Overhead: kostenpost of zorgheld?

Rol overhead: KOSTENPOST OF ZORGHELD?

De zorgexploitatie en daarmee de overhead in de langdurige zorg staat onder toenemende druk. Enerzijds is de omvang van de overhead op veel plekken een doorlopend onderwerp van discussie, anderzijds wordt er veel van diezelfde overhead verwacht. Wat is wijsheid?

Druk op zorgexploitatie neemt toe

Veel zorgorganisaties compenseerden de afgelopen jaren een tekort op hun zorgexploitatie met een positief resultaat op de vastgoedexploitatie. De kosten voor huisvesting en vastgoed stijgen echter flink. Dat geldt onder meer voor nieuw- en verbouw, onderhoud, energie, huur en rente. Dergelijke kosten worden vergoed vanuit de nhc (normatieve huisvestingscomponent). De nhc daalt echter met 8 procent per 1 januari 2024. Dit betekent dat zorgorganisaties moeten zorgen voor een dekkende zorgexploitatie, omdat deze niet langer kan leunen op een positieve vastgoedexploitatie.

Dit betekent dat je goed, continu en voldoende gedetailleerd inzicht moet hebben in de kosten én opbrengsten: waar wordt het verdiend en waar loopt het geld weg? Zonder dit inzicht is het maken van onderbouwde keuzes niet goed mogelijk en is het risico op verliezen groot. Het is daarbij niet enkel van belang dat je weet hoe hoog de kostprijs is, maar ook hoe je deze gericht kunt beïnvloeden. Hoe ziet je functiemix eruit? Hoe verhouden geleverde en geïndiceerde zorg zich tot elkaar? Wat is de productiviteit en hoeveel bedraagt de ‘schermtijd’ in de zorg? Hoe hoog zijn de centrale kosten en op welke wijze worden die doorbelast? Inzicht in deze factoren blijkt voor veel zorgorganisaties een uitdaging.

Overhead paradox

Overheadfuncties spelen een voorname rol bij het op orde krijgen en houden van de zorgexploitatie. Denk bijvoorbeeld aan de werving, de ontwikkeling, de aansturing, het behoud en de efficiënte inzet van goed personeel, maar ook aan goede IT-ondersteuning en informatievoorziening. Of aan het berekenen van de eigen kostprijzen, weten waar geld verdiend wordt en waar juist niet, en ondersteunen bij het maken van financieel verantwoorde en onderbouwde keuzes. Zo zijn er tal van voorbeelden te bedenken. De druk op deze functies neemt toe. Tegelijkertijd zwelt de discussie over de omvang van de overhead aan door stijgende kosten en druk op tarieven. Dit is de overhead paradox.

Of… is dit meer een ogenschijnlijke paradox? Dat kritisch wordt gekeken naar de omvang van de overhead is namelijk van alle tijden. Het is ook gezond. Immers,

elke euro die je besteedt aan overhead, kun je niet besteden aan daadwerkelijke zorg. Overhead is daarmee een kostenpost, maar dat is zorgpersoneel natuurlijk ook. En net als zorgpersoneel is óók overhead van waarde. Sterker nog, geen zorgorganisatie houdt het een dag vol zonder overhead. Wat bijvoorbeeld als er een storing is in het ECD of de domotica en er geen IT-ondersteuner beschikbaar is? Of als de salarissen niet betaald worden?

Maximale waarde

En precies dat is waar in onze optiek de discussie over moet gaan: de toegevoegde waarde van overhead. Deze toegevoegde waarde is maximaal als precies datgene geboden wordt wat nodig is, tegen minimale kosten. Dit vereist dus dat je met elkaar in de eerste plaats scherp hebt wat nodig is aan overhead. En dat dit vervolgens goed en zo effi ciënt mogelijk geboden wordt. Dat vraagt om een continue dialoog tussen overhead en interne klant. Zij staan samen aan de lat en hebben dezelfde uitdaging: goede en betaalbare zorg en prettig werk.

Zoek de scherpte

Precies datgene bieden tegen minimale kosten en daarmee bijdragen aan een effectieve en effi ciënte organisatie, lukt alleen als de overhead zelf óók effectief en effi ciënt is georganiseerd. En daar mogen intern best scherpe en concrete afspraken over gemaakt worden. Wat verwachten we van de overhead, hoeveel mag dat kosten en hoe stel je vast of de afgesproken diensten geleverd zijn? Dit kan bijvoorbeeld door normen af te spreken ten aanzien van de geleverde kwaliteit en deze vervolgens te meten, monitoren en bespreken. De kost gaat hier doorgaans voor de baat uit.

