Temahefte 17 by Fagbladet

Kontorfaget i utvikling Temahefte nr. 17

For medlemmer i Fagforbundet

INNHOLD < 3 Leder: Kontorfaget må oppvurderes < 4 Om kaffekoking og skjult kunnskap < 8 Tok videreutdanning som 52-åring < 11 Helsesekretærer i Oslo går lysere tider i møte < 14 Får fri med lønn < 16 Jobben som ble helt stille < 18 Kommentar: Viktig å holde tritt med utviklingen < 19 Styrer hukommelsessenteret < 22 Undersøkelse: Sekretærer ønsker kompetanseheving < 24 Skapte sin egen møteplass < 26 Superbrukeren – din venn i nøden < 30 Sykehus privatiserer skrivetjenestene

Ø ILJ

M E RK

241

Ansvarlig redaktør: Kirsti Knudsen. Prosjektleder: Vegard Velle Tekst og foto: Ingvill Bryn Rambøl, Bjørn Kvaal, Inger E. Eftevand Orvin, Albert H. Collett, Thor A. Nagell, Guro Kulset Merakerås, Vegard Velle, Inge Ove Tysnes. Illustrasjoner: Tora Marie Norberg. Layout: Cox Oslo Trykk: Aktietrykkeriet AS. Redaksjonen avsluttet 13. august 2010. Last ned dette og andre temahefter i PDF-format på www.fagbladet.no

393

Trykksak

LEDER

Kontorfaget må oppvurderes Sekretæryrket forutsetter kompetanse. Og sekretærene, konsulentene, saksbehandlerne – kjært barn har mange navn – trenger, som alle andre yrkesgrupper, faglig påfyll og videreutdanning. Mange arbeidsplasser kunne faktisk ikke klart seg uten sine kontoransatte. Disse tingene høres selvfølgelige ut, men er det slett ikke. For hvordan skal vi ellers tolke det faktum at mange ledere ikke aner hva de kontoransatte driver med, langt mindre har noen plan for kursing eller faglig utvikling? Eller det faktum at en rekke sykehus har skilt ut og privatisert føring og skanning av sykehusjournaler? Vi er alle enige om at uten legene, sykepleierne og hjelpepleierne stopper sykehusene. Men også helsesekretærenes arbeidsoppgaver er nødvendige og en del av kjernevirksomheten i helsenorge. Uten sekretærene ville ikke journaler blitt skrevet og hentet fram ved behov. Telefoner og henvendelser ville ikke blitt besvart. Epikriser, henvisninger og innkallinger ville ikke blitt tatt hånd om. Regnskaper ville ikke blitt oppdatert, møter ville ikke blitt sammenkalt og referater ville ikke blitt ført. Forsker og tidligere kontoransatt Siri Jensen sier i et intervju i dette temaheftet at kontoransattes kompetanse og samspill med andre faggrupper langt på vei dreier seg om usynlig arbeid og ikke anerkjent kompetanse. De kontoransatte blir ofte betraktet som hjelpere i forhold til andre kjernegrupper – det være seg leger, lærere eller ledere – og blir ikke respektert som viktige og likeverdige brikker i samspillet på en arbeidsplass. Selve sekretærbegrepet ser ut til å være på vikende front. Sekretærene flykter fra denne tittelen, og avanserer til konsulenter, førstekonsulenter, saksbehandlere, kontorledere eller lederassistenter. På mange arbeidsplasser er dette tilsynelatende den eneste måten å bli yrkesmessig verdsatt på, med dertil økt respekt og status, høyere lønn, faglig utvikling og mer varierte arbeidsoppgaver. Ett er sikkert; om sekretærene forsvinner, blir ikke arbeidsoppgavene deres borte. De vil være

like viktige i framtida som i dag. Derfor er det nødvendig å møte de faglige utfordringene på en selvsikker måte. Kontoransatte trenger å bli seg bevisst sin egen kompetanse, slik at de også kan gjøre sitt omland oppmerksom på den. Da blir det lettere å nå fram med saklige og gode argumenter for at nedbemanning av sekretærene ikke nødvendigvis er en god idé i sparetider. Eller at kontoransatte skal være de første som blir nedprioritert ved omorganiseringer. Sekretærer og andre kontoransatte må stå på for retten til videreutdanning. Kontorfaget er et fag på linje med andre. Ikke minst i vår dataalder, hvor endringer skjer fort, er det også nødvendig å være kreativ og åpen for nye måter å arbeide på. Sekretærene har kunnskaper, erfaringer og ferdigheter innenfor et bredt spekter av oppgaver. Derfor er de en stor ressurs for virksomheten, og bør verdsettes deretter.

kontorfaget i utvikling

KIRSTI KNUDSEN, ansvarlig redaktør

Om kaffekoking og skjult kunnskap Sekretærene blir gjerne kalt «limet i organisasjonen» og «hjertet i bedriften». Men verken de selv eller andre kan helt svare på hva de kan og gjør. Dét vil Siri Jensen ha en slutt på. Tekst og foto: Ingvill Bryn Rambøl

– Du har brukt flere år på å forske på kontoransattes rolle. Hvorfor er du så opptatt av denne yrkesgruppa? – Først og fremst fordi jeg har møtt så mange utrolig dyktige kontoransatte i barne- og ungdomspsykiatrien, samtidig som jeg har sett at kompetansen deres ikke blir godt nok utnyttet. Utgangspunket for undersøkelsen min var hvordan klinikkene kunne gjøre bedre bruk av sekretærenes kompetanse, men så oppdaget jeg en ny problemstilling underveis. Først måtte jeg finne ut hva kompetansen deres egentlig besto i, og det viste seg å ikke være så lett. – Mange av dem du intervjuet, hadde rett og slett problemer med å svare på hva de måtte kunne for å utføre arbeidsoppgavene sine? – Ja, de syntes det var kjempevanskelig. Jeg tror det skyldes at vi mangler begreper til å snakke om denne typen kunnskap. Vi snakker ofte om kontoransatte i litt sånne store bobler. Vi sier at «hun er uunnværlig», eller «hun driver jo hele stedet». Det er en veldig personlig måte å gi anerkjennelse på, men det dekker over hva vedkommende egentlig gjør og kan.

Behovet for faglig anerkjennelse – Hva kan dette føre til? – Den manglende faglige anerkjennelsen gir seg blant annet utslag i det lave lønnsnivået blant kontoransatte. Det blir også vanskeligere å se at kontoransatte er en faggruppe som har behov for kompetanseutvikling og faglige møtesteder. Den personlige anerkjennelsen av en sekretær handler mye om hvordan du er - ikke hva du gjør. Og hvis alt du bidrar med, skyldes den personligheten du

kontorfaget i utvikling

har, blir det ikke rom for læring eller erfarings utvekslinger. – Du har vært kontoransatt i barne- og ungdomspsykiatrien i mange år. Har du selv følt manglende anerkjennelse for jobben du gjør? – Jeg føler at den anerkjennelsen jeg har fått, har vært veldig rettet mot meg som person og veldig lite rettet mot den faggruppa jeg er medlem av. Når du bare får høre hvor viktig og flink du er, og det ikke følges opp med anerkjennelse i form av lønn og posisjon i organisasjonen, er det noe som skurrer. Jeg synes ikke det er så veldig stas å bli kalt «limet i organisasjonen», for eksempel. Det er veldig passivt. Det skjuler at det å bidra til at organisasjonen henger sammen, faktisk er en jobb som må gjøres.

Den skjulte kompetansen – Du snakker om usynlig kompetanse. Hva er det? – Det å prioritere mellom oppgaver, for eksempel, er en form for usynlig kompetanse. Vi har jo alle alltid mer å gjøre enn vi rekker over, og jeg bruker begrepet prioriteringskompetanse om det å alltid vite i hvilken rekkefølge tingene skal gjøres. Det er en veldig viktig kompetanse som ikke synes før noe går galt. – Tilgjengelighet er en annen form for usynlig kompetanse. Som sekretær blir du spurt om en hel masse ting som andre egentlig skulle ha svart på, bare fordi du er tilgjengelig. Men det å være tilgjengelig er også noe man gjør. Og som er ganske slitsomt fordi man gjør det samtidig med alle de andre oppgavene man har. Når jeg foreleser for kontoransatte, spør jeg ofte om de av og til har dager da de føler at de ikke har gjort noen ting. Det er

– Synet på sekretærer er gammeldags, mener Siri Jensen, som selv er kontoransatt ved Nic Waals institutt i Oslo.

Fakta

ofte de mest slitsomme dagene, hvor man har vært tilgjengelig for andre og løst problemer med kopimaskiner og funnet feil i regnskap og gjort alle de andre tingene som dukker opp hele tiden.

Nei til kaffekoking

svarte de fleste at de trodde menn ville latt være å gjøre en del av arbeidsoppgavene – at de ville ha droppet dem som handlet mest om service og omsorg. Erfaringen viser også at mange menn i slike jobber kvitter seg med mye av tilgjengelighetsarbeidet og omstrukturerer stillingen til å omfatte flere statusoppgaver. Og samtidig krever de høyere lønn. Det er nok fortsatt sånn at kvinner strekker seg lenger enn menn for å hjelpe og støtte andre. Men her er det i ferd med å bli en generasjonsforskjell også, slik at kvinner i dag gjør mer motstand mot enkelte oppgaver. Striden om kaffekoking på arbeidsplassene er ett eksempel på det. Den symboliserer at det er en grense for hva som kan

Siri Jensen er studieleder ved Regionsenter for barn og unges psykiske helse og konsulent ved Nic Waals institutt. Hun holder for tiden på med en mastergrad i velferdsforvaltning, og har blant annet publisert rapporten «Kontoransattes rolle i kvalitetssikring» (2006). Den er basert på en undersøkelse blant kontoransatte i barne- og ungdomspsykiatrien. Ved hjelp av dybdeintervjuer med åtte sekretærer fant Jensen ut at deres kompetanse bare er delvis synlig og anerkjent, og at arbeidet deres i stor grad forstås som hjelp til en annen yrkesgruppe, nemlig klinikerne. Jensens konklusjon er at en synliggjøring av kompetansen til de kontoransatte kan legge grunnlag for et mer likeverdig samarbeid på tvers av yrkesgruppene.

«Først måtte jeg finne ut hva kompetansen deres egentlig besto i, og det viste seg å ikke være så lett.»

