Hoe voorkom je bijtelling en andere naheffingen?

Veel zorgorganisaties hebben een wagenpark voor bijvoorbeeld logistieke zaken of voor het bezoeken en vervoeren van cliënten. Onze ervaring is dat organisaties de fiscale spelregels rond het wagenpark vaak niet goed genoeg kennen, terwijl de Belastingdienst tegelijkertijd meer dan gemiddelde aandacht heeft voor de naleving van de bijtellingsregels. In deze bijdrage staan we op hoofdlijnen stil bij de fiscale gevolgen en aandachtspunten voor auto’s die ter beschikking van medewerkers worden gesteld en beschrijven we hoe naheffingen voorkomen kunnen worden.

Personenauto/personenbus

Zowel de personenauto als de personenbus valt onder de reguliere bijtellingsregels. Wanneer een bijtelling niet gewenst is, zijn er twee mogelijkheden om dit te voorkomen: • De werknemer(s) aan wie de auto ter beschikking is gesteld, moet een verklaring van niet-privégebruik aanvragen bij de Belastingdienst en deze overleggen aan de werkgever. Hierbij geldt dat iedere werknemer moet kunnen aantonen dat op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé wordt gereden. • De werkgever zorgt dat er per auto en per rit een rittenverantwoording is, waaruit uitsluitend zakelijk gebruik blijkt.

Bestelauto

Voor bestelauto’s geldt, behalve de hierboven genoemde maatregelen, nog een aantal andere mogelijkheden om bijtelling te voorkomen. Dit zijn: • De bestelauto blijft buiten werktijd altijd achter op het bedrijfsadres. • Met de werknemers die de bestelauto gebruiken, wordt een verbod op privégebruik afgesproken. • Werkgever en werknemer vragen gezamenlijk een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik aan. • Wanneer de bestelauto om bedrijfsredenen doorlopend afwisselend wordt gebruikt door verschillende bestuurders, kan de bijtelling worden ‘afgekocht’ voor een bedrag van € 300 per jaar.

Procedure en beheersmaatregelen

Voor alle mogelijkheden om bijtelling te voorkomen of achterwege te kunnen laten, geldt dat er bewijs moet zijn waaruit blijkt dat aan de regels en voorwaarden wordt voldaan. Dit bewijs moet altijd 100 procent waterdicht zijn. Dit betekent dat werkgevers genoodzaakt zijn een goede procedure te hebben voor het ter beschikking stellen van de auto’s. Daarbij zijn, afhankelijk van de gekozen uitzonderingsbepaling, beheersmaatregelen nodig die via monitoring achteraf getoetst moeten worden op de werking ervan. Ook moet hierover duidelijk gecommuniceerd worden naar de gebruikers van de auto’s, om misverstanden te voorkomen.

Praktijkvoorbeeld

Een thuiszorgorganisatie maakt gebruik van kleine personenauto’s met een cataloguswaarde van € 16.000. Er wordt 24-uurszorg geleverd waarvoor per dag drie werknemers gebruik maken van dezelfde auto. Zonder sluitende rittenverantwoording en controle hierop zou dit voor deze drie werknemers een bijtelling betekenen van bijna € 300 per maand per persoon. Bij een belastingtarief van stel 35 procent betekent dit afgerond voor alle drie de werknemers € 100 minder nettoloon per maand. Overigens zullen ook de werkgeverslasten stijgen door de bijtelling. Wanneer dit achteraf bij een belastingcontrole wordt vastgesteld, is de financiële schade nog groter. Dan moet er gebruteerd worden, zijn er boetes die oplopen tot 40 procent, wordt er geëxtrapoleerd naar andere jaren en is er heffingsrente verschuldigd. Voornoemde situatie van één auto voor drie medewerkers leidt dan tot een aanslag van ongeveer € 68.000.

Het hoeft geen betoog dat dit onwenselijk is. Als werkgever zul je daarom bijvoorbeeld een rittenverantwoordingssysteem (GPS) moeten hebben in iedere auto en steekproefsgewijs moeten controleren of de bijbehorende regels worden nageleefd, de zogeheten blackbox. Ook moeten de werknemers geïnformeerd worden over correct gebruik van het GPS-systeem en de regel dat de auto niet voor privédoeleinden gebruikt mag worden.

Ongewenste gevolgen

Er zijn natuurlijk veel meer praktijkvoorbeelden te noemen waar het mis gaat. Het gemak waarmee auto’s soms worden gebruikt om even een privéboodschap te doen – langs het kinderdagverblijf rijden, een kleine verhuizing doen met een bestelauto en meer van dit soort zaken – kunnen ongewenste gevolgen hebben. Een enkele kilometer privé kan daarbij al fataal zijn met bijtelling of een correctie tot gevolg. Naleving van de regels en toezicht op deze strikte regelgeving luisteren dan ook zeer nauw.

Nadat beheersmaatregelen zijn ingevoerd, start een periodieke monitoring. Leg deze toetsing in ieder geval schriftelijk vast. Dit maakt namelijk ook deel uit van het te leveren bewijs dat toetsing achteraf plaatsvindt. Bij de steekproefsgewijze beoordeling van ritten moet bij onduidelijkheden navraag worden gedaan bij de bestuurder. Wij adviseren om dit schriftelijk te doen en bewaar de verklaring die een werknemer geeft voor de rit. Bepaal in deze procedure ook wat er moet gebeuren als een bestuurder de auto wel privé gebruikt.

Tot slot

We hebben dit artikel geschreven omdat de fiscale regels rond autogebruik in de praktijk niet helemaal goed worden nageleefd, met te vaak ongewenste heffingen achteraf. Vaak komt dit doordat er te gemakkelijk over gedacht wordt.

Als adviseurs zijn we regelmatig betrokken bij monitoringstrajecten waarbij we steekproefsgewijs toetsen of de fiscale regels worden nageleefd. Ook passen we data-analyse toe (bijvoorbeeld voor de werkkostenregeling) om inzichtelijk te maken hoe beheersmaatregelen in fiscale processen werken. Vooraf nadenken en handelen voorkomt discussie achteraf.

Ronald Redegeld & Nika Stegeman, BDO Branchegroep Zorg