Geen blauwdruk

Voor dé optimale overhead bestaat alleen geen blauwdruk. Elke organisatie is immers uniek. Maar er zijn wel degelijk handvatten, best practices, benchmarks en kengetallen die kunnen helpen bij het optimaliseren én normeren van de overhead. Optimaliseren van overhead is een complexe en integrale uitdaging. Daarmee bedoelen we dat rekening gehouden moet worden met veel samenhangende aspecten. Dit begint met een heldere en gedeelde visie op wat overhead is, wanneer deze van toegevoegde waarde is en binnen welke (onder meer fi nanciële) kaders. En wat dit betekent voor de cultuur en wat het vraagt van het perso-

OMVANG OVERHEAD STABILISEERT

Bij instellingen voor verpleging, verzorging en thuiszorg gaat 16,2 procent van de totale kosten naar overhead; bij de gehandicaptenzorg is dit 16,4 procent en bij de geestelijke gezondheidszorg 21,2 procent. Dit blijkt uit de Benchmark Care van Berenschot onder 129 organisaties, op basis van de jaarrekeningen uit 2021. Zowel het percentage overheadformatie als -kosten stabiliseert in de VVT. In de GZ zijn beide percentages net als vorig jaar licht gestegen. In de GGZ lagen overheadformatie en -kosten de afgelopen drie jaar vlak bij elkaar. Covid-19 heeft de ontwikkeling van de overhead bij veel zorgaanbieders geremd. Het was alle hens aan dek om de organisatie draaiende te houden. Veel projecten kwamen stil te liggen of werden gecontinueerd door externe inhuur. Voor de komende jaren zijn de uitdagingen voor de gemiddelde zorgaanbieder groot. De noodzaak tot meer standaardisatie en integrale automatisering zal zorgen voor meer ICT-kosten. Daarnaast zullen investeringen in bijvoorbeeld zorgmanagement (aandacht voor medewerkers), vastgoedkennis, HR-capaciteit (werving, duurzame inzetbaarheid, opleiding en ontwikkeling van medewerkers) en inkoop, plannen en roosteren leiden tot een stijging van de overheadkosten. Om de overheadkosten beheersbaar te houden, moeten deze investeringen gecompenseerd worden door meer effi ciëntie, minder verspilling, hogere productiviteit van zorgmedewerkers en minder overheadformatie voor uitvoerende, controlerende en administratieve taken. Hier adequaat en onderbouwd op sturen vraagt om inzicht in de omvang en kosten van de bedrijfsvoering en specifi ek de overhead. De Benchmark Care helpt zorgaanbieders hierbij en biedt al jaren betrouwbare en valide inzichten.

Marvin Hanekamp & Simon Heesbeen, Berenschot neel, de aansturing, de processen, de IT en de structuur. Ons credo: hou het zo eenvoudig mogelijk, dat is al moeilijk genoeg. Het organisatieontwikkelmodel van Berenschot (zie afbeelding) kan hierbij helpen.

Optimaal samen

Opvallend is dat de meeste zorgaanbieders het verbeteren van de bedrijfsvoering solitair aanvliegen. Hier liggen juist veel kansen voor samenwerking. Denk aan gezamenlijke inkoop, IT of administraties. Maar ook op het vlak van HR zijn er volop mogelijkheden, bijvoorbeeld voor de werving, opleiding, doorstroom en (organisatieoverstijgende) inzet van personeel. Dit zou de inhuur kunnen terugdringen en de professionaliteit en carrièrekansen van medewerkers kunnen verbeteren. Het Deltaplan1 van veertien Zeeuwse organisaties en het onderling uitwisselen van medewerkers van vier Brabantse aanbieders2 zijn passende voorbeelden.

Zorg dat de overhead aantoonbaar bijdraagt aan goede en betaalbare zorg en prettig werk. Focus niet alleen op de kosten, maar vooral op de toegevoegde waarde. Die noodzaak wordt groter nu de zorgexploitatie extra onder druk staat. Zoek daarbij de samenwerking met de interne klant en externe partners. Zie de overhead niet alleen als kostenpost maar ook als zorgheld.

Figuur 2. Organisatieontwikkelmodel van Berenschot.

1 https://viazorg.nl/deltaplan 2 https://www.actiz.nl/unieke-samenwerking-zorgorganisatiesvoor-uitwisseling-van-personeel

Verdiepingscyclus ‘Van Business Controller naar Business Partner’

Voor fi nanciële professionals die toe zijn aan een volgende stap in hun functioneren

Q-Academie organiseert in samenwerking met Fizi de Verdiepingscyclus ‘Van Business Controller naar Business Partner’. In een interactieve setting dagen vier gastdocenten fi nancials uit die hun visie op de fi nancieel-economische gezondheid van zorgorganisaties willen verbreden. Joost Zuurbier zal vanuit Q-Academie deze sessies leiden.

9 maart 2023 30 maart 2023

Management control en besturingsfi losofi e Peter Langenbach Directeur Zorginkoop bij zorgverzekeraar Zilveren Kruis Ketenzorg en regionalisering Marc Bruijnzeels Directeur van het Jan van Es instituut voor eerstelijns gezondheidszorg

20 april 2023

Competentiemanagement en rolopvatting Marika Roodzant Strategisch manager bedrijfsvoering bij Reinaerde

25 mei 2023

Financiering en WFZ

Frans Schaepkens Directeur Waarborgfonds voor de Zorgsector

Laat je inspireren! Inschrijven kan via de website: