Instituto Comercial Particular Prof. Guillermo González Heinrich Nº 01 Gestión de Compra Venta
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DOCUMENTACIÓN COMERCIAL La documentación mercantil comprende todos los formularios y constancias escritas utilizadas en la vida mercantil y que se aplican a las variadas operaciones que se realizan en el mercado. Una simple cotización, una compra, una venta, un envío de mercaderías, da origen a un documento especial que el uso ha creado y en algunos casos, que las leyes reglamentan. Las empresas industriales y las comerciales, cuando venden sus productos al consumidor deben llevar un registro de copras y ventas, para legalizar una salida de productos se debe acreditar con documentos, para dejar constancias realizadas efectivamente pagadas, se debe acreditar un documento. En toda empresa no se mueve nada sino existe un documento escrito, es por eso que se ha originado todo un proceso de compraventa de productos y servicios con documentos que constatan la entrada y salida de ellos.
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COTIZACION
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Doc. Mer. Nº: 001 Compraventa de Bienes & Servicios.
Pié de Pág.:
Cuerpo:
Encabezado
Definición y/o Función: Documento que emite el proveedor a petición del Emisor del Receptor del cliente, para dar a conocer las características, Documento: Documento: precios y condiciones de los productos que se Vendedor. Comprador. venden. Datos a Especificar Izquierdo: Derecho: • Nombre del proveedor. • Rut. • Giro • Nº Correlativo de Cotización. • Dirección • Lugar. • Teléfono. • Fecha de emisión. • Casilla. • Comuna. • Cantidad de artículos. • Nombre del cliente. • Detalle de los • Rut. artículos. • Dirección. • Condiciones. • Precio unitario. • Vendedor. • Teléfono. • Valor total. • Condiciones de • Valor neto. venta. • IVA. • Total de la compra.
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Diseño & Formato:
•
Libre de acuerdo a los requerimientos de la empresa proveedora.
Notas:
• •
Nº de Copias Mínimas:
No es timbrada por el S.I.I. No paga impuesto (IVA).
Requerimientos de la empresa.
Doc. Mer. Nº: 002 Compraventa de Bienes & Servicios. Comprobante de Ventas.
ORDEN DE COMPRA
Pié de Pág.:
Cuerpo:
Encabezado
Definición y/o Función: Documento que emite el comprador para ordenar Emisor del Receptor del un pedido de mercaderías a la empresa Documento: Documento: proveedora, de acuerdo a la cotización antes Comprador. Vendedor. recibida. Datos a Especificar Izquierdo: Derecho: • Nombre del comprador. • Rut. • Nombre del Documento. • Giro • Nº Correlativo de orden. • Dirección • Lugar de emisión. • Teléfono. • Fecha de operación. • Casilla. • Comuna. • Nombre del • Código del producto. proveedor. • Rut. • Cantidad de • Dirección. artículos. • Precios sin IVA. • Teléfono. • Detalle. • Precio unitario. • Giro. • Condiciones de • Precio total. venta. • • •
Firma de la orden. Nombre. Cargo.
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Libre de acuerdo a los requerimientos de la empresa.
Notas:
•
Nº de Copias Mínimas:
Requerimientos de la empresa.
No es timbrada por el S.I.I.
Doc. Mer. Nº: 003 Compraventa de Bienes & Servicios. Comprobante de Ventas.
NOTA DE VENTA
Pié de Pág.:
Cuerpo:
Encabezado
Definición y/o Función: Emisor del Receptor del Documento que extiende el vendedor al cliente Documento: Documento: cuando toma el pedido de artículos vendidos al Vendedor. Comprador. cerrar la venta. Datos a Especificar Izquierdo: Derecho: • Nombre del proveedor. • Rut. • Nombre del Documento. • Giro. • Nº Correlativo de orden. • Dirección. • Lugar de emisión. • Teléfono. • Fecha de la operación. • Casilla. • Comuna. • Nombre del cliente. • Rut. • Cantidad de • Dirección. artículos. • Teléfono. • Descripción. • Fecha de • Giro. • Precio unitario. cancelación. • Condiciones de • Precio total. venta. • Nº orden de compra. • •
Firma del vendedor. Nombre.
• • •
Firma del cliente. Nombre. Cargo.
Diseño & Formato: Profesor Francisco Quintana C. Publicista, Comercialización y Medios
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•
Libre de acuerdo a los requerimientos de la empresa.
Notas:
•
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No es timbrada por el S.I.I.
