Revista Documentación 29 by Fundacion Ciencias de la Documentacion

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Documentación Año VI ∙ Nº 29 ∙ Julio - Septiembre de 2012 ∙ www.documentalistas.org ISSN: 1988-5032

sumario 3 EDITORIAL Mª. AUXILIADORA MARTÍN GALLARDO 5 ENTREVISTA ROB BAKKER (HOLANDA) 8 SECCIÓN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN INFORMACIÓN Y DESINFORMACIÓN, EFECTOS EN LOS PROCESOS ELECTORALES DEMOCRÁTICOS. HORACIO CÁRDENAS (MÉXICO) 12 FIRMA SELECCIONADA QUERER LO NUESTRO. MARISOL FUCCI BORNACHERA (VENEZUELA) 13 FORMACIÓN PALEOGRAFÍA DE LA EDAD MODERNA (SIGLOS XV AL XVIII) 14 SECCIÓN THE CHILEAN WAY LA SEXTA LEY DE RANGANATHAN: A CADA BIBLIOTECA SU INNOVACIÓN. CÉSAR BIERNAY ARRIAGADA (CHILE) 18 ARTÍCULO EL BLOG DEL GALL, UNA INICIATIVA DEL GRUP D’ARXIVERS DE LLEIDA. VARIOS AUTORES (ESPAÑA) 26 ENTREVISTA BIBLIOTECA PÚBLICA DE PERALTA, NAVARRA (ESPAÑA) 30 NOTICIAS 38 SECCIÓN COMUNICACIÓN 360 GRADOS CÓMO AFRONTAR UNA CRISIS DE REPUTACIÓN E IMAGEN EN UNA ONG DESDE EL ÁMBITO DE LA COMUNICACIÓN (II). BEATRIZ REVILLA (ESPAÑA) 41 FORMACIÓN ANÁLISIS DOCUMENTAL I. DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA Y CATALOGACIÓN DE PUBLICACIONES MONOGRÁFICAS 42 ARTÍCULO EXPERIENCIAS CONDUCENTES A LA CREACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL CENTRO DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO EN LA UNAD CEAD ARBELÁEZ. HENRY LEONEL MICAN MELO; GLADYS RODRÍGUEZ CUERVO; SONIA MAYERLY CASTRO BEDOYA (COLOMBIA) 50 ARTÍCULO EL RETO DE LA OFICINA SIN PAPEL: CASO ECUADOR. AILÉ CARELÉN FILIPPI SÁNCHEZ; MARIANA MERCEDES GONZÁLEZ (ECUADOR) 56 ENTREVISTA SERGIO ANTONIO MONCAYO GONZÁLEZ. COMISIONADO PRESIDENTE DE LA COMISIÓN DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN (MÉXICO) 60 LECTURAS PROFESIONALES PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: ¿DERECHOS FUNDAMENTALES EN CONFLICTO? LAURA NAHABETIÁN BRUNET (URUGUAY) 62 ARTÍCULO LOS SERVICIOS DE INFORMACIÓN DE VALOR AÑADIDO. UNA NUEVA CULTURA PARA LA BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS FONDOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO PROVINCIAL DE VILLA CLARA, SANTA CLARA, CUBA. SULEIDY CONTRERAS RODRÍGUEZ (CUBA) 73 CATÁLOGO DOCUMENTAL DRUPAL 74 INTERNET

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Editorial Mª. Auxiliadora Martín Directora

REVISTA DOCUMENTACIÓN Julio - Septiembre 2012 Año VI - Núm. 29 Fundación Ciencias de la Documentación Institución no lucrativa de ámbito internacional declarada de carácter benéfico social reconocida por ORDEN CUL/718/2005 de 24 de Febrero e inscrita en el Registro de Fundaciones del Ministerio de Cultura Español, número 639 www.documentalistas.org Dirección María Auxiliadora Martín Gallardo info@documentalistas.org skype: fundacioncd Twitter: @fundacioncd ISSN 1988-5032 La Fundación Ciencias de la Documentación no se hace responsable de la opinión de sus colaboradores en los artículos publicados, ni se identifica necesariamente con la misma. Asimismo, los autores son los únicos responsables ante terceros de la autoría de sus escritos o de aquellos otros elementos suministrados por ellos (fotos, ilustraciones, etc). Con estas premisas, los contenidos están bajo Licencia Creative Commons AtribuciónCompartirIgual 3.0 España. Fotografía de la portada “Barter Bookshop, Alnwick“ por Mrs Logic, Flickr

as tecnologías de la información continúan su imparable desarrollo, y lo que ayer era el último avance, hoy no es más que un recuerdo u objeto-software de museo. Y es este continuo evolucionar el que obliga a los profesionales de la información y documentación a estar en permanente actualización, no sólo para definir su perfil profesional, sino también para mantener actualizado y operativo los sistemas tecnológicos que operan bajo su cargo en la institución donde se trabaje. En este sentido, y como no podía ser de otro modo, en la Fundación Ciencias de la Documentación no somos ajenos a la evolución tecnológica, por lo que en los meses de verano en España, aprovecharemos para que el Departamento Técnico implemente el Sistema de Gestión de Contenidos DRUPAL que nos permitirá en Septiembre ofrecer nuevas aplicaciones y formas de comunicarnos con los visitantes de nuestro website en www.documentalistas.org así como nuevas utilidades a nuestros miembros numerarios, alumnos y antiguos alumnos. En definitiva, llevar la Fundación a un punto superior de 2.0 donde la participación y generación de conocimiento sea el motor de trabajo para los próximos meses. Finalmente, presentamos al lector este nuevo número 29 de la Revista Documentación llena de novedades y artículos de interés, donde destacamos la entrevista a Rob Bakker, Director General de Konica Minolta quien compartirá con todos nuestros lectores sus puntos de vista sobre el futuro de la tecnología documental, así como el papel de los profesionales de la información. Igualmente destacamos los artículos de este número, donde sus distintos autores aportan visiones de experiencias y “saber hacer” en campos de la archivística, bibliotecología o documentación, por poner sólo unos ejemplos. Como ya hemos comentado en alguna ocasión, el futuro ya está aquí, y ahora más que nunca es necesario estar preparado y formado para afrontar los retos que el mismo nos demanda. La lectura de este número de la Revista Documentación puede ser un muy buen paso hacia ese camino. ¡¡¡ Que disfruten su lectura !!!

Entrevista a

Rob Bakker

Comenzó su carrera en 1984 como especialista en la consolidación y asistencia a un miembro del consejo financiero de Buhrmann, ahora Corporate Express de Amsterdam, comprada en 2008 por Staples. Después de reunir la experiencia en el control, tanto en Italia como en España, se desempeñó como Gerente Financiero de CIMAC, un distribuidor español Minolta con sede en Madrid, en 1991. Cuando CIMAC fue adquirida por Minolta en 1995, fue nombrado Gerente Adjunto de Minolta España y más tarde Director General. Él continuó manteniendo esta posición después de la fusión de Konica y Minolta que creó Konica Minolta Business Solutions España en 2003 y continúa haciéndolo hasta la actualidad (Holanda).

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Buenos días, ¿podría contarnos un poco más sobre Usted para que nuestros lectores puedan conocerle mejor? Por haber estado desde 1986 fuera de mi país de origen, me considero un “híbrido”. Raíces que no se pierden y experiencias en entornos internacionales me han formado como profesional y como persona. La capacidad de adaptación, igualmente ahora en tiempos difíciles, es un efecto colateral de poder disfrutar de este país, sin ser originalmente el mío. Me siento privilegiado, con el compromiso de luchar con los de mi entorno, para que las cosas vayan otra vez por mejor camino. Konica Minolta es una gran empresa internacional con una estrecha relación en productos y soluciones hardware-software de interés para los profesionales de la información y documentación ¿podría contarnos más de su empresa? Konica Minolta es una empresa de larga tradición en el mercado documental, muy reconocida y valorada por la calidad de sus productos y servicios. Como empresa multinacional del sector tecnológico, estamos en constante evolución para anticiparnos a las demandas del mercado, lo que nos ha hecho llegar a una posición de liderazgo hoy en día en las áreas de hardware documental, la impresión profesional, las soluciones documentales y los servicios gestionados de procesos documentales. Esta situación la confirma nuestro incremento en ventas en estas cuatro áreas estratégicas de negocio, durante los últimos años, a pesar de la crisis existente en el mercado mundial y nacional. La Fundación Ciencias de la Documentación acompaña a distintos gobiernos de varios países en el fortalecimiento de la democracia desde un uso efectivo de la información contenida en los documentos a través de una gestión documental electrónica “profesional”. En este sentido ¿qué puede aportar Konica Minolta a las entidades públicas? ¿Son soluciones y servicios realmente caros? ¿Cómo encajan en la moderna filosofía del OPEN donde parece prevalecer el “open source”? En Konica Minolta nunca hemos pretendido convertirnos en expertos en procesos de negocios, sino ser expertos en procesar los documentos y la información contenida en ellos, de forma que dicha información pueda ser usada por cualquier empresa u organismo de la forma más eficaz posible. Este es nuestro valor añadido real que aportamos a todas las empresas de ámbito nacional. Dentro de este valor añadido, la tecnología Open Source (OPEN API para Konica Minolta) ocupa una posición fundamental. Y esta posición es de tal calibre, que como botón de muestra podemos comentar que la tecnología con la que está construido nuestro hardware se basa en Linux y en lenguajes de programación, también estándares, que permiten a cualquier desarrollador integrar nuestro hardware y software con sus aplicaciones, ERP, CRM, etc …, todo ello con la mayor facilidad posible. Parece que todo apunta a que el futuro de la gestión documental electrónica pasa por la movilidad (como indica el estándar CMIS) ¿cuál es la visión de Konica Minolta en este sentido? Es cierto que la gestión documental en su más amplio sentido de la palabra está evolucionando vertiginosamente. El concepto de asociar la gestión documental a repositorios de almacenamiento de documentos, con búsquedas rígidas indexadas por palabras claves, ha dejado paso a entornos totalmente disponibles en la nube,

donde el contenido ha dado paso al documento, las indexaciones han dejado de existir y las traducciones en tiempo real de idiomas para entornos multinacionales se han convertido en una realidad. Esta es la realidad que Konica Minolta presenta a sus clientes en cuanto a la gestión documental y por el éxito de nuestras ventas parece que es muy bien acogida. ¿Podría comentarnos algunos de los últimos proyectos llevados a cabo por Konica Minolta dentro del entorno de la movilidad de contenidos/ información? Como antes hemos comentado, el mayor proyecto de todos es convertir y mejorar nuestras soluciones y servicios de gestión de documentos con todas las ventajas que ofrecen los servicios cloud. Por ello estamos desarrollando una batería de proyectos que están exclusivamente enfocados en los servicios cloud. Como botón de muestra podemos destacar la nueva plataforma cloud que desde Konica Minolta estamos ofreciendo al mercado, donde se aglutinan los conceptos de intranet, gestión documental, mensajería electrónica, repositorio y flujos de documentos, integración con plataformas SAP, SharePoint y/o Google Apps entre otros. El año pasado, la Fundación Ciencias de la Documentación, con el auspicio de numerosas empresas tecnológicas y de telecomunicaciones, organizó la Jornada profesional MOBILE DOCUMENT MANAGEMENT, donde se buscó dar respuestas a cuestiones como el papel que juegan los profesionales de la información y documentación en estos entornos móviles. Desde su punto de vista ¿qué conocimientos, habilidades o preparación deberían contar los profesionales de la documentación para ejercer su profesión eficientemente en entornos de gestión de información móvil? No quiero ser yo quien indique cómo debe prepararse y qué conocimientos debe tener un profesional de la documentación. Sin embargo, desde mi punto de vista, deberían tener la capacidad de análisis suficiente como para definir los conceptos y la información contenida en cada uno de ellos. Muchos participantes a la Jornada MOBILE

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DOCUMENT MANAGEMENT lo hicieron desde Latinoamérica, ¿en su opinión, existen diferencias sustanciales entre España y Latinoamérica en estos campos de la movilidad? Realmente no es así. La globalización también ha hecho que las necesidades y las soluciones también se globalicen, por ello, ambos mercados y sociedades tienen la misma necesidad de movilidad y buscan y encuentran soluciones y servicios no solo similares, sino iguales en la mayoría de las ocasiones. ¿Cómo considera que la situación financiera económica actual puede afectar al sector? Es cierto que la situación financiera actual afecta a todas las áreas, mercados y países, y nosotros no somos una excepción, pero es igual de cierto que la gestión de documentos (en cuanto a software, servicios o cloud) es considerada por muchas empresas como clave estratégica fundamental ya que les ayuda a reducir costes de mano de obra y tiempos con lo que se convierten en más productivas. Las inversiones en todo el mundo hoy en día se dirigen principalmente a aumentar la competividad y la productividad. La gestión de procesos documentales es una de las mejores maneras de ayudar en este objetivo y normalmente a un precio muy inferior al de otras inversiones. Por último, le cedemos la palabra para que se exprese libremente Actualmente tenemos muchos retos en nuestro mundo, en nuestro país, en el negocio y por supuesto en las empresas. Solamente con una entrega absoluta, con ilusión y con profesionalidad, se pueden superar las barreras que cada día parecen más difíciles y es necesario reinventarse uno mismo para continuar conquistando retos. Somos parte de la regeneración, con creatividad. Dejarnos impresionar solamente por lo negativo nos lleva a la inactividad o incluso la indiferencia. Lo de antes ha caducado, solamente vale lo de mañana, el tópico de “siempre lo hemos hecho así” se tiene que sustituir por un “se puede mejorar” para poder avanzar.

Del 5 al 30 de Septiembre de 2012

Curso Online de Introducci贸n al Derecho de la Protecci贸n de Datos Personales http://www.documentalistas.org/actividades/proteccion_datos.php

SECCIÓN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN

Información y Desinformación, efectos en los procesos electorales democráticos

Por Horacio Cárdenas Zardoni (México)

acia mediados de febrero de este 2012, se dio a conocer una noticia de impacto inicialmente local, que sin embargo puede y debe contrastarse con la situación que se vive en cualquier otra nación, e incluso visualizarse a nivel global respecto a prácticas que se han generalizado en torno a los procesos electorales para la renovación de la totalidad o de una parte de los distintos poderes públicos. La noticia a la que nos referimos tuvo que ver con el hecho de que Elections Canada, una organización independiente, declaradamente apartidista, dedicada a monitorear y hacer valer la legislación electoral canadiense frente a quien fuera que quisiera violentarla con fines específicos de ganancia política y hasta económica, o contra quien quisiera incurrir en un mero acto de sabotaje; la organización se dio a la tarea de investigar reiteradas quejas acerca de reales o pretendidos intentos de suprimir el sufragio de los ciudadanos en los comicios federales del año 2011 en aquella nación. En esencia lo que Elections Canada buscaba era identificar quien o quienes

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Horacio Cárdenas Zardoni es maestro en Bibliotecología y Estudios de la Información por la Universidad Nacional Autónoma de México. Se desempeña como responsable de fomento y difusión y del sistema de calidad del Sistema de Infotecas Centrales de la Universidad Autónoma de Coahuila.

Revista Documentación eran responsables por la realización de llamadas telefónicas automáticas, las denominadas genéricamente como “robo-calls”, que estaban siendo dirigidas a la población de votantes con la intención aparente de confundirlos respecto a la ubicación física de las casillas electorales, y más puntualmente, desmotivarlos para sufragar a favor de un determinado candidato o un determinado partido político. Las llamadas que desencadenaron primero la investigación de Elections Canada y luego la noticia que apareció en los medios de comunicación canadienses y norteamericanos tenían como blanco aquellos ciudadanos con filiación del Partido Liberal o del Partido Nueva Democracia, según los datos que se lograron recabar, las llamadas contenían información falsa relativa a cambios en los sitios designados para votar con lo que el votante no estaría en posibilidad de sufragar en tiempo, o mensajes directamente atacando a un candidato que buscaba una posición en el parlamento canadiense. Elections Canada tomó conocimiento de la campaña de desinformación con un paquete de 18 reportes iniciales, que paulatinamente fueron creciendo al difundirse en los medios de comunicación lo que estaba ocurriendo, hasta haberse contabilizado más de 30 mil llamadas en fecha cercana a la elección, en algo que podemos decir que en poco o en nada contribuía al clima de paz, respeto y tranquilidad que en todas las naciones se desea asociar a los procesos comiciales por parte de la sociedad y de los gobiernos establecidos, que lo que menos quieren es que los resultados se vean bajo sospecha de prácticas políticas indebidas similares, aunque no equiparables al fraude. Los esfuerzos de desmovilización política de sectores de votantes no es nada nuevo, ni mucho menos se restringe a Canadá, país que se suele considerar de avanzada en materia democrática. En todo caso llama la atención el esfuerzo realizado por organizaciones

civiles y por académicos para documentar el fenómeno de manera de señalar actividades de desinformación a todas luces antiéticas, por más que no pueda decirse que estén violando algún artículo concreto de la legislación electoral, que pudiera conducir a un proceso judicial y a una condena por conductas individuales o partidistas inconvenientes… pero que hasta cierto punto funcionan, si no en allegar un mayor número de sufragios al candidato que propicia, permite y por supuesto afecta ignorar estos esquemas que le favorecen, cuando menos en quitarle votos a sus contrincantes. Suele citarse periódicamente a Winston Churchill sobre su opinión de que en lo que él llamaba este mundo de pecado y miseria, se han probado muchas formas de gobierno y sin pretender que la democracia fuera perfecta y menos dotada de absoluta sabiduría, se ha dicho que esta es la peor forma de gobierno, excepto por todas las demás que se han probado y que se seguirán probando a lo largo del tiempo. Esta podría considerarse justificación de cualquiera y todas las aberraciones que se han cometido y se siguen cometiendo en nombre de la democracia en todos los confines del mundo, sin embargo no deja de ser una visión cínica de un estado de cosas que prácticamente todo lo permite, y que al ser tan poco de ello lo que castiga, es entendido por quienes aspiran a beneficiarse de la trampa, como una licencia para actuar de la manera que consideren pertinente. La pregunta que surge en la mente ante la multiplicación de esta clase de comportamientos social, moral y legalmente tolerados, por más que el conjunto social se manifieste censurándolos es si en la sociedad de la información que estamos empeñados en crear, ¿se va a permitir la reproducción de esta y otra clase de prácticas abiertamente tendientes al engaño, con tal de lograr objetivos que por ese solo hecho quedan contaminados de falsedad, si no en cuanto a la

>> “Los esfuerzos de desmovilización política de sectores de votantes no es nada nuevo, ni mucho menos se restringe a Canadá, país que se suele considerar de avanzada en materia democrática”

esencia sí en cuanto al procedimiento?