– Sekretæryrket er kvinne dominert. Har det noe å si for den manglende anerkjennelsen av kompetansen, tror du? – Ja, absolutt. Kvinners kompetanse er jo generelt mindre anerkjent i samfunnet enn menns. Historisk har vi sett at mange av de tradisjonelle mannsyrkene utviklet seg til egne fagutdanninger, mens de tradisjonelle kvinneyrkene ikke gjorde det. I undersøkelsen min spurte jeg sekretærene hva de trodde ville skjedd med en mann i deres jobb. Da

kontorfaget i utvikling

kreves av en kontoransatt. Den tiden da kaffe koking var en selvfølgelig oppgave for sekretæren, er nok forbi veldig mange steder. – Var de du intervjuet i undersøkelsen din opptatt av hvem som kokte kaffe? – Ja, de var opptatt av slike ting som kaffe koking og rydding på spiserommet. Jeg tror det henger sammen med at det her ligger en nedvurdering av de kontoransattes tid. De andres tid kan ikke brukes til sånt fordi den er så viktig, men de kontoransattes tid er det ikke så farlig med. Derfor blir det veldig stor forskjell på å hjelpe folk med et dataprogram eller en kopimaskin som står – oppgaver som er knyttet til faget – og det å koke kaffe eller rydde tallerkener.

Allmenngyldige funn – Du har undersøkt kontoransatte i barne- og ungdomspsykiatrien. Er funnene dine likevel gyldige for sekretærer i alle bransjer? – Jeg foreleser for kontoransatte i psykiatrien, ved sykehusene og for Fagforbundet, og min erfaring er at folk kjenner seg veldig igjen. Dette med manglende anerkjennelse, at lederne ikke ser hva de kontoransatte gjør, og at mye av jobben handler om å være tilgjengelig for andre, er noe alle er opptatt av. De fleste opplever også at kjennskap til fagområdet eller bransjen de arbeider innenfor er viktig for å gjøre en god jobb, men at dette ofte blir undervurdert. – Hva er målet med arbeidet ditt? – Å få fram kunnskap om kontoransattes rolle og kompetanse, og på den måten være med på å legge grunnlaget for en faglig utvikling av hele yrkesgruppa. I arbeidet mitt med videreutdanning av kontoransatte i barne- og ungdomspsykiatrien ser jeg hvor viktig det er at folk ser på seg selv som en del av en faggruppe. De får bedre selvtillit, påtar seg nye oppgaver og blir tildelt mer ansvar. Jeg blir veldig glad når jeg treffer kontoransatte som har studert hos meg, og som forteller at de har fått nye oppgaver eller at de har gått opp i lønn. Samtidig har det jeg gjør en fagpolitisk side. Når det er innsparinger på et sykehus og man velger å skjære ned på kontorfunksjonen, for eksempel, tror jeg det blant annet skyldes mangelfull

forståelse av hva de kontoransatte egentlig bidrar med. Nettopp derfor er det så viktig å få fram hva kompetansen deres egentlig består i, slik at beslutningene kan tas på et grunnlag basert på kunnskap.

Den gode hjelper – Ble du overrasket over noen av svarene du fikk i undersøkelsen? – Jeg ble litt overrasket over at det tydeligvis er så vanskelig å endre på måten vi betrakter kontorsatte som «støttefunksjon» eller «hjelpere». I praksis har de kontoransatte på mange måter overskredet støttefunksjonsrollen, først og fremst som en konsekvens av innføringen av datasys temene. Fordi de har fått i oppgave å registrere, følge opp og lære opp andre i datasystemene, har de kontoransatte fått en sterkere rolle og mer res pekt enn før. De har gått fra å gjøre det arbeidet andre kan, men ikke gjør, til å gjøre arbeid andre ikke kan. Men synet på sekretærer som noen som hjelper andre med å gjøre jobben sin, er likevel veldig rotfestet. Jeg synes det er farlig å se på kontorarbeid som en støttefunksjon, fordi en støttefunksjon er noe du kan sette bort, noe som er utenfor kjernevirksomheten. Det er en gammeldags måte å tenke på, som bunner i et syn på at en yrkesgruppe er til for en annen, og dermed underordnet en annen. – Du etterlyser altså en likestilling mellom sekretærene og de andre faglige yrkesgruppene? – Ja. Det betyr ikke at jeg mener at sekretærene skal slutte å legge til rette for andre. For innbakt i det å være sekretær ligger at du skal hjelpe til og legge til rette for at andre får en god arbeidssituasjon. Jeg synes det er en meningsløs utvikling at leger og psykologer skal bruke masse tid på skjemaer og kontorarbeid som en annen faggruppe kan gjøre bedre og mer effektivt. Men i stedet for at vi i min bransje snakker om at sekretærene hjelper klinikerne med å hjelpe pasientene, bør vi begynne å snakke om at sekretærene og klinikerne samarbeider om å hjelpe pasientene. Først da blir de kontoransatte anerkjent som en del av den felles virksomheten.

«Jeg synes det er farlig å se på kontorarbeid som en støttefunksjon, fordi en støttefunksjon er noe du kan sette bort.»

kontorfaget i utvikling

Tok videreutdanning som 52-åring:

– Jeg fikk vist hva som bor i meg Ingrid Raasholm (52) gruet seg til første forelesning. Det var som om hun var seks år og skulle begynne på skolen. Hjertet hamret og blikket flakket rundt på de 65 medstudentene. Ville hun forstå forelesningene, og kom hun til å huske noe til eksamen? Tekst og foto: Bjørn Kvaal

Ikke mange stillinger krever så mye allsidighet som sekretærjobben, tenkte Ingrid Raasholm ofte. Hun jobbet som førstesekretær ved lønnsavdelingen i Gjøvik kommune. Jevnlig kom beskjeder om nye rutiner som krevde omstilling fra henne og kollegaene.

Savnet trygghet Hun hang med i arbeidet hun hadde utført siden 2002, men savnet teoretisk kunnskap som kunne gjøre henne tryggere når hun sto overfor nye oppgaver. Tidligere hadde Raasholm jobbet som tannpleier. Men eksem på hendene gjorde at hun måtte slutte. Hun ble da sekretær i tannhelsetjenesten i seks måneder. Så flyttet hun til Gjøvik og ble hjemmeværende med de to døtrene sine. Senere begynte hun som assistent i barnehage, skole og skolefritidsordning, og var sekretær i to år på Kopperud skole på Gjøvik.

Navn: Ingrid Raasholm Alder: 52 år Bosted: Hamar Stilling: Konsulent ved skolekontoret i Gjøvik kommune fra mai 2010. Utdanning: Handelsskole, økonomiskole med EDB, tannpleier, fritidspedagogikk og i 2009/2010 etter utdanning i lønns- og personalarbeid ved Høgskolen i Lillehammer

Fikk studieplass Neste stoppested ble lønningsavdelingen i Gjøvik kommune med ansvar for lønn til ansatte i skolene. Etter sju år var hun motivert for skolebenken – selv om det virket veldig skummelt. – Realkompetanse er nyttig og skal verdsettes. Men jeg ønsket samtidig å være mer i forkant av de endringene vi stadig måtte forhold oss til, sier Raasholm. Sammen med kollega Kirsten Stadheim i kommunen søkte hun om opptak på lønns- og personalarbeidstudiet på Høgskolen i Lillehammer. Begge hadde realkompetansen – altså praksis – og studiekompetanse som gjorde dem kvalifiserte til deltidsstudiet over ett år.

Bakgrunn: Eksem gjorde at Raasholm måtte slutte som tannpleier. Hun fikk etter hvert stilling som sekretær i Gjøvik kommune. Ønsket om mere teoretisk kunnskap motiverte henne til etterutdanning. Dette førte til ny stilling, nye oppgaver og 27 000 kroner i lønns økning.

kontorfaget i utvikling

Fikk 12.000 kr i stipend Gjøvik kommune dekket Raasholms studieavgift og bøker. Hun fikk også fri med lønn til forelesninger i til sammen 7,5 dager hvert semester og én dag til eksamen. Stadheim var ikke fast ansatt i kommunen. Hun fikk fri med lønn som Raasholm, men ikke penger til å dekke utgiftene. I stedet fikk hun stipend fra Fagforbundet på 12.000 kroner. Damene syntes det var godt å starte studiet med ett kjent ansikt på forelesningene. Dessuten hadde de stor glede og motivasjon av hverandre i minigruppen de to utgjorde når de samarbeidet om innleveringsoppgaven hvert semester.

Litt for mange skippertak For å gjøre en lang historie kort: Den første nervøse dagen med samling og forelesning gikk etter hvert over til nysgjerrighet, mestring og glød. Selv om Raasholm angrer litt på at hun ikke jobbet jevnere – for eksempel to dager hver uke etter arbeidstid i stedet for skippertak i mange helger – så ble videreutdanningen mer og mer interessant. De tok kurset i lønnsarbeid om høsten. Vår semesteret handlet om personalarbeid. Begge klarte de to eksamenene. Men eksamen var grusomt, syntes Raasholm. Særlig da hun skulle opp i personalarbeid. Her er det få fasitsvar. Studentene må gjøre vurderinger og vise til lovverket.

Ga ikke økt lønn – Da det nærmet seg frist for sensur, sjekket jeg studentnettsidene omtrent daglig. Jeg var så spent på om jeg hadde stått og på karakteren, sier Raasholm. Arbeidsgiver ønsket seg økt kompetanse hos

Dette studerte Ingrid 65 studenter – hvor ca femten var menn – tok studiet Lønns- og personalarbeid samtidig med Ingrid Raasholm. Utdanningen skjer i regi av Høgskolen i Lillehammer i samarbeid med firmaet Aditro på Gran. Studentene kommer fra hele landet. Ingrids medstudenter var fra rundt 23 år til slutten av 50-årene. Videreutdanningen går over ett år og er på 30 vekttall. Det er tre samlinger en på 2,5 dag og to på 2,5 dag hvert semester. Målet for studiet er • god faglig plattform for lønn, regnskap og personal administrasjon, • å gi grunnlag for flere studier innen faget Pris: 17.000 kroner pluss bøker og eventuelt reise og opphold under samlingene.

....og nå kommer påbygging Høsten 2010 starter Høgskolen i Lillehammer sammen med Aditro på Gran påbyggingsstudium i personalarbeid: • Personaladministrasjon med rekruttering, kompetansestyring og bemanningsendring.

de ansatte, men for Raasholm og Stadheim førte ikke studiet i seg selv til økt lønn. Høyere lønn var et tema som først kom på tale ved lokale forhandlinger. – Arbeidsgivernes evne og vilje til å honorere økt kunnskap varierer. Andre ansatte i offentlig sektor, som tok samme videreutdanning, fortalte om lønnsøkning på nærmere 25.000 kroner, sier Raasholm.

• Individuell arbeidsrett med endring, omstilling og nedbemanning.

Vurderte å flytte Denne holdningen, pluss at hun og ektemannen hadde flyttet inn i hans barndomshjem på Hamar, gjorde at hun begynte å kikke etter ny jobb på Hedmarken. Men så ble det en ledig stilling på skolekontoret i Gjøvik kommune som Raasholm var kvalifisert til, søkte på og fikk. Dermed spratt hun opp 27.000 kroner i lønn til 380.000 kroner. kontorfaget i utvikling

• Kollektiv arbeidsrett med hovedvekt på rettstvister og interessekonflikter. Deltidsstudiet varer ett semester og koster 15.500 kroner pluss bøker og eventuelt reise og opphold.

