9789037241310 communicatietechnieken voor onderhandelen en vergaderen by Uitgeverij Edu'Actief b.v.

.v .

Training

rig

tie

Communicatietechnieken voor onderhandelen en vergaderen

Uitgeverij: Edu’Actief b.v. 0522-235235 info@edu-actief.nl www.edu-actief.nl Auteur: Floortje Vissers

Titel: Communicatietechnieken voor onderhandelen en vergaderen ISBN: 978 90 3724 131 0 Edu’Actief b.v. 2016

tie

.v .

Colofon

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl). De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

rig

Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Edu’Actief, te vinden op www.edu-actief.nl.

Inhoudsopgave Over deze training

Kennis van onderhandelen en vergaderen Deelnemen aan een vergadering Onderhandelen

43 46

rig

Theoriebron Onderhandelen

tie

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen Theoriebron Vergaderen

.v .

OriĂŤntatie

Over deze training

tie

.v .

Als sociaal-cultureel werker ben je op veel manieren bezig met belangen behartigen. Je hebt contact met allerlei groepen, met organisaties en met individuen. En je hebt veel overleg. Dat kan individueel, maar vaak is het vergaderen geblazen. Bovendien speel je een rol in het bemiddelen bij conflicten en het onderhandelen over zaken die voor de groep van belang zijn. Je bent tegelijkertijd lobbyist, mediator en stimulator, maar vaak ook procesbewaker. In deze training leer je hoe je deze rollen in verschillende situaties vorm kunt geven.

Vaste rollen in een vergadering: een voorzitter en een notulist.

Leerdoelen

• Je hebt kennis van communicatietechnieken voor onderhandelen en vergaderen. • Je kunt op diverse wijzen deelnemen aan een vergadering en besluiten nemen. • Je kunt op diverse wijzen onderhandelen.

rig

Beoordeling

Beoordelingsformulier <

Planningsformulier <

Je wordt op verschillende punten beoordeeld. Deze punten kun je in het beoordelingsformulier terugvinden. De volgende punten zijn belangrijk bij de beoordeling: • Je doet actief mee aan de lessen. • Je levert een evenredige bijdrage aan de uitvoering van de groepsopdrachten. • Je voert alle opdrachten en oefeningen uit. • Je mondelinge taalgebruik is net en correct. • Je past communicatieve vaardigheden en theoretische kennis toe bij de demonstratie.

Planning Aan het einde van de training moet je een demonstratie uitvoeren. Plan deze demonstratie tijdig in. Lees eerst de demonstratie goed door en vul daarna het planningsformulier in. Neem ook de andere oefeningen van deze training op in je totale planning. Zo voorkom je dat je in tijdnood komt.

Over deze training

Demonstratie: Bewonersorganisatie (6)

Casus Bewonersorganisatie

Werkmodel Notitieblad agenda <

In te leveren: 1. één A4 met twee verhalen over de eigen rol in beide vergaderingen 2. één A4 met een verslag van een vergadering 3. minimaal twee tot maximaal drie A4 met een persoonlijk verslag over de twee vergaderingen.

tie

Werkmodel Beoordelingsformulier voorzitter en notulist <

.v .

Jullie gaan twee vergaderingen uitvoeren waarin ook onderhandeld wordt over een bewonersorganisatie. Elke student schrijft een individueel verslag over zijn rol in de vergadering. Elke vergadering duurt vijftien tot twintig minuten en wordt opgenomen met een videocamera. Op basis van de beelden schrijft elke student notulen van een vergadering en een individueel verslag over zijn handelen in de vergaderingen.

Werkmodel Rollenspel <

Sinds ongeveer een jaar begeleid je vanuit de welzijnsorganisatie een bewonersorganisatie die gedomineerd wordt door één persoon. Joop trekt alles naar zich toe, doet wat hij belangrijk vindt en krijgt veel voor elkaar. Veel mensen vinden het maar wat makkelijk dat hij zich overal mee bemoeit. Joop heeft echter een eigen agenda en gaat vaak haaks tegen het beleid in dat de gemeente heeft geformuleerd. De gemeente dreigt met het stopzetten van de subsidie als niet conform het beleid van de gemeente geopereerd gaat worden. Joop trekt zich echter nergens iets van aan en gaat rustig door. Verschillende bewoners beginnen een beetje genoeg van hem te krijgen en zijn ook bang dat ze de financiering van hun wijkcentrum kwijtraken.

Werkmodel Observatielijst beïnvloeden <

Het is jouw taak om te zorgen dat de bewonersorganisatie goed draait. Je hebt dan ook al eens een individueel gesprek met Joop gehad over jouw bedenkingen bij zijn werkwijze. Dat heeft echter weinig opgeleverd. Binnenkort staat de jaarlijkse vergadering op de agenda. Na twee termijnen moet Joop, volgens de statuten, stoppen met zijn activiteiten als voorzitter. Dat is hij echter niet van plan. Hij vindt zichzelf de aangewezen persoon om dingen te bereiken en de bewonersorganisatie te leiden.

rig

Een groep wijkbewoners heeft een soort tegenbeweging op gang gebracht. Zij willen van Joop af en ze willen de statuten gerespecteerd zien. Ze zien graag nieuw bloed, een nieuwe aanpak en meer betrokkenheid van meer bewoners. Ze hebben drie mensen gevonden die een nieuw bestuur willen vormen. Een andere groep wil Joop houden en wijst op een ontsnappingsclausule in de statuten die het via een omweg wel mogelijk maakt om Joop aan te houden. ‘Het gaat toch goed zo?’, is hun redenering. De groep wijkbewoners die van Joop af wil, heeft jou gevraagd de vergadering voor te zitten. Joop is daarmee uiteindelijk akkoord gegaan. Er moet dus een nieuw bestuur gekozen worden. Er is een geschikte kandidaat voor de voorzittersfunctie, maar het zal een flinke klus worden om de ‘Joopclan’ mee te krijgen. Bijzonderheden: Hoe tegenstrijdig de belangen ook zijn, iedereen wil een leefbare situatie in de wijk. Niemand is dus uit op ruzie, maar iedereen wil wel zijn belangen in het uiteindelijke besluit terugzien.

Over deze training

Voorbereiding

•

.v .

•

Bepaal welke student welke rol op zich neemt. De rollen zijn: voorzitter (welzijnswerker), Joop, twee sympathisanten van Joop en twee overige bewoners. Schrijf een kort verhaal over jouw rol in de groep en de argumenten die je gaat inbrengen. De twee sympathisanten en twee overige bewoners kiezen een deelnemerstype en beïnvloedingsvorm. De voorzitter bereidt de vergadering voor met behulp van Werkmodel Notitieblad agenda en kiest tevens een beïnvloedingsrol. Zet de videocamera op een goede plek zodat iedereen in beeld is of vraag een andere student het gesprek te filmen.

•

• • • •

•

Voer het gesprek, gemiddeld vijftien tot twintig minuten. Het resultaat moet zijn dat er een bestuur wordt gekozen. Of dat nu Joop en zijn secondanten zijn, de nieuwe groep of een mix van beide, iedereen moet zijn zegje kunnen doen. De eerste keer wordt bij meerderheid een besluit genomen. Wissel de rollen om zodat iedereen een andere rol speelt. Zorg voor een goede verdeling: de voorzitter mag bij de tweede ronde niet nog een keer voorzitter zijn. Bij het tweede gesprek moet de voorzitter een compromis of consensus zien te bereiken. Bekijk de beelden en geef elkaar feedback over de rol die gespeeld is. Bekijk nogmaals een gefilmde vergadering en schrijf hiervan notulen. Schrijf vervolgens een persoonlijk verslag van de feedback op jouw rol tijdens de bijeenkomsten. Voeg hierbij tevens een link toe naar de filmpjes van de vergaderingen.

•

tie

Uitvoering

rig

Processtappen • Maak een taakverdeling. • Bereid je voor door de casus en de informatie goed door te lezen. Maak gebruik van Werkmodel Rollenspel. • Schrijf in Word twee keer een kort verhaal van een half A4 over jouw rol in de groep en de argumenten die je gaat inbrengen. De sympathisanten en de twee overige bewoners kiezen individueel een deelnemerstype dat ze aanspreekt en kiezen een bijpassende beïnvloedingsvorm. • De voorzitter bereidt de vergadering voor door een agenda op te stellen. • Voer tweemaal een gesprek dat gefilmd wordt. De filmpjes worden op YouTube gezet. • Bekijk de beelden en geef elkaar feedback. De voorzitter voorziet jullie van feedback met behulp van Werkmodel Beoordelingsformulier voorzitter en notulist en Werkmodel Observatielijst beïnvloeden. De overige deelnemers voorzien jullie alleen van feedback met behulp van Werkmodel Observatielijst beïnvloeden. • Schrijf individueel een verslag van de notulen van een vergadering. • Schrijf een persoonlijk verslag met daarin onder andere de link naar de filmpjes van de vergaderingen.

Producteisen • De student heeft twee vergaderingen gevoerd en gefilmd. • De student heeft twee verhalen geschreven, één A4 in totaal, over de rol van de student tijdens de vergaderingen (inclusief argumenten, deelnemerstypen en beïnvloedingsvormen). • De student heeft een gestructureerd verslag van de notulen geschreven over een vergadering van één A4. • De student heeft een persoonlijk verslag geschreven waarin wordt ingegaan op het spelen van de rollen tijdens de twee vergaderingen. De gekozen deelnemerstypen en de gekozen beïnvloedingsvormen komen daarin terug. In het geval van de voorzitter komen de criteria in Werkmodel Beoordelingsformulier voorzitter en notulist erin terug.

Over deze training

• • • •

tie

•

.v .

•

De student heeft een persoonlijk verslag geschreven waarin wordt ingegaan op het resultaat van de twee vergaderingen. De student heeft een persoonlijk verslag geschreven waarin wordt ingegaan op verschillende besluitvormingsprocessen tijdens de twee vergaderingen. De student heeft een persoonlijk verslag geschreven waarin wordt ingegaan op de rol van de anderen tijdens de twee vergaderingen. De student heeft een persoonlijk verslag geschreven waarin wordt ingegaan op de structuur van de gesprekken tijdens de twee vergaderingen. De student heeft een persoonlijk verslag geschreven waarin wordt ingegaan op het feedback geven op elkaar, hoe dat is verlopen en wat het resultaat is. De student heeft kort de overeenkomsten en verschillen tussen de twee vergaderingen beschreven, met een verwijzing naar de link van de filmpjes van de vergaderingen op YouTube en met een conclusie. De student heeft alle verslagen bij elkaar gevoegd: één A4 van twee verhalen, maximaal één A4 van de notulen en twee tot drie A4 voor het persoonlijk verslag. Alles in Calibri 11, regelafstand 1. Het is een aantrekkelijk geheel met voorblad en in correct Nederlands geschreven.

