Temahefte 36

Digitale kommuner Temahefte nr. 36

For medlemmer av Fagforbundet

INNHOLD 12-14 22-25 31-34

< 3 Leder < 4–7 Årets beste e-kommune < 8–11 Rissa kommune bruker gjerne Facebook i stedet for nettsiden < 12–14 Ingen kjenner de digitale utgiftene ved kommunesammenslåinger < 15–17 Mange fallgruver ved elektronisk rapportering på sykehjem < 18–19 Kommentar: Jeg bekymrer meg for regjeringens ønske om å statliggjøre skatten < 20–21 Kommentar: Digital ledelse skiller seg fra andre lederdisipliner < 22–25 Det klikker for Skedsmo kommune < 26–28 Ulstein kommune GPS-sporer spreke demente < 29–30 Kommunens e-dialog gir innbyggerne raskt svar < 31–34 Alle sekretærer kan få autorisasjon < 35 Omtaler

Temaheftene er et yrkesfaglig tilbud. Her går Fagbladet dypere inn i fagene og problemstillinger knyttet til arbeidssituasjonen for medlemmer av Fagforbundet.

Last ned dette og andre temahefter i PDF-format på www.fagbladet.no

2

M

Ø ILJ

M E RK

241

E

T

Ansvarlig redaktør: Kirsti Knudsen. Prosjektleder: Vegard Velle. Tekst og foto: Nina Monsen, Karin Svendsen, Vegard Velle, Jørn Wad, Albert Collett, Jan Hanchen Michelsen, Greta Dalen, May Britt Haukås, Eva Kylland, June Witzøe, Erik M. Sundt, Helga Bognø og Trond Finstad. Illustrasjoner: Lars Tothammer. Layout: Fryd Forlag AS. Trykk: Aktietrykkeriet AS. Redaksjonen avsluttet 1. desember 2014.

393

Trykksak

Leder

Norske kommuner er digitale og nyskapende Enkelte politiske miljøer liker å spre myten om at det offentlige er bakpå, sidrumpa og ineffektiv. Men skjeler vi til den raskest voksende teknologien i dag, informasjonsteknologien, og bruken av denne i kom­ munene, stemmer bildet dårlig.

Norske kommuner har de siste årene blitt svært avanserte brukere av digitale hjelpemidler. Ikke bare er de allroundere og bruker digital teknologi på mange ulike felter. De er også nyskapende,og ut­vikler eller tilpasser et utall av tjenester, rutiner og infor­ masjonskanaler til beste for innbyggerne og ansatte.

Kommunene skal holde seg med en hel park av datamaskiner og utstyre disse med software.

Maskinene må utrustes med brannmurer som holder ytre fiender ute og vennlig programvare i god funksjon inne. Dataene skal lagres på servere og i skyer. Ingenting må bli borte eller falle i gale hender.

Kommunens innbyggere skal være godt informert via nettsider og Facebook. Kommunikasjonen internt og eksternt via mail, chat eller diverse debat­tråder på publiserte materiell, må fungere knirkefritt. Skoler og andre arbeidsplasser forventer et vel­fungerende bred­ bånd. Så ligger også norske ung­doms­skoleelever på andreplass i digitale ferdigheter, ifølge International Computer and Information Literacy Study.

I tillegg kommer en hel armada av tjenester som kommunene holder i gang og utvikler, som elektroniske skjemaer, varsler og saksbehandling, digital byggesaks­ behandling, åpne offentlige jour­ naler og korrespondanse, elektro­ niske arkiver, geodata og kart på nett.

På toppen av det hele skal folkevalgte politikere ustyres med iPader som skal opp­ dateres med programvare og fylles med saksdokumenter og referater fra saksbehandling og kommunestyremøter. Kanskje kan innbyggerne også se kom­ mune­styremøtene direkte via streaming.

kirsti knudsen ansvarlig redaktør

Kommuneforvaltningen er absolutt nær målet om å ha nettbaserte tjenester som viktigste kom­muni­ kasjon med innbyggere og næringsliv.

Det er til å bli imponert av. Norske kommuner ligger i teten når det gjelder informasjonsteknologi, og står slett ikke tilbake for det private næringslivet, som i økende grad kan lene seg på en velfungerende offentlig infrastruktur.

I temaheftet viser vi at den lille kommunen Austrheim i Hordaland klarer å vise vei og være digitalt ledende. Men det forutsetter kanskje et tett (interkommunalt) samarbeid med andre kommuner, siden datautvikling krever både penger og arbeids­ kraft.

Regjeringen ønsker at flere kommuner skal slå seg sammen. Den digitale prislappen på slike sammen­ slåinger kan bli høy, fastslår Elin Wikmark Darell, IT-lederen i Værnes region-samarbeidet.

Informasjonsteknologi er blitt hverdagen til kom­ mune­arbeidere, være det seg helsearbeiderne som rapporterer i Gerica eller som GPSsporer eldre pasienter med demens.

Temaheftet gir et innblikk i data­ hverdagen i norske kommuner.

God lesning.

digitale kommuner

3

Årets beste e-kommune

STARTPUNKTET: Kommunens hjemmesider er basert på en felles mal og er drevet fra samme serverpark som de andre åtte kommunene i regionen. Dette gjør det lettere å dele relevant informasjon på tvers av kommunegrensene.

KS har siden 2006 kartlagt framdrifta innenfor digitalisering av kommunesektoren, og hvert år deler organisasjonen ut priser til de kommunene som har oppnådd de beste resultatene. Blant vinnerne i år var Austrheim.

Tekst og foto: Jan Hanchen Michelsen

Prisen er basert på et helhetsbilde, der kommunene blant annet selv har svart på om de har oppnådd målene i KS’ digitaliseringsstrategi. Og nord­hord­ lands­kommunen, som fikk prisen i kategorien «kommuner med under 5000 innbyggere», står altså

4

digitale kommuner

på stødige bein når det gjelder offensiv IT-politikk.

Faktisk ble Austrheim nummer seks totalt i KS’ lands­statistikk.

Varaordfører, prosjektkoordinator og redaktør for kommunens hjemmesider, Helge Dyrkolbotn, tok

En digitalisert kommune imot prisen, og når Fagbladet treffer ham på kom­ munehuset, tygger han ennå litt på juryens formu­ leringer.

Papirløs saksbehandling og digitale arkiver – Vi har kommet langt med digitalisering av plan­ arbeid, saksdokumenter og korrespondanse, og store deler av arkivene er nå tilgjengelige digitalt, sier han, og sender straks en hilsen til nabo­kom­munene: – At vi fikk prisen var hyggelig for oss og kanskje ikke helt ufortjent, men jeg ga beskjed til sam­ arbeids­­partnerne våre om at også de måtte kjøpe kake. Austrheim har prøvd å være selvgående, og interessen lokalt har vært en drivende faktor, men vi hadde ikke klart dette alene, sier Dyrkolbotn, som har vært IT-prosjektkoordinator siden 2007 og IKTkontakt siden februar i år.

– Men dere har altså ikke fått farten opp på sosiale medier, hevder KS. – Vel, vi har en godt besøkt Facebook-side, men vi har ikke utvidet denne delen av kommunikasjonen med innbyggerne videre. Det krever tross alt mye oppfølging og god moderering å «vedlikeholde» sosiale medier, smiler Dyrkolbotn.

Småkommuner under press Austrheim kommune er en typisk kystkommune på Vestlandet, i utkanten av en region som lenge lå i skyg­gen av Bergen. Dette karrige området har historisk sett vært relativt fattig sammenlignet med andre deler av fylket, og tidligere kunne arrogante byborgere behandle strilene temmelig respektløst. I dag har Nordhordland fått mye bedre kom­muni­ kasjonsmidler og svært mange nye arbeidsplasser, ikke minst innenfor oljerelaterte bransjer.

I kommuner med få innbyggere blir det desto viktigere å drive effektivt og rasjonelt. En god ITsektor kan bidra til å gjøre utkantkommuner attrak­ tive for både innflyttere og bedrifter. Men små en­ heter ikke kan være gode på alle tjenester. Derfor har kommunene etablert mange samarbeidssystemer: – Blant disse er de interkommunale IKT-tjenes­ tene, organisert i IKT Nordhordland (IKTNH), med Osterøy som vertskommune. Kort opp­summert driver enheten med drift/vedlikehold, installasjon, rådgivning og innkjøp for samarbeids­kommunene, sier Helge Dyrkolbotn.

Store kostnader og store gevinstmuligheter De ni kommunene med til sammen 45.000 inn­

STOLT: Helge Dyrkolbotn er varaordfører, prosjektkoordinator og webredaktør for kommunens hjemmesider.

Han er stolt over ITprisen, men vil også å dele æren med sine kolleger i nabokommunene.

byggere deler hovedlinjer for nettrafikk, har samme administrative serverløsninger, felles planleggings­ kartverk, felles geodatasystemer og benytter de sam­ me webpubliseringsplattfomene, for å nevne noe. I tillegg arbeides det nå med å utvikle et e-handels­ system for kommunale innkjøp.

Men billig har det ikke vært å investere i framtida.

«IKT er et pengesluk,» sa varaordføreren ifølge lokal­avisa Strilen under et formannskapsmøte i august. Da var IT-kostnadene på topp tre-lista over prosjekter som ble dyrere enn budsjettert.

Noen uker senere ble kommunen altså hedret av KS for resultatene av det samme arbeidet, og vara­ ordføreren tror at de framtidige gevinstene blir store.

– Nå rulleres for eksempel kommuneplanen.

Arbeidet skjer digitalt. Kombinerte, digitale sak/ arkiv­systemer, plansystemer og digitale felleskart, med konsekvensutredninger og koblinger mot nabo­ kommunene, gjør jobben lettere. I tillegg har bygge­ saksetterslepet gått ned fra flere år til bortimot umiddel­bar behandlingstid. Jeg er ikke i tvil om at satsingen har hevet nivået på de kommunale tjenestene mange hakk, sier Dyrkolbotn.

IKTNHs tall viser at i tillegg at IT-kostnadene per innbygger nå ligger på linje med store by­ kommuner og godt under sammenlignbare distrikts­ kommuner.

Publikumsrettete tjenester Prosjektet innebærer også å videreutvikle de publi­ kums­rettede tjenestene. Etter hvert vil mye infor­ masjon bli offentlig tilgjengelig via nærmeste data­ maskin. I tillegg vil Austrheim gi innbyggerne private postkasser og dokumentarkiver. Folk skal digitale kommuner

< 5

En digitalisert kommune opp­leve at de felles kommunale data­ tjenestene munner ut i kunderettede informasjonssystemer, enten det er snakk om byggesaker, areal­plan­saker, over­sikt over renovasjons­tjenester eller noe så enkelt som å sjekke den lokale kultur­ kalenderen for å «se hva som skjer»: – Dette siste er allerede en vel­etablert tjeneste, men vi kan nok bli flinkere til å informere inn­byggerne om de digitale til­budene, sier Helge Dyrkolbotn. – Vi har derfor startet spørre­under­­søkelser for å finne ut hva brukerne selv ønsker.

Uansett må hjemmesidene være gode nok til at folk flest selv både finner korrekt informasjon og klarer å utføre nødvendige opp­gaver. Vi glemmer heller ikke dem som ikke vil eller ikke kan bruke nettløsningene. De skal få UTKANTKOMMUNE god hjelp på service­kontoret vårt, der : Austrheim sats er på gode IT-tje for å tiltrekke se har vi svært dyktige med­arbeidere nester som et vir g nye arbeidspla kemiddel sser og innflytte Vardetangen, No re. Bildet viser mo som har lært seg alle de tekniske rges vestligste fa numentet på stlandspunkt. FOTO : 3s/Wikimedia Co løsningene. mmons Og mens utviklingen går sin gang, gevinstene hentet ut i Austrheim. dukker det opp overraskende muligheter: I for­ Arbeidet fortsetter: bindelse med et vann­ledningsbrudd meldte kundene – God planlegging og godt samarbeid er eneste inn lokale situasjons­rapporter via Facebook. Dette mulighet for å unngå dyre dobbeltløsninger og tung­ gjorde det mye lettere å finne feilen. Men ennå er det rodde systemer, sier varaordfører Dyrkolbotn. mye ugjort arbeid og ennå er ikke rasjonali­serings­

– De ansatte er nøkkelen Mye kan gå galt nå når ni kommuner skal samarbeide om enorme investeringer. Da må politikere og ansatte være enige om målet.