– Videreutdanning har gjort meg tryggere i jobben. Jeg føler også mer overskudd i hverdagen, sier Ingrid Raasholm.

Sju råd for deg som vil studere

Førstesekretæren på lønningskontoret var blitt konsulent på skolekontoret.

Dette er Ingrid Raasholms råd til sekretærer og andre som vil ta etterutdanning i voksen alder: • Jobb jevnt med studiene, forsøk å unngå skippertak. • Ha positiv innstilling til læring – galgenhumor er godt å ha • Ikke vær redd for å spørre faglærere og rådgivere ved studiestedet. • Hvis det er mulig, er det nyttig å ha noen å studere sammen med. • Det kan være skummelt første gang du møter forelesere og medstudentene. Dette går over. • Sjekk med arbeidsgiver og Fagforbundet om mulig heter for permisjon og støtteordninger. • Kontakt studiestedet før du velger å bli deltids student og spør om gode råd. De ansatte er der for å hjelpe deg.

Ansvar for skyss og flytting Uten videreutdanningen tror ikke Raasholm at hun hadde blitt vurdert som aktuell for jobben. Arbeidsoppgavene er ikke endelig bestemt, men hun skal blant annet ha ansvar for skoleskyss, elever som flytter ut og inn av skolekretser, arkivering, saksbehandling og datasystemet Sats. Ny og spennende stilling i Gjøvik med gode utviklingsmuligheter og godt arbeidsmiljø gjorde at hun slo fra seg å bytte arbeidsgiver.

Fikk vist hva hun kunne – Hva utdanningen har gjort med meg? Raasholm kikker rundt seg i den frodige hagen svigermoren hennes bidrar til å holde fargerik og veltrimmet. Klokken er snart halv ni om morgenen, og turen over til andre siden av Mjøsa venter. – Jeg jobber litt annerledes, kanskje med noe mer trygghet i det jeg gjør. Som person tror jeg at jeg har blitt mer fornøyd og har fått større overskudd. Jeg har også vist omverdenen at jeg har stå på-vilje, at jeg har evne til å tilegne meg ny kunnskap og at jeg mestrer det presset som jo en eksamen er, sier Raasholm, som også legger til at det har betydd mye at mannen hennes har støttet henne.

– Sekretærene glemmes i lønnskampen – Ta vare på sekretærene i lønnsforhandlingene og når den lokale potten skal fordeles, oppfordrer Ingrid Raasholm. Uten sekretærene tror hun mange bedrifter og offentlige etater hadde jobbet tungt og tregt. – Hvis det stadig er behov for oppdatering og omskolering – hva tror du det gjør med den tradisjonelle sekretærstillingen? – For det første har mange et litt gammeldags bilde av sekretæren – den som svarte på telefoner, renskrev brev fra sjefen og så videre. I dag har en sekretær stor evne til omstilling, er ofte god på saksbehandling og frister, og holder oversikt over

kontorfaget i utvikling

oppgaver som fortløpende må utføres. De har også en realkompetanse som er viktig og som det noen ganger ikke er mulig å utdanne seg til. Dette gjør at sekretærene må verdsettes høyere av fagforeninger og arbeidsgivere, sier Raasholm. Hun har selv en yngre søster som er sekretær ved Sykehuset Innlandet. Ingrid Raasholm er styremedlem i Fagforbundet Seksjon kontor og administrasjon Gjøvik, og sitter også i Faggruppe sekretærer som er oppnevnt av seksjonsstyret i Seksjon kontor og administrasjon. Målet er klart: Sekretærene er viktige – derfor må deres status heves.

Helsesekretærer i Oslo går lysere tider i møte Helsesekretærene har fått lite systematisk fagutvikling. Nå tar Oslo universitetssykehus skjeen i en annen hånd. Tekst: Vegard Velle Foto: Monica Schanche

Oslo universitetssykehus planlegger nye, gode internkurs for kontorpersonellet.

Et nytt kontorfaglig nettverk, bestående av ni kontorfaglige koordinatorer, går nå i gang med å planlegge tiltak for å øke kompetansen blant kontorpersonalet. – Arbeidsoppgavene har i flere tilfeller ikke vært klart definert. I tillegg er formalkompetansen blant de kontoransatte svært ulik. Dette har bremset den faglige utviklingen, mener Monique Renée Bennett, leder for kontorfaglig nettverk ved Oslo universitetssykehus.

Titteljungel Oslo universitetssykehus skal kartlegge sekretæ-

rene og deres oppgaver. Blant annet vil det se på hvem som egentlig tilhører kontortjenesten, siden det eksisterer en hel titteljungel på dette arbeidsfeltet ved sykehuset. Blant titlene er helsesekretær, spesialsekretær, førstesekretær, medisinsk sekretær, konsulent, spesialkonsulent, lederassistent, kontorsjef og administrasjonssjef.

Planlegger nye kurs – Vi planlegger nye, gode internkurs. Det fins mange sekretærer som har lang erfaring og god

kontorfaget i utvikling

kompetanse og som ønsker autorisasjonskurs for å bli helsesekretær. Vi ønsker blant annet å sam arbeide med Fagskolen i Oslo for å videreutdanne helsesekretærene, forteller nettverksleder Bennett. Sykehuset samarbeider allerede med høyskoler og universiteter om kompetanseheving. Bennett ønsker at dette skal komme også helsesekretærene til gode. Blant annet tilbyr Høgskolen i Oslo videreutdanning i helseadministrasjon.

Helsesekretærene underutnyttes Ved systematisk å utvikle kontortjenestens kompetanse, håper kontornettverket å skape større forventninger til kontortjenesten hos ledelsen. – Vi vet at det er store ulikheter i forhold til

hvordan helsesekretærenes kompetanse blir brukt på sykehuset. Få blir satt til å ta EKG, blodprøver eller assistere i pasientnært arbeid. Tar vi utgangspunkt i grunnutdanningen, har helsesekretærene mer kompetanse enn sykehuset anvender i dag, forteller Bennett.

Kategoriserer sekretærene – Ved å tydeliggjøre arbeidsoppgavene kan vi definere ønskede kvalifikasjoner hos faggruppen og ha målrettet kompetanseutvikling, sier Monique Renée Bennett. Det kontorfaglige nettverket vil også opprette en idébank for kostnadsbesparende tiltak og vurderer mulighet for bruk av en vikarpool.

–Jeg liker at det koker Merkantil ledelse – En videreutdanning for sekretærer – Deltakeren må vise interesse og initiativ ved å søke på egen hånd – Er utviklet av Ullevål sykehus i samarbeid med Treider private gymnas i Oslo – S tudiefagene er data kortet, økonomi, etikk og kommunikasjon, dokumentforvaltning og saksbehandling innenfor helseadministrasjon, kvalitetssystemer i helse foretak og English for hospital management assistants

Sekretærjobben trenger ikke være siste stopp. Mange arbeidsgivere er åpne for at kontoransatte kan ta påbyggingskurs og få nye oppgaver. Og medfølgende økonomisk opprykk. – Jeg ønsket meg nye oppgaver og utfordringer. Jeg liker at det er litt travelt, sier Nina Malme Gulbrandsen, som har gått fra å være helsesekretær til å bli lederassistent ved tidligere Ullevål sykehus (nå Oslo universitetssykehus). Gulbrandsens kontor ligger omringet av rommene til overleger og professorer. Det er høyt opp til det hvite taket, og fra de høye vinduene flommer sollyset inn på eikepanelet i gulvet. På veggene i det tradisjonelle Søsterhjemmet står permer,

Mye ansvar i jobben – Jobben gir meg god oversikt over aktivitetene på arbeidsplassen. Ofte får jeg greie på ting før de andre på arbeidsplassen er oppdatert. For eksempel fikk jeg tidlig innsikt i planene om sammenslåing mellom Oslo-sykehusene. Gulbrandsen sørger for at budsjettene blir overholdt, kaller inn til møter og står for den daglige driften. Hun følger opp ferieplaner, permisjoner og arbeidsavtaler. Og hun videresender klagesaker og forespørsler til saksbehandlere og sørger for at henvendelsen blir besvart. – Jeg har varierte oppgaver og passelig mye å holde styr på. Samtidig setter jeg pris på det å kunne disponere tiden min relativt fritt.

Tilbud fra arbeidsgiveren

– Det er avsluttende tester i hver modul – Et valgt tema belyses i en skriftlig gruppeoppgave med muntlig framleggelse i plenum – Jobben gir meg god oversikt over aktivitetene på arbeidsplassen. Ofte får jeg greie på ting før de andre på arbeidsplassen er oppdatert, sier Nina Malme Gulbrandsen, leder assistent ved Oslo universitetssykehus.

medisinske oppslagsverk og Felleskatalogen.

kontorfaget i utvikling

Gulbrandsen begynte å jobbe som sekretær på sykehuset i 2003. For et par år siden tilbød arbeidsgiveren (daværende Ullevål sykehus) at hun kunne videre utdanne seg og bli lederassistent. Det betydde at hun gjennom et år måtte følge sykehusets kurstilbud i merkantil ledelse. En dag i uka gikk hun på Treider private gymnas. Resten av uka jobbet hun som sekretær. Blant de totalt 25 personene Gulbrandsen studerte med, har flere fortsatt som sekretær. Andre er blitt kontorledere. Atter andre er lederassistenter – sekretær for lederen. Til sammen har rundt 90 personer fulgt kurset i de fem årene tilbudet har eksistert.

Laber interesse for fagstige Også Fagforbundet arbeider hardt for å høyne kompetansen til de merkantilt ansatte. Forbundet tilbyr derfor et kompetanseutviklingsprogram – en såkalt fagstige. Men på Oslo universitetssykehus er det liten interesse for videre utdanningen. – Egenstudier på 2000 sider skremmer dem jeg har spurt. Dessuten er folk usikre på om utdanningen gir høyere lønn, det står det nemlig ikke noe om i informasjonsfolderen. Og da blir interessen laber, siden den som studerer naturlig nok vil ha noe igjen for å ta på seg en såpass stor jobb, sier Nina Malme Gulbrandsen, lederassistent ved Oslo universitetssykehus. Hun tror spesielt egenstudiene er et hinder, siden mange ikke ønsker å bruke fritida på sånt.

Får tittelen spesialist Fagstigen er en formalisering og systematisering av den enkeltes reelle kompetanse. Ved godkjent fagstige får studenten betegnelsen spesialist, men det forutsetter medlemskap i Fagforbundet. Kompetansebeviset kan brukes som dokumentasjon i stillingsbeskrivelser, vedlegg til CV ved jobbsøknad eller som grunnlag for lønnskrav. Kriteriene for godkjenning som spesialist er fem års relevant yrkeserfaring, 120 timers faglig veiledning i forbindelse med yrkesutøvingen, 150 timers teoretisk undervisning og 2000 sider lest faglitteratur.

