Thrace International Forum, Core Team Concept

ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΝΕΩΝ ΕΛΛΑΔΟΣ EUROPEAN YOUTH PARLIAMENT GREECE

Core Team Concept Thrace International Forum, August 2017

European Youth Parliament Greece

1

ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ CORE TEAM Σε μία προσπάθεια ενίσχυσης του ανθρώπινου δυναμικού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Νέων Ελλάδος, τόσο με τη μορφή της ενεργούς εμπλοκής στη διοργάνωση οιασδήποτε δράσης, όσο και με τη μεταφορά τεχνογνωσίας μεταξύ των μελών του, επανεισάγουμε το θεσμό της Core Team, στα πλαίσια του 6ου Διεθνούς Φόρουμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Νέων Ελλάδος, του Thrace International Forum, το οποίο θα λάβει χώρα 17-27 Αυγούστου 2017 στην περιοχή της Θράκης.

Η συγκεκριμένη ομάδα θα αποτελείται από έξι (6) άτομα που έχουν ήδη συμμετάσχει ως οργανωτές (organisers) σε κάποια δράση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Νέων Ελλάδος. Τα άτομα αυτά θα συντρέχουν τη Διοργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου, τόσο κατά τη διάρκεια αυτού, αλλά κυρίως προσυνεδριακά, αποτελώντας μέρος της ευρύτερης ομάδας των διοργανωτών. Στόχο μας αποτελεί η εμπλοκή όσο το δυνατόν περισσότερων ατόμων στη διοργάνωση μιας δράσης τέτοιου βεληνεκούς που θα τους δώσει την ευκαιρία να βιώσουν σφαιρικά τη διαδικασία της διοργάνωσης ενός συνεδρίου. Η αποκτηθείσα εμπειρία και τεχνογνωσία ευελπιστούμε ότι θα τους δώσει τα απαραίτητο έναυσμα προκειμένου να συνεχίσουν την πορεία τους στο ΕΚΝΕ, λαμβάνοντας πρωτοβουλία για τη διοργάνωση μελλοντικών δράσεων. Όσον αφορά την προσυνεδριακή δράση της Core Team, τα μέλη της θα συνεργάζονται στενά με τη ΔΕΣ και υπό την καθοδήγηση της τελευταίας, θα επικοινωνούν με εξωτερικούς φορείς και θα επιλύουν ζητήματα ανάλογα με τον τομέα αρμοδιοτήτων που έχουν αναλάβει. Τα μέλη της Core Team θα συνεργάζονται στενά και μεταξύ τους, έτσι ώστε να υπάρχει πάντοτε γνώση όλων των αναγκών της διοργάνωσης από όλους τους εμπλεκομένους σε αυτήν. Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, τα μέλη της Core Team θα αποτελούν αναπόσπαστα μέλη της υπόλοιπης ομάδας και θα συνεργαστούν με τους υπόλοιπους οργανωτές, αναλαμβάνοντας ισάξια καθήκοντα. Με τον τρόπο αυτό, θα διευκολυνθεί η ευχερέστερη και αμεσότερη διεκπεραίωση των εργασιών που θα έχουν ανατεθεί στην ομάδα καθώς θα τους συνδράμουν άτομα με λεπτομερέστερη γνώση, μιας και αυτές θα άπτονται στον τομέα αρμοδιοτήτων τους. Εν ολίγοις, η Core Team θα έχει δυνατότητα εκπροσώπησης της ΔΕΣ μόνο σε καταστάσεις που η φυσική παρουσία της τελευταίας καθίσταται αδύνατη, ενώ η γενική εποπτεία και ο συντονισμός των επιμέρους εργασιών ανήκουν πάντα στη ΔΕΣ. Ακόμα, η διαμόρφωση της κατάλληλης επικοινωνίας και συνεργασίας μεταξύ των διαφόρων τομέων είναι απαραίτητη για την ομαλή διεξαγωγή της δράσης. Τέλος, συναντήσεις μεταξύ της ομάδας πρόκειται να λάβουν χώρα, για τη δημιουργία του κατάλληλου κλίματος ομαδοσυνεργατικότητας, αλλά και την απαραίτητη κατάρτιση των μελών της ομάδας.