•

rig

Plan voor jezelf een datum waarop je de demonstratie gaat uitvoeren. Vul deze datum in op je planningsformulier.

Oriëntatie

Oriëntatie Oefening 1

Bedenk situaties

.v .

Jullie gaan situaties bedenken in de praktijk van een SCW'er waarin je moet vergaderen of onderhandelen. In groepjes van vier studenten schrijven jullie op één A4 zo veel mogelijk situaties.

Oefening 2

Oriëntatieopdracht Vergaderen

tie

Na vijf minuten worden de blaadjes verzameld en op het bord geplakt. Onder leiding van de docent of een aangewezen student die als gespreksleider optreedt vindt er een klassengesprek plaats. In dit gesprek behandelen jullie in ieder geval de volgende vragen: • Zijn er veel dezelfde situaties opgeschreven of juist verschillende situaties? • Zijn er categorieën aan te brengen in de beschreven situaties? • Welke situaties lijken jullie het moeilijkst? En waarom? • Hoe zou je moeilijke situaties aanpakken?

Bij een vergadering kan er al snel veel misgaan. Bekijk het filmpje Vergaderen en notuleren tot minuut 1:17 en beantwoord de vragen.

Filmpje Vergaderen en notuleren <

a. Welke dingen doet de voorzitter goed tijdens de vergadering?

b. Welke dingen doet de voorzitter niet goed tijdens deze vergadering?

rig

c. Bespreek je antwoorden met een medestudent. Wat zijn de overeenkomsten en wat zijn de verschillen tussen jullie antwoorden?

Oefening 3

Filmpje Onderhandelen over je salaris <

Oriëntatieopdracht Onderhandelen Bij onderhandelen komt het een en ander kijken. Bekijk het filmpje Onderhandelen over je salaris en beantwoord de vragen. a. Waarom vinden veel mensen onderhandelen met de baas over het salaris moeilijk?

b. Waarom is het (soms) wel belangrijk om te onderhandelen met je baas over het salaris?

OriĂŤntatie

c. Wat is volgens Isabelle Stam de belangrijkste tip als het gaat om onderhandelen?

.v .

d. Wat zijn onderdelen van een goede onderhandeling volgens Isabelle Stam?

tie

f. Wat is een no-go in een onderhandeling?

e. Naar welke situatie moet je gaan als je wilt onderhandelen binnen relaties?

rig

g. Wat is belangrijk na de afronding van een onderhandeling?

Kennis van onderhandelen en vergaderen

.v .

Kennis van onderhandelen en vergaderen Inleiding

Er wordt veel vergaderd en onderhandeld in het dagelijkse leven. Niet alleen in werksituaties maar ook in privésituaties. En er gaat dan ook nogal eens iets mis. In deze opdrachtenset leer je waar je allemaal rekening mee moet houden bij het voeren van een onderhandeling of een vergadering. Ook leer je enkele technieken die je later in de cursus kunt toepassen.

tie

Leerdoelen

Je kunt het begrip communiceren en het begrip communicatieproces uitleggen. Je kunt het begrip communicatietechnieken uitleggen en voorbeelden noemen. Je kunt het begrip vergaderen uitleggen en je kunt drie vergadervormen benoemen. Je kunt diverse deelnemers en deelnemerstypen benoemen. Je kunt het begrip onderhandelen uitleggen en de vijf fasen van onderhandelen benoemen. • Je kunt het begrip beïnvloeden uitleggen en vier vormen van beïnvloeding benoemen.

rig

• • • • •

Oefening 1

Een positief of negatief deelnemerstype?

Wat is communicatie? In deze opdracht ga je onderzoeken wat communicatie is. Elk groepje heeft voor deze opdracht een groot vel papier en een viltstift nodig. Neem in je groepje een minuut om na te denken over wat communicatie is. Noteer op het vel papier onder elkaar om beurten woorden die te maken hebben met communicatie. En geef antwoord op de vragen. a. Als niemand meer een woord weet, heb je een lange lijst. Welke woorden hebben jullie opgeschreven?

Kennis van onderhandelen en vergaderen

.v .

b. Kent iedereen de betekenis van alle woorden? Probeer gezamenlijk de onbekende termen uit te leggen. Beschrijf de betekenis van de onbekende woorden.

tie

c. Zet bij elke term een Z (van zender), een O (van ontvanger), een B (van boodschap) of een M (van middel). Welke woorden heb je bij de Z geschreven? En welke woorden bij de O, de B en de M?

d. Bedenk gezamenlijk wat â&#x20AC;&#x2DC;communicatieâ&#x20AC;&#x2122; betekent en schrijf dat op.

rig

e. Bespreek met de rest van de klas de definities van communicatie die elk groepje heeft bedacht. Welke nieuwe woorden heb je gehoord?

Oefening 2

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen <

Communicatieproces In deze opdracht ga je oefenen met de diverse onderdelen in het communicatieproces.

Het communicatieproces kan twee kanten op gaan. Lees onderstaande casussen en geef aan wat bij de Z (van zender), de O (van ontvanger) en de M (van middel) hoort. Lees eerst Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen. a. Bahar, een jeugdwerker, heeft een afspraak voor een werkoverleg met haar collega Rita. Bahar vergeet telkens de afspraak. Rita stuurt haar een e-mail met daarin een nieuwe afspraak.

Kennis van onderhandelen en vergaderen

b. Janneke werkt in een activiteitencentrum. Ze hangt daar een flyer op voor een evenement voor werknemers dat ze heeft georganiseerd. Paula wil graag deelnemen aan het evenement en belt Janneke op voor meer informatie.

Mindmap communicatietechnieken

.v .

Oefening 3

Je gaat een mindmap maken met behulp van Coggle over alle communicatietechnieken die je kent. Maak de mindmap. Na vijf minuten print je de mindmap uit en bespreek je deze met een medestudent.

Website Coggle <

In deze opdracht maak je kennis met diverse communicatietechnieken, belangrijke technieken bij het voeren van gesprekken en dus ook tijdens deelname aan een vergadering of een onderhandeling. LSD staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Bekijk het filmpje Voorbeeld film arbeidsverzuim.

Filmpje Voorbeeld film arbeidsverzuim <

LSD, ANNA en NIVEA

Oefening 4

tie

Wat zijn de overeenkomsten en wat zijn de verschillen tussen jullie mindmaps? Leg je antwoord uit.

a. Hoe komt de L van Luisteren terug in het filmpje? Geef een voorbeeld uit het filmpje.

rig

b. Hoe komt de S van Samenvatten terug in het filmpje? Geef een voorbeeld uit het filmpje.

c. Hoe komt de D van Doorvragen terug in het filmpje? Geef een voorbeeld uit het filmpje.

d. Waar staat de afkorting ANNA voor? Geef een voorbeeld van hoe je dit in de praktijk kunt gebruiken wanneer je gaat deelnemen aan een vergadering of een onderhandeling.

Kennis van onderhandelen en vergaderen

.v .

e. Waar staat de afkorting NIVEA voor? Geef een voorbeeld van hoe je dit in de praktijk kunt gebruiken wanneer je gaat deelnemen aan een vergadering of een onderhandeling.

Soorten vergaderingen

Oefening 5

tie

f. Waar staat de afkoring 6 x A voor? Geef een voorbeeld van hoe je dit in de praktijk kunt gebruiken wanneer je gaat deelnemen aan een vergadering of een onderhandeling.

In deze opdracht ga je aan de slag met verschillende soorten vergaderingen. Maar je moet eerst weten wat de betekenis is van een vergadering. Maak gebruik van Theoriebron Vergaderen.

Theoriebron Vergaderen <

a. Wat is volgens jou de betekenis van het begrip vergadering? Leg je antwoord uit.

b. Er zijn drie typen vergaderingen. Noem ze alle drie en geef van elk soort een voorbeeld. Voorbeeld

rig

Type vergadering

Oefening 6

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen <

Deelnemerstypen Het is je misschien weleens opgevallen tijdens een vergadering: iedereen neemt een eigen rol aan. Anders gezegd: iedereen heeft zijn eigen persoonlijke gedragswijze binnen vergaderingen. Er is een grote verscheidenheid aan deelnemerstypen. Elk type heeft zijn eigen persoonlijkheidstrekken en eigenschappen. Er zijn eigenschappen die de vergadering bevorderen, maar ook eigenschappen die belemmerend kunnen werken. Maak gebruik van Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen en beantwoord de vragen. a. Benoem de deelnemerstypen die bevorderend werken.

b. Welke drie deelnemerstypen denk jij dat het belangrijkst zijn voor het goed verlopen en het resultaat van een vergadering?

Kennis van onderhandelen en vergaderen

c. Wat zorgt ervoor dat deze drie typen zo belangrijk zijn?

tie

f. Wat zorgt ervoor dat deze drie typen jou zo storen?

e. Aan welke drie typen stoor jij je zelf het meest?

.v .

d. Benoem de deelnemerstypen die belemmerend werken.

g. In welke deelnemerstypen herken jij iets van jezelf? Leg je antwoord uit.

Bespreek je antwoorden met een medestudent. Wat zijn de overeenkomsten en wat zijn de verschillen? Leg je antwoord uit.

rig

h. Heb jij bij de vorige vraag bevorderende of juist belemmerende typen genoemd? Kun je dit verklaren?

Oefening 7

Filmpje Vergaderingen: goed & slecht <

Een goede vergadering In deze opdracht ga je een filmpje bekijken over een goede vergadering. Bekijk het filmpje Vergaderingen: goed & slecht tot minuut 1:44. Maak gebruik van Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen en beantwoord de vragen. a. Maak een opsomming van de goede punten van deze vergadering.

Theoriebron Vergaderen <

b. Wat voor soort vergadering is dit?

Kennis van onderhandelen en vergaderen

c. Welke rol hebben de deelnemers in deze vergadering?

e. Welk deelnemerstype is Tijana? Leg je antwoord uit.

.v .

d. Welk deelnemerstype is de voorzitter Marco? Leg je antwoord uit.

Oefening 8

Wat is onderhandelen?

tie

f. Welke deelnemerstype is Robert, de programmeur? Leg je antwoord uit.

