Combinando correspondencia con Word y Excel. En general los usuarios de Officce también utilizan Word como el procesdaor de palabras que permite la producción de documentos, cartas, catálogos, que en general son independientes y se generan sin relacionarse con información que existe en las bases de datos de las organizaciones. Si tenemos una base de datos de clientes, es posible que creando una carta en Word, se les envíe a todos de manera automática, donde se les ofrezca una promoción o se les informe de alguna actividad que se vaya a desarrollar. También si se tiene la información de los empleados de la empresa, donde además de la información propia de nómina se cuenta con datos del individuo tales como dirección, cargo, ciudad, fecha de nacimiento y otros más, es muy común que la comunicación con ellos se realice a través de cartas, mails o mensajes que permiten transmitirles noticias, eventos y otras situaciones de una manera periódica y continua. En este caso Word y Excel nos ofrecen una excelente herramienta que permite producir la comunicación y generarla para todos aquellos funcionarios que así lo requieran. Es decir, con solo escribir una vez la carta o el mensaje es posible que Word y Excel se encarguen del resto. Es de anotar que si el mensaje se quiere enviar por el correo electrónico, lo podremos hacer con la misma facilidad. Veamos los elementos con que se debe contar para la utilización de la herramienta. 1. La base de datos con un NAME que identifique el rango donde se ubican los datos y almacenada en una carpeta del disco duro o del servidor. 2. En caso de que la base de datos esté en otro programa como Access, SQL, Oracle o alguna otra, simplemente la ruta donde se encuentra la BD. 3. El documento, carta, catálogo o mensaje, listo para ser escrito en Word. 4. Una buena y completa instalación de Office 2010. Primero que todo cargue Word y produzca el documento correspondiente.
Seleccione cualquiera de los documentos, en nuestro caso seleccionaremos un documento en blanco y procederemos a escribir una carta para nuestros clientes.