mensal

Participação de 10% dos bolsistas

Bolsistas participantes/Total de bolsistas

Lísia Patrícia / Mário

Mensal

24 oportunidades

Número de divulgações/Meta

Obs:

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Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

OE 05 – P1

Consolidar as parcerias técnicas firmadas pelo Núcleo de Empregabilidade e Carreira

Manter contato mais próximo com os parceiros por meio da participação em eventos do NEC e da ESPI

Lísia / Andreia

Prazo de acompanhamento Bimestral

Meta

Indicador

80% de participação dos parceiros em eventos do NEC e da ESPI

Número de parceiros participantes dos eventos / número total de parceiros

Semestral

2 relatórios

Número de relatórios elaborados / Meta

Bimestral

2 parceiros

Número de parcerias firmadas/Meta

Obs:

Elaborar relatório de acompanhamento das ações realizadas Rever as estratégias de atuação do NEC OE 06 – P1

Tornar mais rigoroso o cruzamento de informações sobre bolsistas e candidatos

Identificar parceiros para obtenção de informações

Andreia, Diego, Lueide

Contactar e firmar parcerias Realizar cruzamentos

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Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

Prazo de acompanhamento Bimestral

Meta

Indicador

Obs:

OE 06 – P2

Aumentar participação das Secretarias na apresentação de projetos de Contrapartida

Visitas às Secretarias para divulgação da disponibilidade dos Bolsistas.

Celene / Terezinha

60%

Número de secretarias participantes/Número de secretarias da PMM

Ressaltar necessidade de provisão do vale transporte

OE 06 – P2

Aumentar a participação dos bolsistas nos projetos de contrapartida

Divulgação junto às secretarias e outros orgãos públicos a disponibilidade dos bolsistas; Maior participação de um representante da ESPI, junto ao coordenador do projeto, para que diminua a evasão dos bolsistas.

Celene / Terezinha

Bimestral

34%

Número de bolsistas que participaram dos projetos/Número de total de bolsistas convocados para os projetos

Ressaltar Necessidade de provisão do vale transporte.

OE 06 – P3

Reduzir o período de análise e parecer dos processos para 72 horas. - Serviço Social

Monitorar o fluxo de entrada e saída dos processos

Sibelle

Mensal

70% Processos analisados no período – 72 hs.

Número de processos analisados em 72 hs/Número total de processos

Processos já com as visitas realizadas, quando necessário, documentação completa, ou com notificação de defesa que não compareceram.

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Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

Prazo de acompanhamento Mensal

Meta

Indicador

Obs:

OE 06 – P3

Analisar e emitir parecer para os processos enviados à DETI em até 48 horas.

Destinação formal de tempo na agenda do gestor para esta atividade

Luciana e Andreia

80% de processos analisados no prazo de 48 hs.

Número de processos analisados no prazo/Total de processos enviados à DETI

OE 06 – P3

Reduzir Período de Análise das solicitações, no Módulo Acadêmico, oriundas das IES - DCBE

Monitorar o fluxo de entrada e saída dos processos

Danielle Giffoni

Mensal

80% de Processos analisados no período – 72 hs.

Número de processos analisados em 72 hs/Número total de processos

OE 06 – P3

Reduzir o período de análise e parecer dos processos para 72 horas – Físicos (PBU) e no Módulo Acadêmico (IES) - DEAS

Monitorar o fluxo de entrada e saída dos processos

Lueide

Mensal

80% de Processos analisados no período – 72 hs.

Número de processos analisados em 72 hs/Número total de processos

OE 06 – P3

Redução do número de processos com documentação incompleta Atendimento

Monitoramento Ckeck List do processo antes de enviar ao setor competente. Capacitação dos colaboradores. Atualizar Manual do Atendimento

Fabiana

Mensal

95%

Número de processos com doc. completa/Número total de processos formalizados

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016 Objetivo/Programa OE 06 – P3

OE 06 – P3

OE 06 – P2

O quê?

Como vai ser feito?

Responsável

Treinar técnicos que trabalham com atendimento ao público com intuito de aperfeiçoar a instrução processual Aperfeiçoar o procedimento para concessão de Revisão de Percentual, a partir da isenção tributária concedida às IES Elaborar os lotes de compensação tributária referente aos 40% de ISS (Lei 1.950/2014)

Oficina sobre a questão instruindo técnicos.