GUÍA DE DESPACHO
Nº de Copias Mínimas:
Original : Cliente. 1ª Copia : Vendedor. 2ª Copia : Emisor.
Doc. Mer. Nº: 004 Compraventa de Bienes & Servicios. Comprobante de Ventas.
Cuerpo:
Encabezado
Definición y/o Función: Emisor del Receptor del Documento que acompaña el despacho de las Documento: Documento: mercaderías, para ser firmada por el cliente, Vendedor. Comprador. como una constancia de que recibió conforme. Datos a Especificar Izquierdo: Derecho: • Nombre del proveedor. • Giro • Rut. • Dirección • Nombre del documento. • Teléfono. • Nº correlativo de guía. • Casilla. • Comuna. • Lugar y fecha de la • Código. operación. • Nombre del cliente. • Cantidad de • Rut. artículos. • Descripción. • Dirección. • Recibí conforme. • Precio unitario. • Teléfono. • Despachado por. • Precio total. • Giro. • Valor neto. • Condiciones de • IVA. venta. • Nº de orden de • Total. compra.
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Pié de Pág.:
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Firma del cliente. Nombre.
Diseño & Formato:
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Papel de color blanco. Dimensiones mínimas: 21,5 x 15cm. Fondo impreso de color celeste (pantone 290c o 290 u) con las siguientes frases: "SU BOLETA ES BENEFICIOSO PARA TODOS EXÍJALA"; "IMPRIMIÓ EL FONDO"; "NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL IMPRESOR , DIRECCIÓN COMPLETA, COMUNA, RUT" Frases intercaladas de cinco líneas cada una, impresas en mayúscula, de color celeste y con sesgo hacia la derecha de una letra, separadas por un punto o un guión. Deberán cubrir todo el fondo. Si por razones técnicas, ello no fuera posible, podrán no cubrir hasta 1 cm. Contando desde el borde. Fondo impreso en letras tipo "Univers Médium", cuerpo 8; interlineado 9 y en alta; en la misma dirección y sentido que los textos del documento. Si llevan logotipo, se permitirá que la impresión del fondo no cubra su espacio, el cual no puede exceder de una quinta parte del documento.
Recuadro Rojo: • Dimensiones: 4cm. de largo x 8 cm. de ancho. • Filete rojo (pantone 032c o 032u) de 1mm. de grosor. • Angulo superior derecho del documento, a 0,5cm. del corte. • Rut y palabra "GUÍA DE DESPACHO", impresos en letra "Univers Médium"; cuerpo 18 en alta; color rojo. • Nº correlativo no podrá tener un tamaño menor a 4mm. de altura; color rojo. • Inmediatamente debajo del recuadro, deberá consignarse la Unidad del S.I.I. donde debe efectuarse el timbraje; letra "Univers Médium"; cuerpo 11 y color rojo.
Notas:
•
Debe ser timbrada por el S.I.I.
Nº de Copias Mínimas: Original : Cliente. 1ª Copia : Emisor (S.I.I.) 2ª Copia : Cliente.
Doc. Mer. Nº: 005 Compraventa de Bienes & Servicios. Comprobante de Ventas. Definición y/o Función: Emisor del Receptor del Documento legal que acredita la compra y la Documento: Documento: venta de productos. Vendedor. Comprador. Datos a Especificar Izquierdo: Derecho: • Nombre del proveedor. • Giro • Rut. • Dirección • Palabra "FACTURA". • Teléfono. • Nº Correlativo de factura. • Casilla. • Comuna. • Lugar de emisión. • Fecha de la • Cantidad de operación. artículos. • Nombre del cliente. • Detalle de los • Rut. • Total de la compra artículos. • Dirección. (letras). • Precio unitario. • Teléfono. • Fecha de • Valor total. cancelación. • Giro. • Valor neto. • Condiciones de • IVA. venta. • Total. • Nº Guía de despacho. Cuerpo:
Encabezado
FACTURA
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Pié de Pág.:
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Firma del cliente. Rut.
S E. u O. Destino que corresponda.
Diseño & Formato:
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Papel de color blanco. Dimensiones mínimas: 21,5 x 15cm. Fondo impreso de color celeste (pantone 290c o 290 u) con las siguientes frases: "SU BOLETA ES BENEFICIOSO PARA TODOS EXÍJALA"; "IMPRIMIÓ EL FONDO"; "NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL IMPRESOR , DIRECCIÓN COMPLETA, COMUNA, RUT" Frases intercaladas de cinco líneas cada una, impresas en mayúscula, de color celeste y con sesgo hacia la derecha de una letra, separadas por un punto o un guión. Deberán cubrir todo el fondo. Si por razones técnicas, ello no fuera posible, podrán no cubrir hasta 1 cm. Contando desde el borde. Fondo impreso en letras tipo "Univers Médium", cuerpo 8; interlineado 9 y en alta; en la misma dirección y sentido que los textos del documento. Si llevan logotipo, se permitirá que la impresión del fondo no cubra su espacio, el cual no puede exceder de una quinta parte del documento.
