Revista digital de contabilidad I 2013
Los libros, ajustes, Balance de comprobaci贸n y la hoja de trabajo
M茅rida- Venezuela
EDITORIAL
La revista Contabilidad busca promover y difundir conocimiento sobre temas de gran importancia en las operaciones contables Presenta una breve reseña de la selección de libros principales de interés para la comunidad contable Esta revista está orientada a la presentación de estudios, ponencias, ensayos y demás documentos relacionados con la actividad contable que, por su rigor y aporte teórico-práctico, contribuyan al conocimiento y debate permanente de los temas y tendencias de la disciplina y de la profesión contable en el ámbito nacional Artículo de Investigación académica. Documento que presenta, de manera detallada, las operaciones mercantiles que se deben realizan durante un lapso de tiempo determinado, según sea el régimen que se encuentren. La estructura generalmente utilizada contiene cuatro apartes importantes: los libros contables principales, la hoja de trabajo, los ajustes y el balance de comprobación
AUTORES: ARIANA ANDRADE CI: 20767832 GABRIELA GONZALES CI: 22470631 ISRRAEL CARRILLO CI: 24197793
INDICE 1. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
INTRODUCION
LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR Libro de inventarios y cuentas anuales Los Libros Obligatorios Rn Venezuela
2. LA HOJA DE TRABAJO La estructura de la Hoja de Trabajo
Todos los comerciantes están Obligados a llevar contabilidad en debida forma, según los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por el incumplimiento de estas obligaciones, la ley contempla una serie de sanciones, y la sanción se puede dar por no llevar Contabilidad o por hacerlo de forma incorrecta, sin la observancia de las normas y principios que le son aplicables.
3. Ajustes Tipos de ajustes 4. Balance De Comprobación Balance De Comprobación ajustado Costo de ventas Ganancias y pérdidas Balance general
Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el estudio de los libros usados en las mismas es vital para todos; ya que a la hora de aplicar la contabilidad a una empresa se deben tener los conocimientos básicos que le proporciona el uso de los libros. Los libros de diario y de mayor les producen información muy valiosa a los gerentes de las empresas ya que los ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier variación desfavorable. En el presente revista se resaltarán algunos aspectos relacionados a los libros de contabilidad. En esta presentación daremos a conocer los libros contables necesarios para llevar una contabilidad clara y precisa. Las distintas categorías de clasificación de libros. Los aspectos Legales Forman también parten del manual de contabilidad la relación y explicación de los libros que se emplean para anotar las transacciones. A estos libros de contabilidad se les da el nombre genérico de registros contables. Los libros principales son aquellos en los cuales se deben registrar los
acontecimientos comerciales, durante un determinado periodo. Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales Estos son: 1. El Libro Diario, 2. El Libro Mayor o de Cuentas Corrientes, 3. El Libro de inventarios
Se dará a conocer la hoja de trabajo, y como está conformado, es importante saber esto porque es lo que utiliza el contador para reducir toda la información contable de las ocupaciones hechas por la empresa durante un periodo definido
La importancia de la hoja de trabajo es su correcta elaboración que indicara un adecuado registro además de la veracidad que presente en los estados financieros elaborados, las partes que conforman la hoja de trabajo son el encabezado y el cuerpo y tomando en cuenta que un balance general es un documento contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada y se presenta en forma de reporte y de cuenta sus partes son encabezado cuerpo y firmas.
Esta es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de
los informes financieros al cierre del período fiscal. Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe. Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos. La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización o perfil del texto. Con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.
Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los
saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al final de periodo contable. Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es un asiento de ajuste. El balance de comprobación es un informe en donde se presenta el resumen delos movimientos de cuentas habidos en el Diario y pasados al Mayor, en el cual se expone la situación económica de la empresa en un momento dado. Este documento es importante porque permite comprobar el equilibrio de los saldos registrados en los libros Diario y Mayor y porque a partir de éste se preparan los estados financieros fundamentales como son el Balance General y el Estado de Resultados sin errores; aunque esto es sólo una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuación patrimonial. Las sumas iguales en un Balance de Comprobación
El balance de comprobación ajustado es un documento interno y no es un estado financiero. El propósito de la balanza de comprobación ajustada es estar seguro de que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la cantidad total de los saldos de crédito. Para los contadores es sumamente importante realizar el balance de comprobación ajustado, debido a que proporciona un listado completo de los saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros
Los libros principales
No son una garantía de que las cifras sean exactas, ni de que las cuentas manejadas sean las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los saldos deudores y acreedores. Es la demostración de haber respectado la Teoría del Cargo y Abono.