Mônica Dessana Diego Kátia

Controle através do Sistema PBU-Módulo Financeiro.

Andreia Dessana Diego

Acompanhar utilizando o controle financeiro do Sistema PBU - Módulo Financeiro.

Analisar em até 7 dias as atualizações dos cadastros registrados pelos bolsistas do programa bolsa universidade no sistema SGBU

Acompanhamento utilizando o SGBU

Atendimento direto aos usuários dos programas de inclusão socioeducacional

Através da demanda de bolsistas que solicitarem atendimento do GECF

Prazo de acompanhamento Semestral

Meta

Indicador

2 oficinas ao ano

Ação realizada/Ação prevista

Mensal

100%

Procedimento elaborado e implementado

Andreia e Fernando

Mensal

100%

Número de lotes finalizados/número total de lotes.

Sibelle/

Mensal

80%

Número de atualizações analisadas no prazo/total de atualizações registradas no Sistema SGBU

Mensal

100%

Demanda dos casos solucionados ou encaminhados/ número de bolsistas que buscaram atendimentos no GECF

Maria/

Obs:

Camila

Sibelle/ Maria/ Camila

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016 Objetivo/Programa O quê?

Como vai ser feito?

Responsável

Prazo de acompanhamento

Meta

Indicador

OE 06 – P2

Creditar o valor dos vales transporte para bolsistas atuantes dentro do prazo de execução dos Projetos de Contrapartida

Acompanhamento utilizando o SGBU

Isabel

Mensal

80%

Quantidade de frequência de VT’s inseridos até 2 dias após a entrega da frequência pelo coordenador / quantidade total de VT’s a serem lançados

OE 06 - P2

Implantação do novo módulo de contrapartida no GCAD

Capacitar equipe para utilização do novo sistema

Celene

Bimestral

100%

Números de usuários treinados / Número de usuários

Terezinha Inserir informações referentes aos projetos antigos

Obs:

Rubens

Treinar coordenadores de Projetos para utilização do novo modulo de contrapartida Iniciar projetos novos na plataforma

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Objetivos/programa O quê?

Como vai ser feito?

Responsável

Prazo de acompanhamento

Meta

Indicador

OE 07 – P1

Campanha de redução;

Monik

Mensal

10%

Custo do mês/Custo do Mês anterior

Jacqueline

Bimestral

100%

Pasta desatualizadas/Total de Pastas

Reduzir Custos

Obs:

Material de Consumo/expediente Controle de ligações telefônicas; Controle de combustível OE 07 – P1

Manter as pastas dos servidores atualizadas

Padronizar pastas Analisar todas as pastas Relatório do levantamento Consultar Prodam Convocar contrapartidas para atualizar

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

Objetivos/Programa

O quê?

Como vai ser feito?

Responsável

Prazo de acompanhamento

Meta

Indicador

OE 07 – P1

Atualização das férias dos servidores

Controle do usufruto

Jacqueline

Trimestral

80%

Servidores com férias desatualizadas/Total de servidores

Levantamento da situação atual OE 07 – P1

Entrega de abonos atualizados

Orientação aos gestores e servidores

Jacqueline

Mensal

90%

Total de abonos entregues acima de 48h/Total de abonos entregues

OE 07 – P1

Identificação dos servidores

Confecção de crachás

Marcos

Mensal

100%

Servidores sem crachá/Total de servidores

Apresentação pessoal dos novos servidores

Servidores apresentados/Servidores Novos

Identificar contrapartidas

OE 07 – P1

Alocar estagiários em área correlata à sua área de formação

Orientar o gestor de área

Obs:

Monik

Semestral

70%

Estagiários atuando na área/Total de Estagiários contratados

Rubens

Mensal

90%

Número de ordens de serviço atendidas/ Número total de ordens de serviços emitidas

Convocar estagiários mais direcionados OE 07 – P1

Realizar o atendimento aos chamados para o NTI

Por meio de recebimento de e-mail

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

Prazo de acompanhamento

Meta

Indicador

OE 07 – P13

Ampliar a distribuição de releases para imprensa e portal espi.