De tillitsvalgte kan velge å prioritere dem som har videreutdannet seg i de lokale lønnsforhandlingene, sier Karin Lund, rådgiver i Fagforbundet.

Lav interesse blant medlemmene

Må ikke lese tjukke bøker

Karin Lund, som er rådgiver ved Seksjon kontor og administrasjon i Fagforbundet, bekrefter at interessen for videreutdanningen er laber blant medlemmene. – Interessen er liten. Enkelte tror at arbeids giveren oppfatter utdanningen som et ensidig tiltak fra Fagforbundet, og dermed ikke som et tilbud med rett på studiepermisjon og som gir, økt status og høyere lønn. Men det er en myte. Et større problem er at den ikke er særlig kjent. Når det gjelder lønnsøkning, er det ikke automatisk slik at videre- og etterutdanning gir høyere lønn. Det må fremmes krav ved lokale lønnsforhandlinger, påpeker Lund. Og da er det ikke noe i veien for å prioritere dem som har tatt fagstigen, slik Fagforbundet har krevd og hatt gode erfaringer med ved Akershus universitetssykehus.

– De 2000 sidene med tekst må ikke være fire bøker på 500 sider hver. Teksten kan godt være artikler, rapporter eller temahefter. All litteratur medregnes, så lenge den er relevant, påpeker Lund. For øvrig er ikke formalkravene så ulik fagstigene i andre organisasjoner, for eksempel i Sykepleierforbundet og Legeforeningen, påpeker hun. Lund håper de tillitsvalgte og medlemmene vil jobbe for å synliggjøre overfor arbeidsgivere at fagstigen er godt egnet til å gi den kontoransatte en kompetanseheving. Fagforbundet planlegger i samarbeid med Kommunal kompetanse å tilby fagstigepakker for merkantilt ansatte i Nordland og Vestfold fylkeskommuner. I Nordland går tilbudet til ansatte i arkiver, mens i Vestfold går det til de ansatte i sykehusadministrasjonene.

kontorfaget i utvikling

Får fri med lønn – Assistentene eksisterer ikke lenger. I dag tar alle selvstendige beslutninger. Å bygge formalkompetanse dreier seg om å få en bedre forståelse av hva beslutningene skal bygges på.

Fakta Rana kommune Antall sekretærer i personalavdelingen: Åtte Stillingskoder: Sekretær, sekretær med videre utdanning, førstesekretær, førstesekretær 1 med videreutdanning, sekretær 1 med videreutdanning. I stillingskodene inngår ansvar, erfaring, arbeidspraksis og videreutdanning. Halvparten av sekretærene har tatt videreutdanning det siste året.

Tekst og foto: Inger E. Eftevand Orvin

Etter 30 år i staten med oppgaver knyttet til personal og ledelse kom Siv Westvik for to år siden virvlende inn til Rana kommune som personalsjef. Hun kom til et godt voksent personale der mange hadde god realkompetanse, men begrenset formalkompetanse. Det siste ville hun gjøre noe med. – For meg er det viktig at alle vet hva som har skjedd med en sak før den kommer til oss, og hva som skal skje med den etterpå. Jo bedre forståelse du har for sammenhenger, jo bedre jobb gjør du, sier Westvik.

Tilrettelegging Kompetansebygging er en av hennes kjepphester, på alle nivåer. I løpet av det siste året har halvparten av avdelingens sekretærer høstet studiepoeng i en eller annen form, og det gleder Siv Westvik. I praksis betyr dette at de ansatte får fri med lønn for å reise på samlinger, kommunen kjøper inn skolebøker, de får studiedager med lønn i forbindelse med eksamen, og i noen tilfeller dekkes reise og opphold. Det betyr også at hele personalet er innforstått med at det medfører noen ekstra belastninger når noen er borte i forbindelse med studier.

Stimulerende – Den klassiske sekretæren som registrerer sin bunke, er borte. Den tid er over. Også saksbehandlersjiktet er blitt mer nyansert. Når det blir overkommelig å lære nye ting, oppleves det som stimulerende i hverdagen. Det får også en sosial verdi. Vi får nye ting å snakke om, vi høster av hverandres kunnskap, og det ruster hver enkelt til å møte et arbeidsmarked i endring, sier personalsjefen. Kompetansebygging tar tid. Og Siv Westvik har flere kjepphester som i høyeste grad angår hele personalet, og sekretærene ikke minst. – De fleste av oss er det som kalles digitale innvandrere. Vi trenger flere som intuitivt vet å utnytte mulighetene for effektivisering som ligger i it-verktøyet. Også dette handler om forståelse for sammenhenger, sier Siv Westvik. Målet er papirløse arbeidsbord i løpet av kort tid. Hos alle.

Vekk med papirbunkene. Personalsjef Siv Westvik i Rana kommune ivrer for at sekretærer og andre ansatte skal jobbe aktivt for å øke sin formalkompetanse, også innenfor de mulighetene for effektivisering som digital hverdag gir.

kontorfaget i utvikling

En mer tilfredsstillende hverdag

Rana i regn. Gørild Støver Sørvik har hatt sin arbeidsplass i Rana kommune siden 1975. Hun berømmer sin arbeidsgiver for å være bevisst på å nyttiggjøre seg ny kompetanse.

Gjennom hele sitt yrkesliv har Gørild Støve Sørvik søkt kunnskap. Som 59-åring har hun ingen planer om å slutte med det. Nylig tok hun 20 studiepoeng i Arbeidsrett etter forslag fra personal sjefen. Og fremdeles kjenner hun på den gode følelsen av å være med på noe som er utviklende, og som gir arbeidsdagen mer mening. I 1975 begynte Gørild som kontorassistent, og siden har hun hatt arbeidsoppgaver med ulik grad av ansvar. Som 36-åring tok hun for første gang studiepermisjon. Etter to år med faget organisasjon og administrasjon fant hun seg selv ansvarlig for et budsjett på flerfoldige millioner. Strevet var belønnet med nytt ansvar og spennende oppgaver. Akkurat det har vært en motivasjonsfaktor: En arbeidsgiver som hele tiden har visst å nyttegjøre seg ny kompetanse. – Jeg har valgt å spisse min kompetanse mot personaloppgaver, seir Gørild, som i dag er konsulent i personalavdelingen i Rana kommune. Nå gleder hun seg over utviklende diskusjoner blant et personale som er opptatt av kompetansebygging.

Smittende studieglede – Vi har mange interessante diskusjoner i kantina. Det er helt klart en inspirasjon at flere studerer ved siden av jobben, sier Cathrin. Cathrin Hansen sitter i faggruppen for sekretærer i Fagforbundet. Hun har sett viktigheten av å finne rom for selvutvikling i hverdagen. Hun tror at det for mange kan være vanskelig å ta fatt på prosessen med å dokumentere sin realkompetanse. Noen har gjennom årene hatt kortvarige arbeidsforhold som de ikke har sørget for å få dokumentert, og det kan kjennes uoverkommelig skaffe seg oversikt. Selv har hun hatt sekretæroppgaver i Rana kommune siden 1998, noe som var en enkel sak å dokumentere. – Det er nyttig å få vurdert sin kompetanse, sier hun. Cathrin kontakt med Høgskolen i Bodø, avdeling Rana, og fikk hjelp til å skaffe seg oversikt over både realkompetanse og relevante studier.

Det har så langt ført til studiepoeng i fagene Organisasjon og Rettslære. Neste fag på ønskelista er Personaladministrasjon og kompetansebygging. – Du må selv ta initiativet, men med en arbeidsgiver som legger til rette ved å innvilge studie dager med lønn og en leder som oppmuntrer til kompetansebygging, er terskelen lavere for å sette i gang. Stimulerende arbeidsmiljø. – Det er både stimuler ende og smittsomt at flere bygger kompetanse på samme arbeidsplass, mener Cathrin Hansen (t.v.) og Hilde Nilsen Skonseng, begge sekretærer i Rana kommune.

kontorfaget i utvikling

Etter hvert som sekretærene på pasientjournalarkivet fullfører skanningen av eksisterende papirjournaler, kommer nye oppgaver til, blant annet elektroniske henvisninger fra eksterne legekontor. F.v. Tor Egil Gausen, Inger Lise Druglitrø, Lina Bjørgum, Eva Wiggen og Anne Grete Næss.

Jobben som ble helt stille For to år siden ba legene på St. Olav om 3500 journaler i uka. Nå ber de om 200. Livet er ikke helt det samme for sekretærene. Tekst og foto: Albert H. Collett

– Jeg er en av de mange omplasserte, tilstår lederen for Dokumentasjonssenteret på St. Olavs Hospital i Trondheim, Toril Strand.

– Jeg hadde aldri trodd det skulle bli så rolig, forteller Anne Grete Næss. Hun er en av 32 sekretærer som jobber med pasientjournaler på St. Olavs Hospital i Trondheim, og som har fått en ny hverdag. – Før sto ikke telefonene stille. Nå får vi knapt en håndfull om dagen, forteller hun. Grunnen til stillheten er enkel: Legene finner opplysningene de trenger på nærmeste dataskjerm. Det har Anne Grete Næss og kollegene selv sørget for. I over to år har de skannet pasientjournaler døgnet rundt. De har gått systematisk til verks, avdeling for avdeling.

Helt ny jobb Den elektroniske pasientjournalen har gitt sekretærene på pasientjournalarkivet en ny hverdag. Før handlet den om å plassere mapper på riktig sted etter en bestemt kode. – Nå jobber vi med innholdet i mappene. Vi må konsentrere oss mer. Det sier seg selv at det er temmelig viktig å legge inn rett opplysninger på kontorfaget i utvikling

rett pasient, forklarer Anne Grete Næss. Lederen for Dokumentasjonssenteret, Toril Strand, sier det slik: – Vi har utviklet oss til å bli et kunnskaps- og kompetansesenter. Medarbeiderne har en helt annen fagkunnskap enn før, om medisinske uttrykk, arkivering og dokumentbehandling.

60 medarbeidere Dokumentasjonssenteret består i tillegg til pasient journalarkivet av saksarkivet og den felles skriveog oppfølgingstjenesten på sykehuset. Per i dag teller senteret vel 60 medarbeidere, men tallet har vært høyere. Omstillingene som følge av utbyggingen på St. Olav har ført til at mange har fått ny jobb, eller nytt innhold i den gamle jobben. – Mange av sekretærene mangler formell bakgrunn fordi de kommer fra andre funksjoner på sykehuset. Det gjelder også meg. Jeg startet karrieren som pedagog i barnehagen på sykehuset, forteller Strand. Da sykehuset bestemte seg for å avvikle drif-

Sparkesykkelen er god å ha når en skal oppsøke hylle kilometervis med pasientjournaler.

ten av sine sju barnehager, ventet nye oppgaver. – Omstillingen og omplasseringene har stilt store krav til opplæring, men vi har tatt utfordringene. Blant annet startet vi opplæringen i skanning av pasientjournaler et halvt år før flyttingen kom i gang, slik at alle behersket prosessen da vi skulle begynne, forteller hun.