El balance de comprobación ajustado se puede utilizar directamente en la preparación del estado de cambios en el patrimonio neto, estado de resultados y el balance general. Sin embargo, no proporciona información suficiente para la preparación del estado de flujos de efectivo.
El libro diario Por culpa de los errores que se cometen en las cuentas se utiliza el libro diario que engloba las cuentas deudoras y acreedoras que se usan en una operación. El libro diario sirve para recoger día a día o por totales mensuales (como máximo) las operaciones de la empresa siempre que el
detalle diario aparezca en otros libros auxiliares. Es obligatoria. Para registrar las operaciones se utilizan asientos. Que constan de: Parte deudora en la que se anota el importe y la denominación de las cuentas que se han cargado y parte acreedora en la que se anota las cuentas y el importe de las mismas que se han abonado. En todo asiento la parte deudora es igual a la parte acreedora.
3.-Libro de inventarios y cuentas anuales Libro obligatorio, que relaciona los bienes, derechos y obligaciones que constituyen su patrimonio en un momento determinado así como desarrolla sus cuentas anuales que nos permiten conocer cuál es la situación económica de la empresa.
2.-Libro mayor Una vez redactados los asientos correspondientes en el libro diario se pasa el importe de los mismos a las cuentas afectadas pero tales cuentas forman el libro mayor, que no es obligatorio pero útil para conocer la evolución de cada cuenta. En el mayor, cada cuenta abarca un folio que comprende las 2 pág. de la izquierda para él debe y la derecha para el haber. Sin embargo a efectos didácticos cada cuenta queda representada mediante una T que no es sino la forma del libro en el que está situado.
Este libro se abrirá con el inventario inicial. Trimestralmente se realizan balances de comprobación de sumas y saldos y al final de cada ejercicio económico se recogerá en el balance de situaciones, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
Tipos
Libros contables obligatorios en Venezuela
de
libros
de
contabilidad
o
libros contables:
- Libro Diario: es donde se registran por orden Los
libros
de
contabilidad
obligatorios
en
de fechas cada una de las operaciones diarias
Venezuela, están descritos en el Código de
que se van efectuando. Estas anotaciones en el
Comercio de Venezuela, que en su artículo 32
libro diario se llaman asiento.
establece, que todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la
- Libro Mayor: es donde se organizan y
cual comprenderá obligatoriamente, el libro
clasifican
diario, el libro mayor y el libro de Inventarios, y
activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de
los libros auxiliares que estime conveniente
todas los movimientos que aparecen en el libro
utilizar.
diario.
todas
las
diferentes
cuentas
de
- Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto muebles como inmuebles,
activos,
créditos
y
pasivos,
vinculados o no a su comercio y también refleja la situación del patrimonio de la empresa.
- Libro Auxiliar: es un complemento a los
- Libro de Actas de la Administración: se utiliza
principales libros de contabilidad.
cuando la administración de la compañía está a cargo de más de una persona.
- Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronológico de todas las compras y
- Libro de Actas de las Asambleas.
ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano
También el Código de Comercio de Venezuela en
su
artículo
adicionalmente
260, los
hace
referencia,
administradores
bajo
la
responsabilidad
de
los
administradores.
que
de
la
compañía deben llevar: - Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de todos los accionistas, como la cantidad de acciones que posea. - Libro de Actas de la Asamblea: es donde registraremos
todas
las
asambleas
tanto
ordinarias como extraordinarias. - Libro de actas de la Junta Directiva: cuando la empresa
tiene
varios
administradores
que
compongan la Junta Directiva, para que sus decisiones
tengan
validez,
se
necesita
la
presencia de la mitad de los administradores y se deciden por mayoría de número, esto es si los estatutos no disponen de otra cosa. Las compañías de responsabilidad limitada,
Hoja de Trabajo
además de los libros indicados para todos los comerciantes, deben llevar según el artículo 328: - Libro de Socios: donde se debe llevar el nombre, domicilio y nacionalidad de los socios, el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas, como las cesiones efectuadas, incluso por vía de remate.
