Usando Office Web Applications y SkyDrive Introducción El documento describe como manipular y publicar archivos de Microsoft Office, en el nuevo servicio de Microsoft llamado SkyDrive. Este nuevo servicio permite el intercambio de datos usando los servicios de “la nube” a los usuarios de Microsoft Live y Hotmail. Microsoft Office 2010 ofrece hoy la posibilidad de editar archivos en aplicaciones ubicadas en Internet, a estas aplicaciones se les conocen como Office Web Applications. Para hacer uso de este servicio el usuario debe adquirir la versión de office 2010 disponible en la página principal de Microsoft.
Objetivos Al finalizar el documento estará en capacidad de: 1. Entender en qué consiste el servicio de SkyDrive de Microsoft 2. Publicar archivos en el servicio de Microsoft SkyDrive 3. Usar Office Web Applications con SkyDrive
Requisitos 1. 2. 3. 4. 5.
Instalar Microsoft office 2010 Windows Xp con Service Pack 3.0 Windows 7 Cuenta de Live Messenger o Hotmail Ser usuario del servicio de Microsoft SkyDrive
Usando SkyDrive para publicar archivos. Todos los usuarios de Windows Live poseen un servicio para el almacenamiento de información en carpetas públicas en Internet, llamado SkyDrive. Microsoft ofrece este servicio a los usuarios de Hotmail y Windows Live con el fin de compartir documentos, fotos y publicar información. A este concepto se conoce como “La Nube”, es el lugar donde se coloca información al alcance de todos. “La nube” es la capacidad de ofrecer servicios de computación a través de internet y se accede desde un navegador de Internet. Para acceder a los servicios de SkyDrive, solo debe contar con una cuenta en Windows Live o Hotmail, desde la página principal de MSN se debe autenticar al servicio y seleccionar del menú principal la opción SkyDrive
Para los usuarios de Latinoamérica, el sitio MSN donde se debe acceder es http://latam.msn.com/. Aquí se debe autenticar al servicio y entrar a la Opción de SkyDrive. Si no aparece esta opción, el problema radica en que no se ha hecho la autenticación para ello debe buscar el vinculo [iniciar sesión]. Debe registrarse la cuenta y la clave del usuario. Una vez se haya autenticado al servicio, los usuarios podrán hacer uso de las carpetas publicas que ofrece SkyDrive, Posee una capacidad de 25 Gigas de memoria y el sistema indica el uso que se ha hecho. Inicialmente se cuenta con cuatro (4) carpetas disponibles. La primera de ellas se denomina “Mis Documentos” es de carácter privado y solo se tiene acceso con la autenticación del propietario de la cuenta. La segunda carpeta hace referencia a archivos favoritos y también es de carácter seguro, es decir solo el propietario puede acceder. La tercera y cuarta carpeta, “Favoritos compartidos” y “Pública” son de accesos general y puede contener archivos que el usuario desee compartir.
En este sistema de archivos llamado “la nube”, los usuarios pueden crear sus propias carpetas y almacenar la información que requiera. Cuando se realice este proceso tan solo se debe definir el nombre de la carpeta y el nivel de acceso: Solo Yo, indica que es una carpeta segura y solo el propietario de la cuenta puede acceder los archivos de esta carpeta, Mi red, todos los usuarios de contactos en mi red podrán acceder al contenido de la carpeta. Cualquier Publico, cualquier persona puede acceder al contenido y Seleccionar personas, permite determinar que personas pueden acceder los documentos.
Ejemplo: Para crear la carpeta donde se comparte los archivos de Excel 2010 con al acceso público solo se define el nombre de la carpeta y se garantiza el nivel de acceso. Al final se acepta con el botón siguiente, y el sitio quedara listo para cargar los archivos.
Definida la carpeta se puede hacer uso de ella mediante diferentes aplicaciones, se pueden crear archivos y almacenarlos en esta carpeta o simplemente subir de las unidades locales a este medio de almacenamiento. Se pueden subir todo tipo de archivo: hojas electrónicas, documentos, presentaciones, fotos e imágenes entre otros.
¿Cómo almacenar archivos en carpetas de SkyDrive?. Lo primero que se debe realizar es almacenar la información en el sitio público. Para ello se debe crear el archivo en la aplicación que se desea. Ejemplo el archivo que contiene las ventas de una organización hecho en Microsoft Excel 2010. Inicialmente el archivo debe encontrarse almacenado en unidad local que se pueda acceder por parte del usuario, en una USB, El disco duro o Unidad de red. Este archivo puede ser ubicado en el sitio de SkyDrive, entrando el sitio público y cargando el archivo al sitio especifico.
Cuando el archivo haya sido subido al portal de SkyDrive, este se debe cargar al sitio usando el botón cargar
Para montar un archivo en SkyDrive: 1. 2. 3. 4. 5.