Tekst: Jan Hanchen Michelsen

Behovet for raskere datalinjer utløste opprinnelig IT-samarbeidet mellom nordhordlandskommunene tid­lig på 2000-tallet. Og da fiberkablene først var på plass, ble samarbeidet raskt utdypet. Interkommunale IKT-Tenester Nordhordland (IKTNH) ble formelt etablert i 2009, og fram til årsskiftet 2013–2014 var pro­sjektet i en oppstartfase. De 15–16 årsverkene jobbet primært med planlegging, innkjøp og installasjon.

– Kommunene hadde vidt forskjellige server­løs­ ninger og administrative systemer, og mye av dette

6

digitale kommuner

var modent for utskifting. Men en full oppgradering av IT-systemene på alle nivåer i en kommune er en enorm oppgave. Trolig er det umulig for enheter med færre enn 40.000–50.000 innbyggere å makte dette alene, sier IKT-leder i IKTNH, Thomas Rønn-Aar.

Tøff tid og stor endringsvilje Nå er utrangert utstyr og gamle programmer borte for godt. Kommunene har fått identiske datasystemer og programvareløsninger, drevet fra en felles server­

En digitalisert kommune Noen av tiltakene som er gjennomført: • Blade og nytt SAN • Nye hoster (ESXi i Blade) • Exchange oppgradering og omlegging • Etablert 3000 nye kontoer • Ny backup/restore-løsning • Etablering av ny felle brannmur • Fjernet alle lokale brannmurer • Ny trådløs nettverksløsning • Nye kjerneswitcher • Ny sikker sone • Ny hardware og software • Flyttet alle elever over i Sing Ped og alle lærere over i Sing Adm • Oppgradere kjernenettverket • Bytte ut utrangert utstyr

• Samlokalisert alle IKT–installasjoner • Fra ti til ett domene • Flyttet alle brukerne over i Sing Adm • Satt opp 300 nettbrett for politikere • Etablering og utvidelse av SC • Etablering av sharepoint-løsninger (MOSS) • Etablering av SystemCenter • Flyttet fagsystem og brukere (over 150 brukere) • Flytte Komtek, GisLine og Matrikkel til Sing • Etablert tofaktor autentisering • Utplassering og oppsett av 600 skrivere • Etablert ny hjemmetilgangsløsning • Ny sentral telefoniløsning • Lisensgjennomgang/revisjon i ni kommuner to ganger

park. Samordningsprosessen går helt ned til valg av skrivere og organisering av enkeltbrukerens kontor.

Til og med oppsettet av nettbrett til kommunenes 300 lokalpolitikere er en del av IKT-systemet.

Thomas Rønn-Aar medgir at de siste årene vært krevende, men han er imponert over hvor godt sam­ arbeidet har fungert. Selv om både størrelse på kom­ munene, individuell kommuneøkonomi og nivået på de gamle tjenestene varierte sterkt, har alle vært lojale mot fellesprogrammet.

– Dette gjelder også de ansatte. Min erfaring er faktisk at ingen organisasjoner er så gode på endringer som offentlig sektor. Vi har ikke sett noe til «slik har vi alltid gjort det»-holdninger.

IKTNH har hele tiden hatt systemintegrasjon som nøkkelord for virksomheten, og målet har vært gi kommunene og de kommuneansatte tilgang på gode, stabile og moderne digitale ressurser.

– Vi har derimot ikke noe ønske om å detaljstyre hvordan enkeltkommuner tilpasser systemene til egne behov, understreker Rønn-Aar.

• Samlokalisert alle fagsystemer på sentralløsning • Fellesavtale trådløst • Fellesavtale CosDoc Barnevern • Fellesavtale Kulturskule program • Fellesavtale IPO/IP • Fellesavtale CosDoc Sosial • Fellesavtale skjema • Fellesavtale skoleløsningefeide Kilde: IKTNH

Bruker lokale ressurser I januar gikk IKTNH formelt over i ordinær drifts­ fase. Bemanningen er den samme som før, men inn­ satsen blir nå i langt større grad rettet mot opplæring og driftsstøtte. «Hjelpdesken» har dermed vært i stand til å kutte kraftig i antallet åpne saker, og ute i kommunene supplerer mange flinke folk prosessen med sine kunnskaper.

Dette har for eksempel gjort at mye av opplæringen skjer lokalt. De ansatte har fått jobbe med velkjente saker og prosesser under opplæringen i stedet for å «tørrtrene» i et anonymt kursrom. Slike elementer er med på å muliggjøre den omfattende IT-satsingen: – Uten støtte og entusiasme fra både politikere, råd­menn, administrasjon og vanlige ansatte er det ikke mulig å få gjennomføre slike store opp­g rader­ inger, sier IKT-leder Thomas Rønn-Aar.

digitale kommuner

7

Rissa bruker gjerne Facebook i stedet for nettsida Rissa kommune 15-doblet antallet søkere til legestilling i kommunen etter aktiv bruk av Facebook.

Tekst og foto: Albert Collett

I mars i fjor gikk et leirras ved Stadsbygd skole i Rissa. Kommunen informerte raskt på sin egen hjemme­side og på Facebook. Etter en time hadde 35 sett saken på hjemmesida. 3500 hadde sett den på Facebook.

– Det sier litt om hvor effektiv Facebook er som infor­masjonskanal, og hvor viktig verktøyet er i bered­skaps­sammenheng, sier informasjons- og personal­sjef Erik Jakobsen, i Rissa kommune.

Kommunen debuterte ikke på Facebook før i mai 2012, men siden har de ikke sett seg tilbake. I februar i år kåret KS dem til landets tredje beste i bruk av sosiale medier.

Nøkkelen er involvering Vigdis Bolås tiltrådte som rådmann på nyåret i 2012. Hun hadde en forestilling om at kommunen leverte bedre enn sitt rykte. Det ryktet ville hun gjerne gjøre noe med. Resultatet ble et omdømme­ prosjekt som etter hvert ledet til kommunens nye visjon Jordnær lykke.

– Det fine med omdømmeprosjektet er jobben som ble gjort med å forankre prosessen blant inn­ byggerne. Ti-tolv grupper med alt fra tillitsvalgte til pensjonister, barnefamilier, verneombud, lag og foreninger, næringslivsledere og ungdomsskoleelever ble invitert til å si hva de syntes om kommunen, og hvilke ønsker de hadde, forteller Erik Jakobsen.

Konkurranse ble til bok Før prosessen kom i gang, ble kommunen oppfattet som mer lukket enn den egentlig var. Forestillingen om at det var i gangene på rådhuset ting skjedde, var nok til stede.

Nå er mye endret. Dialogen med innbyggerne er om­fattende. Fotokonkurransen i fjor er ett eksempel.

– Vi oppfordret folk til å ta bilder av det som var jordnær lykke for dem, laste dem opp på Instagram

8

digitale kommuner

og tagge med #jordnærlykke. Før start lurte vi på om vi ville få inn nok bilder til å dele ut en premie hver av de fem ukene konkurransen varte. Vi fikk inn 700. Resultatet var så vellykket at vi laget bok av de beste bildene. Den ble fort utsolgt. Vi måtte trykke nytt opplag, og ikke minst: Folk fortsetter å tagge bilder. Nå har vi passert 7000. Nøkkelen til suksessen er nok at dette er noe folk har vært med på å skape selv, tror Jakobsen.

Aktive på sosiale medier Bildene er ikke det eneste som har brakt kommunen og innbyggerne tettere på hverandre. I skrivende stund ligger 23 videoer med tittelen Jobber i Rissa på YouTube.

– Vi har mange mål med aktiviteten på sosiale medier. Ett av dem er at innbyggerne skal bli bedre kjent med hva kommunen gjør, forteller Jakobsen.

Det gjør de blant annet ved at kommuneansatte – bioingeniøren, arealplanleggeren, hjelpepleieren, spesial­pedagogen, kokken og brannmannen – for­ teller om jobben sin i hver sin to minutter lange video­snutt. Flere har over 1000 avspillinger.

Facebook skaffer også fagfolk. I fjor sommer søkte kommunen etter ny fastlege. Én aktuell søker meldte seg. Et halvt år senere søkte de på nytt etter lege, men denne gangen laget kommunen en YouTube-snutt der både kommunelegen og helse­ sekretæren presenterte seg, forklarte hva jobben gikk ut på, og fortalte om Rissa. Kommune­legen la lenke på legenes felles e-postliste. Søker­t allet økte til over 15.

YouTube øker spredningen – YouTube-snuttene er veldig effektive på Facebook, blant annet fordi folk må klikke på dem for å få sett dem, noe som øker spredningen drastisk, forklarer Jakobsen.

Kommune på Facebook

Et hyggelig biprodukt er at den interne stoltheten øker.

– Det er en av effektene vi ikke forutså. Det samme er yrkesveiledningen for ungdomsskoleelevene: Ved hjelp av de tominutters snuttene får de presentert 23 mulige karriereveier i løpet av en skoletime.

Prosessen har også født en ny tradisjon på alle møter i kommunens lederforum: Alle må presentere én positiv sak fra eget ansvarsområde på hvert møte.

Får mye skryt Boka Jordnær lykke førte til oppslag i Norge i dag på NRK og i lokalavisa Fosna-Folket, bare ett av mange eksempler på at den offentlige kom­munikasjonen rundt Rissa kommune har fått en annen og mer positiv tone. Både kommunen og inn­byggerne merker at de får skryt av omgivelsene.

Men det nytter ikke å hvile på laurbærene.

Aktiviteten må opprettholdes, ellers forsvinner interes­sen.

– Vi legger ut minst én sak per dag, maks fem.

Grunnen til taket, er at vi ikke vil virke masete.

Dess­uten er vi nøye med ordvalg og formuleringer.

Vi legger vekt på å være konkrete og nøytrale, og vi bruker tidsplanleggerfunksjonen aktivt, slik at det blir lagt ut saker jevnt og trutt også gjennom som­ meren. Naturlig nok planlegger vi også sånn at vi vet at vi er til stede og kan svare på dager der det kom­mer saker som kan vekke debatt, røper infor­ masjons- og personalsjefen.

Nylig reviderte Rissa kommuneplanens sam­ funns­­del. Alle folkemøtene om saken ble behørig referert på Facebook. Da folk så at ordfører og rådmann var ute og møtte innbyggerne, førte det til at flere kom på møtene.

ØKT INTERESSE: Erik Jakobsen laget YouTubesnutt da kommunen trengte ny lege. Da økte interessen fra én relevant søker til over 15.

– Det er verdt innsatsen Så langt har assisterende rådmann, Geir Are Nyeng, og Erik Jakobsen stått for mye av det praktiske arbeidet. digitale kommuner

9

Kommune på Facebook – Selvsagt tar det tid å skape interesse. Grovt sett tok det ett år med systematisk arbeid før vi begynte å se resultater, men vi mener det er verdt innsatsen.

Nyeng og Jakobsen mener de sparer arbeid.

– Dette er uhyre effektiv kommunikasjon. Tenk deg at en vannledning ryker. Så ringer noen inn og sier fra, og vi legger ut informasjon. Når så mange ser denne informasjonen, sparer vi oss en masse nye oppringninger som vi ellers ville fått.

Ny løsning Nyeng og jeg har også varsling på telefonen hvis det skjer noe på Facebook-siden. Det betyr at vi kan

svare raskt. På den måten kan en situasjon som opp­ står fredag ettermiddag avklares raskt, før den får vokse seg til noe stort mandag morgen, sier Jakobsen.

Kritiske røster tar de gjerne imot.

– Vi ville gjøre oss selv en stor bjørnetjeneste om vi undertrykket kritikk. Når vi presenterer kritikken, får vi også mulighet til å svare på den.

To tredeler av innbyggerne i Rissa følger kom­ munen på Facebook. Det gir svært stor kontaktflate.

En stor, interkommunal satsing står nå for døra, med ny portalløsning og digitalisering av en rekke nye tjenester.

Tredje best i landet Sist vinter, under to år etter at de hadde åpnet sin egen facebookside, ble Rissa kåret til landets tredje beste kommune i bruk av sosiale medier.

Bak kåringen sto KS. Sarpsborg og Kristiansund tok de to gjeveste plassene, mens Riss a ble best i Trøndelag.

Stjørdal tok sjuende, Malvik åttende og Trondheim tiende. Det betyr at Sør-Trøndelag hadde fire blant de ti beste.

I vurderingen la KS vekt både på absolutte tall og på antall besøk, likes, kommentarer og delinger i forhold til innbyggertall.