Ikke én kvadratmeter Da nye St. Olavs Hospital i Trondheim tok form på tegnebrettene, ble det ikke satt av så mye som en kvadratmeter til arkiv. Planleggerne var overbevist om at det papirløse samfunnet for lengst ville ha ankommet innen bygningene sto ferdig. – Én ting er at de tenkte sånn i starten. Mer fantastisk er det at de ikke justerte planene under veis, sier Toril Strand. I dag kan hun konstatere at Dokumentasjonssenteret er alt annet enn papirløst. Kilometervis med pasientjournaler fyller de enorme arkivene. Men de ligger ikke på St. Olav, for der fins ikke plass. Da ledelsen skjønte at papirjournalene levde i beste velgående, ble Toril Strand engasjert i en prosjektgruppe som skulle finne alternative løsninger. Valget falt på Dora, den enorme ubåtbunkeren tyskerne etterlot seg på Trondheim Havn.

Full papirstopp Like før flyttingen startet (se egen sak), stoppet også all ny skriving av pasientjournaler på papir. Datoen var 12. juni 2008. Skepsisen var stor, ikke minst blant en del leger, men leder Stein Kvernberg på pasientjournalarkivet svarte offensivt: På vegne av avdelingen lovet han at all øyeblikkelig hjelp skulle få ferdig skannet journal i løpet av 20 minutter. Løftet er innfridd. I begynnelsen krevde det

store ressurser. Etter hvert har tallet på henvendelser falt i takt med at legene finner det de trenger i den elektroniske journalen.

Felles postmottak Nå venter nye utfordringer. Dokumentasjons senteret har blant annet planer om å etablere et felles postmottak for hele sykehuset på Dora. ISOsertifisering av saksarkiv og felles skrivetjeneste står for døra, og pasientjournalarkivet har begynt å skanne planlagte innleggelser for flere av de største klinikkene. – Vi driver også kontinuerlig registrering for å se hvor stort behovet er for døgnbetjent arkiv. Kanskje kan vi klare å avvikle den døgnkontinuerlige turnusen på litt lengre sikt, spår Toril Strand.

Flytting uten avvik 18. august 2008 begynte flyttingen av pasientjournalene fra St. Olavs Hospital på Øya til det nye arkivet på Dora. Vel tre måneder seinere var jobben fullført, uten et eneste avvik. – Vi er stolte over den jobben vi gjorde, tilstår Toril Strand. Med god grunn, vil vi tro, for prosessen var ikke helt uten utfordringer. – I hele flytteperioden måtte vi drive parallell behandling av alle journaler for å være sikre på at ingenting gikk tapt. Alt ble dokumentert både på

Øya og på Dora. Hver dag klokka 13.00 gikk det en transport med journaler fra det gamle til det nye arkivet. To personer pakket ned og loggførte alt som ble flyttet. Den ene av de to som hadde pakket, fulgte med transporten. Vi hadde til enhver tid oversikt over hva transportene inneholdt. I prinsippet kunne transporten ha stanset på Elge seter bro og formidlet innholdet i en journal dersom det hadde vært nødvendig på grunn av øyeblikkelig hjelp. kontorfaget i utvikling

Viktig å holde tritt med utviklingen Sekretærer som organiserer seg i Fagforbundet, får ikke bare faglige rettigheter, men også et faglig tilbud. FAGFORBUNDET har som utgangspunkt at arbeidsgiver skal gi ansatte et godt faglig tilbud. Det er viktig at arbeidstakerne er oppdatert på utviklingen innenfor sitt fagfelt, og arbeidsgiver har ansvaret for å gi dem den nødvendige opplæringen. Yrkesutvikling handler også om å bygge opp nye tilbud og sørge for at eksisterende utdanninger følger med i utviklingen. Fagforbundet er en drivkraft i utviklingen av nye tilbud som fremmer kvalitet og setter arbeidstakerne i stand til å utføre jobben på en god måte.

Gerd Eva Volden. Leder Seksjon kontor og administrasjon

ET MÅL FOR DET YRKESFAGLIGE arbeidet er å ha tilbud som gjør det mulig for arbeidstakere å etter- og videreutdanne seg. Et hjelpemiddel er Fagforbundets stipendieordning. For næremere opplysninger se www.fagforbundet.no. Seksjonen har også høgskolestudier i samarbeid med Fagakademiet og flere høgskoler. Dette spenner fra saksbehandling til spesialfag som en master i kommunal finansforvaltning. Seksjonen arbeider også med å lage fagskoletilbud til dem som ikke ønsker å gå på en høgskole. Et slikt tilbud har Fagakademiet utviklet i sam arbeid med Fagskolen på Gjøvik. FAGFORBUNDET HAR ET BREDT faglig engasjement for de yrkesgruppene som er organisert i forbundet. Størrelsen på yrkesgruppene er avgjørende for hvor lokalt et tilbud blir. De største gruppene vil få ulike tilbud fra sin fagforening, mens de litt mindre gruppene får dette fra fylkekretsen. Små yrkesgrupper vil få sitt hovedtilbud fra forbundet sentralt. Fagbladet har også egne yrkesfaglige sider sider som et tilbud til medlemmene i seksjonen. Fagforbundet har i utgangspunktet tilbud til

kontorfaget i utvikling

sekretærene på alle nivåer i organisasjonen. Dette vil variere ut fra fagforeningenes størrelse og engasjement. Fylkeskretsene vil ha ulike tilbud som kan være rettet mot alle sekretærer eller mot sekretærer innenfor spesifikke områder, som skole eller helse. Fagforbundet sentralt avholder hvert år «Landskonferansen for sekretærer», rettet mot sekre tærfunksjonen generelt. Fagforbundets Seksjon kontor og administrasjon har en faggruppe for sekretærer. Denne gruppa jobber med utviklingen av sekretærfaget og utarbeider innholdet i den årlige landskonferansen. I tillegg gir den bistand i faglige spørsmål og kommer med tips til lokale fagdager. Faggruppa har også bidratt til utviklingen av etikkark og -kort som tar opp etiske dilemmaer som kan oppstå på jobben. Kortene kan bestilles på nettsidene til Fagforbundet. De er populære og er gode hjelpemidler for å få i gang diskusjoner om etikk på arbeidsplassen. Seksjonen utgir et nyhetsbrev én gang i uka, som presenterer seksjonens aktiviteter. Her finner du også en liste med aktuelle tilbud fra seksjonen og tips om faglige konferanser. I tillegg er det lenker til mange ulike fagartikler. Et framtidig mål for oss er å øke sekretærenes kompetanse og også å få synliggjort den kompetansen som allerede finnes i sekretærstillingene. Et av virkemidlene vil være å få flere av dagens arbeidstakere til å ta fagbrevet. På denne måten blir den enkeltes realkompetanse «formalisert», noe som også vil styrke sekretærfaget generelt.

Gerd Eva Volden, Leder Seksjon kontor og administrasjon

Styrer hukommelses senteret Tingvoll kommune med vel 3000 innbyggere var den første i landet som gikk over til elektronisk arkivering. Siden har den vært opplæringsanstalt for mange andre – og mye, mye større – kommuner. Tekst og foto: THOR A. NAGELL

Tingvoll var den første norske kommunen som begynte å skanne dokumenter. Det har ikke bare gjort kommunen til en foregangskommune på et spesielt fagområde; det har også bidratt til at en hel yrkes gruppe har fått økt kompetanse, høyere status, bedre lønn og flere interessante arbeidsoppgaver. – 2. juni 1998 var det elektroniske arkivet klart til bruk, og vi begynte med skanning fra samme dag. Målet var å fornye og effektivisere arbeidsmetodene med moderne datateknologi. Sekretærene ble i høyeste grad regnet med – noe som økte motivasjonen til å yte vårt beste, sier Greta Bårdsen som har jobbet i kommunen i 37 år. Hun er i dag arkivleder i Tingvoll kommune på Nordmøre.

Hun fortsetter: – Saksbehandlerne måtte innstille seg på å få dokumentene på skjermen i stedet for på papir, og alle måtte forholde seg til elektronisk saksbehandling. Ikke alle taklet denne forandringen like bra. God og kontinuerlig opplæring var derfor nødvendig. Det ble opprettet en ressursgruppe som skulle ha ansvar for opplæringen. Denne gruppa besto i hovedsak av oss sekretærene på servicekontoret. – Samtidig med at elektronisk arkivering var en realitet, ble også postlistene lagt ut på nettet. Helt spesielt var det at dokumentene kunne leses i fulltekst. Fortsatt er det bare et fåtall kommuner som har gått så langt i åpenhet og meroffentlighet som vi mener er viktige prinsipper for enhver kommune, sier hun.

INGEN MOTSTAND MER: Da arkivleder Greta Bårdsen sammen med blant andre rådmannen «innførte data-alderen» i kommunen, møtte de mye motstand. Den er borte nå.

Papir på vei ut Etter hvert har de ansatte blitt fortrolige med teknologiske verktøy som arbeidsredskap i saksbehandlingen. Politikerne mottar saklistene elektronisk. Kopieringsjobben og papirbunkene ved utsending til møtene er borte, og porto- og papirutgiftene er sterkt redusert. Servicekontoret er Tingvoll kommunes eneste postmottak, der all papirpost mottas. I tillegg er det et elektronisk postmottak. Tendensen er at elektronisk post øker, mens det blir mindre papirpost.

Dyr investering

Foregangskommune

Den største bøygen for å få innført elektronisk saksog arkivsystem var politikerne. De fleste av dem manglet motivasjon, og var ikke forberedt på den store omveltningen i måten å utføre arbeidsoppgaver på. Og dessuten kostet det penger – masse penger. – Rådmann Eirik Oterholm fikk mye «pepper» for vår lynraske vei mot et elektronisk samfunn på kommunehuset. I dag er nok alle enige i at om organisering og fornying var nødvendig. Men det kom brått på for mange, smiler Greta Bårdsen.

