Einführung in das IT-Management by Erich Schmidt Verlag

Olaf Resch

EinfĂźhrung in das IT-Management ESVbasics

Grundlagen, Umsetzung, Best Practice

5., neu bearbeitete Auflage

Leseprobe, mehr zum Werk unter www.esv.info/978-3-503-19172-7

Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Einführung in das IT-Management Grundlagen, Umsetzung, Best Practice

Von Prof. Dr. Olaf Resch

5., neu bearbeitete Auflage

Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Weitere Informationen zu diesem Titel finden Sie im Internet unter ESV.info/978-3-503-19172-7

Hinweis Als Unterstützung zu diesem Buch kommt eine Website zum Einsatz, die Lösungshinweise zu den Aufgaben und Übungen enthält: https://it-management-buch.de

1. Auflage 2009 2. Auflage 2011 3. Auflage 2013 4. Auflage 2016 5. Auflage 2020

ISBN 978-3-503-19172-7 Alle Rechte vorbehalten © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020 www.ESV.info Dieses Papier erfüllt die Frankfurter Forderungen der Deutschen Nationalbibliothek und der Gesellschaft für das Buch bezüglich der Alterungsbeständigkeit und entspricht sowohl den strengen Bestimmungen der US Norm Ansi/Niso Z 39.48-1992 als auch der ISO Norm 9706. Druck und Bindung: Hubert & Co., Göttingen

Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Vorwort

Fragt man Wirtschaftsinformatiker, Betriebswirte, Informatiker oder ITPraktiker, was IT-Management ist, so lassen sich zwei Phänomene beobachten: 1. Fast keiner sagt, dass er es nicht weiß, sondern es werden recht konkrete Antworten gegeben. 2. Die Antworten unterscheiden sich erheblich voneinander. Obwohl IT-Management kein exotisches Thema ist, gibt es weder in der akademischen noch in der praktischen Welt ein gemeinsames Verständnis des ITManagements, sondern eine Vielzahl von Auffassungen. Allgemeingültig lässt sich eigentlich nur sagen, dass das IT-Management die Steuerung der IT thematisiert und dass die IT für das IT-Management in einem weiteren Sinne zu verstehen ist, d.h. zusätzlich zu der InformationsTechnologie gehören zu der IT auch die mit der Erstellung und Nutzung der Informations-Technologie in Zusammenhang stehenden Aspekte, z. B. die Ziele, die Aufgaben und die Aufgabenträger. Im Vorfeld der Erstellung dieses Buches wurde durch eine Reihe von Focus Groups erforscht, was IT-Manager wissen und können müssen. Die Ergebnisse bilden die Grundlage dieser Einführung in das IT-Management. Mein besonderer Dank gilt den Teilnehmern der Focus Groups der Praktiker sowie der Studierenden und Dozenten. Die Teilnehmer der Focus Groups haben durch ihre hilfreichen Informationen, Kritik und Verbesserungsvorschläge einen wichtigen Beitrag für das IT-Management geleistet. Außerdem danke ich meiner Frau Anna für die sehr kritische Auseinandersetzung mit dem Buch, sodass ich ihr mit gutem Gewissen den Titel der Verantwortlichen für den an COBIT angelehnten Buch-Management-Prozess ME1 Monitor & Evaluate verliehen habe und sie jederzeit wieder für diese Position einstellen werde.

