İŞ KOÇLUĞU PRENSİPLERE DAYALI MÜZAKERE

YAZI: MERT AYDINER LIDERLIK VE SATIŞ STRATEJISTI, EĞITIMCI VE YAZAR www.mertaydiner.com

MÜZAKERE PRENSİPLERE DAYALI

MÜZAKERENIN ÖZÜNDE TÜM TARAFLARIN IHTIYAÇLARINI KARŞILAYACAK BIR ANLAŞMA IÇIN IŞBIRLIĞI YAPMAK VARDIR. TEMEL ANLAYIŞ ŞUDUR; EĞER KARŞI TARAF MUTLU DEĞILSE KAZANMIŞ SAYILMAZSIN. ÇÜNKÜ MÜZAKERE KAZANIP KAYBETMEKLE ILGILI DEĞILDIR. PAYLAŞMAKLA, IŞBIRLIĞIYLE VE KARŞILIKLI ANLAYIŞLA ILGILIDIR. TARAFLARIN BIRBIRINI DINLEMESI, ÇÖZÜM ÜRETMESI VE SONUÇLARI ÖNEMSEMESI ILE ILGILIDIR. AMAÇ HER ZAMAN TARAFLARI TATMIN EDECEK BIR ÇÖZÜM BULMAKTIR.

BAŞARILI MÜZAKERELERIN SACAYAKLARI

1Rekabet yerine işbirlikçi yaklaşım…

Rekabetçi bir tutum yerine işbirlikçi bir yaklaşımı benimsemeliyiz. Başkalarını uyumsuz, kaba ve uzlaşmaz diye suçlamak yerine kendi davranışlarımızın sorumluluğunu almalı ve karşımızdakine değerli bir iş ortağı gibi davranmalıyız. Uygunsuz davranışlarla karşılaşsak bile onların kaba, aşağılayıcı ve saldırgan tavırlarını kopyalamamalıyız. İzlenecek en iyi yol doğru bir örnek olmak ve bu davranışlarının altında yatan nedenleri bulmaya çalışmaktır.

2Akılcı sorular ve aktif dinleme yoluyla güven tesis etmek… Karşı tarafla bağ kurmak ve bizimle işbirliği yapmasını sağlamak için gerekli olan güven ortamını en kısa sürede oluşturmalıyız. Güveni tesis etmenin en kısa yolu diğerinin ilgi alanlarını ve beklentilerini açığa çıkarak tarzda sorular sormak ve iyi bir dinleyici olmaktır. Çünkü hepimiz bizi ve isteklerimizi önemseyen kişilere güveniriz.

3Tatminkâr seçenekler ve sonuçlar üretmek… Her iki tarafı da tatmin edecek seçenekler bulmalıyız. İhtiyaçlarımızı giderecek ortak çözümler için kafa kafaya vermeliyiz. Bunun için egomuzu bir kenara bırakabilmeli, duygularımızı kontrol edebilmeli, iyi bir dinleyici olabilmeli ve diğer müzakereciye saygın bir iş ortağı gibi davranabilmeliyiz.

MÜZAKERENİN 10 ALTIN KURALI

1MÜZAKERE ETMEYIN (gerekmedikçe kaçının..) Rekabetin çok sert ve kanlı yaşandığı bir dünyada yaşıyoruz. Hepimiz kendimize köpekbalıklarının olmadığı yepyeni, bereketli sular bulmak zorundayız. Tüm enerjimizi sunduğumuz hizmeti farklılaştırmanın yollarını bulmak üzere harcamalıyız. Çünkü kendimizi konumlandırdığımız bu özel yerde oyunun kurallarını koyma hakkı bizim elimizde olur. Elimizin bu kadar güçlü olduğu bir durumda da doğal olarak rahat ve güvenle hareket etmeye başlarız. Bu anlayış ve tutum beraberinde pazardaki diğer oyuncuların ve nihai kullanıcıların saygısını da getirir. Tüm bu avantajların keyfini sürebilmek için öncelikli hedefimiz “ekonomik değeri olan farklı bir hizmet sunmak” olmalı. Bununla birlikte, amacımız tüm taraflara tatmin duygusunu yaşatmak olduğu için karşı tarafı savunmaya veya saldırıya zorlamayacak bir tutum sergilemeli ve bizimle çalışmaları halinde elde edecekleri kazancı net olarak görebilmeleri için bilinçli bir çaba sarf etmeliyiz.