Etter omleggingen fulgte en spennende tid der Tingvoll kommune ofte fikk besøk fra flere andre kommuner, blant annet Trondheim. – Vi måtte vise alle fordelene med scanning og elektronisk arkivering og saksbehandling, samt servicekontor og sentralarkiv. Det var motiverende at det var vi sekretærer som fikk vise fram den nye ordningen. Vi engasjerte oss virkelig. Skanning var nytt og spennende for dem som kom fra andre kommuner. Nå er denne forskjellen visket ut; andre kommuner har også tatt ny teknologi i bruk, sier Bårdsen.

kontorfaget i utvikling

Nye titler – mer lønn

Krever ny kunnskap

Etter omleggingen ble alle på servicekontoret oppgradert både med tanke på lønn, titler og ansvar. De var tidligere sekretærer, men i dag består servicekontoret av to servicekonsulenter, en saksbehandler og en arkivleder. – De typiske sekretæroppgavene er borte? – Ja, sekretærarbeidet er borte; folk skriver jo sakene sine selv. Vi har helt andre oppgaver nå. Det kan ikke sammenlignes! Da for eksempel skatteetaten la ned kontoret sitt her, overtok vi mange – til dels ganske kompliserte – arbeidsoppgaver. Vi har mange hytte-eiere og turister i kommunen, samt asylsøkere og flyktninger. Vi må hjelpe alle, sier arkivleder Bårdsen. Hun understreker også at omleggingen har bidratt til store gevinster med tanke på mer rasjonell drift. Ikke minst har mye av det kjedelige rutinearbeidet blitt borte. – Vi gikk også opp i lønn som følge av omleggingen, og Erna Groven, vår hovedtillitsvalgt i Fagforbundet, sier at vi er ganske godt betalt her på servicekontoret i forhold til i andre kommuner, sier en fornøyd og smilende Greta Bårdsen.

Arkivet er kommunens hukommelsessenter, hvor de ansatte daglig må ta stilling til hva som kan og skal arkiveres etter gjeldende lover og forskrifter. Arkivarbeidet er blitt komplisert og krever mye ny kunnskap, spesielt om offentlighetsloven. Graderte dokumenter skal ikke havne på nettet. Innbyggerne skal føle seg trygge når de gir fra seg sensitive opplysninger. – Elektronisk arkiv og saksbehandling krever at vi stadig må følge med og lese oss til ny kunnskap. Det bidrar til å opprettholde motivasjon og engasjement. Hver dag har nye oppgaver som skal løses, understreker Greta Bårdsen. – Kommunen er med i et interkommunalt samarbeid sammen med tolv andre kommuner (ORKidé-samarbeidet). Der har vi en arkivgruppe som møtes med jevne mellomrom. Slike nettverk er av uvurderlig betydning – der deles kunnskap, og nettverket fungerer som en læringsarena. Dette vil jeg sterkt anbefale overfor andre kommuner, sier arkivlederen i Tingvoll kommune.

– Arbeidsdagen er enklere og mer effektiv

Fantastisk: – Omleggingen har vært en fantastisk overgang for meg, og gjør ikke bare at jeg har fått en enklere arbeidsdag, men også at jeg enklere kan finne de gode sakene, sier journalist Yngve Lie.

Yngve Lie er journalist på lokalkontoret til Aura Avis. Han har fått en helt annen arbeidsdag etter kommunens omlegging til elektroniske postlister. Lie husker godt hvordan det var i begynnelsen på 1990-tallet da han startet som journalist på avisas lokalkontor. – Da gikk jeg ned på formannskapskontoret, skrev av postlistene og sprang deretter opp og ned i kommunehuset for å finne saksbehandleren til hver enkelt sak. Hvis en av dem ikke var der, måtte jeg ta runden om igjen senere. Ofte kom jeg til rett saksbehandler, men vedkommende hadde kanskje ikke oversikt over hvem som da hadde saken til behandling – og jeg måtte komme tilbake igjen når den siden av saken var klar. Og når jeg så endelig fikk tak i sakene – etter flere dagers og kanskje ukers arbeid – var det svært ofte ikke noe

kontorfaget i utvikling

å skrive om likevel. For stikkordene viste ikke tilstrekkelig hva saken dreide seg om, forteller Lie. – Men så skjedde det noe? Yngve Lie smiler fra øre til øre: – Ja, det skal være sikkert! Nå er det bare å gå inn på postlistene her fra pc-en på mitt kontor. Så kan jeg klikke på det dokumentet jeg mener er interessant, og vips – der er saken! Det samme med alle referater fra formannskap og kommunestyre. Der er sakslistene med vedlegg, og senere også vedtakene. Det kommunen har gjort, har gitt meg en fantastisk bedring av arbeidshverdagen. Og – og det må du få med – jentene på kommunehuset er utrolig hjelpsomme! Jeg er fortsatt ofte der nede, og da er det kjempehyggelige damer som alltid møter meg, sier Yngve Lie.

Vinn-vinn-situasjon for alle – Det de har gjort på kommunekontoret, har blitt en vinn-vinn-situasjon for alle. For sekretærene har det betydd økt status og respekt, økt lønn og en mer variert arbeidsdag. Det sier Erna Groven, hovedtillitsvalgt i Fagforbundet i Tingvoll. Hun har vært med som tillitsvalgt under hele «forvandlingen» på kommune huset, og har med stor glede opplevd at de ansatte nå er blitt en gruppe arbeidsfolk som inngir mer respekt enn tidligere. – Vi er en stor fagforening i Tingvoll-målestokk. Det er 240 årsverk i kommunen og rundt 300 ansatte totalt. Vi har ca 150 medlemmer – altså omtrent

halvparten av de ansatte. Vi har i tillegg en del passive pensjonistmedlemmer, forteller Erna Groven. Andre fagforeninger i kommunen tilhører Delta, Utdanningsforbundet og en del særforbund. – Det at det ble opprettet et servicekontor, har i seg selv gitt de ansatte der høyere status. I tillegg har de fått en mer spennende arbeidsdag, i og med at mye av rutinearbeidet er erstattet med mer varierte oppgaver. Det er klart at dette er en vinnvinn-situasjon for alle, særlig når det også betyr bedre service i forhold til brukerne av kommunens tjenester, sier Erna Groven.

kontorfaget i utvikling

Colourbox

Sekretærer ønsker kompetanseheving Et av plogspissyrkene i Fagforbundet er sekretær. For å sette yrkesgruppa ytterligere i fokus, gjennomførte Britt Silseth høsten 2009 en spørreundersøkelse blant sekretærer og kontormedarbeidere som jobber i kommuner, på sykehus og i andre offentlige etater. Hensikten med undersøkelsen var å se nærmere på sekretærenes og andre kontoransattes rolle på arbeidsplassen i dag, og å se på framtidige behov i forhold til deres roller. Målet er å jobbe med konsekvensene av de resultatene undersøkelsen viser, og å komme med konkrete forslag til fagutvikling og videre- og etterutdanning for gruppa. Sekretærene er en allsidig gruppe som i dag har ulike oppgaver og ansvarsområder. Deres rolle i organisasjonene har medført store endringer de siste årene, og det er ønskelig å kartlegge hvordan den enkelte ser på sin rolle nå og på sin framtidige funksjon. ARBEIDSGIVERS KARTLEGGING av kompetanse blir en viktig del med tanke på framtidige arbeidsoppgaver og ansvarsområder for denne yrkesgruppa.

Britt Silseth

kontorfaget i utvikling

Hva trenger arbeidsgiver av kompetanse? Sekretærene kan for eksempel overta administrative oppgaver som andre profesjoner gjør i dag («rett person på rett plass»). Det handler om riktig bruk av ressurser. YRKESGRUPPA SEKRETÆR er registrert med ca 12.200 medlemmer i Fagforbundet. Yrkesgruppa helsesekretær teller 1500 medlemmer. 140 medlemmer fordelt over hele landet ble spurt om å delta i undersøkelsen. Av disse var det 100 som svarte – 96 prosent kvinner og 4 prosent menn. Jeg fikk inn veldig mange gode svar og beskrivelser av hvordan hverdagen fortoner seg på ulike arbeidsplasser. De fleste respondenter har vært innenfor yrket hele sin karriere.

55 prosent har tittelen sekretær, 16 prosent er førstesekretær, og 12 prosent er konsulenter. De resterende er fordelt på saksbehandler, administrasjonskonsulent, formannskapssekretær, personalsekretær og skolesekretær.

De fleste respondentene kan tenke seg å ta videreutdanning/kompetanseheving innenfor for eksempel personal og administrasjon, ledelse, forvaltningsjuss, serviceledelse, arkiv og offentlig administrasjon.

SPØRSMÅLENE som ble stilt tok blant annet opp: • Kurstilbud og fagutvikling; hva som ønskes av tilbud på området. • Lønnsvilkår. • Bevissthet om yrket. • Er du stolt av jobben din? • Hva ønsker du av tilbud fra Fagforbundet? • Jobbes det i nettverk eller andre samarbeidsformer? • Hva finnes av veiledning i jobben?

SEKRETÆRENE er ei yrkesgruppe som er stolte av jobben sin. De ønsker å bli verdsatt både med tanke på lønnsuttelling og som faggruppe. De er limet i organisasjonen, de er ansiktet utad og er knutepunktet både i forhold til kunnskap og informasjon. Sekretærene har mange baller i lufta, er kvalitetssikrere og superbrukere, og jobber selvstendig, effektivt og systematisk. Det er ei yrkesgruppe som er allsidig og ikke minst endringsvillig. Arbeidsinnholdet forandrer seg fort. Nye mål og rutiner stiller krav til fleksibilitet og omstillingsevne. Det blir tydelig når vi ser på hvilken utvikling yrket har hatt fra 1970-tallet. Den gang var skrivemaskin med kulehode og rettetast et viktig verktøy; nå sitter alle framfor pc-en. Sekretærene har en masse kompetanse som organisasjonene må ta vare på og verdsette.

NÅR DET GJELDER KURSTILBUD, kom det fram litt forskjellige synspunkter og erfaringer. De som ikke er fornøyd med tilbudet, begrunner det blant annet slik: • Det er for lite fagopplæring spesielt rettet mot merkantilt ansatte. • Det er for få kurstilbud lokalt og regionalt. • Jeg får tilbud om mange kurs gjennom Fag akademiet, men de er for dyre. • Om det kommer tilbud om kurs, er de ofte lagt til avsidesliggende plasser, noe som medfører lang reisevei. • Jeg savner tilbud som er tilpasset ansatte med realkompetanse. • Jeg føler at jeg ikke kan eller får lov til å gå på kurs. • Jeg savner tilbud om opplæring i offentlig forvaltning.

«Sekretærene er limet i organisasjonen, de er ansiktet utad og er knutepunktet både i forhold til kunnskap og informasjon.»

DE SOM ER FORNØYD med kurstilbudet, begrunner det slik: • Jeg får ofte tilbud om kurs, og har mye å velge mellom. • Jeg har vært på flere kurs, og med gode forelesere og godt faglig innhold, altså lærerikt. • Jeg får tilbud via fylket der jeg kan melde meg på ved behov, og vi kan også melde fra dersom vi savner spesielle temaer. • Jeg har en dyktig seksjonsleder som er flink til å finne kurs som gir det lille ekstra i form av både fag og innhold.

