第壹篇 第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章
第貳篇 第一章 第二章
第參篇 第一章 第二章 第三章 第四章
第肆篇
公文常識 ...................................................... 1 公文的定義 ............................................................... 3 公文的種類 ............................................................... 5 公文製作要領與範例 ................................................ 7 行文系統及範例 ...................................................... 15 機關全銜與首長署名 .............................................. 21 公文的撰寫原則 ...................................................... 24 公文用語表格 .......................................................... 26
考題趨勢 .................................................... 37 比較考古題 ............................................................. 39 重要考題三十三型 .................................................. 44
技巧剖析 .................................................. 157 寫作格式 ............................................................... 159 基本句型 ............................................................... 182 常見用字 ............................................................... 187 步驟分解 ............................................................... 192
重點附錄 .................................................. 199 ─目錄 1─
第一章
文書處理手冊 ....................................................... 201
第二章
公文程式條例 ....................................................... 240
第三章
機關公文傳真作業辦法 ........................................ 243
第四章
機關公文電子交換作業辦法 ................................ 245
第五章
印信條例 ............................................................... 248
第六章
印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法 .... 252
第七章
國家機密保護法 ................................................... 255
第八章
國家機密保護法施行細則 .................................... 263
第伍篇
最新試題解析 .......................................... 273
第一章
實作型考題解析（二、三、四等） .................... 275
第二章
選擇題考題解析（五等） .................................... 390
─目錄 2─
第一章
第一章
公文的定義
003
公文的定義
依據行政院秘書處文書處理手冊所定義：「指處理公務或與公務有 關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往 來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關 者，均包括在內。」 公文即政府機關相互之間，或政府機關與公共社團之間，以及公共 社會彼此之間或人民與政府機關之間，互相用來表示意旨，傳達消息， 記錄事實等，為公務之處理，依一定程序所製作之文書，都可稱為「公 文」。 由此可知，公文大概有以下三項特點：
一、有關公務的文書 文書包括公文書及私文書。凡文書由私人撰述，如書信等，稱之為私 文書。而凡文書與公眾事務有關者，則稱之為公文書。
二、文書的處理者，至少有一方為機關 文書之處理對象可能為機關對機關、機關對人民或人民對機關。機關 可包括官署（中央、地方行政機關）或非官署機關（民意機關、國營 事業機關）；而人民包括個人及人民團體（職業、文化及社會團體）。 而人民與人民之間所作的文書處理，不得稱之為公文。
三、公文的製作須符合一定的程式 此乃指在作公文處理時，須符合其傳遞程序及書寫格式。因公文的內 容與公務有關，自必依法定的程序與格式，方具法律效力。故凡不符 合此程序或格式之文書，亦不得稱之為公文，因此一文書不具法律之 效力。
004
第壹篇
公文常識
三四等既然公文製作符合既定程式，首要的得分關鍵就在於「格式正 確」。 五
等下列何者（不）是公文定義，此類題目很容易成為公文選擇題 首題類型，宜慎之。
第二章
第二章
公文的種類
005
公文的種類