Recuadro Rojo: • Dimensiones: 4cm. de largo x 8 cm. de ancho. • Filete rojo (pantone 032c o 032u) de 1mm. de grosor. • Angulo superior derecho del documento, a 0,5cm. del corte. • Rut y palabra "FACTURA", impresos en letra "Univers Médium"; cuerpo 18 en alta; color rojo. • Nº correlativo no podrá tener un tamaño menor a 4mm. de altura; color rojo. • Inmediatamente debajo del recuadro, deberá consignarse la Unidad del S.I.I. donde debe efectuarse el timbraje; letra "Univers Médium"; cuerpo 11 y color rojo.
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•
Notas: Debe ser timbrada por el S.I.I. S E u O. "Salvo Error u Omisión", dejando constancia que la casa vendedora se compromete a enmendar cualquier error u omisión que se hubiere cometido en ella. Todas las copias deben llevar impreso diagonalmente y destacado "COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CREDITO FISCAL".
NOTA DE CRÉDITO
Nº de Copias Mínimas: Original : Cliente. 1ª Copia : Control Tributario. 2ª Copia : Cliente.
Doc. Mer. Nº: 006 Compraventa de Bienes & Servicios. Comprobante de Ventas.
Cuerpo:
Encabezado
Definición y/o Función: Documento que el proveedor envía a su cliente para comunicarle que le ha disminuido su deuda Emisor del Receptor del o que ha registrado a su favor una cantidad de Documento: Documento: dinero, por el motivo que en la misma Nota se Vendedor. Comprador. expresa. Se utiliza cuando se reciben mercaderías en devolución. Datos a Especificar Izquierdo: Derecho: • Nombre del proveedor. • Giro • Rut. • Dirección • Nombre del documento. • Teléfono. • Nº Correlativo de Nota. • Casilla. • Comuna. • Lugar de emisión. • Cantidad de • Total de la compra • Fecha de la artículos. (letras). • Detalle de los • Fecha de operación. • Nombre del cliente. artículos. cancelación. • Precio unitario. • Rut. • Valor total. • Dirección. • Valor neto. • Teléfono. Profesor Francisco Quintana C. Publicista, Comercialización y Medios
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Pié de Pág.:
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Giro. Condiciones de venta. Nº de pedido. Nº de factura. Nº Guía de despacho.
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IVA. Total.
Firma del cliente. Rut. Diseño & Formato:
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Papel de color blanco. Dimensiones mínimas: 21,5 x 15cm. Fondo impreso de color celeste (pantone 290c o 290 u) con las siguientes frases: "SU BOLETA ES BENEFICIOSO PARA TODOS EXÍJALA"; "IMPRIMIÓ EL FONDO"; "NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL IMPRESOR , DIRECCIÓN COMPLETA, COMUNA, RUT" Frases intercaladas de cinco líneas cada una, impresas en mayúscula, de color celeste y con sesgo hacia la derecha de una letra, separadas por un punto o un guión. Deberán cubrir todo el fondo. Si por razones técnicas, ello no fuera posible, podrán no cubrir hasta 1 cm. Contando desde el borde. Fondo impreso en letras tipo "Univers Médium", cuerpo 8; interlineado 9 y en alta; en la misma dirección y sentido que los textos del documento. Si llevan logotipo, se permitirá que la impresión del fondo no cubra su espacio, el cual no puede exceder de una quinta parte del documento.
Recuadro Rojo: • Dimensiones: 4cm. de largo x 8 cm. de ancho. • Filete rojo (pantone 032c o 032u) de 1mm. de grosor. • Angulo superior derecho del documento, a 0,5cm. del corte. • Rut y palabra "NOTA DE CRÉDITO", impresos en letra "Univers Médium"; cuerpo 18 en alta; color rojo. • Nº correlativo no podrá tener un tamaño menor a 4mm. de altura; color rojo. • Inmediatamente debajo del recuadro, deberá consignarse la Unidad del S.I.I. donde debe efectuarse el timbraje; letra "Univers Médium"; cuerpo 11 y color rojo.