Dentro de los procedimientos contables, al analizar un periodo contable, tan pronto como se terminaron de registrar todas las transacciones se procedió, primeramente a contabilizar los asientos de ajuste diario, pasándolos a las cuentas del libro mayor, luego elaborándose un balance de comprobación ajustado, el cual a su vez, fue utilizado para formular el estado de resultados y el balance
general. Los anteriores se consideran procedimientos satisfactorios para un negocio pequeño; sin embargo, una compañía tiene mayor número de cuentas y de la probabilidad de cometer errores al ajustar las cuentas y en la
La hoja de trabajo es elaborada exclusivamente para uso del contador. No se la entrega al propietario o al gerente del negocio para el cual labora, sino que la conserva para él. Generalmente elabora se elabora a lápiz, 1o que
elaboración de los estados financieros disminuye si se agrega un paso adicional a los procedimientos contables. Este nuevo paso lo constituye la elaboración de la hoja de trabajo. La hoja de trabajo es la herramienta del contador que le permite:
facilita las modificaciones y correcciones durante su elaboración. Una vez que la termina, el contador la utiliza en la elaboración del estado de resultados, balance general y para contabilizar los asientos de ajuste y de cierre
Consideraciones de las Hojas de Trabajo.
Este borrador facilita la agrupación, el análisis y el ordenamiento de todas las cuentas que conformaran la Contabilidad, así como también permite formular los Asientos de Ajustes y los de Cierre antes de asentarlos en el Libro Diario, además representan una guía que permite al Contador la elaboración de los Estados Financieros. Esta Hoja de Trabajo no es obligatorio llevarla, pero la mayoría de las empresas la utilizan debido al gran beneficio que representa; generalmente está formado por 12 columnas.
Forma y Contenido. 1. Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes. 2. Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta distribución del objetivo que persiga: la elaboración del estado de resultado o del balance general. 3. Calcula y prueba la exactitud matemática de la utilidad neta.
La estructura de la Hoja de Trabajo es la siguiente: El espacio grande (a la izquierda) permite anotar el nombre de las cuentas, luego le siguen una serie de columnas (12 en total) que las utilizaremos destinando 2 columnas para cada uno de los siguientes conceptos: -Balance de Comprobación -Ajustes
– Balance de Comprobación Ajustado –Costo de Venta –Ganancias y Pérdidas –Balance General. Mecanismo para su elaboración
Balance de Comprobación
Las dos primeras columnas las utilizaremos para formular el Balance de Comprobación con los saldos que muestran las Cuentas del Mayor General a la fecha de cierre; este Balance es conocido como Balance de Comprobación No Ajustado, ya que algunas cuentas no muestran el saldo correcto que deben tener a esta fecha, y por lo tanto deben formularse los asientos de ajuste pertinentes.
Estructura Del Balance de Comprobación Su rayado está estructurado para contener los siguientes datos. a. Encabezado Nombre del negocio, nombre del documento Balance de comprobación y fecha de preparación. b. Columnas de Folio del Mayor de cada cuenta Código y nombres de las cuentas del Mayor Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos. Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de este saldo
Ajustes A los ajustes se les destinan dos columnas, una para él Debe y otra para el Haber; aquí pasaremos los ajustes que consideremos necesarios. El Balance de Comprobación anterior nos ayuda bastante en la formulación de estos ajustes; al analizar las cuentas podemos determinar cuáles de ellas necesitan ajustarse; claro está, debemos buscar otra información que no nos lo va a suministrar este Balance; por ejemplo: si aparece la Cuenta Seguro Pagado por Anticipado, tenemos que determinar en qué fecha fue adquirida la Póliza de Seguro para poder calcular cuál es el [Gasto de Seguro]] del Ejercicio y proceder a formular el ajuste. Si aparecen Cuentas de Activo Fijo Edificio, Mobiliario, Vehículos, tenemos que conocer por cuál método se está depreciando y determinar cuál es el Gasto de Depreciación de cada uno de ellos que corresponde al Ejercicio, para poder formular los ajustes necesarios. Cuando procedemos a pasar estos ajustes a la Hoja de Trabajo, tenemos que estar pendiente de si las cuentas que se cargan o que se abonan aparecen o no en el Balance de Comprobación. Si las cuentas que se cargan y las cuentas que se abonan aparecen en el Balance de Comprobación, anotaremos en las líneas respectivas las cantidades que le corresponden en la columna de los ajustes; si no aparecen, las agregamos en la parte de abajo y le formulamos los cargos o los abonos que le corresponden. Una vez formulados todos los ajustes sumamos las columnas del Debe y del Haber y éstas deben ser iguales, ya que en cada Asiento de Ajuste debe existir el equilibrio entre cargos y abonos.
Una sana práctica es colocar un número pequeño a cada cuenta que se vaya ajustando, señalando el número de ajuste al que corresponde; esto nos ayuda a precisar en cualquier momento algún error cometido.
Ajustes de Gastos Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo. A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto: Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llaman gastos devengados o incurridos. Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general. Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante el proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como depreciación. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se acredita a la cuenta de depreciación acumulada.
Interés Acumulado El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto o costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según pasa el tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada más el interés, no se efectuará hasta la fecha de vencimiento del préstamo.