公文依其常使用類別，可分為「令」 、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、 「其他公文」六類： 一、令—公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則 及及人事命令時用。 二、呈—對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨—總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函—各機關處理公務有下列情形之一時使用 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 民眾與機關間之申請及答復時。 五、公告—各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣 布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利 用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。 六、其他公文
書函： 於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛， 舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢 等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。
開會通知單： 召集會議時使用。 公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說 明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份 並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。
手令或手諭： 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。
006
第壹篇
公文常識
簽： 承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳 述、請示、請求、建議時使用。
報告： 公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所 屬人員就個人事務有所陳請時使用。
箋函或便箋： 以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 聘書： 聘用人員時使用。 證明書： 對人、事、物之證明時使用。 證書或執照： 對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 契約書： 當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 提案： 對會議提出報告或討論事項時使用。 紀錄： 記錄會議經過、決議或結論時使用。 節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」， 末署「職稱、姓名」。
說帖： 詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時 使用。
定型化表單。
三四等準備方向以「函」為準，95%以上的歷年考題都是如此，應 先掌握基本寫作格式與用語。 五
等對於六大公文的類型與定義，需有基本的認識，才能快速解 決混搭題型，爭取答題時間。
第三章
第三章
公文製作要領與範例
007
公文製作要領與範例
一、令 製作要領： 發布令（發布法規、解釋性規定、裁量基準之令） ：可不分段，發 布法規之令，敘述時動詞一律在前。例如：訂定「○○○施行細 則」 、修正「○○○辦法」第○條條文、廢止「○○○ 辦法」 。但 多種法規同時發布，可併入同一令內處理。法規令之發布並應登 載於本府公報或新聞紙，需知會其他機關者，應另行文檢送。 人事命令：分任免、遷調、獎懲。由人事處訂定格式，並應遵守 由左至右之橫行格式原則。
字型大小： 機關全銜、文別：20 點字（置中對齊）。 令內容等主要資訊：16 點字（靠左對齊）。 發文日期、發文字號等普通資訊：12 點字（靠左對齊）。 頁碼頁尾等參考資訊：10 點字（置中對齊）。
印信： 蓋於發文字號及令內容之間右方，保留 7 公分±2 公分。 作法舉例： 發布法規令、解釋性規定令、裁量基準令。 範例：
行政院 發文日期：中華民國 發文字號：字第
年
月 號
令
日
7 公分±2 公分 （印信位置）
修正「臺灣地區與大陸地區人民關係條例施行細則」部分條文。 附修正「臺灣地區與大陸地區人民關係條例施行細則」部分條文。
（首長職銜簽字章）
008
第壹篇
公文常識
二、函 製作要領： 一般原則： 文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，以達到「簡、淺、明、確」 之要求。 文句應正確使用標點符號。 文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重之語詞，避免使用艱深 費解、無意義或模稜兩可之詞句。 函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單 者，得用「主旨」一段完成，不必硬性分割為二段、三段； 「說 明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。 分段款式： 「主旨」 ：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 「說明」 ：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述， 無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文 內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。 