– Det viktigste er likevel kategorien «snakker om». Det betyr at folk enten har likt det vi har lagt ut, at de har delt det eller kommentert det.

Siste uke hadde over 1300 snakket om oss. Som oftest ligger vi over 1000, forteller infor­ma­ sjonssjef i Rissa kommune, Erik Jakobsen.

SKRYT: Den gode jobbinga med sosiale medier fører til at Rissa kommune får skryt ute i den store verden.

10

digitale kommuner

Kommune på Facebook KOMMUNEFOTOGRAF: Linda Falch trengte bare å gå ut på verandaen for å fange tordenværet.

Tar bilder hver dag – Hvis jeg ikke har levert på en stund, får jeg etterlysning. Nå har jeg til og med blitt bedt om å stille ut. Sånt er stas.

Linda Falch bor i fjæresteinene på Uddu, et steinkast fra kommunesentret i Rissa. Hun tar bilder hver dag. Hittil har nesten 30.000 sett bildet av lynet som hun tok fra verandaen i sommer. Bildet er også premiert.

– Jeg er nytilflyttet. For meg har dette vært en fin måte å bli bedre kjent med bygda på, ikke minst naturen. Jeg våkner til et nytt maleri hver dag. Her er et yrende fugleliv, og fjæra byr på stadig nye motiver, sier Falch.

Jobben som terapeut er fleksibel nok til at hun ofte kan gripe sjansen når et bilde dukker opp.

Linda Falch er takknemlig. – Det er kjekt å få bildene publisert, og jeg setter pris på facebooksida til kommunen. Den er svært informativ og en fin måte å holde seg oppdatert på.

NÅR LYNET SLÅR NE D: Snart har 30.000 se tt lynnedslagene over Trondheimsfjorden 12. juli.

En i hver grend Informasjonssjef Erik Jakobsen gir Falch og et knippe andre hobbyfotografer mye av æren for at facebooksida til kommunen er så populær. Bilder øker responsen kraftig.

Det startet med en fotokonkurranse der folk ble oppfordret til å ta bilder av det som var jordnær lykke for dem. Til alt hell sitter Jakobsen igjen med en fotograf i hver grend som har fortsatt å levere jevnt og trutt, aldeles fritt. Betalingen er hyggelige tilbakemeldinger og oppdrag andre steder. digitale kommuner

11

Business-organisering i kommunen

UTFORDRINGER: Det er mange som vil få utfordringer når ulike systemer skal fungere sammen, sier (f.v.) fagarbeider Martin Stenseth, IT-leder Elin Wikmark Darell og seniorkonsulent Odd Moksnes. Noen litt tilfeldig valgte ledninger og utstyr illustrerer forskjellighetene.

Ingen kjenner de digitale utgiftene ved kommunesammenslåinger I den blåblå regjeringen er det et samstemt ønske om kommune­ sammenslåinger. Departementet lokker sågar med 20 millioner kroner i støtte for hver kommune som deltar i en sammensmelting. Men utgiftene kan bli store. Bare i IKT-sektoren er det snakk om milliarder.

Tekst og foto: Jørn Wad

Rune By i arbeidsgiverorganisasjonen KS sier det slik: – Det er klart at de 20 millionene som blir tilført en sammenslutning per kommune som går inn i den, også må dekke eventuelle IKT-utfordringer. I alle fall har ikke departementet så langt gitt andre signaler.

– Skal vi få til en satsing i IT-sektoren i kom­munene, må det komme ekstra penger. Mens IKT før var en støttefunksjon, er det nå blitt en kjerne­funksjon, forteller Elin Wikmark Darell, som er IT-leder i Værnes regionsamarbeidet. Nylig holdt hun et fore­drag for ordførere

12

digitale kommuner

og rådmenn i regionen, der hun pekte på både mulig­ hetene og utfordringene for en fremtidig IT-satsing.

Store, nye utgifter Værnes-regionens samarbeid er en del av «Det digi­ tale Trøndelag» og har vært drevet fram av entusi­ astiske trøndere som har fått til mye på det digi­tale området. De har avdekket flere områder som ennå ikke er løst.

– Én ting er i alle fall sikkert: Det vil komme til å

Digitale kostader ved av kommunesammenslåing koste penger. Mange penger. Dette er res­ surser kom­munene ikke har tilgjengelig per i dag, så det vil måtte bety at det be­ vilges større beløp til disse formålene, sier Wikmark Darell.

Små innsparinger I utgangspunktet kan det virke vanskelig å skaffe disse pengene, blant annet fordi det ikke er tall­materiale tilgjengelig som kan danne et grunnlag for eventuelle bevilg­ ninger.

I en utredning Statistisk Sentralbyrå gjorde i 2002 blir det slått fast at kom­ munene vil kunne oppnå en del be­ sparelser ved sammenslåing. Men dette er opplysninger med visse modifi­ kasjoner, forteller Rolf Aaberge, en av de tre forskerne som jobbet fram rapporten.

– Vi så at i mange tilfeller ville kom­ munene kunne få gevinster ved sam­ men­slåinger, men det gjaldt først og fremst i sentral­ administrasjonene. Vi tok høyde for at tjeneste­ tilbudet fortsatt skulle være det samme, og dermed ble det få eller ingen oppsigelser innenfor tjeneste­ yting. Men noe overtallighet ville det bli i sentral­ administrasjonene, slår han fast.

Gevinsten blir spist opp – Hva med IT-sammenslåinger?

– Det så vi ikke på i det hele tatt. Og selv om ut­ redningen heter Kostnadsbesparelser ved sammen­slåinger av kommuner, er det et annet fenomen vi skal være klar over: I de områdene av landet – for eksempel Finnmark – der sammenslåingene vil føre til at folk får lengre reisevei, vil en del av gevinsten bli spist opp. Faktisk så vi i enkelte tilfeller at kost­nadene vil overstige gevinstene, sier han.

Lunkne til sammenslåing Blant ordførere og rådmenn i Værnes-regionen er holdningen noe blandet (se egen enquete), men de fleste synes tilsynelatende at det de har gjort til nå, har beredt grunnen for en eventuell sammenslåing, selv om det fortsatt er en del «huller» i samarbeidet.

– På spørsmål om hvordan vi håndterer enkelte viktige oppgaver, er svaret «Det har vi Heidi til å ta seg av», smiler Elin Wikmark Darell. Hun peker imidlertid på at denne «Heidi», eller hvem det nå er som er selveste krumtappen i en del funksjoner i kommunenorge, faktisk også kan bli syk, eller ha behov for ferie. Derfor jobber hun og de andre i

Værnes region-prosjektet ufortrødent videre, slik at de skal stå godt rustet til å møte morgendagen – uansett hva den måtte bringe.

– Vi har kommet ganske langt, og vi har vært svært så bevisst på å trekke med oss de ansatte, slik at både organisasjonen og den enkelte som er involvert i digitaliseringsprosessen har hatt god sjanse til å jobbe seg inn i den framtida vi alle vil bli en del av, understreker hun.

DYR ENDRING: Det vil koste penger. Svært mange penger, sier IT-leder Elin Wikmark Darell om en eventuell sammenslåing av kommuner i Norge.

I Værnes-regionen har de imidlertid kommet langt allerede.

Folk mister ikke jobbene sine Elin Wikmark Darell er ikke redd for at folk vil miste jobbene sine ved en eventuell sammenslåing.

– Nei, datamaskinene vil overhode ikke ta over folks arbeidsoppgaver. Det er riktignok slik at noen funksjoner i sentraladministrasjonen i kommunene vil bli overtallige. Men poenget er jo nettopp at oppgavene ikke vil forsvinne. De som står i første­ linjetjenesten og andre som produserer tjenester, vil være minst like tiltrengt som før. Det er bare snakk om at vi automatiserer en del rutiner, jobber noe smartere, og ikke minst kvalitetssikrer det vi gjør.

– Her i Værnes-regionen har vi kommet ganske langt, og det har kostet en del å være så offensive.

Men jeg vet at mange regioner og kommuner i Norge har et langt stykke fram til de eventuelt kan gå inn i en sammenslåingsprosess, som naturlig nok også vil måtte bety integrering av IKT-siden av hverdagen, sier IT-lederen. digitale kommuner

13

Digitale kostader ved av kommunesammenslåing

Store konsekvenser for alle – Sammenslåinger av kommuner vil få massive konsekvenser.

Men KS er allerede i gang med en utredning som skal se på konsekvensene, og hva vi må gjøre for å møte dem.

Tekst og foto: Jørn Wad

Områdedirektør Trude Andresen i Kom­ munenes Sentralforbund (KS) er langt på vei enig med IT-leder Elin Wikmark Darell i Værnes, som mener at eventuel­ le sammenslåinger av norske kommuner ikke bare vil ha betydelige personellmessige konse­ kvenser, men også vil få store økonomiske utslag der­ som de gjennomføres:

VIL KOSTE MIILIARDER: – Sammenslåingen av kommunene vil bety store kostnader, ikke minst for IKT, sier områdedirektør Trude Andresen i KS.

– Vi må bare innrømme at vi per i dag ikke vet hvor store disse konsekvensene vil bli. Det som nå foregår i kommunenorge og mer sentralt, er de politiske pro­ sessene: Hvem skal eventuelt slå seg sam­men, hvem vil gjøre det frivillig og hvem vil eventuelt bli tvangs­ forent, forklarer Andresen. Fokuset i kommunene er altså mer OM- og i tilfelle med HVEM. Hvordan dette skal gjøres i praksis, må vi komme tilbake til se­ nere, forklarer hun.

Inga Johanne Balstad, ordfører i Selbu — Vi er veldig fornøyd med det samarbeidet vi har hatt i Værnes-regionen så langt, og selv om dette har kostet en del penger, er det mitt inntrykk at vi alle er innstilt på å fortsette samarbeidet. Så får framtida vise hva dette munner ut i.

— Det har jo kommet signaler på nasjonalt plan om at det ses på eventuelle kommunesammenslåinger, og jeg vet at de som jobber med IKT i vår region også har hatt tanker om hvordan dette eventuelt vil slå ut for oss rent teknisk, dersom det skulle skje. Men så langt har det ikke vært et hett politisk tema for oss, sier hun.

14

digitale kommuner

En stor endring – Men KS er på banen allerede nå?

– Ja, vi ser jo at dette vil være prosesser som vi må finne løsninger på, så vi drar i gang et stort fors­ knings- og utredningsprosjekt neste år som nettopp skal svare på disse spørsmålene. Dette blir uansett en stor reformprosess, og den vil ha store konsekven­ ser for alle som deltar i den, for ikke å snakke om dem som skal motta tjenester fra de nye sammen­ slåtte enhetene.

– Hva vil de økonomiske rammene være etter ditt syn?

– Vi tar vel ikke mye feil om vi antyder at tallet blir milliarder heller enn millioner. Likevel vil jeg ikke ha noen bastant mening om kostnadene og hvor komplisert dette vil bli før vi har gjort forsknings- og utredningsjobben neste år, sier Andresen.

Henrik Vinje, rådmann, Meråker — Mitt inntrykk er at vi har kommet ganske langt i Værnes-regionsamarbeidet på den tekniske siden.

Nå er det jo overhodet ikke gitt at alle vil være med inn i en eventuell større enhet. Men samtidig kan man se for seg løsninger der man likevel samarbeider på den tekniske siden.

— Vi har tatt de digitale utfordringene på alvor, og jeg tror vi står godt rustet til å håndtere de utfordringene som måtte komme, uansett hva som blir løsningen når det gjelder eventuelle sammenslåinger. Slik jeg har oppfattet det, har det ikke vært store politiske diskusjoner rundt dette temaet, slår han fast.

Gunnar Hoff, ordfører, Orkdal — Jeg ønsker ikke å kommentere noe som har med Værnes-regionen å gjøre, sier han svært ordknapp.

— Vil det bety at Orkdal ikke kommer til å være med i samarbeidet videre?

— Ingen kommentar.

– Er det i gang prosesser i kommunen som vil kunne bety at Orkdal velger andre løsninger?

Heller ikke dette ønsker ordføreren i Orkdal å kommentere.

Elektronisk rapportering

Mange fallgruver ved elektronisk rapportering på sykehjem På sykehjemmet er de ansatte i dag pålagt å rapportere elektronisk.

Men fallgruvene er mange. Hvordan sørger sykehjem for å holde standarden oppe?

