Revista de alejandra ramirez

No sabes c贸mo llevar la contabilidad de tu empresa?

El principio de la contabilidad es el debehaber, pero nunca hay.

Libros Ajustes Balance de Comprobaci贸n Importancia de la Contabilidad en una Empresa

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LIBROS DE CONTABILIDAD

La contabilidad tiene 3 libros que son indispensables y obligatorios de llevar para toda empresa, estos son: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventario. Existen también los llamados “Libros Auxiliares” tales como, el Libro de Caja, el Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de bancos, Documentos por Pagar, etc. Por eso a la contabilidad también se le conoce como Teneduría de libros y todo comienza desde el primer momento en que se forma legalmente una empresa que debe asentar por escrito los detalles pertinentes a su constitución. El marco legal Venezolano, se considera uno de los más amplios y exigentes de América Latina, debido principalmente a la gran cantidad de regulaciones vigentes y a que no existe una ley de contabilidad propiamente dicha (Colombia o Brasil, por ejemplo poseen una Ley de Sociedades Anónimas). Veamos algunos artículos del Código de Comercio de gran importancia para la contabilidad en Venezuela.

Artículo 32: “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”.

 Comentario: De acuerdo al artículo, Se deduce que es obligatorio llevar tres libros: 1. El Libro Diario.

2. El Libro Mayor.

3. El Libro de Inventario.

Los libros auxiliares son complementarios y los deja a la conveniencia de la empresa.

En Venezuela, El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

Artículo 33: “El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fi n de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina”.

 Comentario: Es indispensable que antes de usar el Libro diario y el de inventario se registren legalmente en la jurisdicción respectiva y ante los funcionarios autorizados.

Artículo 34: “En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente las que hicieren a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas”.

 Comentario: De este artículo podemos definir al Libro Diario como aquel donde se anotan diariamente y en orden cronológico todos los movimientos comerciales que la empresa realiza anexando los documentos legales que prueban esas transacciones, aquí se evidencia el respeto por el principio de la Partida Doble y la Objetividad. En el Libro Diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el Libro Mayor se reflejan las distintas partidas contables, por ejemplo, la cuenta “Caja” y todos sus movimientos, la cuenta “Banco” y todos sus cargos y abonos, y así con todas las cuentas de la empresa.

Tanto el Diario como el Mayor tienen los mismos cargos y abonos, sólo que el primero los agrupa por transacciones en orden cronológico y el segundo por orden de cuentas, es decir en forma clasificada. El Diario es un libro de primera entrada y el Mayor de entrada final. Ellos están interconectados por un número asignado a cada cuenta, de tal modo que al registrar en el Diario se traslada al Mayor, siguiendo la numeración.

Los Libros obligatorios de la contabilidad reflejan la trayectoria económica de la empresa.

Artículo 35: “Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

 Comentario: Del artículo 35 sacamos la definición de Libro de Inventario, como aquel libro contable donde se registran los bienes muebles e inmuebles, y además que el inventario debe hacerse al inicio y al final de cada ejercicio económico.

También se enfatiza el Principio de la Objetividad cuando dice que debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios y las pérdidas obtenidas.

Artículo 36: “Se prohíbe a los comerciantes: 1°- Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.

2°- Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3°- Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaturas.

4°- Borrar los asientos o partes de ellos.

5°- Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los Libros".

 Comentario: Cada registro diario de cada transacción también debe respetar las normas: De no alterar la fecha y el orden de los asientos, no dejar espacios en blanco, no borrar, no hacer correcciones sobre los mismos, no arrancar las hojas de los libros. Es decir que se debe dejar el registro tal y como se hizo originalmente, no importa si está erróneo, después al darnos cuenta podemos corregirlos legalmente con otro asiento, tal y como lo dice el artículo siguiente: Artículo 37: “Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se Salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta".

 Comentario: Hay autorización para corregir cualquier registro erróneo que se hizo anteriormente con otro asiento que se hará en la misma fecha que se note el error.

Estos son asientos de correcciones llamados contrapartida. Si inicialmente cargamos o acreditamos a una cuenta equivocada, al corregir lo que debemos hacer es acreditar o debitar a esa cuenta, o sea, el proceso contrario. Puede haber también errores en cantidades cargadas o acreditadas, las cuales es necesario ajustar.

Artículo 39: “Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios”.

 Comentario: Los libros auxiliares que se lleven deben acogerse a las mismas condiciones que los libros obligatorios. Entre esos libros podemos encontrar un Libro diario auxiliar de Caja, un libro diario auxiliar de compras a crédito, un libro diario auxiliar de ventas a crédito, etc. Veamos la necesidad de llevar un libro auxiliar de caja, por ejemplo. Se hace con la finalidad de controlar las entradas y salidas de dinero, así se puede clasificar las entradas y salidas de dinero por su origen.

El inventario de mercancía debe hacerse tanto Al inicio como al final de un ejercicio económico Según lo pauta el Código de comercio en el Articulo 35.