Om goed te leren onderhandelen is het belangrijk te weten wat daarbij allemaal komt kijken. Maar wat houdt onderhandelen eigenlijk precies in? In deze opdracht ga je je verdiepen in het begrip â&#x20AC;&#x2DC;onderhandelenâ&#x20AC;&#x2122;. Maak indien nodig gebruik van Theoriebron Onderhandelen.

Theoriebron Onderhandelen <

a. Zoek op internet naar een definitie van onderhandelen die je goed vindt. Welke definitie heb je gevonden? Beschrijf ook waar je deze hebt gevonden.

rig

b. Waarom vind je dit een goede definitie? Leg je antwoord uit.

c. Zoek nu een definitie op internet van het begrip onderhandelen die je niet goed vindt. Welke definitie heb je gevonden? Beschrijf ook waar je deze hebt gevonden.

d. Waarom vind je dit geen goede definitie? Leg je antwoord uit.

Kennis van onderhandelen en vergaderen

Onderhandelingsfasen

Oefening 9

.v .

e. Bespreek je antwoorden met een studiegenoot. Kom samen tot een definitie die jullie beiden goed vinden. Welke definitie vinden jullie beiden goed? En waarom? Leg je antwoord uit.

a. Beschrijf waarover je onderhandeld hebt.

tie

Onderhandelen is een proces dat uiteenvalt in verschillende fasen. Bedenk een voorbeeld uit je eigen leven waarin je met een ander over iets hebt onderhandeld. Bijvoorbeeld met je ouders om een avond op stap te gaan terwijl zij wilden dat je op tijd thuis was. Of een overleg met een stagecoördinator omdat je liever een andere stage wilde. Maak gebruik van Theoriebron Onderhandelen.

Theoriebron Onderhandelen <

b. Wat was het doel van deze onderhandeling?

c. Benoem de vijf fasen en geef bij elke fase in de onderhandeling die je hierboven beschreven hebt een voorbeeld van wat jij gezegd hebt tegen de andere partij. Voorbeeld

rig

Fase

Oefening 10

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen <

Belang van het beïnvloeden a. Beïnvloeden is een vaardigheid die je vaak zult gebruiken in je werk. Ook tijdens het onderhandelen wil je iets gedaan krijgen. Bedenk zo veel mogelijk redenen waarom het beïnvloeden van anderen belangrijk kan zijn. Welke redenen heb je bedacht?

b. Hoe zou je dit in de praktijk doen? Wat zou je zeggen of wat zou je doen?

Kennis van onderhandelen en vergaderen

Oefening 11

.v .

c. Bespreek je antwoorden met twee studiegenoten. Hebben jullie dezelfde redenen bedacht of zijn er verschillen? Leg je antwoord uit.

Vormen van beïnvloeden

Er zijn vier vormen van beïnvloeden. Bestudeer Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen. Lees onderstaande situatie en beantwoord de vragen.

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen <

tie

Je werkt bij een cultuurcentrum in Rotterdam. Je wilt graag dat jij, je collega's en de vrijwilligers hetzelfde T-shirt dragen. Binnenkort is er een evenement waarbij veel gasten zullen komen. Met een herkenbaar T-shirt kunnen jullie het centrum goed promoten. Je weet dat niet iedereen hier positief tegenover staat. Hoe beïnvloed je de anderen tijdens het onderhandelen?

a. Waarom zou je een duw-stijl kunnen hanteren?

b. Hoe zou jij dit brengen als je overtuigend te werk gaat?

c. Hoe zou jij dit brengen als je de anderen wilt aansporen?

d. Waarom zou je een trek-stijl kunnen hanteren?

rig

e. Hoe zou jij dit brengen als je onderzoekend te werkt wilt gaan?

f. Hoe zou jij dit brengen als je inspirerend wilt zijn?

g. Bespreek je antwoorden met een studiegenoot. Wat zijn de overeenkomsten en wat zijn de verschillen tussen jullie antwoorden? Leg je antwoord uit.

Deelnemen aan een vergadering

.v .

Deelnemen aan een vergadering Inleiding

tie

Als sociaal-cultureel werker zul je regelmatig deelnemen aan een vergadering. Dit is een gestructureerd overleg waarin met behulp van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang worden besproken. In de meeste vergaderingen wordt er een voorzitter en een notulist aangewezen, het aantal deelnemers varieert van ongeveer vier tot tien personen. In deze oefeningenset ga je oefenen met diverse rollen en taken die je kunt hebben binnen een vergadering.

Leerdoelen

Je kunt een vergadering voorzitten en een agenda opstellen. Je kunt notuleren tijdens een vergadering. Je kunt diverse deelnemerstypen aannemen tijdens een vergadering. Je kunt een discussie leiden en besluitvormingsmethoden toepassen. Je kunt de ander overtuigen tijdens een vergadering.

rig

• • • • •

De voorzitter opent de vergadering en de notulist maakt aantekeningen.

Deelnemen aan een vergadering

Oefening 1

Agenda opstellen Je gaat de groep begeleiden die het feest tijdens de burendag wil organiseren. Voor de eerste vergadering moet jij de agenda samenstellen.

Theoriebron Vergaderen <

a. Bekijk samen het filmpje Online vergaderstukken samenvoegen en automatische agenda. Wat heeft jullie voorkeur? Een geschreven agenda of een automatische agenda?

Filmpje Online vergaderstukken samenvoegen en automatische agenda <

Uitvoering • Lees de punten van de anderen en vergelijk deze met jouw punten. • Maak één agendapunt van de punten die op elkaar lijken. • Schrijf achter elk agendapunt hoelang je erover mag overleggen. • Noteer je definitieve agenda in Werkmodel Notitieblad agenda.

tie

Werkmodel Notitieblad agenda <

.v .

Voorbereiding • Lees Theoriebron Vergaderen. • Bereid individueel de vergadering voor door een agenda te maken. Maak hierbij gebruik van Werkmodel Notitieblad agenda.

Controle b. Begreep iedereen de oefening?

c. Had iedereen voldoende agendapunten bedacht?

rig

Reflectie d. Waren er veel verschillen of juist overeenkomsten tussen de agendapunten? En tussen de geschatte tijd voor de vergadering? Leg je antwoord uit.

e. Zou je in de toekomst kiezen voor een automatische agenda? Waarom wel of waarom niet? Leg je antwoord uit.

Deelnemen aan een vergadering

Oefening 2

Evalueer de viering Jullie gaan oefenen met het uitvoeren van een vergadering. Eerst gaan jullie deze vergadering voorbereiden en daarna uitvoeren. Lees eerst Theoriebron Vergaderen en de casus.

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen <

.v .

Casus

De moslimorganisatie wil in de buurt samen met buurtbewoners het Suikerfeest vieren. Er wordt een avond georganiseerd met lekkere hapjes en optredens. De avond verloopt heel gezellig, totdat een wat aangeschoten buurtbewoner ruzie krijgt met een van de organisatoren. Steeds meer mensen bemoeien zich ermee en jij moet uiteindelijk tussenbeide komen om de gemoederen te sussen. Maar iedereen houdt een naar gevoel over aan een verder leuke avond.

Theoriebron Vergaderen < Werkmodel Notitieblad agenda <

tie

Voorbereiding • Bedenk samen product- en procesevaluatievragen op basis van de casus. Van deze vragen maken jullie samen een agenda.

Werkmodel Rollenspel <

a. Welke productevaluatievragen hebben jullie bedacht? Noteer er drie.

Werkmodel Agenda en notuleren <

Maak samen de agenda met behulp van Werkmodel Notitieblad agenda. Verdeel de rollen: een voorzitter, een notulist en twee buurtbewoners. De twee buurtbewoners kiezen een deelnemerstype dat bevorderend werkt voor een vergadering en leven zich in deze rol in. Maak hierbij gebruik van Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen. Maak gebruik van Werkmodel Rollenspel.

• • •

b. Welke procesevaluatievragen hebben jullie bedacht? Noteer er drie.

rig

Uitvoering • Jullie gaan vergaderen. De voorzitter brengt structuur in het gesprek en samen bespreken jullie de product- en procesevaluatievragen. • De notulist maakt notulen van de vergadering met behulp van Werkmodel Agenda en notuleren. • Het doel van de vergadering is uitzoeken hoe de volgende viering zo georganiseerd kan worden dat deze niet uit de hand loopt. Controle c. Is het gelukt de evaluatievragen te verwerken in de agenda? Waarom wel of waarom niet? Leg je antwoord uit.

d. Had iedereen voldoende inbreng in deze oefening?

Deelnemen aan een vergadering

Reflectie f. Welke rol had jij in deze vergadering?

g. Wat vond je van de rol die je hebt gespeeld? Leg je antwoord uit.

.v .

e. Bekijk samen de notulen. Zijn alle punten die besproken zijn opgenomen in de notulen?

Oefening 3

Voorzitten en notuleren

Jullie gaan oefenen met de rollen van voorzitter en notulist. Gebruik indien nodig Theoriebron Vergaderen.

Theoriebron Vergaderen <

Voorbereiding • Maak tweetallen en verdeel de rollen: voorzitter, notulist, twee deelnemers en twee observanten. • Kies een van de volgende onderwerpen: a. Een vertegenwoordiging van de gemeente komt bij jouw welzijnsorganisatie praten over de verlenging van de subsidie voor het buurthuis. Jij en jouw twee collega’s weten dat het er goed loopt, maar dat de gemeente moet bezuinigen. Er moeten dus keuzes gemaakt worden. En jij moet duidelijk maken waarom het niet verstandig is om op dit buurthuis te bezuinigen. b. Een vertegenwoordiging uit een buurt wil tijdens de burendag een feest organiseren en wil jouw ondersteuning. Je mag van de gemeente geen uitvoerende werkzaamheden als welzijnswerker doen en kunt alleen ondersteunend wat betekenen. De bewoners verwachten eigenlijk meer van je. c. Je gaat met jongeren brainstormen over de inrichting van het jeugdhonk. d. Je mag ook zelf een onderwerp bedenken. • De voorzitter bereidt deze vergadering voor. Hij bedenkt een goede en korte inleiding. Die inleiding mag maximaal twee minuten duren. • De notulist maakt notulen met behulp van Werkmodel Notitieblad agenda. • De overige studenten bereiden zich voor op hoe ze kort en duidelijk hun mening kunnen geven. Bereid je rol voor met behulp van Werkmodel Rollenspel.