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Vorwort

Dem Erich Schmidt Verlag in Berlin danke ich für die Übernahme des Lektorats und die angenehme und unkomplizierte Zusammenarbeit. Die Studierenden des Intensivstudiengangs Wirtschaftsinformatik der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin haben ebenfalls großen Dank verdient, weil sie mich mit besonderem Eifer bei der Erstellung von Musterlösungen unterstützt haben. Die fünfte Auflage der Einführung in das IT-Management berücksichtigt die neusten Entwicklungen bei den Best Practice: COBIT2019 und ITIL 4. Berlin, im Januar 2020 Olaf Resch

Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Inhaltsverzeichnis

VORWORT ..................................................................................................... 5 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ................................................................... 9 PROLOG ........................................................................................................ 11 KAPITEL 1: GRUNDLAGEN DES IT-MANAGEMENTS ..................... 13 VORAUSSETZUNGEN DES IT-MANAGEMENTS ........................................ 15 1.1 Die IT ................................................................................................ 15 1.2 Management ..................................................................................... 17 1.3 Die IT-Managerin/der IT-Manager .................................................. 23 1.4 IT-Management-Institutionen ........................................................... 27 1.5 IT-Management und Informationsmanagement ............................... 28 1.6 Theorie, Best Practice, Pragmatiken und Praxis ............................. 32 1.7 Bullshit .............................................................................................. 37 1.8 Deutsch, Englisch und Denglisch ..................................................... 38 1.9 IT-Management lernen ..................................................................... 38 1.10 Aufgaben und Übungen für Motivierte und Effiziente .................. 40 1.11 Zusammenfassung ......................................................................... 42 2 AUFGABENBEREICHE DES IT-MANAGEMENTS ....................................... 43 2.1 IT-Strategie ....................................................................................... 47 2.2 Alignment und Enabling ................................................................... 60 2.3 IT-Controlling ................................................................................... 72 2.4 IT-Programm-und-Portfolio-Management ....................................... 83 2.5 IT-Ressourcen-Management ............................................................. 89 2.6 IT-Governance-Risk-und-Compliance-Management ....................... 96 2.7 IT-Service-Management (ITSM) ..................................................... 109 2.8 Enterprise Architecture Management ............................................ 120 2.9 Cyber-Sicherheit ............................................................................. 132 2.10 Koordination der Aufgabenbereiche .......................................... 147 2.11 IT-Management im Zeitalter der Digitalisierung ....................... 153

KAPITEL 2: UMSETZUNG DES IT-MANAGEMENTS ...................... 159 1

STEUERUNGSOBJEKTE DES IT-MANAGEMENTS.................................... 159 1.1 Ziele des IT-Managements.............................................................. 160 1.2 Stakeholder des IT-Managements .................................................. 161 1.3 Aufgaben und Aufgabenträger des IT-Managements ..................... 162 1.4 Vergütung ....................................................................................... 162 1.5 Persönliche Fähigkeiten ................................................................. 163 Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Inhaltsverzeichnis

1.6 Fehler.............................................................................................. 164 1.7 Organisationale Einbettung der Stakeholder ................................. 164 1.8 Werkzeuge ....................................................................................... 165 1.9 Exemplarisches Zusammenspiel der Steuerungselemente .............. 166 1.10 Stakeholderkategorien des IT-Managements.............................. 167 1.11 Zielkategorien des IT-Managements .......................................... 169 1.12 Aufgabenkategorien des IT-Managements ................................. 171 1.13 Aufgabenkategorien und Aufgabenbereiche ............................... 173 1.14 Aufgabenträger des IT-Managements ........................................ 174 1.15 Werkzeuge des IT-Managements ................................................ 180 2 GENERISCHES IT-MANAGEMENT-MODELL ......................................... 193 2.1 Konkretes IT-Management ............................................................. 195 2.2 Empirisches IT-Management .......................................................... 195 2.3 Beschreibungen des IT-Managements ............................................ 196 2.4 Zusammenhänge im Generischen IT-Management-Modell ........... 198 2.5 Ursprünge des Generischen IT-Management-Modells .................. 199 KAPITEL 3: EINFÜHRUNG EINER IT-GOVERNANCE ................... 203 1 2