es fácil evadirlos haciendo zap en el control remoto, han ocasionado que el ciudadano se Anke Kessler cita esquemas tan finos, pero tan vea bombardeado por mensajes partidistas, retorcidos, como la estrategia seguida durante que sin embargo, fallan en despertar en él por el proceso electoral e noviembre del 2010 en un lado la simpatía por un candidato que ha los Estados Unidos, en el que estando todavía hecho hasta lo imposible por construirse una abiertas las casillas electorales, un número imagen atractiva y venderse como portador de cercano a los 15 mil votantes registrados de una oferta de gobierno fabricada a la medida de filiación demócrata en el estado de Maryland las necesidades de la población votante, y por recibieron la noticia en el sentido de “el presidente el otro, el simple cumplimiento del derecho y la Obama ha ganado la elección, lo único que queda obligación a votar. es sentarse a ver la televisión”, en lo que es una descarada intentona por influir en los resultados La situación se presenta muy compleja para el finales de la elección al desalentar a los votantes propio sistema político que no importa cuanto a sufragar, ante algo que hacen aparecer como dinero gaste, no logra legitimarse ante el un hecho consumado. ciudadano, en un estado de cosas sumamente difícil de explicar convincentemente con los En México se ha vivido una situación semejante elementos de análisis de que se dispone en tanto en el proceso electoral actual como en el el momento actual: el elemento principal de la inmediatamente anterior para la renovación de ecuación es el enorme cúmulo de información la presidencia de la República; se ha pretendido disponible para el individuo en todos los formatos, todavía con resultados difíciles de comprobar, principalmente los electrónicos más modernos; el movilizar a la población a sufragar no tanto a través de esta información, el elector podría para elegir a un candidato de su preferencia, tener al alcance de la mano datos que le sino a emitir un “voto útil”, queriendo significar permitieran formar su juicio de manera mucho que aún que no haya una oferta política que más sólida, amplia y completa que lo que era satisfaga sus expectativas, no eche a perder posible en cualquier otro momento de nuestro su voto anulándolo en una expresión cada vez pasado como sociedad; un segundo elemento más frecuente en el país de desconfianza hacia lo constituye el factor desinformación, el cual ha el sistema político, sino que lo haga a favor del venido adquiriendo tales dimensiones que no candidato “menos malo”, en lo que para muchos solo falle en orientar la decisión y el consecuente no es la búsqueda de la superación de la rex voto, sino que termina provocando la parálisis pública a su máximo potencial, sino el sumarse a del ciudadano respecto del proceso, al no lograr la mediocridad de quien no convence, pero que por sí misma convencer, solo sembrar dudas por ser el “menos peor” de los contendientes, que el individuo no quiere ocuparse en confirmar merece la oportunidad de gobernar. como ciertas o resolver como falsas, prefiriendo desentenderse de toda la cuestión. En muchas naciones alrededor del mundo se está presentando un fenómeno de consecuencias >> “A través de esta imprevisibles, a pesar de que cada vez sus habitantes están más y mejor informados, información, el elector podría la motivación para sufragar se mantiene tener al alcance de la mano constante, si no es que se aprecia el efecto diametralmente contrario, que se va reduciendo datos que le permitieran el número de sufragantes. Las redes sociales, la formar su juicio de manera detección del área geográfica en que se ubica la persona que navega por Internet para ser mucho más sólida, amplia permanentemente acompañado de mensajes de y completa que lo que era corte político, la explosión de la oferta de medios electrónicos tradicionales, los burdos esquemas posible en cualquier otro de programación mediante los cuales todos los momento de nuestro pasado canales y estaciones están transmitiendo los mismos spots al mismo tiempo, con lo que no como sociedad”

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En este contexto de creciente confusión, las encuestas de opinión han venido a jugar en los años recientes un papel cada vez más importante, pero no necesariamente a favor de ofrecer información lineal, veraz y confiable, hasta donde esto es estadísticamente posible, para el conjunto de la población que tiene que tomar una decisión de trascendencia en el momento presente y al futuro, sino que ha venido a contribuir al enrarecimiento de un ambiente que de por sí, no era el más deseable y convenientemente claro, en ningún sentido. Sin pretender demeritar un trabajo con sólido sustento científico, ni acusar a unos pocos de conducta que afectan el indispensable prestigio y credibilidad que deben poseer quienes a esto se dedican, lo cierto es que los datos que cotidianamente dan a conocer las empresas encuestadoras, en muy poco alientan a la certeza del ciudadano que enfrenta en la soledad su importante decisión política. En el ámbito de la sociedad del conocimiento, que como hemos venido planteando a lo largo de esta serie de artículos, es imposible aislarla del cuerpo social inmediato ni del resto de la humanidad, las virtudes de contar con un cúmulo de información que nos permita una visión clara y claridosa de la lucha política solo es equiparable a los vicios y presiones importados de la sociedad en general, con el agravante de que la imaginación y el uso de tecnología la exacerban hasta niveles difíciles de comprender, analizar y sobre todo, neutralizar sin caer en la censura del derecho de todos a decir su verdad. La sociedad de la información, la sociedad del conocimiento por lo mismo que ofrece el goce de niveles de libertad para el ser humano muy por encima de los que disfruta como parte de su comunidad, debería también partir de esquemas éticos que garantizaran la pacífica y enriquecedora convivencia, esquemas de valores que, vale decir, no pueden ser impuestos, vigilados ni penalizados, sino libremente adoptados como parte de un modelo superior de relacionarnos entre nosotros mismos.

Los recursos, las invenciones, el manejo y hasta la pertenencia de los individuos a la sociedad de la información están posibilitando su utilización para fines legítimos en lo social, lo político, lo cultural, lo educativo, lo convivencial, sin embargo el abuso de esto en aras de la obtención o la permanencia en el poder público, escapa a la órbita de lo ético. ¿Cuántas elecciones han sido ganadas en los últimos años por la intervención de las tecnologías de la información en los procesos y las campañas?, es difícil decir, sobre todo porque el ataque en forma de desinformación por parte de grupos inescrupulosos ha sido enfrentado con la misma o mayor fuerza por parte de quienes defienden la verdad utilizando información cierta, por no mencionar la defensa de quienes son directamente atacados. ¿Cuántas personas o partidos han sido sancionados por conducta antiética?, prácticamente ninguno, al menos no al grado de que piensen dos veces antes de volver a las andadas. Pero ¿realmente queremos ver la sociedad de la información convertida en una arena de lucha?, la pregunta no puede ser respondida aquí ni ahora, sin embargo sí podemos pronunciarnos que si los procesos políticos y electorales no se logran regular, con el acuerdo de todos los involucrados, hasta el grado de contemplar la totalidad de las posibilidades, excepciones y sanciones para quienes incurran en ellas. El reto es difícil, pero lo que estamos queriendo construir lo vale, la otra opción es continuar viviendo sin saber lo que es, en política, verdad y lo que es franca mentira, mientras esperamos construir una forma de convivencia que no sea la menos peor de todas. Fuentes citadas Kessler, Anke S. (2012) Does misinformation demobilize the electorate? Measuring the impact of alleged “robocalls” in the 2011 Canadian election

Querer lo nuestro L

a creciente era de la información y el avance imponente de la tecnología han logrado el desarrollo técnico y social en muchas naciones, influyendo directamente en todos los aspectos del quehacer cotidiano, llevándonos incluso a pertenecer a la hoy denominada sociedad del conocimiento, es indiscutible que el uso de la tecnología ha influido y transformado las costumbre y cultura de todos los pueblos, facilitando la comunicación entre los individuos sin importar su ubicación geográfica, permitiendo la ejecución de proyectos e investigaciones conjuntas, disminuyendo los costos de traslados, recursos materiales y técnicos, entre otros, fortaleciendo de igual forma las alianzas de cooperación institucional, la realización de eventos y el crecimiento de nuevos espacios para la cultura, la recreación, y el intercambio de información y conocimiento. Pero debe promulgarse como Ley, tener como prohibición olvidar que para un país, es obligatorio siempre conservar su memoria, y cual memoria si no los documentos, bibliografías, monumentos, y todo lo concerniente a su historia y cultura, la cual va dejando huellas con el transcurrir de los años como muestra fehaciente de la vida y su evolución. Testimonios que sirven como apoyo a la educación, la investigación, la recreación y en especial a la enseñanza para querer y enaltecer lo nuestro. La labor de los archivos, bibliotecas, centros de información, y museos, entre otros, representan para la nación y los pueblos un gran aporte para mantener viva la historia. Proyectar continuamente la información, costumbres y cultura de una nación, es responsabilidad directa de toda esa gente, que tiene la firme convicción de dejar a las poblaciones venideras un retrato vivo de su origen y evolución como país. Es responsabilidad directa de estos centros organizar, resguardar, conservar y difundir todo tipo de información y conocimiento del pasado, que nos guié hacia la búsqueda de un futuro certero, pero contribuir efectivamente a la conservación y difusión de nuestra memoria como país, debe ser sin duda alguna el propósito de todos los ciudadanos, preocupados por dejar a la población de relevo un claro testimonio de la vida y cultura de los pueblos, motivándolos a través de esta experiencia a seguir cultivando espacios donde perdure la historia de nuestras naciones.

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Marisol Fucci Bornachera Archivista. Universidad del Zulia Venezuela

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F ormación

Escrituras antiguas y grafías que han caído en desuso. Paleografía de la Edad Moderna (siglos XV al XVIII)

ranscribir un texto puede plantear ciertos problemas relativos a ortografía, la puntuación, el uso de mayúsculas, etcétera, cuya solución requiere unos conocimientos sobre las diversas normas de transcripción paleográfica existentes, que permitan decidir con conocimiento de causa cuáles conviene aplicar en cada caso. Para ello se ofrece este curso de carácter teórico sobre paleografía en general, y sobre los siglos XV al XVIII en particular. Aunque el curso sea teórico, las normas de transcripción tienen una aplicación práctica muy útil para trabajos sobre la Edad Moderna (e incluso para otras épocas).

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SECCIÓN THE CHILEAN WAY Por César Biernay Arriagada (Chile)

La Sexta Ley de Ranganathan: A cada Biblioteca su Innovación

a Real Academia Española de la Lengua señala que innovar es mudar o alterar algo, introduciendo novedades. Punto. No menciona el necesario uso de tecnologías, implementación de insumos electrónicos ni operaciones en línea desde servidores remotos. Así, entendemos por innovación a la acción y efecto de innovar, es decir, se innova cuando una novedad altera algo. Para David Stark [1], innovación se relaciona con búsqueda (consigna de la era de la información) por cuanto las nuevas tecnologías de la información permiten el acceso a completas bases de datos bajo el uso de palabras clave en las barras de herramientas, transformando a la propia búsqueda en el proceso que mejor ejemplifica los desafíos de la organización contemporánea, puesto que dichos desafíos tendrían como sinónimo la innovación, que responde a la clase de búsqueda durante la cual no se sabe lo que se busca pero que será reconocido cuando se encuentre. Desde una mirada empresarial, la innovación es la capacidad de imaginar nuevas formas de diferenciar conceptos empresariales constituyendo la clave de creación de nueva riqueza [2]. Para Maturana [3], la innovación no plantea una relación incondicional con la tecnología como habitualmente lo suponemos, sino una reinvención permanente de nuestro quehacer bibliotecológico.

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César Biernay Arriagada es Bibliotecario Documentalista, Docente del ICC. Diplomado en Gestión de Calidad de Software y Magíster en Informática Educativa en la Universidad de Chile. Becario Conicyt.

Revista Documentación Sin embargo, muchos profesionales de la información asumen por innovación al acto de implementar nuevas tecnologías en sus procesos y procedimientos aún cuando esa innovación implique un nuevo perfil al bibliotecario. Así, es común observar a algunos profesionales de la información actualizando sitios web, diseñando la página web de biblioteca con trabajos de programación incluida y hasta dibujando iconos nuevos para plataformas de bibliotecas móviles [4]. En otros casos, donde la innovación tecnológica resulta verdaderamente trascendente y estrictamente vinculada con el perfil del bibliotecario, ésta se transforma en la oportunidad de plasmar los sueños puestos en la Biblioteca como apoyo a su misión, no libre de los obstáculos con que pueda encontrarse en el camino. En este sentido, Gary Hamel, en su libro “Liderando la Revolución” afirma que la innovación es un proceso dinámico donde los adictos a la novedad imaginan nuevas posibilidades (el bibliotecario inquieto), diseñan modelos empresariales, experimentan su desarrollo, analizan y evalúan lo aprendido para finalmente escalar (implementar). Este proceso, replicable en Bibliotecología y que se denomina “la rueda de la innovación”, constituye una invitación a reconocer en ella una oportunidad para implementar físicamente los sueños de la visión de Biblioteca, donde no necesariamente se debe invertir en tecnología ni en alfabetización digital. Consecuente a ello, al analizar los grandes inventos del hombre reconocemos en ellos el afán de innovar como resultado de un arranque de creatividad, algunos bajo dificultades y crisis increíbles. Casos emblemáticos lo

constituyen el pastelero español Turrons que innovó en la creación del confite que lleva su nombre, conformado por una masa compacta de almendras tostadas con miel de abeja; el emigrante alemán Oscar Levi-Strauss, por su parte, innovó en la confección de pantalones utilizando tela gruesa para carpas, ampliamente utilizados hoy bajo el nombre de “Jeans”; Thomas Adams saborizó la savia del árbol guatemalteco chicozapote, innovando la producción de hule creando la goma de mascar (chicle). Estos casos, y tantos otros a lo largo de la historia humana, nos invitan a analizar desde la trinchera de las bibliotecas como la innovación constituye una poderosa herramienta para el profesional de la información. A este respecto, considerando las cinco famosas leyes elaboradas en 1931 por el destacado bibliotecario indio Shiyali Ramamrita Ranganathan, que buscaban proyectar el rol del Bibliotecario y de las Bibliotecas en la sociedad [5], y que resultan de alto interés por su impacto en la sociedad actual validando las proyecciones hechas hace ya más de ochenta años, se propone una sexta ley: A cada Biblioteca su Innovación. Ante la absorbente ramificación de tecnologías computacionales, de señales y redes inalámbricas, de telefonía móvil y dispositivos satelitales domésticos, la innovación bibliotecaria no va estrictamente de la mano de esta tecnología, sino de nuestra capacidad de implementar novedades en el ejercicio bibliotecario, en beneficio de nuestra misión organizacional. Tal vez el resultado del Benchmarking indique que se deba implementar tecnología de vanguardia de bibliotecas afines, pero a cada Biblioteca su innovación: tal vez baste implementar un buzón de devolución de libros, elaborar un tríptico informativo de papel o brindar charlas sobre

>> “Tal vez debamos volver a los libros y de paso a nuestra misión, para brindar servicios profesionales al usuario que no quiere buscadores que recuperan millones de sitios en milésimas de un segundo, sino buscadores (personas, profesionales de la información) que en los minutos que exige el proceso de referencia, pueden recuperar pocos documentos pero los precisos”

normas APA para lograr mayor impacto en los usuarios en lugar de, por ejemplo, mantener habilitado un Twitter de la Biblioteca. Para nuestro asombro, al volver sobre la Real Academia de la Lengua encontramos una segunda acepción para innovar que la define como “volver algo a su anterior estado”. Tal vez debamos volver a los libros y de paso a nuestra misión, para brindar servicios profesionales al usuario que no quiere buscadores que recuperan millones de sitios en milésimas de un segundo, sino buscadores (personas, profesionales de la información) que en los minutos que exige el proceso de referencia, pueden recuperar pocos documentos pero los precisos. No nos ceguemos ante las maravillas de la tecnología de nuestro tiempo. Ella no deja de ser más que una herramienta que contribuye a nuestra misión, sin ser un fin en si misma. Innovar es un llamado a hacer algo diferente e implica un quiebre en la forma tradicional de hacerlo, lo que naturalmente expone al bibliotecario a la posibilidad de equivocarse. Ello no debe ser visto como un obstáculo, pues tal como lo señaló un célebre personaje “cuando se innova, se corre el riesgo de cometer errores, ante lo cuál es mejor admitirlo rápidamente y continuar con otra innovación” (Steve Jobs). Notas en el Texto [1] Stark, David (2010). El sentido de la disonancia. En: Persona y Sociedad. Universidad Alberto Hurtado; Santiago - Chile, (XXIV) Nº1: 9-47 pp. [2] Hamel, Gary (2000). Leading the revolution. España, Editorial Gestión 2000. p. 68. [3] Maturana, Cristian (2011). Reflexiones en torno a innovación y bibliotecología. En: Revista Chilena de Bibliotecología Infoconexion. Santiago – Chile Nº2, 4-7 pp. (www.infoconexion.cl) [4] Para acceder a servicios de Biblioteca desde teléfonos móviles. [5] Las cinco leyes de Ranganathan son: 1. Los libros son para usarse | 2. A cada lector su libro | 3. A cada libro su lector | 4. Hay que ahorrar tiempo al lector | 5. La Biblioteca es un organismo en crecimiento.

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“Trobada Avellanes“. Foto aportada por los autores

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El blog del GALL, una iniciativa del Grup d’Arxivers de Lleida 1.- Contextualización y análisis del entorno

l Grup d’Arxivers de Lleida (GALL) surge, el año 1998, a partir de una iniciativa conjunta de los archiveros y archiveras de las comarcas leridanas. Es necesario recordar que estos archivos, a finales de los noventa, vivían una situación de ligero aislamiento respecto al foco principal que siempre ha representado Barcelona, donde estaban y están la mayor parte de centros y instituciones archivísticas. A pesar de la existencia de la Associació d’Arxivers de Catalunya (AAC) y el desarrollo de las políticas documentales y la mejora y ampliación de la red de archivos comarcales, en aquellos años se continuaba notando desde provincias el distanciamiento entre el

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AUTORES DEL ARTÍCULO Anna Esteve Florensa. Licenciada en Historia por la UB (especialidades de Historia Moderna y Contemporánea) y Licenciada en Documentación por la UOC. Desde hace unos años trabaja en el Arxiu Diocesà de Lleida y en la Biblioteca del Seminari Diocesà. No sólo realiza tareas con fondo antiguo sinó también lleva la comunicación externa de un despacho de abogados. Miembro del Centre d’Estudis Comarcal del Segrià. Maria Pau Gómez Ferrer. Licenciada en Historia General i Geografia por la Universidad de Lleida. Des de 1998, trabaja como directora del Archiu Generau d’Aran que forma parte de la Xarxa d’Arxius de la Generalitat de Catalunya. Miembro numerario de la Sección de Historia del Institut d’Estudis Aranesi. María Jesús Llavero Porcel. Licenciada en Geografía y Historia y en Documentación, Máster d’Arxivística. Responsable del Archivo Central de l’Audiencia provincial y juzgados de Lleida, atiende a la coordinación de los archivos judiciales de la província. Miembro fundador del Grup d’Arxivers de Lleida i del Centre d’Estudis Comarcals del Segrià. Robert Porta Roigé. Licenciado en Historia por la Universidad de Lleida. Licenciado en Documentación por la Universidad de Barcelona. Postgrado en archivística por la UNED. Des de 2006, trabaja como responsable del Arxiu del Monestir de Bellpuig de les Avellanes que forma parte del Servicio de Documentación y Archivo del Instituto de los Hermanos Maristas en Cataluña. Mònica Sesma Siuraneta. Licenciada en Geografía e Historia por la Universidad de Lleida, postgrado en Gestión Cultural. Relacionada con el mundo de los archivos des de los años noventa ha trabajado en el Arxiu Administratiu de l’Institut d’Estudis Ilerdencs, en el de la Diputació de Lleida y en el archivo del Col·legi Oficial d’Arquitectes de la Demarcació de Lleida. Desde el año 2002 trabaja en el Arxiu Municipal de Lleida (AML). Forma parte del Grup de Gestió del blog Grup d’Arxivers de Lleida desde su creación y es miembro del Consejo de Redacción de la página Web de la Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya.