Werkmodel Notitieblad agenda <

Hoe zou deze vergadering beter kunnen verlopen? Leg je antwoord uit.

tie

h. Wat vond je moeilijk aan deze vergadering? Leg je antwoord uit.

rig

Werkmodel Beoordelingsformulier voorzitter en notulist <

Werkmodel Rollenspel <

Uitvoering • De voorzitter begint met een korte inleiding. • Dan mogen de andere leden van de vergadering hun mening geven. Dit mag per persoon slechts één minuut duren.

Deelnemen aan een vergadering

• • • •

.v .

•

Daarna volgt een discussie van maximaal acht minuten. De taak van de voorzitter is om de standpunten bijeen te brengen en overeenstemming te bereiken. De taak van de notulist is om notulen te maken van de vergadering. Vervolgens sluit de voorzitter af met een conclusie waarover zo veel mogelijk overeenstemming is. Dit doet hij binnen twee minuten. De observanten vullen Werkmodel Beoordelingsformulier voorzitter en notulist in. Eén student beoordeelt de voorzitter en de andere student de notulist. Dan nemen twee andere groepsleden de rollen van voorzitter en notulist op zich, en twee anderen worden observant. Voer stap 1 tot en met 5 weer uit. Daarna wordt Werkmodel Beoordelingsformulier voorzitter en notulist weer ingevuld. Hierna volgt een laatste wisseling zodat elke student een keer de rol van voorzitter of notulist heeft gespeeld. Voer stap 1 tot en met 5 nogmaals uit en vul Werkmodel Beoordelingsformulier voorzitter en notulist weer in.

•

tie

Controle a. Zijn alle argumenten goed weergegeven? Leg je antwoord uit.

b. Is duidelijk wie wat heeft ingebracht? Leg je antwoord uit.

c. Is duidelijk hoe de besluitvorming heeft plaatsgevonden? Leg je antwoord uit.

d. Is duidelijk welke afspraken gemaakt zijn en zijn die juist weergegeven? Leg je antwoord uit.

rig

Reflectie e. Bespreek de ingevulde Werkmodellen Beoordelingsformulier voorzitter en notulist. Bespreek de scores en leg ze uit aan je medestudent. Welke scores heb jij gekregen? En welke feedback?

f. Ben je het eens met de feedback die je hebt ontvangen? Leg je antwoord uit.

Deelnemen aan een vergadering

Oefening 4

Structuur aanbrengen Jullie gaan beslissen over een simpel onderwerp: waar gaan jullie vanavond uit eten? De taak van de voorzitter is om zo veel mogelijk structuur aan te brengen. De andere deelnemers nemen een deelnemerstype aan dat belemmerend werkt, maak hierbij gebruik van Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen. Zij proberen zo veel mogelijk zijpaden te bewandelen en gebruiken onzinnige argumenten om hun favoriete restaurant te laten kiezen.

.v .

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen < Werkmodel Observatielijst beïnvloeden <

tie

Voorbereiding • Kies een voorzitter. • De deelnemers kiezen elk een ander deelnemerstype dat belemmerend werkt. Leef je in in dit deelnemerstype en bedenk argumenten. • Eén deelnemer kiest een beïnvloedingsvorm in de duw-stijl: overtuigen of aansporen. De andere deelnemer kiest een beïnvloedingvorm in de trek-stijl: onderzoeken of inspireren. Sluit je argumenten hierop aan. • Bedenk als deelnemers aan de vergadering alvast enkele slechte argumenten. • Kies een rustige plek. • Film de bijeenkomst met behulp van een videocamera of een smartphone.

Uitvoering • Je kiest een rustige ruimte en voert de discussie. De voorzitter moet de lijn zien vast te houden en mensen bij het onderwerp houden. Er moet tot een besluit gekomen worden. • Bekijk het filmpje van de vergadering en vul samen Werkmodel Observatielijst beïnvloeden in over de rol van de twee deelnemers.

Controle a. Kon de voorzitter greep houden op de vergadering? Leg je antwoord uit.

b. Wist de voorzitter structuur aan te brengen en mensen terug te brengen naar de kern van het te bespreken onderwerp? Leg je antwoord uit.

rig

c. Kwam er een bruikbare conclusie uit de vergadering? Zo niet, waaraan lag dat? Leg je antwoord uit.

d. Waren de argumenten van de deelnemers toegespitst op de beïnvloedingsvorm? Leg je antwoord uit.

Reflectie e. Als je voorzitter was, hoe vond je dat het ging? Zou je het de volgende keer anders doen of juist niet? Leg je antwoord uit.

Deelnemen aan een vergadering

f. Als je deelnemer was, welk deelnemerstype heb jij gespeeld? Hoe vond je dat? Leg je antwoord uit.

Oefening 5

.v .

g. Welke beïnvloedingsvorm heb jij als deelnemer gekozen? Hoe vond je dat? Leg je antwoord uit.

Speel een ander

De deelnemers in een vergadering kunnen verschillende typen zijn. Lees in Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen over deze typen. Vaak heb je zelf een voorkeur voor een bepaald type, maar het is van belang dat je je ook kunt inleven in andere deelnemerstypen. In deze oefening gaan jullie in een vergadering een discussie voeren waarbij je uitgaat van een van de deelnemerstypen die niet bij jouzelf passen. Toch wordt er een besluit genomen.

Werkmodel Rollenspel <

Voorbereiding a. Maak indien nodig gebruik van Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen. In welk deelnemerstype dat bevorderend werkt, herken jij jezelf het meest?

Werkmodel Discussie <

b. In welk deelnemerstype dat belemmerend werkt, herken jij jezelf het meest?

Zorg voor een tafel waar jullie alle vier aan kunnen zitten. Zorg voor een kladblok, een rode stift en een groene stift. Haal zes blaadjes van het kladblok. Nummer die met groene stift van a tot en met f. Deze nummers komen overeen met de bevorderende deelnemerstypen: a. de organisator b. de kritische denker c. de stimulator d. de opbouwer e. de helper f. de sympathieke. Pak vervolgens negen blaadjes van het kladblok en nummer die met een rode stift van a tot en met i. Deze nummers komen overeen met de belemmerende deelnemerstypen: a. de betweter b. de arrogante c. de afwijker d. de agressieve e. de praatgrage f. de zwijger g. de jaknikker h. de manipulator i. de clown.

rig

• • •

tie

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen <

•

Uitvoering • Alle genummerde blaadjes worden gevouwen, gehusseld en op een hoop gegooid. • Iedere student pakt een blaadje en bekijkt welke kleur het nummer op het blaadje heeft. Hij zoekt de bijbehorende deelnemerstypen erbij. Is het een deelnemerstype dat je

Deelnemen aan een vergadering

•

hierboven hebt opgeschreven? Dan vouw je het blaadje dicht, leg je het terug en pak je een ander blaadje. Net zo lang totdat je een deelnemerstype hebt dat niet bij je past. Probeer je in te leven in die rol. Maak gebruik van Werkmodel Rollenspel. Lees de volgende casus.

.v .

Casus

Je begeleidt een jongerengroep in het buurthuis. Vrijdagavond heeft Joris bij een ruzie een mes getrokken. Er is verder niets gebeurd, maar het is niet de eerste keer dat Joris zich dreigend heeft opgesteld. De week ervoor had hij een tweet gestuurd waarin hij meldde dat hij een lid van de jongerengroep zou ‘pakken’. Hij is erop aangesproken en heeft zijn excuses aangeboden.

•

Jullie discussiëren vijftien minuten en proberen tot een besluit te komen. Maak gebruik van Werkmodel Discussie. Daarna speel je dezelfde casus nog een keer. Je pakt weer een ander kaartje met een ander deelnemerstype. Nu verdedig je een ander standpunt dan de eerste keer en probeer je opnieuw tot een voor iedereen aanvaardbare oplossing te komen.

•

tie

Nu was er dus weer een aanvaring. Ditmaal met iemand anders van de groep. Je praat met collega’s over wat jullie moeten doen. Er kunnen vier beslissingen genomen worden: 1. Joris krijgt een reprimande. 2. Joris mag niet meer in het jongerencentrum komen. 3. Joris mag wel in het jongerencentrum komen, maar alleen als hij met maatschappelijk werk gesprekken gaat voeren over de oorzaak van zijn kwaadheid. 4. Een andere oplossing.

Controle c. Was iedereen betrokken bij de oefening? Leg je antwoord uit.

rig

d. Begreep iedereen wat hij moest doen?

Reflectie e. Welke deelnemerstypen heb je gekozen?

f. Welk effect hadden die keuzes op de uitkomst van de beslissing? Leg je antwoord uit.

g. Welke besluitvormingsmethode heb je gekozen?

Deelnemen aan een vergadering

h. Was de verdeling naar jouw wens?

Overtuig elkaar!

Oefening 6

Zou je iets willen veranderen aan je inbreng tijdens de discussie?

.v .

tie

Jullie gaan oefenen met het overtuigen van de andere deelnemers tijdens een vergadering. Lees eerst de casus.

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen <

Casus

Jongerencentrum Youth For You organiseert verschillende activiteiten voor jongeren. Bijvoorbeeld workshops Rappen en Een eigen website bouwen. De laatste paar weken daalt het aantal jongeren dat deelneemt aan de activiteiten. Je stelt je collega voor een tussentijdse evaluatie te houden. Maar hij wil er niets van weten. Het kan toch echt niet aan de geweldige activiteiten liggen die jullie organiseren. Volgens hem is het zonde van de tijd om aandacht te besteden aan een tussentijdse evaluatie.

Filmpje Leren overtuigen <

Werkmodel Observatielijst beïnvloeden <

Voorbereiding • Verdeel de rollen: voorzitter, twee deelnemers (één deelnemer is voor een evaluatie en één deelnemer is tegen) en een observant. • De voorzitter schrijft een korte inleiding voor de vergadering. • De deelnemers kiezen beide een andere vorm van beïnvloeden. Bekijk het filmpje Leren overtuigen en maak gebruik van de tips die er worden gegeven. • De deelnemers bedenken argumenten toegespitst op de gekozen beïnvloedingsvorm, maak hierbij gebruik van Werkmodel Observatielijst beïnvloeden en indien nodig Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen. • Zorg voor een videocamera of smartphone waarmee het gesprek gefilmd kan worden.

rig

Uitvoering • Zet de videocamera of smartphone op een strategische plaats zodat de vergadering gefilmd kan worden. • De voorzitter opent de vergadering door een korte inleiding te geven. • De drie leden gaan met elkaar in discussie gedurende vijftien minuten. De deelnemers dragen argumenten aan op een wijze die past bij de beïnvloedingsvorm die ze hebben gekozen. Ook passen ze tips toe uit het filmpje Leren overtuigen. De voorzitter houdt structuur en de observant observeert de leden met behulp van Werkmodel Observatielijst beïnvloeden. • Samen proberen de leden tot een overeenkomst te komen.