2KENDINIZLE MÜZAKERE

ETMEYIN İhtiyaçların karşılanması noktasında “kararlı ve güçlü” bir yaklaşım müzakere sürecinin de hangi tonda ilerleyeceğinin net bir göstergesidir. Çünkü müzakere gücümüz düşünceden, yani kendi pozisyonumuzu nasıl algıladığımızdan gelir. Eğer sunduğumuz değerin karşılığından eminsek ve konumumuzun güçlü olduğunu düşünüyorsak güçlüyüzdür. Birçoğumuz genellikle kendi açıklarımıza odaklanıp karşı tarafın gücünü gözümüzde büyütme ve zayıflıklarını da görmez gelme eğilimindeyizdir. Oysa başarılı müzakereciler öncelikle diğerlerinin taşıdığı riskleri bulmaya odaklanırlar. Çünkü sadece kendi eksikliklerimize odaklanırsak kendimizi yetersiz ve güçsüz hissetmeye başlarız. Yansıttığımız bu duygu durumu bizi diğerinin de gözünde değersizleştirir ve beklentilerimize denk düşen bir tutuma maruz bırakır. Başyapıt olarak tanımlanabilecek bir tabloda bize göre hata olduğunu düşündüğümüz bir noktaya takılmak büyük resmi göremememize ve fırsatları kaçırmamıza neden olabilir. Bu nedenle, her şeyden önce şu sorunun yanıtını aramamız gerekir; Karşı taraf üzerinde baskı yaratan şey nedir? Diğer bir deyişle, riske atmaktan korktukları şey nedir?

3ASLA AMA ASLA ILK

TEKLIFI KABUL ETMEYIN Hiçbir zaman ilk teklifi kabul etmemek gerekir. Çünkü karşı taraf bunun çok kolay olduğunu ve masada para bıraktığını düşünür. Çok daha iyisini yapabileceğini düşünerek teklifini geri çekme ihtimali oldukça yüksektir. Verilen değil, kazanılan şeyin daha değerli olduğu gerçeğinden yola çıkarak amacımız, karşımızdakine kendi çabasıyla bizi alt sınırlarımıza kadar zorlayarak bu tavizi kopardığı hissini yaşatmak olmalıdır. Hatta masadan istediğimizi alarak kalktığımız bir müzakere sonunda bile karşı tarafta bir kayıp algısı yaratmamak ve itibarlarını korumak adına bilinçli olarak küçük de olsa bazı tavizler verebiliriz. Bununla birlikte, bazı durumlarda karşı taraf aslında hiç de önemsemediği bir sürü içi boş talepte bulunarak bizi psikolojik olarak baskı altına almaya çalışabilir. Eğer karşımızdakinin gerçek satın alma nedenini öğrenebilirsek ilgili noktalara vurgu yapabilir ve bu yersiz isteklere boyun eğmemiş oluruz.

4İLK TEKLIFI SIZ YAPMAYIN (GEREKMEDIKÇE..) Müzakere sürecinde fiyatlamayı iç içe geçmiş 3 halka olarak ele alabiliriz. 1. En Yüksek: Müzakerede alabileceğimiz en iyi sonuçtur. 2. Hedef: Müzakerede tatmin olacağımız sonuçtur. 3. Alt Çizgi: Müzakerede baskı altındayken kabul edebileceğimiz en kötü senaryodur. Müzakereye nereden başlayacağımız önemlidir. Eğer arada güvene dayalı bir ilişki varsa formaliteler doğrudan atlanabilir ve “hedef” ile başlanabilir. Ancak rekabetçi bir ortam söz konusu ise kendimize yeterli hareket alanı bırakabilmek için en yüksek teklifle başlamak daha doğru olacaktır. Bu yaklaşım karşı tarafın beklentilerini düşürmek adına da önemlidir. Hem kim bilir, belki de ilk teklifimizi kabul edecekler. Nasıl hareket edeceğimizi ve neyi kabul edip etmeyeceğimizi önceden belirlemek görüşmelerin harareti içinde sakin kalmamızı sağlayacaktır. Amacımız her zaman hedeften daha ötesine geçmek olmalıdır. Müzakerede ilk hamleyi karşı tarafın yapmasını beklemek akıllıca olacaktır. Çünkü satıcı alıcının ödemeye razı olduğundan daha düşük bir teklifte, alıcı da satıcının beklentilerinin çok üstünde bir teklifte bulunarak bizleri şaşırtabilir. Bununla birlikte, eğer ödevimizi iyi yaparak güçlü yanlarımızı ortaya koymuş, alternatifleri belirlemiş ve karşı taraf üzerinde baskı yaratan noktaları (hassasiyetlerini) doğru tespit edebilmişsek çıtayı doğru yere koyabilmek adına açılış hamlesini bizim yapmamızda da sakınca olmayacaktır.