mundo archivístico leridano y pirenaico y el de la capital catalana. Este contexto y las plantillas escasas de nuestras organizaciones hicieron necesario, sin duda, un elemento de cohesión, o quizás, de mutuo apoyo entre los profesionales de las comarcas de Lleida y las de los Pirineos, que aportó una conciencia de grupo en un colectivo con unas necesidades y unos objetivos similares. 2.- Objetivos iniciales Durante más de diez años, los archiveros leridanos y pirenaicos hemos compartido experiencias y organizado actividades transversales, entre archivos con titularidades y fondos de lo más diverso. En el otoño del 2008, durante uno de nuestros encuentros semestrales, se pusieron las bases para la incorporación y utilización de las tecnologías de la información. En aquel momento surgió la idea de crear y poner en funcionamiento el blog del Grup d’Arxivers de Lleida (www. gruparxiverslleida.wordpress.com), como medio dinámico y interactivo que nos ofrecía la posibilidad de publicar y intercambiar ideas, noticias, información, comentarios, etc., de una manera rápida, abierta a la participación general y actualizada. Además, nos servía de plataforma para introducirnos en el mundo de la blogosfera y de las redes sociales, creando un nuevo espacio para la difusión de nuestros archivos. Fue entonces cuando se establecieron como objetivos principales, mejorar las estrategias entre los diferentes grupos de trabajo del GALL y dar a conocer aquellas actividades y propuestas que como colectivo o en cada uno de nuestras entidades se llevaban a cabo. Con el encargo de ponerlo en funcionamiento se organizó un grupo de trabajo formado por cinco archiveros voluntarios procedentes

de archivos de titularidad muy diversa y de ámbitos geográficos diferentes, como son el Arxiu Municipal de Lleida, el Arxiu Central de l’Audiència provincial i Jutjats de Lleida, el Arxiu Diocesà de Lleida (Segrià), el Arxiu del Monestir de Bellpuig de les Avellanes (La Noguera) y el Archiu Generau d’Aran (Val d’Aran). Marcados y aceptados los objetivos del proyecto era necesario concretar su implementación. Para ello realizamos las siguientes acciones y actividades: ● Elegir un gestor de contenidos digitales (CMS) con el que crear nuestro blog. ● Decidir e implementar la imagen gráfica del blog. ● Decidir y concretar qué tipo de contenido se iba a publicar. ● Planificar y establecer el sistema de gestión y mantenimiento. ● Planificar las estrategias de difusión del blog. 3.- Elaboración del plan de actuación El distanciamiento físico de los miembros del grupo de trabajo comportó que iniciásemos una dinámica de trabajo diferente a aquella que estábamos acostumbrados hasta aquel momento, lanzándonos de cabeza al uso de las herramientas que nos ofrecía el web 2.0 y el cloudcomputing, que nos permitieron, mantenernos constantemente en contacto, trabajar en documentos compartidos y además, introducirnos en un mundo completamente nuevo para nosotros, aprendiendo a cada nuevo paso. Hubo una primera etapa en la que nos centramos en la difusión del proyecto entre los compañeros del GALL, haciéndolos participes de los avances y buscando su complicidad y implicación. Más adelante el ámbito de difusión se amplió y en este momento tenemos visitas de los más diversos lugares del mundo, aunque nuestro principal usuario proviene de Cataluña y el resto de España. El siguiente paso consistió en realizar una

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campaña de buscadores, con el objetivo de que los contenidos de nuestro blog apareciesen en la mejor posición posible tanto en los buscadores web y en los de blogs. Buena parte del éxito de este trabajo tiene mucha relación con nuestro estilo de redacción del blog, porque en la mayoría de los artículos incluimos enlaces y, sobre todo, porque utilizamos las categorías de clasificación y las etiquetas. Esta práctica con el tiempo ha significado que nuestros contenidos sean indexados por la mayoría de los buscadores importantes y recuperados por aquellos usuarios que plantean búsquedas con alguna de les palabras claves que nosotros hemos incluido. También consideramos necesario crear un blogroll a través del cual nos relacionamos con otros blogs especializados en archivos y archivística. Además ofrecemos la posibilidad de sindicación de los contenidos que vamos publicando, y facilitamos y fomentamos la posibilidad de realizar subscripciones para así recibir en el correo electrónico las alertas de nuevas publicaciones y comentarios. Finalmente, siempre hemos fomentado la participación a través de los comentarios como medio de debate y interacción con los visitantes. - El blog y las aplicaciones que lo hacen posible La primera decisión fue la elección del gestor de contenidos digitales para posibilitar la publicación del blog en la red y para ello tuvimos en cuenta: la potencia del gestor, la opción del software libre, la posibilidad de alojar nuestro blog en un servidor gratuito, y por último, la comunidad de usuarios que con sus opiniones y sus aportaciones nos ayudaron tomar la decisión definitiva. Optamos por trabajar con la plataforma Wordpress y, hasta el momento, los resultados avalan dicha decisión. Para conseguir una comunicación dinámica del grupo de gestión del blog creamos un grupo en Google Groups, que fue fundamental, sobre todo al principio, porque nos permitió trabajar y comunicarnos en línea compartiendo dudas, trabajo y decisiones. Además, abrimos un entorno donde compartir los diferentes documentes de trabajo, Google Docs, donde para identificar las aportaciones de los diferentes miembros introdujimos la dinámica de identificarnos cada

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uno con un color diferente, un método ágil y sencillo que nos facilita la tarea diaria. Para el control de la programación de las entradas utilizamos el Google Calendar nos es muy útil, sobre todo en las épocas de vacaciones y de festivos, ya que nos permite planificar periodos en el que no siempre se puede estar pendiente al 100 % de les publicaciones.

alguna institución, a esto se le sumaba la distribución, el patrocinio y incluso el propio formato presentaba dificultades que si bien no eran insalvables no ayudaban a llevarlo a término, a pesar del convencimiento que sería un instrumento muy útil para los investigadores, los profesionales de la información y para los ciudadanos en general.

No nos podemos olvidar que nos movemos en un entorno multimedia en el que el contenido es muy importante, pero la imagen juega un papel destacadísimo. Como ya hemos mencionado, muy pronto entendimos que teníamos que incorporar diferentes herramientas para guardar y tratar imágenes que nos iban llegando, después de probar varios, escogimos la que en aquellos momentos nos daba más facilidades, Picasa. Hasta este momento lo hemos utilizado en el modo de acceso restringido para poder guardar y gestionar el conjunto de imágenes que hemos ído acumulando a lo largo de estos años, pero a medio plazo nos ofrecerà la posibilidad de vincularlo con el blog, utilizarlo como plataforma para la difusión de una galería de imágenes, y mostrar a la comunidad virtual quién somos y qué es lo que hacemos de manera visual.

La plataforma que nos ofrecía el blog salvó todas estas dificultades y el Projecte Fitxa se convirtió en el primero que utilizó las posibilidades del web 2.0 como metodología de trabajo y el blog como medio de difusión. En la actualidad es una de las páginas permanentes del blog y la actualización se hace conforme los diferentes archivos lo solicitan (http://gruparxiverslleida.wordpress. com/guia-darxius). Es una de las páginas más visitadas, lo que viene a demostrar la utilidad del blog como medio de difusión para nuestras instituciones y como fuente de información para los ciudadanos y otros organismos.

Es importante remarcar el hecho, que desde un principio se redactó un documento en el que se establecían las normas para la agregación de imágenes según su formato, el peso y teniendo en consideración las posibles restricciones, sobre todo, en los casos de los originales propios de los respectivos archivos o de copias con diferentes derechos. - Los contenidos Cuando en el otoño del 2008 se pone en marcha la idea del blog, ya hacia algún tiempo que el GALL acariciaba un propósito que periódicamente se planteaba en las reuniones, pero que por sus características se había ido posponiendo una y otra vez. Consistía en la elaboración de un censo que recogiera la información básica de todos o de la mayor parte de los archivos dispersos en el territorio de la provincia de Lleida. El plan presentaba dificultades de carácter operativo, ya que cualquier publicación en soporte físico tiene un coste que ha de asumir

Los contenidos del resto de páginas han ido evolucionando y cada vez son más diversos, podemos encontrar información sobre actividades, servicios y noticias vinculados con los archivos de la provincia, pero también se incluyen artículos de interés profesional como cursos de formación, convocatorias de ayudas, ofertas de trabajo... Aunque en este momento intentamos, sobre todo potenciar los artículos de opinión, reflexión y análisis, en el campo de la teoría y de la práctica, sobre la realidad de los archivos y de la archivística. - Una imagen que nos identifica y un estilo propio Una de les limitaciones de utilizar un gestor de blog gratuito como Wordpress es que tienes que elegir una plantilla predefinida de entre las que te ofrecen con el riesgo de presentar una apariencia impersonal y anodina. En nuestro caso hemos personalizado el producto tanto como nos ha permitido la plantilla escogida. Lo hemos hecho con la imagen de la cabecera y incluyendo nuestro logo y, sobre todo, exhibiendo un estilo propio a la hora de mostrar los contenidos, el resultado ha sido la creación de una imagen fácilmente identificable.

La personalización la buscamos desde el principio con la definición de un estilo propio para la composición de las entradas complementándolas con imágenes y con enlaces con los que se pretende dar un valor añadido al artículo. También quisimos crear una imagen corporativa para el blog, dotarlo de una imagen gráfica cuidada, consistente y representativa que con el tiempo se ha convertido en nuestra marca personal (branding), y que hemos mantenido en todos los productos que hemos ido vinculando a la red, naturalmente con las adaptaciones pertinentes. Otro elemento importante, vinculado a nuestra imagen corporativa fue el informar a los visitantes de la página “Qui Som” (Quienes somos), (http://gruparxiverslleida.wordpress. com/about/) por esa razón desde el primer momento disponemos de un espacio donde explicamos que realizamos un blog que es de carácter colectivo, quien está detrás y como se puede contactar con nosotros. - Las Redes sociales Cuando decidimos tener presencia en el mundo de las redes sociales, ya hacía dos años que funcionaba el blog. Habíamos consolidado las dinámicas de trabajo y su proyección aumentaba, tal y como nos mostraban las estadísticas. En la reunión del otoño del 2010, el grupo de gestión del blog planteamos al resto de los compañeros del GALL el paso a este entorno a través de Facebook, la propuesta se justificó primero en el convencimiento que desde allí se difundiría más y mejor los contenidos del blog y en segundo lugar porque la dinámica de las redes sociales nos permitían ampliar la posibilidad de temas a tratar y la forma de hacerlo, también el hecho de poder compartir información inmediata con el resto de colectivo y por último era un instrumento definitivo para dirigirse a un público más amplio y heterogéneo. Estos argumentos se vieron rápidamente refrendados por el éxito, en nuestro perfil de Facebook ya tenemos cerca de mil seguidores, y se ha producido un aumento significativo de las visitas al blog desde nuestro muro. (http://www.facebook.com/gruparxiverslleida). Otras aplicaciones en las que tenemos abierta cuenta son Youtube y Slideshare que nos ofrecen la posibilidad de compartir vídeos y presentaciones de nuestras actividades. El canal Youtube permite incrementar el tránsito hacia el blog de forma muy segmentada y de calidad, así los vídeos se posicionan muy rápidamente en los buscadores. Es cierto que no hemos explotado todo el potencial que ofrece aunque si hemos elaborado algunos vídeos con lo que hemos podido experimentar, (http://www.youtube.com/ gruparxiverslleida). La última incorporación a la red ha sido a través del microblogging, hemos abierto un perfil en Twitter. Esta es una herramienta mucho más dinámica que las anteriores, nos permite colgar comentarios a diferentes contenidos o sobre acontecimientos mientras están en curso; a demás nos ofrece la posibilidad de incorporarnos a diferentes líneas de debate y, sobre todo, es una nueva vía de acceso al blog, que continua siendo la base sobre la que se articula todo nuestro acceso en la nube y es el espacio donde plasmamos los contenidos y informaciones que nos son propias, (http:// twitter.com/arxiverslleida).

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>> “Seguimos abiertos a las novedades que ya son presente y a las futuras en el campo de la web 2.0 y estaremos atentos a las posibilidades que nos aportaran las webs semánticas”

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Seguimos abiertos a las novedades que ya son presente y a las futuras en el campo de la web 2.0 y estaremos atentos a las posibilidades que nos aportaran las webs semánticas, sin perder de vista el objetivo principal: La difusión de los archivos de las comarcas de Lleida. En esta línea se enmarca la creación del primer Código QR del Grup d’Arxivers de Lleida, que da la información sobre el blog y que, entre otras cosas, nos dirige directamente al muro y con el que hemos iniciado nuestro trabajo con la Realidad Aumentada mientras esperamos la

llegada de las nuevas aplicaciones del entorno 3.0. 4.- Evaluación de los resultados Desde el principio hemos sido conscientes que se tenía que tomar el pulso de forma continuada al blog, disponer de información que nos permita evaluar la viabilidad de nuestro proyecto. Siempre es interesante trabajar mediante indicadores fiables, pero en el caso de los social media, se debe integrar un nuevo concepto llamado IOR (impact of relationship), ya que este

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nuevo entorno social ha convertido la comunicación unidireccional tradicional en un acto multidireccional, en el que son los propios usuarios los que generan la imagen. Por tanto nuestro impacto en la red se debe medir tanto en términos cuantitativos (número de visitas, comentarios, subscripciones, enlaces...) como en términos cualitativos (comentarios, puntuaciones, “estrellas”, correos al mail de contacto, noticias en otros medios, impacto en los propios archivos...). Actualmente (mayo 2012) hemos publicado ya más de doscientas entradas, creando de periódicas como el Document del Mes, además de las páginas que mencionábamos anteriormente Directori y Guia d’Arxius. Disponer de los indicadores nos permite ver como cada año el número de entradas ha ido en aumento, lo que indica la salud del blog. Pero también a nivel cualitativo nos indica cuales son las entradas que despiertan mayor interés, de esta manera constatamos que la Guia d’Arxius es la más visitada de lo que se infiere el carácter informativo del blog respecto a los archivos de Lleida. En estos momentos tenemos una media de 300 visitas semanales, con un computo anual durante el 2011 de unas 16.000 visitas, lo que supone un 30% más que el año anterior y un total acumulado de cerca de 40.000 visitas. Como ya hemos dicho, esta proyección en las redes nos sirve para difundir los contenidos, y para mejorar la interrelación, participación y diálogo con los usuarios, porque les ofrece una mayor capacidad de participación con una relación mucho más dinámica y humanizada con nuestras instituciones. A la vez, les permite dar, en cualquier momento, su opinión a través de los comentarios, que nos aportan –a los profesionales- una información interesantísima para conocer como se nos percibe más allá de nuestro entorno más próximo y, si es necesario, ajustar los objetivos marcados. Los comentarios han sido uno de los componentes del blog que más se ha fomentado, actualmente se acumulan unos 160 comentarios. Todos los indicadores nos indican que vamos por el buen camino, porque año a año el número de comentarios recibidos crece. Éstos son también indicadores cualitativos gracias a la evaluación de las propuestas y las críticas de los comentarios nos han ayudado a modificar y atender a la mejora continua. Como suele suceder el tiempo nos ha llevado a la práctica y si bien al principio teníamos que perseguir a los compañeros para poder ofrecer contenidos variados y suficientes, ahora podemos programar las entradas a una semana vista, o más. Solemos publicar al menos dos entradas a la semana, cada vez más diversas en los temas tratados, hecho que atrae visitantes también más diversos y lejanos. Aunque en un principio nuestro público potencial son los archiveros

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y documentalistas de Lleida, revisando las estadísticas descubrimos que atraemos visitantes de todo el mundo. Aún así el 80% de nuestros visitantes son del Estado español, es necesario destacar que hemos recibido visitas de más de 40 países diferentes. Conclusiones Resumiendo, hace unos tres años que funciona el Blog del GALL, que empezó para ser el tablón de anuncios de los archiveros de las tierras de Lleida donde compartir información sobre actividades, cursos, crónicas, etc. Progresivamente el proyecto ha ido evolucionando y creciendo y en la actualidad recoge temas también de interés general para el colectivo, de reflexión y de contenido, sin olvidar la dinámica inicial de colaboración y cooperación. Queríamos y queremos ser un sitio abierto para difundir y aportar y donde nuestros compañeros y todo el que se acerque a él puedan dar su opinión. El grupo que gestiona el Blog del GALL lo formamos cinco personas, representantes de todo el colectivo en Lleida y que casi sin proponérnoslo nos hemos convertido en la punta de lanza y hemos promovido un espacio de colaboración. Lo transmite nuestra marca, por eso el logo es más que unas siglas y comunica con la imagen los objetivos que ya se han reiterado y la unidad ante los diversos espacios abiertos en el entorno 2.0 (Blog, Facebook, Twitter, Youtube...). Esta imagen nos ha permitido ganar visibilidad rápidamente y proximidad a la comunidad que nos sigue y una reputación de seriedad lo que aporta valor a todo el trabajo. La expansión en las Redes Sociales nos ha permitido percibir una dualidad muy importante. Por un lado, el fortalecimiento del sentimiento de comunidad entre el colectivo archivero más allá de nuestro espacio de referencia; por el otro lado, la implicación en el territorio, llegando a aquellas personas y instituciones que no forman parte del colectivo profesional, pero que tienen interés por el patrimonio y la cultura. Estos productos no hubieran sido posibles sin la constancia del trabajo diario offline en nuestros archivos y instituciones. Si algo hemos aprendido en este tiempo es que el contenido es el rey, si éste no está cuidado o su presentación no es funcional, atractivo, de calidad y no aporta un valor añadido, no sirve de nada tener la mejor estrategia de difusión en la red, pero es necesaria tenerla y que en el plan de comunicación se tenga en cuenta el contenido. No existe una fórmula que garantice los resultados, pero una cosa es cierta el trabajo constante y serio de un colectivos de profesionales a la larga da sus frutos.

Entrevista a Juan Manuel García encargado de la

Foto de la Biblioteca, aportada por el autor.

Biblioteca Pública (Navarra. España)

Peralta

bicada como parte de la nueva Casa de Cultura de Peralta, la Biblioteca Pública de Peralta se inaugura el día 27 de enero de 2009, siendo su acceso por la Calle Tremoya, nº 3. La nueva biblioteca ocupa una superficie de 475 metros cuadrados en dos plantas. Dispone de 113 puestos de lectura (89 destinados a adultos y 24 para el público infantil). Cuenta con un fondo de 18.920 documentos en varios formatos. La Biblioteca cuenta con una zona infantil aislada, espacio para hemeroteca, zona de audiovisuales, área de fondo general y zonas de lectura en la planta baja, así como el área de conocimientos específicos y la zona

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más aislada para el estudio y la lectura en la planta superior. El 21 de enero de 2012 se inaugura la rockoteca “En un lugar de la marcha”, como sección de esta biblioteca pública destinada a recoger, organizar y difundir cualquier tipo de documento relacionado con el rock. La Biblioteca Pública de Peralta ofrece 30 horas semanales de apertura al público, de lunes a viernes de 15 a 21 horas. La biblioteca es atendida por un encargado de Biblioteca perteneciente a la plantilla del personal del Gobierno de Navarra. El desarrollo cultural es un factor importante para alcanzar una sociedad justa, equitativa y humana. Desde la Biblioteca Pública de Peralta, ¿en qué ámbitos se trabaja más intensamente para realizar esta labor? Trabajamos especialmente en tres aspectos: el marketing bibliotecario, la formación de usuarios, y la animación a la lectura, en la permanente búsqueda de nuevos usuarios. Sobre el marketing bibliotecario, buscamos mejorar la imagen de la Biblioteca Pública a través de la máxima difusión de las noticias que generamos, intentando que la publicidad llegue la mayor número de usuarios, tanto reales como potenciales. De especial consideración nos parece la formación de usuarios. Estamos elaborando un programa para establecer más vínculos con los centros escolares, de manera que el conocimiento de los estudiantes sobre el mundo bibliotecario sea cada vez mayor. Buscamos la autoformación del alumno, en base a los nuevos aires que llegan de Bolonia. Respecto a la animación a la lectura, además de las clásicas actividades que se vienen realizando (magia infantil, narraciones, cuentacuentos…) ahora estamos organizando un circuito de padres voluntarios para contar cuentos de manera rotatoria, y que está dando buenos resultados. Finalmente, navegamos en la búsqueda de nuevos perfiles de usuarios, tradicionalmente difíciles, como los adolescentes o el público adulto que tradicionalmente piensa que los servicios bibliotecarios no van con ellos. De esta manera, la rockoteca ha supuesto toda una novedad para que mucha gente, a través de la música, se acerque por la biblioteca. ¿A su parecer, cual es el reto del bibliotecario en la Sociedad de la Información y del Conocimiento? Una de las apuestas más importantes es la de tratar que la

>> “Trabajamos especialmente en tres aspectos: el marketing bibliotecario, la formación de usuarios, y la animación a la lectura, en la permanente búsqueda de nuevos usuarios”

biblioteca pública sea de manera destacada un centro irradiador de Cultura, Educación y Ocio creativo a todos los niveles. En las grandes bibliotecas, con más recursos, resulta quizá más sencillo que en las pequeñas o medianas, debido a sus propias limitaciones. Iniciativa y compromiso en la defensa de la Educación y la Cultura por parte del personal bibliotecario son dos premisas básicas para que nuestro reto como profesionales tenga futuro en la Sociedad de la Información. Y creo que lo estamos consiguiendo. ¿Cómo se podría fomentar la defensa y los intereses de este colectivo en los foros de decisión? Teniendo una voz más firme y autorizada, tanto a nivel personal como colectivo.

