ACCIONES SOBRE UNA BASE DE DATOS Una vez se tiene la base de datos estructurada con los campos necesarios para manejar la información y poder generar listados, consultas, resúmenes, gráficos, es necesario conocer las facilidades que ofrece Excel 2010 para realizar acciones sobre una base de datos. La lista o base de datos se puede administrar, adicionando o eliminando filas o registros, modificando los datos de cada uno de los mismos, consultando la información con ciertas condiciones, validando los datos, etc.
Insertar o Eliminar Registros Para insertar o eliminar registros en una base de datos puede realizarse directamente en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si se desea eliminar un registro, se puede borrar/eliminar la fila o las celdas del mismo, si se desea insertar uno nuevo puede agregarse al final o insertar una fila y llenar la información. Desde Excel 2000, cuando se tiene una BD o lista de más de 5 registros, el programa identifica las celdas que tienen fórmulas, es decir que son campos calculados, y automáticamente coloca la fórmula en la celda correspondiente. De la misma manera, desde Excel 2000, se arrastra el formato de las celdas. Esta acción facilita el ingreso de datos, ya que es suficiente con los campos de entrada y automáticamente se copian los campos calculados y los formatos de las celdas. En Excel 2010 al definir una lista, automáticamente el ingreso de datos asume todas las características propias de los registros ya ingresados, es decir, formatos, fórmulas. Otra forma de realizar este proceso consiste en ubicarse dentro de la lista o Base de datos, mediante el uso de la opción Formulario se encuentra dentro de Opciones, Personalizar Cinta, Todos los comandos.
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