Tekst: VEGARD VELLE Foto: JUNE WITZØE

Ifølge lov om pasient- og brukerrettigheter er helse­ personell på sykehjem påkrevd å avrapportere elektro­nisk fra sitt skift. Neste skift skal deretter lese rapporten. Skulle det, av eller annen grunn, være vanskelig å rapportere elektronisk, må rapporten skrives på papir og så fort som mulig føres inn elektronisk.

Om det ikke rapporteres fra ett vaktlag til det neste, kan alvorlige feil skje. De ansatte kan mangle kunn­skap om at en pasient er blitt syk, ikke har tatt til seg næring eller hvilke medisiner pasienten har fått.

Mye kan gå galt Av ulike årsaker går ikke alltid rapporteringen som intensjonen tilsier. Mye kan gå galt. Her er en liste over fallgruver ved elektronisk rapportering på sykehjem: • Den ansatte behersker ikke norsk skriftlig.

• De ansatte har ikke fått tilstrekkelig opplæring i nødvendig software, for eksempel Gerica eller i Kvalitetslosen.

• Datanettet går tregt eller slutter å virke.

• Koder og brukerinnlogging blir glemt.

• Gammelt datautstyr er tregt og fungerer dårlig.

• Printeren som rapporten skrives ut på fungerer ikke.

• En vikar som ikke har tilgang til å rapportere eller ikke har tilstrekkelig opplæring, kan ikke rapportere selv.

• Tiden strekker ikke til. For mye annet som skjer.

• Folk vil ikke rapportere feil i Kvalitetslosen, fordi de ikke vil sladre på andres feil.

Gerica • Et pasientjournalsystem til bruk i kommunal helse og omsorg • Dekker over halvparten av pasientene i norsk helseog omsorgstjeneste • Her står for eksempel pasientens helsehistorikk, funksjonsnivå og ernærings­status, samt plan for pleie og medisinering

Nødvendig med presis referatnorsk Det holder ikke at helsefagarbeideren eller syke­ pleieren behersker vanlig norsk. Personen må også digitale kommuner

< 15

Elektronisk rapportering

GOD TID: Vi må ha god tid når vi skal dokumentere, sier (fra v.) Marlene, Oscar og Inderjit Kaur. Vi skriver inn det som er relevant, for eksempel om en pasient ikke spiste maten sin til måltidet.

på en presis måte kunne referere de viktigste hendel­ sene på vakta. Det skal verken skrives for mye eller for lite. Og tilbakemeldingen skal være presis, kor­rekt og forståelig skrevet.

Vi har jobbet mål­ : RING LÆ PP Mange sykehjem bruker store beløp på å NORSKO norsk-kunn­skapene bevisst med å forbedre videre­ utdanne sine ansatte i norsk . Det behersket norsk til de ansatte. De som rer trengs for å kunne beherske Gerica, hvor de kurs. Nå rapporte dårligst, ble sendt på te Gre ler skal rapportere elektronisk om pasientenes on, fortel alle pasientinformasj helse­t ilstand, bevege­lighet, person­lige iklingssykepleier utv fag , ad lst Kjø Høyen lo.

Os i t me em hygiene og psyke.

Eller om medi­ sinering, ved Nordseterhj ernæring og toalettbesøk.

Blir sendt på kurs – Vi har jobbet målbevisst med å forbedre norskkunnskapene til de ansatte. De som behersket norsk dårligst, ble sendt på kurs.

Nå dokumenterer alle de ansatte pasient­ informasjonen i Gerica, forteller Grete Høyen Kjølstad, fagutviklings­sykepleier ved Nordseterhjemmet i Oslo.

Sykehjemmet arrangerer også opp­følg­ings­ kurs. Hvert halvår får så mange som mulig av de ansatte en oppfriskningstime i både Gerica og eventuelt i Kvalitets­losen, pro­ gram­met hvor avvik skal rap­porteres.

Også vikarene får utdelt innloggings­ informasjon og må referere fra vakta i Gerica og Kvalitetslosen. Målet er at også vikaren skal ha opplæring i prose­

16

digitale kommuner

dyrer og forskrifter så raskt som mulig. Det samme gjelder studenter som har praksis.

Ikke sjelden mister folk kodene sine, men da vet de hvor de skal gå.

Nettverket er ustabilt – Når den ansatte er ferdig på vakt, skal det doku­ menteres. Men vi anbefaler å gjøre det tidligere, for det kan fort bli stort trykk på nettet på slutten av vakta, forteller Kjølstad.

I Oslo benytter alle sykehjem samme nettverk, og relativt ofte nektes brukeren adgang eller blir kastet ut. Ikke sjelden virker ikke nettverket.

– I januar var det skikkelig krise. Ingen kom inn på flere dager. At systemet ligger nede, kan være vel­ dig utfordrende, sier Kjølstad.

Rapporterer også muntlig Ligger Gerica nede, har sykehjemmet en prosedyre på å skrive papirreferater. Disse føres så inn i Gerica, så snart nettet fungerer igjen. Første person som har muligheten til å skrive referatene inn i Gerica, gjør det. Avdelingssykepleieren har ansvaret for at så skjer.

Når et nytt vaktlag kommer på jobb, får de en ut­ skrift av hva som skjedde på forrige vakt, en opp­ datering. Nordseterhjemmet har også en rutine på at de ansatte skal rapportere muntlig ved vaktskifte.

Nattevakta rapporterer muntlig til dagvakten, som rapporterer til kveldsvakta. Cirka et kvarter tar det.

Elektronisk rapportering Føler seg tryggere – Vi må ha god tid når vi skal dokumentere, sier Oscar, som er hjelpepleier. Vi skriver inn det som er relevant, for eksempel om en pasient ikke spiste maten sin til måltidet, forteller han.

Ganske ofte må de ansatte hjelpe hverandre med innskrivningen, så denne skjer på riktig måte og at riktige ord blir brukt.

– Vi skriver inn hva som har skjedd og hva vi har gjort, så vet vi det til senere. Da føler vi oss samtidig litt tryggere, forteller sykepleieren Inderjit Kaur.

Av og til rekker hun ikke å rapportere skriftlig under vakta. Da sitter hun en stund ekstra og av­ spaserer tiden hun da bruker en annen dag.

Kunne sittet med pasienten i stedet Kaur er ikke udelt positiv til rapporteringen.

– Vi har forskjellige meninger om dette. I stedet for de tre kvarterene-timen vi sitter her, kunne vi også sittet sammen med en pasient som trenger nærhet, påpeker hun.

Vil ikke sladre Kvalitetslosen har det vært tyngre å få folk til å bruke.

– Det er nok en del som tenker at de ikke vil henge ut kollegene. Vi har påpekt viktigheten av å rap­ portere så mange avvik som mulig. Vi ønsker høye tall, slik at vi kan løfte feilene våre opp i lyset og lære av dem, sier Kjølstad.

I tillegg blir personalet oppmuntret til å gå inn daglig for å lese og oppdatere seg på prosedyrer og forskrifter. Etter hvert har flere forstått betydningen av Kvalitetslosen, mener hun.

Om et avvik som er rapportert ikke er behandlet i løpet av to uker, går det automatisk videre til institusjonslederen. Etter nye 14 dager følger det tjenestevei videre til områdedirektøren. Er det snakk om en alvorlig feil, går avviket videre til et høyere ledernivå med en gang.

Bedre pasientsikkerhet

ig gjennom-

muntl : Inderjit Kaur har en RAPPORTERER MUNTLIG ntene. om pasie gang med Marlene

Rapporteringen handler om pasientsikkerhet. Og ifølge Kjølstad er det generelle fokuset på pasient­ sikkerhet mye høyere nå enn tidligere. De på­ rørende kjenner også bedre til sine rettigheter.

– Før var vi raskere til å gi en Sobril til en pasient som gikk rundt og ropte og var utagerende. Det for­søker vi å unngå i dag. Vi prøver heller med miljø­t iltak, for eksempel å gå tur med pasientene på for­middagen, så de ikke blir urolige på etter­ middagen. Det er en helt annen hverdag for de eldre. Vi har fått mye mer kunnskap om hva demens er og hvordan det påvirker pasienten, sier Kjølstad. digitale kommuner

TOUCHSKJERM: Alle rom på Nordseterhjemmer i Oslo har fått sin egen touchskjerm. Her kan de eldre leie film, lytte til lydbok eller lese i Felleskatalogen, forteller helsefagarbeider Kristin Brentebråten.

Kvalitetslosen • Et dataprogram for å finne prosedyrer og rutinebeskrivelser til hjelp i egen arbeidssituasjon • Men også et system for å melde avvik ved brudd på prosedyrer, rutiner og lovverk • Systemet har vært oppe til debatt i Oslo kommune, som et ufullstendig avviks­rapporterings­ system

17

Faglig innspill

Jeg bekymrer meg for regjeringens ønske om å statliggjøre skatten Trond Finstad er skatteoppkrever i Moss kommune og nestleder i Seksjon kontor og administrasjon i Fagforbundet

Jeg er bekymret for at statliggjøring av skatteinn­ krevingen vil føre til at mye god kompetanse går tapt. Norge er i verdenstoppen i skatteoppkreving.

Hvorfor gjøre om på noe som er velfungerende?

Som ledd i arbeidet med å oppnå en bedre og mer effektiv skatte- og avgiftsforvaltning tar regjerningen sikte på å overføre skatteoppkreverfunksjonen fra kommunene til Skatteetaten med virkning fra 1. januar 2016. Dette innebærer at oppgavene skatte­ innkreving, føring av skatteregnskapet og arbeids­ giver­kontrollen, som i dag gjøres rundt om i 288 skatte­oppkreverkontorer i kommunene, blir statlige.

Regjeringen skal ha større og færre skattekontorer, og har varslet at de vil fjerne rundt 500 årsverk.

Forslaget, offentliggjort i juni, kommer ikke over­raskende på de ansatte hos skatteoppkreverne.

Kampen om skatteinnkrevingen har pågått siden 1892, og det siste store slaget sto i 2004/2005. De siste årene har det vært brukt store ressurser fra Skatte­ direktoratets side på å lage gode elektroniske saksbehandlersystemer. Siden 2008 har alle skatteoppkreverkontorer brukt datasystemet SOFIE. SOFIE (Skatt, Oppfølging, Forvaltning, Inn­for­ dring og Ettersyn) er et system som skatte­regnskapet for alle landets kommuner føres i. Det gir saks­ behandlingsstøtte samt er et system for informasjons­ utveksling mellom skatteoppkreverne og overordnet myndighet. Tidligere ble skatteregnskapet ført i kommunene i et par forskjellige systemer. I mot­ setning til i tidligere system har SOFIE et lands­ dekkende regnskap og en komplett reskontro samt et integrert saksbehandlingssystem. Dette innebærer blant annet at skatteoppkreveren får tilgang til fullstendig betalings- og innfordringshistorikk for skatteyteren, også når det gjelder andre skatte­ oppkrevere. SOFIE gir også løpende oversikt over likviditetsflyten for arbeidsgivere i andre kommuner.

Det siste året har også regnskapskontrollører i kom­­ munene tatt i bruk datasystemet KOSS. KOSS er

18

digitale kommuner

Skatteetatens Kontrollstøttesystem som gir kontrol­ lørene relevant informasjon og veiledning, proses­støtte, felles lagring, håndtering av data og dokumenter.

KOSS og SOFIE har vært gode verktøy for de ansatte på skatteoppkreverkontorene og har vært med på å gjøre dem bedre og mer effektive. Men det er ikke tvil om at systemene som allerede er på plass, gjør det enklere for regjeringen å statliggjøre opp­gavene våre.

Dagens skatteinnkreving er svært effektiv, og de kommunale skatteoppkreverne er mer effektive enn de statlige innkreverne. Dette og det faktum at felles­skapet risikerer å tape betydelige verdier er grunnene til at Fagforbundet ikke ønsker å statlig­ gjøre skatteinnkrevingen. Oslo Economics har på oppdrag fra Norges kemner- og kommune­økonomers forbund funnet ut at overføringen innebærer et provenytap på 1560 millioner kroner.

Danmark tapte store inntekter etter at de statligjorde sin innkreving. De samlede skatte­ restanser i Danmark økte med fem milliarder kroner.

Det er derfor høy risiko for at statliggjøring vil bety tapte skatteinntekter for samfunnet, og det har vi som samfunn ikke råd til å miste.

Grunnen til at Norge er i verdenstoppen i skatte­ innkreving, mener jeg skyldes den gode lokal­ kunnskapen og nærheten vi har til skyldnerne.