PLANUNG DER IT-GOVERNANCE ......................................................... 204 IDENTIFIKATION VON ZIELEN .............................................................. 207 2.1 Stakeholder-Analyse ....................................................................... 209 2.2 SMART ............................................................................................ 218 2.3 4E’s ................................................................................................. 223 2.4 Zieltheorie ....................................................................................... 228 2.5 Zusammenfassende Betrachtung der Zielidentifikation ................. 232 3 PLANUNG DER IT-GOVERNANCE EINFÜHRUNG ................................... 234 3.1 Weill/Ross Strukturmatrix............................................................... 234 3.2 COBIT ............................................................................................. 242 3.4 ITIL ................................................................................................. 268 3.5 Projektmanagement ........................................................................ 294 3.6 Bewertung der Planung .................................................................. 298 4 UMSETZUNG UND KONTROLLE ............................................................ 300 4.1 Extra-Rollenverhalten und Psychologischer Vertrag..................... 301 4.2 Abschließende Kontrolle................................................................. 303 BEKANNTES UND UNBEKANNTES ..................................................... 305 EPILOG ....................................................................................................... 307 LITERATUR ............................................................................................... 309 STICHWORTE ........................................................................................... 317

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Prolog

Die industrielle Produktion hochwertiger Handschuhe stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar, weil kein Paar Hände einem anderen gleicht. Die menschliche Hand besteht aus 27 Einzelknochen, die sich über die Handwurzel, die Mittelhand und die Finger verteilen. Auch wenn diese Gemeinsamkeit bekannt ist und vorausgesetzt werden kann, weisen die Knochen unterschiedliche Längen auf, die Muskeln und Sehnen sind ungleich ausgebildet und die Bewegungen, die Menschen mit ihren Händen ausführen, variieren erheblich. Ein Produzent muss daher Handschuhe herstellen, die einer Vielzahl von Personen passen, obwohl sich deren Hände unterscheiden. Eine Lösung für diese Aufgabenstellung liegt in der Definition einer klaren Kategorisierung. Im Falle von Händen wird diese Kategorisierung auf Basis des Handumfangs festgelegt. Ein bestimmter Handumfang resultiert in einer bestimmten Größe, z. B. entspricht ein Umfang von 24 cm bei Herren der Größe 9 bzw. L. Ein Umfang von 26 cm entspricht der Größe 9,5 bzw. immer noch L. Es kann daher davon ausgegangen werden, dass die feinere Maßeinheit zu genaueren Ergebnissen führt. Ein Umfang von 25 cm muss allerdings immer einer der beiden umrandenden Größen zugeordnet werden. Die alleinige Verwendung des Handumfanges stellt eine erhebliche Vereinfachung der Komplexität einer Hand dar, auch wenn die Messung eine recht gute Annäherung an einen passendes Paar Handschuhe ermöglicht, werden diese immer noch teilweise zu groß und teilweise zu klein sein. Das gilt insbesondere dann, wenn der Hersteller die Handschuhe nicht dort produziert, wo sie verkauft werden, da in verschiedenen Teilen der Welt unterschiedliche Formen von Händen den Standard darstellen. Die richtige Herangehensweise an die industrielle Produktion von Handschuhen liegt daher in der Verwendung einer möglichst feinen Kategorisierung und in der Beachtung lokaler Gegebenheiten; sie muss allerdings noch eine weitere Komponente berücksichtigen, damit die Qualität von industriell produzierten Handschuhen mit der von individuell gefertigten vergleichbar wird. Es muss ein besonders dehnbares Material dafür Verwendung finden. Somit ist ein gutes Paar Handschuhe am Anfang immer etwas zu eng und passt sich jedoch nach kurzer Zeit optimal den einzigartigen Händen seines Trägers an. Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Kapitel 1: Grundlagen des IT-Managements