「辦法」 ：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時， 用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」 、 「請求」、 「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。 各段規格： 每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。 「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號下書寫。 「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名之冒號下書寫；如 分項條列，應另列縮格書寫為一、二、三、……，……， 、、、……，……。 「說明」 、 「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表格者， 應編列為附件。 行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理； 其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布 之行政規則，依法規命令之發布程序辦理。
第三章
公文製作要領與範例
009
字型大小： 機關全銜、文別：20 點字（置中對齊）。 受文者、主旨、說明等主要資訊：16 點字（靠左對齊）。 地址、聯絡方式、受文者郵遞區號、受文者地址、發文日期、發 文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、正本、副本 等普通資訊：12 點字。 頁碼頁尾等參考資訊：10 點字（置中對齊）。 範例—信封開窗紙本函：
行政院研究發展考核委員會
函
地址：臺北市中正區濟南路 1 段 2 之 2 號 6 樓 傳真電話： 聯絡人及電話： 10051 臺北市中正區濟南路 1 段 2 之 2 號 15 樓
受文者：行政院大陸委員會 發文日期：中華民國 年 月 發文字號：字第 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：議程資料
日
主旨：本會訂於本（93）年 7 月 14、15 日分梯次辦理「推動公文橫 式書寫資訊作業研習營」，惠請派員參加，請 查照。 說明： 一、依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」第 5 點實施方式暨 推動時程之辦理。 二、檢附本次研習營議程資料詳如附，請 貴機關依規定梯次指 派文書、檔案主管人員及研考、資訊主辦人員各 1 名，至電 子化公文入口網最新消息中，點選「推動公文橫式書寫資訊 作業研習營」，填寫報名資料。 正本：總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書 處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署暨省市政府、各縣市政府 副本：檔案管理局、本會資訊管理處、公文 G2B2C 資訊服務中心
（首長職銜簽字章）
010
第壹篇
公文常識
範例—信封不開窗紙本函：
行政院研究發展考核委員會
函
地址：臺北市中正區濟南路 1 段 2 之 2 號 6 樓 傳真電話： 聯絡人及電話：
受文者：行政院大陸委員會 發文日期：中華民國 發文字號：字第
年
月
日
號
速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：議程資料
主旨：本會訂於本（93）年 7 月 14、15 日分梯次辦理「推動公文橫 式書寫資訊作業研習營」，惠請派員參加，請
查照。
說明： 一、依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」第 5 點實施方式暨 推動時程之辦理。 二、檢附本次研習營議程資料詳如附，請
貴機關依規定梯次指
派文書、檔案主管人員及研考、資訊主辦人員各 1 名，至電 子化公文入口網最新消息中，點選「推動公文橫式書寫資訊 作業研習營」，填寫報名資料。 正本：總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書 處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署暨省市政府、各縣市政府 副本：檔案管理局、本會資訊管理處、公文 G2B2C 資訊服務中心
（首長職銜簽字章）
第三章
公文製作要領與範例
011
範例—電子發文函：
行政院研究發展考核委員會
函
地址：臺北市中正區濟南路 1 段 2 之 2 號 6 樓 傳真電話： 聯絡人及電話：
受文者：行政院大陸委員會 發文日期：中華民國 發文字號：字第
年
月
日
號
速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：議程資料
主旨：本會訂於本（93）年 7 月 14、15 日分梯次辦理「推動公文橫 式書寫資訊作業研習營」，惠請派員參加，請
查照。
說明： 一、依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」第 5 點實施方式暨 推動時程之辦理。 二、檢附本次研習營議程資料詳如附，請
貴機關依規定梯次指
派文書、檔案主管人員及研考、資訊主辦人員各 1 名，至電 子化公文入口網最新消息中，點選「推動公文橫式書寫資訊 作業研習營」，填寫報名資料。 正本：總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書 處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署暨省市政府、各縣市政府 副本：檔案管理局、本會資訊管理處、公文 G2B2C 資訊服務中心
012
第壹篇
公文常識
範例—函稿： 檔號： 保存年限：
行政院研究發展考核委員會
函（稿）
地址：臺北市中正區濟南路 1 段 2 之 2 號 6 樓 傳真電話： 聯絡人及電話：