Controle a. Bekijk samen de film van de vergadering. Was iedereen betrokken bij de oefening? Leg je antwoord uit.

Deelnemen aan een vergadering

b. Zijn de argumenten van de deelnemers toegespitst op de beïnvloedingsvorm? Leg je antwoord uit.

.v .

c. Zijn er tips uit het filmpje Leren overtuigen toegepast tijdens de vergadering? Leg je antwoord uit.

tie

d. Bespreek de observaties van de observant. Komt dit overeen met hetgeen jullie gezien hebben in de film? Leg je antwoord uit.

Reflectie e. Als je voorzitter was, hoe vond je dat het ging? Zou je het de volgende keer anders doen of juist niet? Leg je antwoord uit.

f. Als je deelnemer was, welke beïnvloedingsvorm heb jij als deelnemer gekozen? Hoe vond je dat? Heb je iets geleerd van het filmpje Leren overtuigen? Leg je antwoord uit.

rig

g. Als je observant was, wat vond je moeilijk en wat vond je makkelijk aan het observeren van de vergadering? Leg je antwoord uit.

Oefening 7

Theoriebron Vergaderen <

Werkmodel Notitieblad agenda <

Vergadering met consensus Je gaat oefenen met een besluitvormingsvergadering. Het doel is het gezamenlijk vormen van een mening waarbij consensus wordt bereikt. Lees Theoriebron Vergaderen over de besluitvormingsmethoden. Voorbereiding • Je bent lid van de vergadering van een samenwerkingsverband tussen verschillende sportverenigingen in je gemeente. Er wordt een vergadering gehouden. Het belangrijkste punt op de agenda is het bespreken van het grootste probleem van de sportverenigingen: het gebrek aan vrijwilligers. • In deze vergadering moet een besluit worden genomen over de aanpak. Gaan we vrijwilligers betalen? Komt er een werkplicht? Gaan we door zoals we dat nu doen? • Kies een voorzitter en een notulist en twee deelnemers.

Deelnemen aan een vergadering

tie

Controle a. Bespreek gezamenlijk de notulen. Kloppen de notulen?

.v .

Uitvoering • De notulist maakt notulen met behulp van Werkmodel Notitieblad agenda. • Bespreek met de deelnemers aan de vergadering of er nog meer mogelijke oplossingen voor het probleem zijn. • Discussieer daarna met elkaar over de verschillende opties. Bedenk allemaal voor de drie al genoemde opties twee argumenten. • Kom binnen een halfuur gezamenlijk tot een voorkeur voor een van de aanpakken. Probeer tot een unaniem besluit te komen. Lukt dat niet, dan neem je een meerderheidsbesluit.

b. Op basis van welke methode is er een besluit genomen?

c. Begreep iedereen de opdracht?

d. Heeft iedereen voldoende ingebracht?

Reflectie

rig

e. Hoe vind je dat de vergadering is verlopen? Wat ging er goed en wat ging er minder goed? Leg je antwoord uit.

f. Ben je het eens met het genomen besluit? En met de wijze zoals het besluit tot stand is gekomen? Leg je antwoord uit.

g. Wat zou je een volgende keer anders doen? Leg je antwoord uit.

Deelnemen aan een vergadering

Oefening 8

Vergadering met taakverdeling In deze oefening ga je oefenen met een besluitvormingsvergadering voor het verdelen van taken.

Theoriebron Vergaderen <

tie

.v .

Voorbereiding • Je werkt in een buurthuis en leidt daar een vergadering met collega’s. Maar eerst moet de agenda worden vastgesteld. Op de agenda moeten in elk geval voorkomen: – de sluiting – de opening – de mededelingen – de renovatie van het buurthuis – de rondvraag – de notulen van de vorige vergadering. • Het centrale punt op de agenda is de renovatie. Daaraan zal de meeste tijd besteed moeten worden tijdens het overleg. Er is een vervangende ruimte gevonden voor de duur van de renovatie, maar er moet een pr-plan komen zodat de bewoners weten waar en wanneer gedurende de renovatie er activiteiten zijn. Je komt tot een taakverdeling voor deze klus. De vergadering duurt maximaal twintig minuten. • Kies een voorzitter en een notulist en twee observanten. • Lees over de verschillende besluitvormingsmethoden in Theoriebron Vergaderen.

Uitvoering • Bepaal met elkaar onder leiding van de voorzitter de agenda. • Let ook op een logische volgorde van de agendapunten. • Bespreek de agendapunten en discussieer over de taakverdeling voor het maken en uitvoeren van een pr-plan voor de renovatie. Probeer een besluit te nemen op basis van consensus. Lukt dat niet binnen tien minuten, neem dan een meerderheidsbesluit. • De notulist zorgt voor een verslag en een duidelijke besluitenlijst waarin de verdeling van taken helder staat omschreven.

Controle a. Op basis van welke methode is er een besluit genomen?

rig

b. Begreep iedereen de opdracht?

c. Heeft iedereen voldoende ingebracht?

d. Heeft iedereen naar tevredenheid een taak gekregen voor het verzorgen van de communicatie rondom de renovatie?

Deelnemen aan een vergadering

.v .

Reflectie e. Hoe vind je dat de vergadering is verlopen? Wat ging er goed en wat ging er minder goed? Leg je antwoord uit.

f. Ben je het eens met het genomen besluit? En met de wijze zoals het besluit tot stand is gekomen? Leg je antwoord uit.

rig

tie

g. Wat zou je een volgende keer anders doen? Leg je antwoord uit.

Onderhandelen

.v .

Inleiding

Onderhandelen is gericht op het bereiken van een overeenkomst tussen een of twee partijen. Het is een soort spel. daarom moet je goed op hoogte zijn van de regels, de belangen van jezelf en van anderen en van succesfactoren en valkuilen. In deze oefeningenset ga je hiermee aan de slag!

Leerdoelen

tie

• Je kunt onderhandelingsdilemma's herkennen. • Je kunt onderhandelen volgens de vijf fasen van een onderhandeling. • Je kunt onderhandelen waarbij je gebruikmaakt van succesfactoren en je bewust bent van valkuilen.

Je probeert tot overeenstemming te komen ondanks tegengestelde belangen.

Onderhandelen in je eigen omgeving

rig

Oefening 1

Onderhandelen kom je altijd en overal tegen. In de thuissituatie bijvoorbeeld tussen ouders en kinderen, op school bijvoorbeeld tussen docenten en studenten of in een werksituatie bijvoorbeeld tussen collega's of tussen bezoekers en personeel. Voorbereiding • Beschrijf in Word op basis van je eigen ervaringen drie onderhandelingssituaties op het gebied van: a. een thuissituatie b. een schoolsituatie c. een beroeps- of stagesituatie. • Hanteer daarbij telkens de volgende indeling: a. de situatie (korte schets) b. het punt waarom de onderhandeling draait c. de onderhandelingspartners d. het doel van iedere partner e. de manier waarop de onderhandeling kan worden gevoerd.

Onderhandelen

Uitvoering • Bespreek met elkaar de verschillende onderhandelingssituaties. • Leg je medestudenten uit hoe je deze situaties hebt ervaren en wat je ervan geleerd hebt. • Probeer te verwoorden hoe jouw emoties een rol hebben gespeeld in de verschillende situaties.

.v .

Controle a. Is het gelukt drie onderhandelingssituaties te bedenken die je zelf hebt meegemaakt? Waarom wel of waarom niet? Leg je antwoord uit.

tie

b. Lukte het om volgens de indeling van elke situatie een volledige beschrijving te geven? Waarom wel of waarom niet? Leg je antwoord uit.

Reflectie c. Vond je het makkelijk of juist moeilijk om jouw situaties te bespreken met je medestudenten? Leg je antwoord uit.

d. Vond je de onderhandelingssituaties van je medestudenten herkenbaar? Leg je antwoord uit.

rig

e. Waren de situaties echte onderhandelingen of was er misschien sprake van overleggen? Leg je antwoord uit.

Oefening 2

Website Advies voor dilemma's bij onderhandelen <

Onderhandelingsdilemma's Onderhandelen zit tussen het positieve gevoel bij samenwerking en het negatieve gevoel bij conflicten in. In dit overgangsgebied zijn zeven dilemma's te onderscheiden die je in de praktijk kunt tegenkomen. Je gaat je nu verdiepen in deze onderhandelingsdilemma's. Voorbereiding • Ga bij elkaar zitten en bespreek met elkaar wat mogelijke dilemma’s bij het onderhandelen kunnen zijn. Bestudeer de site Advies voor dilemma's bij onderhandelen. • Wat vind je zelf moeilijk? • Wat zijn mogelijke valkuilen? Uitvoering • Maak een overzicht van de onderhandelingsdilemma's en beschrijf de belangrijkste kenmerken daarvan. • Bedenk ieder twee voorbeelden uit de praktijk waarin je met een onderhandelingsdilemma te maken hebt gehad en bespreek deze met elkaar.

Onderhandelen

Controle a. Is het gelukt om de dilemma's en de daarbij behorende kenmerken te benoemen?

.v .

b. Lukte het om bijpassende voorbeelden uit de praktijk te beschrijven?

tie

Reflectie c. Welke dilemma's denk je in je toekomstige werk het vaakst te zullen tegenkomen?

Oefening 3

d. Wat vind je ervan dat je deze dilemma's tegen zult komen? Leg je antwoord uit.

Over de streep

Jullie gaan oefenen met de vijf fasen van een onderhandeling. Op basis van een casus begint het eerste tweetal met het onderhandelingsgesprek, zij bespreken de eerste twee fasen van de onderhandeling. Het volgende tweetal maakt het gesprek af door de laatste drie fasen te bespreken. Lees eerst de casus.

Filmpje KRO's Over de streep Promo voor het Beroepscollege Parkstad in Kerkrade <

Casus

rig

Artikel Extra zorg nodig voor deelnemers ‘Over de streep’ <

Loiza werkt voor een activiteitencentrum en organiseert regelmatig activiteiten op een middelbare school. Op school vinden veel pesterijen plaats en dit merkt ze zelf ook tijdens de activiteiten die ze organiseert voor leerlingen. Ze heeft het programma 'Over de streep' op televisie gezien en denkt dat deze methode een goede oplossing kan zijn voor de pesterijen op school. Jozefien, haar leidinggevende, denkt hier anders over, zij ziet liever een andere oplossing.

