Fiscaliteiten

De nieuwe thuiswerkvergoeding; sigaar uit eigen doos?

De uitbraak van corona in het voorjaar van 2020 heeft in veel sectoren geleid tot een nieuwe standaard van werken. Al hoewel in de zorgsector het thuiswerken niet als primaire gedachte opkomt, zien we in de praktijk steeds vaker dat, op functies waarin dit wel mogelijk is, meer dan in het verleden wordt thuisgewerkt. Denk daarbij vooral aan ondersteunend personeel en management. De wens om een vergoeding voor de extra kosten die thuis gemaakt worden, werd bij veel werkgevers neergelegd. De tijdens Prinsjesdag geïntroduceerde regeling zorgt voor meer impact dan menigeen voorziet. Reiskostenvergoedingen zullen wellicht moeten worden bijgesteld, er moet worden nagedacht over administratieve borging en bewijslast en de fiscaalvriendelijke uitruilregeling zal minder ruimte kennen.

Thuiswerkvergoeding

Met ingang van 2022 introduceert de wetgever een gericht vrijgestelde vergoeding voor de extra kosten die werknemers hebben als gevolg van het thuiswerken. Zo gaat het bijvoorbeeld om de extra kosten voor koffie en thee, energie en toiletpaper. De roep om een adequate onbelaste vergoeding van de door de werknemer thuis te maken extra kosten klonk al snel door, nadat de regering het zo veel als mogelijk thuiswerken tot een belangrijke maatregel introduceerde.

Het Nibud ging aan de slag met een becijfering van wat nu die extra kosten zouden zijn. Dit alles werd gesteld op een bedrag van € 2 per dag. Veel werkgevers hebben dit bedrag ook in 2021 al gehanteerd voor een vergoeding aan hun werknemers, echter in 2021 komt een dergelijke vergoeding nog ten laste van de vrije WKRruimte.

Vanaf 1 januari 2022 kan deze vergoeding van € 2 per dag gericht vrijgesteld worden vergoed. Als duidelijk is op welke dagen een werknemer thuiswerkt, kan zelfs overwogen worden om een vaste thuiswerkvergoeding per maand te betalen. De vaste thuiswerkvergoeding wordt dan berekend met toepassing van de zogenoemde 128-dagenregeling (bekend van de vaststelling van de huidige vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer). Overigens mag de thuiswerkvergoeding niet op een en dezelfde dag samenlopen met een vergoeding voor woon-werkverkeer.

Vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer tot en met 2021

Een van de meest voorkomende arbeidsvoorwaarden naast regulier salaris, is de vaste reiskostenvergoeding

voor het woon-werkverkeer. Al decennia lang zijn hier, vanuit een wettelijk kader, richtlijnen voor. Ooit was er het reiskostenforfait dat op basis van een staffel een onbelast bedrag aan vergoeding mogelijk maakte. Later heeft deze staffel plaatsgemaakt voor een vergoeding gebaseerd op € 0,19 vermenigvuldigd met de reisafstand en ingeschatte reisfrequentie. Veelvuldig is hier gebruik gemaakt van de 214- dagenregeling (resp. 128-dagen).

In de huidige regeling is ten aanzien van de reisfrequentie een marge opgenomen van 40% waarin de werknemer niet per definitie naar de arbeidsplaats hoeft te reizen. Anders gezegd, de werknemer moet ten minste in 60% van de gevallen per jaar woon-werkverkeer hebben en dan kan op basis van 214 werkdagen een vaste vergoeding worden vastgesteld. Het aantal van 214 is gebaseerd op een volledig jaar (fulltime) verminderd met verlof en een gemiddeld aantal dagen verzuim en thuiswerkdagen (een parttime dienstverband heeft naar rato invloed op de 214 dagen).

Voor zover binnen de bestaande vergoedingsregeling niet het fiscaal maximaal onbelaste bedrag wordt behaald, zien we in de praktijk veel werknemers gebruik maken van de fiscaalvriendelijke optimalisatie mogelijkheid. Hierbij wordt een belast stukje loon uitgeruild tegen een onbelaste vergoeding voor reiskosten die nog niet maximaal onbelast vergoed worden.

Vaste reiskostenvergoedingen in coronatijd

Gedurende de coronasituatie heeft de overheid diverse maatregelen getroffen om werkgevers en werknemers tegemoet te komen in mogelijke knelpunten bij de uitvoering van arbeidsvoorwaardelijke regelingen. Een ervan betreft de goedkeuring om vaste reiskostenvergoedingen onbelast door te betalen, ondanks het mogelijk aangepaste reispatroon als gevolg van de coronasituatie. Belangrijk in deze goedkeuring is dat de vaste vergoeding vast stond op 12 maart 2020. Deze goedkeuring is recentelijk nog verlengd tot 31 december 2021.

Ook ten aanzien van de hiervoor genoemde fiscaalvriendelijke uitruilvariant geldt de vaste vergoeding op 12 maart 2020.

Vaste reiskostenvergoedingen per 2022

Als gevolg van de invoering van de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding, veranderen ook de regels voor de vaste reiskostenvergoeding in 2022.

Allereerst mag er geen samenloop zijn van een gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding en een onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer op een en dezelfde dag. Vooraf dient hiervoor een keuze te worden gemaakt, of thuiswerken of reizen woon-werk.

In de wettelijke bepalingen is voorts het woord ‘werkdagen’ vervangen voor ‘reisdagen’. Deze simpele aanpassing van de tekst resulteert in het niet meer van toepassing zijn van de hiervoor besproken marge van 40%. Deze praktische handelwijze wordt dus losgelaten in het licht van de komst van een gerichte vrijstelling voor het thuiswerkkosten. Er wordt met de vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer dan ook meer aangesloten bij het werkelijke reispatroon. De aan werknemers te betalen reiskostenvergoeding zal vanaf 2022 veelal wijzigen.

Een voorbeeld te verduidelijking: Een werknemer woont op 20 km van het werk, werkt 2 dagen in de week thuis en de andere 3 dagen op het werk. In 2021 bedraagt de maandelijks maximaal onbelast te betalen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer € 135,53. In 2022 bedraagt de maandelijks maximaal onbelast te betalen reiskostenvergoeding woon-werkverkeer € 81,32. Voor de 2 thuiswerkdagen mag in 2022 een onbelaste vergoeding betaald worden van € 14,26. Een verschil derhalve van bijna € 40 p/mnd.

Vorenstaande heeft ook gevolgen voor de eerder genoemde fiscaalvriendelijke uitruilregeling ter optimalisatie van de onbelaste reiskostenvergoeding. Deze biedt straks veelal minder ruimte.

De andere opzet van de vaste woon-werkvergoeding heeft mogelijk meer administratieve impact. Dit betreft namelijk de bewijslast die achteraf benodigd kan zijn om de vastgestelde vergoeding voldoende aannemelijk te maken. Onder de huidige regels is de omvang van het arbeidscontract leidend in de vaststelling van een reiskostenvergoeding. In de nieuwe situatie betreft dit de reisfrequentie. Komt er straks achteraf discussie met de Belastingdienst over de reisfrequentie van een werknemer? En zo ja, hoe is dit dan voldoende aannemelijk te maken?

Tot slot

Al met al is de onbelaste thuiswerkvergoeding een sigaar uit eigen doos. De mogelijkheden voor de woonwerkvergoeding alsmede de optimalisatie hiervan worden kleiner. De € 2 per dag zal voor veel werknemers deze netto gevolgen niet goedmaken.

Ronald Redegeld, specialist loonheffingen & Nika Stegeman, partner zorg BDO