Kunn­skap om den enkelte skatteyter og lokale forhold er viktig for å oppnå et godt resultat. Styrken i dagens kommunale innfordring er den gode kom­ munikasjonen mellom skatteoppkrever og skatte­ yteren, hvor dialogen gjør det mulig å finne gode løsninger for begge parter.

Skatteoppkrevernes plassering i lokalmiljøet er helt avgjørende for en god kommunikasjon med innbyggerne, og det er mange skatteytere som møter opp på kontorene for å få hjelp. For mange med skatterestanser er det viktig å ha et ansikt å forholde seg til. De trenger å bli hørt, og ikke minst sett, når den økonomiske situasjonen er vanskelig. Det er

Faglig innspill denne nærheten og dialogen som er viktig og som fører til gode innkrevingsresultater. Skatte­d irekto­ ratet har varslet færre og større skattekontorer når innkrevingen skal statliggjøres.

Jeg mener at det er umulig å redusere med 500 årsverk uten at det går ut over innkrevingsresultatene og kvaliteten på tjenestene som produseres. Det er allerede effektivisert mye på skatte­opp­krever­området.

Antall kontorer er redu­sert fra 428 til 288, og det er redusert med 200 årsverk. Dette har skjedd ved hjelp av ny teknologi og ved kommunalt samarbeid. Dette samarbeidet har gitt praktiske og effektive løsninger, hvor nærheten til skatte­yterne fortsatt finnes.

Usikkerhet på hvor arbeids­plassen din blir lagt geo­ grafisk kan være med på å gjøre at noen finner seg ny jobb i sitt nærmiljø.

Forslaget med å statliggjøre skatteinnkrevingen skal nå ut på høring, og saken skal opp i Stortingen våren 2015. Norge er i verdenstoppen i skatte­opp­ kreving, og vår innkreving basert på nærhet får inn over 99 prosent av utskrevet skatt. Hvorfor gjøre om på noe som er bra og velfungerende?

I Norge har det vært et klart organi­sa­ torisk og ansvarsmessig skille mellom fast­ settelse og inn­k reving av skatt. Ansvars­ fordelingen med at staten har fastsatt skattekravet og at de kommunale skatte­ innkreverne har krevet pengene inn, har vært prin­sipielt viktig. Det er uheldig at samme instans både fast­setter og inn­ fordrer egne krav – ikke minst med tanke på innbyggernes rettssikkerhet.

Det er fra regjeringen lagt et løp for å gjennomføre en kommunereform. Her bør vi se på kommune­sektorens formål og hva en kommune grunnleggende sett skal være. Fagforbundet mener at skatteinn­k revingen må sees i denne helheten. Det virker uhensikts­messig å statliggjøre en av kommunenes viktigste og mest sentrale oppgaver midt i en på­gående kommunereform.

En statliggjøring av skatteinn­ krev­ningen vil også medføre store administrative omstillingskostnader.

Det skal etablerers nye kontorer med de etablerings- og planleggings­ kostnadene det medfører. Anset­ telser, opplæring og kompetanse­ bygging på de nye statlige kontorene vil også være kostnads­krevende.

Jeg er også bekymret for at stat­ lig­­gjøringen av skatte­inn­krev­ingen vil føre til at masse god kompe­­ tanse går tapt. Det er mange uavklarte forhold rundt reformen, som blant annet kontor­strukturen til de nye skattekontorene. digitale kommuner

19

Faglig innspill

Digital ledelse skiller seg fra andre lederdisipliner Hvordan skal vi lede det vi ikke ser, mens kra­ vet om å se og rapportere på detaljer og gjennomsik­ tighet aldri har vært større?

Digitalisering er et tema som har fått ny vind i seilene etter at regjeringen i april 2012 la fram sitt digitaliseringsprogram, og ikke minst etter at «Digi­ taliseringsrundskrivet» fra Det kongelige kommu­ nal- og moderniseringsdepartementet ble lagt fram 26. august 2014.

Bakgrunnen er at digitalisering skal legge til rette for økt verdiskapning og innovasjon og bidra til be­ dre og mer effektive offentlige tjenester.

Den offentlige forvaltningen består av mange ver­ dikjeder og arbeidsprosesser av forskjellig komplek­ sitet, og dette er også utfordringen ved offentlige di­ gitaliseringsprosesser.

Jeg har lagt merke til at enkelte firmaer som selger sine tjenester blant annet til offentlig sektor, viser til følgende påstand: «Gjennom automatiseringspro­ sesser kan arbeidsprosesser utføres uten at mennes­ ker er involvert.» Er det i realiteten så «enkelt», enn si ønskelig?

Helga Bognø er leder av Faggruppe Personal i Fagforbundet

er at ingen av disse fokuserer på ledelse.

Digital ledelse er en egen disiplin som betyr at ledere må inneha en digital kompetanse som gjør at de kan forstå digitaliseringsprosessenes endrings­ krefter og nyttiggjøre disse i organisasjonen gjen­ nom å lage tydelige visjoner og klare mål for virk­ somhetens indre prosesser, og samtidig optimalisere arbeidsbetingelsene.

Digital ledelse har altså en spesifikk design som skiller seg fra andre ledelsesdisipliner.

Digitalisering av HR vil derfor bety en annen type og endret ledelse, den digitale ledelse.

Politikerne setter dagsordenen og beslutter ved­ tak, og administrasjonen iverksetter de nødvendige tiltakene. Det er de administrative lederne som har ansvaret for gjennomføringen. Burde det da vært et enda større fokus på å utdanne digitale ledere?

Endrede rammebetingelser som budsjettkutt, økt konkurranse og kompetansemangel er noen av pådriverne for hvorfor vi må tenke innovativt innen­ for HR og ledelse. Målet med digitaliseringen av HR-prosesser er ønsket om effektivisering av admi­ nistrative oppgaver for på den måten å skaffe mer rom for strategisk HR-arbeid. I utgangspunktet kan dette virke som en oppnåelig målsetting, men gag­ ner det organisasjonen som helhet? Hvilke planlagte og uforutsette effekter kan det føre til? Og hvordan kan vi sikre at innovative tiltak ikke blir irritasjons­ momenter i en travel hverdag?

Som drevne forbrukere kjøper vi sjelden noe uten å se nytteverdien det gir. Så selv om lederne kan se en umiddelbar nytteverdi (les gevinst) er det som oftest læringskurven og merarbeidet medarbeideren først opplever. Og det å identifisere reelle og viktige gevinster for ulike brukergrupper er viktig for å få til et velfungerende HR-system.

Danmark er godt gang med å utdanne sine di­ gitale ledere. Gjennom felles offentlige digitalise­ ringsstrategier er prosessene langt mer gjennom­ gripende hos vår nabo i sør. Derfor ligger de også foran når det gjelder digital ledelse.

Dansk forskning kan muligens gi en pekepinn på hvordan utviklingen blir her til lands. I Norge fore­ ligger det flere offentlige utredninger og rapporter fra de siste årene, blant annet NOU 2013:2 som handler om hindre for digital verdiskap­ ning, og stortingsmelding Digi­ tal agenda for vekst og verdi­ skapning fra 2013. Ankepunktet

Organiseringen av ulike organisasjoner, både private og offentlige, har endret seg betraktelig de siste tiårene. Vi har gått fra hierarki til nettverks­ baserte organisasjoner.

Tidligere var virkemiddelet for å nå målet å følge prosedyrer og strukturer; nå ligger det langt mer i kompetansen, det vil si hvordan vi evner å forstå og benytte oss av prosedyrer og strukturer. Mennesket i «systemet» ble tidligere sett på som en operatør, men i dag er vi alle relasjonelle aktører hvor fri­ het i handling framstår som noe av det mest elementære for å lyk­ kes og trives.

Digitalisering av HR vil derfor bety en annen type og endret ledelse, den digitale ledelse.

20

digitale kommuner

faglig innspill Vi har i stor grad beveget oss fra en teknologisk periode til en digital epoke. Nå er ikke lenger arbeidsoppgavene automatiserte eller teknologiske; de er i større grad i ferd med å bli digitaliserte og trådløse. Denne endringen er så omfattende at vi ikke lenger med det blotte øye kan se hva som skjer, ei heller forstå alt som skjer.

Vi ser en økende kompleksitet i ledelsesbegrepet og lederoppgavene, og det fins et mangfold av teorier og nye oppgaver. I motsetning til tidligere er det ikke lenger mulig, i alle fall ikke i samme grad som tidli­ gere, å forstå eller ha detaljkunnskap om alt og alle som er involvert i å løse en gitt oppgave. Den stra­ tegiske agendaen er endret, temaene til dels nye, kompleksiteten større og omverdenens krav har endret seg. Og heldigvis er kravet til åpne og effektive prosesser mer framtreden­ de.

Det finnes ingen enkel oppskrift på god HR og godt lederskap i vår digitale hverdag.

Det eneste som er sikkert, er at alt er i konti­ nuerlig endring. Det er derfor ikke mulig som leder å skulle forstå alt eller ha oversikt og kontroll over alt. Som ledere så må vi fort­satt, som før, inkludere, delegere, lære oss å lese mønstre og jobbe «out of the box» hver dag.

• Hvor står vi i dag? NÅ-analyse • Hvor ønsker vi å være i framtida?

• Hvordan skal vi komme dit?

Sist, men ikke minst, hvordan kan vi utvikle og utnytte digitale ressurser for å få en mer effektiv drift for frigjøring av ressurser til tjenesteproduksjon? For det er jo det primære målet.

For enhver organisasjon ligger det konkurranse­ fortrinn i hvordan vi løser oppgavene. Til sjuende og sist er det folk som løser disse oppgavene, ikke tekno­ logien eller de nye digitale produktene.

Systemtretthet (som med endringsevne og ikke minst -vilje) kan være en brems for innovasjon og effektivisering. Dette er godt kjent for de aller fleste, uansett sektor. Økt kompetanse er ofte en post i bud­ sjettet som blir nedprioritert. Så da blir spørsmålet om det er det mulig å nå de ønskede målene som er satt fra politiske myndigheter når fokuset på å øke den di­ gitale kompetansen blant ledere og øvri­ ge medarbeidere ikke er tilstrekkelig til stede. Håper og tror vi at de fleste finner ut av dette selv? Dessverre vil risikoen for å mislykkes være overhengende, selv om målet i seg selv er positivt.

Manglende fokus på å bygge opp nød­vendig kompetanse kan føre oss til nye høyder på «frustrasjonsbaromete­ ret». Det kan redusere brukeraktivite­ ten og dermed redusere gevinsten, på tross av investering i kostbare systemer.

Sentralt i prosessen er derfor å besvare de strategiske spørsmålene: digitale kommuner

21

Privatisering av indrefileten

GODT JOBBA: Stig Ervland, Sigrid Raunhol og Håvard Wiik er fornøyd med Skedsmo kommunes nye nettsider. De måtte gå flere runder med kolleger og ledelse før de fikk gjennomslag for en helt ny struktur og nytt språk.

Det klikker for Skedsmo kommune Vanskelig språk og dårlig struktur preget nettsidene til Skedsmo kommune. Innbyggerne fant ikke det de lette etter. Det har kommunen gjort noe med.

Tekst: Nina Berggren Monsen Foto: Erik M. Sundt

Før klikket folk seg rundt på uttallige sider uten å finne det de trengte. Nå finner innbyggerne i Skedsmo nyttig informasjon i løpet av bare noen få klikk.

– Brukerundersøkelser av den gamle nettsida viste at sju av ti ikke fant det de var ute etter. De fleste besøkende ramlet av allerede på forsida, sier Håvard Wiik, lederen for web- og portalavdelingen i Skedsmo.

Fjernet alle bilder I dag finner ni av ti den informasjonen de trenger.

For å komme dit har kommunen endret nettsida

22

digitale kommuner

drastisk. Den største forskjellen mellom Skedsmo kommune på nett og andre kommunale nettsteder er at Skedsmo har lite tekst og ingen bilder.

– Hvor har det blitt av bildene av alle de søte barna våre, var Skedsmo-innbygger Birgit Misfjords første tanke da hun kom inn på de nye sidene.

Misfjord bor i Lillestrøm, og med barn i barnehage, barneskole og ungdomsskole, er hun avhengig av kommunens nettsider.

Savnet etter bilder varte imidlertid ikke lenge.

Hun oppdaget raskt at bilder var erstattet med sider som var mobilvennlige, raske og enkle å bruke.