Das IT-Management ist ein spannendes Gebiet! Wahrscheinlich ist dies einer der Gründe für die vielen Artikel, Meinungen und Bücher zu diesem Thema. Das vorliegende Buch verfolgt das klare Ziel, die Leser zur Übernahme von anspruchsvollen Aufgaben im IT-Management zu qualifizieren. Alle verwendeten Theorien, Werkzeuge, Übungen und Beschreibungen dienen diesem Ziel und arbeiten darauf hin. Das IT-Management ist durch erhebliche Unschärfe geprägt und IT-Manager müssen in einer sich schnell verändernden Umwelt agieren. Tatsächlich liegen hier die Herausforderungen begründet, denen sich IT-Manager stellen müssen; eine einzige oder wenige „richtige“ Handlungsweisen zu erlernen reicht nicht aus. IT-Manager können sich der gegebenen Turbulenz nur dann stellen, wenn sie ihre Umwelt einschätzen und fallspezifisch und kreativ entscheiden können, was in einer konkreten Situation zu tun ist. Als Hilfsmittel dafür stehen IT-Managern sogenannte Werkzeuge zur Verfügung; diese Werkzeuge können z. B. auf Theorien, Beispiellösungen und Praxiserfahrungen beruhen. Was im Einzelfall als Werkzeug geeignet ist, ergibt sich aus dessen Potenzial, IT-Manager bei ihren Aufgaben zu unterstützen. IT-Manager handeln nicht alleine, sondern sind mit ihrer Umwelt vernetzt. Sie müssen Informationen aufnehmen und weitergeben können; Kommunikation ist für das IT-Management erfolgskritisch! Neben der Umwelt des ITManagements ist auch das IT-Management selber einem ständigen Wandel unterworfen und daher müssen IT-Manager auch eigenständig neues Wissen suchen, finden und aufnehmen können; dieses Buch kann dafür nur den Grundstein legen. Um diesen Grundstein zu legen und den Lesern die Anwendung in der Praxis zu ermöglichen, verwendet das Buch drei Kapitel, die unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Das erste Kapitel beschreibt einige, zum Verständnis des ITManagements wichtige Voraussetzungen und dessen Aufgabengebiete. Das zweite Kapitel behandelt, wie IT-Manager in der Praxis vorgehen, um konkrete Aufgaben zu lösen und das dritte Kapitel wendet dieses Vorgehen exemplarisch auf eine Aufgabenstellung an. Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Grundlagen des IT-Managements

Alle Kapitel bauen aufeinander auf; die eher akademischen Überlegungen des ersten Kapitels und die methodischen Beschreibungen des zweiten Kapitels bilden die Voraussetzungen zur Lösung konkreter Aufgaben in der Praxis und somit zum Verständnis des dritten Kapitels.

IT-Management

Ziele

Aufgaben

IT-Management Werkzeuge

Abbildung 1: Unschärfe des IT-Managements

Die Abbildung 1 zeigt die Unschärfe des IT-Managements mit einer Wolke. In diesem Buch wird der Ansatz verfolgt, diese Unschärfe als Teil des ITManagements zu akzeptieren. Die grauen Punkte symbolisieren die sehr weiträumige Auffassung des IT-Managements in Abgrenzung zu einer engen Definition. Die Leser werden dazu qualifiziert, sich selbstständig auch in unterschiedlichen Situationen zurechtzufinden, indem sie konkrete Ziele, Aufgaben, Personen und Werkzeuge identifizieren, nutzen und steuern können.

Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Einführung in das IT-Management

Die Lernziele für das erste Kapitel sind: – Ein grundlegendes Verständnis des Managements, der IT, des ITManagements und der im IT-Management arbeitenden Personen zu erlangen. – Zu wissen, wie man IT-Management lernen kann. – Die wichtigsten Aufgabenbereiche des IT-Managements und Zusammenhänge zwischen diesen Aufgabenbereichen zu kennen.

Voraussetzungen des IT-Managements

In diesem Abschnitt werden einige Voraussetzungen als gemeinsame Basis zum weiteren Verständnis des Buches geschaffen. Insbesondere müssen die zentralen Begriffe IT und Management geklärt und in einen Zusammenhang gebracht werden. Dieses Kapitel wird so knapp wie möglich gehalten. Dennoch kann nicht gänzlich darauf verzichtet werden, da eine gemeinsame Basis für eine tiefergehende Auseinandersetzung mit dem IT-Management unerlässlich ist.