RESPONDENTENE mente dette om framtida: • Jeg må være villig til omstilling. • Jeg må få lønnsmessig uttelling slik at den står i forhold til ansvar og arbeidsområde. • Jeg må få utvikle meg i jobben og få faglig oppdatering. • Jeg må få veiledning. Sekretærer er ei yrkesgruppe som på lik linje med andre profesjoner må få organisert veiledning.

BRITT SILSETH Helsesekretær i Helse Nordmøre og Romsdal og seksjonsleder i Seksjon kontor og administrasjon i Fagforbundet Møre og Romsdal Britt Silseth har gjennomført en spørreundersøkelse blant sekretærer for å kartlegge dagens arbeidsplass og framtidas behov.

kontorfaget i utvikling

Skapte sin egen møteplass Omgitt av hundrevis av elever og et titalls lærere. Likevel er de ofte ensomme i jobben. Derfor har 15 skolesekretærer i Gjøvik laget sin eget møteplass. Tekst og foto: Bjørn Kvaal

Fem mål for en bedre hverdag For å bli dyktigere i jobben, men også for å føle at arbeidet gir noe tilbake, har skolesekretærene i Gjøvik satt opp disse delmålene: • Få med alle skolesekre tærene i Gjøvik i nettverksgruppa. • Dele kunnskap med hverandre. • Motta hjelp og kunnskap fra andre uten å føle det som negativt. • Samles minst to ganger i året. Hvert møte tar en halv arbeidsdag. I tillegg to sosiale sammen komster årlig. • Møtene skal ha faglig del. • Møtested skal rullere mellom skolene.

Lyden av små barnehender som forsiktig banker på døra, og spente øyne som titter inn på Gunn Elisabeth Steen Schnells kontor. Dette gjør jobben til skolesekretæren spennende. Hun slutter aldri å glede seg over ungene og miljøet.

Læretriksene Trivselen til tross, Steen Schnell og de andre skole sekretærene i Gjøvik synes også det er viktig å møtes jevnlig for å diskutere rutiner, arbeidsoppgaver, ønske nye kolleger velkommen og for å bli bedre kjent med hverandres arbeidshverdag. Kjersti Aalseth har vært skolesekretær siden 1990. Selv om hun kan rutinene godt, oppdager hun jevnlig at ting kan gjøres smartere og enklere. – Slike oppdagelser er det nyttig å dele med andre, sier hun. Det var Liv Solveig Alfstad, tidligere ansatt på skolekontoret i Gjøvik kommune, som tok initiativ til nettverksmøtene for skolesekretærene. Alfstad, som i dag er ordfører i Nordre Land kommune, hadde jevnlig kontakt med sekretærene og så at de og kommunen kunne ha nytte av samlingene.

Andre rutiner hos naboene Med hjelp fra Fagforbundet ble skolesekretærene invitert til et første møte i 2009 for å bygge nett-

Fire ganger i året møtes skolesekretærene i Gjøvik kommune. Her deler

kontorfaget i utvikling

verk. Her satte de seg som mål å «utføre jobben vår på en bedre og mer effektiv måte, og å føle at jobben gir oss noe tilbake». Skolesekretærene i Gjøvik ble invitert til kurs i nettverksbygging sammen med skolesekretærene i Østre Toten, Vestre Toten, Nordre Land og Søndre Land kommuner. Men der var dataløsningene og lønningsrutinene ulike fra Gjøvik. De valgte derfor å avgrense møtene til egen kommune, men skal treffe kollegaene i nabokommunene én gang årlig.

Alle skoler er ulike Daglige rutiner – ting som rektor i mange tilfeller ikke kjenner til – er et tema som opptar Steen Schnell og Aalseth. Som timelister, elev- og personal programmet Sats, skolemelk, skolefrukt, låserutiner, utleie av lokaler, varebestilling, lærebøker, rutiner for frist for vikarlønninger, arbeidsavtaler og karakteroppgjør med tilrettelegging i datasystem for

Navn: Kjersti Aalseth Alder: 54 år Stilling: Sekretær ved Snertingdal skole (80 prosent) og Redalen skole (ti prosent) i Gjøvik kommune; tidligere fordelte hun tida som skolesekretær på fire skoler Antall år i jobben: 20 Utdanning: Realartium, handelsskole og ettårig driftslederutdanning gjennom Friundervisningen; arbeidet ti år i et rutebilselskap og i kjøreskole Årslønn (full stilling): 330.000 kroner

Kjersti Aalseth (t.v), Gunn Elisabeth Steen Schnell og de 13 kollegaene erfaringer og blir bedre kjent.

fylkeskommunen og sensorer. Nytt i år var at fravær skulle føres på vitnemål. Men ikke alt fravær, på grunn av en frikvote på 14 dager. Samtidig kan oppgavene variere fra skole til skole. Noen har voksne elever, andre arbeider på barne- og/eller ungdomsskoler. Ved noen skoler gjør inspektørene sekretæroppgaver – og motsatt. Felles for skolene er at de har én sekretær. Og at de fleste av disse jobber deltid.

Måtte hoppe i det Da Gunn Elisabeth Steen Schnell begynte som skolesekretær, fikk hun én dags opplæring. Så var det bare å gå i gang på egen hånd. Aalseth, med sine 20 år i skolen, kjenner godt til de løpende oppgavene, men vet også at det hvert år kommer nye ting som skal utføres. Både Aalseth og Steen Schnell får jevnlig høre fra sine kollegaer at de trengs i hverdagen. Det beste ved jobben er selvstendighet og at de får ansvaret

for en rekke oppgaver som må være utført for at hverdagen skal fungere for elever, foreldre og lærere, og for rektor og andre ansatte.

Gleder seg til hver dag Steen Schnell ble skolesekretær fordi hun ville bort fra alt ansvaret hun hadde da hun drev en bensinstasjon. Nå kan hun gå fra jobben klokken 16 og ikke tenke mer på ansvaret. Samtidig gleder hun seg hver dag til å gå på jobb. Samværet med andre ansatte, og ikke minst med ungene, gjør godt. Hun har til tider mulighet til å dukke ned i oppgavene og skjerme seg litt for trafikken ut og inn fra rektors kontor. Kjersti Aalseth trives også veldig godt i skolen. Men det er én dag i året da hun gruer seg for å gå på jobb. Det er på skolens skidag. Da er hun med og betjener dataprogrammet som regner sluttidene for løperne. Med 300 elever, og fordi hun utfører dette bare denne ene gangen hvert år, koker det fort i sekretariatet. kontorfaget i utvikling

Navn: Gunn Elisabeth Steen Schnell Alder: 46 år Stilling: Sekretær ved Fredheim skole (100 prosent, men noen timer hver uke er lagt til skolefritidsordningen), Gjøvik kommune Antall år i jobben: Tre Utdanning: Toårig handelsskole, mange år som selvstendig næringsdrivende blant annet som eier av bensinstasjon Årslønn: 316.500 kroner

Superbrukeren – din venn i nøden Anne Iren Grande bruker over halvparten av arbeidstida sin på å hjelpe kolleger. Uten superbrukere som henne ville det vært umulig for Trondheim kommune å legge om til et fullelektronisk sak- og arkivsystem. Tekst og foto: Guro Kulset Merakerås

Grande er i godt selskap. Trondheim kommune har mellom 200 og 250 superbrukere i systemet EDB Sak og Arkiv (ESA). Med ni år på baken i rollen er Grande blitt vant til å ta seg av kolleger som står fast. – Da jeg først begynte å jobbe i kommunen, var en av mine første arbeidsoppgaver å registrere post. Når du holder på med det, blir du automatisk dyktig i programvaren. Gradvis opparbeidet jeg meg kompetanse, og så ble det bare slik at folk kom til meg og spurte om hjelp, forteller hun. Etter hvert ble Grandes rolle som superbruker formalisert, og i dag er hun en av Trondheim byarkivs viktige støttespillere i arbeidet med å innføre et fullelektronisk sak-/arkivsystem. Hun jobber i systemet så å si hele tiden, og forteller at arbeidsdagen blir en salig blanding av egne oppgaver og superbrukeroppdrag. Hun har ansvar for 26 brukere, og er en aktiv «fadder». – Jeg opprettet direktekontakt med «mine» saksbehandlere da vi iverksatte overgangen til full elektronisk arkiv. Jeg tok kontakt med hver enkelt, og fulgte opp slik at vi fikk ryddet opp i ting fra starten. På den måten unngikk jeg mye merarbeid i etterkant, forklarer hun.

Superbrukerens tidsklemme Alle enheter i kommunen har en eller flere superbrukere. På Rådhuset i Trondheim er de mange. På kommunaldirektørenes forværelse treffer vi to. Det er travle dager, men Anne Iren Grande og kollega Torunn Tømmervold tar seg tid til en prat

kontorfaget i utvikling

med Fagbladet. Tømmervold har vært superbruker i et knapt år, og anslår at omlag 20 prosent av arbeidstida går med til dette. – Det er alltid et dilemma hvordan du som superbruker skal prioritere å bruke tida. Jeg jobber mest med ting som ikke er relatert til det systemet jeg er superbruker i, derfor oppleves henvendelsene om hjelp som avbrudd. Det er en utfordring. Men på den plassen jeg sitter, er det riktig og viktig å være superbruker, så det er en utfordring jeg velger å gå løs på, sier hun.

Prøve selv først Samtidig som Grande og Tømmervold står klar til å hjelpe, forsøker de å «oppdra» brukerne til å prøve på egen hånd først. – Vi sørger for at de har tilgang til «kokebøker» og bruksanvisninger, for hjelp til selvhjelp. Hvis det ikke gjør susen, skal de forsøke å spørre en kollega. It-brukerhjelp er neste trinn på stigen. Så får de komme til oss hvis de fortsatt står fast. Men vi opplever ofte at de heller vil spørre oss enn EDBs it-hjelp. Tryggheten en nær relasjon gir, er helt klart viktig. Hvis du som superbruker går gjennom et åpent landskap, sliter de nesten armene av deg, ler Tømmervold.

Uforsvarlig uten superbrukere Selv om noen strever, ser overgangen til et full elektronisk sak-/arkivsystem ut til å gå bra i Trondheim kommune. Tømmervold og Grande skryter i

Anne Iren Grande (t.v.) og Torunn Tømmervold er to av Trondheim kommunes superbrukere i sak- og arkivsystemet ESA. De hjelper gjerne til med å løse flokene når Ragnhild Setsaas (t.h.) og andre brukere av systemet søker hjelp.

den forbindelse av avdelingslederen på Trondheim byarkiv. – Hvis det fungerer bedre i Trondheim enn andre steder, skal mye av æren tilskrives Kari Myhres iver for prosjektet, sier de. – Hun er utrolig iherdig og standhaftig i arbeidet med å gjøre oss til gode superbrukere. Byarkivet fyller oss med kompetanse, og setter av mye tid og ressurser til å følge oss opp. Uten kompetente superbrukere ville driften av et fullelektronisk system vært uforsvarlig, tror de to konsulentene. En kompetent superbruker er ifølge

Grande og Tømmervold en som holder et faglig høyt og oppdatert nivå, og som har tålmodighet og evne til å gi trøst og forklaring. For henvendelsene kan være av det utfordrende slaget, men like gjerne av den typen som kommer igjen og igjen. På toppen av gjengangerlista troner «Æ har mista den blå vifta mi!», forteller Grande og Tømmervold, med en hjertelig latter. Så dukker en kollega med hjelpebehov opp, og damene tar på superbrukerhatten. Joda, det går i ett i superbrukerens hverdag.

