9 minute read
Podróż służbowa pracownika
Problematyka podróży służbowej została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej1. Znajduje ono zastosowanie do pracodawców sfery budżetowej oraz pracodawców prywatnych, chyba że ci ostatni ustalili inne zasady odbywania jazd firmowych w przepisach wewnętrznych.
Wojciech Mazur, kspert SRW ds. Prawa Pracy
1 Rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Powyższe rozporządzenie zostało uchwalone na podstawie dyspozycji ustawowej wynikającej z art. 775 §2 Kodeksu Pracy.
Podróż służbowa rozumiana jest jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba firmy2 . Za czas przebywania w delegacji przysługują mu należności na pokrycie kosztów. Delegacja Odrębną definicję przewidziano dla grupy zawodowej kierowców. Zgodnie z art. 5 Kodeksu pracy uchwalono tzw. lex specialis – ustawę o czasie pracy kierowców. Według zapisów tej regulacji3 podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy: • przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz tej firmy oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez przedsiębiorstwo, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,
lub • wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy oraz inne miejsce prowadzenia działalności firmy, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział w celu wykonania przewozu drogowego. Z podróżą służbową kierowcy mamy więc do czynienia w sytuacji wyjazdu poza miejscowość, w której mieści się zakład pracy. Każdy taki wyjazd traktowany będzie jako delegacja.
Polecenie wyjazdu Należy ustalić znaczenie poszczególnych elementów definicji podróży służbowej zawartej w Kodeksie Pracy. Definicja wyróżnia następujące pojęcia: • polecenie pracodawcy, • zadanie służbowe, • wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Brak którejkolwiek z tych cech wyklucza zakwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej. Aby uznać wyjazd zatrudnionego za podróż służbową, wymagane jest, by odbył się na polecenie pracodawcy4. Tak więc nie może mieć miejsca wyłącznie z własnej inicjatywy zatrudnionego. Pracownik musi stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę5. Tego rodzaju podporządkowanie stanowi kryterium rozróżniające stosunek pracy od stosunków cywilnoprawnych, a wydawanie poleceń to wyraz uprawnień kierowniczych i nadzorczych. Przełożony na bieżąco organizuje i konkretyzuje sposób,
Dodatkowy argument o tym, że nie można mówić o odbywaniu podróży służbowej, stanowi wykonywanie zadania mieszczącego się w stałym zakresie obowiązków firmowych.
w jaki trzeba działać - przy stosunku pracy wyłączono samowolną wolę pracownika. Nie ma wymogów co do formy oraz treści poleceni wyjazdu służbowego6. Brak zastrzeżonej formy pisemnej oznacza, że polecenie udania się w delegację może zostać wydane w dowolnej formie: pisemnej, ustnej, mailowej, wiadomość sms, za pomocą komunikatorów internetowych. W przypadku podróży służbowej uregulowanej w Kodeksie Pracy ważne, aby wyjazd dotyczył jazdy poza miejscowość będącą siedzibą pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy zatrudnionego. Miejsce pracy Stałe miejsce wykonywania czynności zawodowych zasadniczo powinno odpowiadać miejscu wykonywania pracy obowiązkowo wskazywanym w umowie o pracę. Może ono zostać wskazane na różne sposoby. Najczęściej spotykanym określeniem takiego miejsca jest wskazanie miejscowości lub konkretnego adresu. Innym sposób stanowi określenie pewnego obszaru geograficznego, na przykład gminy, województwa, regionu, obszaru danego kraju. Istotne, aby sposób oznaczenia miejsca pracy był uzasadniony specyfiką pracy i teren odpowiadał rzeczywistemu obszarowi geograficznemu, po którym pracownik stale się porusza. Będzie to więc stałym miejscem pracy pracownika mobilnego. Kolejnym sposobem jest wskazanie tzw. ruchomego miejsca pracy. Umowa może zatem określać obszar, w granicach którego pracodawca będzie każdorazowo wyznaczał pracownikowi zmienną lokalizację wykonywania czynności służbowych, na czas świadczenia pracy traktowane jako stałe miejsce pracy. Taki sposób skonkretyzowania musi być uzasadniony nie tylko specyfiką stanowiska, ale także rodzajem działalności firmy. Przykładem pracownicy budowlani, działający przy konkretnej inwestycji, realizowanej na określonym obszarze.
2 Zgodnie z definicją legalną zawartą w art. art. 775 § 1 Kodeksu Pracy. 3 Art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców. 4 Art. 775 § 1 Kodeksu pracy. 5 Art. 100 § 1 Kodeksu pracy. 6 Wg kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013r. w sprawie wysokości należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Diety Przyznanie diet pracownikom zależy od tego, czy w ogóle dochodzi do podróży służbowej. Rozstrzygające będzie ustalenie stałego miejsca pracy oraz zadań jakie ma do wykonania. Od precyzyjności zapisu w umowie o pracę o stałym miejscu pracy zależy, czy w konkretnej sytuacji możemy mówić o delegacji. Jeżeli to np. siedziba firmy lub większy obszar (np. granice powiatu, województwa regionu itp.), każdorazowy wyjazd w celu wykonania wyodrębnionego zadania poza dane miejsce (obszar) będzie podróżą służbową. I analogicznie, gdy zadanie polega na realizacji wcześniej złożonych przez klientów zamówień odbywa się w granicach ustalonego obszaru - nie będzie to podróż służbowa. Dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, że nie można mówić o odbywaniu podróży służbowych, będzie wykonywanie zadania mieszczącego się w stałym, powtarzalnym zakresie obowiązków firmowych. Jeżeli więc postanowienia umowy o pracę zawartej z przedstawicielem handlowym wskazują jako miejsce pracy Mikołów, a zatrudniony w rzeczywistości stale podróżuje i wykonuje pracę na obszarze Śląska, jego podróże na Śląsku nie są podróżami służbowymi, gdyż w trakcie tych wyjazdów wykonuje umówioną pracę, a nie incydentalne zadanie służbowe. Jeżeli natomiast przedstawiciel handlowy, którego angaż jako miejsce pracy określa województwo śląskie, wyjeżdża na polecenie pracodawcy na konferencję do Warszawy, to taki wyjazd będzie podróżą służbową. Udział w takiej konferencji różni się bowiem od typowych obowiązków pracowniczych przedstawiciela handlowego i jest dla niego zadaniem nadzwyczajnym i incydentalnym.