1.1

Die IT

IT ist im engeren Sinne die Informations-Technologie1, d.h. Vorrichtungen zur Verarbeitung von Informationen.2 Durch die zunehmende Verschmelzung von Information und Kommunikation werden unter dem Begriff IT auch die Kommunikationsvorrichtungen subsumiert3, so heißt es richtig IKT für Informations- und Kommunikations-Technologie, wobei das „K“ häufig weggelassen wird. Im Folgenden wird jedoch ein weiter gefasstes Verständnis von IT

___________________ 1

2 3

Gleichermaßen üblich ist der Begriff Informations-Technik. Der Abschnitt über die Technologiestrategie enthält eine kritische Auseinandersetzung mit dem Technologiebegriff. Informationen können vereinfacht als handlungsbestimmendes Wissen aufgefasst werden, vgl. Heinrich/Lehner (2005), S. 7. Subsumieren bedeutet hier, dass Einordnen eines Begriffes unter einen anderen Begriff. Solche Fachbegriffe werden in diesem Buch immer dann verwendet und erklärt, wenn ihr Gebrauch im IT-Management allgemein üblich ist. Auch wenn viele dieser Begriffe zur Allgemeinbildung der meisten Leser zählen, ist es sinnvoll, ein gemeinsames Begriffsverständnis zu schaffen, da die Begriffe in unterschiedlichen Bereichen teilweise auch abweichend verwendet werden.

Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Grundlagen des IT-Managements

zugrundegelegt, nach dem die IT mehr als die Menge der reinen Informationsund Kommunikationsvorrichtungen ist. Mit „der IT“ sind tatsächlich alle Aspekte der Verarbeitung von Informationen (und der Kommunikation, was im Folgenden nicht weiter erwähnt wird) mittels Informations-Technologie gemeint, d.h. auch die Ziele, die Aufgaben und die Aufgabenträger der Informationsverarbeitung, siehe Abbildung 2.4

„Die IT“ Informations- und Kommunikations- Technologie/Technik

Rechner

Netzwerke

Telekommunikation

Aufgaben

Protokolle, Software, etc.

Ziele

Aufgabenträger Personen Organisationen Systeme OR 2009

Abbildung 2: „Die IT“ im weiteren Sinne

Diese Faktoren müssen nicht in einer dedizierten5 IT-Institution, z. B. der ITAbteilung, angesiedelt sein, sondern können sich auch in den Fachabteilungen, der Leitungsebene der Gesamt-Organisation oder sogar außerhalb der Organi-

___________________ 4 5

Vgl. ähnlich Krcmar (2005), S. 28. Dediziert bedeutet, dass etwas nur zu diesem Zweck existiert.

Aus: Resch, Einführung in das IT-Management, 5. Auflage © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2020

Einführung in das IT-Management

sation befinden6, z. B. gehört die Definition von Anforderungen und damit Zielen der IT zu den Aufgaben der Fachabteilungen, die Definition von Regeln für die IT, in Form von Gesetzen, wird durch den Staat, d.h. von außerhalb der Organisation realisiert und der Nutzen der IT für die GesamtOrganisation wird durch dessen Leitung festgestellt. All diese Bereiche liegen außerhalb der IT-Abteilung und dennoch gehört alles zu „der IT“, siehe Abbildung 3.