A nivel particular, solemos permanecer muchas veces en la sombra por nuestra propia idiosincrasia profesional; y a nivel colectivo, son pocas las asociaciones que dan pasos al frente para tratar de crecer para, por ejemplo, convertirse en colegios profesionales de bibliotecarios y documentalistas. Parece que da miedo hacerlo debido a lastres del pasado o enfrentamientos personales entre nosotros mismos. Creo que es una rémora que nos condiciona, y que hay que crecer como colectivo y tener más ambición. Por otra parte, en las bibliotecas encontramos a profesionales de muy distinta procedencia en cuanto a formación universitaria se refiere, y esto, con frecuencia, hace que nos cueste estar unidos y tener una representación más relevante en los foros de decisión. ¿Qué programas o actividades están desarrollando para concienciar a los más jóvenes al desarrollo de la lectura?

Foto de la Biblioteca, aportada por el autor.

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Por una parte, nuestro Club de Lectura, al que continuamente llegan nuevos adeptos. Se trata de un club variado, donde coexisten diferentes niveles de edad, formación e inquietudes. En segundo lugar, la estrecha colaboración con los centros educativos a través de los programas de formación de usuarios. Finalmente, con la creación de la rockoteca “En un lugar de la marcha”, pretendemos atraer a un segmento muy difícil de retener en una biblioteca pública, como son los adolescentes. Asimismo, se trata de una iniciativa muy atractiva para adultos con una imagen muy desfasada de las bibliotecas públicas y que esperamos cambiar. Para muchos profesionales y estudiantes de esta disciplina, la función social del bibliotecario, al que la Fundación Ciencias de la Fundación presta especial interés, no es aún muy evidente. ¿Cuál cree que debe ser esta función y en dónde se enmarcaría la misma? Enlazando con lo que ya se ha comentado antes, creo que nos falta mucha más visibilidad social, acercarnos a las instituciones, y tener más presencia en los medios de comunicación. Y desde luego, buscar más apoyos en la propia sociedad: educadores, personalidades relevantes a nivel municipal, voluntarios, etc. Ciertamente, los recortes económicos no facilitan a priori la difusión de las bibliotecas públicas, pero también es verdad que en situaciones de dificultades, se activa la imaginación y se estimulan los medios para que nuestro trabajo tenga más proyección social. Para terminar, y según su opinión, ¿cuál debe ser la utilidad práctica de las bibliotecas para el usuario común y corriente en particular y la ciudadanía en general? Sin dejar de seguir siendo instituciones de apoyo a la Cultura, la Educación, y el Ocio, no estaría de más ir convirtiéndonos en espacios más abiertos y participativos a otras inquietudes de nuestros usuarios. Aquí, el compromiso social de cada profesional y los apoyos de colectivos culturales, asociaciones locales, apymas, o empresas privadas, tienen mucho que decir. Deberemos escucharles para conocer sus expectativas y poder adaptarlas luego a nuestra realidad del día a día. Muchas gracias por sus respuestas, ¿alguna cosa más que quisiera contarnos para terminar? Ha sido un placer atender vuestra llamada. Nos vemos en las bibliotecas públicas.

Noticias

Visita a la Delegación Chile

iembros del Patronato de la Fundación Ciencias de la Documentación de España, y el Director de la Delegación México de la Fundación, visitaron la Delegación Chile y establecieron reuniones con distintas autoridades del Gobierno Chileno, así como visitaron entidades públicas relacionadas con la Ley de Transparencia y Acceso a la información pública en Chile.

Encue ntr Conse o con Don Ale jo para la Tran jandro Fer reiro. sparen Presid cia. en

Encuentro con Claudio Muñoz Zúñiga, Presidente Ejecutivo de Telefónica Chile.

Con el Senador Hernán Larraín.

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La Fundación Ciencias de la Documentación auspició la IV COINDEAR

a Ilustre Municipalidad de San Bernardo, la Asociación de Archiveros de Chile y el Centro de Archivística Virtual de Argentina organizan y convocan a la IV Convención Internacional de Archivistas, denominada “El Profesional de los Archivos”, con el auspicio internacional de la Fundación Ciencias de la Documentación. El objetivo principal fue dar a conocer la problemática de la profesión, iniciar el intercambio sistemático de experiencias de trabajo archivístico, así como identificar las dificultades que aún subsisten, para poder elaborar tácticas y acciones que permitan su solución. Exitosos encuentros anteriores realizados cada dos años partiendo en Argentina (2006), Colombia (2008) y Honduras (2010) avalan este evento dirigido a todos los involucrados en la custodia, tratamiento, gestión, administración, servicio y difusión de los documentos y la información. Se trata de un espacio internacional donde gravitan archivistas y educadores para insertarse en una agenda que explora temas de la disciplina y la profesión. Algo que se puede imaginar como una fiesta de archivistas que reúne a profesionales que provienen de distintos países del globo. Una ocasión que además sirve de escenario para recibir a personalidades del mundo de los archivos.

El Presidente de la Fundación Ciencias de la Documentación, D. José Raúl Vaquero Pulido, participó como ponente invitado.

Organizamos Seminario sobre Gestión Documental Electrónica en Chile

on el título “Desafíos de normalización e interoperabilidad” la Delegación Chile de la Fundación Ciencias de la Documentación, representada por su directora Rebeca Yáñez, organizó en Santiago de Chile, el día 11 de Abril, el Seminario sobre Gestión Documental Electrónica, en el que expertos de la temática analizaron con el público asistente, los aspectos relevantes como la legalidad, normalización, interoperabilidad y las buenas prácticas en torno a los documentos electrónicos. Algunos objetivos marcados: 1. Promover un espacio de análisis y discusión sobre las consideraciones técnicas en la implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico acorde a estándares internacionales. 2. Conocer la experiencia lograda en otros países en relación a la documentación electrónica y digitalización. 3. Reunir a los entes participantes en la gestión de documentos que dan cumplimiento a la Ley 20.285 de Transparencia y Acceso a la Información.

Instantánea

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del público

asistente.

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Derecho de acceso a la información pública y construcción de ciudadanía

or segundo año consecutivo la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines (EUBCA) junto a la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación (LICCOM) de la Universidad de la República Oriental del Uruguay vienen desarrollando un proyecto de difusión de la ley N° 18381 con la comunidad del barrio Villa del Cerro. Docentes y estudiantes de ambos centros de enseñanza universitaria han comenzando a trabajar fuertemente en la promoción de ese derecho entre los vecinos. En el año 2011 La Comisión Sectorial de Extensión y Actividades en el Medio de la Universidad de la República aprobó el proyecto denominado: “Derecho de acceso a la información pública y construcción de ciudadanía”, en el marco de un llamado a desarrollo de Espacios de Formación Integral y debido a su gran repercusión lo ha renovado en el 2012.

los tienen como beneficiarios directos y que son ofrecidas por distintos organismos públicos. La ley N° 18.381 es un instrumento que permite de manera rápida y efectiva a los ciudadanos de mi país: Exigir transparencia en la gestión de los recursos públicos; mejorar la gestión pública; habilitar la rendición de cuentas y control ciudadano de la gestión de los gobernantes, constituyéndose en una herramienta de educación en derechos humanos y de real de participación ciudadana.

Desde la Universidad de la República, participan de esta experiencia: la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines (EUBCA), la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación (LICCOM), el Programa APEX-Cerro [http:// www.apex.edu.uy] (un programa universitario que promueve la inserción de la Universidad en la comunidad a través de la extensión El objetivo del mismo es dar difusión a la ley N° universitaria) y la Radio Universitaria [http://www. 18.381 “Ley de Acceso a la Información Pública” uniradio.edu.uy] (UNI Radio). Se trabaja junto a (del 17 de octubre del 2008) promoviendo la organizaciones sociales y una radio comunitaria, participación de los actores de la comunidad del que operan en el propio barrio. barrio Villa del Cerro en la formulación, ejecución, evaluación y revisión de las políticas sociales que

Convenio para el Acceso a la Información Pública

onscientes que el derecho de acceso a la información está íntimamente ligado al acceso a los documentos, especialmente electrónicos, la Fundación Ciencias de la Documentación, organización internacional con delegaciones en España, África, Chile y México, y la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León (México) - www.ctainl.org. mx - han firmado un Convenio de Colaboración con la misión de reafirmar el valor de las Ciencias de la Documentación en la construcción de un Gobierno Abierto desde el acceso y uso de la información publica por parte de los ciudadanos. OBJETIVO DEL CONVENIO El Convenio, firmado por D. Sergio Antonio Moncayo González (Comisionado Presidente del CTAINL) y D. Jose Raúl Vaquero Pulido (Presidente de la Fundación Ciencias de la Documentación) tiene como objetivo establecer las adecuadas formulas de cooperación para promover la mayor difusión de los derechos fundamentales de acceso a la información y protección de datos personales entre las personas y los entes públicos del Estado de Nuevo León, así como la difusión de las Ciencias de la Documentación (Archivología, Bibliotecología y Documentación), y la adopción de prácticas en materia de esos derechos fundamentales y las Ciencias de la Documentación como gestoras de la información y su utilidad en la Sociedad.

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Para ponerse en contacto con nosotros: Por carta. Revista Documentación Apartado 545. 10600 Plasencia Cáceres (España) Por email: info@documentalistas.org

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El Dr. Leopoldo Seijas designado Director de Formación Universitaria

l Dr. Leopoldo Seijas ha sido designado Director de Formación Universitaria de la Fundación Ciencias de la Documentación, cargo desde el cual coordinará los programas académicos en Información y Documentación que la Fundación mantiene con las Universidades con acuerdos firmados de colaboración, tanto de España, Iberoamérica o África. Leopoldo Seijas es Doctor en Ciencias de la Información por la Universidad Complutense de Madrid (España), con publicaciones científicas, libros, capítulos de libros, prólogos, introducciones y anotaciones a textos de reconocido valor científico.

Nuevo consultor internacional de la Fundación CD

l Dr. César Ciriano Vela (España), se incorpora como Consultor Internacional de la Fundación Ciencias de la Documentación, aportando su know-how en los proyectos sociales de la Fundacion en materias de: - Consultoría de Administraciones Públicas y Gobiernos. - Urbanismo. - Derecho del Sector Financiero (Cajas de Ahorros y Bancos). - Asesoramiento a instituciones para captación y canalización de inversiones y puesta en marcha de nuevos proyectos e iniciativas. - Derecho de Extranjería. - Especialización en asesoramiento a instituciones y profesionales latinoamericanos residentes en España en su regularización (permisos de trabajo y residencia, nacionalidades, reagrupaciones, residentes comunitarios, creación y gestión de empresas y negocios). D. César Ciriano es Doctor en Derecho por la Universidad de Zaragoza, España (1999), y Abogado del Colegio de Zaragoza (2002) y Soria (2011).

Recuperar los recuerdos con películas antiguas

n nuevo proyecto en el Reino Unido, llamado Banco de Recuerdos, reúne un archivo de películas antiguas para ayudar a los pacientes con demencia a recordar el pasado y reducir la pérdida de memoria que provoca la enfermedad

en el proyecto son películas caseras filmadas en y cerca de Yorkshire, Inglaterra, que están almacenadas en el YFA, basado en la Universidad de St John, en York.

A los pacientes se les presentan cortes de seis minutos que muestran lugares y objetos El proyecto, que está siendo coordinado por el familiares, como vacaciones, deportes, Archivo Cinematográfico de Yorkshire (YFA) actividades escolares, paseos a tiendas y lugares y expertos en demencia, está seleccionando de trabajo. “cuidadosamente” películas filmadas entre 1940 y 1970. El objetivo, dice Sue Howard, directora Tal como expresa Sue Howard, las cintas se del YFA, es “revivir” el pasado para estimular a centran en las actividades de la vida diaria que los pacientes a recordar. “Tal como lo expresó los usuarios experimentaron en algún momento uno de los usuarios: ‘es como volver a los durante su juventud. Y los expertos han diseñado años pasados, los recuerdos están allí, sólo material didáctico relacionado, con notas y necesitamos echarlos a andar’”, señala. asesoría sobre lo que se debe discutir con el paciente durante la película. La mayoría de las cintas que se están usando

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Revista Documentación

Joomla, Drupal o WordPress ¿Qué CMS nos recomendáis?

l equipo informático de la Fundación Ciencias de la Documentación ha comenzado a realizar pruebas para desarrollar nuevas aplicaciones web de la entidad bajo un CMS (Content Management System, o Sistema de Gestión de Contenidos) Opensource. Después de muchos análisis, se han decidido realizar las pruebas con tres sistemas de gran potencia y difusión: Joomla, Drupal y WordPress. En base a estas pruebas se espera diseñar la nueva web futura de la Fundación con el uso del CMS, independizando así el contenido del diseño.

Apoyo a Instituciones Públicas

a Fundación Ciencias de la Documentación colabora con las instituciones públicas asesorándolas en proyectos que faciliten el trabajo diario de los empleados públicos y aseguren el acceso a la información de los ciudadanos, promoviendo su participación en las iniciativas públicas. Estas asesorías pueden incluir: estudios comparativos, informes de estado del arte, investigación de indicadores, normalización de criterios, procesamiento de documentos, diseño de sistemas de gestión automatizados y procedimientos de trabajo. Las asesorías de la Fundación satisfacen las necesidades de documentación aportadas a través del tratamiento de la información emanada por los organismos que la generan, para que el ciudadano pueda acceder a ella de una forma libre y democrática.

SECCIÓN Comunicación 360 grados

Cómo afrontar una crisis de reputación e imagen en una ONG desde el ámbito de la Comunicación (II)

Por Beatriz Revilla (España)

En el número anterior de esta Revista en esta misma sección se reflexionó sobre cómo puede una crisis de identidad dañar a una organización y cómo utilizar la comunicación para prevenirla, vencerla y/o superarla. En este número la idea es continuar tratando este tema pero esta vez ahondando en las estrategias y tácticas de comunicación que se pueden y deben emplear ante posibles riesgos o amenazas que puedan perjudicar la imagen de una entidad.

l Plan Estratégico de Comunicación de una organización será el paraguas en el que encaje el Plan de Comunicación de Crisis, que a su vez estará conformado por estrategias concretas, es decir, reglas que confirmen la toma de decisiones idóneas en cada momento, métodos o sistemas que servirán para poner en marcha el Plan de Crisis y lograr proteger a la organización. Habrá que desplegar diferentes protocolos de actuación según el momento por el que atraviese la crisis y también la organización. En el artículo anterior se presentó lo que suponen la fase inicial, la fase de eclosión y la fase crónica de una crisis. A continuación, www.documentalistas.org

Beatriz Revilla es licenciada en Periodismo por la Universidad Pontificia de Salamanca, especialista en Información Internacional y Países del Sur por la Universidad Complutense de Madrid, especialista en Gestión Directiva de Entidades no Lucrativas por la UNED y experta en RSE por la Asociación Española de la Calidad. Ha trabajado en diversos medios de comunicación, tanto locales, como regionales y nacionales, y en gabinetes de prensa de organizaciones tanto en España como en otros países europeos. En la actualidad trabaja en el departamento de Comunicación de la Fundación Luis Vives en Madrid, en el que además de desarrollar las tareas propias del área, coordina el boletín digital Flash Infosocial; trabaja como consultora de comunicación para ONG y es la persona responsable en la entidad de la Revista científica de Responsabilidad Social de la Empresa.