• • •
Notas: Debe ser timbrada por el S.I.I. Se emite después de la factura. Todas las copias deben llevar impreso diagonalmente y destacado "COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CREDITO FISCAL".
NOTA DE DÉBITO
Nº de Copias Mínimas: Original : Cliente. 1ª Copia : Control Tributario. 2ª Copia : Cliente.
Doc. Mer. Nº: 007 Compraventa de Bienes & Servicios. Comprobante de Ventas.
Cuerpo:
Encabezado
Definición y/o Función: Documento que el proveedor envía a su cliente Emisor del Receptor del para comunicar que se le ha aumentado su Documento: Documento: deuda (cargar a su cuenta), por el motivo que en Vendedor. Comprador. la misma Nota se expresa. Datos a Especificar Izquierdo: Derecho: • Nombre del proveedor. • Giro • Rut. • Dirección • Nombre del documento. • Teléfono. • Nº Correlativo de Nota. • Casilla. • Comuna. • Lugar de emisión. • Cantidad de • Total de la compra • Fecha de la artículos. (letras). • Detalle de los • Fecha de operación. • Nombre del cliente. artículos. cancelación. • Precio unitario. • Rut. • Valor total. • Dirección. • Valor neto. • Teléfono. • IVA. • Giro. • Total. • Condiciones de venta. Profesor Francisco Quintana C. Publicista, Comercialización y Medios
Pié de Pág.:
Instituto Comercial Particular Prof. Guillermo González Heinrich Nº 01 Gestión de Compra Venta
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Nº de pedido. Nº de factura. Nº Guía de despacho.
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Firma del cliente. Rut.
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Diseño & Formato: • • • • • • •
Papel de color blanco. Dimensiones mínimas: 21,5 x 15cm. Fondo impreso de color celeste (pantone 290c o 290 u) con las siguientes frases: "SU BOLETA ES BENEFICIOSO PARA TODOS EXÍJALA"; "IMPRIMIÓ EL FONDO"; "NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL IMPRESOR , DIRECCIÓN COMPLETA, COMUNA, RUT" Frases intercaladas de cinco líneas cada una, impresas en mayúscula, de color celeste y con sesgo hacia la derecha de una letra, separadas por un punto o un guión. Deberán cubrir todo el fondo. Si por razones técnicas, ello no fuera posible, podrán no cubrir hasta 1 cm. Contando desde el borde. Fondo impreso en letras tipo "Univers Médium", cuerpo 8; interlineado 9 y en alta; en la misma dirección y sentido que los textos del documento. Si llevan logotipo, se permitirá que la impresión del fondo no cubra su espacio, el cual no puede exceder de una quinta parte del documento.
Recuadro Rojo: • Dimensiones: 4cm. de largo x 8 cm. de ancho. • Filete rojo (pantone 032c o 032u) de 1mm. de grosor. • Angulo superior derecho del documento, a 0,5cm. del corte. • Rut y palabra "NOTA DE DÉBITO", impresos en letra "Univers Médium"; cuerpo 18 en alta; color rojo. • Nº correlativo no podrá tener un tamaño menor a 4mm. de altura; color rojo. • Inmediatamente debajo del recuadro, deberá consignarse la Unidad del S.I.I. donde debe efectuarse el timbraje; letra "Univers Médium"; cuerpo 11 y color rojo.
• •
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Notas: Debe ser timbrada por el S.I.I. S E u O. "Salvo Error u Omisión", dejando constancia que la casa vendedora se compromete a enmendar cualquier error u omisión que se hubiere cometido en ella. Todas las copias deben llevar impreso diagonalmente y destacado "COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CREDITO FISCAL".
Nº de Copias Mínimas: Original : Cliente. 1ª Copia : Control Tributario. 2ª Copia : Cliente.
Doc. Mer. Nº: 008 Compraventa de Bienes & Servicios. Comprobante de Ventas. Definición y/o Función: Emisor del Receptor del Comprobante emitido por comerciantes para Documento: Documento: justificar una venta. Vendedor. Comprador. Datos a Especificar Encabezado
Nombre de la empresa. Rut. Dirección. Teléfono.
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Nº de correlativo de Boleta. Total (en Números). Fecha.
Pié de Pág.:
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Cuerpo:
BOLETA
Diseño & Formato:
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Libre de acuerdo a los requerimientos de la empresa proveedora.
Notas:
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Debe ser timbrada por el S.I.I. Debe emitirse en duplicado. El monto mínimo es de $180.-
Nº de Copias Mínimas:
Original : Emisor. 1ª Copia : Cliente.
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