Entrar al sitio de SkyDrive usando la cuenta de Windos Live o Hotmail Seleccione Agregar Archivos Seleccionar el archivo a montar desde la opción Seleccionar archivo desde tu equipo Se debe ubicar el archivo Cuando se hayan seleccionado todos los archivos que se deseen montar al sitio se debe seleccionar el botón Cargar
Si el archivo se ha desarrollado directamente Office 2010, se puede usar la opción COMPARTIR desde la cinta de archivo de la aplicación, se mostrará una caja de dialogo donde se indicará en que sitio desea almacenar el archivo, allí se encontrará la opción SkyDrive. Se debe definir el nombre del archivo y la carpeta pública donde se desea almacenar.
Si el archivo de ventas se encuentra construido en Microsoft Excel 2010, puede guardarse directamente a SkyDrive. 1. 2. 3. 4. 5.
En Microsoft Excel 2010 Seleccione la cinta de Archivo. Seleccione la opción de Compartir Defina guardar en SkyDrive. Aparecerá las carpetas creadas en el sitio de SkyDrive del usuario Seleccione la carpeta y desde el botón Gradar Como defina el nombre para el archivo.
Nota: Si es necesario Microsoft Excel 2010 solicitará autenticación al sitio de SkyDrive, se debe usar la cuenta de Windows Live o Hotmail y la respectiva clave del usuario. Una vez almacenado el archivo se puede consultar la lista de archivos en el sitio de SkyDrive.
¿Cómo utilizar Web Applications y los archivos de SkyDRive? Una de las grandes ventajas de Microsoft Office 2010, es la posibilidad de poder editar y gestionar archivos de datos desde cualquier parte, esta característica es propia del concepto de “La Nube”, que consiste en ofrecer servicios de cómputo a través de Internet. Para editar el archivo de ventas, hecho en Microsoft Office 2010 y publicado en SkyDrive, solo se debe tener acceso al sitio de almacenamiento público mediante la cuenta de Windows Live o Hotmail.
Se encontrarán las carpetas definidas por el usuario en el sitio de SkyDrive. El archivo de ventas en este caso se encontrará en Archivos Excel 2010.
Se debe seleccionar el archivo, y para editarlo seleccionar el botón de editar.
Una vez realizados estos pasos, se tendrá acceso, en este caso, a la información del archivo de ventas en Microsoft Excel Web Applications. Desde el programa explorador de internet se podrá editar y modificar el archivo seleccionado.
Existen varias posibilidades para trabajar el documento recuperado. Si en el computador, desde donde se está haciendo la navegación, se cuenta con Microsoft Excel 2010 se puede abrir y modificar el archivo directamente desde la aplicación. De lo contrario, si no se cuenta con Microsoft Excel 2010 en el equipo, el archivo se puede modificar desde el explorador de Internet. También se puede actualizar las conexiones de datos si el archivo tiene información conectada a fuentes específicas. Para editar el archivo en el explorador debe seleccionar el botón Editar en el Explorador. Se tendrá acceso a la mayoría de funcionalidades de Microsoft Excel 2010
Algunas funcionalidades no se encuentran disponibles en Office Web Applications, ese es el caso de las macros. Sin embargo la funcionalidad de las tablas dinámicas es accesible. Una de las acciones que no se pueden hacer desde Office Web Applications, es la de crear nuevos archivos, solo se puede acceder a documentos ya existentes no importa en qué versión se haya generado.
Conclusiones El uso de los nuevos servicios que se ofrecen por internet es de gran ayuda para los usuarios que habitan la nueva generación de la red. “La nube” conocida como el concepto de servicios de computo usando Internet, es decir a través de la red se tiene acceso al uso de software y recursos tales como impresoras y servicios de almacenamientos. Microsoft Office 2010 ofrece servicios de aplicaciones mediante el uso de “la nube”, para ello se debe hacer uso del servicio SkyDrive de Microsoft, tan solo se necesita contar con una cuenta en Windows Live o Microsoft Hotmail. SkyDrive es de fácil manejo y permite manipular el contenido de carpetas en directorios ubicados en “la nube”. Se pueden administrar carpetas y archivos y definir permisos de accesos. También se pueden enlazar estos archivos con aplicaciones en Internet. Desde las aplicaciones de Microsoft office 2010 se pueden almacenar archivos directamente en “la nube”, en SkyDrive. En algunas ocasiones los usuarios no tienen acceso a las aplicaciones que generaron los archivos de datos, es por eso que la importancia de Office Web Applications es más relevante para poder hacer uso de la información. En SkyDrive se puede hacer llamados a la aplicaciones de de Office 2010 para editar y observar el contenido de archivos de Microsoft office, sin importar en que versión fueron generados. Las aplicaciones Office Web son Office 2010 y pueden ser usadas desde cualquier dispositivo con un navegador y acceso a internet.
Bibliografía 1. Microsoft On line http://www.officelive.com/en-us/web-apps-preview 2. Windows Live Messenger http://skydrive.live.com 3. Microsoft Página Oficial http://www.Microosft.com