Revista Documentación conociendo ya las distintas etapas por las que evoluciona una crisis, exponemos los momentos que atraviesa una organización en relación a una crisis y sus fases y las estrategias que debe implementar en comunicación durante cada uno de los tiempos:

valores, órganos de gobierno…; la política de gestión de crisis si la hubiera; las imágenes de la organización (del equipo, logos, etc.) y de la crisis –si se trata de una crisis “palpable”-; la memoria anual con informe de cuentas y la memoria de RSE si existiera. Además, otras cuestiones que hay que tener en cuenta son los idiomas en los 1. Período de normalidad: que puede ser consultada (si se trata de una organización de ámbito nacional y actúa en Previo a los problemas es el momento en el que distintas comunidades autónomas tal vez debe las organizaciones deben sembrar y asentar plantearse recoger otros idiomas además del dentro de la entidad una “cultura antirriesgo” a castellano, y si tiene actuación internacional es través del trabajo de comunicación interna de interesante que presente contenidos también en motivación y de la formación a los empleados. inglés, e incluso en los idiomas de los países También habrá que crear un “Comité de en los que actúa o tiene sedes... Todo esto Seguimiento de Riesgos o de Control” de los dependerá de la magnitud del problema también mismos que sea capaz de crear un protocolo y de ámbito afectado por la crisis). de comunicación con todos los departamentos y todo el personal para poder estar informado 2. Período de inicio de la crisis: de lo que ocurre, tanto dentro cómo fuera de la organización, a la vez que emite mensajes sobre Al comenzar la crisis hay que definir rápidamente cómo actuar si se inicia la crisis. El Comité deberá los primeros mensajes -tanto internos, como lograr la confianza del resto de trabajadores externos- para explicar qué está pasando. Gracias y ser capaz de crear los canales apropiados al trabajo previo, al argumentario, esto será más para hacer “circular” la información en función sencillo. El Comité deberá poner en marcha una de la cultura corporativa de la organización o estrategia de seguimiento de toda la información de las necesidades y características de cada que comienza a generarse, tanto fuera como departamento (Intranet, Messenger, Skype, video dentro de la organización. Es el momento de conferencia, e-mail, etc.). Además el Comité valorar qué tipo de información se ofrecerá a los deberá estar pendiente de los rumores que medios, si se publica un comunicado de prensa puedan generarse tanto dentro como fuera de la o, si fuera necesario, se organiza una rueda de organización, gestionarlos y tratarlos. También prensa o se ofrecen declaraciones a medios. es importante construir un Plan de Relación con Medios de Comunicación y alimentar una relación En este momento se puede crear también un de cercanía y confianza con ellos durante los equipo de coordinación y gestión para la Web momentos de normalidad para poder tener su de crisis. Este deberá estar conformado por apoyo durante la crisis. Dicho Plan contemplará el responsable o director de Comunicación, los materiales que se utilizarán (publicidad, personal informático, redactores o gestores notas de prensa, comunicados oficiales…) e de web... y, si fuera necesario, un traductor, indicará quiénes serán los portavoces que se un asesor legal y un experto en el proyecto en dirigirán a los medios. Si es posible también es crisis. A partir de la creación de este equipo, se recomendable tener preparado un argumentario establecerán unos procedimientos o modelos de por escrito que sirva para explicar la situación y gestión de la web: seguimiento y control de la calmar los ánimos tanto dentro de la organización, misma, actualización de contenidos, tiempos de como fuera. respuesta… Si se trata de una web en la que el usuario puede interactuar (2.0 ó 3.0), habrá Una herramienta útil que puede prepararse que gestionar preguntas, opiniones, críticas… durante este período es la “web de crisis”, se trata por tanto, es interesante que exista la figura del de una página en Internet que se prevé antes de moderador o gestor de la comunidad on-line sufrir una crisis y que se activa si esta tiene lugar. que revise qué se publica y elimine comentarios Este tipo de páginas deben recoger información desagradables -que no constructivas, éstas general sobre la organización: misión, visión, habrá que asumirlas, respetarlas y responderlas

-. 3. Período de eclosión de la crisis: Cuando la crisis se encuentra en su punto álgido es el momento de aumentar el control y el seguimiento de la información que se genera en torno a la crisis -tanto desde los medios como desde otras fuentes o emisores- con el objetivo de que esta no se haga crónica y de restaurar la imagen y la reputación cuanto antes. Analizar las corrientes de opinión de medios nos ayuda a poder reaccionar, a saber qué es necesario aclarar, volver a explicar, desmentir…. Este es el momento de seguir el cronograma o planificación para informar a medios. Al principio, es importante informar de forma inmediata. Dependerá del tipo de crisis, pero si es algo importante que pronto van a conocer los medios es bueno que sea la propia organización la que ofrezca las primeras informaciones, por ejemplo, a la hora que se hayan producido los acontecimientos, luego hay que tratar de informar cada vez que tengamos contenido que aclare la situación (ampliar información cada 3-6 horas). Crear un área de prensa en la Web de Crisis puede facilitar el trabajo y la relación con los medios. En este apartado se pueden difundir notas, comunicados, convocatorias a ruedas de prensa… Además de colgar un “kit de prensa” con fotografías, vídeos, declaraciones de personas responsables, y cualquier tipo de material que pueda demandar un periodista. En este momento de la crisis es fundamental que haya un estricto control de la información, se integren los flujos informativos y se eviten los mensajes o informaciones contradictorias. También será necesario tener en cuenta a las “contrapartes” y los mensajes que estas emiten, es decir, a los grupos contrarios que pueden querer aprovechar la crisis para emitir mensajes críticos contra nuestra organización. Es el momento de situar la crisis en su justo nivel, reduciendo especulaciones y rumores. 4. Período post-crisis: ¡Que la crisis acabe no quiere decir que acabe la comunicación! Tras la crisis es recomendable crear un “plan post crisis” para afianzar y recuperar la confianza con los públicos de interés. Transmitir decisiones y acciones de futuro para generar de nuevo credibilidad y evitar más alarma social. Hay que seguir atendiendo a los medios de comunicación y las demandas de los usuarios –las preguntas o dudas que aún puedan tener o información que soliciten-. Tras la crisis habrá que decidir el momento del cierre de la Web, archivar los contenidos de interés y, como siempre, medir el impacto que ha tenido la herramienta y valorar si ha resultado un instrumento útil y si se ha gestionado de manera adecuada o no, para poder mejorar y no cometer los mismos errores en caso de volver a sufrir una crisis. También es el momento de evaluar todo el Plan, las estrategias, acciones puestas en marcha, objetivos logrados y aquellos que no se pudieron alcanzar, las reacciones internas y externas, los tiempos empleados, los mensajes difundidos, etc. Para así poder aprender de la experiencia y gestionar mejor futuras crisis si sucedieran, a través de la comunicación.

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F ormación

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Análisis Documental I. Descripción Bibliográfica y Catalogación de Publicaciones Monográficas

l catálogo es el instrumento más valioso para poner en contacto a los usuarios con la colección de la biblioteca. Por ello, el catálogo de la biblioteca debe elaborarse siguiendo las directrices técnicas internacionales y realizarse conforme a los procedimientos científicos del Análisis Documental. En una sociedad como la actual, saturada de información, es esencial representar de forma normalizada el contenido y la forma de los documentos para que los usuarios puedan consultarlos y recuperarlos de la manera más rápida y eficiente posible. Este curso aborda la fase del Análisis Documental Externo, proporcionando los conocimientos necesarios para catalogar monografías conforme a la norma ISBD (M) y en el entorno automatizado del formato MARC. Tendrá continuación en Análisis Documental II. Lenguajes Documentales, donde se abordará la fase del Análisis Documental Interno.

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Artículo

Experiencias conducentes a la creación y consolidación del Centro de Gestión de Conocimiento en la UNAD CEAD Arbeláez Autores (Colombia):

Nacional Abierta a Distancia UNAD. Esp. Psicología Educativa Universidad Católica de Henry Leonel Mican Melo. Administrador de Colombia. Candidato a Magister of Business Empresas Universidad de Cundinamarca. Mgs. Administration MBA UNAD Florida. Líder grupo Dirección Comercial y Marketing. Magister of de investigación Educación Cultura y Familia. Business Administration MBA UNAD Florida. Líder grupo de investigación Emprendimiento Sonia Mayerly Castro Bedoya. Psicóloga Desarrollo y Región. Tutor Universidad Nacional Universidad Santo Tomas. Candidato a Magister Abierta y a Distancia UNAD. en Master of Arts in Education UNAD Florida. Tutora Universidad Nacional Abierta y a Gladys Rodríguez Cuervo. Psicóloga Universidad Distancia UNAD.

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“El futuro de la humanidad dependerá de la producción, difusión y utilización equitativa del saber. Quienes estén involucrados en la generación de conocimientos científicos y tecnológicos tienen la responsabilidad ineludible de contribuir a hacer estos accesibles” (UNESCO 1999).

l objetivo de este documento es presentar las experiencias que la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, CEAD Arbeláez, ha desarrollado integrando los esfuerzos de la educación, el gobierno y el sector productivo, para la gestión y ejecución de proyectos de investigación que aporten, transformen e impacten de manera positiva el desarrollo de las comunidades. Proceso que se ha venido consolidando apoyado en la metodología de triple hélice y sus resultados aportan a la creación y consolidación del Centro de Gestión del Conocimiento. La necesidad de generar, asimilar, socializar y aplicar el conocimiento se ha convertido en uno de los retos inaplazables para las instituciones que soportan su desarrollo en la ciencia y la investigación, como es el caso de las universidades; en relación con este hecho se reconoce el valor de las capacidades individuales y colectivas cuando son aprovechadas eficientemente por las organizaciones en aras de la resolución de problemas. Es el espacio académico de las universidades, el ámbito propicio para la integración de los componentes docencia-investigación y desarrollo regional; proceso que se da de manera sistemática y fundamentada en la gestión del conocimiento como pilar para la autosostenibilidad y la competitividad; lo cual a su vez es entendido desde la concepción que la base del desarrollo es la educación con calidad y pertinencia, forjada así para lograr la formación integral del ser humano.

desarrollo tanto organizativo como profesional y, consecuentemente, a la generación de una ventaja competitiva para la organización y el individuo” (Rodríguez-Gómez, 2009, p.160). Desde aquí, los centros de gestión del conocimiento están enfocados a organizar grupos de trabajo interdisciplinario conformados por representantes docentes, sector productivo y el estamento gubernamental local y regional que integran la actividad académica con la investigación para fomentar el desarrollo del conocimiento y dinamizar su transferencia en procura de la innovación y la productividad, concibiendo en estos términos una relación dialéctica en todas las direcciones del conocimiento para incrementar la eficiencia y la eficacia en el trabajo cotidiano, promover la competitividad y contribuir al desarrollo económico y social de la región; y de esta manera lo percibe la UNAD enmarcándolo dentro de su misión. La integración anterior, que establece relaciones recíprocas entre la universidad, la empresa y estado se sustenta en el concepto del modelo de triple hélice, expuesto por Etzkowitz y Leidesdorff y fortalecido en los años ochenta como una estrategia para fomentar las interacciones dinámicas y acceder a la innovación y al desarrollo económico de las sociedades (Etzkowitz, 1996); el cual toma como referencia la espiral de la innovación (frente al modelo lineal tradicional).

La triple hélice se hace efectiva cuando el sector gubernamental, el sector productivo y el En este sentido los centros de Gestión sector educativo planean sus esfuerzos en un del conocimiento son descritos como: “una mismo sentido en aras de generar un nuevo estrategia que facilita y promueve un conjunto conocimiento que permita el desarrollo de las de procesos sistemáticos, que van desde la comunidades implicadas, manifestándose en identificación de conocimiento, pasando por su aportes reales que disminuyan sus necesidades tratamiento, desarrollo, creación y socialización, y diseñen estrategias para poder adaptarse y hasta su utilización; todo ello orientado al sobrevivir en una sociedad en continuo cambio.

Figura 1.- Modelo triple hélice

Este modelo establece a la educación como centro, que dinamiza proyectos de investigación y desarrollo regional, convirtiendo a la universidad tradicional en universidad emprendedora, a la empresa como apoyo financiero, que asume una cabal responsabilidad social que denota sistemas productivos eficientes, eficaces y pertinentes para la región y al gobierno como gestor de condiciones políticas y marco regulador apropiado para generar entornos de crecimiento, entendido como ente gestor y movilizador de políticas públicas y de recursos de manera dinámica, eficiente y equitativa para mejorar la calidad de vida de las comunidades en concordancia con las políticas trazadas por el gobierno nacional. La integración de estos tres actores yace en el corazón del enfoque de “triple hélice” que idealmente incrementara el traspaso de conocimientos en una región, aumentado así la ventaja competitiva del desarrollo económico ya sea regional o nacional. Partiendo de dicho modelo, Maldonado y otros (2010), conceptualizan los Centros de Gestión de Conocimientos Especializados, como una forma de empoderamiento basada en la gestión de conocimiento vinculada a temas de su actividad productiva y su estrategia es orientada a generar desarrollo con equidad social, como espacios facilitadores para el cumplimiento de

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la misión de la UNAD, la cual plantea la proyección social como una acción que facilita la relación de la universidad con otras instituciones y otros sectores, en la que se trazan como propósitos fundamentales; la Innovación vista como la implementación que el sistema aporta a la concepción y puesta en funcionamiento de nuevas estrategias y metodologías, para la incorporación de saberes regionales a la base del conocimiento y a la transferencia del mismo a las regiones; la Contundencia como las sinergias generadas a partir del sistema que deben estar orientadas a garantizar impacto positivo en las comunidades beneficiarias de los programas y proyectos y la atención a poblaciones focalizadas entendida como la identificación, fortalecimiento y caracterización de la población sujeto del acompañamiento haciendo más eficiente la concepción de programas y proyectos pertinentes. Así mismo, la UNAD plantea en el Proyecto Académico Pedagógico Unadista Solidario (PAPS), carta de navegación, que se debe fomentar la cultura investigativa y el espíritu emprendedor, para el diseño y desarrollo de procesos de innovación social, tecnológica, productiva y científica que contribuyan a dar soluciones acordes con las necesidades y posibilidades de los diferentes contextos regionales y socioculturales.

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Desde tal perspectiva, se debe reconocer la necesidad de generar un proceso de auto-gestión del conocimiento científico que lo construya, socialice e integre a las distintas actividades de la economía, como un factor productivo fundamental.

Metodología La construcción del presente artículo se ha desarrollado tres momentos: En primera instancia la revisión documental referente a la contextualización de gestión del conocimiento, centros de gestión del conocimiento y el enfoque de la “triple hélice”, luego se analizan y relacionan estos referentes con la misión de la Universidad, enfatizando en la Proyección Social y el Proyecto Académico Pedagógico, y finalmente se relacionan y analizan las experiencias de investigación desarrolladas en el CEAD Arbeláez que conducen a la creación y consolidación del Centro de Gestión de Conocimiento. Dentro de la revisión documental se abordaron los siguientes documentos: Los centros de gestión de Conocimiento Especializado elaborado por Luis Facundo Maldonado Granados, Natalia Correa y Milena Raquel Alcocer, quienes fundamentan la creación de los CGCE. Vinculación Universidad Sector Productivo elaborado por Diana Elizabeth Alonso Rivera, Guadalupe Cu Balan y Faustina del R Aragón. Desde la proyección de la Universidad se han establecido convenios con diferentes instituciones lo que permite el trabajo interdisciplinario y generación de propuestas y proyectos de investigación de orden regional que basadas en las necesidades de las comunidades, estas experiencias concebidas en los semilleros del CEAD han generado alianzas exitosas, las cuales tienen en común la interacción dinámica entre los componentes estado, empresa y Universidad y que se convirtieron en punto de partida del centro de gestión del conocimiento.

>> “El trabajo de proyección social tiene como propósito el fortalecimiento de la interacción entre la institución universitaria y el entorno social”

El trabajo de proyección social tiene como propósito el fortalecimiento de la interacción entre la institución universitaria y el entorno social, es el hilo conductor que exige e implica pensar la Universidad desde la comunidad, a partir de lo cual se inicia el proceso de cambio en el paradigma universitario, para transformar la universidad “isla” o “puente” en Universidad comunitaria y solidaria, capaz de promover un cambio en el paradigma de la investigación, para que en vez de ser generada desde la institución únicamente, surja desde la comunidad local y regional, como medio pedagógico y didáctico, que fundamenta la docencia y facilita la flexibilización y adecuación de los programas, para inducir la capacidad creadora e innovadora de los estudiantes y el contexto, mediante proyectos de desarrollo humano e integral, sustentables y autosostenidos; de igual manera una transformación cualitativa de la relación entre la Universidad y el entorno local, regional y nacional, con una nueva orientación, a partir de una voluntad libre y una decisión autónoma, para la apertura hacia los entornos geopolíticos y socio-culturales, no sólo con el fin de obtener más recursos, sino para generar cambios cualitativos que, respondan a innovaciones pedagógicas y sociales, de tal manera que mantengan el equilibrio entre la dinámica interna de la Universidad y la demanda externa de la comunidad de acuerdo a sus necesidades.

Revisión y análisis de cada una de las experiencias desarrolladas desde los semilleros de investigación, desde una estrategia que integra a la Universidad, La empresa y el Estado en los procesos de investigación con el fin de promover la competitividad e impactar en el desarrollo económico y social de la región; para ello en primer lugar se realiza una identificación del conocimiento tanto científico, disciplinar y comunitario, pasando luego al tratamiento del mismo, creación de un nuevo conocimiento y socialización del mismo a fin de utilizarlo en el desarrollo de las comunidades.

con aportes de la Secretaría de Educación de Cundinamarca, en convocatoria administrada por la Corporación Colombiana para el Avance de la Ciencia ACAC y Colciencias, se financió dicho proyecto ejecutado por: Universidad de Cundinamarca, Universidad Nacional Abierta y a Distancia, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Comité de Cafeteros de Cundinamarca, comité de Ganaderos del Sumapaz y 5 Instituciones Educativas de educación media de la Región del Sumapaz; El objetivo de esta experiencia fue generar, capacitar y fortalecer a las instituciones de educación media técnica y el sector productivo en esquemas de Buenas De esta manera se soportan los Centros de Prácticas Ganaderas -BPG- que permitieran la Gestión del Conocimiento como una forma conversión a sistemas ganaderos ecológicos en de empoderamiento basada en la gestión de la provincia del Sumapaz. Para la ejecución del conocimiento vinculada a temas de su actividad proyecto se destinaron 1.218 millones de pesos, productiva y su estrategia es orientada a generar los cuales fueron invertidos: en el diseño del Plan desarrollo con equidad social, como espacios de Ordenamiento Predial -POP- del Sumapaz facilitadores para el cumplimiento de la misión con el fin de conceptualizar la producción de la Universidad. ganadera en el contexto de ganadería ecológica, la implementación y capacitación en BPG a Análisis de Resultados productores y estudiantes rurales para mejorar la calidad e inocuidad (garantía de no causar daño El centro de gestión del conocimiento ha permitido a la salud del consumidor) de la leche y carne y desarrollar la misión de la UNAD mediante socializar los esquemas mejorados de manejo convenios con diferentes instituciones, los de recursos biofísicos para lograr empresas cuales con trabajo interdisciplinario y generación ganaderas sostenibles y competitivas que estén de propuestas y proyectos de investigación de articuladas con el sector académico. orden regional, garantizan el cubrimiento de las necesidades de las comunidades, estas El desarrollo de este proyecto contribuyó al experiencias concebidas desde los semilleros fortalecimiento de la capacidad tecnológica del CEAD han generado alianzas exitosas de la región del Sumapaz, permitiendo el permitiendo el desarrollo de los siguientes mejoramiento de la calidad de la hierba o pasto proyectos: “Desarrollo e innovación tecnológica seco que se da al ganado (forraje) y la producción en ganadería ecológica y eficiente en la región ganadera de una forma más amigable con el del Sumapaz en los sectores productivos ambiente. Adicionalmente la iniciativa capacito y educativos”, “Tendencias vocacionales, y brindó las herramientas necesarias para que énfasis y perfiles productivos del Sumapaz, sus beneficiarios (productores y estudiantes “Fortalecimiento de los sistemas productivos en formación en educación media) pudiesen del centro de estudios agroecológicos continuar el proceso en BPG y la posterior Valsálice y centro experimental –Valsálice” e certificación y obtención del sello verde para “Implementación y puesta en marcha de la sus productos al terminar el proceso, es decir, plataforma en moodle en la Unidad Educativa que los productos cumplan con una serie de José Celestino Mutis de Fusagasugá”. requisitos y normas establecidas con miras a proteger el ambiente de una comunidad. La primera experiencia que desde el CEAD Arbeláez se ha desarrollado es el proyecto La segunda experiencia emerge del análisis y de investigación denominado “Desarrollo e concientización de los cambios drásticos que innovación tecnológica en ganadería ecológica se han generado a nivel mundial, nacional y y eficiente en la región del Sumapaz en los regional, los cuales dan lugar al surgimiento sectores productivos y educativos”, donde de una nueva época caracterizada por la

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Revista Documentación incertidumbre sobre el futuro: cambian las demandas de la sociedad y de las personas, cambia el rol de agentes permanentes y surgen nuevos actores sociales; La educación no debe ser ajena a estas trasformaciones, por ello las instituciones deben propiciar los espacios para que la educación realmente responda a las necesidades de su contexto aumentando las posibilidades de los estudiantes de competir en condiciones favorables en el mundo laboral, de acuerdo con las exigencias de la globalización y los retos de competitividad del país; desde esta preocupación se plantea el proyecto “Tendencias vocacionales, énfasis y perfiles productivos del Sumapaz”, cuyo Objetivo es Identificar la relación entre las tendencias vocacionales, los énfasis o modalidades académicas de las instituciones educativas y los perfiles productivos de la Región del Sumapaz con el fin de reflexionar sobre la coherencia de los mismos y desde allí apuntar a diseñar programas pertinentes; proyecto que se encuentra en etapa inicial.

y de investigación fortaleciendo el proceso de formación de estudiantes de educación media y técnica de la UEM ITA Valsálice y haciendo extensivos los resultados a la comunidad productora de la Región del Sumapaz. Los proyectos que se desarrollaron son: Producción de material vegetal en viveros para el mejoramiento de sistemas agro-forestales; Estudio de suplementación alimenticia de cerdos con fuentes proteicas vegetales deshidratadas; Evaluación productiva del tomate chonto (lycopersicum esculentum) con manejo integrado de plagas y abonos orgánicos bajo dos sistemas de producción.