Vanskelig språk på nettsidene – Jeg tror heller vi får et bedre omdømme av å ha hjemme­sider som er enkle å bruke enn av bilder fra lokale festivaler på forsida Håvard Wiik

– Nettsidene er ikke ment for turister, men for oss innbyggere, sier hun, og legger til at hun for lengst har benyttet seg av den nye kalenderen for skoleferier, som hun kan synkronisere med sin egen kalender i Outlook.

Aktiv på Facebook Det er ikke første gang Wiik får positiv tilbake­ melding på de nye sidene.

– Folk kommer inn på våre sider for å få kom­ munale tjenester, ikke for å se på bilder, sier Wiik.

Det satt likevel langt inne hos flere i administra­ sjonen å fjerne bildene. Nettsida hadde i mange år fungert som et sted der kommunen kunne vise seg fram. Flotte bilder bidro til et godt omdømme, mente mange.

– Jeg tror heller vi får et bedre omdømme av å ha hjemme­sider som er enkle å bruke enn av bilder fra lokale festivaler på forsida, sier Wiik.

Nå bruker administrasjonen Facebook til å for­ midle bilder og nyheter om kommunen.

– Sosiale medier er en mer egnet nyhetskanal enn våre nettsider. Der får sakene et større publikum, legger han til.

Klarspråk Nettsidene til kommunen besto av totalt 5000 sider da opprydningen begynte. Etter at all tekst ble gjenom­gått på nytt i henhold til egne nettskrivings­ regler, sitter de igjen med 400 sider.

En av tingene Misfjord er mest fornøyd med på de nye sidene, er søkefeltet som ligger midt på forsida, hvor det står: «Hva kan vi hjelpe deg med?»

– På andre nettsider er ofte søkefeltet lite og vanskelig å finne. Jeg bruker søkefeltet nesten hver gang jeg skal finne noe på sida, sier Misfjord.

Wiik forklarer at de bevisst har kuttet ut formelt språk.

– Administrasjonen er «vi» og innbyggeren er «du», sier Wiik.

UGJENKJENNELIG: Det er ingenting igjen av de gamle nettsidene til Skedsmo. All tekst ble skrevet på nytt med enklere og kortere tekst.

digitale kommuner

23

Vanskelig språk på nettsidene

ALLTID TILGJENGELIG: Skedsmos nye nettsted er tilrettelagt for mobil og nettbrett. Sigrid Raunholm og Håvard Wiik ser for seg at folk søker etter kommunale tjenester via mobilen framover.

Skedsmo hører til blant landets 15 største kom­ muner og har stor tilflytning. Omtrent tusen nye mennesker flytter til Skedsmo hvert år og 80 prosent av de har minoritetsbakgrunn. Det er en fordel å ha et språk som er så enkelt at alle innbyggerne kan forstå det.

Bort med selvfølgeligheter Da de ryddet opp i sidene, ble Wiik matt av å gå gjen­nom alt snikksnakket som lå i veien for besøkende.

– Vi tar ikke innbyggerne på alvor med formu­ leringer som kan forstås som at vi forklarer folk at de må ha barn for å søke barnehageplass, sier Wiik, og legger til at selvfølgeligheter som at folk må oppholde seg i Skedsmo kommune for å bli vurdert for kom­ munale tjenester, er fjernet fra de nye sidene.

I stedet er lenka til det elektroniske søknadsskjemaet om barnehageplass lett tilgjengelig, ved siden av en

24

digitale kommuner

stor brett- og mobilvennlig søknadsknapp.

– Vi har gått fra å være en informasjonsside til en side hvor innbyggerne får utført nødvendige opp­ gaver, sier Wiik med et fornøyd smil og ser bort på kollega Sigrid Raunholm.

Raunholm, som jobber som konsulent i utdan­ nings­sektoren, smiler også, om enn litt mer forsiktig.

Sammen med Wiik tok hun mye av støyten da inn­ holdet på utdanningssidene skulle skrives om.

Ikke alle gikk med på at ting kan skrives enkelt, men likevel være korrekt.

– At vi har lover og regler å forholde oss til, betyr ikke at hele lovteksten må ligge på nettsida, sier Raunholm.

– Og i hvert fall ikke på forsida, skyter Wiik inn.

– Dersom kommuneansatte skriver slik at vanlige mennesker forstår det som står på nettsidene, har vi kommet langt. Det er tidsbesparende og hjelp til selvhjelp, avslutter Wiik entusiastisk.

Vanskelig språk på nettsidene Dette gjorde Skedsmo kommune • Kuttet ut alle bilder • Kastet ut stammespråk som stort sett bare kommunen selv forstod • Reduserte mengde tekst med opp til 90 prosent • Lagde en skoleferiekalender som kan overføres til Outlook og Google-kalenderen • Opprettet en egen stilling til å forvalte innholdet på nettsida • Har årlige brukertester blant innbyggerne • Prisen for de nye nettsidene er ca. en million kroner

Skedsmos råd til andre kommuner • Løft fram de viktigste tjenestene • Ta plass i egen organisasjon • Web og innholdsforvaltning er et eget fag og handler ikke om synsing. Krev vitenskapelige motargumenter til endringer • Våg å ta skrittet helt ut. Mange kompromisser kan føre til halvveisløsninger • Alfabetiske lister over kommunens tilbud gir lite mening • Bruk tid og penger

Oslo følger etter Skedsmo Skedsmos hjemmesider er til for innbyggerne og til­ fredsstiller ikke bare kommunens eget behov for å kommunisere, mener IKT-sjefen i Oslo. Han hermer gjerne etter dem.

Jon Sundby, IKT- ansvarlig for byrådsavdelingene i Oslo kommune, mener Skedsmo kommune har gjort en kjempejobb med nettsidene.

– På de nye nettsidene setter Skedsmo kommune brukernes behov for å løse konkrete oppgaver foran kommunens behov for å kommunisere 100 prosent juridisk korrekt og utfyllende, sier Sundby.

Ifølge ham er Oslo kommune allerede i gang med et prosjekt som har et tilsvarende mål.

IKT-lederen ser for seg at den største utfordringen blir arbeidet med kompetanseøkning og holdnings­ endring.

Han tror blant annet holdningsendring kan være enklere å skape i en mindre kommune.

– På noen områder er et slikt prosjekt enklere for en mindre kommune, men en større kommune har mer ressurser til formålet. Skedsmo har i stor grad lykkes på grunn av god kompetanse og målrettet arbeid i nettredaksjonen.

– Vi i Oslo kommune vil vise til Skedsmos tekster på ulike fagfelt når vi nå skal i gang med vår om­ skrivning, avslutter Sundby.

FORNØYD: Web- og portalansvarlig, Håvard Wiik, er fornøyd med de nye nettsidene. Han og kollega Sigrid Raunholm måtte ta flere runder før de fikk gjennomslag for en helt ny struktur og nytt språk på de kommunale nettsidene.

digitale kommuner

25

Digitaliseringen erobrer sykehjemmet

Ulstein kommune GPSsporer spreke demente – Utstyret passar ikkje for alle og teknologien er ikkje godt nok utvikla enno. Men når det fungerer er det eit fantastisk hjelpemiddel, seier Marit Botnen, helse- og omsorgssjef i Ulstein kommune på Sunnmøre.

Dei har testa ut GPS-sporing av demente.

UNDER Til venstre: Marit Botnen, helse- og omsorgssjef i Ulstein kommune på Sunnmøre, meiner GPS kan vere eit godt hjelpemiddel for personar som lett går seg bort. Sporing gir tryggleik både for dei og for dei pårørande.

UNDER TIL HØYRE: Leiar for demensavdelinga ved Ulstein sjukeheim, Gunn Helen Myren, trur mange brukar sporing ved hjelp av private mobiltelefonar, utan å involvere helsevesenet.

På sjukeheimen er GPS aktuelt å bruke for demente som gjerne vil gå tur på eiga hand.

Tekst og foto: May Britt Haukås

Apparatet ser ut som ein liten mobiltelefon med ein stor raud alarmknapp midt på i staden for tastatur. I tillegg er der symbol som viser ein raud og ein grøn telefon. Men brukaren kan ikkje ringe med den, berre svare på anrop. GPS-en får lett plass i ei hand­ veske eller jakkelomme. Men for at den skal fungere må den vere slått på og batteriet vere lada. Og sistnemnte må gjerast ofte, gjerne kvar dag om den er mykje i bruk.

«Sporingseining» er det offisielle namnet. Den er kopla til ein mobiltelefon som får ei tekstmelding når brukaren trykkjer på alarmknappen. Mottakaren kan då enten aktivisere ringefunksjonen for å snakke med avsendaren, eller spore vedkomande via mobilen eller ved å logge inn på nettsida med kartet som viser kvar brukaren er.

Prøveprosjekt Ulstein kommune er med i Velferds­teknologi­ prosjektet på Sunnmøre i lag med Ålesund, Ørskog, Vanylven og Herøy. Prosjektet starta i 2012 som del av Det Midt-Norske Velferdsteknologiprosjektet der målet var å teste ut ny teknologi i dei kommunale pleie- og omsorgstenestene. Ulstein var med i gruppa som skulle prøve ut om Global Positioning System (GPS) kan bidra til å gi demente og familiane deira ein tryggare og friare kvardag. Konklu­sjonen er klar: – Ja og nei! Marit Botnen får samtykkande nikk frå Gunn Helen Myren, leiar ved demensavdelinga ved Ulstein sjukeheim.

– Når rett person får utstyret og det fungerer som det skal, gir det større fridom. Han eller ho kan bu heime og dei pårørande slepp angsten for å ikkje finne vedkomande om han eller ho går seg vill, forklarer Myren. Men då er altså føresetnaden at utstyret verkar som det skal, og det er det slett ikkje alltid at det gjer, i alle fall ikkje det utstyret som vart brukt i prosjektet.

Umoden teknologi Etter omfattande intervjurundar med potensielle brukarar og pårørande fekk 16 personar i dei fem deltakarkommunane kvar sin GPS. Eit halvt år seinare var berre fem av dei i bruk. Rapporten etter prøveprosjektet summerer kvifor: For dårleg batterikapasitet, apparatet har for mange knappar og er vanskeleg å forstå for dei med størst kognitiv svikt, sporinga fungerer berre utandørs og alarm­ funksjonen brukar ofte lang tid på å nå fram til mobiltelefonen den er kopla til.

26

digitale kommuner

Digitaliseringen erobrer sykehjemmet Tryggare kvardag Berre ein GPS er framleis i bruk av dei Ulstein kommune delte ut. Likevel er både Botnen og Muren begeistra og meiner det berre er eit spørsmål om tid før teknologien er forbetra og GPS-sporing kan brukast av fleire. Særleg vil det auke livskvaliteten for fysisk spreke demente, som då kan bu heime lenger og får bevege seg fritt slik dei gjorde før dei vart sjuke. Også pårørande får det lettare når dei slepp å bekymre seg heile tida. Det er gjerne dei som er pådrivarar for å prøve sporing.

– Men ein GPS kan ikkje hindre skader, ulykker eller at du går deg vill. Den kan berre gi tryggleik for at du blir funnen dersom noko skjer, påpeikar Muren.

Juss og etikk I juni 2013 vart det vedtatt ei lovendring i pasient- og brukarrettslova som opnar for å bruke sporing- og varslingsteknologi for menneske utan samtykke­ kompe­tanse. Endringa vart gjort gjeldande frå september same året. Bakgrunnen er eit ønskje om å regulere og å auke bruken av slik teknologi i helseog omsorgssektoren. Målet er å bidra til auka livs­ kvalitet, verdigheit, sjølvstende og fridom for den enkelte brukar, og sjølvsagt også tryggleik både for dei og dei pårørande.

Både helsesjef Marit Botnen og avdelingsleiar Gunn Helen Muren avviser at bruk av GPS er over­vaking og eit alvorleg inngrep i privatlivet til brukarane, dei meiner erfaringa viser at det er tvert om:

Kun positive tilbakemeldingar – Der det har fungert får vi eintydig positive tilbakemeldingar. Dette er strengt regulert og det må gjerast grundige vurderingar i samråd med pasienten og dei pårørande før det blir fatta eit ved­ tak om bruk av GPS, seier Botnen. Ho understrekar at velferdsteknologi aldri skal kome i staden for hjelpande hender, den skal vere eit supplement.