Organisationsumfeld Gesamt-Organisations-Leitung

Fachabteilungen

„die IT“

u.a. die IT-Abteilung

Z.B. Kunden, Staat, Lieferanten Abbildung 3: Die IT als Teil anderer Organisationsbereiche

1.2

Management

Als Management-Tätigkeiten lassen sich Tätigkeiten der Steuerung, daher der Planung und der Kontrolle von anderen Tätigkeiten auffassen. Am Ende der Kette stehen die operativen Tätigkeiten, durch welche die eigentliche Leistung erbracht wird. Management Tätigkeiten dienen daher mittelbar oder unmittelbar dazu, diese operativen Tätigkeiten zu ermöglichen und zu unterstützen. Für die IT sind z. B. die Erstellung von Software, die Unterstützung von Benutzern oder die Einrichtung von Computer-Netzwerken Beispiele solcher

___________________ 6

Vgl. Goeken/Heck/Klein (2008), S. 19.

Grundlagen des IT-Managements

operativer Tätigkeiten. Da alle diese Tätigkeiten planerische und kontrollierende Aspekte beinhalten, kann IT-Management in seiner allgemeinsten Form als inhärenter7 Teil der IT aufgefasst werden.

Der klassische Management-Zyklus Werden diese planerischen Tätigkeiten explizit von den operativen Tätigkeiten getrennt, handelt es sich beim IT-Management um Funktionen zur Unterstützung der operativen Tätigkeiten, z. B. ist das Anforderungsmanagement eine Funktion zur Unterstützung der Softwareentwicklung. Die folgenden Management-Funktionen bilden einen wiederkehrenden Zyklus, der als klassischer Management-Zyklus bezeichnet wird: 1. 2. 3. 4. 5.

Planung, Organisation, Personaleinsatz, Führung, Kontrolle.8

Zwischen den Funktionen Planung und Kontrolle werden die Organisation, der Personaleinsatz und die Führung als weitere Funktionen genannt, welche die Umsetzung der Planung ermöglichen. Zu 1.) Die Planung ist im klassischen Management-Zyklus die auslösende Funktion. Die Planung bestimmt die Ziele, Rahmenbedingungen und Verfahrensweisen durch sorgfältige Abwägung – die Planung kann sich jedoch ändern, z. B. wenn die Umgebung sich ändert.9 Die Funktion Planung muss nicht von Führungskräften10, sondern kann auch durchaus von Experten ausgeführt werden. Es bedarf allerdings einer mit formaler Autorität ausgestatteten Führungskraft, die Planung zu genehmigen. Zu 2.) Die Organisation spezifiziert den grundsätzlichen Aufbau und die grundsätzlichen Abläufe zur Umsetzung der Planung, z. B. durch eine entsprechende Aufbauorganisation mit Stellen, denen Personen zugeordnet werden

___________________ 7 8 9 10

Inhärent bedeutet, dass eine Eigenschaft grundsätzlich zu etwas gehört. Vgl. Schreyögg/Koch (2007), S. 9. Vgl. ähnlich Schreyögg/Koch (2007), S. 10. Als Führungskräfte werden im Folgenden Personen bezeichnet, die formal Personalverantwortung tragen.