Finalmente otra experiencia en fase de desarrollando es la denominada: “Implementación y puesta en marcha de la plataforma en moodle en la unidad educativa José Celestino Mutis de Fusagasugá” cuyo objetivo es Implementar la plataforma tecnológica (moodle) y capacitar a los docentes de educación básica Con el propósito de consolidar las relaciones primaria y secundaria de la Unidad Educativa interinstitucionales y fortalecer la investigación, José Celestino Mutis UEJCM en el manejo de la el desarrollo regional y la proyección comunitaria plataforma virtual Moodle; en su fase inicial se en la Región del Sumapaz, la Escuela de Ciencias diseñó y se implementó la plataforma tecnológica Agrícolas Pecuarias y del Medio Ambiente de la UEJCM y se capacito al personal docente en –ECAPMA- viene desarrollando conjuntamente el manejo de TIC’S, labor desarrollada en equipo con la Unidad Educativa ITA Valsálice de por los ingenieros de la Escuela de Ciencias Fusagasugá, la comunidad Salesiana y el sector básicas Tecnología e Ingeniería ECBTI y de la productivo regional, procesos de diagnóstico, UEJCM; también se crearon los cursos virtuales investigación, proyección, transformación b-learning con el fin de Contribuir a la mejora de y evaluación de los sistemas productivos y la calidad de la enseñanza/aprendizaje (E-A) agroindustriales; para llevar a cabo este programa con el fin de responder a la demanda creciente se cuenta con el apoyo técnico y profesional por la educación, promoviendo la equidad social de la comunidad académica de la ECAPMA y geográfica y la ampliación de la cobertura y del CEAD de Arbeláez, la disponibilidad de educativa ofreciendo nuevas modalidades de laboratorios especializados en física y química enseñanza y aprendizaje auto-administradas; de suelos, fisiología vegetal, química orgánica, este proceso está enmarcado en el convenio calidad de aguas y una granja experimental de Articulación y apoyo interinstitucional entre con sistemas de producción bovino, porcino, la Unidad Educativa José Celestino Mutis y la piscícola, de cultivos transitorios y perennes, UNAD, tendiente a propiciar, la formación viveros e invernaderos y estación meteorológica, integral y la continuidad a la educación superior entre otros, los cuales se encuentran en la con el fin de construir un sistema pedagógico granja del Centro de Estudios Agroecológicos interrelacionado y flexible que conduzca –Valsálice, el Centro experimental Valsálice y la al desarrollo de las competencias básicas Unidad Educativa Municipal del Instituto Técnico en el proceso de aprendizaje y posibilite la Agrícola Valsálice -UEM ITA. Estos espacios y incorporación efectiva al mundo laboral y acciones, aportan a los estudiantes de la UNAD productivo de la comunidad beneficiada. en el desarrollo de los componentes práctico

Discusión Como se puede evidenciar todos los proyectos están cimentados en el modelo de “Triple hélice” (sector público, sector productivo y universidades) concebidos en una estrategia de generación de alianzas con beneficios de investigación e impacto social, económico y ambiental para las comunidades involucradas, por lo que se consideran relevantes para la consolidación del Centro de Gestión de Conocimiento de la UNAD CEAD Arbeláez. La gestión del conocimiento se considera como una estrategia que promueve procesos sistemáticos en procura de la innovación entre docencia-investigación y comunidad generando una relación dialéctica que en las experiencias presentadas se hace visible a través de la participación de los sujetos involucrados dentro de un proceso de toma de conciencia, de compromiso y de responsabilidad personal y profesional. Se evidencia el desarrollo de proyectos de investigación en el CEAD Arbeláez enmarcados en el enfoque de la triple hélice, en los cuales se hacen presentes los entes Universidad, Sector Productivo y Estado permitiendo la dinamización de los procesos de conocimiento a fin de apuntar a la satisfacción de las necesidades regionales. En el marco de la misión y los principios de actuación de la Universidad se promueve la investigación como una contribución a las soluciones de las distintas problemáticas comunitarias, desde esta perspectiva se ven fundamentados los procesos de investigación del CEAD Arbeláez. El compromiso de las Universidades Públicas con el desarrollo social, así como su vocación participativa, se evidencia en múltiples campos de acción ligados a la docencia, la investigación, la extensión y la transferencia de conocimientos. Lo cual se hace posible desde la proyección comunitaria en donde con la participación de estudiantes universitarios en proyectos tendientes a solucionar problemáticas sociales. Conclusiones Las Instituciones de educación en el proceso de constante redefinición de su papel académico y compromiso social y particularmente la UNAD, deben ser agentes de transformación y cambio que contribuyan al desarrollo social del país generando estrategias que permitan el acercamiento a las comunidades para identificar sus necesidades y concebir proyectos pertinentes que mejoren su calidad de vida. Teniendo en cuenta el impacto del proyecto “Desarrollo e innovación tecnológica en ganadería ecológica y eficiente en la región del Sumapaz en los sectores productivos y educativo;” se concluye que el enfoque de triple hélice permite el cumplimiento de los objetivos de los proyectos y por consiguiente la satisfacción de las necesidades de la comunidad implicada, proceso en el que la universidad actuó como centro dinamizador, permitiendo que el sector productivo cumpla con la responsabilidad social empresarial y la efectiva destinación de recursos desde las políticas públicas; convirtiéndola en una práctica exitosa, la cual es tomada como base para el desarrollo de nuevas experiencias.

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Revista Documentación La articulación Universidad-Empresa-Estado se hace necesaria para alcanzar mayores niveles de desarrollo en el país y las regiones, por lo que se debe superar la ruptura existente entre el mundo empresarial y el académico, así como eliminar la desarticulación existente de las políticas públicas, proceso que es evidente a través de redes-alianzas proactivas entre los sectores empresarial, el académico y el Estado, reafirmando que la Universidad no deben ser sólo productora de conocimiento, aislada del contexto social, sino que debe articularse con los demás sectores a fin de generar proyectos de investigación que impacten positivamente los niveles de productividad y competitividad de las empresas y las regiones. Se proponen los Centros de Gestión de Conocimiento como estrategia orientada a fortalecer los vínculos del CEAD con las regiones y contribuir a la equidad social desde la gestión del conocimiento como base del desarrollo social sostenible, materializando los propósitos planteados en el PAP SOLIDARIO desde donde se articulan las seis responsabilidades básicas de la UNAD: la Investigación, la formación como acción pedagógica sistemática, el Desarrollo Regional y la Proyección comunitaria, la Inclusión Social como reto permanente, la Innovación pedagógica y tecnológica y la Internacionalización. En este sexteto juega un papel fundamental la investigación en articulación con la acción pedagógica sistemática y la proyección social de la Universidad. Referencias [1] Comité de Investigación CEAD Arbeláez, 2011. Boletín de investigación “Investigando Ando” recuperado el 25 de Junio de 2011 en: http://www.unad.edu.co/centro/index.php/arbelaez/441-boletin-informativo [2] Etzkowitz, H. & Leydesdorff, L. (1996). Emergence of a Triple Helix of University-Industry-Government Relations. Science and Public Policy, vol. 23, pp. 279-286. [3] García Robles R. El nuevo paradigma de la gestión del conocimiento y su aplicación en el ámbito educativo. Disponible en: http://tecnologiedu.us.es/ edutec/paginas/125.htm. (Acceso el 21 de noviembre 2001). [4] Maldonado Facundo, Alcocer Milena, Correa Natalia.LOS CENTROS DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO ESPECIALIZADOS: UNA ESTRTEGIA DE DESARROLLO DESDE LAS REGIONES. Revista de Investigaciones Universidad Nacional Abierta y a Distancia Volumen: 9 Número: 2, Año: 2010. [5] Rodríguez-Gómez, D. (2009). La creación y gestión del conocimiento en las organizaciones educativas: barreras y facilitadores. Tesis Doctoral. Cerdanyola del Vallés: Universidad Autònoma de Barcelona. [6] Ramón Martínez, Miguel A. Proyecto Pedagógico Unadista. Universidad Nacional Abierta y a distancia UNAD, Bogotá 2004. [7] Sábato, Jorge & Botana, Natalio (1968) .Science and Technology in the Future Development of Latin America. Paper presented to The World Order Models Conference). Bellagio (Italy).

“Dringend #paperless toepassen“. Nils Geylen. Flickr

Artículo

El reto de la oficina sin papel. Caso Ecuador Autoras: Ailé Carelén Filippi Sánchez (Ecuador). Doknos. Licenciada en Bibliotecología. Mariana Mercedes González Infante (Ecuador). Doknos. MSc en Gerencia de Tecnología de Información y Comunicación.

a oficina sin papel ya no es una utopía. La idea de una oficina donde no se use papel ha llegado para quedarse. Cada día es más común que organizaciones, de cualquier tamaño y presupuesto, optimicen sus recursos para llegar a un nivel mínimo en el uso del papel. Es indudable el impacto positivo en la reducción de costos y el retorno de inversión que redunda en mayor dedicación al trabajo por parte del recurso humano.

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Revista Documentación Por ejemplo, en Ecuador cada vez hay más leyes que amparan esta tendencia: la Ley de Comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos. Así como sistemas informáticos que van dando la pauta en el sector Gobierno del uso de documentos electrónicos y firmas digitales como es el sistema de gestión documental Quipux.

una adopción total de una oficina sin papel sin que ellos impliquen sacrificar los requerimientos legales de la organización.

Considerando el concepto de digitalización de la información y gestión documental (2010) podemos decir que “la aplicación de la ’oficina sin papel’ puede ser tan simple como la reducción o intento de eliminación del papel, o si se enfoca con objetivos claros de compromiso ambiental puede tratarse de algo más complejo”.

Como todo avance, la oficina sin papel tiene varias ventajas y desventajas que siempre deben ser evaluadas antes de su implementación. La premisa es que debe favorecer en el desarrollo del cumplimiento de las políticas y objetivos del negocio, una gestión documental sea física o digital mal implementada puede traer consecuencias devastadoras para el sostenimiento del negocio, no es un tema netamente de tecnología implica mucho la intervención y capacitación del personal.

Realidades de la oficina sin papel

Entre las ventajas de la oficina sin papel, podemos mencionar:

Hay dos tipos de documentos que hacen que las organizaciones sean más reticentes a estos cambios que poco a poco el mismo mercado y el contexto actual los van obligando a asumir, estos son los documentos legales o jurídicos y los documentos financieros.

- Menos consumo de papel tanto en la creación del documento como en su almacenamiento y posterior descarte.

Los documentos legales o jurídicos son las que tienen directa injerencia ante otros organismos controladores, por ejemplo, en el caso de Ecuador se puede mencionar al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).

- “Nuevos” espacios de trabajo en la organización, ya que no es necesario tener archivos rodantes, muebles de archivo o depósitos destinados a las funciones de archivo.

Los documentos financieros son los que reflejan todas las transacciones de la empresa a nivel económico y comercial, y que pueden necesitarse para presentar a organismos de control, por ejemplo, el Servicio de Rentas Internas (SRI). Vale mencionar que en el año 2011 el SRI ya paso de un sistema de formularios para la declaraciones en papel a un servicio en línea obligatorio, si bien este sistema antes permitía las dos modalidades de declaración (en papel o en línea), ya solo es posible hacerlo desde el propio portal, reduciendo así los gastos en papel para los contribuyentes y el almacenaje de documentos físicos en sus archivos. Bien sean legales o financieros, estos documentos respaldan las operaciones de la empresa cuya pérdida puede traer consecuencias graves principalmente legales, pero con un control adecuado se puede lograr

- Disminución de costos de materiales como tintas.

- Uso más efectivo del tiempo del empleado que puede enfocarse en tareas que sean más productivas a la empresa. - Disminución del tiempo para conseguir un documento que se requiere. - Tener a la mano la última versión. - Evitar duplicados. - Tener documentos actualizados. Desventajas: - A corto y mediano plazo representa una inversión mayor para la empresa en lo que respecta a la adopción de la infraestructura necesaria para soportar el sistema automatizado de gestión documental que se haya escogido implementar.

- Si bien no produce desechos en los consumibles de la oficina con papel se requiere otro tipo de conservación de los documentos que hay que planificar a mediano y largo plazo, por ejemplo, equipos con suficiente memoria, con mucho espacio en disco, conexiones de red tanto interna como externa adecuada al volumen de documentos que se producen. Medidas preventivas que hay que considerar del paso de un sistema de papel a uno sin papel: - Capacitación continúa al personal ya que el uso de un sistema informático donde antes no lo había puede generar una curva de aprendizaje

Es importante señalar que en los tiempos calculados en la tabla superior se está asumiendo que el documento siempre se encuentra. Gartner Group estima en $158 el coste de buscar un documento mal clasificado y añade que el 25 % de los documentos nunca se encuentran porque están mal archivados.

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mucho más alta y por tanto habrá resistencia por partel del personal. - Escoger un sistema acorde a las necesidades de la organización, si bien las condiciones están dadas para el cambio hay que saber tomar la mejor opción para el giro del negocio. Retorno de inversión del empleado con gestión documental En la siguiente tabla realizada por la empresa ZeroComa se puede apreciar el tiempo de un empleado con y sin Sistema Integrado de Gestión Documental.

En un escenario sin sistema de gestión documental las preguntas para el equipo de finanzas serían: ¿Cuánto cuesta buscar un documento? ¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que está perdido? Cambiar de un modelo a otro siempre costará, lo importante tanto para el equipo de finanzas como para el directivo es considerar el retorno de

Revista Documentación inversión y el tiempo de respuesta, por ejemplo, si existe un organismo de control que por ley puede solicitarle un documento determinado dentro de un plazo especifico el riesgo de no encontrarlo puede acarrear multas. Son costos no previstos en la implementación de un sistema pero que afectan a la propia organización. Una de las características principales que se puede apreciar en la tabla 1 es la reducción del tiempo del empleado en el ciclo de vida del documento: se reduce de 16min. a 4,5 min. lo que permite que el empleado sea más productivo en otras actividades que generarán un mayor retorno de inversión. El hecho de tener un sistema integrado de gestión documental, no implica que la oficina de archivo desaparezca. Por el contrario, deberá cambiar radicalmente su visión y misión, ya que ahora pasará a ser un área de seguimiento y control en vez de ser puramente operativa.

un análisis referencial de 4 niveles: asistente administrativo C, asistente administrativo B, asistente administrativo A y auxiliar de servicios. Supondremos que todos trabajan 40 horas semanales en una organización donde actualmente hay un promedio de 25.000 documentos. Asistente administrativo C, sueldo promedio $570,53 - En promedio 3,51% de su sueldo se gasta presentar un documento. - 21,03% en encontrar un documento mal archivado. - 38,56% de su sueldo se gasta en reproducir un documento perdido.

Gartner Group estimó que las organizaciones:

- En promedio el procesamiento de documentos considerando todo el ciclo de vida del documento puede ser $399,37 de su sueldo.

- Gastan en promedio $20 en mano de obra para presentar un documento.

Asistente administrativo B, sueldo promedio $484,22

- En promedio gastan $120 en mano de obra para encontrar un documento mal archivado.

- En promedio 4,13% de su sueldo se gasta presentar un documento.

- En reproducir un documento perdido se gastan $ 220 en mano de obra.

- 24,78% en encontrar un documento mal archivado.

- Estiman que un 7,5% de los documentos se pierden, el 3% es por estar mal archivado.

- 45,43% de su sueldo se gasta en reproducir un documento perdido.

- Los empleados asignados al área pasan 15.5% de su tiempo en lectura de información que contienen los documentos, pero hasta un 50% en buscando dentro de ellos.

- En promedio el procesamiento de documentos considerando todo el ciclo de vida del documento puede ser $338,95 de su sueldo.

- El 30% de los documentos en papel están fuera de fecha antes de su distribución. - 70% del trabajo de los empleados se gasta en el procesamiento de documentos. - El documento promedio es copiado 19 veces. Considerando los puntos arriba mencionados y tomando una escala de remuneraciones de una Institución del Estado ecuatoriano haremos

Asistente administrativo A, sueldo promedio $377,69 - En promedio 5,30% de su sueldo se gasta presentar un documento. - 31,77% en encontrar un documento mal archivado. - 58,25% de su sueldo se gasta en reproducir un documento perdido.

- En promedio el procesamiento de documentos considerando todo el ciclo de vida del documento puede ser $264,38 de su sueldo. Auxiliar de servicios, sueldo promedio $290,82 En promedio 6,88% de su sueldo se gasta presentar un documento. - 41,26% en encontrar un documento mal archivado. - 75,65% de su sueldo se gasta en reproducir un documento perdido. - En promedio el procesamiento de documentos considerando todo el ciclo de vida del documento puede ser $203,57 de su sueldo. Adicionalmente todos: - Gastan hasta 6,2 horas de sus 40 semanales en lectura de información que contienen los documentos, pero hasta un 20 horas buscando dentro de ellos. Si se considera que la organización de este ejemplo tiene 25.000 documentos podemos decir: - 1.875 de esos documentos esta pedido, 750 por mal archivados. - 7.500 de ellos al momento de llegar a manos de quien lo necesita ya están fuera de fecha. Estos resultados deben hacer pensar a las organizaciones entre los beneficios de cambiar su metodología de trabajo en la gestión documental y el retorno de inversión que impactará positivamente a la empresa. El costo real de una oficina con papel esta en la pérdida de documentos, la sobre carga de trabajo tanto de los empleados que trabajan en estos departamentos como en todos los que participan en el ciclo de vida del documento y, principalmente, que un documento extraviado puede generar millones de dólares en perdidas a una organización. Aunque muchos ya se están en el camino de la oficina sin papel hay que crear una buena planificación estratégica donde converjan todos los actores indispensables para garantizar un óptimo resultado de lo contrario el costo de un proceso como esta mal implementado será mucho mayor. Propuesta referencial de planificación e implementación de una oficina sin papel Debe estar dividida en fases, nuestra propuesta es en 5 fases. Fase I – Levantamiento de información: - Identificar procesos y servicios. - Establecer objetivos.