– Folk vil ha det trygt, bu heime så lenge som råd og vite at dei får hjelp når det trengs. GPS kan vere eit slikt hjelpemiddel for somme, på same måten som komfyrvakt og tryggleiksalarmar, seier Muren.

Både ho og Botnen trur mange allereie brukar sporing ved hjelp av mobiltelefonar, utan å involvere det offentlege helsevesenet.

– Ein 80-åring for ti år sidan og ein 80-åring i dag er svært ulike. I dag er mange av dei eldre vande med mykje moderne teknologi. Det er når dei ikkje meistrar mobiltelefonen sin lenger at GPS kan vere eit enklare alternativ som gir tryggheit, seier Botnen.

TRYGG FRIDOM: Behovet for å kome seg ut blir ikkje borte om minnet sviktar. Mange demente blir rastlause og treng å røre på seg også når ingen kan vere med. Sporing med GPS kan gi fridom og hindre store leiteaksjonar.

digitale kommuner

27

Datamoro på sjukeheimen Lyden av kula på veg mot kjeglene er akkurat som i ein vanleg bowlinghall.

Bravo! Det kjem høge hurrarop og klapping frå hjørnesofaen i daglegstova ved Ulstein sjukeheim på Sunnmøre. Etter eit velretta kast har kula akkurat meia ned ni av dei ti kjeglene på bowlingbana. Dei spelar dataspel.

Tekst og foto: May Britt Haukås

Ei låg vintersol fløymer inn vindauga i dei lyse og rommelege lokala med kafeteria i eine enden. Men i daglegstova ser dei ikkje ut til å legge merke til det uvanleg fine november­veret.

Dei er seks i bowlinggjengen denne for­ middagen. Øivind Bergstrøm (95) har spelt bowling før også, den gongen han var yngre og sprekare. Reidun Hareide (78) er på dagsenteret nokre dagar i veka. Ho har falle og slått seg stygt, men er i ferd med å kome seg og har stor moro av å spele.

Bjarne Kaldsnes (73) fører nøye rekneskap over poeng­sum­mar og kven som står for tur til å kaste. Hagny Volle Osnes (95) blir like glad og overraska kvar gong det er hennar tur, og får hjelp av aktivitetsleiar Torill Botnen til å stå på rett plass og instruksjon om kva ho skal gjere. Det velretta kastet som haustar jubel er det Steinar Johan Skoge (65) som står for.

Imponerer ungdommane På veggen midt imot hjørnesofaen heng ein stor TV-skjerm. Det er der det skjer. Bildet

28

digitale kommuner

viser ei bowling­bane med kjeglene oppstilt.

Midt mellom skjermen og sofaen er det plastra eit kryss på golvet som indi­kerer den perfekte posisjonen. Spelaren parkerer rul­latoren ute av vegen og strekkjer høgre arma ut til sida for å «hente» kula. Så gjeld det å få rette bøyen i knea og sleng på arma for å sende den virtuelle kula med passe kraft mot kjeglene. Lyden av kula over bana og når den treff kjeglene er som i ein bowling­hall. Det er engasjementet til spelarane også. Og konkurranseinstinktet.

– Vi har ofte besøk av elevar frå ung­doms­ skulen her som spelar med oss. Dei er imponerte over dei eldre, at dei spelar dataspel og kor gode dei er, smiler Torill Botnen. Som aktivitetsleiar er ho heile tida på leit etter ting som kan aktivisere og engasjere be­buarane på sjukeheimen, i om­sorgs­ bustadane og brukarane av dag­senteret.

Dataspel starta dei med for eit par år sidan, som ein del av Velferds­tekno­logi­prosjektet på Sunnmøre som Ulstein kom­mune er med i.

Det er ein formidabel suksess.

– Spelarane får trim for både kropp og

hjerne, og så er det veldig artig også, ler ho, etter nettopp å ha hanka inn dobbel poeng­ sum og ekstra kast med ein straight.

– Eg får mykje trening fordi eg spelar med så mange grupper, legg ho unnskyldande til.

Lite utval Det er bowlingspelet som er mest populært.

Dei har prøvd med andre også, som bilspel, men det fungerte ikkje like godt; tempoet vart for høgt. Men Botnen håper og trur at dei snart får fleire spel å velje i: – Det har vore ein augeopnar for oss som jobbar her å sjå kor rekrutterande og enga­ sjerande dette dataspelet er; det har gitt oss eit heilt nytt syn på velferdsteknologi, seier ho. Tidlegare har ordet hatt ein nega­t ivt klang hos helsepersonalet; maskiner kan ikkje erstatte menneskeleg omsorg og pleie.

– Det er ikkje det det handlar om, men om å bruke ny teknologi for å gi folk ein betre kvardag, seier ho, og legg til ei klar melding: – Dataspel tilpassa eldre må vere ei fenomenal vekstnæring, berre dei som lagar slike spel oppdagar det!

Chatter med innbyggerne

EFFEKTIVT: Kontakt oss på chat : en ras k og effektiv måte Trondheim kommun å få svar på fra e.

RASK HJELP: Førstekonsulent Helle Pedersen ved Oppvekstkontoret prater og hjelper ofte brukerne med å løse opp i problemer i forbindelse med barnehageopptak og lignende.

Hun er glad for at byens innbyggere får rask hjelp fra kontoret.

Kommunens e-dialog gir innbyggerne raskt svar I over tre år har Oppvekstkontoret i Trondheim kommune pratet med byens innbyggere på nettet.

Tekst og foto: Greta Dalen

Hensikten er å øke tilgjengeligheten for dem som har spørsmål om barnehageopptak eller lurer på noe i forbindelse med skole eller skolefritidsordningen i kommunen. Samtidig er e-dialog en raskere måte å løse hindringer og misforståelser på.

– Vi opplever at kommunens innbyggere er veldig fornøyd når de får svar med en gang på sine spørs­ mål, og her er chatte-tjenesten unik sammen­lignet med e-post. Tidligere opplevde vi at e-poster gikk fram og tilbake før publikum var helt fornøyd med

svarene. Nå avsluttes nettpraten ofte med takk for raskt svar, sier førstekonsulent Helle Pedersen og konstituert enhetsleder Aase Müller ved Oppvekst­ kontoret i Trondheim kommune.

Tilgjengelig på kveldstid Pedersen og Müller forteller at de tidligere opplevde at mange satt med søknader til SFO og barnehager etter at barna hadde lagt seg, og det var ikke mulig å nå fram til kommunen gjennom e-post eller telefon digitale kommuner

29

Chatter med innbyggerne Fakta om e-dialog • Trondheims innbyggere kan ta kontakt med Oppvekstkontoret i kommunen via en chatløsning – e-dialog.

Oppvekstkontoret besvarer spørsmål angående skole, barnehage og SFO • E-dialog 24, som Trondheim kommune bruker, er et inter­ nasjonalt bransjeledende firma som utvikler IMløsninger (instant messaging) og WEBcollaboration (nettsamarbeid) for både kommunale, statlige og private bedrifter og virksomheter

før dagen etter. Nå har kommunen i de mest hektiske opptaksmånedene ansatte til stede også på kveldstid for å imøtekomme brukernes behov for raske svar.

Tilgjengeligheten til ansatte ved Oppvekstkontoret gir mange flere fornøyde småbarnsforeldre i Trondheim. Når folk bruker chatten, har de mulig­het til å lagre loggen, slik at både Oppvekstkontoret og brukeren har en god oversikt over hva som har foregått av kommunikasjon. Oppvekstkontoret har som mål å svare raskt, uansett hvilken kanal publi­ kum velger for å henvende seg til kontoret. De an­satte ser at pågangen på chatten er størst når det er opptak til barnehager og til SFO, men det kommer jevnlig henvendelser også de andre månedene i året.

Får svar raskt De ansatte på Oppvekstkontoret bestreber seg også på å hjelpe publikum videre når det gjelder spørsmål som ikke direkte angår dem, for eksempel hen­ven­ delser om videregående skoler.

– Vi får mange forskjellige spørsmål. Nå, når tjenesten er mer kjent, vet brukerne at de får raskt svar fra oss. Det hender også at vi får spørsmål fra andre kommuner om skolefaglige spørsmål, og de svarer vi gjerne på. Vi vurderer hele tida om det er andre områder vi kan knytte chatten til, men ser at overfor publikum er det opptak i barnehage og SFO som er mest relevant.

Får færre telefoner og e-poster

s­ GOD HJELP: Småbarn r ke sø m so foreldre s om opp­tak ved byen hjelp d go får barnehager, at. ch r ke bru når de

Når Oppvekstkontoret ikke er online, har publikum muligheten for å legge igjen spørsmål

på nettet og oppgi om de ønsker svar på e-post eller telefon. Som regel er det to, tre personer som har som hoved­opp­gave å svare på chatten, mens andre ansatte er behjelpelig når det er nødvendig.

Oppvekstkontoret har ikke evaluert nettjenesten, men ser at de får færre telefoner og e-poster etter at de tok i bruk e-dialog, og mener at de har nådd målet om å være mer tilgjengelig for byens befolk­ ning. Facebook-sidene brukes mest for å fortelle hva publikum kan gjøre i skolens ferier samt legge ut lenker til nye forskningsrapporter om barns opp­ vekst, og lignende.

– Vi har valgt å bruke facebooksidene våre til mer generelle saker, mens vi henviser til chatten hvis det dreier seg om personlige spørsmål. Det er fullt mulig både å ringe oss og bruke e-post, understreker de.

Digitalt barneopptak mer brukervennlig For vel ett år siden tok kommunen i bruk digitalt opptak til SFO. Nå blir også opptakene til byens barnehager digitale. Helle Pedersen forklarer hva det innebærer.

– Opptakene til både barnehage og SFO går elektronisk via våre nettsider. Tidligere måtte folk skrive ut opptaksbrevet og undertegne det før de sendte brevet med vanlig post. Nå kan folk logge seg inn via ID-porten eller MinID og svare på tilbud om plass. Det vil gjøre det mye enklere for våre brukere.

Erfaringer fra opptak til SFO viser at dette er meget brukervennlig. Søkerne får samtidig automatisk varsel på sms om tilbud, eller en påminning hvis søkeren har glemt å svare. Det er vi fornøyd med, sier nettredaktør Helle Pedersen og konstituert enhetsleder Aase Müller ved Oppvekstkontoret i Trondheim kommune.

– Kjekt med raskt svar Tidligere i år hadde Tommy Vårdal et spørsmål til Oppvekstkontoret om han hadde brukt riktig skjema da familien byttet skolekrets. Dette skjedde på kveldstid, mens kontoret var offline. Han la igjen sin e-postadresse og fikk svar dagen etter.

– Jeg syns det er veldig kjekt å kunne nå kommunen via en chat, sier han.

– Stadig flere virksomheter tar i bruk chat-tjenester, noe som er effektivt, for det er ikke bestandig like greit å snakke i telefonen mens du er på jobb, sier han.

30

digitale kommuner

Autorisasjon for helsesekretærer

Alle sekretærer kan få autorisasjon

Dersom sykehuset innfører tale­ gjenkjenning, risikerer flere sekretærer å miste jobben. Eller de kan få ny kompetanse og nye oppgaver. <

Tekst: KARIN E. SVENDSEN Foto: EVA KYLLAND

digitale kommuner

31

Autorisasjon for helsesekretærer Sørlandet sykehus tilbyr alle sine sekretærer videre­ utdanning som skal føre til autorisasjon som helsese­ kretær. Sykehuset har ennå ikke innført talegjen­ kjen­ning ved sine tre sykehus i Kristiansand, Arendal og Flekkefjord.

– Men det har hengt som en trussel over oss i mange år, forteller Lisbeth Simonsen, helsesekretær på medisinsk poliklinikk i Arendal. Inntil 2004 var hun sekretær samme sted. Etter hvert som hun så hva som skjedde med sekretærene i helsenorge når syke­

husene innførte talegjenkjenning, fryktet hun for jobben og skaffet seg autorisasjon som helse­sekretær.

Helsesekretærene kan det Alle de tre sykehusene har fått flere årsverk for leger siste året. Dette betyr mer arbeid for sekretærene som server dem. Lisbeth Simonsen håper de nye legene får bruke tida si på pasientene. Skrivetjenesten jobber i turnus for at pasientjournalen skal være mest mulig oppdatert til enhver tid.

– Legene har som regel ikke noen genuin interesse for rapporter og annet papirarbeid. Når interessen ikke er til stede, kan vi ikke vente at de setter seg grundig inn i rutinene, mener hun.