Averiguar junto aos setores novas demandas.

Mário

Bimestre

100% da demanda identificada

Quantidade de releases distribuídos/ Quantidade de releases demandados

Mário

Bimestre

100 ações por bimestre

Quantidade de ações/ Quantidade de posts

Mário/

Mensal

100% da demanda recebida

Quantidade de pautas fotográficas realizadas /Quantidade de pautas demandadas

Marcar pautas e entrevistas para elaboração de textos Marcar pautas fotográficas

Obs:

Aprovação de textos pela Diretoria e Distribuição via Semcom OE 07 – P1

Ampliar a divulgação institucional nas redes sociais

Ampliar a postagem em tempo real dos eventos Ampliar frequência de chamadas para inscrições Ampliar postagem de mensagens relevantes

OE 07 – P1

Ampliar atendimento de pautas fotográficas para imprensa, banco de imagens.

Obter sugestões e novas demandas de rotina Ampliar cobertura fotográfica de eventos Controle de pautas e atualização de bancos de imagens

Deap

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

Prazo de acompanhamento

Meta

Indicador

OE 07 – P1

Responder às mensagens recebidas pelos canais da Espi

Acompanhamento diário de e-mails institucionais

Mário

Mensal

(E-mails e redes sociais)

Elaboração de material sobre perguntas frequentes para subsidiar respostas

100% das mensage ns

Quantidade de mensagens respondidas/ Quantidade de mensagens recebidas

Obs:

Criação de respostas-padrão OE 07 – P1

Ampliar ações de comunicação interna da ESPI

Criação de boletim mensal online ou impresso interno ou de Jornal-Mural

Mário

Mensal

1 boletim ou jornalmural por mês

Quantidade de ações realizadas/ Quantidade de ações previstas

OE 07 – P1

Ampliar ações de divulgação institucional da ESPI para servidores e público em geral (Newsletter)

Criação de Newsletters para distribuição online

Mário

Mensal

1 newslette r por mês

Quantidade de ações realizadas/ Quantidade de ações previstas

OE 07 – P1

Analisar e encaminhar os processos no prazo máximo de 48 horas, a partir do seu recebimento

Acompanhamento pontual, a partir de seu recebimento o processo terá 48 horas para ser encaminhado

Mônica/

Mensal

100%

Quantidade de processos recebidos/ processos encaminhados

Minuto Jurídico - ação estratégica de informação aos servidores

Criação de Newsletters para distribuição online

Mônica /

Bimestral

100%

Quantidade de ações criadas/ Quantidade de ações enviadas

OE 07 – P1

Dessana

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

Objetivos/Programa

O quê?

Como vai ser feito?

Responsável

Prazo de acompanhamento

Meta

Fazer relatório sobre a produção do Jurídico.

Levantamento por meio do PROTUS e do arquivo setorial.

Dessana Adriano

Mensal

100%

OE 07 - P1

Gerenciar as etapas legais e administrativas dos processos

Elaboração de Processos e envio às secretarias pertinentes

Monica

Mensal

100%

Processos elaborados e enviados

OE 07 – P1

Redução de multas

Orientação aos motoristas

Monik

Mensal

90%

Número de multas do mês/Número de multas do mês anterior

OE 07 – P1

Indicador

Obs:

Ação realizada/Ação prevista

Registrar pesquisa junto aos usuários

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

Objetivos/Programa

O quê?

Como vai ser feito?

Responsável

Prazo de acompanhamento

Meta

Indicador

OE 07 – P1

Monitorar os pontos críticos de conservação, limpeza e infraestrutura

Controle de:

Pedro

Mensal

80%

Servidores satisfeitos/Total de servidores

Material permanente

Monik

Mensal

95%

Contratos desatualizados/Total de contratos

Obs:

Saguão, Material de higiene, Banheiro e equipamentos quebrados, Adequação aos PCDs, Iluminação, Reparos prediais Oficializar reclamações junto à Mabluma Pesquisa de satisfação junto aos servidores

OE 07 – P1

Controle de contratos

Manter documentações atualizadas

Thais e Jacqueline Aragão

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016 Objetivo/Programa

O quê

Como vai ser feito

Responsável

OE 07 – P1

Emitir a nota de Empenho no prazo de 7 dias após a liberação de registro de cota e a validação da cota. Elaborar em até 5 dias o kit de documentos e Notas Fiscais após o término do curso

Acompanhar o andamento do processo e análise de documentação.