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- Identificar al recurso humano. - Crear las líneas de comunicación. Fase II – Análisis y diagnóstico: - Analizar la situación actual. - Diagnosticar. - Identificar necesidades. Fase III – Planificación: - Definir objetivos. - Identificar procesos claves. - Crear indicadores. - Diseñar y desarrollar políticas documentales. Fase IV – Implementar: - Implementar y poner en marcha. - Seguir y controlar. Fase V – Evaluar y mejorar. - Evaluar según los resultados obtenidos de los indicadores. - Mejorar en base a los resultados de la evaluación considerando acciones preventivas o correctivas. La propuesta no estaría completa sin recomendar un proceso de implementación con un equipo interdesicplinario conformado por un especialista en el área de gestión documental, uno en el área de procesos y otro en informática. Por último, podemos utilizar mejor el tiempo de los empleados para que se genere un mayor retorno de inversión en sus actividades y en el aporte que le den a la organización. Fuentes consultadas __________ (s.f.) ZeroComa. Consultado en: enero 28, 2012. Disponible en: http:// www.zerocoma.com Corporación Financiera Nacional del Ecuador (2010). Escala de Remuneraciones. Consultado en: marzo 22, 2012. Disponible en: http://www.cfn.fin.ec/index. php?option=com_content&view=article&id=80&Itemid=389 Digitalización de la información y gestión documental para la mejora de la productividad empresarial (2010). Oficina sin papel. Consultado en: febrero 20, 2012. Disponible en: http://gestiondocumental.cea.es/?q=node/21 Fundación de ayuda por Internet, (s.f.) Reglamento general a la ley de comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos (Decreto No. 3496) Consultado en: febrero 15, 2012. Disponible en http://www.fundapi.org/files/leyes/ ReglamentoLeyCE.pdf The Gartner Group, Implementing an Integrated Document Management Strategy, 20 February 2001

Entrevista Sergio Antonio Moncayo González, Comisionado Presidente de la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León (México)

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¿Cuál es su opinión sobre el papel que desempeña México en materia de protección de datos personales frente a países más avanzados en el tema como es el caso de España? Durante las últimas décadas la importancia del fenómeno informático se ha proyectado en ámbitos diversos y entre ellos, han merecido especial atención sus efectos sobre los derechos fundamentales y particularmente sobre el personalísimo derecho a la intimidad. Hoy en día existe un marco jurídico e institucional de protección de datos en México que cubre también al sector privado ya no sólo al sector público. Esta Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares que entró en vigor en el año 2010, regula la forma y condiciones en que las empresas deben utilizar los datos personales de los clientes, es decir de la sociedad en general. Y en relación al sector público cada Estado tiene su Ley de Transparencia y Acceso a la Información en la cual se contempla un apartado sobre el Derecho a la Protección del Dato Personal, en el cual se estipulan los principios de este Derecho y la forma de ejercerlo ante una vulneración de sus datos personales. En México se ha ido avanzando y siguiendo en gran parte el ejemplo de países avanzados en este Derecho, como lo es España. La Comisión de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León ha firmado diversos convenios de colaboración con la Agencia Española de Protección de Datos, la Agencia de la Comunidad de Madrid de Protección de Datos y la Agencia Vasca de Protección de Datos, y recientemente se firmó un convenio con la

Fundación Ciencias de la Documentación para la elaboración en conjunto de un curso online sobre este Derecho tan importante y fundamental. Es imprescindible que se fomente la cultura de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición, para que así la sociedad tenga las herramientas necesarias para poder ejercer y defender sus Derechos cuando éstos sean vulnerados, ya sea por el sector público o por el sector privado. En Nuevo León recientemente se aprobaron modificaciones a la ley para expedir licencias de conducir con una menor cantidad de datos personales visibles, ¿Qué opina sobre este tipo de medidas? Las leyes son cambiantes, perfectibles y se tienen que ir adecuando a la realidad que impera en la Sociedad, por lo cual la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información la cual tengo el honor de presidir, con la intención de proteger los datos personales de la ciudadanía, presentamos en fecha 17 de Octubre del 2011, una iniciativa de reforma a la Ley que crea el Instituto de Control Vehicular y a la Ley que regula la expedición de licencias para conducir del Estado de Nuevo León. Lo anterior se logró llevar a cabo con mesas de trabajo en las cuales colaboraron diversas Universidades de prestigio como la Universidad de Monterrey, la Universidad Autónoma de Nuevo León y la Universidad Regiomontana, así como con la colaboración de abogados reconocidos en el Estado y el Director del Instituto de Control Vehicular.

Agradecemos el apoyo de Carlos Joloy, titular del programa radiofónico “Hablemos de Transparencia, es tu derecho” y de Jorge Tlatelpa, Director México de la Fundación Ciencias de la Documentación, en el logro de la realización de esta entrevista.

Se concluyó que la licencia de conducir contenía un exceso de datos para la finalidad que requería dicho documento y esto trajo como resultado que al reformarse las leyes mencionadas, el titular del dato tenga la libertad de decidir qué datos quiere que vayan en la mica y cuales vayan ocultos en el chip de seguridad que tiene dicho documento. Dicha iniciativa de reforma de Ley fue aprobada en fecha 29 de Noviembre del mismo año. Sobre el reciente convenio que firmaron con la CTAINL, ¿Cuáles son las expectativas de la Comisión al respecto? Sabiendo de antemano que los fines de la Fundación son el conocimiento y difusión de las Ciencias de la Documentación (Archivología, Bibliotecología, Documentación y Museología) como disciplinas gestoras de la información y la gran utilidad en la Sociedad. El objeto del convenio en mención es que puedan establecerse adecuadas formulas de cooperación y promovamos en conjunto los derechos fundamentales de acceso a la información y la protección de datos personales entre las personas físicas y los entes públicos. Como primer resultado de esta firma de convenio de colaboración arranca el primer Curso Online “Protección de Datos Personales”, el cual se llevará a cabo del 5 al 30 de Septiembre y con el cual se pretende difundir la cultura de la Protección del Dato Personal. En este curso se dará a conoce el origen, causas y la gestación de este Derecho Fundamental, conceptos básicos sobre la Protección de Datos personales y sobre todo que aprendan a identificar los derechos de los ciudadanos en relación con la protección del dato y así mismo ser capaces de aplicar los conocimientos adquiridos a casos prácticos. Ya que al darles esas herramientas al titular del dato, podrá defender su derecho y ejercerlo sin mayor; mientras que las empresas o servidores públicos podrán hacerlo parte de su práctica laboral diaria y así cumplir con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información o bien a la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y de la cual el Órgano Garante es el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos.

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>> “Como primer resultado de esta firma de convenio de colaboración arranca el primer Curso Online “Protección de Datos Personales”, el cual se llevará a cabo del 5 al 30 de Septiembre y con el cual se pretende difundir la cultura de la Protección del Dato Personal”.

Las aportaciones económicas a la Fundación Ciencias de la Documentación se benefician de una desgravación fiscal del 25% para personas físicas y del 35% para empresas según Ley 49/2002 de 23 de Diciembre, vigente en España.

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utiliza para cubrir sus demandas de empleo, o para cubrir demandas realizadas por empresas y entidades del sector que nos lo soliciten.

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ecturas pr ofesionales Protección de Datos Personales y Acceso a la Información Pública: ¿Derechos fundamentales en conflicto? Autora: Laura Nahabetián Brunet (Uruguay)

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a ideologización de las diferentes situaciones que se plantean a diario en las sociedades necesita llegar a su fin, y la comunidad pide vigorosamente la adopción de medidas contundentes que colaboren en la estabilidad de un sistema que ha sido de difícil institucionalización y que se encuentra aún dando pasos de consolidación. “Ya no se requiere de mayor debate ideológico para demostrar que la democracia es una condición necesaria para el desarrollo. Nos referimos a la democracia considerada no sólo como el régimen político sino como un sistema de relación con los ciudadanos que va incluso más allá de lo institucional.” La determinación de los derechos humanos en tanto fundamentales, como derechos universales es trascendente para poder efectuar su extensión a todos los seres humanos sin distinciones, pero también lo es para poder verificar su inalienabilidad. Los derechos fundamentales tienen como sustrato central a la persona y no pueden únicamente reconocerse por el Estado sino que también deben ser garantizados por éste. Por tanto, un aspecto de difícil solución en la dogmática de los derechos fundamentales refiere precisamente a la ubicación de una razonable y justa respuesta en todos los casos en que existan derechos en posible oposición. La pretensión debería ser la aceptación desde el principio que los derechos fundamentales y con ellos los deberes que traen aparejados deberán estar armónicamente en interrelación e incluso correlación. Bajo esta lógica se avanza en la consideración de los derechos a la protección de datos personales y al acceso a la información pública en cuanto derechos fundamentales. Se parte de la determinación de éstos derechos como centrales en las democracias representativas de nuestro tiempo ya que es a partir de su concreción que se podrá efectuar por parte de los ciudadanos, el contralor efectivo y también eficiente de las decisiones asumidas en mérito al mandato que la ciudadanía ha entregado a sus representantes – en el caso del derecho de acceso a la información pública – y ejercer su libertad en forma efectiva en la medida que podrá determinar en qué condiciones y quién podrá manejar los datos que hacen a su persona. En la medida que el acceso a la información pública y la protección de datos personales, pueden ser vistos como derechos complementarios pero que en algún punto pueden llegar a colidir, será necesario evaluar si es pertinente que un derecho prime sobre el otro y en el caso, cuál debería ceder. Para ello, será imprescindible efectuar una ponderación de derechos a los efectos de concluir sobre el punto. En este sentido es que el libro Protección de Datos Personales y Acceso a la Información Pública ¿Derechos fundamentales en conflicto? aporta elaboraciones teóricas en relación con los elementos centrales que hacen a la construcción de estos dos derechos fundamentales. Avanza en la consideración de los principios y los derechos que asisten a sus titulares, los procedimientos para su efectividad para culminar con aportes centrales en relación con la imprescindible ponderación y las reglas que deben seguirse a la hora de determinar la complementariedad y evitar la conflictividad entre ambos derechos fundamentales.

Artículo Autora: Suleidy Contreras Rodríguez. Especialista en Archivística (Cuba)

Los servicios de Información de valor añadido. Una nueva cultura para la búsqueda y recuperación de la información de los fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, Santa Clara, Cuba 62

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os sistemas de archivo guardan la riqueza documental que la instituciones conservan y se ubica en fondos y colecciones provenientes de organismos judiciales, instituciones científicas, políticas, económicas, culturales y personales que a través de donaciones, legados, resoluciones, convenios y decretos pasan a formar parte del patrimonio documental de la región por su valor histórico-social. Los archivos históricos son los más conocidos en el Sistema Institucional de Archivos por su larga vida al servicio de la investigación y la cultura. Estos han sido definidos como aquellos a los que se les ha de transferir la documentación que en ellos deba conservarse permanentemente. Pueden almacenar fondos históricos recibidos por donación, depósitos, transferencia y adquisición. “Los usuarios por excelencia de este tipo de archivo son los investigadores interesados en el valor secundario que han adquirido estas fuentes al final de su ciclo de vida” [1]. El diseño e implementación de los servicios y productos de información con valor agregado es una nueva tendencia que están adquiriendo las organizaciones de información para ganar en competitividad y agilizar el proceso de búsqueda y recuperación de la información. La búsqueda y recuperación de la información es localizar, obtener, acceder, la información a través de estrategias de búsquedas, análisis de información obtenida creadas por la propia institución y los servicios y productos de información con valor añadido es el puente entre el usuario de la información y el proceso de búsqueda. Se trata de crear, preparar e implementar productos y servicios de información cualitativamente superiores en los archivos históricos, que satisfagan las necesidades informacionales de los usuarios donde la información básica se enriquece mediante diferentes procesos con la finalidad de suministrar productos y servicios novedosos, útiles y valiosos a los usuarios.

manera que la creación e implementación de servicios y productos de valor añadido posibilitan una mejor eficiencia en la calidad del servicio. En la literatura se aborda el tema de los servicios y productos de información con valor añadido para diferentes tipos de sistemas de información, sin embargo en menor medida se abarca el fenómeno hacia los archivos históricos como instituciones de información que conservan el patrimonio documental. Al analizar la situación actual de los sistemas de información para el campo científico en Cuba, son rápidamente visibles pocos servicios y productos de información con valor añadido y personalizados en los archivos de forma general. A pesar de que en archivos históricos provinciales de instituciones cubanas, como Las Tunas, Santiago de Cuba y el propio Archivo Nacional de la República de Cuba se trabaja sobre la base de un mejoramiento en la calidad de los servicios y productos de información con valor añadido, el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara aún carece de servicios de esta índole. Los servicios de información que posee el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara son tradicionales, y muchas veces dificulta el procedimiento de entrega de documentos legales. De manera que carecen de servicios y productos informacionales con valor agregado que agilicen el proceso de búsqueda y recuperación de la información. Sobre la base de esta línea se apoya la presente investigación. Para argumentar la importancia de todo lo anteriormente expuesto se plantea el siguiente sistema de objetivos: Objetivo general

Demostrar la importancia del diseño e implementación de los servicios y productos de información con valor añadido para la búsqueda y recuperación de la información de los fondos Los archivos históricos, como sistemas de del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. información dependen del proceso de búsqueda para la satisfacción de necesidades de Objetivos específicos información de los usuarios para el cumplimiento de sus objetivos con calidad. La filosofía de - Describir los servicios y productos de la calidad es simplemente mejorar lo que ya información con valor añadido. tenemos para satisfacer a quien lo utiliza. De

- Caracterizar el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. - Valorar la influencia de los servicios y productos de información con valor añadido en el proceso de búsqueda y recuperación de los fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Novedad de la investigación Se realiza un primer acercamiento descriptivo de los servicios y productos de información con valor añadido en los fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Alcance de la investigación Se analiza la influencia de los servicios y productos de información de valor añadido desde la particularidad que poseen los fondos documentales del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Tipo de investigación Cualitativa (descriptiva). Métodos y procedimientos Para la presente Investigación se utilizaron diferentes métodos que sirvieron de apoyo para el análisis bibliográfico. Se consultaron fuentes primarias a partir del análisis documental clásico. En este sentido se consultaron fuentes documentales como libros, manuscritos, documentos digitales, revistas. El estilo en que se describe la bibliografía del documento es el APA. Los métodos utilizados para el desarrollo de la investigación son: a) Método Lógico Histórico: Con el fin de analizar los principales postulados del tema. b) Método Sistémico: Aplicado para establecer los principales componentes de la investigación y la relación existente entre ellos. Se observó a través de la revisión de la bibliografía la presencia de gran cantidad de documentos que abordan el valor de los servicios y productos de información hacia instituciones de información, como empresas, bibliotecas nacionales y extranjeras. Desde una perspectiva archivística se aborda el tema en otros países como España, Guatemala. De manera que no se observan estudios o análisis de la importancia de los servicios de información de valor añadido para los fondos del un Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, Cuba. De gran utilidad resultó la publicación “Servicios de Información a la Comunidad en Bibliotecas públicas” realizada por Carmen Menéndez especialista en información de la ciudad de Guatemala donde se resume el contenido los diferentes tipos de servicios y productos de información con valor añadido, aplicados a las bibliotecas como centros de información.

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>> “Se pretende analizar la influencia del diseño e implementación de los servicios y productos de información con valor añadido en los fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara”

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Resulta muy interesante el artículo “Servicios de valor añadido” publicado en la Revista Científica e Internacional “El profesional de la Información” de noviembre de 1992. En esta se explicita que son los servicios y productos de información de valor añadido y las ventajas y desventajas que estos tienen.

intangible y no produce como resultado ninguna propiedad, su propiedad puede o no vincularse a un producto físico” [3].

El artículo “Servicios de valor añadido” del Archivo Histórico Eclesiástico de Biskaja se acerca un poco más a la realidad de los servicios y productos de información con valor añadido en los archivos históricos. En el se exponen los diferentes servicios que realiza el archivo en virtud de sus funciones y que se consideran de valor añadido.

“El producto de información es un producto cuya función es proporcionar al usuario un sistema en busca de objetivos, obtener información, es decir, obtener la capacidad para decidir o controlar. Su valor de mercado se deriva de su capacidad de suministrar información“ [5].

“Es aquella actividad que relaciona la empresa con el cliente, con la finalidad de que éste quede satisfecho con dicha actividad “ [4].

“Se entiende como producto de información aquellos que pueden ser entregados a través de Otro artículo muy importante es la ponencia Internet y que, de manera general, proporcionan realizada en España “La prestación de los información sobre un tema que despierta servicios de valor añadido en los archivos bajo el suficiente interés como para que la gente pague prisma de la calidad” por Luis Martínez García. por ellos” [6]. En esta ponencia se refleja la importancia de los servicios y productos de información con Si se analizan estas definiciones, puede valor añadido en los archivos para desarrollar un observarse que la mayoría de los autores refieren, Sistema de Gestión de la Calidad. en su conceptualización, el término “actividades”. Ahora bien un servicio de información es un Estructura de la investigación proceso que está diseñado para satisfacer las necesidades de información de los usuarios y un Capitulo 1. Los Servicios y productos de producto de información es aquello tangible que información con valor añadido. se le ofrece al usuario a través del servicio de información. Capitulo 2 Caracterización del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. “Los servicios y productos de Información con valor añadido son aquellos que utilizando Capitulo 3 Influencia de los servicios y productos como soporte servicios portadores o finales de de información con valor añadido en el proceso difusión, añaden alguna característica o facilidad de búsqueda y recuperación de Información de al servicio que les sirve de base” [7]. los fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Los servicios diseñados a la medida, con un alto valor agregado, y orientados al conocimiento, Capítulo 1. Los Servicios y productos de conforman un precedente básico en la obtención información con valor añadido de un alto impacto en una comunidad de usuarios y en la sociedad en general. El impacto de los Definiciones conceptuales servicios de información en la solución de los problemas de la sociedad, la razón de ser de “Los servicios son aquellas actividades estos servicios, depende de su adecuación a los identificables, intangibles, objetos principales de requerimientos de quienes los reciben. una operación que se concibe para satisfacer las necesidades de los consumidores” [2]. La creación de los servicios y productos de información con valor añadido requieren de “Un servicio es todo acto o función que una planear, crear estrategias para seleccionar la parte puede ofrecer a otra, es esencialmente información que satisfaga una necesidad. Estas

fuentes de información, una vez seleccionadas se convierten en recursos de información. Pero para llegar a estos de manera efectiva se organizan sistemas de recuperación de información que reúnen un conjunto de tácticas para el acceso de estos recursos de información. Características Los servicios y productos de información se prestan en régimen de competencia y la explotación de los mismos podrá ser realizada por cualquier persona natural o jurídica, observando las regulaciones contenidas en la ley y sus reglamentos. Para la prestación de los servicios de información no se requiere autorización previa, sin embargo, las empresas prestadoras se inscribirán en el registro pertinente del Ministerio [8].

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- Identificación de las fuentes de datos/información relevantes, según criterios de inclusión y el uso de filtros y otras herramientas para buscar una mayor precisión en los resultados de la recuperación. - Evaluación de las fuentes de datos/información relevantes, según criterios del profesional de la información y de los expertos, y el tema objeto de análisis. - La selección de las fuentes de datos/información relevantes y su organización con la ayuda de los instrumentos apropiados para estos casos, gestores bibliográficos, sistemas de ponderación, etcétera. Con estos tres primeros pasos, es posible crear productos especializados de valor agregado como directorios, bibliografías, bases de datos especializadas, etcétera. Sin embargo, el análisis de la información requiere de: - La identificación de los datos/información relevantes. - La evaluación y selección de los datos/información relevantes.

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El proceso agregado de valor de los servicios y productos de información pueden observarse en las etapas por las que transcurre la elaboración de un producto de información que presente un análisis de información [9]:

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- La organización de los datos/información relevantes (catalogación, clasificación, indización, ordenamiento y registro- no se refieren a los procesos propios del ciclo de la actividad bibliotecaria).

- Revisiones sistemáticas de cada una de las etapas de preparación de los productos o servicios, con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los requerimientos del usuario y la calidad que se exige.

- El análisis de los datos/información relevantes (interpretación, comparación, análisis de la diversidad y consistencia de la información –puede existir información incluso contradictoria-, análisis de opciones disponibles –ventajas y desventajas-, análisis de las decisiones y sus consecuencias -basados en diferentes modelos, herramientas y técnicas gerenciales de selección del curso más apropiado- para posibles escenarios, síntesis).