5DAHA ÇOK DINLEYIN,

DAHA AZ KONUŞUN Müzakere sürecinde 80/20 kuralını hatırlamakta fayda var. İki gözümüz, iki kulağımız ve bir ağzımız var. Eğer bunları doğru oranda kullanmak istiyorsak iletişimimizin %80’inde dinlemeli ve gözlemeli, %20’sinde de konuşmalıyız. Çünkü konuşmaya başladığımızda buradaki diğer kuralları ihlal etme ihtimalimiz artmaya başlar. Üstelik konuştukça diğerine avantaj sağlayacak kıymetli bilgiler vermiş ve ihtiyaç duyduğunda manevra yapmasına imkan tanıyacak kadar alan yaratmış oluruz. Unutmayın, ne kadar az konuşursanız o kadar az hata yaparsınız.

6KARŞILIKSIZ HIÇBIR ŞEY

VERMEYIN Verdiğimiz her taviz karşısında biz de karşımızdakinden bir tavizde bulunmasını beklemeliyiz. Asla tek taraflı taviz vermemeliyiz. Çünkü tek taraflı bir taviz

verdiğimizde karşı taraf bu isteğini kendisinde hak görür ve daha fazlasını elde edene kadar da tatmin olmaz. “Senin için şunu yaptığımda sen de şunu yapabilir misin?” yaklaşımı karşı taraf için kendi çabası ile kopardığı bu tavizi çok daha değerli kılar. Bu kararlı duruşla aynı zamanda karşı tarafın sonu gelmek bilmeyen taleplerinin de önünü kesmiş oluruz. Evet, bazı durumlarda küçük tavizler vermek gerekebilir. Ancak karşılık bulmayacak büyük tavizler “zayıflığın ve çaresizliğin” göstergesidir. Yoksa pozisyonumdan emin olsam neden bu kadar büyük tavizler vereyim? Küçük tavizler vermenin faydası, karşı tarafın artık bizim alt sınırda dolaştığımızı fark etmesi ve bundan tatmin olmasıdır. Burada en kritik nokta, verilecek her bir tavizin “bir öncekinden daha küçük olması” gerektiğidir. Aksi halde, aynı çapta tavizler vermek karşımızdakini daha fazlasını isteme noktasında cesaretlendirecektir. Psikolojik açıdan bir diğer önemli ipucu da birinden istekte bulunmak için en doğru zaman onun için kıymetli bir şey yaptığımız zamanın hemen sonrasıdır. Çünkü zaman geçtikçe yapılan iyiliğin veya verilen tavizin önemi unutulur. O yüzden demiri tavındayken dövmek gerekir.

7TEKLIFINIZI PARÇALARA

AYIRMAYIN, BIR BÜTÜN OLARAK SUNUN Bunu bir örnekle açıklayalım; diyelim ki satmayı planladığınız evle ilgili müşterinize iki seçenek sunuyorsunuz. Ya olduğu hali ile satın alacak ya da bazı tadilatlar yapıldıktan sonra farkı ile birlikte satış yapılacak. Ev boyanacak, mutfak dolapları yenilenecek, parkeler değişecek, kombi yenilenecek vb. işler gündeme gelmiş olabilir. Eğer müşteriniz yenilenmiş ev için verdiğiniz fiyatı detaylandırmanızı isterse, tek elden yapılması karşılığında uygun koşullar sunulduğu için “toplu bir fiyat aldığınızı ve fiyatı bölemeyeceğinizi” söyleyin. Aksi halde her bir kalem için ayrı ayrı çalışma yapmak isteyecek, sizi yoracak ve üzerindeki karı tamamen silecektir. Enerjinizi ekonomik kullanmak ve zaman kazanmak istiyorsanız bu kuralı bir prensip haline getirmenizi öneririm.

8OLUMSUZ DUYGULARIN

SIZI YÖNETMESINE IZIN VERMEYIN En kritik yanılgıların başında da müzakerenin genellikle bir mücadele, hatta bir savaş olarak görülmesi ve birisi kaybetmedikçe diğerinin kazanamayacağı düşüncesi gelir. Oysa müzakere kazanmakla değil, “işbirliği” ile ilgilidir. İkna ve manipülasyondan ziyade “olumlu tavır ve uyumla” ilgilidir.

