DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL

Unidad IV DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL Comunicación Organizacional Francisco Quintana Canessa

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FUNDAMENTACIÓN • La comunicación escrita es imprescindible en la vida organizacional o empresarial • La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se emplean en la correspondencia epistolar o literaria.

• En la actualidad, la redacción es completamente directa, los términos que en ella se utilizan son conocidos, imperando una línea de respeto, cortesía, sentido común y tacto.

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Las cualidades fundamentales que debe tener la redacción empresarial son: • CLARIDAD: es la característica que presenta el contenido, por medio de la cual éste se presta sólo para una interpretación, permitiendo una comprensión inmediata.

• PRECISIÓN: es la exactitud en la expresión, obviando palabras innecesarias.

• BREVEDAD: la redacción debe ser corta y razonable, sin hacer perder tiempo al momento de leerla.

• SENCILLEZ: significa redactar en forma espontánea, con vocablos de uso normal y fácil comprensión.

• CORRECCIÓN: correcto uso de los signos, reglas ortográficas y gramaticales. Algunos vicios de la corrección son:

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Barbarismo

Desaser por deshacer – atravez por a través Agradaria por Agradaría

Solecismo

“Raúl es mayor que mi” en vez de decir “Raúl es mayor que yo”

Cacofonía

“Dado a pedido del interesado para ser presentado al abogado…”

Ambigüedad

“Se venden camas para matrimonios de fierro” “Camisas para caballeros de nylon”

Monotonía de Vocabulario

“Me dijeron que tú habías dicho todo lo que el dijo”

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ELEMENTOS DE LA CARTA COMERCIAL Las cartas comerciales son redactadas de las más variadas formas, de acuerdo con las necesidades de la empresa. Sin embargo, todas presentan elementos comunes: • El Encabezamiento.

• El Texto o Cuerpo.

• El Cierre o Final.

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ENCABEZAMIENTO Es la parte preparatoria de la carta y se compone de los siguientes elementos: • MEMBRETE: Identificación de la empresa emisora, la cual se escribe en la parte superior de la carta, señalando el nombre de la empresa, la razón social y/o el giro.

• LUGAR Y FECHA: es necesario para la clasificación de archivos y correspondencia. Se ubica a la derecha.

• REFERENCIA (REF.): Síntesis del contenido, orientando al receptor sobre el asunto de la carta. Se escribe debajo del lugar y la fecha, al lado derecho.

• DIRECCIÓN INTERIOR: Señalización del receptor, su domicilio y destino. Se ubica al lado izquierdo.

• VOCATIVO: Palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atención del receptor.

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TEXTO O CUERPO Es la parte modular de la carta. Se inicia escribiendo después del vocativo. Debe ser legible y dispuesto en párrafos cortos. Su elemento principal es: • MENSAJE: es la idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje, entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta comprenderla fácilmente.

Cualquiera que sea la importancia de la carta comercial, es conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases relevantes, se pueden escribir en mayúscula o subrayarlas para llamar la atención.

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CIERRE O FINAL • SALUTACION: es la expresión breve de saludo de despedida.

• FIRMA: es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme en su reemplazo. En ese caso se antepone al nombre del remitente la letra “p” o “p/p” (por poder).

• ANTEFIRMA: es el nombre o razón social de la empresa emisora.

• INICIALES DE RESPONSABILIDAD: son las iniciales en mayúscula de quién firma la carta y las iniciales en minúscula de quién la escribe.

• ADJUNTOS (ADJ.): es la indicación de los documentos que se adjuntan a la carta.

• CON COPIA (C/C): Es la información de las copias enviadas a otras personas o departamentos.

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CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA OBJETIVO Publicitaria

Dar a conocer un producto o servicio interesando en su adquisición al receptor.

de Compraventa

Gestionar las operaciones comerciales de compra y venta entre empresas (B2B) o empresas y consumidores (B2C)

de Ajuste

Gestionar las relaciones comerciales entre empresas (B2B) o empresas y consumidores (B2C)

de Crédito

Gestionar las operaciones de compraventa según promesas de pago (créditos).

de Cobranza

Gestionar el cobro de pagos correspondientes a las operaciones comerciales

de Prórroga

Solicitudes de aumento de plazos correspondientes a promesas de pago.

