TIPS
EMPRESARIALES
POR
ING. FACUNDO PACHECO ROJAS
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Tu empresa y los procesos jurídicos y fiscales Cuando no se tiene la formación profesional de un contador público o de un abogado, es preciso recurrir a un especialista para que lleve estos procesos. Tratar de interpretarlos con la lógica pura o prestarles poca o nula atención puede ser muy perjudicial para su negocio.
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CREEMOS QUE NUNCA TENDREMOS UN PROBLEMA DE CORTE LEGAL O FISCAL Y NOS CONCENTRAMOS EN LA OPERACIÓN DIARIA, DESCUIDANDO ASPECTOS IMPORTANTES PARA LA TRASCENDENCIA DEL NEGOCIO.
Ahora que estamos preparando las declaraciones anuales (para personas físicas o morales) aparecen las grandes responsabilidades y los “hubiera” salen a relucir: “hubiera guardado mis comprobantes, hubiera pedido factura, hubiera entregado mi relación de gastos al contador, hubiera sabido que las colegiaturas de mis hijos también las puedo deducir, hubiera planeado desde que comenzó el año pasado..., etcétera”. Si en estos momentos la película de su vida empresarial se reduce a esos “hubiera”, lo único que le recomiendo es tratar de cumplir con sus compromisos como contribuyente y declarar en tiempo y forma adhiriéndose a los beneficios fiscales vigentes. Nunca es tarde para comenzar.
¿QUÉ DEBE REVISAR EN SU EMPRESA?
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Establezca contratos para la relación de compra-venta. Cuando usted vende un producto o servicio debe ser claro en el tipo de transacción. Si la compra-venta implicó un proceso crediticio, eso significa que su cliente tiene la posibilidad de pagarle a plazo. Revise muy bien las condiciones legales de esta operación para que el día de mañana tenga posibilidades de éxito en la cobranza. Si su producto salió defectuoso, debe asegurarse de que el reclamo esté bien sustentado y que el cliente tendrá objetividad en su queja. Si no responde por una garantía en su compra-venta, puede ser que le achaquen más atributos que los que realmente puede responder. Cuando usted sea el cliente y tenga que comprarle a su proveedor, asegúrese de que el contrato sea justo y no leonino porque así tendrá más oportunidad de reclamar en caso de que lo que compre haya salido mal.
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Genere contratos específicos y claros con su personal. Mantenga una relación objetiva y sana con sus colaboradores. Realice oportunamente contratos individuales de trabajo, de prestación de servicios profesionales o de subcontratación. Debe precisar horario, percepción, prestaciones, vigencia, funciones, responsabilidades y sanciones. Aunque la Ley Federal del Trabajo está de por medio, es conveniente aclarar y acotar el tipo de trabajo que su colaborador desempeña. Cuando haya redactado dicho contrato, sugiero que lo platique abierta y claramente con su gente, que todos conozcan muy bien sus derechos y sus obligaciones, para evitar sorpresas más adelante de ambas partes.
Aunque no conozca del tema, solicite reportes periódicos. Pregunte. Documente su contratación y el alcance del servicio profesional. También recuerde que su contador o su abogado no pueden hacer maravillas y deben conducirse en el marco de la ley; así que usted debe comprender que no son tapaderas de negocios ilícitos y que usted tiene la responsabilidad directa de responder ante cualquier señalamiento del SAT o de instancias similares.
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Redacción de actas. Documente sus procedimientos y los hechos a través de la elaboración de actas administrativas. Esto le va a dar una historia para evaluar a una persona, programa o área.
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Cumpla con sus obligaciones oportunamente. Es mejor declarar a tiempo, pagar impuestos, o incluso pagar multas, que esperar a que la instancia actúe y hasta le embargue.
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Permisos en orden. Según su giro, cheque muy bien permisos con salubridad, licencias de funcionamiento, adhesión a cámaras empresariales, permiso de Relaciones Exteriores, Ayuntamiento, entre otros. Manténgalos vigentes.
TRANQUILIDAD LEGAL Y FISCAL Tener en orden legal y fiscal su negocio, organización o empresa, le dará tranquilidad para poder operar muchos años. Aunque no sea fiscalista o licenciado en Derecho, le recomiendo leer y documentarse sobre los artículos principales de su giro. Conozca la Ley Federal del Trabajo. Identifique aspectos mercantiles y civiles propios de su empresa. No es lo mismo lo que se mide en una Asociación Civil, que en una Sociedad Anónima de Capital Variable. Como contribuyente, si se es mayor de edad y recibe ingresos, es posible que tenga que pagar impuestos de algún tipo. No sólo reciba su dinero y firme la nómina. Averigüe cuánto le retiene la empresa. Analice los beneficios del Infonavit, del Afore. Aprovéchelos. Comente con sus familiares, incluso hay planes interesantes en caso de fallecimiento para sus beneficiarios. Conozca el régimen fiscal que le corresponda y asesórese bien sobre el tipo de comprobantes que puede deducir. En esto de las leyes, códigos y reglamentos lo que hoy aplica mañana puede cambiar. Esté pendiente de las reformas y las actualizaciones, mantenerse en el marco de la ley le dará ventaja competitiva a largo plazo.
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Contratos o acuerdos de confidencialidad, de afianzamiento o de responsabilidad. En caso de que sus productos o servicios involucren recetas secretas, procesos especializados y un know how propio de su negocio, le sugiero también incluir cláusulas o documentos específicos de confidencialidad. En algunos casos, para el personal clave tendrá que buscar asesoría para afianzarlos en caso de mal uso de recursos.
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El famoso plan “B”. Documente e implemente planes de contingencia atravésdelacontratacióndesegurososimilaresparaquenotengasorpresas en caso de siniestros: robos, incendio, terremoto, inundación o pérdida de personal clave. Mida el riesgo y asegure una cantidad razonable de sus recursos. Si no ocupa los seguros, es mejor, pero conviene estar preparado para un escenario pesimista. Revisión periódica de sus procesos legales y fiscales. Contrate personal confiable en el tema legal y fiscal. Pida referencias y supervíselos.
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» El autor es director general de la Fundación de la Universidad Veracruzana A.C. Contacto: facundo.epacheco@gmail.com
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