– Helsesekretærene må uansett kontrollere notatene hvis legene skriver selv, og passe på at hen­v isninger og kopier blir sendt til rette adressat. Vi må også regi­ strere diagnosekoder og behandlings­prosedyrer.

Pasientens sikkerhet viktigst Lisbeth Simonsen er overbevist om at det mest rasjo­ nelle er å la leger og annet helsepersonell ta seg av pasientene, mens helsesekretærene tar seg av papir­ arbeidet.

– Vi har jo sett uheldige episoder ved sykehus som ikke har beholdt en tilstrekkelig kontor­ bemanning, og pasienter som er blitt glemt. Og pasientsikkerheten må komme foran alle andre hensyn.

Vil gjerne lære mer Medisinsk poliklinikk i Arendal består av onko­ logisk, hjerte-, gastro-, lunge-, endo-, hema­to­ logisk og nyre­seksjon. Lisbeth Simonsen og hennes om lag 40 kolleger rullerer mellom ulike oppgaver innenfor kontor og skranke.

Hun mener de helsesekretærene som sitter i skranken og tar imot telefoner utenfra, er drevne på å parere henvendelser. De har ingen for­mell opplæring, men alle sekretærene får årlige til­bud om fagdag med jurist som informerer om lover og regler innenfor pasient­rettigheter, organisasjon og taushets­ plikt.

– Vi er åpne for enda flere oppgaver der­ som vi får opplæring, sier Simonsen. Som eksempel på arbeid som kan være aktuelt, nevner hun å ta imot og klar­g jøre pasienter for undersøkelser og behandling, ta blodprøver, assistere ved sårskift, ta EKG og måle blod­trykk og blodsukker samt sjekke urinen.

32

digitale kommuner

Autorisasjon for helsesekretærer

Overtar oppgaver de er proffe på Sørlandet sykehus vil neste år tilby alle sine 360 sekre­­tærer som mangler autorisasjon som helse­ sekretær, et videre­utdan­nings­t ilbud. De vil få dekket studie- og eksamensavgift samt pensum­litteratur.

Rett person på rett plass Helseforetaket har også startet et eget prosjekt for oppgave­glidning.

– Vi kommer til å mangle tusen­v is av sykepleiere og helse­­fag­arbeidere i framtida. Derfor er det helt nød­vendig at sykehusene tenker kompetanse­heving og opp­gave­gliding, mener John Gauslå, avdelings­ leder på hotellservice og initiativtaker til prosjekt Rett person på rett plass ved Sørlandet sykehus.

Avdelingen består av tekstil, for­syning, portører, kjøkken og kantine samt renhold.

– Våre folk er proffe på sine oppgaver. Det er der­for rasjonelt at vi overtar en del opp­gaver som helse­ personell til nå har tatt seg av.

En god begynnelse I Arendal er det forsynings­av­del­ingen som henter og bringer, mens tekstil­avdel­ingen legger på plass perso­nal­­­klær, grønt-tøy til bruk ved operasjoner og senge­tøy på operasjonsavdelingen. Dette gjorde pleierne tidligere.

I Flekkefjord har Hotellservice overtatt for­ synings­­­tjenestene og renholdet av pasi­ent­­­arealene på medisinsk avdeling. I til­­legg har to renholds­ operatører fått opp­læring slik at de nå vasker skopene på avdelingen. Også disse oppgavene gjorde pleierne før.

I Kristiansand samarbeider driftsavdelingen med kirurgisk avdeling slik at portører henter og leverer instrumenter til og fra steriliseringssentralen.

– Om vi bruker halvannen time på en oppgave som vi gjør hver dag, kan vi regne med at en pleier som utfører samme opp­gave en gang i blant, kanskje bruker to timer eller mer. Min visjon er derfor at vi med tida vil overta oppgaver fra alle avdelingene ved de tre sykehusene, sier Gauslå. Det kan også bety at det blir tid til mer pasientbehandling og til å øke pasient­sikkerheten.

FINNER SMARTE LØSNINGER : — Mange yrkesgrupper kan avlaste helsepersonellet slik at de får frigjort tid til pasientene, mener John Gau slå.

digitale kommuner

33

<

Autorisasjon for helsesekretærer

– Helsesekretærene er olja i maskineriet Helsesekretærene bør bli flere og få bedre juridisk opplæring, mener generalsekretæren i Norsk Pasientforening.

Tekst: NINA BERGGREN MONSEN Foto: ERIK M. SUNDT

– Vi burde ha flere helsesekretærer i norske sykehus. Det er meningsløst at leger med sin lønn og sin kunnskap skal gjøre opp­ gaver de ikke kan, når dette kan ivaretas bedre av andre, sier Knut Fredrik Thorne.

Han vil styrke den juridiske kompe­ tansen til helse­sekretærene. De fleste som henvender seg til helsevesenet, får ikke snakke med andre enn dem.

– Jo mer kompetanse helsese­k re­ tæren har om pasientrettigheter, desto bedre blir det for de pårørende og pasientene, sier Thorne.

Møter veggen Thorne fikk jobben som leder for Norsk Pasient­forening i høst.

Foreningen gir gratis hjelp til pasi­ enter som føler at de møter veggen i møtet med helse­vesenet.

Mye av frustrasjonen mener Thorne kunne vært unngått hvis legene slapp å bruke så mye tid på kontor­arbeid.

Før han begynte i ny jobb var han pasient- og brukerombud i Akershus.

I begge jobbene ser han tydelig at helsesekretærene kan løse mange floker i helsevesenet.

– Helsesekretærene har sin absolutte plass. De ut­f yller legene og annet personell fordi de har kompe­tanse på områder som leger og andre ikke har, sier han. drik Thorne, FOR PASIENTENE :Knut Fre Mange henvendelser til Pasient­ ng, mener mange leder i Norsk Pasientforeni foreningen er fra folk som har blitt vært unngått hvis klager fra pasienter kunne i fram nektet innsyn i sin egen eller blitt dyrket helsesekretærene hadde ektefelles journal. helsevesenet.

34

digitale kommuner

– En skolert helsesekretær kunne ha hjulpet på­ rørende ved å bekrefte at alle har rett til innsyn i sin egen journal, eller be dem skaffe fullmakt til innsyn i ektefelles eller andres journal, sier Thorne.

Behov for pasientforening Har du et rettighetsproblem, for eksempel at du ikke får den sykehjemsplassen du har krav på, eller du har blitt feilbehandlet i helsevesenet, er Norsk Pasient­forening stedet å gå.

– Det hjelper ikke nødvendigvis å ha rett. Du må få rett, sier den tidligere forsvarsadvokaten om kjernen i jobben han gjør nå.

– Det er ikke tvil om at det er bruk for oss, dessverre, fortsetter Thorne, og oppfordrer flere helsesekretærer til å sette seg inn i foreningens arbeid og henvise klagesaker dit.

– Vi får kontakt fra en del pasienter som blir gående og vente på operasjon. Mange av dem har blitt tipset av helsesekretærer om oss, sier han.

Liten tid til pasienten Norske leger bruker for mye tid på kopirommet og for liten tid på pasientene, mener Thorne.

Legeforskningsinstituttet viser i en undersøkelse at norske leger bruker bare 40 prosent av arbeidstida på pasientrettet arbeid.

Til sammenlikning viser en svensk undersøkelse at i England bruker legene bare 15 prosent av arbeidsdagen på administrativt arbeid og hele 66 prosent av tiden på pasientene.

– Hvorfor skal det være sånn, spør Thorne. Han har ikke fasiten, men tror mye ligger i at andre land har beholdt sekretærene og at sekretærjobben har høyere status.

– I Norge har vi kuttet ned på sekretærstillinger siden 80-tallet. Det har ikke vært spesielt vellykket, avslutter Thorne.

omtaler BØKER

Digitaliseringen av skolan, Jan Hylén, Studentlitteratur AB, 2011 Diskusjonene er ikke lengre om skolen skal anvende data i undervisningen, men på hvilken måte IT kan støtte læringen. Her er et forsknings­resultat om resultater fra IT i skolen.

IKT-basert innovasjon i offentlig sektor. En håndbok basert på erfaringer fra Høykom-programmet 1999– 2008, Gjermund Lanestedt og Bendik Bygstad, Tapir Akademisk Forlag, 2009-2010 En beskrivelse av hvordan offentlig sektor kan tilby nye og gode tjenester gjennom IKTbasert innovasjon. For­fatterne beskriver pro­sessen og erfaringene fra regjer­ingens Høykom-program som ble gjennom­ført i årene 1999-2008.

Effektiv nettskriving, Ove Dalen, Cappelen, 2009 Ment som et komplett og praktisk oppslagsverk rundt inn­holdsutvikling på nett.

Bokens mål er å lære deg å skrive bedre for nett og lære deg hvordan du kan bruke tekst for å oppnå konkrete mål.

UTREDNINGER

Nettverksøkonomi: om digitale tjenesters og sosiale mediers økonomi, av Arne Krokan, Cappelen Damm, 2013 Om å forstå de grunn­leg­ gende mekanismene som styrer produksjon og om­ setning av digitale tjenester.

Om å dra nytte av forsknings­ basert kunnskap om den digitale økonomien. Om å utvikle digitale tjenester, enten det er i næringsliv eller offentlig sektor.

Gevinstrealisering og offentlige IKTinvesteringer, Leif Skiftenes Flak, Universitetsforlaget 2012 Hvordan kan man gjennom­føre offentlige IKT-pro­sjekter på en god måte? Konkrete råd om hvordan målrettede inves­ teringer i informasjons­tekno­ logi kan føre til en mer effektiv og brukervennlig offentlig forvaltning. Boka presen­terer en rekke eksemp­ler fra både omfattende stat­lige prosjekter og mer av­grensede kom­ munale satsinger. Boken handler om hvordan offentlige IKT-prosjekter kan gjennom­ føres, om fallgruver og sukses­ skriterier.

Digitaliseringsrundskrivet, 2014 Digitaliseringsrundskrivet gir en sammen­ stilling av statlige pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering og gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder. http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/ dok/rundskriv/2014/ Digitaliseringsrundskrivet.html?id=766322 Digital agenda for Norge, Stortingsmelding 23 (2012–2013) Regjeringens politikk for hvordan Norge utnytter mulighetene IKT og internett gir for verdiskaping og innovasjon. http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/ dok/regpubl/stmeld/2012-2013/meldst-23-20122013/8.html?id=718160

eGovernment-statistikken Norge har ikke kommet langt i digi­tali­ seringen av offentlig sektor. Ifølge EU ligger Norge midt på treet av landene i Europa på eGovernment-statistikken. https://ec.europa.eu/digital-agenda/en/ pillar-7-ict-enabled-benefits-eu-society Informasjonsforvaltning i offentleg sektor, av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), 2013 Dei teknologiske byggesteinane er i stor grad på plass, og vi kan skifte fokus frå teknologien vi hand­samer informasjonen med til informasjonen som blir handsama. http://www.difi.no/filearchive/rapportinformasjonsforvaltning-i-offentlegsektor-2013-10-10.pdf Saman om felles mål? Erfaringar med organisering, styring og finansiering av tverrgåande oppgåver, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), 2010 Forhold som hindrer samarbeid om felles, tverrsektorielle mål, se utredningen Saman om felles mål? http://www.difi.no/filearchive/difi_ rapport_2010_18_saman_om_felles_maal.pdf

På nett med innbyggerne – regjeringens digitaliseringsprogram, 2012 Regjeringens hovedlinjer i sin politikk for digitalisering av forvaltningen. http://www.regjeringen.no/nn/dep/kmd/ kampanjer/dan/regjeringen-stoltenbergsdigitaliserings.html?id=718529 Rikets tilstand: Digitalisering i offentlig sektor, av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), 2014 Hva er status på digitaliseringen i offentlig sektor? Bedre enn sitt rykte, sier denne oppsummeringen. http://www.difi.no/artikkel/2014/06/hva-erstatus-paa-digitaliseringen-i-offentlig-sektor

Digitaliseringsstrategi 2013–2016 for kommuner og fylkeskommuner, KS, 2013 De viktigste satsningsområdene og målene for kommuner og fylkeskommuner perioden 2013–2016. http://www.ks.no/PageFiles/15910/KS%20 Digitaliseringsstrategi.pdf

digitale kommuner

35

Postboks 7003 St. Olavs plass, 0130 Oslo – tlf. 23 06 40 00 – faks 23 06 44 07 www.fagforbundet.no • www.fagbladet.no