“Los profesionales de la información y la documentación dan un valor añadido a la información por medio de su control y tratamiento, facilitando su recuperación y uso” [10]. El especialista debe tener una preparación adecuada, además de la experiencia profesional, capaz de adquirir durante el desempeño del trabajo. Su capacidad de análisis contribuye en la definición correcta del enfoque de búsqueda realizada para satisfacer las necesidades de información de los usuarios, desde el punto de vista de los objetivos del centro. Existen dos maneras de enfocar la búsqueda de información:

Los servicios y productos de información van dirigidos a los diferentes segmentos de la población. Por tanto la organización deja de ser mera intermediara entre la información y el usuario y se convierte en usuaria de información, asesora del proceso de producción de la información y productora. Para la difusión de los documentos a través de los servicios y productos de información con valor agregado es necesario tener en cuenta una serie de factores como son [10]: - Existencia de un sistema de información fuerte con objetivos y misiones bien definidos, orientados al usuario.

- El sistema ofrece información al usuario - El usuario busca información en el sistema. La base de una buena recuperación de la información es una adecuada indización, entendiendo esta última como “Registrar ordenadamente datos e informaciones, para elaborar su índice” [11].

Ahora bien, la indización de información es la “Técnica del análisis documental para representar y describir el contenido de los documentos, mediante conceptos principales contenidos en - Conocimiento profundo de las necesidades de ellos(palabras clave) o vocabularios controlados información de los usuarios y del medio en el (descriptores, términos o encabezamientos de que desarrollan su actividad. materia), con el fin de guiar al usuario en la recuperación de los documentos que necesita” - Formación profesional y técnica de los [12]. especialistas que participan tanto en la preparación como en la entrega de los productos En los servicios y productos de información que y servicios de información. utiliza la web la indización es el paso previo antes de realizar la búsqueda. Tienen un alto - Infraestructura tecnológica y recursos grado de calidad con una gran selectividad de necesarios para satisfacer las especificidades de los recursos de información ya que se orienta los productos o de los servicios de información y hacia una indización social. Los servicios de su accesibilidad a los usuarios. información a través de esta web traen consigo grandes beneficios, pues se logra una mayor - Capacidad de modificar y perfeccionar, en consistencia en la búsqueda a partir de las forma dinámica, lo que se tiene y considerar el necesidades de los usuarios el índice total de entorno donde se aplica el producto o servicio términos utilizados por cualquier usuario. que ha perdido su valor.

Estructuras

para poder realizar una operación.

Los servicios y productos de información con - Guías de la ciudad. valor añadido están estructurados en tres grandes bloques en función de la implicación de - Servicios de información virtuales: permite al su implementación. ciudadano acceder a los Servicios que ofrece la Biblioteca a través de la red. (Servicio 1. Servicios donde la organización de de información local, Servicio de préstamo información tiene la función de fomentar el uso interbibliotecario, etc. de la información administrativa, bases de datos de la localidad, servicios de información del - Dossieres temáticos, Dossieres de información municipio, etc. Las conexiones informáticas nos general: Recogen noticias sobre algunos temas permiten el acceso a bases de datos que han o información general. sido impulsadas y creadas, tales como: - Hemeroteca digital (Imágenes digitalizadas): - Bases de datos de información municipal: Se pone a disposición las imágenes digitalizadas gestiona una completa base de datos mediante de las publicaciones periódicas locales las cuales se responde a preguntas factuales patrimoniales, existentes en la colección. referentes a la propia localidad, del tipo: direcciones, teléfonos, horarios, trámites - Web temáticas: permiten encontrar una administrativos, actividades culturales y agenda selección de enlaces a páginas web relevantes, ciudadana. acceder a bases de datos y revistas electrónicas especializadas y localizar documentos en el - Intranet municipal (Forum municipal, Resumen catálogo bibliográfico. En definitiva, recopilan de los plenos, acceso a boletines oficiales). un conjunto de información estructurada para La organización se beneficia del acceso a que el usuario se sirva él mismo, según sus esta información, facilitándola a todos los necesidades informativas. ciudadanos. - Bases de datos bibliográficas. 2. Servicios donde la organización de información coordina y asesora el proceso de producción y - Bases de datos de prensa local y regional. distribución de la información y participa en el diseño de servicios de información sectoriales. - Bases de datos legislativas. En este punto se puede destacar la participación de la organización de información en diferentes - Creación y gestión de Comunidades virtuales proyectos sectoriales, asesoramiento en la sobre temas de actualidad local o centrado búsqueda de empleo, en los trabajos conjuntos en actividades de fomento a la lectura como con las oficinas de información turística, etc. informaciones prácticas para los clubes de lectura (información sobre los autores, ilustradores, 3. Servicios donde la organización de la libros), etc. información produce información, actualmente las bibliotecas tienen más implicación. Y en - Weblogs o bitácoras: diarios públicos algunas ocasiones, como apoyo a la producción colectivos y virtuales para interrelacionarse de otros agentes: con los ciudadanos. La Biblioteca puede crear y mantener un determinado weblog sobre una - Directorios: contienen información dispuesta temática de actualidad y puede dar acceso a en orden alfabético, cronológico o sistemático través de su web. y que permite la identificación y localización de personas, objetos, organismos o lugares. - Todos los servicios y productos de información con valor añadido requieren frecuentemente la - Directorio básico de Servicios de la comunidad, concurrencia del trabajo multidisciplinario y en Guías virtuales: Documento que contiene equipo, donde se reúnen expertos y profesionales información de carácter introductorio, suficiente de la información.

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Capítulo 2. Caracterización del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara El Archivo Histórico Provincial de Villa Clara es una entidad pública de carácter y jurisdicción territorial fundada el 16 de agosto de 1969, como muestra del interés del Estado revolucionario de conservar y difundir el patrimonio documental, cito en la Calle Tristá #131 e/ Alemán y Lubián. Santa Clara. Villa Clara. CP: 50100. Bajo nuestra orientación trabaja el Archivo Municipal de Remedios, ciudad de fuerte tradiciones y valores históricos. Fue la 8va. Villa fundada durante el proceso de conquista y colonización en la Isla de Cuba. Esta institución se desempeña como centro de gestión del conocimiento adscrito al Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio ambiente (CITMA); rige nuestra política el Decreto 265, Sistemas de archivos de la República de Cuba. La misión del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara está centrada en Atesorar, Organizar, Custodiar y Conservar la documentación de valor permanente que constituye el patrimonio documental del territorio. Una de las direcciones principales de trabajo es la investigación de corte archivístico e histórico; la que se proyecta sobre la base de los 29 fondos documentales con que cuenta esta institución, los cuales proceden de entidades, donaciones personales, compras y publicaciones periódicas que amplían la documentación almacenada. A su vez contribuye a ampliar el conocimiento de los especialistas, permite la conservación y restauración de las fuentes originales y optimizar la búsqueda según las necesidades informativas de los usuarios. “La identificación, valoración, conservación, resguardo y posterior procesamiento de las

fuentes constituyen el eje fundamental de la institución, actividad que se realiza en un colectivo de especialistas y técnicos con la calificación requerida. Progresivamente ha ido diversificando sus actividades de servicio a la investigación académica y ha desarrollado tareas cada vez mas relacionadas con la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural entre la comunidad” 12. Los servicios de Información se ofrecen en el centro por vía telefónica y de forma personal. Los servicios están dirigidos a usuarios: - Internos (empleados de la institución). - Usuarios externos (Investigadores, estudiantes, maestros, profesores y población en general de acuerdo con sus intereses. Entre los servicios de información que se prestan están: - Consulta de documentos en sala. - Registro de información. - Servicio de referencia. - Certificaciones. - Fotocopias con custodia. El Archivo Histórico Provincial de Villa Clara es una institución que trabaja en la mejora de la calidad de los servicios. Su misión y visión están definidas hacia un proceso de planificación estratégica donde se tienen en cuenta la gestión de los servicios que ofrece el centro con la calidad requerida, apoyándose en la gestión sinérgica de los recursos. La institución se encuentra inmersa en el desarrollo e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad. “Como el conjunto de normas interrelacionadas de una organización por los cuales se administra de forma ordenada

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la calidad de la misma, en la búsqueda de la mejora continua” [13]. Dicho sistema se ve materializado a través del Manual de la Calidad donde están muy bien identificados y agrupados, lo procesos, estructuras, responsabilidades, recursos y procedimientos que posee la institución con sus respectivos departamentos. Capitulo 3. Influencia de los servicios y productos con valor añadido en el proceso de búsqueda y recuperación de la información de los fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara El desarrollo e implementación de Sistemas de Gestión de la calidad obliga a que las instituciones de información se centren en el diseño e implementación de servicios de valor añadido que respondan a ese sistema de calidad. El sistema de Gestión de la Calidad que se desarrolla en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara es un factor que incide en la creación de estos servicios de calidad. La calidad es mejora, pero esta mejora solo se logra a través de profesionales de información, con la capacidad de de hacer un buen uso de los recursos de información que poseen. Los fondos que posee el archivo datan desde 1690 hasta la actualidad y todos están disponibles hacia los usuarios a través de la forma tradicional de consulta (ficha manuscrita que recoge descriptores con la identificación del documento). No es menos cierto que las formas tradicionales en las organizaciones de información no se deben perder de vista, pero las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones es una nueva era de desarrollo para crear competitividad y desarrollar el conocimiento. En este sentido, a partir de la estrategia del usuario buscando información al sistema es imprescindible la creación de bases de datos para los fondos del archivo histórico provincial de villa clara con vistas a una mejor localización de los fondos. De modo que se realicen búsquedas de información, tanto en las bases de datos institucionales y a través de la red Internet. El análisis de la información recuperada se puede proporcionar al usuario en forma impresa, correo

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electrónico. Los Protocolos Notariales son el fondo más grande que posee la institución y según las estadísticas el más solicitado por usuarios. Este fondo procede de la labor de los escribanos y notarios de la antigua provincia de las Villas y los usuarios constantemente solicitan escrituras notariales que contienen hipotecas, adjudicaciones de bienes, testamentos, fundación y cancelación de sociedades, compras ventas, actas de matrimonios, declaraciones de herederos, poderes. La búsqueda de información en el fondo requiere de mucho tiempo, ya que los especialistas en archivística, a partir de la solicitud que los usuarios de manera personal, tienen que acudir a los documentos originales que se encuentran colocados en los estantes y transcribir la escritura en documento word para ser entregada. Este proceso tiene un plazo de entrega de 15 días después de solicitada la escritura, lo que representa un atraso en el proceso de búsqueda y recuperación de la información y en muchas ocasiones la no satisfacción del usuario, pues la gran mayoría requieren de estos documentos legales con urgencia para litigios jurídicos. De lo contrario con un levantamiento de información, en una base de datos bibliográfica que contenga todas las escrituras con sus datos se agiliza mucho más el proceso. Del mismo fondo Protocos Notariales se puede realizar un directorio para la identificación y localización de personas. Este sería un producto con un alto valor informativo donde se puede reflejar la diversidad de ciudadanos españoles que se encontraban en la provincia durante la época y que tenían propiedades, bienes, que más tarde fueron heredados por ciudadanos de la provincia villaclareña. Este producto se piensa con la idea de satisfacer las necesidades de información de muchos usuarios que han tenido que recurrir a estos documentos escritos por los notarios y que casi nunca tienen conocimiento del nombre de abogado que realizó la escritura , sino que recuerdan nombres de personas que estuvieron como testigos en el acto legal. Desde esta mirada con un directorio por orden alfabético

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de personas y abogados implícitos en cada puede resolver el problema de las publicaciones escritura, la localización de ese fondo se realiza periódicas en muy mal estado existentes en de forma óptima. el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Los periódicos más antiguos de este fondo se A raíz de la ardua labor en que se encuentran los encuentran muy deteriorados, tienen un gran especialistas en archivística en la digitalización valor y no se deben perder ya que son 254 de los fondos del Archivo Histórico Provincial de ejemplares de periódicos que constituyeron Villa Clara, es interesante la creación de una pilares informativos de diferentes época de la hemeroteca digital donde se pongan a disposición sociedad villaclareña, como son: “El Villareño”, de los usuarios imágenes digitalizadas de “El historiador”, “El demócrata”, “la publicidad” lugares históricos, patriotas, personalidades de Estos pueden ser procesados y recuperados la localidad, folletos, boletines, revistas. a través de un producto informativo como la base de datos, organizada por meses y años. Estos documentos son muy solicitados por Esto facilita la búsqueda para el especialista y investigadores y usuarios que pertenecen al se ofrece la información de manera rápida al sector de la cultura, pero tienen que acudir al usuario. centro para consultarlos, seria muy bien contar con un producto digitalizado con información Por otra parte la biblioteca es uno de los patrimonial en un mismo espacio virtual y le fondos especiales que posee el centro. La imprime mejoras al servicio de información. documentación que esta posee contiene diccionarios, boletines, documentos de historia de Un servicio de información local es otra de las Cuba, local, biografías. Están organizados por la necesidades latentes en los ciudadanos de la norma cubana de descripción, alfabéticamente a ciudad de Santa Clara. Con este servicio se partir de fichas catalográficas por autores, título puede crear un vínculo con las instituciones del y materia. Con lo cual resulta muy importante Ministerio de Educación Superior con la idea de que los profesionales de información agilicen el promover estudios de la localidad por parte de proceso de búsqueda y recuperación mediante la profesores, estudiantes e investigadores que utilización de recursos de información como los deseen. gestores bibliográficos End Note, Zotero. Estos permiten un mayor organización e intercambio Es una manera de crear un espacio virtual que de información. facilite la búsqueda de solicitudes de usuarios sobre las historias de figuras representativas Ampliar los espacios de publicitarios de la labor de la provincia como “Marta Abreu”, “El niño del archivo es una de las tantas maneras de de la bota” y que solamente se encuentran agregar valor a los servicios, por ejemplo pudiera en documentos que preserva la institución. pensarse en spot, afiches promocionales, Además que se puede incluir documentos sobre multimedias, entre otros. Historia de Cuba, la historia de la creación de los lugares históricos de la provincia, biografías de Conclusiones personalidades villaclareñas organizadas por la norma de descripción de biografías (autor, título La influencia de los servicios y productos de valor y materia). añadido demuestran que el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara requiere de un nuevo Este servicio proporciona grandes beneficios ya perfil profesional apoyado en la implantación de que en muchas ocasiones usuarios que buscan servicios y productos de información con valor sobre un tema específico de la localidad, tienen añadido para valorar los documentos, en todo que consultar grandes volúmenes de información tipo de soportes, desde su creación y determinar y no se sienten satisfechos, a lo que también es cuáles son de conservación permanente y cuáles muy trabajoso para el especialista que ofrece el no. Esa capacidad de adelantarnos al futuro servicio de información. de los documentos electrónicos, apuesta por muchos proyectos con las nuevas tecnologías Una base de datos de prensa local y regional y por equipos interdisciplinares.

El diseño e implementación de todos los servicios de información valor añadido anteriormente explicados constituyen un reto para el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara como organización de información. Lo que trae consigo nuevos hábitos y normativas de consulta de los documentos, así como la inclusión de usuarios virtuales que proporcionaran que el archivo sea más conocido en la sociedad villaclareña.

(6) Lovelock, C (1997). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de información. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.htm

Consideraciones

(8) Cañedo, R (2006). Algunas aproximaciones teóricas a los servicios de alto valor agregado, diseñados a la medida y orientados al conocimiento.(on-line) disponible en http://bvs. sld.cu/revistas/aci/vol14_1_06/aci01106.htm

Un sistema de lenguaje controlado con vistas a una indización más sólida proporciona una mayor consistencia entre los términos para describir cada uno de los fondos que posee el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Esto beneficia en gran medida la accesibilidad de los documentos en soporte electrónico que se refleja en la agilización del proceso de búsqueda y recuperación de la información y la transparencia de los servicios de información de valor añadido.

(7) Martínez, L (2008). La prestación de los servicios de informacion de valor añadido en los archivos bajo el prisma de la calidad. Disponible en http://e-docpa.es

(9) Menéndez, C (1999). Servicios de Información a la Comunidad en Bibliotecas públicas” .Universidad de Guatemala. Disponible en http://www.ucp.pt

Referencias bibliográficas

(10) Gonzalez, C (1994, enero 10) El profesional de la información. Revista Internacional y Científica Disponible en http:www.-el-profesionalde-la-informacion.com

(1) Barroso, L (2009).Fondos de Identidad Villaclareña. Editora Historia. Instituto de Historia de Cuba. La Habana, Cuba.

(11) Godoy, M (2004). La indización en la documentación. Disponible en http://www. galeon.com/indizacion/indizacion.html

(2) Gualier, H (2002). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de información. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.htm

(12) Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Sitio web (on-line) disponible en http://www. santaclara.com.mx/historia2.asp

(3) Lambin, J (2006). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de información. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.html (4) Kottler P (2000). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de información. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.htm (5) Peel, M (2004). Citado en Solanelles, M(2008). El mercadeo y los servicios de información. Disponible en http://bvs.sld.cu/ revistas/acimed.htm

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(13) Gómez, F (2008). Aspectos básicos de la calidad y la gestión por procesos. Cátedra de Análisis Geográfico Regional. Universidad de Deusto. España. Disponible en http://www. lurrldecalidad.es

Catálogo Documental

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Por la importancia que tienen cada vez más las Ciencias de la Documentación en el trabajo diario de las empresas e instituciones, la Fundación elabora un Catálogo de Gestión Documental gratuito online que recopila servicios y productos documentales, hardware y software, disponibles para el trabajo de los profesionales de la información. www.documentalistas.org/empresas/catalogo.php

Drupal http://drupal.org TEMÁTICA Content Management System OpenSource ENTORNO Web, Móvil DESCRIPCIÓN Drupal es un sistema de gestión de contenido modular y muy configurable. Es un programa de código abierto, con licencia GNU/GPL, escrito en PHP, desarrollado y mantenido por una activa comunidad de usuarios. Destaca por la cálidad de su código y de las páginas generadas, el respeto de los estándares de la web, y un énfasis especial en la usabilidad y consistencia de todo el sistema. El diseño de Drupal es especialmente idóneo para construir y gestionar comunidades en Internet. No obstante, su flexibilidad y adaptabilidad, así como la gran cantidad de módulos adicionales disponibles, hace que sea adecuado para realizar muchos tipos diferentes de sitio web. El sitio principal de desarrollo y coordinación de Drupal es drupal.org, en el que participan activamente varios miles de usuarios de todo el mundo.

Internet Biblioteca Digital Vasca www.liburuklik.euskadi.net

reada por el Departamento de Cultura del gobierno vasco y por la Fundación Sancho el Sabio, se pueden consultar actualmente cerca de 3.000 títulos digitalizados (página a página) en más de 800.000 imágenes de patrimonio bibliográfico.

Centro de Estudios La Mujer en la Historia de América Latina, CEMHAL http://webserver.rcp.net.pe/cemhal/cemhal.html

entro creado en Lima en 1998 por investigadoras de varias universidades americanas destinado a fomentar el estudio de la historia desde una perspectiva de género, promover un campo de estudio interdisciplinario de la historia de las mujeres en América Latina y realizar encuentros internacionales, así como a difundir los trabajos y libros especializados.

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Fondo de Investigación y Documentación de Música Tradicional Chilena Margot Loyola Palacios http://margotloyola.ucv.cl

l Fondo Margot Loyola alberga colecciones de partituras en originales y copias, manuscritos, fotografías, rollos de pianola, vinilos y compactos, registros sonoros y audiovisuales de investigaciones de campo, afiches y programas de mano, videos, etc. Todos relacionados con la música chilena de tradición oral y el entorno cultural en que están insertas.

Archivo General de Centroamérica www.archivogeneraldecentroamerica.com

ondo documental de Guatemala con información sobre más de 27000 documentos, distribuidos en 42 fondos documentales, desde el período colonial hasta el período republicano.