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CORRESPONDENCIA

CARTAS EMPRESA EMISORA

Publicitaria

• Mailing • Spam

de Compraventa

• de Consulta • de Pedido • de Recepción.

de Ajuste

•Reclamación •Explicación •Justificación

de Crédito

• Solicitud de Crédito

de Cobranza

• Aviso de Vencimiento • Invocatoria de Cobranza • de Demanda

de Prórroga

• Petición de Prórroga

EMPRESA RECEPTORA

• de Cotización • de Remisión

• Concesión de Crédito

• Concesión de Prórroga • Denegación de Prórroga

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CORRESPONDENCIA INTERNA Es imprescindible la existe de una buena comunicación que presida las relaciones del personal de la empresa. Por ello, es que existen diversos medios de comunicación empresarial como son: • El Memorandum • La Circular • El Informe • La Citación • El Acta de Sesión

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MEMORANDUM Es el medio de comunicaciรณn mรกs utilizado dentro de la empresa.

Es emitido por la Gerencia General o cualquier unidad organizacional de la empresa.

Se utiliza para pedir informes, documentos o para indicar รณrdenes de trabajo.

Debe ser breve, preciso y objetivo.

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La estructura de un Memorandum es: • Membrete • Palabra MEMORANDUM • Número de orden • Fecha de emisión • Preposición DE (nombre y cargo del remitente) • Preposición A (nombre y cargo del destinatario) • Referencia (Ref.) • Texto • Salutación • Firma (firma, nombre y cargo del remitente)

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CIRCULAR Se utiliza para impartir instrucciones, normas e informaciones a todo el personal o parte de éste.

Su estructura es: • Membrete • Palabra CIRCULAR • Fundamentación de la circular • Información, orden o norma que se entrega • Recomendación o Petición • Lugar y fecha de emisión • Firma, nombre y cargo de la autoridad • Iniciales de Responsabilidad • Datos del destinatario.

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INFORME Es un documento emitido por un funcionario de la empresa y dirigido a su jerarquía superior.

El informe contiene una relación detallada, veraz e informativa de hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente.

También incluye la opinión unánime y justa del redactor, avalada por la capacidad y conocimiento que se le atribuye al informante.

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La estructura de un Informe es: • Membrete • Palabra INFORME y Número • Fecha de emisión • Referencia • Vocativo • Introducción (referencia a la petición del informe) • Texto de la información • Conclusiones • Sugerencias • Salutación • Firma (firma, nombre y cargo del remitente) • Adjuntos

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CITACIÓN Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su gerencia o directiva, convoca a reunión a un grupo de personas o al personal de la empresa, con la finalidad de entregarle información o tomar acuerdos acerca de asuntos que interesan a los citados.

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La estructura de una citación es: • Membrete • Palabra CITACIÓN • Tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria) • Fecha, lugar, hora.

• Tipo de citación (primera o segunda) • Tabla (temas a tratar en la sesión o reunión) • Firma (firma, nombre y cargo del que cita a reunión) • lugar y fecha de emisión • Datos del destinatario.

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ACTA Es un documento por medio del cual se deja constancia del desarrollo de una sesión o reunión.

Su estilo debe ser completo, veraz, preciso y claro, ya que constituye una evidencia de lo tratado.

Su estructura consta de varias partes:

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Introducción • Identificación de la institución o unidad organizacional • Tipo de reunión y Nº de ella.

• Lugar, fecha y hora de la reunión • Señalar el tipo de citación.

• Asistentes y excusas presentadas • Lectura del acta anterior y observaciones.

Tabla (temario de la reunión, indicando los acuerdos y decisiones tomadas).

Final (hora de término de la reunión) Firmas (de quien convocó y quien tomó apuntes)