受文者：行政院大陸委員會 發文日期：中華民國
年
發文字號：字第
月
日
號
速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：議程資料
主旨：本會訂於本（93）年 7 月 14、15 日分梯次辦理「推動公文橫 式書寫資訊作業研習營」，惠請派員參加，請
查照。
說明： 一、依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」第 5 點實施方式暨 推動時程之辦理。 二、檢附本次研習營議程資料詳如附，請
貴機關依規定梯次指
派文書、檔案主管人員及研考、資訊主辦人員各 1 名，至電 子化公文入口網最新消息中，點選「推動公文橫式書寫資訊 作業研習營」，填寫報名資料。 正本：總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書 處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署暨省市政府、各縣市政府 副本：檔案管理局、本會資訊管理處、公文 G2B2C 資訊服務中心 抄本：
主任委員
○
○
○
第三章
公文製作要領與範例
013
三、公告 「公告」製作要領： 公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字，避免使用艱深費解之詞彙。 公告文字必須加註標點符號。 公告內容應簡明扼要，非必要者：各機關來文日期、文號及會商 研議過程等，不必在公告內層層套用敘述。 公告之結構分為「主旨」 、「依據」 、「公告事項」 （或說明）三段， 段名之上不冠數字，分段數得用「主旨」一段完成者，不必勉強 湊成二段、三段。 公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長 職稱、姓名。 一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三 段式。 公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公告欄時，必須 蓋用機關印信，於公告二字右側闢出空白位置蓋印，以免字跡模 糊不清。 公告之分段款式： 「主旨」應扼要敘述公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號 右側書寫。 「依據」應將公告事項之原由敘明，引據有關法規及條文名稱 或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有二項以上「依據」 者，每項應冠數字，分項條列，另列縮格書寫。 「公告事項」 （或說明）應將公告內容，分項條列，冠以數字， 另列縮格書寫，使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就「主旨」 補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另 有附件、附表等文件時，僅註明參閱某某文件，公告事項內不 必重複敘述。
字型大小： 機關全銜、文別：20 點字（置中對齊）。
014
第壹篇
公文常識
主旨、依據、公告事項等主要資訊：16 點字（靠左對齊）。 發文日期、發文字號等普通資訊：12 點字（靠左對齊）。 頁碼頁尾等參考資訊：10 點字（置中對齊）。
範例：
內政部 發文日期：中華民國 發文字號：字第
年
月
公告
日
號
7 公分±2 公分 （印信位置）
主旨：公告民國 68 年出生的役男應辦理身家調查。 依據：徵兵規則 公告事項： 一、民國 68 年出生的男子，本年已屆徵兵年齡，依法應接受徵兵 處理。 二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所在地（鄉、鎮、市、區） 公所公告的時間、地點及手續，前往應辦申報登記。
（首長職銜簽字章） 註：登報用之公告免蓋印信、免署機關首長職銜、姓名
第四章
第四章
行文系統及範例
015
行文系統及範例
一、行文系統 依一般公文程式的行文系統可以分成三類：
上行文—下級機關向所屬上級機關陳請或報告所用之公文書： 呈—各機關對總統呈請或報告時使用。 函—下級機關對上級機關有所請求或報告時使用。
平行文—無隸屬關係之同級機關相互往來之公文書： 咨—總統和立法院及監察院公文往復時使用，一般行政機關不適 用。依其性質還可以分成四類： 徵求性—總統提名行政院長、司法院長、考試院長時，須徵求 立法院或監察院同意。 答覆性—立法院及監察院對總統提名人選，行使同意權投票， 須將結果答覆。 洽請性—總統提請立法院召集會議。 移送性—立法院將通過之法案移請總統發布。 函—同級機關相互往來使用、政府機關與人民、民間機構、團體 往來。 公告—各機關對公眾有所宣布時使用。
下行文—相隸屬關係之上級機關對下級機關所用公文書： 令—總統公布法律及行政規章、發布命令、人事任免、獎懲令。 函—上級機關對下級機關有所交辦或指示所用。 除了公布法規、人事任免獎懲考績用「令」，對國家元首用「呈」，其 餘公務文書一律用「函」，可知範圍甚廣。
016
第壹篇
公文常識
三四等行文系統為公文能力的重要辨識條件，宜多加練習。近年出 題趨勢以「下行」＞「平行」＞「上行」 ，準備習作應以下行 文為主。 五
等因行文系統衍生具有辯識度之題型，如「稱謂語」 、 「期望語」 、 「附送語」等，都是選擇題重點題目。
二、行文系統舉隅 發文者
受文者
行文系統
行政院
直轄市政府及議會
下行（函）
五院
不相隸屬之各部會
平行（函）
各部會
直轄市政府及議會
平行（函）
各部會
直轄市主管事務局
下行（函）
各部會
直轄市非主管事務局
平行（函）
縣市政府
縣市議會
平行（函）
縣市政府
所屬鄉、鎮、市、區公所
下行（函）
縣市政府教育局
國立學校
平行（函）
縣市政府教育局
縣市立學校
下行（函）
民眾
政府機關
平行（函）
行政院
立法院
平行（函）
行政院
內政部
下行（函）
臺北市政府
內政部
平行（函）
行政院
考試院
平行（函）
行政院
各部會
下行（函）
內政部
考選部
平行（函）
教育部
行政院
上行（函）
臺北市政府
所屬各局處
下行（函）