Werkmodel Rollenspel <

Voorbereiding • Bekijk samen het filmpje KRO's Over de streep - Promo voor het Beroepscollege Parkstad in Kerkrade. • Lees het artikel Extra zorg nodig voor deelnemers ‘Over de streep’. • Maken samen een observatielijst. • Maak twee tweetallen en verdeel de rollen voor het eerste deel van het gesprek: Loiza, Jozefien en de observanten. • Bereid de rollen voor en leef je in, maak gebruik van Werkmodel Rollenspel. • Zorg voor een videocamera of smartphone om het gesprek op te nemen. • Zet twee stoelen tegenover elkaar (voor het gesprek) en twee stoelen aan de zijkant (voor de observanten).

Onderhandelen

.v .

Uitvoering • Zet de videocamera of smartphone op een goede plaats zodat het hele gesprek duidelijk in beeld komt. • Het eerste tweetal voert de eerste twee fasen van de onderhandeling uit. Dit duurt ongeveer tien minuten. De observanten vullen de observatielijst in. • Na tien minuten wordt er snel van stoel gewisseld, het tweede tweetal voert nu de laatste drie fasen van de onderhandeling uit. Ook dit duurt ongeveer tien minuten. De andere studenten observeren en vullen de observatielijst in.

tie

Controle a. Bekijk samen de film van het gesprek. Is het gelukt om er een gesprek van te maken ondanks de wisseling?

b. Voor welke onderhandelingsmethode is er gekozen?

c. Wat is het resultaat van de onderhandeling?

d. Hoe is de onderhandeling afgesloten?

Reflectie e. Wat was het doel van deze oefening denk je? Leg je antwoord uit.

rig

f. Hoe vond je het om maar een gedeelte van de onderhandeling uit te kunnen voeren? Leg je antwoord uit.

Oefening 4

Theoriebron Onderhandelen <

Bij de wethouder Voor een groep kinderen en ouders ga je met de wethouder onderhandelen over het plaatsen van een sportkooi. De buurt wil zelf activiteiten organiseren om de kosten te helpen dragen, maar mist nog € 30.000,- in de begroting. Met dat extra geld kunnen ook baskets en verlichting in het plan meegenomen worden. Er moet dus minimaal € 30.000,- binnengehaald worden, € 35.000,- zou top zijn. De wethouder wil niet meer dan € 25.000,- uitgeven. Voorbereiding • Lees de fasen van onderhandeling door in Theoriebron Onderhandelen. • Verdeel de rollen: een wethouder, een SCW'er en twee observanten. • De wethouder en de SCW'er bereiden beiden het gesprek voor, wat is de hoofdzaak, welke belangen zijn er en welke argumenten heb je?

Onderhandelen

De observanten maken ieder een observatielijst, waarin in ieder geval de volgende elementen terugkomen: – Komen de fasen terug in het gesprek? – Wat zijn de argumenten? En hoeveel argumenten worden er gegeven? – Wat zijn de succesfactoren? – Wat zijn de valkuilen?

.v .

•

tie

Uitvoering • Het gesprek wordt gevoerd in twintig minuten. Alle fasen van een onderhandeling moeten hierin terugkomen, de belangen zijn inzichtelijk gemaakt en er moeten resultaten zijn geboekt. • Eén observant observeert de wethouder, de andere observant observeert de SCW'er met behulp van de zelfgemaakte observatielijst. • Na twintig minuten worden de rollen omgedraaid: de wethouder en SCW'er worden observant en de twee observanten worden wethouder en SCW'er. Zij bereiden het gesprek voor. De observanten maken een observatielijst.

Controle a. Is het gelukt om tot een resultaat te komen?

b. Zijn de belangen van beide partijen aan bod gekomen?

c. Zijn alle vooraf bedachte argumenten aan bod gekomen?

rig

d. Bespreek de ingevulde observatielijsten. Zijn de fasen teruggekomen in de onderhandeling?

e. Hoeveel argumenten zijn er gebruikt?

f. Werd er gebruikgemaakt van succesfactoren?

g. Waren er valkuilen in de onderhandeling?

Onderhandelen

Reflectie h. Wat vond je zelf van je eigen rol? Leg je antwoord uit.

Was er sprake van echte onderhandelingen of werd het overleggen of zelfs bekvechten? Leg je antwoord uit.

.v .

Wat heb je geleerd van de observaties?

Oefening Een looneis stellen

tie

Oefening 5

Vaak vinden mensen het moeilijk om voor zichzelf te onderhandelen. Toch kan het in de afrondende fase van bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek geen kwaad en kan het vaak zelfs lucratief zijn. Maak gebruik van de succesfactoren in Theoriebron Onderhandelen.

Theoriebron Onderhandelen <

Voorbereiding • Bekijk het filmpje Onderhandelen goede manier met 8 stappen. • Verdeel de rollen: een sollicitant en twee medewerkers die jou willen aannemen. Gebruik Werkmodel Rollenspel om je in te leven in je rol. Maak de verschillende belangen inzichtelijk en bedenk argumenten. • Film het gesprek met een videocamera of een smartphone.

Filmpje Onderhandelen goede manier met 8 stappen <

Uitvoering • Zet de videocamera of smartphone op een goede plaats zodat deze het hele gesprek in beeld heeft. • Voer drie gesprekken waarbij iedereen één keer de rol van sollicitant speelt. De belangen moeten inzichtelijk worden gemaakt. Probeer tot een besluit te komen. Elk gesprek duurt maximaal tien minuten.

Werkmodel Rollenspel <

rig

Controle a. Bekijk samen de gefilmde gesprekken. Heb jij als sollicitant gekregen wat je wilde? En heb je goede argumenten gebruikt?

b. Waren de belangen van beide partijen inzichtelijk?

c. Geef elkaar feedback over de gebruikte onderhandelingstechnieken. Doe dit met behulp van een tip (iets wat goed ging) en een top (iets wat beter kan). Welke top en tip heb jij gekregen?

Onderhandelen

Reflectie d. Hoe vind je zelf dat het ging? Leg je antwoord uit.

Oefening 6

.v .

e. Ben je het eens met de top en tip die je hebt gekregen? Waarom wel of waarom niet? Leg je antwoord uit.

Win-winsituatie

Een win-winsituatie is de meest aantrekkelijke uitkomst van een onderhandeling. Het is niet altijd mogelijk om tot een win-winsituatie te komen, maar het is wel goed om hier zo veel mogelijk naar te streven. Je gaat oefenen met het proberen te behalen van een win-winsituatie in een onderhandeling, waarbij de deelnemers ieder met twee onderhandelingsdilemma's kampen.

tie

Site Advies voor dilemma's bij onderhandelen < Werkmodel Rollenspel <

•

rig

• • •

Verdeel de rollen: twee buurtbemiddelaars, twee buurtbewoners en een observant. De twee buurtbemiddelaars bereiden de onderhandeling voor. Wat zijn de belangen van beide buurtbewoners, wat is hun doel en wat zijn hun argumenten? De twee buurtbewoners kiezen ieder twee onderhandelingsdilemma's. Maak indien nodig gebruik van informatie over de dilemma's op de site Advies voor dilemma's bij onderhandelen. Zij bedenken beiden (los van elkaar) een verhaal over de ruzie met argumenten die gebaseerd zijn op de gekozen dilemma's. Leef je goed in in je rol met behulp van Werkmodel Rollenspel. Lees de casus. De observant maakt een observatielijst, waarin in ieder geval de volgende elementen terugkomen: – Komen de fasen terug in het gesprek? – Wat zijn de argumenten? En hoeveel argumenten worden er gegeven? – Wat zijn de succesfactoren? – Wat zijn de valkuilen?

• •

Voorbereiding a. Beschrijf wat een win-winsituatie inhoudt.

Casus

Er is ruzie tussen twee buurtbewoners. Ze betichten elkaar van het expres zorgen voor overlast. De ene buurvrouw zou de honden expres laten blaffen, de andere buurvrouw zou haar vuilcontainer altijd precies voor de uitrit zetten. En zo zijn er veel meer irritaties. Het loopt hoog op. Jij bent er als buurtbemiddelaar met je collega naartoe gestuurd om ervoor te zorgen dat de twee buurvrouwen weer met elkaar in gesprek komen en dat de kou wat uit de lucht gehaald wordt.

Onderhandelen

Controle b. Kon iedereen zich houden aan zijn rol?

tie

c. Is het gelukt om tot een win-winsituatie te komen?

.v .

Uitvoering • De bemiddelaars gaan onderhandelen met de twee buurtbewoners. Probeer te achterhalen waarom de ruzie uit de hand loopt en wat de onderhandelingsdilemma's zijn van de beide buurtbewoners. • Blijf goed in je rol, de buurtbewoners lijken in eerste instantie niet met elkaar in gesprek te willen gaan. • De buurtbemiddelaars doorlopen de fasen van een onderhandeling en de observant maakt notities.

d. Is het duidelijk voor de observant welke onderhandelingsdilemma's de buurtbewoners hebben gekozen?

e. Zijn alle vooraf bedachte belangen en argumenten aan bod gekomen?

f. Bespreek de ingevulde observatielijsten. Zijn de fasen teruggekomen in de onderhandeling?

rig

g. Werd er gebruikgemaakt van succesfactoren?

h. Waren er valkuilen in de onderhandeling?

Reflectie i. Wat vond je zelf van je eigen rol? Kon je je goed inleven? Leg je antwoord uit.

Onderhandelen

Wat heb je geleerd van de observaties?

rig

tie

.v .

k. Was er sprake van echte onderhandelingen of werd het overleggen of zelfs bekvechten? Leg je antwoord uit.

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen

.v .

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen

Inleiding

tie

Als sociaal-cultureel werker zul je in diverse situaties terechtkomen waarin je moet vergaderen of onderhandelen over een bepaald onderwerp. Belang hierbij is dat je weet welke communicatietechnieken je kunt gebruiken om je doel te behalen, welk soort deelnemers je kunt verwachten en hoe je andere deelnemers kunt beïnvloeden.