Minervina

Convocar imediatamente o instrutor após o término do curso, por e-mail e/ou telefone.

OE 07 – P1

Elaborar liquidação e pagamento em até 07 dias após a entrega da Nota Fiscal.

OE 07 – P1

Envio de processos no prazo

OE 07 – P1

Acompanhar a revisão do PPA 2016 e 2017

OE 07 – P1

Prazo de acompanhamento Semanal

Meta

Indicador

90%

Tharwellen Glenda

Diário

80%

Conferir diariamente toda documentação entregue para pagamento.

Minervina Olavo

Mensal

90%

Enviar ao Gabinete da Diretora Geral para assinaturas no prazo 24h após Empenho/ Liquidação. Após o seu retorno envio ao Sr. Secretário em até 24h para assinatura, podendo permanecer no gabinete do secretário 72h. Logo após a devolução envio a Inspetoria em até 24h para análise e emissão de laudo Técnico Fazer levantamentos dos indicadores.

Tharwellen

Diário

90% dos processos enviados no prazo – 5 dias

Quantidade de NE emitida/Quantidad e total de processos. Quantidade de Kit e Notas Fiscais Entregues/ Quantidade de processos. Quantidade de liquidações e pagamentos elaborados no prazo/ Quantidade total de processos. Quantidade de processos enviados no prazo/ Quantidade total de processos.

Olavo

Bimestral

100%

Obs:

Indicadores estabelecidos no PPA.

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

Objetivos/programa

O quê?

Como vai ser feito?

Responsável

Prazo de acompanhamento

Meta

Indicador

OE 07 – P1

Reduzir o número de processos com pendências de Emissão de Laudos

Conferencia dos Processos em cada etapa da execução da despesa;

Jacqueline Aragão

Mensal

100%

Reduzir o número de processos com pendências de Emissão de Laudos

Sebastiana

Mensal

100%

Quantidade de Saída Informada (Relatório PMM)/Registro Contábil Mensal.

Mensal

100%

Registro Contábil/ Registro Patrimonial

Sebastiana

Mensal

100%

Relatório Elaborado

John / Fernando / Rubens

Bimestral

80%

Número de treinamentos realizados/ Número de sistemas

Diego / Rubens

Semestral

80%

Número de projetos elaborados/Número das necessidades levantadas

OE 07 – P1

OE 07 – P2

Elaborar instrução normativa Controle de estoque e bens Manualmente e patrimoniais utilizando o Sistema Afim. Depreciação através do Sistema Afim Formalização de processo no Protus/a documentação/e baixa no sistema Prestação de Contas Anual Elaboração de relatórios demonstrativos, comparativos e as peças contábeis. Capacitação dos servidores Treinamento de e parceiros para utilização servidores e dos sistemas ESPI parceiros para atuarem nos sistemas espi. Elaborar projetos para suprir as necessidades de infraestrutura de dados e telefonia, equipamentos e sistemas para melhorar a qualidade dos serviços da ESPI

Realizar levantamento das necessidades junto aos diversos setores e elaborar projetos visando o atendimento das necessidades.

Obs:

Escola de Serviço Público Municipal e Inclusão Socioeducacional – Planejamento 2016

VI - ACOMPANHAMENTO E CONTROLE

Com o intuito de aprimorar o processo de acompanhamento e controle, optou-se pela metodologia da apresentação verbal, que será realizada a cada dois meses, dos resultados alcançados por cada setor da ESPI, considerando os objetivos estratégicos, os programas, as metas e dificuldades encontradas no decorrer do processo. A forma em que ocorrerá o acompanhamento e o controle do Planejamento Estratégico da ESPI será, tal como na elaboração deste documento, participativo e colaborativo. O cronograma de acompanhamento e controle é o apresentado a seguir:

Reunião de acompanhamento

Data

Reunião 1 Reunião 2

06 de abril de 2016 24 de junho de 2016

Reunião 3 Reunião 4 Reunião 5

12 de agosto de 2016 07 de outubro de 2016 16 de dezembro de 2016