Birinin mutlak surette kaybetmesi gerektiği düşüncesi taraflarda maalesef “kaybedenin kendisi olabileceği” endişesini açığa çıkartır. Bu noktada hissedilen “eğer işler yolunda gitmez ve kaybedersem” korkusu insanları duygusal tepkiler vermeye ve irrasyonel davranmaya sevk eder. Bu olumsuz duygu durumunun bedenimizde de bazı yansımaları olur. Kaslar gerilir, kalp atışları hızlanır, nefes sıklaşır, eller dizler titremeye başlar, ağzımız kurur ve karnımıza kramplar girer.. Tüm bunlar tehlike olarak tanımladığımız müzakere konusunda beynimizin bizi “kaçmaya ya da savaşmaya” hazırlaması nedeniyle olur. En büyük zarar da bu refleksin bilincin üzerini örtmesi ile ortaya çıkar. Çünkü duygusal tepkiler vermeye başladığımızda mantığımızla olan bağlantımız kopar ve sözlerimiz ve davranışlarımız üzerindeki kontrolümüz kaybolur. Sonuç olarak yönetemediğimiz bu olumsuz duygular (endişe, korku, kızgınlık, hayal kırıklığı vb.) karşımızdakine odaklanmamıza, satır aralarını okumamıza, çözüm ve seçenek üretmemize, sebepsonuç ilişkisi kurmamıza, plan yapmamıza, risk almamıza ve rasyonel kararlar vermemize engel olurlar. Zihinsel ve fiziksel olarak oldukça yorucu olan bu süreç beraberinde getirdiği yüzleşme riskinden dolayı birçok insanın müzakereden nefret etmesine yol açar. Bunun yerine, her iki tarafın da kendisini kazanan olarak gördüğü bir anlayış benimsendiğinde hem sonuçla ilgili endişeler ortadan kalkar hem de süreçten keyif alınır. Duygusal tepkiler vermek yerine, istediğimiz sonucu almamızı sağlayacak yaklaşımı sergileyebilmenin tek yolu “kazandır ki – kazan” anlayışı ile karşımızdakini hedefine nasıl taşıyabileceğimize odaklanmaktır. Çünkü bu yaklaşım beynimizin bilişsel ve yönetsel fonksiyonları kullanabilmemizi ve her iki taraf için de tatminkâr seçenekler üretmemizi sağlayacaktır. Güvenin tesis edildiği koşullarda karşımızdakilerin de aynı yaklaşımı kopyaladığına ve bize yansıttıklarına şahit olacaksınız.

9ANLAŞMAYA VARMAKTA

ACELE ETMEYIN Çünkü müzakere gücümüzü anlaşma isteğimiz belirler. Anlaşma konusunda ne kadar istekli görünürsek “Hayır” diyebilme gücümüz o kadar azalır. Oysa anlaşma yapmak zorunda olmadığımızın mesajını vermek karşı tarafın beklentilerini düşürür ve daha fazla taviz vermelerini sağlar. Bizim de işimiz sabırlı olup onları bu yönde harekete geçiren motifleri ve baskıyı ortaya çıkarmak olmalıdır. Müzakere sürecinde sabırlı olmak bize büyük avantaj sağlar. Her kim sabırlı olmayı başarabilirse sürücü koltuğuna o oturur. Çünkü doğası gereği müzakere süreci uzadıkça gerginlik de artmaya başlar. Bu süreçte sabırlı davranan kişi karşı tarafı da kendiliğinden taviz vermeye zorlar. Hem unutmayın, eğer yavaşlarsanız daha az hata yaparsınız. Ayrıca, müzakere öncesinde tarafların birbirlerini kişisel olarak tanımaya ayırdıkları zaman aralarındaki güvenin artmasını ve işbirlikçi bir yaklaşımın sergilenmesini sağlar. Bu nedenle, koşulları müzakere etmeye başlamadan önce tarafların bu kişisel dokunuş için zaman ayırdığından emin olmalısınız.

10 ALT SINIRINIZI ASLA BEYAN ETMEYIN Görüşmeler ne kadar dostça bir zeminde yürütülürse yürütülsün, sürecin hiçbir aşamasında, asla ama asla alt sınırlarınızı, yani sizi nereye kadar zorlayabileceklerini ima veya ifşa etmeyin. Bu kazandığınız bir lira da olabilir bir gün de. Eğer bunu öğrenirlerse masada para bıraktıklarını düşünürler ve kazandıklarından ziyade eser miktarda bile olsa kaybettiklerine odaklanırlar. Bu kayıp hissi ilişkileri olumsuz etkiler ve telafisi için her türlü zemin aranmaya başlar. Bununla yüzleşmemek için karşı tarafa koşulları çok iyi müzakere ederek istediklerini aldıklarını hissettirmeli ve bunun beraberinde getirdiği tatmin duygusunu yaşatmalısınız. Müzakerede amacımız, taraflara her zaman iyi bir sonuçla masadan ayrıldıklarını hissettiren bu “tatmin duygusunu” yaşatabilmek olmalı.