Aktivt arkiv Vi er vant til å tenke på et arkiv som en endestasjon og lite annet. Ved Trondheim byarkiv har de gjort noe for å forandre på dette. Byarkivet er aktivt med fra start til mål i kommunedokumentenes liv. Det hele henger sammen med overgangen til fullelektronisk sak-/arkivsystem, hvor det er alfa og omega at ting gjøres riktig fra starten av. For å sikre dette, lærer Trondheim byarkiv opp superbrukere ved alle kommunens enheter. – Saksbehandlerne produserer dokumenter direkte i systemet EDB Sak og Arkiv (ESA). Vi som arkiv har mye å vinne på at alt blir gjort riktig i

dette leddet. Og for at det skal være mulig, er det helt nødvendig med kompetanse ute på enhetene, forklarer avdelingsleder Kari Myhre ved Trondheim byarkiv. Den «desentraliserte» kompetansen ligger hos superbrukerne av ESA. I Trondheim har de 17 års erfaring med å ha superbrukere som arkivets forlengede arm i de enkelte enhetene. – Hver enhet skal ha minst én superbruker. De får opplæring for å være vår ressurs der ute. Det fungerer veldig bra der vi har lykkes. Vi har sett det som svært verdifullt å ha dyktige superbrukere, kontorfaget i utvikling

Superbrukerens oppgaver Superbrukere i Trondheim kommunes arkivsystem − må ha gode kunnskaper om sak- og arkivsystemet ESA. − får opplæring og informasjon fra Trondheim byarkiv. − har utøvende ansvar for at enhetens postog arkivrutiner fungerer. − skal fange opp behov for opplæring av brukere ved enheten. − skal melde om behov for rutineendringer ved enheten. − har utvidete rettigheter i ESA, slik at de kan gå inn og hjelpe saksbehandlere ved behov. − er bindeleddet mellom enheten og byarkivet.

kontorfaget i utvikling

både fordi de vet hvor skoen trykker i det daglige og fordi de kjenner fagfeltet på sin enhet. Dette gir dem nyttig kompetanse både når de skal hjelpe til ved problemer og når det skal lages maler og rutiner.

Avdelingsleder Kari Myhre ved Trondheim byarkiv har erfart at det er klok bruk av ressurser å gi superbrukere ved alle kommunens enheter grundig opplæring og oppfølging. På denne måten er det mulig å gjennomføre en forsvarlig overgang til fullelektronisk sak- og arkivsystem i kommunen.

Støttefunksjon på enheten Det er den enkelte enhetsleder som velger sin super bruker. Ofte blir oppgaven gitt til ansatte som jobber i merkantile funksjoner, siden de allerede har en naturlig støttefunksjon i forhold til ledelse og saksbehandlere. Oppgaven som superbruker kommer i tillegg til den ordinære jobben, men når enhetsleder har utpekt en superbruker, er det rimelig at vedkommende må få sette av tid til å fylle rollen. – Deres innsats effektiviserer den øvrige saksbehandlingen og gjør saksbehandlerne dyktigere i jobben sin, så enheten som sådan vinner jo på at de bruker tiden sin til dette, understreker Myhre. Når systemet oppgraderes, er det superbrukerne som først får opplæring og informasjon. Så skal de i sin tur spre dette til de saksbehandlerne de har ansvar for å følge opp. For superbrukere på store enheter kan det dreie seg om rundt 25 saksbehandlere, mens andre superbrukere, for eksempel ved skoler og barnehager, kanskje bare har et par brukere å ta seg av. – Det som er viktig, er at alle saksbehandlere vet hvem de kan henvende seg til når de lurer på noe. Uten superbrukersystemet ville vi blitt ned-

ringt her på arkivet, og måtte vært organisert på en helt annen måte, med langt flere ansatte. Vi er helt avhengige av superbrukerne i det daglige. I tillegg er de en stor ressurs når vi skal gjennomføre ulike prosjekter eller lage nye rutiner. Da plukker vi ofte med oss superbrukere, for å dra veksler på deres erfaring og kompetanse, forteller Myhre.

Lærer av hverandre Mellom to og fire ganger i året samles superbrukerne i Trondheim kommune til arkivfaglig forum. Målet er at de skal oppdatere seg og utveksle erfaringer. – På disse samlingene informerer vi om endringer og nyheter. I tillegg deler superbrukerne tips og råd med hverandre. Ofte kan det være slik at noen sliter med et problem som andre har funnet en smart løsning på. Her får de muligheten til å komme med innspill til hverandre – og til oss, forteller Gunn Hege Johnsen. Hun er konsulent

ved Trondheim byarkiv, og har sammen med Kari Myhre og to andre kolleger ved avdelingen Moderne arkiv ansvar for oppfølging av superbrukerne. – Når superbrukerne møtes i forum, er de delt etter tjenesteområder. Vi setter et tema eller en agenda for hver møte. Forumet er et tilbud, og ikke noe de er pålagt å møte på, påpeker Johnsen. I tillegg har superbrukerne en egen hjemmeside på kommunens intranett, og tilgang på chattefunksjonen e-dialog.

kontorfaget i utvikling

Sykehus privatiserer skrivetjenestene – Vi selger en mulighet for sykehusene til å minske risikoen ved å ansette ekstra personale. Dermed slipper de utgifter blant annet til sykefravær, forteller daglig leder Peter Östbergh. Tekst: VEGARD VELLE Foto: INGE OVE TYSNES

Skrivesenteret Documed går strykende. I fjor økte omsetningen, firmaet opprettet et nytt skrivesenter i Bergen, fikk nye kontrakter og ansatte flere nye medisinske sekretærer. Fagbladet har besøkt Norges største private skrivesenter.

våre skrivesentre kan produsere medisinsk dokumentasjon til sykehus hvor som helst i landet. Vi er i dag ledende i Norge og har avtaler med flere sykehus og en rekke tingretter.»

Ledende i Norge

– Vi selger skrivetjenester til sykehusene, og jeg skjønner at noen kan være redde for at vi tar jobbene deres. Men vi tar bare det overskytende, forklarer Ann-Kristin Lund Jakobsen, fagansvarlig ved Documed. Hun har selv vært helsesekretær

Slik presenterer firmaet seg selv: «Documed AS leverer skrivetjenester til helseinstitusjoner og andre med for liten skrivekapasitet, og har utviklet en løsning som gjør at vi fra

kontorfaget i utvikling

Skjønner redselen

tærer ikke blir forstyrret med andre oppgaver. Vårt personale skriver, punktum. De skriver rett og raskt. Vi leverer et produkt vi er stolt over, sier Peter Östbergh.

Lønna tilsvarer det offentlige Han mener de ansatte ligger omtrent på samme lønnsnivå som de kontoransatte ved sykehusene. – Grunnlønna er omtrent den samme. De sekretærene som klarer å skrive over 100.000 linjer i løpet av ett år, får i tillegg en bonus for det overskytende de produserer. Ni av de ansatte klarte å komme over denne grensen i 2009. Flere av de ansatte er utdannet helsesekretærer. Andre har fått undervisning i medisinsk terminologi i regi av Nav.

Får ikke se pasientarkivene

ved Helgelandssykehuset. Firmaet haler i land avtaler med sykehus over hele landet, blant annet Haukeland sykehus i Bergen og Akershus universitetssykehus. Den største oppdragsgiveren er Lovisenberg sykehus i Oslo. De betaler per linje firmaet skriver for dem.

Mer effektive Östbergh oppfatter Documed som en problem løser, en som hjelper sykehusene. Sekretærene ved sykehusene får en bedre arbeidshverdag, etter som de får hjelp og færre oppgaver hengende over seg. – Vi har muligheten til å være mer effektive enn sekretærene på sykehusene, siden våre sekre-

– At sikkerhetstiltakene er gode, er selvsagt viktig. Datatilsynet har blant annet sett på sikkerhetssystemene. Vi har ikke tilgang til pasientopplysningene eller pasientarkivene. Vi skriver bare inn de lydfilene vi får tilsendt. Når disse er ferdig skrevet og sendt i retur, har vi ikke lenger tilgang til dem. Alt personale har taushetsplikt, og alle personer som kommer hit må skrive seg inn. Datalinjene er atskilt fra internett og brukes ikke til noe annet enn å sende og ta i mot pasientjournalene. Firmaet har ulike avtaler. Men med Lovisenberg diakonale sykehus er avtalen at legejournaler som blir liggende i mer enn tre timer, automatisk oversendes Documed. De garanterer å gjøre jobben innen 24 timer. Sekretærenes oppgave har økt formidabelt i takt med de økte kravene til dokumentasjon, etter som pasientene blir mer opplyste. Derfor beholder sykehusene skrivende sekretærer, mener Östbergh og Jakobsen.

Documed • Startet i 2003. • Vokser raskt. Omsatte i forfjor for 3,7 millioner, i fjor for 6,7 millioner og forventer en omsetning på 8,5 millioner i år. • Har 18 ansatte fordelt på sentre i Mo i Rana, Bodø og Bergen. • Har avtaler med blant annet Akershus universitetssykehus, Haukeland sykehus, Diakonhjemmet, Lovisenberg sykehus og Helse Finnmark. • Skrev i fjor ca. 50.000 journaler.

Fallitterklæring for helsevesenet – Jeg er betenkt over at skrivetjenester blir satt ut til private firmaer. Vi har jo kunnskaper om denne arbeidsoppgaven på sykehusene. Hvorfor kan ikke vi gjøre jobben? spør Britt Silseth, sekretær og seksjonsleder i Seksjon kontor og administrasjon i Fagforbundet Møre og Romsdal. – Mange steder opplever vi nedskjæringer blant sekretærene. Så legges oppgavene ut til private. Helsevesenet blir fragmentert, noe som slett

ikke er en god utvikling, mener Silseth. – Skal helse handle om å tjene penger, er vi på ville veier. Helse skal ikke handle om anbudsregler. Legejournaler handler om pasienter og pasientrelaterte opplysninger. Derfor er dette annerledes enn å kjøpe senger og medisiner på anbud. Å flytte den medisinskfaglige kunnskapen ut av sykehusene er en fallitterklæring, mener Silseth. Hva tjener sykehusene på det? spør hun. kontorfaget i utvikling

Postboks 7003 St. Olavs plass, 0130 OSLO – tlf. 23 06 40 00 – www.fagforbundet.no