El origen de las entradas puede ser por: ventas de contado, cobros a clientes, préstamos obtenidos, etc. El origen de las salidas se da por: compras al contado, pago a proveedores, pago de deudas, pago de gastos,

Artículo 44: “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro”"La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años”

 Comentario: La obligación de conservar la información contable por un plazo de 10 años, es un requisito, que aunque ustedes no lo crean, muchas empresas en funcionamiento incumplen. Es importante cumplir con lo que pide este artículo, so pena de multas y sanciones por parte del SENIAT.Estos, por los momentos, son los artículos de mayor interés para fines de nuestro estudio. El Código de Comercio no es la única ley por la que debe regirse la contabilidad, también hay otras leyes como el Código Orgánico Tributario, la Ley del ejercicio de la Contaduría Pública, La Ley de Impuesto al valor agregado, La Ley de Activos empresariales, La Ley de Impuesto sobre la Renta o la Ley Orgánica del Trabajo que tienen que ver con la forma correcta de administrar una empresa. Por eso un buen contador o administrador debe estar al día con la legislación vigente en materia contable, así le evitará a su empresa posibles multas o sanciones.

Libro Diario El Libro Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

Se trata de transacciones por Bienes y Servicios, adquiridos desde el contexto socioeconómico, necesarios al FUNCIONAMIENTO de todo Emprendimiento.

También de DINEROS recibidos y entregados, para o por tales transacciones. Más que hechos económicos (ECONOMÍA), son hechos contabilizadles propios de cada Empresa.Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.

Libro Mayor A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada. El Libro Mayor es un libro obligatorio. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas. La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y después se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta. De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que está representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden. El libro más importante en cualquier contabilidad.

Su función Controla en forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las operaciones registradas en el libro diario. En sí el libro mayor resume los valores registrados como cargos o abonos de acuerdo a las operaciones comerciales realizadas por la empresa. y también llega a ser un paso importante en la contabilidad.

Libro de Inventario El libro de inventario y balance es de los llamados obligatorios, desempeñando en la contabilidad papel de auxiliar y tienes estructura de registro. Basado en esto podemos definir el libro de inventario y balances como un registro en el cual se debe anotar los bienes y derechos, Así como las deudas que tenga el comerciante o sociedad al empezar un tráfico y también los resultados del inventario que en cada año obliga a hacer la ley.

De acuerdo a las fases del ciclo contable, el balance de comprobación representa la prueba de lo registrado anteriormente. Así tenemos un balance correcto, representa que hemos hecho bien las cosas, contablemente; pero si no nos cuadra, es decir, no tenemos un balance entonces, existe algún error y debemos verificarlo y corregirlo antes de continuar.

En forma similar a los registros anteriores, el balance de comprobación está compuesto de las siguientes partes:

A) Parte superior o encabezamiento, que está integrada por el “Nombre de la Empresa”, el nombre del registro “Balance de Comprobación” y, la fecha que corresponda a la toma de los datos de las cuentas.

B) Parte inferior o cuerpo, conformada por las siguientes columnas:  Una columna para el “número”, ordinal que se coloca para ayudarnos a comprobar el numero de cuentas existentes.  Una columna para “cuentas”, aquí se ubican las cuentas del mayor, sin repetirlas.  Dos columnas para las sumas, donde se ubicarán, en la una, el total del debe y en la otra, el total del haber.  Dos columnas para los saldos, donde se registrarán los totales de los saldos, en la una, del débito y en la otra, del crédito.

AJUSTES…

Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa. Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste. De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso. Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la empresa. Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas. La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.

Importancia de la Contabilidad en las Empresas

Para muchas personas la contabilidad no es vista más que una obligación legal, algo que debe llevarse porque no hay más remedio, ignorando lo importante y lo útil que puede llegar a serla contabilidad, quizás es el elemento más importante en toda empresa o negocio, por cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella. La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una empresa, sino el futuro, lo que viene a ser lo más interesante. La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa. Permite tomar decisiones con precisión.

Permite conocer de antemano lo que puede suceder. Todo está plasmado en la contabilidad. La contabilidad es mucho más que unos libros y estados financieros que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades administrativas que lo pueden solicitar. Para el pequeño empresario, la contabilidad no es más que un gasto que tratan de evitar por todos los medios. Hasta pretenden llevarla ellos mismos. Pero ignoran la herramienta que les permitirá administrar correctamente su efectivo, sus inventarios, sus cuentas por cobrar y por pagar, sus pasivos, sus costos y gastos y hasta sus ingresos. Tener el conocimiento global la empresa, y de cómo funciona, permite el empresario tomar mejores decisiones, anticiparse a situaciones difíciles, o poder prever grandes oportunidades que de otra manera no puede avizorar, y por consiguiente no podrá aprovecharla contabilidad, es sin duda la mejor herramienta que se puede tener para conocer a fondo su empresa; no darle importancia es simplemente tirar a la basura posibilidades de mejoramiento o hasta la posibilidad de detectar falencias que luego resulta demasiado tarde detectarlas.

La contabilidad es importante para las empresas por varias razones. Sirve para mantener registros de una manera eficiente que facilite a una empresa sobrevivir efectivamente, mientras se mantiene al tanto de las operaciones comerciales que se realizan.