Wybór środka transportu Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, pracodawca zlecający odbycie podróży służbowej, powinien zwrócić delegowanemu koszty dojazdu. Czy jednak posiada uprawnienia, aby narzucić pracownikowi sposób podróżowania i wybrać środek transportu, jakim ma się poruszać? W praktyce często pracodawca wystawia druk delegacji (polecenie podróży służbowej), po czym pracownik jedzie do miejsca, w którym ma wykonywać pracę, odbyć szkolenie, itp. Firma powinna zwrócić koszty dojazdu. Może jednak stawiać określone warunki oraz wymagania dotyczące środka transportu (definicja z Kodeksu Pracy) - określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę7. Delegowanemu przysługuje zwrot kosztów w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłata-
Pracodawca na wniosek pracownika ma prawo wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu niebędącymi własnością firmy.
mi dodatkowymi – w tym miejscówkami8. Uwzględnia się przy tym posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu (niezależnie od tytułu tej ulgi). Własność pracownika Oczywiście pracodawca – na wniosek pracownika – ma prawo wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością firmy. Delegowanemu przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka nie może być wyższa niż ustalona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002roku9. W 2021 roku stawki obowiązują w takich samych wysokościach, jak w latach poprzednich. Od 14 listopada 2007 roku stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu prywatnego wykorzystywanego dla celów służbowych wynoszą: 1) Dla samochodu osobowego: • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł. 2) Dla motocykla - 0,2302 zł. 3) Dla motoroweru - 0,1382 zł. Podsumowując - w przypadku wydania pracownikowi polecenia wyjazdu na delegację, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu poniesionych przez niego kosztów dojazdu. Jednak to firma decyduje o środku transportu. Zatrudniony ma szansę udać się na miejsce samochodem prywatnym, ale tylko za zgodą szefa. Wówczas należy mu zwrócić tzw. „kilometrówkę”. Pracodawca nie został obligatoryjnie związany stawkami wynikającymi z przepisów, lecz muszą one być niższe od wartości podanych w rozporządzeniu. Firma może więc w swoich przepisach wewnętrznych (regulaminie wynagradzania, zarządzeniu, itp.) ustalić wartości niższe. Chodzi przede wszystkim o to, by ich nie przekroczyć - wówczas wchodzimy w problematykę skarbową i konieczność opodatkowania nadwyżki nad stawkę z rozporządzenia. Należności Zasady dotyczące rekompensowania zatrudnionemu kosztów, jakie poniósł w trakcie przebywania w delegacji, ustawodawca uregulował w rozporzą-
7 Zgodnie z § 3 rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 8 § 3 ust. 2 ww. przepisu. 9 Rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
dzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jak wskazuje tytuł, uregulowania dotyczą obligatoryjnie osób pracujących w budżetówce oraz w samorządach. Natomiast dla zatrudnionych przez pracodawców strefy prywatnej, przepisy rozporządzenia stosuje się niejako pomocniczo i dopiero w sytuacji, kiedy w wewnętrznych źródła prawa pracy zasady dotyczące rozliczania podróży służbowej nie zostały przez danego pracodawcę uregulowane. Zgodnie z § 2 wskazanego rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: • diety; • zwrot kosztów: • przejazdów, • dojazdów środkami komunikacji miejscowej, • noclegów, • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zwrotem z tytułu podróży służbowej, o którym wiedzę posiadają wszyscy pracownicy, jest tzw. dieta, przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wynosi w przypadku podróży krajowej 30 zł za dobę podróży. W podróży zagranicznej przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Stawki diety zagranicznej zostały określone w załączniku do wyżej wskazanego rozporządzenia w różnych kwotach, w zależności od państwa, do którego udaje się pracownik. Odmowa podróży służbowej Co do zasady pracownikowi nie przysługuje prawo odmowy udziału w podróży służbowej. Do wyjątków zaliczane są dwie kategorie osób: kobiety w ciąży oraz osoby opiekujące się dzieckiem do lat 4. Wobec tych grup pracodawca zobowiązany jest każdorazowo uzyskać ich uprzednią zgodę na dany wyjazd w delegację. Ograniczenia polecenia wyjazdu mogą wynikać także z zasad współżycia społecznego (np. z niepełnosprawności pracownika, która wpływa w sposób negatywny na jego zdolność do samodzielnego i swobodnego przemieszczania się). Podstawa prawna: • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, • ustawa 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy, • ustawa z 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców.
Uwaga na wykroczenia Przebywanie w delegacji stanowi nierozłączny element stosunku pracy, bardzo popularny zresztą. Z uwagi na powszechność stosowania, zagadnienia powinny być przez pracowników oraz firmy powszechnie znane i stosowane. Naruszenie przepisów dotyczących podróży służbowej stanowi wykroczenie sankcjonowane przez przepisy Prawa pracy. Pracodawcy strefy prywatnej mają szerokie możliwości kształtowania zasad związanych ze zlecaniem delegacji oraz z rozliczaniem należności. Do planowania oraz rozliczania podróży służbowej niezbędna jest odpowiednia wiedza oraz doświadczenie.