European Youth Parliament Greece

2

Τομείς αρμοδιοτήτων: Local Insight Ο τομέας αυτός πρόκειται να στελεχωθεί από δύο άτομα, ένα στην Κομοτηνή και ένα στην Αλεξανδρούπολη. Αρμοδιότητα των συγκεκριμένων organisers θα είναι να συντρέχουν την ΔΕΣ στην διευθέτηση ανακυπτόντων διοργανωτικών θεμάτων στις πόλεις αυτές. Θα λειτουργούν ως υπεύθυνοι επικοινωνίας με τους τοπικούς συνεργάτες, όπως προμηθευτές γευμάτων και υπεύθυνους χώρων διεξαγωγής σε περίπτωση που η φυσική παρουσία της ΔΕΣ στην εκάστοτε πόλη είναι αδύνατη. Ταυτόχρονα, αυτά τα άτομα θα συμβάλλουν στο συντονισμό των μετακινήσεων εντός και μεταξύ των πόλεων διεξαγωγής. Ουσιαστικά, λοιπόν, οι συγκεκριμένοι organisers θα έχουν το δικαίωμα να αποτελέσουν πρόσωπα επικοινωνίας και να διαχειριστούν θέματα τοπικής φύσης, πάντα υπό την εποπτεία της ΔΕΣ, δίνοντας έτσι την ευχέρεια στη ΔΕΣ να αντιμετωπίσει λοιπά ζητήματα (κρούσεις για χορηγίες, επικοινωνία με δημόσιους φορείς κτλ).

Logistics and Materials Το άτομο που θα είναι αρμόδιο για τη διαχείριση του τομέα αυτού, θα συμβάλει στην οργάνωση του απαραίτητου υλικού για το συνέδριο. Πιο συγκεκριμένα, θα είναι υπεύθυνο για την εύρεση και την αποδελτίωση του ήδη υπάρχοντος υλικού του σωματείου από προηγούμενες δράσεις και τη μεταφορά του στην Αλεξανδρούπολη και την Κομοτηνή. Παράλληλα θα βοηθήσει στην πραγματοποίηση έρευνας αγοράς και τη σε μεταγενέστερο στάδιοαγορά του απαραίτητου υλικού. Τέλος, στις αρμοδιότητες του θα εμπίπτει και ο διαχωρισμός του υλικού και η κατανομή του στις ημέρες του συνεδρίου.

Technical Support Ο συγκεκριμένος organiser θα παρέχει τεχνική υποστήριξη στη ΔΕΣ μέσω του σχεδιασμού του λογοτύπου του συνεδρίου, θα επιμεληθεί το visual identity καθώς επίσης και θέματα μορφοποίησης σε επίσημα έγγραφα, όπως το ενημερωτικό φυλλάδιο του φόρουμ. Παράλληλα, θα μπορεί να συμβάλει στην κατασκευή ιστοσελίδας και στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης, με στόχο την αποτελεσματικότερη επικοινωνία της δράσης μας προς την κοινωνία και τους φορείς. Τέλος, μετά την επιλογή των Editors το άτομο αυτό θα βρίσκεται σε στενή προσυνεδριακή συνεργασία μαζί τους για την τελική δόμηση του τρόπου κοινοποίησης των δράσεων μας προς το κοινό.

Officials’ Support Στόχευσή μας είναι να υπάρχει ένα άτομο, το οποίο θα ασχοληθεί με τη σύνταξη διάφορων λιστών με πληροφορίες για τους officials και τη συνεχή ενημέρωση και την παροχή πληροφοριών από και προς τους officials του συνεδρίου. Επίσης θα βοηθήσει στον σχεδιασμό της υποδοχής και της μετακίνησης των officials, καθώς και στο συντονισμό των αναγκών των διαφόρων ομάδων του συνεδρίου, τόσο προσυνεδριακά όσο και κατά τη διάρκεια του συνεδρίου.

European Youth Parliament Greece

3

Delegates' Support Αρμοδιότητα του ατόμου αυτού θα είναι η κατασκευή των αντίστοιχων λιστών για τους συμμετέχοντες του συνεδρίου καθώς και η προσυνεδριακή επικοινωνία μαζί τους. Ταυτόχρονα, θα βοηθήσει στην κατάρτιση πλάνου για την διαχείριση των αφίξεων, της κατάλληλης υποδοχής και της διαμονής αυτών, όπως επίσης και στη διαχείριση διάφορων προσωπικών αναγκών, πχ διατροφικών αναγκών των συμμετεχόντων.

European Youth Parliament Greece

4