Communicatie

rig

Mensen communiceren, ze brengen boodschappen over. Dat betekent dat mensen onderling praten, mails en brieven schrijven en sturen, telefoneren, appen en sms’en. Communicatie gaat met woorden, dat is verbale communicatie. Maar je communiceert ook met andere middelen, zoals je lichaamshouding, taalgebruik en kledingstijl; dat is non-verbale communicatie. Bij beide vormen van communicatie stuurt de zender een boodschap naar de ontvanger. Communicatie kan dus alleen plaatsvinden als er ten minste twee partijen zijn: degene die communiceert, ofwel de zender, en degene die de communicatie ontvangt, de ontvanger dus. Het zenden en ontvangen samen heet het communicatieproces. De zender gebruikt voor het overbrengen van de boodschap naar de ontvanger een communicatiemiddel. Dat zijn bijvoorbeeld de woorden waarmee je een gesprek voert, de verdrietige gezichtsuitdrukking als je medeleven wilt uitstralen, de folder als je iets wilt aanprijzen, een affiche als je iets wilt duidelijk maken. Vaak reageert de ontvanger op de boodschap door zelf ook een boodschap terug te sturen naar de zender.

Communicatietechnieken Communicatietechnieken zijn vaardigheden om je communicatiedoel te kunnen behalen. Enkele technieken zijn: • Gebruik LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen • Neem ANNA mee: Altijd Navragen, Nooit Aannemen • Smeer NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen

.v .

Een andere techniek die je in vrijwel alle gesprekken kunt gebruiken is 6 x A. Vooral tijdens vergaderingen en onderhandelingen waarin je iets van de ander wilt, bijvoorbeeld dat jouw ideeĂŤn gehoord worden, is 6 x A een handige techniek. 1. Aandacht voor je gesprekspartner: luister actief en vraag door, geef onvoorwaardelijke aandacht. 2. Aandacht voor je eigen signalen: richt je op wat nu belangrijk is, luister naar je intuĂŻtie en maak bespreekbaar wat je voelt als dat voor het verloop van het gesprek belangrijk is. 3. Afstemmen: stem je lichaamstaal, taalgebruik en intonatie af op de ander. 4. Aanvullen: vul de ander aan op basis van deskundigheid of je persoonlijkheid. 5. Assertiviteit: kom op voor je eigen standpunten, gebruik een ik-boodschap. 6. Alternatieven: sta open voor kritiek, denk mee met de ander en inventariseer de alternatieven.

tie

Bevorderende deelnemerstypen

rig

In vergaderingen zijn verschillende deelnemerstypen te onderscheiden. De volgende deelnemerstypen hebben een positief effect op een vergadering. 1. de organisator Treedt regelend op, houdt de doelstelling en voortgang van de vergadering in het oog, neemt initiatieven. Hij kan een goede hulp zijn voor de voorzitter. 2. de kritische denker Volgt de vergadering op een kritische wijze en observeert. Hij zal niet veel inbreng hebben. Maar zijn inbreng is altijd doeltreffend en ter zake. 3. de stimulator Maakt stimulerende opmerkingen en betrekt iedereen erbij, kan enthousiasme opwekken en zorgt voor een prettige sfeer. 4. de opbouwer Is bezig met de inhoud van de vergadering. Voortdurend is hij op zoek naar meningen of voorstellen die een bijdrage kunnen leveren. 5. de helper Is steeds in de weer om andere deelnemers te helpen, staat altijd klaar als iets gedaan moet worden. 6. de sympathieke Dit is een goede, empathische luisteraar die veel betrokkenheid toont, echt geĂŻnteresseerd in de ander is en altijd bereid is om te helpen.

Belemmerende deelnemerstypen Ook zijn er deelnemerstypen te onderscheiden in een vergadering die een belemmerend effect hebben. 1. de betweter Kan niet naar anderen luisteren, weet het altijd beter, onderbreekt een ander voortdurend om zijn eigen mening naar voren te brengen. 2. de arrogante Heeft een verwaande, arrogante houding. Vaak is dit type juist onzeker en verschuilt hij deze onzekerheid achter een masker van arrogantie. 3. de afwijker Gaat overal tegenin, kan zich niet aanpassen. Kan irritatie opwekken en de motivatie van anderen doen afnemen. 4. de agressieve Is erg prikkelbaar en voelt zich snel persoonlijk aangevallen, opent dan de tegenaanval en wordt emotioneel. Hij kan moeilijk relativeren.

Theoriebron Kennis van onderhandelen en vergaderen

tie

.v .

5. de praatgrage Hoort zichzelf graag praten, is veel aan het woord en vervalt in herhaling. Hij kan zeer remmend werken op de voortgang van het proces. 6. de zwijger Is verlegen en heeft moeite met praten in de groep. Hij moet een boodschap eerst laten bezinken voordat hij een reactie kan geven, waardoor hij vaak pas na afloop van een overleg met een reactie komt. 7. de jaknikker Heeft nooit eigen ideeën, stemt overal mee in en spreekt zichzelf daardoor tegen. 8. de manipulator Probeert het overleg in een bepaalde richting te sturen. Zijn motieven zijn vaak persoonlijk en hebben niets met de groepsmotieven te maken. 9. de clown Probeert voortdurend de lolbroek uit te hangen waardoor geen serieus overleg mogelijk is. De clown kan ook een positieve invloed hebben: wanneer een overleg langdradig en gespannen verloopt, kan een grapje juist de spanning weghalen.

Beïnvloeden in een vergadering of onderhandeling

Beïnvloeden betekent iets of iemand proberen te veranderen. Het is een belangrijke vaardigheid als je samenwerkt. Om de ander te beïnvloeden kun je een duw-stijl hanteren, dit wil zeggen dat je uitgaat van je eigen belangen en wensen. Je bent gericht op het resultaat en wilt dat dan ook zo snel mogelijk bereiken. Vormen: • overtuigen: door het gebruik van goede argumenten of voorstellen te doen Dit kan alleen wanneer je een gelijkwaardige functie hebt. • aansporen: door het stellen van grenzen Ook kun je positieve feedback geven, maar dat kan alleen wanneer je een hogere functie hebt dan de ander.

rig

Bij een trek-stijl start je bij het belang of de mening van de ander, je sluit je aan bij zijn gevoelens om hem vervolgens jouw kant op te trekken. Vormen: • onderzoeken: door het stellen van open vragen en goed te luisteren of door het tonen van je eigen gevoelens Je bent hierbij op zoek naar medestanders. • inspireren: door de ander enthousiast te maken met een spannend verhaal en een sfeer te creëren van 'wij kunnen dit!' Zij moeten wel dezelfde belangen hebben als jij.

Theoriebron Vergaderen

.v .

Inleiding

tie

Soorten vergaderingen

Een vergadering is een gestructureerd overleg waarin aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang worden besproken. Bij de meeste vergaderingen wordt er een voorzitter en een notulist aangewezen. Er wordt veel vergaderd in Nederland en dat gebeurt niet altijd even goed. Vaak duren vergaderingen lang, is er weinig structuur en worden er geen besluiten genomen. Kortom, ze kosten vaak te veel tijd en leveren te weinig op. Gelukkig zijn er technieken die je kunt oefenen.

Er zijn verschillende soorten vergaderingen: 1. informatieve vergadering Hierbij gaat het om informatie overdragen en verkrijgen. 2. probleemoplossende vergadering Hierbij wordt gezamenlijk over een probleem gesproken om tot een oplossing te komen. 3. besluitvormende vergadering Er moet een besluit worden genomen over een bepaald onderwerp.

Veel vergaderingen combineren de bovengenoemde soorten. Een deel van de vergadering bestaat uit informatieverstrekking, een deel is bedoeld om een probleem op te lossen en in een deel wordt geprobeerd om tot besluiten te komen. Om efficiĂŤnt te kunnen vergaderen, is twee uur de maximale tijd omdat de aandacht van de deelnemers anders verslapt. De samenstelling van een groep is vaak bepaald door het onderwerp. De voorzitter is de aanvoerder van de vergadering, de notulist maakt aantekeningen van de belangrijkste punten uit de vergadering. Het totaal aantal deelnemers kan variĂŤren van ongeveer vier tot tien personen, soms is er een vergadering voor het hele team en soms voor maar een paar leden.

rig

Agenda

Om een vergadering gestructureerd te laten verlopen, is het aan te raden om van tevoren een agenda op te stellen, een overzicht van de hoofdpunten die behandeld moeten worden tijdens de vergadering. De agenda is een leidraad voor de voortgang van de vergadering. Meestal wordt gebruikgemaakt van een raamagenda. Deze kent de volgende punten: 1. Opening en agendabepaling De voorzitter opent de vergadering. Hij controleert of iedereen de uitnodiging, de eventuele bijlagen en de agenda heeft ontvangen. 2. Bespreking notulen van de vorige vergadering De voorzitter vraagt of iedereen akkoord gaat met de notulen van de vorige vergadering. Het is een goede gewoonte dat degene die een verandering wil, deze zelf formuleert. 3. Mededelingen Dit is informatie die ter kennisgeving aangenomen wordt en waarover geen discussie noodzakelijk is. Als blijkt dat zoâ&#x20AC;&#x2122;n mededeling toch een agendapunt moet worden, wordt het punt onder punt 5 op de agenda geplaatst. 4. Themabesprekingen Dit zijn de hoofdpunten op de agenda.

Theoriebron Vergaderen

tie

.v .

5. Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.) Dit zijn nieuwe agendapunten die tijdens de vergadering naar voren komen. Dat kan tijdens de mededelingen, maar ook tijdens de bespreking van de hoofdpunten. 6. Rondvraag Iedere deelnemer krijgt een gespreksbeurt om vragen te stellen aan anderen in de vergadering. Bijvoorbeeld over de afloop van een afspraak uit een vorige vergadering. 7. Afsluiting De voorzitter sluit de vergadering. Hij doet dit door de afspraken samen te vatten en de volgende vergaderdatum af te spreken.

Voorbeeld van een agenda.

rig

Bij vergaderingen die regelmatig terugkeren, is het raadzaam de afspraken en besluiten vast te leggen. Meestal worden in vergaderingen notulen gemaakt.

Notulen Notulen vormen een schriftelijk verslag van een uitgevoerde vergadering en worden uitgewerkt door een notulist. Er kan gekozen worden voor een vaste notulist, maar meestal notuleren deelnemers bij toerbeurt. Het is zeker niet makkelijk om goed te notuleren. Je kunt dit echter wel leren. Als je je goed voorbereidt en goed op de hoogte bent van wat besproken wordt, kost notulen schrijven je minder moeite. Je hebt als notulist de taak om: • goed en geconcentreerd te luisteren • de informatie te interpreteren, te selecteren en te ordenen • te kiezen wat genotuleerd moet worden

Theoriebron Vergaderen

• •

de gekozen informatie te formuleren en te registreren te zorgen voor een logisch geheel dat voldoet aan de eisen.

.v .