Einführung in das IT-Management

können und durch eine Ablauforganisation mit Aufgaben und Abläufen. Hinsichtlich der Durchführung der Organisation gilt das gleiche, wie für die Planung, d.h. die Organisation kann von Experten vorbereitet werden. Zu 3.) Die in der Organisation gebildeten Stellen zu besetzen, ist Aufgabe der Management-Funktion Personaleinsatz. Neben der Rekrutierung von Personal gehören auch die Tätigkeiten der Personalbewertung, Personalentlohnung und Personalentwicklung dazu.11 Auch der Personaleinsatz wird häufig Experten aus der Personalabteilung überlassen und lediglich durch Führungskräfte freigegeben. Zu 4.) Als Führung bezeichnet man im klassischen Management-Zyklus Tätigkeiten zur Durchsetzung und Umsetzung, z. B. das konkrete Unterweisen und Überwachen von Mitarbeitern. Die Führung im klassischen ManagementZyklus erfordert dafür eine formale Personalverantwortung, z. B. durch einen Gruppenleiter, Abteilungsleiter oder Bereichsleiter. Heutzutage wird Führung jedoch auch informell ausgeübt. Der zur Führung notwendige Einfluss – der Person, die führt, auf die Person, die geführt wird – kann z. B. auch durch Experten-Know-how, durch geschickte Kommunikation oder durch eine wirtschaftliche Abhängigkeit, z. B. in einer Kunde-Dienstleister-Beziehung, entstehen12. Zu 5.) Die Kontrolle bildet den Abschluss des klassischen ManagementZyklus. Die Funktion der Kontrolle überprüft, ob die Ziele erreicht wurden, welche Gründe Abweichungen haben und was bei weiteren Planungen zu bedenken ist. Danach schließt sich im klassischen Management-Zyklus eine erneute Planung eines neuen Zyklus an.13 Die Kontrolle hat teilweise einen führenden Charakter, was durch eine Führungskraft repräsentiert werden sollte, teilweise dient sie auch der Informationsbeschaffung und das kann wiederum Experten überantwortet werden. Dieser klassische Management-Zyklus kann als erstes gedankliches Modell für das IT-Management dienen. Mitarbeiter im IT-Management und insbesondere Berufsanfänger haben allerdings nicht immer und letztere sogar eher selten eine formale Führungsposition mit formaler Personalverantwortung inne.14 Wie dargelegt wurde, gibt es jedoch viele Tätigkeiten im klassischen Ma-

___________________ 11 12 13 14

Vgl. Schreyögg/Koch (2007), S. 10. In diesen Fällen wird im Folgenden allerdings nicht von Führungskräften gesprochen. Vgl. Schreyögg/Koch (2007), S. 11. Vgl. Resch (2009).

Grundlagen des IT-Managements

nagement-Zyklus, die keine formale Führungsposition erfordern und sogar das Ausüben von Einfluss kann informell erfolgen. Die Mitarbeit und insbesondere der Einstieg im IT-Management erfordern es daher, auch andere – das können Gleichrangige und auch Höhergestellte sein – informell motivieren zu können. Dazu müssen Mitarbeiter im IT-Management einen nicht unerheblichen Teil ihrer Aufmerksamkeit der Kommunikation und der Pflege des persönlichen Netzwerkes widmen.

Der moderne Management-Zyklus In der Praxis läuft es allerdings selten so „ordentlich“ ab, wie es der klassische Management-Zyklus vermuten lässt und IT-Manager müssen häufig schnell auf äußere Einflüsse reagieren. Dem versucht der moderne ManagementZyklus Rechnung zu tragen. Der Moderne Management-Zyklus geht von einem starken Umweltbezug, der Tatsache von Überraschungen und der Gleichordnung von Funktionen aus.15 Das Management muss demnach nicht nur nach innen wirken und auf interne Bedürfnisse reagieren, sondern in einem stärkeren Ausmaß auch externe Faktoren, insbesondere Kunden, berücksichtigen. Die Entwicklung der Umwelt wird immer schwieriger vorhersehbar, so dass Planungen häufiger geändert werden und das Management sich auf Überraschungen einstellen muss. Das führt dazu, dass der Planung nicht mehr das Primat16, wie im klassischen Management-Zyklus, zukommt, sondern die anderen Funktionen werden als gleichrangig und gelegentlich sogar als vorrangig eingestuft. Auf Basis dieser Überlegungen modifiziert der moderne den klassischen Management-Zyklus.17 Die Planung wird in die strategische Planung und die operative Planung unterschieden. Dabei kommt der strategischen Planung die Rolle zu, grundsätzliche Rahmenbedingungen festzulegen, welche die operative Planung in konkrete Handlungsanweisungen übersetzt. Die Funktion der Planung berücksichtigt die Möglichkeit von Fehlern, deshalb wird die Planung systematisch kontrolliert und Pläne werden ggf. geändert. Im klassischen Management-Zyklus wurde lediglich die Umsetzung der Planung, d.h. die operativen Tätigkeiten, kontrolliert. Der Führung kommt eine höhere Bedeutung zu,

___________________ 15 16 17

Vgl. Schreyögg/Koch (2007), S. 20. Das Primat entspricht der Vorrangstellung. Vgl. Schreyögg/Koch (2007), S. 22 f.

