Ana Gabriela Zavala: Administración de proyectos aplicada a los desarrollos de franquicia

Gabriela Zavala Directora General ILAF gzavala@franquiciatunegocio.com

Administración de proyectos aplicada al desarrollo de franquicia

Un proyecto se define como un esfuerzo temporal (con un principio y un fin claramente definidos) que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Cuando una empresa ha probado ser exitosa en sus operaciones y contar con la aprobación de su clientela local, tendrá la opción de crecer hacia otros territorios, y uno de los modelos más adecuados para lograrlo, es por medio de franquicias.

Franquiciar va mucho más allá de una decisión, implica generar un sistema estructurado dentro de la empresa que permita una trasmisión correcta del conocimiento, una protección completa de su propiedad intelectual, una metodología para el control preciso de sus futuras unidades, un abastecimiento garantizado para sus operaciones en los nuevos territorios, entre otros elementos. Desarrollar un sistema de franquicias implica trabajar con la empresa en su condición actual, y prepararla para que pueda comenzar a otorgar franquicias; por tanto, es un proyecto.

El Project Management Institute PMI® es un organismo autónomo que reúne el conocimiento de las mejores prácticas para la Administración de Proyectos, las cuales pueden aplicarse completamente a un proceso de desarrollo de un sistema de franquicia.

"El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización" - J.P. Sergent

En franquiciatunegocio, empresa consultora especializada en franquicias, aplicamos los principios generales del PMBOK (Project Management Book of Knowledge) a los proyectos de franquiciar las marcas de nuestros clientes, destacando principalmente lo siguiente:

Acta de inicio. Nuestra propuesta económica y de trabajo para los candidatos a clientes contiene los elementos de un Acta de Constitución de Proyecto (Project Charter), como la definición del proyecto, alcance, objetivos, actividades, involucrados, presupuesto, etcétera, misma que pasa a formar parte del contrato cuando este se realiza.

Director del proyecto. Se asigna a un líder de proyecto por parte de nuestra empresa y a un líder de proyecto por parte del cliente que, en conjunto, identifiquen a los interesados, definan los procesos del área de comunicación, así como el monitoreo

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y control del proyecto, buscando el aseguramiento de la calidad y el alcance, dentro del presupuesto y el tiempo.

Gestión del cronograma. Se genera un cronograma de trabajo con el listado detallado de las actividades, secuencias y dependencias, duración, fechas de inicio y fin, mismo que se plasma en un diagrama de Gantt y es firmado de conformidad por nuestro cliente.

Procesos de inicio. La primera actividad que se lleva a cabo es un Kick-Off Meeting (KOM), en la que coincide nuestro equipo de trabajo con el del cliente, se revisa el trabajo a desarrollar, los responsables, los tiempos, se comienza a recaudar la información principal del negocio, se plasma el mapeo general de procesos. Esta reunión tiene una duración de 4 a 6 horas.

Desarrollo del equipo y gestión del involucramiento de los

interesados. La siguiente actividad para realizar es un seminario-taller de capacitación en franquicias para el equipo de trabajo del cliente cuya duración es de 6 horas, en el que participan consultores expertos de reconocimiento a nivel internacional.

Gestión de comunicaciones. El líder o administrador de proyecto de nuestra empresa es el responsable del desarrollo de las áreas de trabajo del proyecto, de su ejecución, monitoreo y control, y por supuesto, cierre. Se involucra un equipo multidisciplinario, que puede ser mayor según el proyecto propio del cliente: abogados, administradores, financieros, diseñadores, mercadólogos, etcétera. El líder coordina a todos ellos y asegura el flujo oportuno de la información entre las áreas.

Procesos de cierre. La etapa de cierre es realizada por el líder, pero vigilada por las áreas directivas, ya que es importante lograr, en primer lugar, la total satisfacción del cliente, el cumplimiento cabal de todas las tareas y el cierre contractual del proyecto. Nuestro proceso de cierre incluye 2 capacitaciones al equipo del cliente sobre el material desarrollado y sus nuevas actividades a desempeñar una vez que el proyecto concluido les sea entregado para convertirse en parte de su operación, más una reunión final de “graduación” como franquicia.

La Metodología de la Administración de Proyectos, combinada con la amplia experiencia y conocimiento del equipo de trabajo en el desarrollo de sistemas de franquicia, nos permite un alto índice de satisfacción de nuestros clientes, que pueden dar un seguimiento puntual a su proyecto y recibir entregables que corresponden a sus expectativas, pero más allá, ha generado empresas franquiciantes capacitadas y correctamente estructuradas para asumir su nuevo rol y tener una expansión exitosa.