Evalueren in vergaderingen

Evalueren is het na afloop bespreken wat iedereen ergens van vond, bijvoorbeeld van een activiteit, project of een bijeenkomst. Tijdens een vergadering wordt vaak geëvalueerd. Behalve het maken van nieuwe plannen wordt vaak teruggeblikt. Zo kijk je of of activiteiten zin hebben gehad, of je plannen moet bijstellen en of je een volgende keer iets anders moet doen. Goed evalueren is daarom een noodzakelijk onderdeel van het voeren van overleg en het komen tot resultaten.

tie

Je kunt tijdens vergaderingen systematisch evalueren. Dit wil zeggen dat je je bij de evaluatie aan bepaalde regels houdt. Ook is het van belang vooraf evaluatievragen op te stellen die tijdens de vergadering besproken en (hopelijk) beantwoord worden. Je kunt product- en procesevaluatievragen opstellen. Productevaluatievragen gaan over het behaalde (eind)resultaat. De evaluatievragen zijn gericht op het resultaat zelf, op de doelen die je vooraf hebt gesteld. Bijvoorbeeld: 'Waren de (werk)doelen zinvol?' Bij procesevaluatievragen evalueer je de voortgang van het proces. Bijvoorbeeld: 'Heb ik op de juiste manier gegevens verzameld?'

Besluitvormingsmethoden

rig

Besluitvormingsmethoden zijn verschillende manieren om het doel van een vergadering te behalen. Welke methode je kiest, is onder andere afhankelijk van het te nemen besluit. Vaak zijn meer opties mogelijk. De meest voorkomende methoden zijn: • compromis Wanneer je het niet eens kunt worden over een voorstel, kun je zoeken naar een compromis waardoor het besluit voor iedereen acceptabel is. Deze methodiek is vooral handig bij gecompliceerde vragen waarin veel zaken meespelen. • consensus Er wordt gezocht naar overeenstemming over het te nemen besluit. Alle deelnemers krijgen de kans om hun mening te geven en deze te beargumenteren. Er wordt gekozen voor een besluit waarin iedereen zich kan vinden. • meerderheid Het besluit waarvoor minstens de helft plus één van de deelnemers heeft gekozen, wordt aangenomen. Handig bij onderwerpen waar je voor of tegen kunt zijn. • autoriteit Het besluit wordt genomen door de leider of gezaghebbende persoon. Dit kan gebeuren zonder overleg met de deelnemers. • loten Het besluit wordt aan het toeval overgelaten. Dit is een snelle en neutrale manier om tot een besluit te komen. Het is niet toe te passen op besluitvorming waarin meningen een rol spelen.

Theoriebron Onderhandelen

.v .

Theoriebron Onderhandelen Inleiding

rig

tie

Onderhandelen is een communicatieproces dat is gericht op het bereiken van een overeenkomst tussen twee of meer partijen. Onderhandelen kun je zien als een spel. Daarom is het handig om de spelregels te kennen, want onderhandelen doe je overal: op het werk, thuis, in de winkel en in de kroeg, met je baas, je partner, je collegaâ&#x20AC;&#x2122;s en wildvreemden. Je kunt er niet omheen. Ook als sociaal- cultureel werker zul je in situaties terechtkomen waarin je zult moeten onderhandelen. Soms zal dit voor jezelf zijn, soms moet je opkomen voor de belangen van je cliĂŤnten. Sommige belangen vallen samen, andere belangen zijn strijdig met elkaar.

Bereid je goed voor door je te verdiepen in de belangen.

Theoriebron Onderhandelen

Kenmerken onderhandelen

Belangen

tie

.v .

Een onderhandeling heeft bepaalde kenmerken: • meer partijen Er zijn enkele personen, groepen of instanties die met elkaar onderhandelen. Meestal zijn er twee partijen. • verschillende belangen De partijen hebben verschillende belangen, wensen of doelen. Vaak gaat het om het verdelen van iets waarvan genoeg is. Of om toekomstplannen waarover verschillend wordt gedacht. • onderlinge afhankelijkheid De partijen hebben elkaar nodig. Ze moeten meewerken aan het vinden van een oplossing of instemmen met een akkoord. Het einde van de onderhandeling is vaak het begin van de uitwerking in de praktijk. Dus heeft men in het vervolg op de onderhandeling ook nog met elkaar te maken. • bereidheid tot overleg De partijen willen samen tot een oplossing komen, een compromis. Ze menen dat een beetje toegeven voor alle partijen beter is; wisselgeld is hierbij een voorwaarde. • gebruik van drukmiddelen Dreigen met een staking, met een reorganisatie die arbeidsplaatsen kost of met het zoeken van publiciteit zijn voorbeelden van het gebruik van drukmiddelen.

Belangen zijn dingen die voor mensen belangrijk zijn. In je dagelijkse werk als SCW'er zul je soms een onderhandeling hebben met collega's, buurtbewoners of andere betrokkenen. Hierbij is het belangrijk dat je weet dat mensen verschillende belangen kunnen hebben. Ga hier integer mee om: wees eerlijk en betrouwbaar en maak nooit misbruik van de situatie.

rig

Bereid je voor door je eigen belangen en die van de ander in kaart te brengen. Dit doe je door te bedenken hoe de situatie er nu uitziet, wat je wens is en op welke regels/wetten en procedures je een beroep kunt doen. Doe dit ook voor de andere partij: verzamel informatie over de andere partij, de situatie, de wens van de ander en regels/wetten en procedures die op de wens van de ander van toepassing zijn.

Fasen onderhandeling Het onderhandelingsproces valt uiteen in de volgende fasen: 1. informatiefase Verzamel informatie aan het begin van de onderhandeling. Dit doe je deels vooraf en deels aan het begin van het gesprek. Relevante informatie is: de hoofdzaak en de belangen. 2. aftasten Maak een inschatting van de mogelijkheden om tot een oplossing te komen. Bijvoorbeeld door suggesties te doen om dichter bij elkaar te komen. 3. alternatieven Als je niet tot een overeenkomst kunt komen, bedenk je alternatieven. Je kunt kijken naar de Beste Optie Zonder Overeenkomst (BOZO) van jezelf en naar de BOZO van de andere partij.

Theoriebron Onderhandelen

.v .

4. het komen tot de overeenkomst De manier waarop je tot een overeenkomst komt. Beide partijen zullen iets moeten toegeven en tegenprestaties moeten leveren. 5. afsluiten Afspraken moeten worden gemaakt over de inhoud van de onderhandeling en de procedure.

Onderhandelingsdilemma's

tie

Onderhandelen zit tussen het positieve gevoel van samenwerking en het negatieve gevoel van conflicten in. In dit overgangsgebied zijn zeven dilemma's te onderscheiden. 1. het afhankelijkheidsdilemma 'We willen een overeenkomst maar wel zo gunstig mogelijk voor mezelf.' 2. het vertrouwensdilemma 'Hoe kan ik geloven wat jij beweert?' 3. het informatiedilemma 'Om elkaar goed te begrijpen moeten we stapsgewijs informatie over onze belangen en verwachtingen uitspreken.' 4. het pressiedilemma 'Ik weet nog niet precies wat ik wil en wat realistisch is, dus in hoeverre moet ik meegaan met de ander of juist vasthoudend blijven?' 5. het concessiedilemma 'Beide partijen moeten concessies doen, maar hoever ga ik dit doen?' 6. het impassedilemma 'Geen verdere concessies doen, het gevoel dat we op een dood punt zitten.' 7. het achterbandilemma 'Er moet overeenstemming komen tussen de onderhandelaars en de overeenstemming met de eigen achterban.'

Aandachtspunten

rig

Er is een aantal belangrijke punten waarop je moet letten tijdens het onderhandelen. Door je hiervan bewust te zijn en je hierop voor te bereiden, is de kans van slagen veel groter. • inhoud Weet waarover je het hebt, laat je vooraf goed informeren door anderen of ga op zoek naar informatie op internet of in een boek. Bepaal vooraf je doelstelling en onderhandelingsstrategie. • spelregels Ken de spelregels en weet wat de procedure is (wie, wat, waarom, deadline of termijn, aantal bijeenkomsten). • sfeer Creëer rust, privacy en respect. Zorg voor een rustige omgeving en reserveer voldoende tijd in je agenda. • zelfkennis Weet wat je sterke kanten zijn zodat je die kunt inzetten en weet wat je valkuilen zijn zodat je daarvoor kunt oppassen. Maak ook vooraf een inschatting van de ander: wat voor persoon is het en is hij standvastig?

Theoriebron Onderhandelen

Succesfactoren

tie

.v .

De volgende factoren zijn van invloed op je succes in de onderhandeling: • Bereid je goed voor. • Accepteer nooit het eerste bod, kom altijd met een tegenbod. • Probeer je onderhandelingspartner zo dicht mogelijk te benaderen. Je doet dat onder meer door actief te luisteren. Je maakt aantekeningen, herhaalt en vat stukken samen. • Stel je krachtig en vasthoudend op, maar leef je ook in de ander in. • Je kunt ervoor kiezen om de verschillende onderwerpen af te bakenen en deze stuk voor stuk te beargumenteren. • Denk vooraf na over de tegemoetkomingen die je wilt doen. • Ken je eigen lichaamstaal en die van anderen, je onderhandelt ook non-verbaal. • Hoe de onderhandeling ook loopt, houd altijd de deur open. Ook als het je niets heeft opgeleverd, is het belangrijk de relatie intact te houden. • Benadruk de punten die absoluut belangrijk voor je zijn en zorg dat je die altijd in acht neemt.

Valkuilen

rig

Er zijn ook enkele valkuilen in onderhandelingssituaties. Hieronder staan de meest voorkomende. • Je moet niet aardig gevonden willen worden, je moet opkomen voor je belangen zodat je aardig bent naar jezelf. • Word niet emotioneel, dit vertroebelt het heldere zicht op de zaak, je verliest de controle over je gedrag. Wie zijn emoties weet te doseren, kan deze functioneel toepassen. Met de vuist op tafel slaan zonder echte boosheid kan helpen om zaken te versnellen. • Zegt niet te snel 'nee'; als de andere partij erg gevoelig is zullen ze na een afwijzing geen verzoek meer uitspreken. • Speel het nooit op de persoon. Gevolg als je dat wél doet: de standpunten verharden en de weg naar een oplossing is versperd. • Haal niet het onderste uit de kan, dat is niet goed voor de relatie. Want juist ná de onderhandeling ben je afhankelijk van de medewerking van de ander.

rig

co u'

Ed fb

tie

.v .

rig

co u'

Ed fb

tie

.v .

rig

co u'

Ed fb

tie

.v .