Einführung in das IT-Management

da sie nun die Aufgabe hat, flexibel auf Planänderungen zu reagieren bzw. Fehler an Plänen zu erkennen und Planänderungen zu veranlassen. Die Organisation wird im modernen Management-Zyklus nicht nur als Mittel zur Umsetzung von Plänen gesehen, sondern auch als möglicher Begrenzer der Umsetzung. Diese Begrenzung der Planung, z. B. durch eine zu ausgeprägte Hierarchie, muss wiederum durch die Führung und durch einen möglichst flexiblen Personaleinsatz kompensiert werden. Der Personaleinsatz hat vor allem die Aufgabe der Rekrutierung und Ausbildung von Mitarbeitern mit wichtigen Kernkompetenzen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, in einer turbulenten Umwelt zu arbeiten.18 Der moderne Management-Zyklus stellt auch für das IT-Management eine wichtige Erweiterung des Denkmodells dar. Insbesondere die explizite19 Berücksichtigung einer turbulenten Umwelt ist für das IT-Management relevant, da dieses den schnellen Veränderungen von Technologien und deren Anwendungen ausgesetzt ist. Der moderne Management-Zyklus thematisiert die Notwendigkeit, Pläne schnell ändern und die fortwährende Gültigkeit von Plänen systematisch überprüfen zu müssen. Wenn das IT-Management diese fortwährende Plananpassung nicht leistet, bestehen zwei wesentliche Gefahren: es könnten ungültige Pläne umgesetzt oder es könnte gänzlich auf Planung verzichtet werden. Der letztere Fall kann als Kapitulation vor der Turbulenz verstanden werden, wenn sich z. B. die Anforderungen von Kunden immer häufiger ändern. Allerdings kann ein guter, durchdachter und allen Beteiligten verständlicher Plan auch leichter an neue Gegebenheiten, z. B. an neue Kundenanforderungen, angepasst werden.

Managementkritik Das Management steuert betriebliche Sachverhalte, die aus Personen, Abläufen, Finanzen, Maschinen, Kundebeziehungen usw. bestehen. Diese Sachverhalte können u.U. sehr kompliziert und komplex sein20 und von daher kann es

___________________ 18 19 20

Vgl. Schreyögg/Koch (2007), S. 22. Explizit bedeutet ausdrücklich. Kompliziert kann in etwa als „verworren“ bezeichnet werden, solch ein Sachverhalt kann jedoch durch Zerlegung in kleinere Einheiten vereinfacht werden. Komplex bezieht sich dagegen auf einen als Ganzes schwierig zu verstehenden Sachverhalt, sowohl auf die Einzelteile als auch die Beziehungen zwischen diesen Einzelteilen. Ein komplexer Sachverhalt muss als Ganzes gesteuert werden. Die beiden Begriffe werden am Ende des Kapitels noch näher behandelt werden.

Die Aufgaben im IT-Management sind spannend und verantwortungsvoll, doch gerade für Einsteiger auch oft genug verwirrend. Die 5. Auflage des beliebten Einführungswerks von Olaf Resch zeigt Ihnen, wie angehende IT-Manager ihr Fach mit analytischem und zielorientiertem Vorgehen meistern. • Grundlagen und Zusammenhänge des IT-Managements • Vorstellung eines generischen IT-Management-Modells • IT-Governance mit umfangreichem Praxisbeispiel • Cyber-Sicherheit als wichtiger Schwerpunkt • Best Practices wie TOGAF, IT-Grundschutz sowie neu: COBIT2019 und ITIL 4 ^

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