Ajustes de Ingresos Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el último día del periodo contable. Existen dos tipos de ajustes de ingresos: Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados. Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se convertirán en ingresos. Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos ingresos que se han devengado pero que aún no se han recibido o registrado se llaman ingresos devengados. Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aún no se ha ganado. Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de pasivo al momento en que se recibe el pago. Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y traspasar el importe a una cuenta de pasivo.
Balanza ajustada
de
comprobación
Después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de año. Ajustes por Inflación El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta qué punto se han visto afectadas por la inflación. Las partidas no monetarias son aquellas cuyo valor varía con el transcurso del tiempo. Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes partidas: Inventarios Activos Fijos Depreciación de activos fijos Capital contable Para ajustar los activos fijos por inflación, al igual que en los inventarios, se requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor histórico. El ajuste se hará cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la cuenta de exceso o insuficiencia de capital. La depreciación acumulada es la contrapartida del activo fijo por lo tanto debe mostrar un saldo que este valuado con pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo. Los ajustes al balance son asientos que se realizan con frecuencia porque, generalmente, no coinciden los saldos contables (balance de comprobación de sumas y saldos o libro mayor) con los saldos reales (inventario general). El inventario general es el recuento y valuación de todos los bienes, derechos y obligaciones, que tiene una empresa o sociedad a una fecha determinada. Los datos para su confección se obtienen en base a la realidad y no de los registros contables. Es obligatorio registrar el inventario general anual dentro de los tres primeros meses de cada año.
Las clases existen son:
de
ajustes
que
1. Arqueo de fondos y valores 2. Inventario de mercaderías 3. Depuración de deudores 4. Amortización de bienes de uso 5. Gastos pendientes de pago 6. Gastos pagados por adelantados 7. Ingresos pendientes de cobro 8. Ingresos cobrados por adelantado 9. Omisión de gastos bancarios 10. Documentos protestados o en gestión judicial Arqueo de caja: Es el recuento de dinero cheques y giros a nuestro favor existentes en caja.
Balance de Comprobación Ajustado Aquí irán las cuentas: las que ameritaron ajuste con el saldo ajustado que le corresponde, y las que no hubo necesidad de ajustarlas con el saldo que traen. Sumamos las columnas del Debe y del Haber y debe existir el equilibrio entre ellas. Este Balance de Comprobación Ajustado será el que nos servirá de base para formular los Estados Financieros.
Costo de Venta Utilizaremos 2 columnas para la determinación del Costo de Venta y aquí irán única y exclusivamente las cuentas necesarias para su determinación. Las Cuentas Deudoras las colocaremos en él Debe y las Acreedoras las colocaremos en el Haber, incluyendo aquí el Inventario Final de Mercancías necesario para la determinación del Costo de Venta. El Costo de Ventas resulta por la diferencia entre los totales de los cargos menos el total de los abonos. El Costo de Venta siempre será de naturaleza deudor y lo colocaremos en la columna del Haber para balancear las columnas y proceder a cerrarlas.
Ganancias y Pérdidas Aquí colocamos todas las Cuentas de Egresos: tanto de Gasto como el Costo de Venta determinado en las columnas anteriores, éstas irán por él Debe y todas las Cuentas de Ingresos las colocaremos por el Haber. Sumamos la columna de Debe y la columna del Haber y la diferencia entre ellos nos dará la utilidad o pérdida del Ejercicio: Una vez determinada la Utilidad o Pérdida del Ejercicio colocamos esta cantidad en sentido inverso, simplemente para cuadrar las columnas y proceder a cerrarlas; ejemplo si nos da la Utilidad (los Ingresos superan a los Egresos),
esta Utilidad la colocaremos por él Debe para cuadrar las columnas.
Balance General Aquí les corresponde a todas las Cuentas de Activo (Debe), Pasivo y Capital (Haber) y a todas las Cuentas de Valoración y de Orden. Debemos estar pendiente de incluir el Inventario Final de Mercancías que constituye un Activo Circulante a esta fecha y la Utilidad o Pérdida del Ejercicio que irá a aumentar o disminuir el Capital; si es Utilidad aumenta el Capital por lo tanto irá por el Haber, y si es Pérdida disminuye el Capital, por lo tanto irá por él Debe. Sumamos la columna del Debe y la del Haber y éstas deben ser iguales. Finalizada esta Hoja de Trabajo, corregida y analizada, quedando seguros de la eficacia del trabajo, este borrador nos permite realizar correctamente los Asientos de Ajuste y de Cierre en el Diario General y luego formularemos los Estados Financieros Clasificados, sirviéndonos este borrador de guía.